BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ TP. HCM
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

ĐỀ TÀI:

NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA
HÀNG NỘI ĐỊA TẠI CÔNG TY TNHH
TM – DV IN ẤN BAO BÌ TÍN THÀNH GVHD : TH.S Lê Thị Ngọc Hằng
SVTH : Vương Ngọc Hoa
MSSV : 09B4010009
Lớp : 09HQT1 TP.Hồ Chí Minh, 2011
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ TP. HCM
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH



TP. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2011
Tác giả GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp
SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1
LỜI CẢM ƠN


LỜI MỞ ĐẦU 1
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN
3
1.1 Hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp sản xuất 3
1.1.1 Tầm quan trọng của hoạt động và quản trị mua hàng 3
1.1.2 Các phương pháp và quy tắc mua hàng 3
1.1.2.1 Các phương pháp mua hàng trong doanh nghiệp 3
1.1.2.2 Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả 6
1.2 Vai trò và nội dung của quản trị mua hàng 7
1.2.1 Mục tiêu và vai trò của hoạt động mua hàng 7
1.2.1.1 . Khái niệm về quản trị mua hàng 7
1.2.1.2 Mục tiêu của qu
ản trị mua hàng 7
1.2.2
Nội dung của quản trị mua hàng 9
1.2.2.1 Xác định nhu cầu mua hàng 9
1.2.2.2 Tìm và lựa chọn nhà cung cấp 11
1.2.2.3 Thương lượng và đặt hàng 13
1.2.2.4 Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng 14
1.2.2.5 Đánh giá kết quả thu mua 14
1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản trị mua hàng 15
1.3.1 Các nhân tố bên trong ảnh hưởng 15
1.3.2 Các nhân tố bên ngoài ảnh hưởng 16
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG 18
GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1
ii
2. 1 Vài nét sơ lược về Công ty Tín Thành 18
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty 18

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1
iii
3.2.1.3 Nâng cao chất lượng công tác thương lượng 48
3.2.1.4 Công tác kiểm tra và theo dõi giao nhận hàng 49
3.2.2 Tổ chức nhân sự thực hiện quá trình mua hàng 49
3.3 Các kiến nghị 51
3.2.1 Cơ sở vật chất kỹ thuật 51
3.3.2 Cơ quan nhà nước 51
KẾT LUẬN 52
TÀI LIỆU THAM KHẢO 53 GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1
v
DANH SÁCH CÁC BẢNG SỬ DỤNG Bảng 2.1. Tổng số nhân sự của Công ty Tín Thành Trang 20
Bảng 2.2. Tóm tắt kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Tín Thành 24
Bảng 2.3. Tóm tắt doanh số mua hàng nguyên vật liệu của Công ty Tín Thành 26
Bảng 2.4. Danh sách một số nhà cung cấp được chọn mua của Công ty Tín Thành
trong thời gian qua 30
Bảng 2.5. Nhân sự Bộ phận cung ứng mua hàng của Công ty Tín Thành 31 GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1
1
LỜI MỞ ĐẦU
Trong nền kinh tế thị trường với những quy luật riêng của nó thì đòi hỏi
những nhà kinh doanh, các doanh nghiệp phải nắm bắt vận dụng một cách đa dạng
và linh hoạt các triết lý, phương pháp, nghệ thuật quản trị kinh doanh thì mới có thể
đứng vững tồn tại và phát triển trên thương trường. Một trong những triết lý quản
trị, phương pháp, nghệ thuật quản trị kinh doanh đó là quản trị nguồn đầu vào của
doanh nghiệp. Việc quản trị mua hàng là phần quan trọng tất yếu cơ bản trong hoạt
động của doanh nghiệp và là điều kiện cần đủ để góp phần doanh nghiệp tồn tại và
phát triển.
Hoạt động mua hàng và quản trị mua nguyên vật liệu có tầm quan trọng đặc
biệt đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nên việc mua hàng
nguyên v
ật liệu vật tư đầu vào cho doanh nghiệp cũng góp phần làm cho chi phí sản
xuất của doanh nghiệp có được giảm xuống mức thấp nhất hay không thì phụ thuộc
rất nhiều vào hoạt động mua hàng. Hơn nữa, quản trị mua hàng tốt cũng tạo điều
kiện góp phần làm giảm chi phí sản xuất và tăng lợi nhuận của doanh nghiệp.
Chính vì vậy em đã chọn đề tài “Nâng cao công tác quản trị mua hàng nội
địa tại Công ty TNHH TM – DV In Ấn Bao Bì TÍN THÀNH” làm Khóa Luận

