Luận văn tốt nghiệp
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
K36A4
Mở đầu
Trong những năm qua nền kinh tế nớc ta đã và đang chuyển hoá mạnh
mẽ sang cơ chế thị trờng, theo định hớng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của
nhà nớc.
Trong cơ chế thị trờng, để thực hiện chiến lợc phát triển của nền kinh
tế, các doanh nghiệp đã và đang khắc phục những khó khăn, vớng mắc còn
tồn tại của của chế cũ. Từ cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp bớc sang
cơ chế quản trị kinh doanh phù hợp với cơ chế thị trờng. Sau hơn mời năm
đổi mới nền kinh tế, nớc ta đã có những thành tựu lớn tạo nên một bớc
ngoặt lịch sử trong sự phát triển kinh tế của đất nớc. Do vậy các doanh
nghiệp muốn đứng vững trên thị trờng thì phải nắm vững đợc thị hiếu của
ngời tiêu dùng, giảm chi phí, hạ giá thành, nâng cao chất lợng sản phẩm để
đáp ứng nhu cầu, thị hiếu đó.
Tuy nhiên không phải ngẫu nhiên mà có đợc sự phát triển nh vậy, nó
đòi hỏi phải có sự t duy, lề lối và phong cách làm việc trong nền kinh tế thị
trờng. Đối với mỗi doanh nghiệp vai trò của ngời lao động là rất quan trọng,
đây là điều kiện để có thể tồn tại và phát triển. Một ngời lãnh đạo tài năng,
quyết đoán có thể dẫn tới doanh nghiệp vợt qua mọi khó khăn đồng thời có
thể doanh nghiệp phát triển, toàn diện. Chính vì vậy mà việc nâng cao hiệu
quả trong công tác quản trị là vô cùng quan trọng.
Trong thời gian thực tập tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ em nhận
thấy công ty này là công ty nhà nớc vốn cũng chuyển mình từ cơ chế tập
trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trờng, để theo kịp với nhịp độ
phát triển của thời đại công ty cũng đã có rất nhiều sự thay đổi về phơng thức
kinh doanh của mình, thay đổi về phơng thức bán hàng, phơng thức tiêu thụ
... tuy nhiên hoạt động mua hàng vẫn cha đựơc quan tâm thực sự. Đây là vấn
đề mà không chỉ của công ty này mà gần nh nó tồn tại trong hầu hết các
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
K36A4 Chơng 1:
Cơ sở lý luận chung của quản trị mua hàng
trong doanh nghiệp thơng mại
1.1 Hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thơng
mại
1.1.1 Tầm quan trọng của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp
thơng mại
Mua hàng là hoạt động đầu tiên nhằm tạo ra yếu tố đầu vào ( đối với
doanh nghiệp thơng mại yếu tố đầu vào là nguồn hàng ) một cách đầy đủ, kịp
thời, đồng bộ, đúng quy cách chủng loại, chất lợng, phù hợp với nhu cầu của
khách hàng và kế hoạch bán ra của doanh nghiệp.
Dới góc độ của nhà quản trị thì mua hàng hoàn toàn trái ngựơc với bán
hàng. Nếu bán hàng có nghĩa là tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hàng hoá và
dịch vụ một cách có hệ thống và tìm cách làm tăng ý thức về nhu cầu đó thì
mua hàng là phủ nhận hoặc đình hoãn nhu cầu đó cho tới khi tìm ra đợc điều
kiện mua hàng tốt. Thực chất, mua hàng biểu hiện mối quan hệ giữa ngời với
ngời
Mua hàng là các hoạt động nghiệp vụ của các doanh nghiệp sau khi xem
xét, tìm hiểu về chủ hàng và cùng với chủ hàng bàn bạc, thoả thuận điều kiện
mua bán, thực hiện các thủ tục mua bán, thanh toán và các nghiệp vụ giao
nhận, vận chuyển nhằm tạo nên lực lợng hàng hoá tại doanh nghiệp với số
lợng, chất lợng, cơ cấu đáp ứng các nhu cầu của dự trữ, bán hàng phục vụ
cho khách hàng với chi phí thấp nhất.
