z
CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng & Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long
Tìm hiểu về ngành hành
chính văn phòng
SV: Phạm Thị Loan - 1 - MSV:06-1484
CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng & Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long
LỜI CẢM ƠN
Lời cảm ơn đầu tiên Em xin gửi tới quý thầy cô trường Trung Cấp Kinh
Tế - Kỹ Thuật Bắc Thăng Long đã tận tụy truyền dạy kiến thức cho Em trong
trong thời gian qua để Em có thể hoàn thành được quá trình thực tập này.
Và hơn hết Em xin cảm ơn cô giáo: Lê Thị Na người trực tiếp hướng dẫn
em hoàn thành bài thực tập này.
Bài báo cáo thực tập này hoàn thành còn nhờ sự giúp đỡ của ban lãnh đạo
công ty, các cô chú, anh chị của văn phòng Công Ty Cổ Phần xây lắp & Ứng
Dụng Công Nghệ cota,.jsc , bạn bè đã cùng tôi sát cánh trong thời gian qua. Tôi
xin chân thành cảm ơn tất cả.
Với thời gian cho phép, khả năng nghiên cứu và kinh nghiệm thực tế còn
hạn chế ắt hẳn bài Báo cáo thực tập sẽ có nhiều thiếu sót. Nhưng với sự nghiên
cứu nghiêm túc, sự đam mê tìm tòi học hỏi, tôi rất mong nhận được chỉ bảo tận
tình của quý thầy cô.
Sinh viên thực hiện
Phạm Thị Loan
SV: Phạm Thị Loan - 2 - MSV:06-1484
CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng & Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long
MỤC LỤC
Lời cảm ơn………………………………………………………………… 1
Mục lục…………………………………………………………………… 2
Lời mở đầu………………………………………………………………… 4
Chương I. Những vấn đề chung về thể thức văn bản…………………… 6
3. Các ngành nghề kinh doanh chính 29
II. Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần xây lắp và
ứng dụng công nghệ cota.,jsc 30
1. Chức năng 30
2. Nhiệm vụ 30
3. Cơ cấu tổ chức 31
III. Chức năng, nhiệm vụ cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty cổ phần
xây lắp và ứng dụng công nghệ cota.,jsc 34
1. Chức năng 34
2. Nhiệm vụ của văn phòng 34
3. Cơ cấu tổ chức văn phòng 35
B. Thực trạng thể thức văn bản tại công ty cổ phần xây lắp và ứng dụng
công nghệ cota.,jsc 36
I. Hoạt động chuyên môn của công ty cổ phần xây lắp và ứng dụng công nghệ
cota.,jsc 36
II. Cách trình bày thể thức văn bản tại công ty cổ phần xây lắp và ứng dụng
công nghệ cota.,jsc 37
1. Chức năng 37
2. Tên cơ quan ban hành văn bản 38
3. Số và ký hiệu văn bản 39
4. Địa danh 39
5. Tên loại và trích yếu văn bản 39
6. Nội dung của văn bản 40
7. Thể thức để ký 40
8. Nơi nhận 41
III. Ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân những hạn chế 41
1. Ưu điểm 41
2. Hạn chế 42
IV. Các giải pháp nhằm nâng cao thể thức văn bản tại công ty cổ phần xây
lắp và ứng dụng công nghệ cota,.jsc 44
Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn về văn bản, em đã lựa chọn đề tài “tìm
hiểu về thể thức của văn bản Công Ty Cổ Phần & Ứng Dụng Công Nghệ
SV: Phạm Thị Loan - 5 - MSV:06-1484
CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng & Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long
cota,.jsc ”. Nhằm khẳng định vai trò to lớn của văn bản trong quá trình hoạt
động của Công Ty Cổ Phần xây lắp & Ứng Dụng Công Nghệ cota,.jsc
Đợt thực tập tốt nghiệp lần này giúp em hiểu thêm rất nhiều công việc mà
một nhân viên hành chính văn phòng phải làm . Đó là bài học kinh nhiệm quý
báu để em có thể định hướng rõ công việc mà em phải làm sau này
Và có thể đến với thành công ấy là nhờ sự dạy bảo nhiệt tình của thầy cô.
