Luận văn tốt nghiệp

Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
1

Mở đầu

Trong những năm qua nền kinh tế nớc ta đã và đang chuyển hoá mạnh
mẽ sang cơ chế thị trờng, theo định hớng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của
nhà nớc.
Trong cơ chế thị trờng, để thực hiện chiến lợc phát triển của nền kinh
tế, các doanh nghiệp đã và đang khắc phục những khó khăn, vớng mắc còn
tồn tại của của chế cũ. Từ cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp bớc sang
cơ chế quản trị kinh doanh phù hợp với cơ chế thị trờng. Sau hơn mời năm
đổi mới nền kinh tế, nớc ta đã có những thành tựu lớn tạo nên một bớc
ngoặt lịch sử trong sự phát triển kinh tế của đất nớc. Do vậy các doanh
nghiệp muốn đứng vững trên thị trờng thì phải nắm vững đợc thị hiếu của
ngời tiêu dùng, giảm chi phí, hạ giá thành, nâng cao chất lợng sản phẩm để
đáp ứng nhu cầu, thị hiếu đó.
Tuy nhiên không phải ngẫu nhiên mà có đợc sự phát triển nh vậy, nó
đòi hỏi phải có sự t duy, lề lối và phong cách làm việc trong nền kinh tế thị
trờng. Đối với mỗi doanh nghiệp vai trò của ngời lao động là rất quan trọng,
đây là điều kiện để có thể tồn tại và phát triển. Một ngời lãnh đạo tài năng,
quyết đoán có thể dẫn tới doanh nghiệp vợt qua mọi khó khăn đồng thời có
thể doanh nghiệp phát triển, toàn diện. Chính vì vậy mà việc nâng cao hiệu
quả trong công tác quản trị là vô cùng quan trọng.
Trong thời gian thực tập tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ em nhận
thấy công ty này là công ty nhà nớc vốn cũng chuyển mình từ cơ chế tập
trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trờng, để theo kịp với nhịp độ
phát triển của thời đại công ty cũng đã có rất nhiều sự thay đổi về phơng thức

Luận văn tốt nghiệp

Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
3

Chơng 1:
Cơ sở lý luận của quản trị mua hàng
trong doanh nghiệp thơng mại

1.1 Hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thơng
mại
1.1.1 Tầm quan trọng của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp
thơng mại
Mua hàng là hoạt động đầu tiên nhằm tạo ra yếu tố đầu vào (đối với
doanh nghiệp thơng mại yếu tố đầu vào là nguồn hàng) một cách đầy đủ, kịp
thời, đồng bộ, đúng quy cách, chủng loại, chất lợng, phù hợp với nhu cầu của
khách hàng và kế hoạch bán ra của doanh nghiệp.
Dới góc độ của nhà quản trị thì mua hàng hoàn toàn trái ngựơc với bán
hàng. Nếu bán hàng có nghĩa là tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hàng hoá và
dịch vụ một cách có hệ thống và tìm cách làm tăng ý thức về nhu cầu đó thì
mua hàng là phủ nhận hoặc đình hoãn nhu cầu đó cho tới khi tìm ra đợc điều
kiện mua hàng tốt. Thực chất, mua hàng biểu hiện mối quan hệ giữa ngời với
ngời

mãn tốt nhất nhu cầu của khách hàng, đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của
khách hàng để thu hút khách hàng về phía mình. Mục đích kinh doanh của
doanh nghiệp là tìm kiếm lợi nhuận tối đa do đó phải tính đến mua hàng với
số lợng và giá cả hợp lý tránh tình trạng hàng thừa hay thiếu đều không tốt
cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Mua hàng góp phần nâng cao
khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thị trờng. Điều này thể hiện chi
phí mua hàng của doanh nghiệp (bao gồm cả giá mua hàng của doanh nghiệp
và những chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng cuả doanh nghiệp nh chi
phí đặt hàng, chi phí vận chuyển... ) sẽ làm cho giá đầu vào trên một đơn vị
cao và từ đó làm cho giá bán cao.
- Mua hàng đảm bảo có đủ lợng hàng bán ra cho khách hàng theo đúng yêu
cầu của họ. Đối với doanh nghiệp thơng mại khi mua hàng nếu mua phải
hàng kém chất lợng, kém phẩm chất, mẫu mã, chủng loại, kích cỡ không phù
hợp, lỗi mốt thì khách hàng sẽ không chấp nhận những sản phẩm đó. Mà
Luận văn tốt nghiệp

Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
5
khách hàng đã không chấp nhận những sản phẩm đó thì hoạt động kinh doanh
không đạt hiệu quả. Mục đích của doanh nghiệp là phải làm sao để khách
hàng cảm thấy hài lòng về sản phẩm của mình để thu hút khách hàng. Khách
hàng là ngơì cuối cùng bỏ tiền túi ra để mua sản phẩm của doanh nghiệp, là
ngơì quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp hay không. Cho nên có khách
hàng thì doanh nghiệp mới có đợc doanh thu và thu đợc lợi nhuận. Mua
hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng, phù hợp với yêu cầu kinh doanh
giúp cho hoạt động kinh doanh thơng mại tiến hành thuận lợi, kịp thời, đẩy
nhanh đợc tốc độ lu chuyển hàng hoá, tạo điều kiện giữ chứ tín và nâng cao
hiệu quả kinh doanh. Mua hàng là một trong những khâu quan trọng nhằm
thúc đẩy quá trình sản xuất, lu thông hàng hoá, tạo ra lợi nhuận trong kinh

+ Lựơng tiền bỏ ra cho từng lần mua hàng là không lớn lắm nên giúp cho
doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh và do mua bao nhiêu bán hết bấy nhiêu nên
lựơng hàng hoá dự trữ ít. Do vậy sẽ tránh đợc tình trạng ứ đọng vốn, tiết kiệm
đựơc chi phí bảo quản, giữ gìn hàng hoá và các chi phí khác. Điều đó làm tăng
nhanh tốc độ chu chuyển của vốn
+ Quá trình mua hàng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi nên giúp cho doanh
nghiệp tránh đựơc những rủi ro do biến động về giá hay do nhu cầu về hàng
hoá thay đổi, giảm thiểu những thiệt hại do thiên tai (hoả hoạn, lũ lụt... ) hay
chiến tranh gây ra.
Bên cạnh đó mua hàng theo nhu cầu còn có nhựơc điểm cần lu ý:
+ Vì lựơng hàng mua về ít chỉ đủ bán ra ở mức độ bình thờng nên nếu việc
nhập hàng bị trễ hay hàng bán chạy hơn mức bình thừơng thì doanh nghiệp có
nguy cơ thiếu hàng.
+ Chi phí mua hàng thừơng cao, doanh nghiệp không đựơc hởng các u đãi
mà ngời bán hàng dành cho. Doanh nghiệp bị mất cơ hội kinh doanh trên thị
trờng khi trên thị trờng có cơn sốt về hàng hoá mà doanh nghiệp đang kinh
doanh, lúc đó mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ không đạt đựơc, doanh
nghiệp sẽ không thể thu đợc lợi nhuận siêu ngạch .
Mua hàng theo lô lớn: Mua hàng theo lô lớn là lựơng hàng mua một lần
nhiều hơn nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định.
Trên cơ sở dự đoán nhu cầu trong một khoản thời gian nhất định nào đó. Dựa
vào một số luận cứ ta có thể xác định đợc số lợng hàng tối u cần nhập bởi
vậy ta biết rằng tổng chi phí cho việc nhâp hàng sẽ nhỏ nhất khi chi phí lu trữ
hàng hoá bằng với chi phí mua hàng.
Nếu ta gọi: C-Tổng chi phí

1
C
- Chi phí một lần mua hàng


những u đãi của các nhà cung cấp.
+ Chủ động chọn đợc các nhà cung cấp uy tín nên ít gặp rủi ro khi nhập hàng
+ Có thể chớp đợc thời cơ nếu có những cơn sốt thị trờng, do đó có thể
thu đợc lợi nhuận siêu ngạch .
Song nó cũng không tránh đợc những nhợc điểm phát sinh nhất định đó là:
+ Phải sử dụng một lợng vốn hàng hoá lớn điều này gây ra những khó khăn
tài chính cho doanh nghiệp, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp
+ Chi phí bảo quản, bảo hiểm hàng hoá lớn.
+ Rủi ro (thiên tai, mất cắp, lạc mốt, hạ giá ) cao.
b) Căn cứ vào hình thức mua
Tập trung thu mua: Những doanh nghiệp có quy mô lớn thờng có
những bộ phận chuyên trách thu mua theo nhóm hàng, mặt hàng. Phơng
pháp thu mua này có u điểm là tiết kiệm đợc chi phí nhng nó có nhợc
điểm là mua bán tách rời nhau, nhiều khi mua hàng về không bán đợc vì
không phù hợp với nhu cầu của ngời tiêu dùng.
Phân tán thu mua: Trong điều kiện doanh nghiệp khoán cho từng quầy
hàng, họ phải tự lo vốn và nguồn hàng kinh doanh. Ưu điểm của phơng pháp
Luận văn tốt nghiệp

Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
8
này là nắm chắc đợc nhu cầu, thị trờng mua và bán gắn liền nhau. Nhợc
điểm là số lợng mua bán ít, giá cả cao, chi phí kí kết tăng.
Liên kết thu mua phân tán tiêu thụ: Đây là hình thức mà các doanh
nghiệp nhỏ thờng áp dụng do điều kiện vốn ít, một số cửa hàng liên kết với
nhau cùng thu mua hàng hoá, sau đó phân phối lại cho các cửa hàng tiêu thụ.
Ưu điểm của hình thức mua hàng này là do mua nhiều nên mua đợc giá thấp,
tiết kiệm đợc chi phí vận chuyển trên một đơn vị hàng hoá, chi phí đi lại của
cán bộ thu mua và một số chi phí khác liên quan. Nhng cũng có nhợc điểm

+ Nhập khẩu trực tiếp là hình thức nhập khẩu trong đó công ty thực hiện từ
khâu đầu đến khâu cuối từ khi tìm hiểu nhu cầu của thị trờng để mua đến khi
bán hàng và thu tiền về bằng vốn của mình.
Cùng với cách thức phân loại nh trên còn có nhiều cách phân loại khác
nh: phân loại theo phơng thức mua theo hợp đồng, phơng thức mua trực
tiếp hay gián tiếp, phơng thức mua theo hợp đồng hay mua theo đơn hàng,
mua buôn hay mua lẻ...Mỗi phơng pháp trên đều có những u và nhợc điểm
riêng nên các doanh nghiệp tuỳ vào thực trạng của mình trong từng thời điểm,
từng giai đoạn nhất định để quyết định xem mình nên theo phơng thức nào là
thuận tiện nhất và tốt nhất.
1.1. 2. 2 Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả.
+ Quy tắc mua hàng của nhiều nhà cung cấp: doanh nghiệp nên lựa chọn cho
mình một số lợng nhà cung cấp nhất định. Điều đó sẽ giúp cho doanh nghiệp
phân tán đợc rủi ro bởi hoạt động mua hàng có thể gặp nhiều rủi ro từ phía
nhà cung cấp. Nếu nh doanh nghiệp chỉ mua hàng của một nhà cung cấp duy
nhất hoặc một số ít thì khi rủi ro xảy ra doanh nghiệp phải gánh chịu tất cả và
rất khó khắc phục. Những rủi ro xảy ra trong mua hàng là rất đa dạng: nó có
thể xảy ra do thất bại trong kinh doanh hay rủi ro khác mà bản thân các nhà
cung cấp gặp phải nh thiếu nguyên vật liệu, công nhân đình công, chiến
tranh, do những trục trặc trong quá trình vận chuyển hay do sự bất tín của các
nhà cung cấp. Với ý nghĩ phân tán rủi ro, nhiều ngời gọi nguyên tắc thứ nhất
là nguyên tắc không bỏ tiền vào một túi . Ngoài ra nguyên tắc này còn tạo
sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp. Nếu hàng hoá đầu vào của doanh nghiệp
chỉ đợc mua từ một hay một số rất ít nhà cung cấp thì những nhà cung cấp
Luận văn tốt nghiệp

Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
10
này có thể ép giá và áp đặt các điều kiện mua bán hàng cho doanh nghiệp. Khi


Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
11
đồng và bắt ngời bán kí vào đấy. Lúc này ta sẽ buộc ngời bán hàng thơng
lợng với mình một cách chủ động với những điều kiện có lợi
+ Quy tắc đảm bảo sự hợp lý trong tơng quan quyền lợi giữa doanh
nghiệp với nhà cung cấp: nếu doanh nghiệp khi mua hàng chấp nhận những
điều kiện bất lợi cho mình thì sẽ ảnh hởng xấu đến hiệu quả mua hàng và có
nguy cơ bị giảm đáng kể về lợi nhuận kinh doanh. Ngợc lại, nếu doanh
nghiệp cố tình ép nhà cung cấp để đạt đợc lợi ích của mình mà không
quan tâm đến lợi ích của nhà cung cấp thì dễ gặp trục trặc trong việc thoả
thuận (không đạt đợc sự thoả thuận) và thực hiện hợp đồng (hợp đồng có
nguy cơ không thực hiện đợc). Đảm bảo sự hợp lý về lợi ích không chỉ là
điều kiện cơ bản để doanh nghiệp và nhà cung cấp gặp đợc nhau và cùng
nhau thực hiện hợp đồng, tạo chữ tín trong quan hệ làm ăn lâu dài, mà còn
giúp cho doanh nghiệp giữ đợc sự tỉnh táo, sáng suốt trong đàm phán, tránh
những điều đáng tiếc có thể xảy ra.
1.2 Vai trò và nội dung của quản trị mua hàng trong
doanh nghiệp thơng mại
.
1.2.1 Mục tiêu và vai trò của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp
thơng mại.
+) Khái niệmvề quản trị mua hàng:
Theo cách tiếp cận quá trình: quản trị mua hàng là quá trình hoạch định,
tổ chức, lãnh đạo điều hành và kiểm soát hoạt động mua hàng của doanh
nghiệp thơng mại nhằm thực hiện mục tiêu bán hàng.
Theo cách tiếp cận tác nghiệp: Quản trị mua hàng là quản trị bằng các
bớc công việc nh xác định nhu cầu, tìm và lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi
và kiểm tra việc giao nhận, đánh giá kết quả mua hàng nhằm đạt đợc các

sản xuất, lu thông và tiêu dùng là cần có những hàng hoá có chất lợng tối
u chứ không phải có chất lợng tối đa. Chất lợng tối đa là mức chất lợng
mà tại đó hàng hoá đáp ứng tốt nhất một nhu cầu nào đó của ngời mua và
nh vậy ngời bán hay ngời sản xuất có thể thu đợc nhiều lợi nhuận nhất.
Còn chất lợng tối đa là mức chất lợng đạt đợc cao nhất của doanh nghiệp
khi sử dụng các yếu tố đầu vào để tạo ra sản phẩm, mức chất lợng này có thể
cao hơn hoặc thấp hơn chất lợng tối u nhng trình độ sử dụng các yếu tố
đầu vào của doanh nghiệp cha tối u
Luận văn tốt nghiệp

Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
13
- Đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhất nhằm tạo những điều kiện thuận
lợi cho việc xác định giá bán hàng. Doanh nghiệp có thể hạ giá bán thấp hơn
các đối thủ cạnh tranh để kéo khách hàng về phía mình. Chi phí mua hàng
không chỉ thể hiện ở giá bán mà còn thể hiện ở chỗ mua hàng ở đâu, của ai, số
lợng là bao nhiêu... để chi phí giao dịch, đặt hàng, chi phí vận chuyển là thấp
nhất. Các mục tiêu trên không phải lúc nào cũng thống nhất nhau đợc vì
thông thờng để đạt đợc cái này con ngời sẽ phải hy sinh cái khác hay mất
đi một thứ khác. Chẳng hạn thờng xảy ra mâu thuẫn giữa chất lợng và giá
cả, chất lợng tốt thì giá cao và ngợc lại. Ngoài ra mục tiêu mua hàng còn
mâu thuẫn với các mục tiêu của các chức năng khác. Vì vậy khi xác định mục
tiêu mua hàng cần đặt chúng trong tổng thể các mục tiêu của doanh nghiệp và
tuỳ từng điều kiện cụ thể mà xắp xếp thứ tự u tiên giữa các mục tiêu mua
hàng đảm bảo sao cho hoạt động mua hàng đóng góp tích cực nhất vào việc
hoàn thành các mục tiêu chung của doanh nghiệp.
+) Tầm quan trọng của quản trị mua hàng :
Quản trị mua hàng có ý nghĩa quan trọng đối với một doanh nghiệp thể
hiện ở chỗ phải tổ chức, chỉ đạo, kiểm soát hoạt động mua hàng sao cho mua

quá trình mua hàng đợc tốt các nhà quản trị mua hàng cần thực hiện tốt quá
trình mua hàng.