Vị trí của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại
Mua hàng là nghiệp vụ mở đầu cho hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp, đây là khâu mở đầu cho lu chuyển hàng hoá, mua đúng chủng loại,
giữa các doanh nghiệp thực chất là cạnh tranh về giá. Cùng một loại sản phẩm
doanh nghiệp nào có giá thấp hơn dù chỉ rất ít song cũng đã thu hút đợc
khách hàng về phía mình. Mà muốn có giá bán thấp hơn thì doanh nghiệp
phải mua đợc hàng tốt hơn với chi phí thấp hơn. Doanh nghiệp muốn bán
đợc hàng tốt thì phải bắt đầu từ việc mua tốt. Việc mua hàng tốt của doanh
nghiệp sẽ giúp cho doanh nghiệp chiếm lĩnh đợc thị trờng .
Luận văn tốt nghiệp
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
K36A4
- Mua hàng đảm bảo có đủ lợng hàng bán ra cho khách hàng theo
đúng yêu cầu của họ. Đối với doanh nghiệp thơng mại khi mua hàng nếu
mua phải hàng kém chất lợng, kém phẩm chất, mẫu mã, chủng loại, kích cỡ
không phù hợp, lỗi mốt thì khách hàng sẽ không chấp nhận những sản phẩm
đó. Mà khách hàng đã không chấp nhận những sản phẩm đó thì hoạt động
kinh doanh không đạt hiệu quả. Mục đích của doanh nghiệp là phải làm sao
để khách hàng cảm thấy hài lòng về sản phẩm của mình để thu hút khách
hàng. Khách hàng là ngơì cuối cùng bỏ tiền túi ra để mua sản phẩm của
doanh nghiệp, là ngơì quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp hay không.
Cho nên có khách hàng thì doanh nghiệp mới có đợc doanh thu và thu đợc
lợi nhuận. Mua hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng, phù hợp với yêu
cầu kinh doanh giúp cho hoạt động kinh doanh thơng mại tiến hành thuận
lợi, kịp thời, đẩy nhanh đợc tốc độ lu chuyển hàng hoá, tạo điều kiện giữ
chứ tín và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Mua hàng là một trong những khâu
quan trọng nhằm thúc đẩy quá trình sản xuất, lu thông hàng hoá, tạo ra lợi
nhuận trong kinh doanh, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên, tạo điều
kiện tiếp thu khoa học kỹ thuật của thế giới.
1.1.2 Các phơng pháp và quy tắc mua hàng trong doanh nghiệp thơng
mại
1.1.2.1 Các phơng pháp mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại.
nghiệp tránh đựơc những rủi ro do biến động về giá hay do nhu cầu về hàng
hoá thay đổi, giảm thiểu những thiệt hại do thiên tai ( hoả hoạn, lũ lụt ...) hay
chiến tranh gây ra.
Bên cạnh đó mua hàng theo nhu cầu còn có nhựơc điểm cần lu ý :
+ Vì lựơng hàng mua về ít chỉ đủ bán ra ở mức độ bình thờng nên nếu việc
nhập hàng bị trễ hay hàng bán chạy hơn mức bình thừơng thì doanh nghiệp có
nguy cơ thiếu hàng.
+ Chi phí mua hàng thừơng cao, doanh nghiệp không đựơc hởng các u đãi
mà ngời bán hàng dành cho. Doanh nghiệp bị mất cơ hội kinh doanh trên thị
trờng khi trên thị trờng có cơn sốt về hàng hoá mà doanh nghiệp đang kinh
doanh, lúc đó mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ không đạt đựơc, doanh
nghiệp sẽ không thể thu đợc lợi nhuận siêu ngạch .
Mua hàng theo lô lớn:
Luận văn tốt nghiệp
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
K36A4
Mua hàng theo lô lớn là lựơng hàng mua một lần nhiều hơn nhu cầu bán
ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Trên cơ sở dự đoán nhu
cầu trong một khoản thời gian nhất định nào đó. Dựa vào một số luận cứ ta có
thể xác định đợc số lợng hàng tối u cần nhập bởi vậy ta biết rằng tổng chi
phí cho việc nhâp hàng sẽ nhỏ nhất khi chi phí lu trữ hàng hoá bằng với chi
phí mua hàng .
