Chuyện quản lý ở các công ty sáng
tạo - dễ mà khó

Hình ảnh khuôn sáo về một xưởng thiết kế được tạo nên bởi các nhân viên
tuyên bố rằng họ không bị quản lý vì họ là những người “sáng tạo.” Nhưng các kỹ
thuật quản lý của xưởng thiết kế IDEO có thể cho các giám đốc điều hành thuộc tất cả
các lĩnh vực hiểu quản lý thực sự là như thế nào. Trong trí tưởng tượng của chúng ta,
đây là hình ảnh làm việc của một xưởng thiết kế: Có rất nhiều những người sôi nổi và
sáng tạo. Họ ở trong một căn phòng rộng. Họ tcần một căn phòng lớn vì tài năng, tính
cách và bản ngã của họ đều lớn. Nơi làm việc của họ rất lộn xộn. Các đốm sơn, băng
dính, bút đánh dấu, bảng trắng, khung vẽ… khắp nơi. Lúc này là 3 giờ sáng. Công
trình cần được bàn giao vào 9 giờ sáng. Thật khó có thể hoàn thành công việc đúng
hạn.
Hình ảnh đó từng là công thức của các xưởng thiết kế, nhưng bây giờ không
còn đúng nữa. Vì nhận thức về công việc thiết kế đã phát triển, nên giờ đây các nhà
thiết kế sử dụng các kỹ năng quản lý rất truyền thống kết hợp với các kỹ năng quản lý
dự án hiện đại để tạo thành một hỗn hợp đầy tính sáng tạo.
Chuyên gia về quản trị hiện đại Eddie Obeng đã làm việc với công ty thiết kế
IDEA để xây dựng khả năng quản trị dự án. Obeng công nhận rằng ban đầu có một
chút nghi ngờ trong công ty. “Họ không tin vào công tác quản trị và cho rằng tôi tới để
dạy họ làm những việc mà họ không muốn làm. Họ coi việc quản lý dự án truyền
thống là hoàn toàn ngu ngốc. Thật may mắn là tôi lại đồng ý với họ.”
Trong giới thiết kế nói chung và IDEO nói riêng, nghi ngờ là một yếu tố bình
thường trong công việc Colin Burns, giám đốc xưởng thiết kế ở London của IDEO,
cho biết: “Hoài nghi là một phẩm chất hữu ích trong ngành dịch vụ cố vấn chuyên
nghiệp. Tại IDEO, chúng tôi có truyền thống mạnh mẽ và nhận thức rõ ràng về việc
chúng tôi là ai và chúng tôi làm việc như thế nào. Chúng tôi có khả năng làm-tất-cả
của nước Mỹ, đặc biệt là của thung lũng Silicon. Nhiều người trong số chúng tôi đã
từng ở California, vì vậy chúng tôi cung cấp dịch vụ kiểu Silicon ngay tại châu Âu.
Thêm nữa, chúng tôi có những kiến thức về văn hóa và môi trường mà một trường
nghệ thuật Anh quốc có thể dạy cho sinh viên của họ. Chúng tôi đặt câu hỏi và luôn

