Luận văn

Quản lí nhân sự tại công ty
đầu tư và phát triển công nghệ
Việt Anh Minh Lời nói đầu

Trên thế giới, để có thể cạnh tranh được các tổ chức doanh nghiệp đều
phụ thuộc vào hệ thống thông tin, mà doanh nghiệp đó thu thập được. Bên cạnh
các máy móc, thiết bị hữu hình, thông tin được đánh giá như nguồn tài nguyên
quan trọng nhất.
Trong thời đại ngày nay, như chúng ta đã biết cùng với sự phát triển của
các nghành khoa học kĩ thuật khác, thì nghành công nghệ thông tin cũng phát
triển một cách mạnh mẽ và đang dần từng bước khẳng định mình. Bằng chứng
là các nước phát triển trên thế giới đều ứng dụng công nghệ thông tin trong mọi
lĩnh vực như: Sản xuất, dịch vụ, thương mại, giao thông … và đạt được nhiều
thành tựu khoa học. Các phần mềm giải trí và phần mềm ứng dụng lần lượt
được ra đời để phục vụ con người. Cùng với nó là sự ra đời của nhiều máy tính
mới hiện đại, tốc độ sử lý cao, tạo thuân lợi cho người dùng. Đặc biệt việc ứng
dụng công nghệ thông tin trong quản lí ngày càng được khẳng định và đóng vai
trò quan trọng. Theo thống kê có từ 70% - 80% các nhà tin học trên thế giới
hoạt động trong lĩnh vực quản lý. Trong đó chỉ có từ 20% - 30% các nhà tin
học hoạt động trong lĩnh vực khác của tin học. Cùng với sự phát triển vô cùng


Chương 1:Khảo sát và đánh giá hệ
thống quản lí nhân sự 1.1.Thực trạng của lĩnh vực quản lí nhân sự

1.1.1.Chức năng và nhiệm vụ của công ty
1.1.1.1.Chức năng:
1.1.1.2.Nhiệm vụ của công ty:
1.1.2. Đối tượng của quản lí nhân sự
1.1.3.Cơ cấu tổ chức của công ty
1.1.4.Nhiệm vụ của quản lí nhân sự
1.1.4.1.Tuyển mới nhân viên:
1.1.4.2.Quản lí hồ sơ của nhân viên trong quá trình họ làm việc
tại công ty
1.2.Tính cấp thiết của đề tài
1.2.1.Hệ thống hiện tại và nhược điểm của nó
1.2.2.Tính cấp thiết của đề tài
1.3.Mục tiêu
1.4.Những công việc đã làm và hạn chế
1.4.1.Tác dụng chính của hệ thống mới
1.4.2.Hạn chế và lí do hạn chế của hệ thống mới
1.4.3.Hướng phát triển của đề tài

trách tất cả các khâu từ khâu nhập hàng đến khâu bảo quản, sử lý đến tiêu thụ sản phẩm. Ngoài ra công ty còn được sự uỷ quyền thay mặt hãng bảo hành các
sản phẩm của công ty bán ra, cung cấp dịch vụ sau bán hàng
Các mặt hàng mà công ty kinh doanh không thuộc diện nhà nước hạn
chế mà trái lại đang có nhu cầu để phục vụ cho nền kinh tế như: dự án tin học
hoá trong quản lí hành chính nhà nước, dự án phổ cập tin học cho bậc học phổ
thông, cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao chất lượng giáo dục.
Đây cũng là yếu tố thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của công ty.
1.1.1.Chức năng và nhiệm vụ của công ty.
1.1.1.1.Chức năng:
Công ty trực tiếp nhập khẩu để phân phối các sản phẩm máy tính, máy
in, thiết bị mạng, thiết bị ngoại vi cho một số hãng lớn có uy tín trên thị trường
như: IBM, AMI, LinkSys, Hellct Packard
Ngoài ra công ty còn được sự uỷ quyền thay mặt hãng bảo hành các sản
phẩm của công ty bán ra, cung cấp dịch vụ sau bán hàng.
1.1.1.2. Nhiệm vụ của công ty:
Xây dựng và thực hiện các kế hoạch dài hạn và ngắn hạn do giám đốc
công ty đề ra theo đúng luật doanh nghiệp của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa
Việt Nam.
Tổ chức nghiên cứu để khuyến khích mọi nhân viên làm việc tích cực,
nâng cao trang thiết bị để nắm bắt với nhu cầu phát triển của xã hội, tăng khả
năng cạnh tranh nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Chấp hành đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước như không kinh doanh trái
pháp luật, thực hiện nộp thuế đầy đủ, thực hiện các chế độ chính sách về quản
lí và sử dụng tiền vốn, vật tư, tài sản, nguồn lực, thực hiện hoạch toán kinh tế.
Tổ chức bộ máy doanh nghiệp, quản lí toàn diện, đào tạo và phát triển
đội ngũ cán bộ công nhân viên theo đúng pháp luật chính sách của nhà nước,
chăm lo đời sống tạo điều kiện thuận lợi cho người lao động làm việc, thực


