Đại học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Quản lý kinh doanh
MỤC LỤC
Tiêu đề trang
Lời mở đầu 3
Phần một: Lý luận cơ bản về quản lý chất lượng và hệ thống quản lý chất
lượng Iso 9000
4
A. Lý luận cơ bản về quản lý chất lượng 4
1.1. Khái niệm về quản lý chất lượng 4
1.2. Vai trò của quản lý chất lượng 4
1.3. Chức năng của quản lý chất lượng 5
1.4. Nội dung quản lý chất lượng 7
1.5. Những nguyên tắc của quản lý chất lượng sản phẩm 11
B. Hệ thống quản lý chất lượng Iso 9000 13
1.1. Nguyên tắc quản lý chất lượng của Iso 9000 13
1.2. Đối tượng và các trường hợp áp dụng Iso 9000 14
1.3. Nội dung của bộ tiêu chuẩn Iso 9000 15
Phần hai: Thực trạng áp dụng Iso 9001-2000 tại tổng công ty CNTT Bạch
Đằng
17
2.1. Giới thiệu về tổng công ty CNTT Bạch Đằng 17
2.2. Khái quát tình hình sản xuất kinh doanh của tổng công ty CNTT
Bạch Đằng
19
2.3. Thực trạng áp dụng Iso 9001-2000 tại tổng công ty CNTT Bạch
Đằng
20
2.3.1. Chính sách chất lượng của tổng công ty 20
2.3.2. Quy trình kiểm tài liệu của công ty 22
2.3.3. Quy trình kiếm soát hồ sơ tại công ty 25
2.3.4. Quy trình đánh giá chất lượng nội bộ của công ty 26
Bạch Đằng được tổ chức và hoạt động theo hướng kinh doanh đa nghành nghề, lấy
công nghiệp đóng mới và sửa chữa tàu thuỷ là ngành kinh doanh chính, kết hợp với
việc mở rộng, phát triển ngành công nghiệp phụ trợ, kinh doanh vận tải biển và các
nghành kinh doanh khác theo yêu cầu của thị trường nhằm tạo ra sự gắn kết chặt
chẽ giữa sản xuất, kinh doanh với việc đổi mới, ứng dụng trình độ công nghệ, quản
lý hiện đại và chuyên môn hoá cao làm cơ sở để Tổng Công ty phát triển toàn diện
và bền vững, nâng cao năng lực cạnh tranh và hội nhập kinh tế quốc tế. Hệ thống
quản lý chất lượng của tổng công ty là theo Bộ tiêu chuẩn ISO 9000:2000 cụ thể là
ISO 9001:2000, hệ thống quản lý chất lượng – các yêu cầu. Bởi vậy, nhóm em đã
lựa chọn đề tài: “Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 tại Tổng
công ty CNTT Bạch Đằng”.
Kết cấu của bài ngoài lời mở đầu và kết luận, gồm ba phần:
Phần thứ nhất: Lý luận cơ bản về chất lượng và quản lý chất lượng.
Phần thứ hai: Thực trạng áp dụng ISO 9001:2000 tại Tổng công ty CNTT
Bạch Đằng.
Phần thứ ba: Các đánh giá và kiến nghị
Lớp QTKD2_K2 Bài tập lớn Quản trị chất lượng
3
Đại học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Quản lý kinh doanh
PHẦN MỘT
LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG VÀ HỆ
THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG ISO 9000
A. Lý luận cơ bản về quản lý chất lượng
1.1. Khái niệm về quản lý chất lượng
Chất lượng không tự nhiên sinh ra, nó là kết quả của sự tác động của hàng
loạt yếu tố liên quan với nhau. Muốn đặt được chất lượng mong muốn cần quản lý
đứng đắn các yếu tố này. Quản lý chất lượng là một khía cạnh của chức năng quản
lý đẻ xác định và thực hiên chính sách chất lượng. Hoạt động quản lý trong lĩnh vực
chất lượng được gọi là quản lý chất lượng.
