Download Luận văn Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng của Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng miễn phí
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .1
Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ HOẠT ĐỘNG
VĂN PHÒNG 3
1.1 Lý luận chung về văn phòng 3
1.1.1 Khái niệm văn phòng 3
1.1.2 Chức năng văn phòng 5
1.1.3 Nhiệm vụ văn phòng 6
1.2 Lý luận chung về hoạt động văn phòng 7
1.2.1 Vai trò của hoạt động văn phòng 7
1.2.2 Y nghĩa của việc tổ chức khoa học công tác văn phòng 9
1.2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng 11
Chương 2: THỰC TẾ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CPCTGT HẢI PHÒNG 18
2.1 Giới thiệu chung về Công ty CPCTGT Hải Phòng 18
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 18
2.1.2 Ngành nghề kinh doanh 21
2.1.3 Đặc điểm tổ chức và qui trình công nghệ sản xuất 21
2.1.4 Thuận lợi và khó khăn của Công ty 22
2.1.5 Chiến lược, hướng phát triển kinh doanh trong những năm tới 23
2.1.6 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 24
2.2 Thực tế hoạt động văn phòng của Công ty 29
2.2.1 Khái quát về phòng Tổ chức - Hành chính 30
2.2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của phòng TC-HC 30
2.2.1.2 Phân công trách nhiệm 33
2.2.1.3 Điều kiện làm việc 37
2.2.2 Hoạt động văn phòng ở Công ty 40
2.2.2.1 Nghiệp vụ thu thập, xử lý thông tin 40
2.2.2.2 Nghiệp vụ soạn thảo văn bản 45
2.2.2.3 Nghiệp vụ tiếp nhận, quản lý văn bản 47
2.2.2.4 Nghiệp vụ quản lý, sử dụng con dấu 55
2.2.2.5 Lập chương trình kế hoạch, công tác 56
2.2.2.6 Nghiệp vụ tiếp đón khách 58
2.2.3 Đánh giá chung về hoạt động của văn phòng 59
2.2.3.1 Thuận lợi 59
2.2.3.2 Tồn tại 62
Chương 3: MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG CÔNG TY CPCTGT HẢI PHÒNG 65
3.1 Định hướng chung 65
3.1.1 Đầu tư vào nâng cao chất lượng nhân sự 66
3.1.2 Đổi mới cơ cấu tổ chức 66
3.1.3 Đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành trong Công ty 67
3.1.4 Đơn giản hoá các thủ tục làm việc 67
3.1.5 Hiện đại hoá trang thiết bị làm việc và ứng dụng Công nghệ
thông tin trong quản lý 67
3.2 Giải pháp cụ thể 68
3.2.1 Đầu tư vào nhân sự 68
3.2.2 Đổi mới cơ cấu tổ chức 70
3.2.3 Đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành trong Công ty 70
3.2.4 Đơn giản hoá các thủ tục làm việc 70
3.2.5 Trang thiết bị làm việc hiện đại và ứng dụng Công nghệ thông tin
trong quản lý 71
KẾT LUẬN 72
TÀI LIỆU THAM KHẢO 73
/tai-lieu/de-tai-ung-dung-tren-liketly-31954/
++ Ai muốn tải bản DOC Đầy Đủ thì Trả lời bài viết này, mình sẽ gửi Link download cho!Tóm tắt nội dung:
quy, quy chế Công ty để trình hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật của Công ty.
- Tiếp nhận hồ sơ, viết hợp đồng lao động, làm các thủ tục khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động trình Giám đốc ký, quản lý hồ sơ lao động, theo dõi quản lý lao động ở các đơn vị sản xuất các phòng nghiệp vụ.
- Tổ chức đào tạo và nâng cấp bậc cho CBCN - LĐ.
- Hàng năm căn cứ nhiệm vụ sản xuất - kinh doanh xây dựng kế hoạch tiền lương, tiền thưởng, thống kê theo dõi tiền lương hàng tháng, quý, năm báo cáo cấp trên.
- Thẩm định trình duyệt tổng hợp đơn giá, tiền lương hàng tháng báo cáo Giám đốc.