Bộ máy tổ chức của công ty Mỗi phòng ban đều có nhiệm vụ và chức năng riêng
+ Giám Đốc: là người điều hành công việc hàng ngày của công ty, là
người đại diện pháp luật cho công ty.
- Là người quyết định cuối cùng cho việc nhập hàng, giá bán hàng hoá,
mọi chi phí kinh doanh …cũng như tổ chức nhân sự của công ty.
- Thực hiện đầy đủ các chế độ chính sách của nhà nước đối với cán bộ
công nhân viên trong công ty.
+ P.Tổng hợp hành chính: Có nhiệm vụ tổ chức các hoạt động quản lí
nhân sự, tuyển nhân viên mới, chế độ chính sách, chăm lo đời sống cho cán bộ
công nhân viên và các hoạt động khác của công ty.
+ P.Kế toán:tổ chức hoạch toán kinh doanh các hoạt động của công ty, cụ
thể là nắm giữ sổ sách, ghi lại các nghiệp vụ chi tiêu của công ty và thực hiện
cân đối cuối kì, lập bảng tổng kết tài sản, báo cáo kết quả kinh doanh
- Có trách nhiệm quản lí công nợ khách hàng và hạch toán các hợp đồng


+ Người lao động có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ được giao, thực
hiện các điều khoản đã kí kết trong hợp đồng lao động, chấp hành pháp luật
nhà nước, và quy định của công ty về nội quy làm việc, có trách nhiệm xây
dựng và bảo vệ công ty, quyền lợi của người lao động là được hưỏng theo lao
động, được tham gia tổ chức đoàn thể và được pháp luật thừa nhận.
1.1.4.Nhiệm vụ của quản lí nhân sự
Khi thiếu nhân sự trong công ty thì phòng tổng hợp hành chính sẽ chịu
trách nhiệm việc tuyển mới nhân viên dưới sự chỉ đạo của giám đốc công ty.
1.1.4.1.Tuyển mới nhân viên:
+ Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ
Đối với nhân viên ở bộ phận giao hàng thì yêu cầu phải tốt nghiệp cấp 3
trở lên và có bằng lái xe.
Hồ sơ bao gồm:
 Sơ yếu lí lịch
 Giấy khám sức khoẻ
 Đơn xin việc
 Giấy khai sinh(bản sao)
 Chứng chỉ nghề (bản photo)
 Chứng minh thư (bản photo)
 Giấy phép lái xe(bản photo)
Đối với nhân viên ở bộ phận khác thì yêu cầu phải có bằng tốt nghiệp
chuyên nghành về công việc mà công ty đang cần tuyển.
Hồ sơ bao gồm
 Sơ yếu lí lịch
 Giấy khám sức khoẻ
 Đơn xin việc  Giấy khai sinh(bản sao)