Nếu ta gọi :
C-Tổng chi phí
1
C
- Chi phí một lần mua hàng
Song nó cũng không tránh đợc những nhợc điểm phát sinh nhất định đó là :
+ Phải sử dụng một lợng vốn hàng hoá lớn điều này gây ra những khó khăn
tài chính cho doanh nghiệp, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp
Luận văn tốt nghiệp
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
K36A4
+ Chi phí bảo quản, bảo hiểm hàng hoá lớn .
+ Rủi ro ( thiên tai, mất cắp, lạc mốt, hạ giá ) cao .
b) Căn cứ vào hình thức mua
Tập trung thu mua :
Những doanh nghiệp có quy mô lớn thờng có những bộ phận chuyên
trách thu mua theo nhóm hàng, mặt hàng. Phơng pháp thu mua này có u
điểm là tiết kiệm đợc chi phí nhng nó có nhợc điểm là mua bán tách rời
nhau, nhiều khi mua hàng về không bán đợc vì không phù hợp với nhu cầu
của ngời tiêu dùng.
Phân tán thu mua :
Trong điều kiện doanh nghiệp khoán cho từng quầy hàng, họ phải tự lo
vốn và nguồn hàng kinh doanh. Ưu điểm của phơng pháp này là nắm chắc
đợc nhu cầu, thị trờng mua và bán gắn liền nhau. Nhợc điểm là số lợng
mua bán ít, giá cả cao, chi phí kí kết tăng.
Liên kết thu mua phân tán tiêu thụ :
Đây là hình thức mà các doanh nghiệp nhỏ thờng áp dụng do điều kiện
vốn ít, một số cửa hàng liên kết với nhau cùng thu mua hàng hoá, sau đó phân
phối lại cho các cửa hàng tiêu thụ. Ưu điểm của hình thức mua hàng này là
do mua nhiều nên mua đợc giá thấp, tiết kiệm đợc chi phí vận chuyển trên
một đơn vị hàng hoá, chi phí đi lại của cán bộ thu mua và một số chi phí khác
liên quan. Nhng cũng có nhợc điểm là do mua nhiều nên phải chi phí bảo
quản, hao hụt tăng, tốc độ chu chuyển vốn chậm .
c) Căn cứ vào thời hạn tín dụng
nhập khẩu. Đồng thời công ty cũng phải tính toán giá thành thực tế khi hàng
hoá đợc chuyển tới tay ngời mua để từ đó biết đợc kết quả của việc nhập
hàng
Cùng với cách thức phân loại nh trên còn có nhiều cách phân loại
khác nh: phân loại theo phơng thức mua theo hợp đồng, phơng thức mua
trực tiếp hay gián tiếp, phơng thức mua theo hợp đồng hay mua theo đơn
hàng, mua buôn hay mua lẻ ... Mỗi phơng pháp trên đều có những u và nh-
ợc điểm riêng nên các doanh nghiệp tuỳ vào thực trạng của mình trong từng
Luận văn tốt nghiệp
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
K36A4
thời điểm, từng giai đoạn nhất định để quyết định xem mình nên theo phơng
thức nào là thuận tiện nhất và tốt nhất.
1.1.2.2) Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả.