Em xin chân thành cảm ơn quý thầy cô luôn luôn hết lòng vì thế hệ trẻ chúng
em, đặc biệt tổ môn hành chính văn phòng. Cảm ơn ban lãnh đạo công ty, cảm
ơn các cô chú, anh chị của văn phòng Công Ty Cổ Phần xây lắp & Ứng Dụng
Công Nghệ cota,.jsc đã giúp đỡ em hoàn thành kỳ thực tập này. và lời cảm ơn
trân trọng nhất em xin gửi tới cô: Lê Thị Na người trực tiếp hướng dẫn em
hoàn thành bài thực tập này.
Tuy nhiên do thời gian và trình độ còn hạn chế nên bản báo cáo này của em
không tránh khỏi những thiếu sót và sơ sài. Em rất mong nhận được nhiều ý
kiến đóng góp của quý thầy cô và các bạn để bài báo cáo của em được hoàn
thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn.
Ngày 15 tháng 07 năm 2010
Sinh Viên
Phạm Thị Loan
SV: Phạm Thị Loan - 6 - MSV:06-1484
CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng & Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long
CHƯƠNG I
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN
CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng & Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long
Các thông tin chứa đựng trong văn bản là một trong những nguồn của cải
quý giá của một quốc gia, là sản phẩm hành hóa đặc biệt quan trọng có vai trò
to lớn trong việc tạo ra của cải vật chất và tinh thần cho xã hội; là yếu tố quyết
định đưa ra những chủ chương chính sách nhằm giải quyết công việc của các cơ
quan cũng như các công việc liên quan đến quyền lợi và lợi ích của một cá nhân
và của các công dân.
Giá trị của văn bản phụ thuộc vào nội dung thông tin có trong văn bản;
giá trị của thông tin phụ thuộc vào độ chính xác, đầy đủ, kịp thời của thông tin
và các thông tin trong văn bản bao gồm : thông tin quá khứ, thông tin hiện tại,
thông tin tương lai ( hay còn gọi là thông tin dự báo).
b. Chức năng quản lý của văn bản
Quản lý là sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm
đạt được những mục tiêu nhất định trong điều kiện biến động của môi trường.
chính vì vậy chức năng quản lý của văn bản được thể hiện như sau :
Văn bản là công cụ tổ chức các hoạt động quản lý giúp các cơ quan và
lãnh đạo điều hành các hoạt động của bộ máy trong phạm vi không gian và thời
gian cụ thể.
Văn bản là cơ sở tổ chức thông tin giúp các cơ quan và lãnh đạo điều
hành các quyết định, muốn ra kế hoạch gì ? Định hướng như thế nào ? tất cả
phải trình bày bằng văn bản.
Văn bản là công cụ để kiểm tra, giám sát, đôn đốc các công việc đã ban
hành.
c. Chức năng pháp lý của văn bản
Chức năng pháp lý là chức năng thứ 3 của văn bản – chức năng pháp lý
được thể hiên qua 2 phương diện :
Phương diện 1 : Được dùng để làm phương tiện ghi chép luật pháp của
nhà nước để điều tiết mối quan hệ xã hội.
Phương diện 2 : Văn bản là chứng cứ pháp lý để quản lý và điều hành.
d. Chức năng sử liệu
1996 và luật sửa đổi, bổ sung một số điều của luật ban hành văn bản quy phạm
pháp luật ngày 16 tháng 12 năm 2002. Văn bản quy phạm pháp luật được quy
định như sau:
SV: Phạm Thị Loan - 9 - MSV:06-1484
CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng & Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long
Là loại văn bản do cơ quan nhà nước hoặc cá nhân được nhà nước quy
định theo chức năng ban hành theo đúng hình thức, thủ tục, trình tự được quy
định.