giải thích: “Hội chứng này xảy ra khi tất cả mọi người đều vội vã làm việc để xong
việc trước hạn cuối cùng. Mọi người chèn lên nhau ở dọc đường. Khi kết thúc dự án,
nhiều nhân viên của bạn đã nhão ra vì mệt và đầy vết thâm tím.”
Mối hoài nghi ban đầu về việc quản trị dự án đã không còn nữa. “Mối nghi ngờ
biến mất khi mọi người nhận ra rằng bằng cách thực hiện dự án khoa học hơn, họ tiết
kiệm được công sức giải quyết các khiếu nại của khách hàng. Nhờ đó, họ có nhiều thời
gian và sức lực để đầu tư vào khía cạnh sáng tạo trong công việc.”
Nền văn hóa chung của IDEO có thể được miêu tả là đã trưởng thành về khía
cạnh quản lý. Giai thoại về công ty (được kể lại trong cuốn sách hấp dẫn
Nghệ thuật
Đổi mới
của Tom Kelley) chứa đầy những mẩu chuyện về việc các xe đẩy trong siêu
thị được thiết kế lại trong vòng một tuần và việc công ty đã thiết kế con chuột đầu tiên
của máy tính Apple như thế nào. Trong những câu chuyện về việc phát triển chiếc máy
ảnh lấy hình ngay dành cho một người sử dụng đầu tiên, việc cách mạng hóa kính che
mắt mọi địa hình, và phát minh lại chiếc công tắc đèn, chẳng có nơi nào nhắc đến chi
phí và lợi nhuận cả. Người ta ngầm hiểu rằng các thiết kế thông minh, mang tính giải
pháp cao như vậy mang lại nhiều tiền cho cả công ty và các khách hàng. Burns nói:
“Chúng tôi là một công ty thiết kế - làm công việc thiết kế sản phẩm, thiết kế dịch vụ
và thiết kế môi trường. Chúng tôi chú trọng đến những thứ hữu dụng, tiện lợi và thú vị.
Đó là thiết kế dựa trên yêu cầu khách hàng. Việc của chúng tôi là làm tiến hóa mọi
thứ. Chúng tôi cố gắng tìm kiếm để làm những công việc mới. Trọng tâm của doanh
nghiệp này là sử dụng các ý tưởng thiết kế để làm cho khách hàng trở nên cao giá
hơn.”
Một khía cạnh đáng chú ý nữa của IDEO là nó không mở rộng với một tốc độ
quá nhanh dẫn tới nguy hiểm. Thực tế là xét dưới mọi góc độ, khó có thể nói rằng
công ty này đã mở rộng. Mặc dù được ca ngợi khắp nơi trên thế giới và có lợi nhuận
cao, nhưng IDEO có tổng cộng khoảng 370 nhân viên trên toàn thế giới, so với con số
này năm 1991 là 140 người. Riêng ở xưởng thiết kế London hiện nay có 60 nhân viên.
Một sự mở rộng rất từ từ. Burns phát biểu quan điểm: “Chúng tôi đã mất 30

“Chúng tôi dành nhiều thời gian nói chuyện với mọi người và suy nghĩ xem họ có thể
phù hợp với công ty đến mức nào. Các thành viên trong nhóm làm việc đều có quyền
phát biểu. Đặc điểm tính cách là yếu tố hết sức quan trọng vì chúng tôi phải dựa vào
nhau để làm việc. Đây là một công việc có tính người nên mỗi người phải biết cách
phối hợp làm việc với nhau và tôn trọng lẫn nhau. Trong công ty, những người ích kỷ
sẽ không thể làm việc hiệu quả.”
Rõ ràng là việc quản lý trong một công ty kiểu như IDEO không phải giống
như trong sách giáo khoa mô tả. Trong xưởng thiết kế, người lãnh đạo không phải là
kẻ bù nhìn can đảm. “Điều quan trọng là mỗi người đều gánh vác trách nhiệm cá nhân
và đưa ra các quyết định đúng đắn. Người quản lý cần phải thúc đẩy họ chứ không
phải dắt mũi họ. Cần phải có người lùi lại để nhìn bức tranh công ty một cách toàn
cảnh. Vì thế vai trò của tôi là nhìn về hướng chân trời để xem tất cả cùng làm gì trong
giai đoạn tiếp theo.”
Câu hỏi lớn đặt ra là liệu một nền văn hóa như của IDEO có kéo dài được lâu
không. Colin Burns khẳng định: “Chúng tôi là thế hệ quản lý thứ hai của IDEO. Đây là
bằng chứng tích cực cho thấy nền văn hóa của chúng tôi tồn tại bền vững với thời
gian.” Các dự án đều được thực hiện đúng lịch trình vạch ra.