Hiện nay, khái niệm về quản lý chất lượng được rất nhiều đối tượng quan
Với người tiêu dùng, đảm bảo và nâng cao chất lượng sẽ thỏa mãn được các
yêu cầu của người tiêu dùng, sẽ tiết kiệm cho người tiêu dùng và góp phần cải thiện
nâng cao chất lượng cuộc sống. Từ đó tạo lòng tin và sự ủng hộ của người tiêu dùng
với người sản xuất, góp phần phát triển sản xuất – kinh doanh.
Như vậy, chất lượng sản phẩm là vấn đề sống còn của doanh nghiệp. Tầm
quan trọng của quản lý chất lượng ngày càng được nâng lên, do đó phải không
ngừng nâng cao trình độ quản lý chất lượng và đổi mới không ngừng công tác quản
lý chất lượng.
1.3. Chức năng của quản lý chất lượng :
Chức năng hoạch định
Hoạch định là chức năng quan trọng nhất và là khâu mở đầu của quản lý
chất lượng. Hoạch định chính xác là cơ sở giúp cho doanh nghiệp định hướng tốt
các hoạt động tiếp theo. Đây là cơ sở làm giảm đi các hoạt động điều chỉnh.
Hoạch định chất lượng làm cho họat động của doanh nghiệp có hiệu quả hơn
nhờ việc khai thác các nguồn lực một cách có hiệu quả, giúp cho doanh nghiệp chủ
động hơn trong việc đưa ra các biện pháp cải tiến chất lượng.
Lớp QTKD2_K2 Bài tập lớn Quản trị chất lượng
5
Đại học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Quản lý kinh doanh
Hoạch định chất lượng xác định một cách rõ ràng và chính xác các mục tiêu
của doanh nghiệp nói chung và chất lượng nói riêng để phục vụ chiến lược kinh
doanh của doanh nghiệp.
Chức năng tổ chức thực hiện
Tổ chức thực hiện là quá trình tổ chức điều hành các hoạt động tác nghiệp
bằng các phương tiện kỹ thuật, các phương pháp cụ thể nhằm đảm bảo đúng chất
lượng theo yêu cầu đặt ra.
Tổ chức thực hiện giúp cho từng người, từng bộ phận nhận thức được mục
tiêu của mình một cách rõ ràng và đầy đủ; phân giao nhiệm vụ cho từng người, từng
bộ phận một cách cụ thể và khoa học, tạo sự thoải mái trong quá trình làm việc; giải
thích cho mọi người biết chính xác nhiệm vụ cụ thể cần phải được thực hiện; tổ
đó tìm ra cái sai để tiến hành hoạt động điều chỉnh hợp lý, có thể cải tiến hoặc đổi
mới.
1.4. Nội dung quản lý chất lượng trong doanh nghiệp
Quản lý chất lượng trong thiết kế sản phẩm
Đây là hoạt động hết sức quan trọng và ngày nay được coi là nhiệm vụ hàng
đầu của doanh nghiệp vì mức độ thỏa mãn khách hàng phụ thuộc lớn vào chất
lượng của các thiết kế, mặt khác việc thiết kế ra những sản phẩm hàng hóa dịch vụ
không chỉ nhằm đáp ứng được các đòi hỏi của khách hàng trong nước mà còn ở thị
trường quốc tế khó tính.
