CHƯƠNG 2
QUẢN TRỊ DỰ ÁN
I.
KHÁI NIỆM VỀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN
1.
Xây dựng một kế hoạch
2.
Theo dõi và quản lý dự án
3. Đóng Một Dự án
II.
CÁC PHƯƠNG PHÁP SƠ ĐỒ MẠNG
1.
Sơ đồ ngang (sơ đồ Gantt)
2.
Sơ đồ mạng
III.
SƠ ĐỒ MẠNG CPM
1.
Các thông số về thời gian
2.
Thời gian sớm của các sự kiện (Tis)
3.
Thời gian muộn của các sự kiện (Tim)
4.
Đường Găng (Critical path)
IV.
SƠ ĐỒ PERT
1.
Giới thiệu chung về sơ đồ Pert
2.
1. Xây dựng một kế hoạch
Bao gồm tám bước
Định nghĩa một dự án
Bắt đầu một dự án
Trong giai đoạn lập kế hoạch dự án, đối với những dự án có một một thời gian
dài hoặc có liên quan đến nhiều người, thì việc quan trọng là phải xác định những
mục tiêu, các giả thuyết, và những sự ràng buộc (của) dự án.
Khởi động một tập tin dự án
Sau việc đặt kế hoạch ban đầu, bạn có thể khởi động tập tin dự án (của) bạn, đ
ưa dữ liệu vào dự án sơ bộ (của) bạn, và gắn việc lập kế hoạch những tài liệu của
bạn tới tập tin.
{$Define project deliverables$}
Định nghĩa dự án deliverables
Một lần bạn đã thiết lập những mục tiêu của dự án (của) bạn, bạn xác định sản
phẩm thực tế hoặc dịch vụ thoả được những mục tiêu đề ra.Lập kế hoạch cho
những hoạt động của dự án.
Xác định các giai đoạn và tạo ra một danh sách các công việc
Sau bạn có xác định công việc có liên quan trong dự án (của) bạn, bạn có thể tổ
chức nó vào trong những điểm mốc, những giai đoạn, và những nhiệm vụ của nó
vào trong một tập tin trong Microsoft Project.
Nếu dữ liệu này được cất giữ trong tập tin khác, thì bạn có thể sao chép hoặc
import nó vào trong Dự án Microsoft.
Ví dụ: Trình bày các hạng mục công việc đ ư ợc ti ến hành trong công tác xây d
ựng một công trình tiêu biểu
Trình bày tổ chức của dự án
giờ sử dụng thông tin này để đánh giá sơ bộ, xác định những yêu cầu, và bắt đầu
Bạn Bố trí cán bộ và quá trình tìm kiếm để đạt những tài nguyên đủ để thực hiện
những công việc dự án.
Nhập thông tin về tài nguyên và xác định thời gian làm việc
Ở (tại) điểm này trong lập kế hoạch quá trình dự án, tất cả các tài nguyên đã
được xác định, phê duyệt, và được tìm kiếm.
Bạn biết ai sẽ thuộc về đội của Bạn, và thiết bị nào và nguyên liệu mà Bạn đang
thu nhận để hoàn thành những mục đích dựán.
Chia sẻ những tài nguyên giữa những dự án
Việc chia sẻ những tài nguyên (thì) hữu ích để quản lý thông tin và những sự ấn
định tài nguyên qua nhiều dự án trong đó những cùng người đó, nguyên liệu, hoặc
thiết bị sẽ được sử dụng.
Gán những tài nguyên cho những công việc
Bây giờ thông tin tài nguyên đó đã được đưa vào trong dự án, bạn có thể gán
những tài nguyên cho những công việc đặc biệt (mà) bạn thiết lập như công việc
(của) dự án.
Lập kế hoạch cho những chi phí dự án
Đánh giá những chi phí
Đánh giá chi phí là quá trình (của) việc phát triển tài nguyên và / hoặc những
Giá công việc xấp xỉ cần hoàn thành những hoạt động dự án.
Định nghĩa và chia sẻ thông tin chi phí
Khi tất cả các chi phí được nhập vào, bạn có thể muốn cất giữ chúng như dự
thảo ngân sách trước bạn khởi động theo dõi và quản lý kế hoạch của bạn.Ở (tại)
điểm này bạn có thể muốn bao gồm những quan trọng không phải là khoảng
những quyết định ngân quỹ, chia sẻ thông tin ngân quỹ với những người(cái) khác,
Tối ưu hóa kế hoạch dự án để gặp ngày tháng kết thúc
Sau việc xây dựng kế hoạch dự án (của) bạn, xem lại ngày tháng kết thúc.
