Đề án chuyên ngành SV Trần Văn Sung Tin 41A
Lời nói đầu
Nh chúng ta đã biết việc quản lý thu tiền ở các cửa hàng nhỏ đa phần đều
quản lý một cách thủ công. Tuy nhiên đối với một siêu thị thì việc quản lý thu
tiền bằng thủ công thì rất khó khăn, vì quy mô của siêu thị rất lớn, lợng khách
hàng phải phục vụ rất cao do vậy việc áp dụng tin học vào công tác quản lý
vấn đề thu tiền ở siêu thị là rất cần thiết.
Với mục đích tìm hiểu và tiếp cận dần với các vấn đề quản lý thực tế và đa
ra một vài ý kiến của mình sau khi nghiên cứu đề tài tự chọn em đã chọn đề tài
Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin thu tiền ở một siêu thị . Do năng
lực và thời gian có hạn nên không khỏi sai sót và khiếm khuyết vậy em mong
đợc sự đóng góp ý kiến của các thầy, các cô
Em xin trân thành cảm ơn thầy Trơng Văn Tú cùng các thầy các cô trong khoa
Tin Học Kinh Tế đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành đề tài này
1
Đề án chuyên ngành SV Trần Văn Sung Tin 41A
Phần 1
Giới thiệu chung
1. Giới thiệu chung về khung cảnh đề tài
Trong thời đại ngày nay tin học hoá các công tác quản lý là một vấn đề cấp
bách nh: công tác quản lý th viện, quản lý nhân lực.... Vấn đề thu tiền
trong siêu thị cũng rất cần đợc tin học hoá vì:
Giảm đợc thời gian cho khách hàng, không để họ chờ quá lâu cho
công tác tính tiền thủ công.
Tăng độ chính xác, giảm thiểu các sai sót có thể sảy ra khi tính tiền
cho khách.
Dễ dàng kiểm soát đợc lợng hàng hoá bán ra, mua vào, lợng hàng
tồn kho...

hoá, tên hàng hoá, số lợng, đơn giá, và số tiền thanh toán trên 1
hoá đơn.
2.2 Nội dung thực hiện đối với phần mềm chức năng quản lý hàng hoá.
2.2.1 Nội dung thực tế quản lý kho.
Nhập kho: hàng hoá đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau với các
chủng loại rất đa dạng. Khi hàng hoá nhập kho cần phải lập chứng từ
với các nội dung sau: Số chứng từ, mã hàng, tên hàng, mã loại, đơn
vị tính, đơn giá, thành tiền, nhà cung cấp, ngày nhập, thứ tự hàng
3
Đề án chuyên ngành SV Trần Văn Sung Tin 41A
mua, cán bộ mua hàng ngoài ra còn có chữ ký của các bộ phận có
liên quan.
Xuất kho: Chứng từ xuất kho là hoá đơn bán hàng.
Tồn kho: Bao gồm các nội dung sau: Thời điểm(ngày, tháng, năm),
tên hàng, mã hàng, mã nhóm, số lợng tồn, đơn giá, thành tiền.
2.2.2 Yêu cầu đối với phần mềm quản lý kho
- Dễ sử dụng.
- Tra cứu nhanh.
- Khai thác dữ liệu thuận tiện, chính xác, hiệu quả cao.
Đối với liên kết sản phẩm tồn. Cơ sở liên kết dữ liệu nhập, xuất, tồn
nên sử dụng mã số theo chữ số liên tiếp (VD: 008823....) bởi vì số l-
ợng hàng hoá rất lớn(khoảng 800 loại) trong đó có khoảng 650 loại
là ổn định( ít thay đổi giữa các tháng) làm nh vậy sẽ khắc phục đợc
hiện tợng trùng mã, nhng để bảo đảm tra cứu nhanh trong quá trình
nhập, xuất hàng hoá thì cần tra cứu theo tên hàng hoá sau đó chọn
mã số quản lý(tự đặt). Vd: Khi xuất bán 1 chai dầu gội đầu Feather
200 ml(có mã số 008823) chỉ việc gọi tên, tức là đánh chữ Feather