+ Quy tắc mua hàng của nhiều nhà cung cấp : doanh nghiệp nên lựa chọn
cho mình một số lợng nhà cung cấp nhất định. Điều đó sẽ giúp cho doanh
nghiệp phân tán đợc rủi ro bởi hoạt động mua hàng có thể gặp nhiều rủi ro từ
phía nhà cung cấp. Nếu nh doanh nghiệp chỉ mua hàng của một nhà cung
cấp duy nhất hoặc một số ít thì khi rủi ro xảy ra doanh nghiệp phải gánh chịu
tất cả và rất khó khắc phục. Những rủi ro xảy ra trong mua hàng là rất đa
dạng : nó có thể xảy ra do thất bại trong kinh doanh hay rủi ro khác mà bản
thân các nhà cung cấp gặp phải nh thiếu nguyên vật liệu, công nhân đình
công, chiến tranh ,do những trục trặc trong quá trình vận chuyển hay do sự bất
tín của các nhà cung cấp. Với ý nghĩ phân tán rủi ro, nhiều ngời gọi nguyên
tắc thứ nhất là nguyên tắc không bỏ tiền vào một túi . Ngoài ra nguyên tắc
này còn tạo sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp. Nếu hàng hoá đầu vào của
doanh nghiệp chỉ đợc mua từ một hay một số rất ít nhà cung cấp thì những
nhà cung cấp này có thể ép giá và áp đặt các điều kiện mua bán hàng cho
doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp tỏ ý định mua hàng của nhiều ngời thì bản
để không trở thành nô lệ cho nhà cung cấpvì vậy cách đơn giản nhất là ghi đầy
đủ tất cả các lời hứa của ngời bán hàng, sau đó tổng hợp chúng vào trong một
hợp đồng và bắt ngời bán kí vào đấy. Lúc này ta sẽ buộc ngời bán hàng
thơng lợng với mình một cách chủ động với những điều kiện có lợi
+ Quy tắc đảm bảo sự hợp lý trong tơng quan quyền lợi giữa
doanh nghiệp với nhà cung cấp: nếu doanh nghiệp khi mua hàng chấp nhận
những điều kiện bất lợi cho mình thì sẽ ảnh hởng xấu đến hiệu quả mua
hàng và có nguy cơ bị giảm đáng kể về lợi nhuận kinh doanh. Ngợc lại, nếu
doanh nghiệp cố tình ép nhà cung cấp để đạt đợc lợi ích của mình mà
không quan tâm đến lợi ích của nhà cung cấp thì dễ gặp trục trặc trong việc
thoả thuận ( không đạt đợc sự thoả thuận ) và thực hiện hợp đồng ( hợp đồng
có nguy cơ không thực hiện đợc ). Đảm bảo sự hợp lý về lợi ích không
chỉ là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp và nhà cung cấp gặp đợc nhau và
cùng nhau thực hiện hợp đồng, tạo chữ tín trong quan hệ làm ăn lâu dài, mà
Luận văn tốt nghiệp
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
K36A4
còn giúp cho doanh nghiệp giữ đợc sự tỉnh táo, sáng suốt trong đàm phán,
tránh những điều đáng tiếc có thể xảy ra.
1.2 Vai trò của quản trị mua hàng trong doanh
nghiệp thơng mại.
1.2.1 Mục tiêu và vai trò của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp
thơng mại.
+) Khái niệm:
Theo cách tiếp cận quá trình: Quản trị mua hàng là quá trình hoạch
định, tổ chức, lãnh đạo điều hành và kiểm soát hoạt động mua hàng của doanh
nghiệp thơng mại nhằm thực hiện mục tiêu đề ra.
Theo cách tiếp cận tác nghiệp : Quản trị mua hàng là quá trình bằng các
bớc công việc nh xác định nhu cầu mua hàng, tìm và lựa chọn nhà cung
ợng tối u chứ không phải có chất lợng tối đa. Chất lợng tối đa là mức chất
lợng mà tại đó hàng hoá đáp ứng tốt nhất một nhu cầu nào đó của ngời mua
và nh vậy ngời bán hay ngời sản xuất có thể thu đợc nhiều lợi nhuận
nhất. Còn chất lợng tối đa là mức chất lợng đạt đợc cao nhất của doanh
nghiệp khi sử dụng các yếu tố đầu vào để tạo ra sản phẩm, mức chất lợng này
có thể cao hơn hoặc thấp hơn chất lợng tối u nhng trình độ sử dụng các
yếu tố đầu vào của doanh nghiệp cha tối u
- Đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhất nhằm tạo những điều kiện thuận
lợi cho việc xác định giá bán hàng. Doanh nghiệp có thể hạ giá bán thấp hơn
các đối thủ cạnh tranh để kéo khách hàng về phía mình. Chi phí mua hàng
không chỉ thể hiện ở giá bán mà còn thể hiện ở chỗ mua hàng ở đâu, của ai, số
lợng là bao nhiêu ...để chi phí giao dịch, đặt hàng, chi phí vận chuyển là thấp
nhất. Các mục tiêu trên không phải lúc nào cũng thống nhất nhau đợc vì
thông thờng để đạt đợc cái này con ngời sẽ phải hy sinh cái khác hay mất
đi một thứ khác. Chẳng hạn thờng xảy ra mâu thuẫn giữa chất lợng và giá
cả, chất lợng tốt thì giá cao và ngợc lại. Ngoài ra mục tiêu mua hàng còn
mâu thuẫn với các mục tiêu của các chức năng khác. Vì vậy khi xác định mục
tiêu mua hàng cần đặt chúng trong tổng thể các mục tiêu của doanh nghiệp và
tuỳ từng điều kiện cụ thể mà xắp xếp thứ tự u tiên giữa các mục tiêu mua
hàng đảm bảo sao cho hoạt động mua hàng đóng góp tích cực nhất vào việc
hoàn thành các mục tiêu chung của doanh nghiệp.