* Kết cấu đề tài bao gồm những nội dung sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng của công tác quản trị mua hàng tại Công ty TNHH TM-DV
In Ấn Bao Bì Tín Thành.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị
mua hàng tại Công
ty TNHH TM-DV In Ấn Bao Bì Tín Thành.
Do kiến thức về đề tài này còn hạn chế và bản thân em chưa có nhiều kinh
nghiệm, nên chắc chắn không thể tránh khỏi các sai sót khi em cố gắng hoàn thành
tốt đề tài này. Em rất mong nhận được sự góp ý của Thầy Cô và Công ty Tín Thành
để bài đề tài này hoàn thiện hơn. GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1
3
CHƯƠNG 1:
CƠ SỞ LÝ LUẬN
1.1 Hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh
1.1.1 Tầm quan trọng của hoạt động và quản trị mua hàng trong sản
xuất kinh doanh
Nguyên vật liệu vật tư là yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp sàn xuất thường
xuyên phải sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình, nên việc mua
hàng theo nhu cầu sản xuất trong doanh nghiệp là một trong những hoạt động cốt
lõi nhằm tạo ra yếu tố đầu vào trong doanh nghi
ệp một cách đầy đủ, kịp thời, đồng

Cơ sở để xác định nhu cầu mua hàng đơn giản. Nhu cầu mua hàng được
xác định xuất phát từ kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp hay của các bộ phận
phòng ban trong doanh nghiệp, lượng tồn kho được giảm thiểu ở
mức thấp nhất. Vì
vậy, sẽ tránh được tình trạng ứ đọng vốn, tiết kiệm đựơc chi phí bảo quản, lưu giữ
hàng hoá và các chi phí khác.
Quá trình mua hàng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi nên giúp cho doanh
nghiệp tránh đựơc những rủi ro do biến động về giá, tình hình cung cầu vật tư, ,
thì sẽ giảm thiểu những thiệt hại khách quan gây ra.
Bên cạnh đó mua hàng theo nhu cầu còn có nhược điểm sau: Vì mua hàng
theo nhu cầu nên hoạt động mua hàng sẽ chịu áp lực rất lớn từ sản xuất, thời gian
cung ứng, chủng loại hàng, , và chi phí mua hàng thừơng cao, doanh nghiệp không
đựơc hưởng các ưu đãi, chiết khấu khi mua hàng.
Mua hàng theo lô lớn: Mua hàng theo lô lớn là lượng hàng mua một lần
nhiều hơn nhu cầu cần thực tế của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Bởi
vậy, biết rằng tổng chi phí cho việc nhập hàng sẽ nhỏ nhất khi chi phí lư
u trữ hàng
hoá bằng với chi phí mua hàng.
Nếu gọi các thông số:
Q : Sản lượng hàng/01đơn hàng
Q* : Sản lượng hàng tối ưu/01đơn hàng
D : Nhu cầu hàng năm
S : Chi phí đặt hàng
H : Chi phí tồn trữ/01 đơn vị/01 năm
d : Nhu cầu ngày
L : Thời gian vận chuyển đơn hàng (Lead time).
TC : Chi phí tồn kho.
GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1

Mua thanh toán ngay: Theo phương thức này thì khi bên bán giao hàng đã
nghiệm thu đạt thì doanh nghiệp phải làm thủ tục thanh toán cho bên bán.
Mua hàng thanh toán có thời hạn: Sau khi bên bán giao hàng đã nghi
ệm thu
đạt thì hạn thanh toán sẽ được tính kể từ ngày nhận hàng đạt tương ứng với thời
gian thỏa thuận thanh toán của hai bên.
H
DS
Q
2
*
=
GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1
6
Mua hàng trả thanh toán trước: Sau khi ký hợp đồng mua bán hàng hoá với
nhà cung cấp thì doanh nghiệp phải trả cọc một khoản tiền, có thể là một phần giá
trị lô hàng hay toàn bộ giá trị của lô hàng, đến thời hạn giao hàng bên bán sẽ tiến
hành giao hàng cho bên mua.
d. Căn cứ theo nguồn hàng
Mua hàng sản xuất trong nước: Đây là hình thức mua mà mọi hoạt động
mua của doanh nghiệp được tiến hành trong phạm vi một quốc gia. Nguồn hàng đó
được s
ản xuất trong nước.
Mua hàng nước ngoài có đại lý phân phối trong nước: Đây là hình thức mua
mà mọi hoạt động mua của doanh nghiệp được tiến hành trong phạm vi một quốc
gia. Nguồn hàng đó được sản xuất từ nước ngoài và được phân phối thông qua đại
lý tại quốc gia đó.
Cùng với cách thức phân loại như trên còn có nhiều cách phân loại khác:

cấp chính để xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài, bền vững và hỗ trợ lẫn nhau.
Ngược lại, doanh nghiệp cũng cần phải giúp đỡ nhà cung cấp khi họ gặp khó khăn.
Quy tắc luôn giữ thế chủ động trước các nhà cung cấp: Người mua sẽ chủ
động thương lượng với ngườ
i bán hàng với những điều kiện có lợi nhất khi mua
hàng.
1.2 Vai trò và nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp sản
xuất kinh doanh
1.2.1 Mục tiêu và vai trò của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp sản
xuất kinh doanh
1.2.1.1 Khái niệm về quản trị mua hàng
Theo cách tiếp cận quá trình: Quản trị mua hàng là quá trình hoạch định, tổ
chức, lãnh đạo và kiểm soát hoạt động mua hàng của doanh nghiệp sản xuất nhằm
đáp ứ
ng nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp.
Theo cách tiếp cận tác nghiệp: Quản trị mua hàng là quản trị bằng các bước
công việc như xác định nhu cầu, tìm và lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi và kiểm tra
việc giao nhận, đánh giá kết quả mua hàng nhằm đạt được các mục tiêu đã xác định.
1.2.1.2 Mục tiêu của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp sản xuất
kinh doanh
Do mua hàng là khâu cơ bản của hoạt động kinh doanh, và là điề
u kiện để
hoạt động của doanh nghiệp tồn tại và phát triển, để công tác quản trị mua hàng có
hiệu quả thì mục tiêu cơ bản là đảm bảo chất lượng hàng mua và mua hàng với chi
phí thấp nhất.
GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1
8
Trong các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, hoạt

thuận lợi góp phần làm giảm giá thành sàn phẩm, để doanh nghiệp có thể cạnh tranh
chiếm vị trí trên thị trường .
GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1
9
Vì vậy, khi xác định mục tiêu mua hàng cần đặt chúng trong các mục tiêu
của doanh nghiệp và tuỳ từng điều kiện sắp thứ tự ưu tiên giữa các mục tiêu mua
hàng đảm bảo cho hoạt động mua hàng đóng góp việc hoàn thành các mục tiêu
chung của doanh nghiệp. 1.2.2 Nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp sản xuất kinh
doanh
Để đảm bảo vật tư được cung ứng kịp thời cho nhu cầu sản xuất kinh doanh
và tiết kiệm chi phí thì triển khai có hiệu quả hoạt động mua hàng, cần thực hiện tốt
công tác quản trị mua hàng. Đây là một quá trình phức tạp được lặp đi, lặp lại thành
một chu kỳ.

Xác định
nhu cầu
Tìm và lựa
chọn nhà
cung cấp
Đàm phán
và
đặt hàng
Theo dõi và
thực hiện
giao hàng

V
cm
= V
cd
+ (V
d2
– V
d1
)
Trong đó:
V
cm
: Lượng hàng hoá vật tư thực mua vào trong toàn bộ kỳ sản xuất
kinh doanh.
V
cd
: Lượng hàng hóa vật tư cần dùng trong toàn bộ kỳ sản xuất
kinh doanh.
V
d1
: Lượng dự trữ hàng hóa vật tư đầu kỳ.
V
d2
: Lượng dự trữ hàng hóa vật tư cuối kỳ.
Tiêu chuẩn chất lượng hàng mua thì xác định theo nhu cầu sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp. Yêu cầu về chất lượng:
Doanh nghiệp phải đưa ra mục tiêu chất lượng đối với hàng mua.
Chất lượng tối ưu hàng hoá đáp ứng tốt nhất phù hợp với nhu cầu sản
xuất và tiết kiệm chi phí.
Thời gian mua phải đáp ứng

có một nhà cung cấp”. Có 04 loại chính sách lựa chọn nhà cung cấp:
Mua hay tự chế tạo
Loại chính sách này chỉ giới hạn cho một số loại vật tư nhất định như bán
thành phẩm, dụng cụ, bộ phận chi tiết sản phẩm. Tiêu chuẩn cơ bản chi phối sự lựa
chọn trong loại chính sách này là khả năng đảm bảo hiệu quả kinh tế. Nếu việc tự
ch
ế tạo có khả năng bảo đảm được chất lượng, kỳ hạn và chi phí thấp hơn tìm mua
trên thị trường, thì sự lựa chọn sẽ giành cho việc tực chế tạo và ngược lại.
Có 03 sự lựa chọn trong chính sách này là: Tìm mua trên thị trường; Tự chế
tạo bằng thiết bị và lao động của doanh nghiệp; Giao cho doanh nghiệp khác gia
công.
GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1
12
Vậy để bảo đảm tính hiệu quả và tính bền vũng của quan hệ gia công, cần
chú ý giải quyết nhiều vấn đề kinh tế – tổ chức và kỹ thuật, như xác định giá gia
công hợp lý, xây dựng hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu chính xác,
hướng dẫn theo dõi kỷ thuật sản xuất,
Mua của một hay của nhiều người.
Doanh nghiệp phải có sự cân nhắc giữa vi
ệc rải mua của một số nhà cung
cấp hay chỉ tập trung mua của một nhà cung cấp. Sự lựa chọn mua này đều có lợi và
bất lợi, tùy tính chất của loại nguyên liệu, lượng nguyên liệu cần mua thì doanh
nghiệp cần có sự lựa chọn thích hợp.
Dưới đây là tóm tắt những điểm có lợi và bất lợi của từng sự lựa chọn:
ĐiểmMột nhà cung cấpNhiều nhà cung cấp
Lợi
- Thuận lợi về sự tập trung của luồng
tiền tệ đi ra từ doanh nghiệp.