I.1.1 Tên dự án: Xây dựng hệ thống thông tin thu tiền bán hàng tại siêu
thị
I.1.2 Cơ quan yêu cầu: Giám đốc siêu thị Vũ Đình Chiến.
I.1.3 Mô tả dự án:
Siêu thị 1E Trờng Chinh đợc thành lập ngày 22/11/2000 vơí khuôn
viên rộng 500 m
2
1 căn nhà 4 tầng rộng 300 m
2
đợc đa vào khai thác.
Có hơn 700 hàng hoá khác nhau đợc chia làm 11 nhóm:
- (01) Quần áo.
- (02) Dầy dép, cặp , túi sách.
- (03) Đồ trang sức.
- (04) Đồ chơi trẻ em.
- (05) Dụng cụ gia đình.
- (06) Hàng mĩ phẩm.
- (07) Các loại thực phẩm khô.
- (08) Các loại thực phẩm tơi sồng.
6
Đề án chuyên ngành SV Trần Văn Sung Tin 41A
- (09) Đồ dùng học sinh.
- (10) Đồ trang trí.
- (11) Các hàng hoá tạp phẩm khác.
Sơ đồ bố trí hàng hoá trong siêu thị.
Tầng 1: Chứa các loại hàng hoá thực phẩm tơi và khô (thuộc
nhóm hàng 07 và 08).

lập hoá đơn,
xử lý thu tiền
2.0
Ghi chép
vào thẻ
kho
3.0
Nhập hàng
4.0
Tổng hợp
thu, chi
Hàng đã
chọn
Hoá đơn thu tiền
Phiếu xuất
Nhà cung cấp
Phiếu thu
tiền
Phiếu chi
Phiếu
nhập
HD
nhập
Phiếu chi
tiền
Giám Đốc
Báo cáo thu,
chi
Bc Bán hàng
Bc tồn kho

Thời gian thực hiện từ 08/9/2002 đến 18/9/2002.
I.2.2 Môi trờng hệ thống.
Môi trờng ngoài
1- Hoạt động trong lĩnh vực thơng mại.
2- Trong giai đoạn hiện nay vấn đề văn minh trong mua sắm ngày
càng đợc nâng cao, do vậy việc các siêu thị lần lợt ra đời phản
ánh một cách tích cực vấn đề an toàn và văn minh trong việc mua
sắm hàng hoá.
Môi trờng trong hệ thống:
1- Nhiệm vụ của siêu thị là cung cấp hàng hoá phục vụ ngời tiêu
dùng một cách văn minh nhất, lịch sự nhất đáp ứng tối đa nhu
cầu của khách hàng trong điều kiện có thể. Và tạo ra sự an toàn
khi mua sắm.
2- Siêu thị 1E Trờng Chinh mới đợc xây dựng và đi vào hoạt động
tháng 11/2001, do vậy mục tiêu của ban lãnh đạo siêu thị là sẽ
mở rộng lĩnh vực kinh doanh sang các lĩnh vực khác nữa nh điệ
tử, điện máy... không những vậy họ còn đa ra chính sách nhằm
phục vụ tốt hơn nữa đối với nhu cầu của khách hàng.
3- Siêu thị có 20 cán bộ công nhân viên trong đó: 1 Giám đốc, 1 kế
toán, 5 nhân viên thu tiền (làm việc theo ca), 5 nhân viên bảo vệ
và 7 nhân viên phụ trách việc khuân vác và xắp xếp hàng hoá
trong siêu thị, 1 nhân vên phụ trách vấn đề quản lý hàng tồn kho.
Tiến hành phỏng vấn.
1- Phỏng vấn nhân viên bán hàng.
10
Đề án chuyên ngành SV Trần Văn Sung Tin 41A
Họ và tên: Nguyễn Thu Trang. Đích