Tối ưu hóa kế hoạch dự án cho những tài nguyên
Sau việc xây dựng kế hoạch dự án của bạn, xem lại sự phân phối những tài
nguyên.
Tối ưu hóa kế hoạch dự án phù hợp với ngân sách
Sau việc xây dựng kế hoạch dự án (của) bạn, xem lại việc những chi phí ước
tính.
Phân phối một kế hoạch dự án
Phân phối thông tin dự án bên trong khi in định dạng
Sau khi dự án của bạn đã được hoạch định, bạn có thể muốn phân phối thông tin
dự án hiện thời nhất tới những người khác, như những người có liên quan hoặc
những thành viên đội.
Phân phối thông tin dự án trực tuyến
Sau khi dự án của bạn đã được hoạch định, bạn có thể muốn phân phối thông tin
dự án hiện thời nhất tới những người(cái) khác, như những người có liên quan
hoặc những thành viên đội.
2. Theo dõi và quản án
Bao gồm 10 bước như sau:
• Theo dõi tiến độ
Thiết lập sự theo dõi một dự án
Mặc dù Dự án Microsoft làm cho công việc dễ theo dõi, có nhiều bước để thực
hiện trước khi bạn có thể bắt đầu theo dõi sự tiến độ Dự án.
Cách có hiệu quả nhất để đánh giá sự tiến độ sử dụng những tài nguyên của
công việc của một dự án sẽ cân bằng workloads của họ và theo dõi tiến triển trên
những công việc.
Xác định những vấn đề phân bố nguồn tài nguyên
Bởi việc xem lại những thông tin tài nguyên như sự gán ghép, quá tải hoặc
không đủ tải, những chi phí tài nguyên, và những sự mâu thuẫn giữa công việc
được lập kế hoạch và công việc thực tế, bạn có thể kiểm tra những tài nguyên
được gán cho những công việc một cách tối ưu để có những kết quả (mà) bạn
muốn.
Giải quyết những vấn đề phân bố nguồn tài nguyên
Để có thể hiện và những kết quả tốt nhất từ những tài nguyên, bạn cần quản lý
tải công việc (workloads) sao cho không xảy ra việc quá tải hoặc không đủ tải.Nếu
bạn thay đổi những sự ấn định tài nguyên, hãy kiểm tra những hiệu ứng (của)
những sự thay đổi (của) bạn trên (về) lịch trình toàn bộ để (thì) chắc chắn những
kết quả sẽ gặp những mục đích dự án (của) bạn.
Quản lý những tài nguyên dùng chung
Sau bạn có thiết lập tài nguyên chia sẻ giữa những tập tin Dự án Microsoft với
toàn bộ tài nguyên, cập nhật và xem lại thông tin tài nguyên dùng chung, như các
thông tin về chia xẽ các tài nguyên, thực tế làm việc, và những sự ấn định.
Phân phối thông tin dự án trực tuyến
{$If you have changed tasks, resources, or assignments, you may want to
distribute the most current project information to others, such as stakeholders or
team members.$}
Nếu bạn đã thay đổi những công việc, những tài nguyên, hoặc những sự ấn
định, thì bạn có thể muốn phân phối thông tin dự án hiện thời nhất tới những
người(cái) khác, như những người có liên quan hoặc những thành viên đội.
Nếu bạn xác định mới những rủi ro mà đã xuất hiện trong thời gian dự án, bạn
sẽ cần thích ứng tới những rủi ro đó. Có lẽ, bạn sẽ phải giao du với những rủi ro
mà đe dọa chậm trễ công việc, giai đoạn, hoặc lập dự án cho những ngày tháng kết
thúc; tăng thêm ngân quỹ; chôn vùi những tài nguyên; hoặc tất cả là ba.
Phân phối thông tin dự án trực tuyến
Nếu bạn đã thay đổi những công việc, những tài nguyên, hoặc những sự ấn
định, thì bạn có thể muốn phân phối thông tin dự án hiện thời nhất tới những
người(cái) khác, như những người có liên quan hoặc những thành viên đội.