đó trả lời họ.
 Nếu như có đơn xin thôi việc của nhân viên, thì phòng tổng hợp
hành chính sẽ tiếp nhận và sau đó sẽ trình lên ban giám đốc để
giám đốc xem xét và kí quyết định. Khi có quyết định cho người
đó thôi việc thì phòng tổng hợp hành chính sẽ giao lại hồ sơ nhân
viên lại cho họ và huỷ thông tin của nhân viên đó khỏi dữ liệu của
công ty.
 Trong trường hợp công ty nhận thấy một nhân viên nào đó, không
có khả năng làm công việc hiện tại nữa, thì công ty sẽ huỷ hợp
đồng với nhân viên đó và có bồi thường theo thoả thuận hoặc
chuyển nhân viên đó đến bộ phận khác, phù hợp với khả năng của
nhân viên đó. Và thông tin của nhân viên đó phải chỉnh sửa lại .
 Khi một nhân viên được nhận khen thưởng hoặc bị kỉ luật, sau khi
nhận quyết định phòng tổng hợp hành chính sẽ thực hiện việc cập
nhật dữ liệu vào sổ khen thưởng kỉ luật.
 Khi một nhân viên nào đó được đề bạt lên chức vụ cao hơn thì
phải chỉnh sửa lại thông tin và thường thì hồ sơ cũ phải huỷ đi và
viết lại hồ sơ mới .
1.2.Tính cấp thiết của đề tài
1.2.1.Hệ thống hiện tại và nhược điểm của nó
Trong những năm trước đây do điều kiện kinh tế chưa phát triển nên
việc sử dụng máy tính trong công tác quản lí nói chung và công tác quản lí
nhân sự nói riêng chưa phổ biến, công tác quản lí nói chung còn thủ công. Khi nền kinh tế chưa phát triển và còn gặp nhiều khó khăn thì việc quản lí thủ công
là phù hợp. Và lại quy mô của công ty không lớn lên việc quản lí thủ công là
phù hợp, không đòi hỏi cao và đáp ứng nhu cầu hiện tại.
Ngày nay nền kinh tế ngày càng phát triển, nhu cầu của con người ngày
càng cao do đó việc quản lí thủ công của công ty phần nào không còn phù hợp

Cho nên công tác quản lí đòi hỏi phải chính xác và kịp thời.
Sự phát triển của công ty nói riêng, sự phát triển của nền kinh tế nói
chung đang đòi hỏi mỗi nghành mỗi nghề, mỗi công việc đều có sự đổi mới và
tiến bộ.
Yêu cầu phải nối mạng toàn công ty để đảm bảo cho sự quản lí chặt chẽ
thống nhất, đáp ứng yêu cầu phát triển của công ty
Hiện nay trong công ty thói quen làm bằng phương pháp thủ công vẫn
còn nhất là công tác quản lí nhân sự, phương pháp chính là làm bằng Excel
hoặc ghi trên giấy tờ. Tuy nó đơn giản nhưng hiệu quả không cao, lại không
mang tính chuyên nghiệp. Nhận thấy sự hạn chế trong công tác quản lí nhân sự
của công ty, em xin đưa ra dự án quản lí nhân sự để khắc phục những vấn đề
rắc rối trên. Thông thường quản lí nhân sự bao gồm cả quản lí lương, nhưng
do thời gian và trình độ còn hạn chế, em xin không nhắc tới phần quản lí lương
trong dự án này.
1.3.Mục tiêu
Đề tài nhằm mục đích thiết kế hệ thống quản lí nhân sự tại công ty
TNHH đầu tư và phát triển công nghệ Việt Anh Minh, hệ thống này đưa ra sẽ
giúp cho công ty khắc phục được những yếu kém của mình.
Hệ thống bao gồm các chức năng sau:
 Tuyển mới  Khen thưởng ,kỉ luật
 Đào tạo ,bồi dưỡng
 Giải quyết nghỉ ,thôi việc
 Đề bạt ,bổ nhiệm
 Chỉnh sửa ,Cập nhật thông tin
 Thống kê ,báo cáo,tìm kiếm
1.4.Những việc đã làm
1.4.1.Tác dụng chính của hệ thống mới

 Thiết kế giao diện đẹp hơn, có tính thẩm mĩ .
Chương 2: Phân tích và thiết kế hệ
thống quản lí nhân sự
2.1.Phân tích tác nghiệp:
2.2.Biểu đồ phân cấp chức năng:

2.3.Biểu đồ Luồng DL mức khung cảnh:
2.3.1.Biểu đồ DL mức đỉnh
2.3.2.Biểu đồ DL mức dưới đỉnh
2.3.2.1. Định nghĩa chức năng “tuyển mới”
2.3.2.2. Định nghĩa chức năng “Đề bạt ,bổ nhiệm”
2.3.2.3. Định nghĩa chức năng “Đào tạo ,bồi dưỡng”
2.3.2.4. Định nghĩa chức năng “Khen thưởng kỉ luật” 2.3.2.5. Định nghĩa chức năng “ Thôi việc “
2.3.2.6. Định nghĩa chức năng “ Cập nhật ,sao lưu”
2.3.2.7. Định nghĩa chức năng “Thống kê báo cáo”
2.4. Mô hình liên kết thực thể
2.5. Quy tắc đặt tên bảng ,tên các trường mã
2.6. Xây dựng các bảng: Chương 2: Phân tích và thiết kế hệ
thống quản lí nhân sự