Trong giai đọan này phải tổ chức được một nhóm thực hiện công tác thiết kế
phối hợp linh hoạt với những bộ phận liên quan. Đây là giai đọan sáng tạo ra những
sản phẩm mới với đầy đủ những chỉ tiêu kinh tế, kỹ thuật, do đó cần đưa ra nhiều
phương án sau đó lựa chọn phương án tốt nhất mà phản ánh được nhiều đặc điểm
quan trọng của sản phẩm như : thỏa mãn nhu cầu thị trường, phù hợp với khả năng
của doanh nghiệp, có tính cạnh tranh, chi phí sản xuất, tiêu dùng hợp lý … Từ đó,
Lớp QTKD2_K2 Bài tập lớn Quản trị chất lượng
7
Đại học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Quản lý kinh doanh
đánh giá các phương án và lựa chọn phương án tối ưu. Đó chính là việc so sánh lợi
ích thu được từ mỗi đặc điểm của sản phẩm với chi phí bỏ ra.
Những chỉ tiêu chủ yếu để đánh giá trong quá trình thiết kế là trình độ chất
lượng : chỉ tiêu về thẩm định bản vẽ thiết kế, chất lượng công việc chế tạo thử sản
phẩm, chỉ tiêu hệ số khuyết tật và chất lượng của các biện pháp điều chỉnh cũng như
hệ số chất lượng của thiết bị để chuẩn bị cho việc sản xuất hàng loạt, …
Quản lý chất lượng trong giai đọan cung ứng
Mục tiêu cơ bản trong phân hệ này là cần đáp ứng đẩy đủ năm yêu cầu cơ
bản sau :
• Sự chính xác về mặt thời gian.
• Sự chính xác về địa điểm.
• Sự chính xác với số lượng.
thiết lập các hệ thống thông tin về chất lượng. Một trong những yêu
cầu đặt ra là giữa nhà cung ứng, doanh nghiệp và nhà tiêu dùng phải
luôn có sự trao đổi thông tin, tài liệu của hệ thống đảm bảo chất lượng
để có thể kiểm soát đánh giá lẫn nhau.
• Thỏa thuận về việc đảm bảo các tiêu chuẩn chất lượng của nguyên vật
liệu cung ứng cũng như các phương pháp kiểm tra thẩm định và xác
minh.
• Xác định rõ ràng, đầy đủ, thống nhất những điều khoản trong việc giải
quyết những trục trặc và khiếm khuyết khi cung ứng cũng như phương
án giao nhận sao cho nhanh chóng và hiệu quả.
• Trong phân hệ cung ứng thì số lần cung ứng nguyên vật liệu không
đúng thời hạn, tỉ lệ nguyên vật liệu không đúng tiêu chuẩn và tổng chi
Lớp QTKD2_K2 Bài tập lớn Quản trị chất lượng
9
Đại học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Quản lý kinh doanh
phí cho việc kiểm tra quá trình cung ứng là các chỉ tiêu để đánh giá
chất lượng của nhà cung ứng. Vì vậy để đảm bảo tính thống nhất thì
chúng ta phải đảm bảo quản lý phân hệ này một cách thường xuyên.
Quản lý chất lượng trong quá trình sản xuất
Mục đích của giai đọan nàylà huy động và khai thác có hiệu quả quy trình
công nghệ, thiết bị và con người đã lựa chọn để sản xuất sản phẩm có chất lượng
phù hợp với tiêu chuẩn của khách hàng và quốc tế đã đặt ra. Điều đó có nghĩa là
chất lượng sản phẩm phải hoàn toàn phù hợp với các thiết kế.
Để đạt được mục đích đó chúng ta phải tập trung vào các nhiệm vụ sau :
• Phân công công việc rõ ràng : là việc thông báo đến các thành viên về
mục tiêu, nhiệm vụ và phương pháp tiến hành cũng như là đưa ra
những chuẩn mực về thao tác, những phương pháp phải làm như kiểm
tra nguyên vật liệu đầu vào, kiểm tra máy móc thiết bị trước khi đưa
vào sản xuất, kiểm tra các chi tiết bộ phận trong từng giai đọan, kiểm
tra tình hình kỷ luật lao động, kiểm tra các phương tiện đo lường chất
chức các dịch vụ kỹ thuật ngay khi đưa sản phẩm vào thị trường vì
ngay khi đưa vào thì những đặc điểm kỹ thuật như hao mòn vô hình,
lợi ích đem lại cho người sản xuất, người tiêu dùng và tuổi thọ của sản
phẩm có ảnh hưởng đến chất lượng. Từ đó sẽ nâng cao uy tín, danh
tiếng cho người sản xuất.