- Cùng các phòng nghiệp vụ khác, các đơn vị sản xuất xây dựng đơn giá tiền lương và kiểm tra việc thực hiện chi trả tiền lương đối với CBCN - LĐ.
Công tác an toàn lao động, y tế
- Hàng năm xây dựng kế hoạch về công tác an toàn lao động như tuyên truyền, hướng dẫn kiểm tra, mua sắm công cụ bảo hộ lao động, xây dựng phương án công tác an toàn lao động khi công trường triển khai thi công, quản lý hồ sơ và làm sổ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho người lao động theo hướng dẫn của cơ quan quản lý.
- Lập hồ sơ theo dõi sức khoẻ CBCN - LĐ toàn Công ty.
- Tổ chức khám sức khoẻ định kỳ cho người lao động, khám chữa bệnh, làm các thủ tục thanh toán các chế độ cho người lao động khi bị ốm, tai nạn lao động.
Hành chính quản trị
- Mở sổ sách theo dõi tài sản thuộc lĩnh vực hành chính - quản trị văn phòng Công ty và các đơn vị sản xuất.
- Quản lý theo dõi hồ sơ sử dụng đất và thuế đất hàng năm.
- Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của Nhà nước.
- Mở sổ sách theo dõi công văn đi, đến báo cáo Giám đốc.
- Đánh máy, photocopy các văn bản theo yêu cầu của các phòng hay theo lệnh của Giám đốc.
- Mua sắm văn phòng phẩm, công cụ hành chính theo kế hoạch đã được Giám đốc phê duyệt hay theo lệnh Giám đốc.
- Đón tiếp khách đến quan hệ, giao dịch làm việc với Công ty và hướng dẫn khách đến làm việc với các bộ phận hay báo cáo Giám đốc.
- Phục vụ nấu nướng khối văn phòng Công ty, phục vụ hội nghị, làm công tác vệ sinh thuộc khu vực làm việc văn phòng Công ty.
- Tuần tra kiểm soát để giữ vững an ninh, trật tự an toàn xã hội và phòng chống hoả hoạn, các tệ nạn cờ bạc, rượu chè trong cơ quan.
- Quản lý tốt xe ô tô con của văn phòng công ty. Bố trí sắp xếp phương tiện ô tô phục vụ cho lãnh đạo và các cơ quan đoàn thể, các phòng chức năng nghiệp vụ đi công tác được kịp thời.
- Sửa chữa xe ô tô, điện, nước trong cơ quan kịp thời đáp ứng cho làm việc trong ngày của cơ quan.
2.2.1.2. Phân công trách nhiệm
*Trưởng phòng (1 người) :
- Là người đứng đầu bộ phận văn phòng của Công ty, là người có trách nhiệm, có nghiệp vụ quản lý điều hành toàn bộ hoạt động của văn phòng.
- Có quyền điều hành toàn bộ các yếu tố có trong văn phòng cho phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ trong từng thời kỳ hoạt động của cơ quan, của tổ chức.
- Là người phụ trách chung- trực tiếp tham mưu cho Giám đốc Công ty trong công tác: Tổ chức cán bộ trong Công ty, công tác quản lý lao động ngành nghề trong các phòng ban, Xí nghiệp, công tác sắp xếp bộ máy, lao động, chế độ tiền lương, tiền thưởng, thực hiện chính sách với người lao động trong Công ty Cổ phần và chế độ của Nhà nước ban hành.
- Chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi trực tiếp công tác an toàn lao động, an toàn thi công trên các công trình và công tác an ninh trật tự, tham gia công tác thi đua, sáng kiến sáng tạo Công ty, công tác tuyên truyền để CBCNV phấn đấu hoàn thành toàn diện và vượt mức kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty.
* Phó phòng (1 người):
- Hỗ trợ và tham gia điều hành chung công việc trong phòng. Giúp trưởng phòng tổ chức điều hành một số lĩnh vực trong văn phòng, cũng có thể kiêm nhiệm trưởng một số bộ phận trong văn phòng, có thể đảm nhiệm một số công việc cụ thể do trưởng phòng giao.