+) Vai trò của quản trị mua hàng
Luận văn tốt nghiệp
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
K36A4
Quản trị mua hàng có ý nghĩa quan trọng đối với một doanh nghiệp thể
hiện ở chỗ phải tổ chức, chỉ đạo, kiểm soát hoạt động mua hàng sao cho mua
đợc hàng thờng xuyên, đều đặn và kịp thời, cung cấp hàng hoá phù hợp với
nhu cầu về số lợng, cơ cấu, chủng loại với chất lợng tốt, giá cả hợp lí. Quản
các nhà quản trị mua hàng cần thực hiện tốt quá trình mua hàng
Sơ đồ quá trình mua hàng trong doanh nghiệp Thoả mãn không thoả mãn
a) Xác định nhu cầu mua hàng:
Thực chất của giai đoạn này là trả lời câu hỏi doanh nghiệp mua cái gì,
mua với số lợng bao nhiêu và chất lợng nh thế.
Mua cái gì?
Mua cái gì doanh nghiệp cần tức là thị trờng cần. Để xác định xem mình
cần mua cái gì thì doanh nghiệp phải đi nghiên cứu tìm hiểu xem khách hàng
cần gì, nắm chắc nhu cầu của khách hàng để thoả mãn. Nghiên cứu thị trờng
giúp cho các doanh nghiệp xác định đợc nhu cầu, từ đó xác định đợc tổng
cung hàng hoá, đây là kế hoạch tạo nguồn và mua hàng. Đồng thời xác định
cụ thể lợng cung của từng khu vực, từng chủng loại để lựa chọn chủ hàng,
phơng thức mua hàng phù hợp, đảm bảo số lợng, loại hàng mua, thời gian
mua phù hợp với kế hoạch bán ra của doanh nghiệp, tạo ra lợi nhuận hợp
pháp, hiệu quả.
Mua với số lợng bao nhiêu? Trên thực tế ngời ta thờng dựa vào công
thức cân đối
mua vào của từng mặt hàng
Mua với chất lợng nh hế nào? xác định theo nhu càu bán ra của doanh
nghiệp. Mua vào phụ thuộc vào nhu cầu bán ra của doanh nghiẹp cả về số
lợng,chất lợng ,giá cả và cơ cấu .
- Yêu cầu về chất lợng:
+ doanh gnhiệp phải đa ra mục tiêu chất lợng đối với hàng hoá mua vào.
+ cần chú ý theo đuổi mục tiêu chất lợng tối u chứ không phải mục tiêu
chất lợng tối đa.
+ Ngoài ra doanh nghiệp cần chú ý đến yêu cầu về cơ cấu, chủng loại, mẫu
mã, thời gian để đảm bảo đợc mục tiêu chi phí và mục tiêu an toàn.
Việc xác định nhu cầu mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp có đợc lợng
hàng tối u mà doanh nghiệp sẽ mua từ đó mới có thể tìm và lựa chọn nhà
cung cấp cho phù hợp .
b ) Tìm và lựa chọn nhà cung cấp.