• Đề xuất các phương án bao gói, bảo quản, vận chuyển, bốc dỡ,…
1.5. Những nguyên tắc của quản lý chất lượng sản phẩm
Quản lý chất lượng phải được định hướng bởi khách hàng
Trong cơ chế thị trường, khách hàng là người chấp nhận và tiêu thụ sản
phẩm. Khách hàng đề ra các yêu cầu về sản phẩm, chất lượng và giá cả sản phẩm.
Để tồn tại và phát triển thì sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra phải tiêu thụ được
Lớp QTKD2_K2 Bài tập lớn Quản trị chất lượng
11
Đại học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Quản lý kinh doanh
và có lãi. Do đó, quản lý chất lượng phải hướng tới khách hàng nhằm đáp ứng tốt
nhu cầu của khách hàng.
Coi trọng con người trong quản lý chất lượng
Con người giữ vị trí quan trọng hàng đầu trong quá trình hình thành, đảm
bảo, nâng cao chất lượng sản phẩm. Vì vậy, trong công tác quản lý chất lượng cần
áp dụng các biện pháp và phương pháp thích hợp để huy động hết nguồn lực, tài
năng của con người ở mọi cấp, mọi ngành vào việc đảm bảo và nâng cao chất
lượng.
Quản lý chất lượng phải được thực hiện tòan diện và đồng bộ
Chất lượng sản phẩm là kết quả tổng hợp của các lĩng vực kinh tế, tổ chức,
kỹ thuật, xã hội … liên quan đến các hoạt động như nghiên cứu thị trường, xây
dựng chính sách chất lượng, thiết kế, chế tạo, kiểm tra, dịch vụ sau bán. Nó cũng là
kết quả của những cố gắng, nỗ lực chung của các ngành, các cấp địa phương và
từng con người. Do vậy, đòi hỏi phải đảm bảo tính toàn diện và sự đồng bộ trong
các mặt họat động liên quan đến đảm bảo và nâng cao chất lượng.
Quản lý chất lượng phải thực hiện đồng thời với các yêu cầu đảm bảo và
được quy tụ kinh nghiệm của quốc tế trong lĩnh vực quản lý và đảm bảo chất lượng
trên cơ sở phân tích các quan hệ giữa người mua và người cung ứng .
Thực chất của bộ tiêu chuẩn ISO 9000 là chứng nhận hệ thống đảm bảo chất
lượng, áp dụng các biện pháp cải tiến chất lượng không ngừng để thoả mãn khách
hàng và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, chứ không phải kiểm định chất
lượng sản phẩm.
Nguyên tắc của quản lý chất lượng theo ISO 9000 là:
Nguyên tắc 1: Định hướng vào khách hàng: Chất lượng là sự thoả mãn
khách hàng, chính vì vậy quản lý chất lượng phải nhằm đáp ứng mục tiêu đó. Quản
Lớp QTKD2_K2 Bài tập lớn Quản trị chất lượng
13
Đại học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Quản lý kinh doanh
lý chất lượng là không ngừng tìm hiểu về nhu cầu của khách hàng và xây dựng
nguồn lực để đáp ứng các nhu cầu đó một cách tốt nhất.
Nguyên tắc 2. Vai trò của lãnh đạo: Lãnh đạo công ty thống nhất mục đích,
định hướng vào môi trường nội bộ của công ty, huy động toàn bộ nguồn lực để đạt
được mục tiêu của công ty.