- Là người trực tiếp phụ trách công tác đào tạo, nâng bậc lương, quản lý đất đai, xây dựng cơ bản, công tác phòng chống bão lụt và tìm kiếm cứu nạn trong Công ty, công tác Đảng vụ công ty.
- Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về kết quả hoạt động do mình phụ trách.
* Nhân viên văn thư, lưu trữ
Đây là bộ phận thực hiện các nghiệp vụ hành chính trong văn phòng, tổ chức, sử dụng thông tin đầu vào, đầu ra của Công ty nên giữ vai trò quan trọng trong quản lý công tác thông tin của văn phòng nói riêng và của Công ty nói chung.
+) Nhân viên lưu trữ (1 người) :
- Lưu giữ tài liệu, hồ sơ do Văn phòng quản lý (công văn đến, công văn đi, công tác thi đua khen thưởng).
Số lượng công văn, giấy tờ đến cơ quan ngày không ngừng tăng, tương đương với sự tăng lên của công văn thì cũng là sự tăng khối lượng công việc của văn phòng.
Hình 7: Bảng thống kê số lượng công văn đi và công văn đến.
Năm
Văn bản đến
Văn bản đi
2006
700
510
2007
800
600
2008
910
700
Nguồn:Phòng Tổ chức-Hành chính
- Làm công tác thông tin tuyên truyền trong Công ty, nội dung quảng bá, quảng cáo các sản phẩm theo yêu cầu.
- Quản lý các thiết bị văn phòng về kỹ thuật, chất lượng và số lượng.
- Hàng ngày nắm bắt các thông tin trên mạng phục vụ cho giới thiệu sản phẩm, kinh doanh. Tìm khách hàng và những văn bản pháp luật mới hay chưa có lưu trữ tại Công ty.
+)Nhân viên văn thư (1người):
- Đầu giờ làm việc kiểm tra khoá cửa, các vị trí xung quanh nơi làm việc, nếu có gì khác lạ báo cáo cho lãnh đạo đơn vị và phòng bảo vệ để xác minh.
- Trực tổng đài điện thoại của Công ty.
- Quản lý con dấu của Công ty và các con dấu chức danh.
- Xác định, kiểm tra chữ ký, ghi sổ và đóng dấu các tài liệu, văn bản của Công ty theo quy định.
- Vào sổ theo dõi.
- Làm nhiệm vụ tiếp tân.
- Hết giờ sắp xếp tài liệu, để đúng vị trí quy định vệ sinh nơi làm việc, tắt điện, khoá cửa trước khi rời vị trí làm việc.
* Nhân viên tạp vụ(1 người) :
Phục vụ nước uống:
ã Phải đảm bảo vệ sinh sạch sẽ và đầy đủ:
+ Khu vực nấu nước, bể chứa dự trữ nước.
+ Nguồn nước, công cụ nấu nước.
+ công cụ chứa nước uống tại các đơn vị sản xuất.
ã Đảm bảo có đủ nước sôi phục vụ:
+ Các phòng ban gián tiếp trước giờ làm việc.
+ Các đơn vị sản xuất theo giờ quy định.
Quản lý chung về vệ sinh môi trường:
- Hàng ngày quản lý nhà khách của Công ty đảm bảo luôn ngăn nắp, sạch sẽ.
- Thường xuyên làm tốt công tác vệ sinh của Công ty đảm bảo khang trang, sạch đẹp; kiểm tra việc thực hiện các quy định về bảo hộ lao động, vệ sinh lao động và an toàn thực phẩm trong phạm vi đơn vị quản lý.
- Quản lý các khu nhà vệ sinh và hệ thống thải bẩn của Công ty.
- Tham gia kiểm tra, đôn đốc vệ sinh môi trường lao động tại các vị trí sản xuất trong Công ty. Phối hợp với các phòng ban liên quan tổ chức kiểm tra, đo các yếu tố của môi trường lao động theo tiêu chuẩn quy định.
* Nhân viên in ấn, công tác văn phòng(1 người) :
+) In ấn
- Lĩnh đủ vật tư giấy, mực phục vụ in ấn.
- Sử dụng máy photocopy đ...