Thực chất là để trả lời câu hỏi mua của ai. Để thực hiện đợc mục tiêu
trên doanh nghiệp phải đi tìm và lựa chọn nhà cung cấp.
Luận văn tốt nghiệp
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
K36A4
Tìm nhà cung cấp để đáp ứng nhu cầu đã xác định ở trên của doanh
nghiệp và việc tìm nhà cung cấp có thể đợc thực hiện thông qua:
+ Thông qua chơng trình quảng cáo, giới thiệu của nhà cung cấp.
+ Thông qua hội chợ triển lãm.
+ Thông qua đơn th chào hàng.
+ Thông qua hội nghị khách hàng.
- Lựa chọn nhà cung cấp:
Khi lựa chọn các nhà cung cấp cần vận dụng một cách sáng tạo nguyên tắc
không nên chỉ có một nhà cung cấp . Muốn vậy phải nghiên cứu toàn diện và
kĩ các nhà cung cấp trớc khi đa ra quyết định chọn lựa, phải đánh giá đợc
thể tự tìm đến nhà cung cấp thông qua hội chợ triển lãm, qua giới thiệu, qua
tạp chí, qua niêm qiám, qua gọi thầu ...
Qua phân tích các nhân tố ảnh hởng đến cung ứng so sánh và cân
nhắc những ngời cấp hàng, doanh nghiệp có thể chọn ngời cấp hàng cho
mình. Các nguyên tắc lựa chọn đợc đặt ra cân nhắc là:
+ Nếu lựa chọn quá ít nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng với số lợng
mua nhiều doanh nghiệp có lợi thế mua hàng với giá u đãi, về lâu dài có thể
trở thành khách hàng truyền thống... nhng lại có hạn chế là rủi ro cao khi nhà
cung cấp gặp rắc rối không có đủ hàng hoặc không có hàng cung cấp cho
doanh nghiệp trong trờng hợp đó doanh nghiệp sẽ không kịp chuẩn bị đủ
hàng để bán, đôi khi bị ép giá ...
+ Ngợc lại nếu lựa chọn nhiều nhà cung cấp cho mình có u điểm là giảm
đợc độ rủi ro, tránh đợc sự ép giá ... nhng lại có hạn chế là không đợc giảm
giá do mua ít, doanh nghiệp khó trở thành bạn hàng truyền thống, tính ổn định
về giá cả và chất lợng không cao ... các nhà quản trị cần có sự lựa chọn hợp
lý. Ngoài ra các nhà quản trị cần chú ý đến vấn đề sau:
+ Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang sẵn có nhà cung ứng ( tức
là những mặt hàng doanh nghiệp đang kinh doanh ) thì việc có cần phải tìm
kiếm các nhà cung cấp mới hay không cần phải dựa trên nguyên tắc nếu các
nhà cung cấp còn làm cho chúng ta hài lòng thì còn tiếp tục mua hàng của họ
Luận văn tốt nghiệp
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
K36A4
+ Đối với những hàng hoá mới đợc đa vào danh mục mặt hàng kinh doanh
của doanh nghiệp hoặc trong trờng hợp phải tìm kiếm nhà cung cấp mới thì
cần phải tiến hành nghiên cứu kĩ các nhà cung cấp.
- Phơng pháp lựa chọn:
Xây dựng hàng loạt các tiêu chuẩn và cho điểm các nhà cung cấp khác nhau
để có quyết định lựa chọn.
- Giá cả và sự giao động về gía cả khi giá cả trên thị trờng lúc giao hàng có
biến động
- Xác định phơng thức thanh toán ngay, chuyển khoản, tín dụng chứng từ
và xác định thời hạn thanh toán.
Khi đã tham gia đàm phán thơng lợng với các đối tác, doanh nghiệp phải
lựa chọn những nhân viên có trình độ chuyên môn cao, khả năng giao tiếp tốt.
Có nh vậy, doanh nghiệp mới đạt đợc các mục đích của mình trong đàm
phán.