Mua trực tiếp hoặc mua qua trung gian
Việc mua hàng trực tiếp các loại nguyên liệu từ chính nơi nó sản xuất ra thì
doanh nghiệp có lợi thế khi mua hàng: giá ưu đãi hơn, giảm thiểu chi phí mua,
GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1
13
Việc mua hàng qua trung gian, như các đại lý phân phối, các hãng kinh
doanh vật tư , tuy có làm tăng chi phí mua hàng, nhưng lại cần thiết khi doanh
nghiệp mua hàng với số lượng ít, nguyên vật liệu vật tư nhập khẩu, hoặc vị trí nhà
cung cấp quá xa nơi sản xuất của doanh nghiệp,
Mua bán tương hỗ
Loại chính sách này được áp dụng một số doanh nghiệp cùng tương hỗ qua
lại với nhau trong mua bán hàng hoá vật tư.
Các tiêu chí để lựa chọn nhà cung c
ấp:
Vị thế và uy tín của nhà cung cấp trên thương trường so với các nhà cung
cấp khác.
Khả năng tài chính của các nhà cung cấp ở giai đoạn ổn định và phát triển
với tình hình tài chính lành mạnh.
Uy tín của nhà cung cấp về chất lượng sản phẩm, uy tín trong việc giao
nhận hàng hóa, như: Đúng thời hạn, đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Chính sách giá cả, chiết khấu, thanh toán và các dịch vụ sau bán hàng.
Vị trí đị
a lý của nhà cung cấp thì cũng ảnh hưởng đến khả năng giao hàng.
Doanh nghiệp phải nghiên cứu toàn diện và phân tích đánh giá các nhà cung
cấp trước khi đưa ra quyết định chọn lựa nhà cung cấp trong việc cung ứng hàng
hoá cho doanh nghiệp. Sau đó, doanh nghiệp tiến hành cho điểm từng tiêu thức có
gắn với hệ số quan trọng, từ đó xác định được tổng số điểm của mỗi nhà cung cấp.
Dự

ện trên cơ sở hợp đồng hay đơn đặt hàng.
Tuy nhiên, Doanh nghiệp cần đôn đốc, hối thúc các nhà cung cấp nhanh chóng giao
hàng để tránh tình trạng hàng đến chậm làm ảnh hưởng gián đoạn tới hoạt động sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Cần giám sát, theo dõi toàn bộ quá trình giao hàng của nhà cung cấp thực
hiện đúng các điều kiện ghi trong hợp đồng hay đơn đặt hàng, như: Hàng hoá nhập
kho phải nghiệm thu đạt yêu c
ầu về số lượng, chất lượng hàng và nhận đủ các
chứng từ giao hàng thì tiến hành các thủ tục ký chứng từ nhập kho. Nếu phát hiện
hàng giao không phù hợp như hàng bị hỏng, bao bì bị bể thì từ chối nhận hàng,
đồng thời lập biên bản và báo ngay cho nhà cung cấp trả hoặc giao đổi lại hàng.
1.2.2.5 Đánh giá kết quả mua hàng
Kết thúc quá trình mua nguyên vật liệu, doanh nghiệp cần phải tiến hành
đánh giá kết quả hoạt động mua. Nội dung đánh giá là so sánh giữa thực tế mua v
ới
các yêu cầu đặt ra cho quá trình mua, nếu kết quả không thỏa mãn được các yêu cầu
GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp

SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1
15
thì cần rà xét tìm nguyên nhân khắc phục để đảm bảo quá trình mua tiếp theo đạt
hiệu quả.
Việc đánh giá kết quả mua hàng cũng phải làm rõ trách nhiệm về ưu và
nhược điểm từng bộ phận có liên quan đến quá trình mua hàng.
Trên đây là tất cả quá trình mua hàng của doanh nghiệp, hoạt động quản trị mua
hàng luôn gắn liền với từng bước của quá trình. Bất kể xảy ra một sai sót nào của
nhà quả
n trị cũng đều ảnh hưởng đến kết quả mua hàng và từ đó ảnh hưởng đến kết
quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản trị mua hàng