• Báo cáo tình trạng dự án
Tình trạng báo cáo dự án trực tuyến
Trong khi dự án (của) bạn tiến triển, bạn có thể muốn báo cáo tình trạng hiện
thời (của) nó tới những người(cái) khác , như những người có liên quan hoặc
những thành viên đội, có lẽ trên (về) một cơ sở bình thường.
• Xem lại thông tin chung cuộc về dự án
Xem lại thông tin chung cuộc về dự án
Kết thúc (của) một dự án là một cơ hội để thu nhặt và ghi thông tin dự án và
chia sẻ nó với những người có liên quan (của) bạn.
• Kế hoạch truyền thông và an toàn
Thiết lập những phương pháp để truyền thông thông tin dự án
Thiết lập một phương pháp để giao tiếp với đội dự án và việc giữ tập tin dự án
cập nhật trong thời gian dự án.
Bảo vệ thông tin Dự án Microsoft
Dự án Microsoft và Trung tâm Dự án Microsoft đề nghị cho sự an toàn cơ bản
những đặc tính để bảo vệ thông tin Dự án (của) bạn khỏi sự truy nhập không hợp
pháp.
• Sơ đồ ngang (sơ đồ Gantt)
• Sơ đồ xiên (sơ đồ cyclogram)
• Sơ đồ mạng
1. Sơ đồ ngang (sơ đồ Gantt)
Năm 1910, một kỹ sư người Pháp là Henry Gantt đã đề ra một biểu đồ thanh
ngang rất đơn giản. Trong đó trục tung thể hiện công việc, trục hoành thể hiện thời
gian (xem H. 1)
Ưu điểm cuả sơ đồ Gantt là:
• Lập sơ đồ đơn giản
• Dể nhận biết các công việc và thời gian thực hiện chúng
Nhược điểm cuả sơ đồ Gantt là:
• Không thể hiện rỏ mối quan hệ giữa các công việc
• Không thấy rỏ công việc nào là chủ yếu, có tính chất quyết định đối với tổng
tiến độ của dự án để tập trung chỉ đạo
H.1: Sơ đồ Gantt
2. Sơ đồ mạng
Sơ đồ mạng dựa trên hai yếu tố cơ bản là công việc (task) và sự kiện (event).
Trong sơ đồ mạng các công việc biểu hiện cụ thể và sinh động, không chỉ thấy tên
công việc mà còn cho thấy mối quan hệ với các công việc khác. Để lập được sơ đồ
mạng cần phân tích trình tự các công việc; những mối liên hệ về công nghệ hoặc
logic về tổ chức. Nó là một mô hình toán học động, thể hiện dự án thành một thể
thông nhất, chặt chẻtrong đó thấy rỏ vị trí cuả từng công việc với mục tiêu chung
và ảnh hưởng qua lại giữa các công việc.
Ưu điểm cuả sơ đồ mạng là:
• Dễ nhận biết mối quan hệ giữa các công việc, quá trình công nghệ, sự phát
triển logic của lịch trình
• Phát hiện đường đi dài nhất (đường găng) từ khi khởi đầu đến khi kết thúc
• Thuận tiện khi sử dụng các công cụ toán học khác như quy hoạch tuyến tính,
Công việc ở đây có thể là một quá trình nào đó, được thể hiện bằng mủi tên. Có 2
dạng công việc:
• công việc thực là công việc cần thời gian và tài nguyên
4
5
• Công việc ảo công việc không cần thời gian và tài nguyên, nó chỉ
mối liên hệ giữa hai hoặc nhiều công việc và được thể hiện bằng một
mủi tên nét đứt 1
2
3
4 2.
Sự kiện (event)
Là mốc đánh dấu sự bắt đầu hay kết thúc của một công việc, nó được thể hiện
bằng một vòng tròn. Sự kiện mà từ đó mủi tên đi ra được gọi là sự kiện đầu của
công việc; Sự kiện mà từ đó mủi tên đi vào được gọi là sự kiện cuối của công
việc; sự kiện không có công việc đi vào gọi là sự kiện xuất phát; sự kiện không có
công việc đi ra gọi là sự kiện hoàn thành.
•
Qui tắc 2 các công việc chỉ có thể đi ra khỏi một sự kiện khi các công việc
đi vào đó đều hoàn thành, nhưng không nhất thiết hoàn thành cùng một thời
điểm.