Nv bán hàng
Ghi chép vào thẻ
kho
Danh sách
hàng tồn
Bc tồn
kho
Nv kế toán
Thẻ kho
Lập báo cáo hàng tồn
kho
Giàm Đốc
Phiếu
xuất
Đề án chuyên ngành SV Trần Văn Sung Tin 41A
Họ và tên: Phạm Thu Hơng Đích
Nguồn thông tin vào Chức vụ: Nhân viên quản lý kho thông tin ra

4- Phỏng vấn nhân viên mua hàng
Họ và tên: Phạm Đăng Thịnh Đích
Nguồn thông tin vào Chức vụ: Nhân viên mua hàng thông tin ra
12
Nv bán hàng
Tổng hợp thu, chi
Bc thu,
chi
Sổ thu

hàng không hài
lòng và phàn
1. do công tác
tính toán còn
mang nhiều tính
thủ công, giá bán
hàng hoá không
đợc lu trữ, do vậy
1. 98% số hoá
đơn đợc tính tiền
một cách chính
xác và nhanh
chóng để phục vụ
khách hàng.
1. tiến hành tự
động hoá một số
công đoạn nh: chỉ
nhập mã hàng còn
tên hàng, giá bán
đợc tự đọng in ra,
13
Khách hàng
1.0
lập hoá đơn,
xử lý thu tiền
2.0
Ghi chép

4.2
tổng hợp
chi phí mua
hàng
Bc chi phí mua
hàng
Đề án chuyên ngành SV Trần Văn Sung Tin 41A
nàn rất nhiều.
2. vấn đề quản
lý hàng tồn kho
rất khó khăn, có
khi hàng trong
kho hết mà thủ
kho lại báo là
còn
kiểm tra rất khó.
2. hàng tồn kho
vẫn đợc kiểm soát
bằng phơng pháp
thủ công, do vậy
vấn đề kiểm tra l-
ợng hàng tồn còn
hay hết rất khó
khăn và hay sảy
ra lầm lẫn
2. kiểm soát hàng
tồn kho bằng máy
tính do vậy rễ
dàng kiểm tra l-
ợng hàng tồn kho.

hàng và hoá đơn mua hàng khi nhập hàng
Từ đầu ra Hoá đơn bán hàng ta lập danh sách các thuộc tính:
- mã hoá đơn
- mã khách hàng
- địa chỉ khách hàng
- số tài khoản
- phơng thức thanh toán
- ngời bán
- ngày bán.
- số thứ tự hàng bán.(R)
- mã hàng.(R)
- đơn vị tính.(R)
- đơn giá xuất.(R)
- Số lợng.(R)
- Thành tiền.(S)
- Thuế VAT(S)
- Triết khấu.(S)
- Tổng số tiền.(S)
- Tổng số tiền bằng chữ(S)
Ký hiệu (R) là đánh dấu thuộc tính lặp, (S) là thuộc tính thứ sinh
15
Đề án chuyên ngành SV Trần Văn Sung Tin 41A
Tiến hành chuẩn hoá mức 1:
Loại bỏ các thuộc tính lặp trong danh sách, và đa các thuộc tính lặp (R)
thành danh sách con. Do vậy sau khi chuẩn hoá mức 1 các thuộc tính
của hoá đơn bán hàng trên đợc tách ra thành 2 danh sách nh sau:
Hoá đơn bán hàng.

- số tài khoản
- phơng thức thanh toán
- ngày bán
- ngời bán
Hàng bán.
- số hoá đơn
- mã hàng
- số lợng
Hàng hoá.
- mã hàng
- tên hàng
- đơn vị tính
17
Đề án chuyên ngành SV Trần Văn Sung Tin 41A
- đơn giá xuất
Tiến hành chuẩn hoá mức 3:
Chuẩn hoá mức 3 quy định, trong một danh sách không đợc phép có sự
phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Do vậy sau khi chuẩn hoá mức 3
ta có các danh sách thuộc tính của Hoá đơn bán hàng nh sau
Hoá đơn bán hàng.
- Mã hoá đơn
- Mã khách hàng.
- Phơng thức thanh toán
- Ngời bán
- Ngày bán.
Hàng bán.
- Mã hoá đơn.