Nguyên tắc 3. Sự tham gia của mọi người. Con người là yếu tố quan trọng
nhất cho sự phát triển. Việc huy động mọi nguời một cách đầy đủ sẽ tạo cho họ kiến
thức và kinh nghiệm thực hiện công việc, đóng góp cho sự phát triển của công ty .
Nguyên tắc 4. Phương pháp quá trình: Mỗi một tổ chức, để hoạt động có
hiệu quả, phải nhận ra được và quản lý các quá trình có mối quan hệ tương tác qua
lại lẫn nhau ở bên trong tổ chức đó. Mục đích của Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 là
khuyến khích việc áp dụng cách tiếp cân theo quá trình để quản lý một tổ chức.
Nguyên tắc 5. Quản lý theo phương pháp hệ thống: Việc quản lý có hệ thống
sẽ làm tăng hiệu quả và hiệu lực hoạt động của công ty.
Nguyên tắc 6. Cải tiến liên tục: Cải tiến liên tục là mục tiêu liên tục của mọi
công ty và điều này càng trở nên quan trọng trong sự biến động không ngừng của
môi trường kinh doanh như hiện nay.
Nguyên tắc 7. Quyết định dựa trên thực tế: Các quyết định và hành động có
ISO 9004, hệ thống quản lý chất lượng – hướng dẫn cải tiến hiệu quả hoạt
động
Về cấu trúc, từ 20 yêu cầu theo phiên bản cũ nay được tổ chức lại theo cách
tiếp cận quá trình và phân nhóm theo các hoạt động của tổ chức thành 5 thành phần
chính :
• Các yêu cầu chung của hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) gồm
cả các yêu cầu hệ thống văn bản, tài liệu và hồ sơ.
Lớp QTKD2_K2 Bài tập lớn Quản trị chất lượng
15
Đại học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Quản lý kinh doanh
• Trách nhiệm của người lãnh đạo – trách nhiệm của lãnh đạo cao cấp
với HTQLCL, gồm cam kết của lãnh đạo, đinh hướng của khách hàng,
hoạch định chất lượng và thống kê nội bộ.
• Quản lý nguồn lực - gồm các yêu cầu về cung cấp nguồn lực cần thiết
cho HTQLCL, trong đó có các yêu cầu về đào tạo.
• Tạo sản phẩm - gồm các yêu cầu về sản phẩm và dịch vụ trong đó có
việc xem xét hợp đồng, mua hàng, thiết kế, sản xuất, đo lường và hiệu
chuẩn.
• Đo lường, phân tích và cải tiến - gồm các yêu cầu cho các hoạt động
đo lường sự thoả mãn khách hàng, phân tích dữ liệu và cải tiến liên
tục.
Lớp QTKD2_K2 Bài tập lớn Quản trị chất lượng
16
Đại học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Quản lý kinh doanh
PHẦN HAI
THỰC TRẠNG ÁP DỤNG ISO 9001- 2000 TẠI TỔNG CÔNG
TY CNTT BẠCH ĐẰNG
2.1.Giới thiệu về tổng công ty CNTT Bạch Đằng
Trụ sở chính: Số 3 Phan Đình Phùng, phường Hạ Lý, quận Hồng
Bàng, thành phố Hải Phòng.
Sửa chữa các tàu trên ụ nổi 10.000 DWT đến 50.000 DWT và có khả năng chế tạo
và lắp ráp động cơ diezel tới 32.000 HP, máy phát điện đồng bộ, máy chính tàu thủy
MAN B&W và MITSUBISHI. Tổng công ty luôn hoàn thành xuất sắc các chỉ tiêu
về sản xuất kinh doanh, duy trì tốc độ tăng trưởng cao, trong nhiều năm liền là một
trong những đơn vị có tổng giá trị sản lượng cao nhất - chiếm khoảng 10% tổng giá
trị sản lượng của Tập đoàn.