Là văn bản quy định những quy tắc xử sự chung, được áp dụng nhiều lần,
đối với mọi đối tượng, có hiệu lực trong phạm vi toàn quốc hoặc từng địa
phương. Quy tắc xự sự chung là những chuẩn mực mà mọi cơ quan, tổ chức, cá
nhân khi tham gia quan hệ xã hội được quy tắc đó điều chỉnh.
Là văn bản được nhà nước đảm bảo thi hành bằng các biện pháp tuyên
truyền, giáo dục, thuyết phục; các biện pháp về tổ chức, hành chính, kinh tế;
trong trường hợp cần thiết nhà nước áp dụng biện pháp cưỡng chễ bắt buộc thi
hành và quy định chế tài đối với người có hành vi vi phạm.
Theo thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5
năm 2005 của bộ nội vụ và văn phòng chính phủ (hướng dẫn thi hành nghị định
số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của chính phủ ), văn bản quy phạm pháp
luật gồm các loại sau đây :
Luật (Lt): Là văn bản được ban hành để cụ thể hoá hiến pháp nhằm
mục đích điều chỉnh các quan hệ xã hội trong các lĩnh vực đối nội, đối ngoại,
nhiệm vụ kinh tế xã hội và hoạt động của bộ máy nhà nước; quy định những
nguyên tắc chủ yếu về tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước, về quan hệ
xã hội và hoạt động của công dân. Luật có tính cố định, không thể sửa đổi, bổ
sung mà chỉ có thể thay thế bằng vă bản luật mới. Luật được quốc hội thông
qua và Chủ tịch nước ký lệnh công bố.
Pháp lệnh (PL) : Là văn bản có giá trị pháp lý như luật, cụ thể hoá
những nguyên tắc được quy định trong hiến pháp, quy định những vấn đề được
chính sách trong phạm vi của cơ quan có thẩm quyền ( chính phủ, bộ, UBND
tỉnh, thành phố, quận, huyện); điều chỉnh những công việc về tổ chức nhân sự
thuộc thẩm quyền của Chủ tịch nước, Thủ tướng chính phủ, Bộ trưởng hoặc
Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, UBND các cấp. Quyết định do Chủ tịch nước,
Thủ tướng chính phủ, Bộ trưởng hoặc thủ trưởng cơ quan ngang bộ, UBND các
cấp ban hành.
Chỉ thị (CT) : Là văn bản dùng để truyền đạt chủ trương, quy định các
biện pháp chỉ đạo, đôn đốc, phối hợp và kiểm tra hoạt động của các bộ phận do
cơ quan có thẩm quyền phụ trách. Chỉ thị do Thủ tướng, Bộ trưởng, UBND các
cấp ban hành.
Thông tư (TT) : Là văn bản dùng để hưỡng dẫn thực hiện, giải thích
và đề ra biện pháp thi hành các quy định của những văn bản quy phạm pháp
luật có giá trị pháp lý cao hơn như luật, pháp lệnh, nghị quyết, nghị định, quyết
định và chỉ thị của thủ tướng chính phủ. Thông tư do bộ trưởng hoặc thủ trưởng
các cơ quan ngang bộ ban hành.
SV: Phạm Thị Loan - 11 - MSV:06-1484
CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng & Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long
Thông tư liên tịch (TTLT) : Là thông tư do các cơ quan nhà nước có
thẩm quyền ( bộ, cơ quan ngang bộ, các tổ chức chính trị - xã hội cấp trung
ương được tham gia quản lý nhà nước theo luật định) cùng phối hợp ban hành,
để hướng dẫn thi hành các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước
cấp trên có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan đó.
b. Hệ thống văn bản hành chính
Các văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính
thông tin quy phạm nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật, hoặc dùng
để thực hiện các tác nghiệp hành chính trong hoạt động của các cơ quan quản lý
hành chính nhà nước, các tổ chức khác. Đây là hình thức văn bản được sử dụng
trong các cơ quan, tổ chức.