- Triết khấu.(S)
- Tổng số tiền.(S)
- Tổng số tiền bằng chữ (S)
19
Đề án chuyên ngành SV Trần Văn Sung Tin 41A
Ký hiệu (R) là đánh dầu thuộc tính lặp, (S) là thuộc tính thứ sinh
Sau khi chuẩn hoá qua 3 bớc ta đợc danh sách các thuộc tính của Hoá đơn
mua hàng nh sau.
Hoá đơn mua hàng.
- Mã hoá đơn
- Mã nhà cung cấp
- Ngày lập hoá đơn
- Nhân viên nhập
Hàng nhập.
- Mã hoá đơn
- Thứ tự hàng nhập
- Mã hàng
- Số lợng
Hàng hoá.
- Mã hàng
- Tên hàng.
- đơn vị tính.
- Đơn giá nhập.
Nhà cung cấp.
- Mã khách hàng
- địa chỉ khách hàng.
- Sốtài khoản

Công cụ thiết kế chơng trình Quản lý việc thu tiền tại siêu thị . Dùng
công cụ hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2000 kết hợp với
Microsoft Visual Basic for Application thiết kế chơng trình.
II.1.1 Giới thiệu sơ lợc về công cụ thiết kế Microsoft Access
Ms Access 2000 là một trong những bộ chơng trình quan trọng nhất
thuộc tổ hợp chơng trình Microsoft Office Professional 2000 do hãng
phần mềm Microsoft Cooperation sản xuất, nó hoạt động trong môi tr-
ờng Windows 98 hay 2000.
Để tạo cơ một sở dữ liệu(CSDL) ta có 2 phơng pháp
Bạn có thể tạo một CSDL rỗng rồi sau đó bổ sung dần các
bảng, mẫu ,các báo cáo và các đối tợng khác.
Dùng Database Wizard để lấy các đối tợng theo CSDL có sẵn.
Các đối tợng của Access ngoài bảng dữ liệu, còn có các đối tợng
khác nh: các lệnh truy vấn, các Form, các báo cáo (Report), macro,
module.
II.1.2 Giới thiệu sơ lợc về Visual Basic for Application.
Visual Basic là ngôn ngữ lập trình có thể dùng cho MS Access. Ta dùng
Visual Basic tơng tự nh dùng các macro để liên kết các đối tợng trong
một ứng dụng vơí nhau thành một thể thống nhất.
Cách kiểm tra điều kiệ và tổ chức chu trình trong Visual Basic
- Lệnh IF
Dạng lệnh
If điềukiện then
Nhóm lệnh 1
22
Đề án chuyên ngành SV Trần Văn Sung Tin 41A
[ElseIf điều kiện then

Nhóm lệnh
Loop
Do
Nhóm lệnh
Loop Until <đk>
- Lệnh For.. Next
Dạng lệnh:
For b = btsh1 To btsh2 [Step btsh3]
Nhóm lệnh.
Next [b]
b là 1 biến nào đó. btsh1, btsh2 và btsh 3 đều là các biểu thức số
học
- Lệnh For Each ... Next
Dạng lệnh:
For Each Pt In Th
Nhóm lệnh.
Next [Pt]
Pt là 1 biến còn Th là 1 tập hợp các đối tợng
II.2Thiết kế Hệ thống thông tin
Cơ sở dữ liệu gồm có 8 bảng chính là Hoá đơn bán hàng, Hàng bán,
Khách hàng, Hàng hoá , Nhóm hàng, Hoá đơn mua hàng, Hàng
24
Đề án chuyên ngành SV Trần Văn Sung Tin 41A
mua, Nhà cung cấp và Nhân viên các tệp đợc thiết kế và có mối liên
hệ sau:
2.2.1 Form màn hình chính
Có thực đơn gồm 5 trình đơn Hệ thống, Bán hàng, Mua hàng, Báo