Tổng công ty là nơi đào tạo nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ, công nhân
kỹ thuật của các đơn vị trong Tập đoàn. Tổng công ty Công nghiệp tàu thủy Bạch
Đằng được kế thừa, tiếp thu và phát triển những kinh nghiệm, trình độ quản lý tiên
tiến, trình độ khoa học công nghệ hiện đại sẽ trở thành một trong những đơn vị có
năng lực sản xuất kinh doanh lớn và giữ vị trí quan trọng trong sự phát triển bền
vững của Tập đoàn kinh tế VINASHIN.
Với cơ sở vật chất cùng đội ngũ kỹ sư và công nhân kỹ thuật bậc cao Tổng
công ty CNTT Bạch Đằng đã và đang cung cấp cho khách hàng trong và ngoài
nước các sản phẩm đóng mới và sửa chữa với tính năng kỹ thuật và chất lượng cao.
Sản phẩm của chúng tôi đã phần nào đáp ứng được các nhu cầu của các ngành kinh
tế trong nước và xuất khẩu.
Tổng công ty sẵn sàng liên doanh, liên kết với các cá nhân và các tổ chức
kinh tế trong và ngoài nước để thực hiện các đơn đặt hàng và cùng đầu tư và phát
triển sản xuất.
Lớp QTKD2_K2 Bài tập lớn Quản trị chất lượng
18
Đại học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Quản lý kinh doanh
2.2. Khái quát tình hình sản xuất kinh doanh của Tổng công ty
CNTT Bạch Đằng
Mặt hàng sản phẩm sản xuất
Với nhiệm vụ là phuc vụ cho sự phát triển giao thông vận tải thuỷ đất nước.
Trong những năm qua, tổng công ty công nghiệp tàu thuỷ Bạch Đằng đã có bước
phát triển mạnh mẽ trong kỹ thuật, công nghệ đóng tàu, là đơn vị thường xuyên
thực hiện các sản phẩm trọng điểm, yêu cầu kỹ thuật cao của Tập đoàn. Tổng công
855.740.140.755
Giá vốn hàng bán
355.348.397.78
2
432.502.739.702 612.680.087.735
630.051.379.16
7
808.447.635.319
Lợi tức sau thuế
884.841.516 1.179.257.275 1.703.013.744 2.336.766.537 3.209.671.916
(báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của phòng Tài Chính Kế Toán Tổng công ty công
nghiệp tàu thuỷ Bạch Đằng)
Qua bảng tổng hợp, ta thấy doanh thu của Tổng công ty tăng khá đều hằng
năm.
Về chỉ tiêu doanh thu của năm 2004 tăng 81.733.572.761 đồng so với năm
2003 tương đương 22%. Năm 2005 tăng 197.027.941.667 đồng so với năm 2004
Lớp QTKD2_K2 Bài tập lớn Quản trị chất lượng
19
Đại học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Quản lý kinh doanh
tương đương 43%.Năm 2006 tăng 18.575.234.786 đồng so với năm 2005 tương
đương 2%.Năm 2007 tăng 188.301.396.885 đồng so với năm 2006 tương đương
28%.
Về chỉ tiêu giá vốn hàng bán của năm 2004 tăng 77.154.341.920 đồng so với
năm 2003 tương đương 21%. Năm 2005 tăng 180.177.348.033 đồng so với năm
2004 tương đương 41%.Năm 2006 tăng 1.028.352.956 đồng so với năm 2005. Năm
2007 tăng 178.396.256.152 đồng so với năm 2006 tương đương 28%.
Về chỉ tiêu lợi tức sau thuế của năm 2004 tăng 294.415.759 đồng so với năm
2003 tương đương 33%. Năm 2005 tăng 523.756.469 đồng so với năm 2004 tương
đương 44%. Năm 2006 tăng 633.752.793 đồng so với năm 2005 tương đương 37%.
Năm 2007 tăng 872.905.379 đồng so với năm 2006 tương đương 37%.
chức của Tổng công ty để mọi người hiểu và thực hiện .