2.1.Phân tích tác nghiệp:
Việc xây dựng và phát triển hệ thống thông tin là một quá trình gồm
nhiều giai đoạn, trong đó giai đoạn phân tích và thiết kế là giai đoạn đầu tiên và
hết sức quan trọng. Trong giai đoạn này ta phải đưa ra những mục tiêu hoạch
Hệ thống quản lí nhân
sự
Tuy
ển
mới
1
Đ
ào

t
ạo,bồi
dưỡng
3
Khen
thưởng,kỉ luật
4

ập
DS

Ban hành
QĐ
Nh
ận
đơn
L
ập
DS

Ban
hành
QĐ
L
ậpD
S
Ban
hành
QĐ
Lấy TT
C
ập
Nhật
Sao lưu
Nh
ận
Y/C
L
Hệ thống
QLNS

Nhân viên

Lãnh đạo
Quyết định
Hồ sơ
Báo cáo
Thống kê
Yêu cầu báo
cáo,thống kê
Đơn (*)
Tr
ả lời

Nhân viên
Tuyển
Mới
1

Đề bạt ,
bổ nhiệm
2

Đào tạo
Bồi dưỡng
3

Khen
thưởng,KL
4


Q
Đ

Q
Đ

đ
ề
bạt,bn
Đơ
n

DS
đ
ề nghị

Q
Đ

DS
đ
ề nghị

Q
Đ

Q
Đ


Đơ
n

Q
Đ
2.3.2. Biểu đồ DL mức dưới đỉnh
2.3.2.1 Định nghĩa chức năng:”Tuyển mới”
Tuyển mới nhân viên là việc làm cần thiết khi công ty thiếu nhân lực để
phục vụ cho hoạt đông kinh doanh của mình.
Hệ thống sẽ xác định nhu cầu nhân lực của từng phòng ban sau đó dựa
vào số lượng hồ sơ nộp vào và từ đó sẽ lựa chọn ra những hồ sơ đáp ứng nhu
cầu cần tuyển dụng.

KQ
phỏng vấn
QĐ hồ sơ
KQ tuyển dụng
HSNV
Trả
lại
HS

hẹn ngày đến
phỏng vấn

BDL Định nghĩa chức năng 1

2.3.2.2 Định nghĩa chức năng: ” Đề bạt bổ nhiệm”
Khi thấy công ty mình thiếu một số vị trí trong bộ máy quản lí, các
phòng ban sẽ gửi đề nghị lên cho hệ thống, hệ thống sẽ lập ra danh sách những
người phù hợp, để trình lên cho cấp trên duyệt và quyết định.
Khi nhân viên được đề bạt bổ nhiệm vào chức vụ mới, thì hệ thống sẽ
thay đổi chức vụ và cập nhật quá trình công tác của nhân viên đó .



Ra QĐ
2.2
Quyết
định
QĐ bổ nhiệm
Quyết
định
Giám đốc
DS đề nghị
DS đã
duyệt
2.3.2.3Định nghĩa chức năng:” Đào tạo bồi dưỡng”

Nhân viên
HSNV QTĐT
Quyết
định
Đơn
DS đề nghị
Quyết định
Phân bổ
chỉ tiêu
3.1

Lãnh đạo
Phòng ban
chỉ
tiêu

chỉ tiêu
chỉ tiêu
Danh
sách
từ
chối
Quyết
định
Quyết
định Công ty hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin là một nghành mà Lập DS
4.1
Ra QĐ
4.2
Ban hànhQĐ
4.3
Lãnh đạo
Nhân viên
QĐ
KTKL
HSNV
Đề nghị
DS
đề
nghị
QĐ KTKL
KTKL
Q
Đ

Phòng ban
Đề
nghị
Q
Đ

BDL Định nghĩa chức năng 5
Khi có đơn xin thôi việc của nhân viên hoặc công ty nhận thấy nhân viên
của mình không còn đủ khả năng làm việc tại công ty nữa, thì công ty sẽ huỷ
Lập DS
5.2
Nhân viên
Ra QĐ
5.3
Ban hành
QĐ
5.4

HSNV
Nhận Đơn
5.1
Đơn
Xem xét

Danh
sách

QĐ
QĐ
thôi
vi
ệc

HSLưu