Trong hệ thống văn bản hành chính, ngoại trừ thông cáo quy định chủ
tác, lịch làm việc cụ thể theo một trình tự nhất định và trong một thời gian nhất
định.
Kế hoạch (KH) : Là loại văn bản được dùng để xác định mục tiêu , yêu
cầu, chỉ tiêu của nhiệm vụ cần hoàn thành trong một thời gian nhất định và các
biện pháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ
đó.
Phương án (PA) : Là loại văn bản nêu dự kiến về cách thức , trình tự
tiến hành công việc trong hoàn cảnh , điều kiện nhất định.
Đề án (ĐA): Là loại văn bản dùng để trình bày dự định , mục tiêu , kế
hoạch thực hiện công tác trong một khoảng thời gian nhất định dựa trên cơ sở
những đặc điểm, tình hình thực tiễn của cơ quan, đơn vị .
Báo cáo (BC) : Là loại văn bản dùng để phản ánh tình hình , sự việc ,
vụ việc , hoạt động của các cơ quan , tổ chức , đơn vị , cá nhân trong một
khoảng thời gian cụ thể nhằm kiến nghị các giải pháp hoặc đề nghị cấp trên cho
phương hướng xử lý.
Biên bản ( BB ) : Là loại văn bản dùng để ghi lại sự việc, vụ việc đã
hoặc đang xảy ra để làm chứng cứ pháp lý.
Tờ trình ( TTr) : Là loại văn bản dùng để đề xuất với cấp trên phê
duyệt.
Hợp đồng ( HĐ) : Là loại văn bản dùng để ghi lại sự thoả thuận giữa hai
hay nhiều bên bằng văn bản.
Công điện (CĐ) : Là loại văn bản dùng để truyền đạt nhanh một mệnh
lệnh, một nội dung công việc đến cơ quan , đơn vị , tổ chức để thực hiện trong
trường hợp khẩn cấp.
SV: Phạm Thị Loan - 13 - MSV:06-1484
CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng & Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long
Giấy chứng nhận ( CN) : Là văn bản dùng để xác nhận một vụ việc,
một đối tượng liên quan đến hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp.
Giấy uỷ nhiệm (UN) : Là văn bản dùng để ghi nhận sự thoả thuận giữa
Đảm bảo tính chân thực và hiệu lực pháp lý của văn bản.
Thực hiện quyền uy và tinh thần trách nhiệm của cơ quan và người ký
văn bản.
SV: Phạm Thị Loan - 14 - MSV:06-1484
CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng & Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long
Tạo thuận lợi cho việc quản lý giải quyết văn bản một cách nhanh chóng
và thuận lợi.
3. Cách trình bày các yếu tố thể thức trong văn bản
SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN
(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)
(Kèm theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06
tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ)
SV: Phạm Thị Loan - 15 - MSV:06-1484
CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng & Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long
SV: Phạm Thị Loan - 16 - MSV:06-1484
5a
4
1
2
3
5b
10a 9a
10b 12
6
9b
13
7a
phải và song song với tên cơ quan ban hành văn bản.
b. Nội dung quốc hiệu và tiêu ngữ
Quốc hiệu: biểu thị tên nước chế độ chính trị.
Tiêu ngữ: thể hiện mục tiêu phấn đấu của cách mạng Việt Nam về dân tộc,
dân quyền, dân sinh.
- Quốc hiệu của nước Việt Nam lần 1 năm 1946: VIỆT NAM DÂN CHỦ
CỘNG HÒA.
- Quốc hiệu của nước Việt Nam lần 2 năm 1976: CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGĨA VIỆT NAM.
SV: Phạm Thị Loan - 17 - MSV:06-1484
CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng & Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long
c. Cách trình bày
- Dòng trên được trình bày bằng phông chữ VNtimeH, cỡ chữ từ 12 – 13
kiểu chữ đúng in đậm.