Tổng giám đốc Tổng công ty phân công ông Phó tổng giám đốc đại diện
quản lý chất lượng và trao toàn bộ quyền hạn, trách nhiệm để thiết lập, duy trì,
hoàn thiện hệ thống chất lượng.
Mục đích
Qui trình này qui định cách thức quản lý, lưu trữ, bảo quản và huỷ bỏ các hồ
sơ thuộc hệ thống quản lý chất lượng của Công ty.
Phạm vi áp dụng
Qui trình áp dụng đối với tất cả các loại hồ sơ thuộc hệ thống quản lý chất
lượng.
Lớp QTKD2_K2 Bài tập lớn Quản trị chất lượng
21
Đại học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Quản lý kinh doanh
Nội dung quy trình
Sơ đồ ban hành, sửa đổi tài liệu
Trách nhiệm Nội dung
Tài liệu, mẫu biểu
liên quan
Cán bộ được phân
công
Danh mục hồ sơ
BM-BĐ-02-01
Cán bộ được phân
công
Sổ mượn hồ sơ
BM-BĐ-02-02
Phụ trách bộ phận
Biên bản huỷ hồ sơ
BM -BĐ-02-03
Phụ trách bộ phận
• Các hồ sơ, văn bản lưu trữ không thuộc phạm vi áp dụng của Quy
trình này.
Lớp QTKD2_K2 Bài tập lớn Quản trị chất lượng
23
Đại học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Quản lý kinh doanh
Nội dung của quy trình được quy định thống nhất gồm các mục sau:
Người thực hiện Trình tự công việc Mẫu biểu, tài liệu
liên quan
Tất cả mọi người
Phiếu yêu cầu ban hành
sửa đổi tài liệu
BM-BĐ-01-02
Phụ trách bộ phận
Đại diện lãnh đạo
Mục 5.2
Phụ trách bộ phận
Đại diện lãnh đạo Mục 5.2
Các bộ phận có liên
quan
Mục 5.2
Tổng Giám đốc
Mục 5.2
Đại diện lãnh đạo
Danh mục tài liệu
HTQLCL
BM-BĐ-01-01
Đại diện lãnh đạo
Mục 5.2
Đại diện lãnh đạo
Sổ theo dõi phân phối
2.3.3 Quy trình kiểm soát hồ sơ tại công ty
Mục đích
Nêu lý do tại sao tài liệu được viết ra.
Phạm vi áp dụng: Nêu cụ thể quy trình được áp dụng cho đối tượng nào, hoạt
động nào, bộ phận nào?
Tài liệu viện dẫn: Liệt kê những tài liệu mà người thực hiện phải sử dụng khi
thực hiện từng bước công việc.
Thuật ngữ: Nêu lên định nghĩa hoặc các chữ viết tắt trong tài liệu, nếu có.
Nội dung
Nêu lên nội dung chi tiết của quy trình. Trình bày quy trình có thể dưới dạng
mô tả bằng lời, dùng sơ đồ dòng chảy hoặc kết hợp trình bày sơ đồ dòng chảy trước,
sau đó là mô tả.
Hồ sơ - Phụ lục
Nêu các loại hồ sơ liên quan đến quy trình và cách thức lưu trữ các hồ sơ đó
Liệt kê các loại biểu mẫu và kèm theo mẫu ở phần sau của quy trình.
Quy trình nào không có tài liệu viện dẫn hoặc không có các từ ngữ cần phải
định nghĩa thì mục đó được ghi là: Không. Chú ý không được bỏ, thay đổi tên hoặc
trình tự của các mục trên.
Quy định
Nội dung của quy định có thể bao gồm các mục như trong quy trình. Nếu quy
định đơn giản thì có thể trình bày ngay phần nội dung.
Lớp QTKD2_K2 Bài tập lớn Quản trị chất lượng
25
Copyright: Tài liệu đại học ©