· Qui tắc 3 sơ đồ mạng thường không theo tỉ lệ
• Qui tắc 4 tên các sự kiện không được trùng lắp
• Qui tắc 5 trên sơ đồ không được có vòng kín H.7: Qui tắc 5 • Qui tắc 6 trên sơ đồ không thể có đường cụt
· Qui tắc 7 các trường hợp sử dụng liên hệ
Trường hợp 1 H.8: Quy tắc 7
3 Trình tự lập sơ đồ mạng
Muốn lập sơ đồ mạng cần 2 yếu tố cơ bản là công việc và sự kiện. Trình tự lập sơ
đồ mạng như sau:
· Liệt kê tất cả công việc: các công việc phải được liệt kê theo đúng qui trình
công nghệ, theo thứ tự thời gian trước sau. Nên lập theo bảng
• Xác định các sự kiện
• Xác định thới gian thực hiện các công việc
• Lập sơ đồ
Ví dụ 2: Lập sơ đồ mạng
Một dự án bao gồm 10 công việc, được liệt kê theo bảng dưới đây:
Thời gian sớm của các sự kiện (
)
Thời gian sớm của các sự kiện ( ) nếu sự kiện i đang có nhiều con đường đi
đến, thì Tis là thời gian lớn nhất đi từ sự kiện j đến i
Thời gian sớm của các sự kiện ( )
Thời gian sớm của các sự kiện
nếu sự kiện i đang có nhiều con đường đi đến,
thì
là thời gian lớn nhất đi từ sự kiện j đến i
j sự kiện đang xét
i sự kiện dứng trước j và đến j bằng con đường dài nhất
T
s
thời gian sớm của các sự kiện đang xét
T
m
thời gian muộn của các sự kiện đang xét
Fig.10: Sơ đồ biểu thị sự kiện của mạng
Tổng quát ta có công thức
Ti
s
= max L
m
I
= maxΣt(u) [u∈μ] [1]
Ví dụ 3: Xét một sơ đồ mạng có thời gian của từng công việc như sau
Xác định Thời gian sớm của các sự kiện:
Sự kiện T
s
2
Khi công việc 1-2 hoàn thành tức T
s
2 = 4 ngày
Sự kiện T
s
3
Sự kiện 3 có 2 đường để đến 1-2-3 và 1-3, theo công thức [3] ta có
T
s
3
= max[(T
s
2
+t
23
); (T
s
1
+t
5
= max[(T
s
3
+t
35
); (T
s
4
+t
45
)] = max[(7+4); (7+6)] = 13
Sự kiện 6 T
s
6
Sự kiện 6 có 2 đường để đến 4-6 và 5-6
T
s
6
= max[(T
s
4
+t
46
); (T
s
5
+t
56
- t
ij
); (Ti
m
- t
hj
); (Ti
m
- t
kj
);…] [5]
Có nghĩa là sự kiện nào đứng trước j qua j bằng con đường dài nhất sẽ được chọn
Ví dụ 4: Xét sơ đồ giống như Ví dụ 3. Hãy tính thời gian muộn cuả các sự
kiện Chúng ta bắt từ sự kiện cuối T
m
6
T
m
6 = T
s
6 = 20
Từ 6 lùi về 5 chỉ có một con đường, vì vậy
T
m
4 – 3 = 7–3 = 4
Theo đường 2-3 thì T
m
2 = T
m
3 – 3 = 9–3 = 6
Ta chọn giá trị min của 2 giá trị là T
m
2 = 4
Và sau cùng ở sự kiện bắt đầu Tm1 = 0
Kết quả là ta thể hiện trên nút sự kiện
Thời gian dự trữ của các sự kiện D
i
Thời gian dự trữ của sự kiện i, D
i
là thời gian sự kiện có thể chậm lại mà không
làm ảnh hưởng thời gian hoàn thành dự án
[ ]
Nếu thời gian dự trữ sự kiện bằng 0 ta gọi là các sự kiện găng.
Công việc găng khi công việc có sự kiện đầu và cuối điều găng
Đường Găng (Critical path)
Đương găng là đường qua các sự kiện găng và là đường có thời gian là dài nhất.
• Ý nghĩa của đường găng
Đường găng có ý nghĩa thực tiễn rất quan trọng.
1. Thời gian hoàn thành toàn bộ dự án không thể ngắn hơn chiều dài đường găng.
Tức là T găng là thời gian hoàn thành sớm nhất của dự án . Bước 2: Tính thời gian muộm cuả các sự kiện Bước 3: Xác định đường găng
Copyright: Tài liệu đại học ©