- Dòng dưới được trình bày bằng phông chữ VNtime, cỡ chữ từ 13 – 14
kiểu chữ đứng đậm, chữ cái đầu cụm từ viết hoa giữa các cụm từ được ngăn
cách với nhau bởi dấu gạch ngang nhỏ phía dưới có đường kẻ ngang nét liền hết
dòng chữ.
Ví dụ:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
3.2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
a. Vị trí
- Ở ô số 2 đặt ở phía trên cùng trang đầu ở phía bên trái và song song với
quốc hiêu.
b. Nội dung
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức
ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu
ĐIỆN LỰC VIỆT NAM
CÔNG TY ĐIỆN LỰC 1
* chú ý.
- Đối với UBNN và HĐNN được phép cho viết tắt khi nó là cơ quan chủ
quản, còn khi là cơ quan ban hành thì không được viết tắt.
* Ví dụ 1:
BỘ TÀI CHÍNH
* Ví dụ 2: TỔNG CÔNG TY SÔNG ĐÀ
CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 6
* Ví dụ 3: TẬP ĐOÀN DỆT MAY VIỆT NAM
CÔNG TY MAY CHIẾN THẮNG
- Đối với chủ tịch nước khi ban hành văn bản chỉ cần ghi tên chức danh và
tên cơ quan ban hành văn bản.
* Ví dụ 4: CHỦ TỊCH NƯỚC
* Ví dụ 5: VĂN PHÒNG CHỦ TỊCH NƯỚC
- Đối với bộ cơ quan ngang bộ cơ quan trực thuộc chính phủ khi ban hành
văn bản cũng chỉ ghi tên cơ quan ban hành.
* Ví dụ 5: ĐÀI TRUYỀN HÌNH VIỆT NAM
- Đối với viện kiểm sát, tòa án Nhân Dân các cấp khi ban hành văn bản
cũng chỉ ghi tên cơ quan mình.
c, Cách trình bày
- Tên cơ quan chủ quản phông chữ VntimeH cỡ chữ 12 – 13, đứng không
in đậm.
- Tên cơ quan ban hành văn bản phông chữ VntimeH cỡ chữ 12 – 13, in
đậm phía dưới đường kẻ ngang nét liền từ 1/3 – 1/2 và làm cân đối giữa so với
dòng chữ.
3.3 Số, ký hiệu của văn bản
a. Vị trí
- Số và kí hiệu được trình bày ở ô số 3 dưới tên cơ quan ban hành và nằm
cân đối phía dưới tên cơ quan ban hành.
- Ký hiệu của quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) và của các hình thức
văn bản có tên loại khác bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo Bảng chữ
viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Thông tư này (Phụ lục I) và chữ
viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản.
- Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc
chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo
hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có), ví dụ:
Công văn của Chính phủ do Vụ Hành chính Văn phòng Chính phủ soạn
thảo: Số: /CP-HC;
Công văn của Thủ tướng Chính phủ do Vụ Văn xã Văn phòng Chính phủ
soạn thảo: Số: /TTg-VX;
SV: Phạm Thị Loan - 20 - MSV:06-1484
CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng & Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long
Công văn của Bộ Xây dựng do Cục Quản lý nhà Bộ Xây dựng soạn thảo:
Số: /BXD-QLN;
Công văn của Uỷ ban nhân dân tỉnh … do tổ chuyên viên (hoặc thư ký)
theo dõi lĩnh vực văn hoá - xã hội soạn thảo: Số: /UBND-VX;
Công văn của Sở Công nghiệp tỉnh do Văn phòng Sở soạn thảo:
Số: /SCN-VP.
Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và chữ viết tắt tên các
đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức phải được quy định cụ thể, bảo đảm ngắn
gọn, dễ hiểu.
c. Cách trình bày
- Được trình bày bằng phông chữ Vntime cỡ chữ 13 kiểu chữ đứng.
- Ký hiệu văn bản được trình bày bằng phông chữ Vntime cỡ chữ 13 kiểu
chữ đứng.