Sau khi đã thoả thuận các điều kiện trong bớc thơng lợng nếu chấp
nhận, doanh nghiệp cần tiến hành kí kết hợp đồng hay đơn hàng bằng văn bản.
Đây là cơ sở để các bên cùng thực hiện theo và khi xảy ra tranh chấp thì nó là
bằng chứng để đa ra trọng tài kinh tế.
- Doanh nghiệp có thể tién hành đặt hàng bằng các hình thức nh:
+ Kí kết hợp đồng mua bán : nội dung của hợp đồng bao gồm.
Tên, địa chỉ của các bên mua- bán hoặc ngời đại diện cho các bên.
Tên, số lợng, quy cách, phẩm chất của hàng hoá.
Đơn giá và phơng định giá.
Phơng pháp và điều kiện giao nhận.
Điều kiện vận chuyển.
Phơng thức và điều kiện thanh toán( thời hạn thanh toán, hình thức và
phơng thức thanh toán, các điều kiện u đãi trong thanh toán nếu có)
+ Gửi đơn đặt hàng( đứng ten ngời mua) đây là hợp đồng mang tình pháp
lí thấp hơn hợp đồng kí kết mua bán.
+ Hoá đơn bán hàng( đứng tên ngời bán) đây là hợp đòng mà tính pháp lí
là thấp nhất.
d) Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng:
Việc giao nhận hàng đợc thực hiện trên cơ sở hợp đồng tuy nhiên cần
đôn đốc, thúc giục các nhà cung cấp nhanh chóng chuyển hàng để tránh tình
Luận văn tốt nghiệp
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
nghiệp là sai lầm, doanh nghiệp phải tiếp tục tìm kiếm lại nhà cung cấp mới,
tìm ra và khắc phục những sai sót để tránh phạm phải sai lầm đó .
Luận văn tốt nghiệp
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
K36A4
Việc đánh giá kết quả mua hàng phải làm rõ những thành công cũng
nh những mặt tồn tại của hoạt động mua hàng, đo lờng sự đóng góp của các
thành viên, từng bộ phận có liên quan, đồng thời làm rõ trách nhiệm của mỗi
cá nhân và mỗi bộ phận.
Trên đây là tất cả quá trình mua hàng của doanh nghiệp, hoạt động
quản trị luôn gắn liền với từng bớc của quá trình này từ khâu khởi điểm đến
khâu kết thúc. Bất kể một sai sót nào của nhà quản trị cũng đều ảnh hởng
đến kết quả mua hàng, từ đó ảnh hởng đến kết quả bán ra của doanh nghiệp .
1.3 Sự cần thiết và phơng hớng cơ bản nhằm nâng
cao công tác quản trị mua hàng.
1.3.1 Sự cần thiết phải nâng cao công tác quản trị mua hàng trong doanh
nghiệp thơng mại.
Trong điều kiện kinh doanh ngày nay các doanh nghiệp luôn phải chịu
sức ép cạnh tranh rất nhiều chính vì vậy đòi hỏi các doanh nghiệp phải tìm
cách làm sao duy trì đợc hoạt động kinh doanh trong điều kiện đó đồng thời
doanh nghiệp phát triển đi lên. Hơn nữa đòi hỏi của khách hàng ngày càng cao
luôn có sự thay đổi trong mua bán hàng hoá. Chính vì vậy việc nâng cao công
tác quản trị mua hàng là một trong các giải pháp giúp doanh nghiệp đạt đợc
hiệu quả kinh doanh của mình. Hơn nữa việc tạo nguồn hàng là nghiệp vụ đầu
tiên mở đầu cho hoạt động trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh.
Muốn có sản phẩm đem bán trên thị trờng thì phải có hàng hoá đầu vào. Tuy
nhiên không phải lúc nào doanh nghiệp cũng có đủ hàng để bán. Trong nhiều
trờng hợp doanh nghiệp có thể không mua đợc hàng để bán .
- Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng góp phần nâng hiệu
sẽ ảnh hởng đến khối lợng hàng hoá dự trữ cho chu kì kinh doanh tiếp theo
hoặc không làm tốt khâu nghiệp vụ về khâu dự trữ làm hàng hoá bị hỏng hóc,
không giữ đợc chất lợng, gây mất mát hàng hoá làm tổn thất lớn cho doanh
nghiệp. Tất cả các hoạt động mua hàng vì mục tiêu chung của doanh nghiệp.
- Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng giúp cho hoạt động
tài chính của doanh thuận lợi nh việc thu hồi vốn nhanhDo đó khi lập kế
hoạch mua hàng doanh nghiệp dựa trên cơ sở mức tiêu thụ sản phẩm, do đó
sản phẩm cung ứng sẽ đợc tiêu thụ hết không còn tình trạng hàng hoá bị ứ
đọng nếu có thì không đáng kể. Đồng vốn quay vòng nhanh. Mặt khác khi
doanh nghiệp có mối quan hệ tốt với nhà cung ứng có thể mua đợc hàng hoá
Luận văn tốt nghiệp
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
K36A4
với giá rẻ hơn, đợc u tiên trong trờng hợp hàng hóa khan hiếm hay nên
cơn sốt nh vậy doanh nghiệp sẽ tiết kiệm đợc chi phí kinh doanh hay có thể
thu đợc lợi nhuận.
- Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng có tác dụng đối với
lĩnh vực sản xuất hay nhập khẩu. Nó đảm bảo thị trờng cho doanh nghiệp có
hàng hoá để cung ứng tạo điều kiện để ổn định nguồn hàng cung ứng với các
đơn vị kinh doanh.
1.3.2) Các nhân tố ảnh hởng đến công tác quản trị mua hàng .
Để hoạt động mua hàng đạt hiệu quả cao thì các nhà quản trị không chỉ
hiểu rõ về quá trình quản trị mua hàng mà còn cần phải nắm rõ các nhân tố
ảnh hởng tới quá trình quản trị mua hàng cũng nh các quy tắc để đảm bảo
mua hàng có hiệu quả. Để hoạt động bán hàng đợc tốt thì quá trình mua
hàng phải theo sát nhu cầu ngời tiêu dùng dới góc độ cơ hội đợc lựa chọn
ngơì mua, số lợng của ngời mua, sự quan tâm của ngời bán với ngời
mua đối với hàng hoá của doanh nghiệp cơ cấu tiêu dùng của ngời mua đối
với chi phí của doanh nghiệp, nhu cầu tăng giảm hàng hoá tiêu dùng, sự khác
doanh, hạn chế rủi ro đến mức thấp nhất. Khi có chính sách sản phẩm doanh
nghiệp sẽ hình thành đợc phơng hớng kinh doanh, đầu t nghiên cứu đúng
hớng. Với mỗi sản phẩm luôn gắn liền với một chu kì sống nhất định nên để
có một chính sách sản phẩm đúng đắn thì doanh nghiệp phải đi nghiên cứu
chu kì sống của sản phẩm nhằm xác định xem sản phẩm đó đang ở giai đoạn
nào của chu kì sống. Mặt khác với mỗi sản phẩm doanh nghiệp phải đi nghiên
cứu xem tình hình tiêu thụ của sản phẩm đó trên thị trờng và của bản thân
doanh nghiệp đó nh nào.
+ Kế hoạch chi tiết :
Sau khi xác định nhu cầu trong công tác hoạch định mua hàng nhà quản
trị phải đa ra đợc một kế hoạch mua hàng chi tiết, phải lựa chọn đợc mặt
hàng cung ứng. Kế hoạch mua hàng chi tiết hợp lí phải đảm bảo làm sao có
đủ lợng hàng dự trữ nhất định phù hợp với nhu cầu bán ra. Nếu kế hoạch
không hợp lí sẽ dẫn đến tình trạng thừa hoặc thiếu hàng dự trữ gây ứ đọng về
vốn.
Trong hoạt động kinh doanh các doanh nghiệp thờng kinh doanh nhiều
mặt hàng. Mỗi mặt hàng lại chiếm vai trò, vị trí nhất định. Có những mặt hàng
giữ vị trí chủ đạo và cũng có những mặt hàng giữ vị trí thứ yếu. Những mặt
Copyright: Tài liệu đại học ©