3.4 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
a. Vị trí
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày ở ô số 4
nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ:
Văn bản của Uỷ ban nhân dân tỉnh Hải Dương và của các sở, ban, ngành
thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Hải Dương, tỉnh Hải Dương): Hải Dương,
ngày tháng năm; của Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh và của các sở, ban,
ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh): Hạ Long,
ngày tháng năm; Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp
huyện là tên của huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ví dụ:
Văn bản của Uỷ ban nhân dân thị xã Hà Đông (tỉnh Hà Tây) và của các
phòng, ban thuộc thị xã: Hà Đông, ngày tháng năm
Địa danh ghi trên văn bản của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân và
của các tổ chức cấp xã là tên của xã, phường, thị trấn đó, ví dụ:
Văn bản của Uỷ ban nhân dân xã Kim Liên (huyện Nam Đàn, tỉnh Nghệ
An): Kim Liên, ngày tháng năm
Văn bản của Uỷ ban nhân dân phường Nguyễn Trãi (thị xã Hà Đông, tỉnh
Hà Tây): Phường Nguyễn Trãi; của Uỷ ban nhân dân phường Cống Vị (quận
Ba Đình, thành phố Hà Nội): Cống Vị, ngày tháng năm
Văn bản của Uỷ ban nhân dân thị trấn Củ Chi (huyện Củ Chi, thành phố
Hồ Chí Minh): Củ Chi, ngày tháng năm
Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức và đơn vị vũ trang
nhân dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quy
định của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Quốc phòng.
b2. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản quy phạm pháp luật do Quốc hội, Uỷ
ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng nhân dân ban hành là ngày, tháng, năm văn
bản được thông qua.
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản quy phạm pháp luật khác và văn bản
hành chính là ngày, tháng, năm văn bản được ký ban hành.
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ ngày tháng
năm …; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Vntime; đối với những số chỉ
ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước.
công văn được ghi dưới số và ký hiệu).
3.6. Nội dung văn bản
a. Vị trí
Nội dung văn bản là ở ô số 6.
b. Nội dung
b1. Nội dung văn bản
SV: Phạm Thị Loan - 23 - MSV:06-1484
CTT: Nghành Hành Chính Văn Phòng & Trường TC kinh tế -Kỹ thuật Bắc thăng long
Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của một văn bản, trong đó, các
quy phạm pháp luật (đối với văn bản quy phạm pháp luật), các quy định được
đặt ra; các vấn đề, sự việc được trình bày.
Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:
Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;
Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy
định của pháp luật;
Các quy phạm pháp luật, các quy định hay các vấn đề, sự việc phải được
trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;
Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;
Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước
ngoài nếu không thực sự cần thiết. Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định
rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;
Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Đối với những từ,
cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ
viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm
từ đó;
Việc viết hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng Việt;
Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích
yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản
và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trừ trường hợp đối với luật và pháp
Chữ đầu dòng lùi vào một tab = 1,27cm khoảng cách giữa các đoạn văn
tối thiểu là 16tp; khoảng cách giữa các dòng là từ 15pt trở lên.
3.7. Thể thức chữ ký (Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm
quyền)
a. Vị trí
Nằm ở ô số 7a, 7b, 7c của văn bản.
b. Nội dung
Cơ quan hoạt động theo chế độ tập thể là cơ quan mà ở đó các quyết định
quan trọng mà thuộc chức năng nhiệm vụ chính của cơ quan mà theo quy định
của pháp luật phải lấy ý kiến biểu quyết thông qua tập thể
Cơ quan hoạt động theo chế độ tập trung là cơ quan mà ở đó người đứng
đầu cơ quan có quyền quyết định tất cả các vấn đề trong hoạt đọng của cơ quan
theo quy định của phát luật chỉ chịu trách nhiệm trước pháp luật.
b1. Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau
Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt)
vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức;
Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết
tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu;
Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào
trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức;
Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa uỷ
quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
SV: Phạm Thị Loan - 25 - MSV:06-1484
Copyright: Tài liệu đại học ©