Sơ đồ quá trình mua hàng trong doanh nghiệp

Xác định
nhu cầu
Tìm và lựa
chọn nhà
cung cấp
Thơng
lợng và
đặt hàng
Theo dõi và
thực hiện
giao hàng
Đánh giá kết quả mua hàng
Thoả mãn Không thoả mãn

Dhh- Định mức hao hụt (nếu có)
Từ công thức cân đối có thể xác định đợc nhu cầu mua vào trong kì
nh sau:
M = B + D ck D dk +Dhh
Luận văn tốt nghiệp

Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
16
Công thức trên đợc dùng để xác định nhu cầu mua vào của từng mặt
hàng. Tổng lợng hàng mua vào của doanh nghiệp bằng tổng các lợng hàng
mua vào của từng mặt hàng.
Chất lợng mua vào nh thế nào? xác định theo nhu cầu bán ra của
doanh nghiệp. Mua vào phụ thuộc vào mức bán ra của doanh nghiệp cả về số
lợng, chất lợng, cơ cấu.
Yêu cầu về chất lợng:
+ Doanh nghiệp phải đa ra mục tiêu chất lợng đối với hàng hoá mua vào.
+ Cần chú ý theo đuổi mục tiêu chất lợng tối u chứ không phải mục tiêu
chất lợng tối đa. Chất lợng tối u là mà tại đó hàng hoá đáp ứng một cách
tốt nhất một chu cầu nào đo của ngời mua và nh vậy ngời bán hay ngời
sản xuất có thể thu đợc nhiều lợi nhuận nhất. Còn chất lợng tối đa là mức
chất lợng đạt đợc cao nhất của doanh nghiệp khi sử dụng các yếu tố đầu vào
để tạo ra sản phẩm, mức chất lợng này có thể cao hơn hoặc thấp hơn mức
chất lợng tối u nhng trình độ sử dụng các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp
cha tối u.
+ Ngoài ra doanh nghiệp cần chú ý đến yêu cầu về cơ cấu, chủng loại, mẫu
mã, thời gian để đảm bảo đợc mục tiêu chi phí và mục tiêu an toàn.
Việc xác định nhu cầu mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp có đợc lợng
hàng tối u mà doanh nghiệp sẽ mua từ đó mới có thể tìm và lựa chọn nhà
cung cấp cho phù hợp.

Có quan điểm hoàn toàn ngợc lại: thông qua marketing lựa chọn ngời
cấp hàng thờng xuyên cấp hàng với độ tin cậy cao, chất lợng đảm bảo và
giá cả hợp lý...
Có hai loại nhà cung cấp chủ yếu: ngời cung cấp đã sẵn có trên thị
trờng và ngời cung cấp mới xuất hiện.
Những ngời cung cấp mới xuất hiện thờng tự tìm đến giới thiệu xin
đợc cung cấp hàng hoá mà doanh nghiệp đang có nhu cầu. Con đờng tìm
đến của nhà cung cấp có thể trực tiếp hoặc gián tiếp. Doanh nghiệp cũng có
thể tự tìm đến nhà cung cấp thông qua hội chợ triển lãm, qua giới thiệu, qua
tạp chí, qua niêm qiám, qua gọi thầu...
Qua phân tích các nhân tố ảnh hởng đến cung ứng so sánh và cân
nhắc những ngời cấp hàng, doanh nghiệp có thể chọn ngời cấp hàng cho
mình. Các nguyên tắc lựa chọn đợc đặt ra cân nhắc là:
Luận văn tốt nghiệp

Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
18
+ Nếu lựa chọn quá ít nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng với số lợng
mua nhiều doanh nghiệp có lợi thế mua hàng với giá u đãi, về lâu dài có thể
trở thành khách hàng truyền thống... nhng lại có hạn chế là rủi ro cao khi nhà
cung cấp gặp rắc rối không có đủ hàng hoặc không có hàng cung cấp cho
doanh nghiệp trong trờng hợp đó doanh nghiệp sẽ không kịp chuẩn bị đủ
hàng để bán, đôi khi bị ép giá...
+ Ngợc lại nếu lựa chọn nhiều nhà cung cấp cho mình có u điểm là giảm
đợc độ rủi ro, tránh đợc sự ép giá... nhng lại có hạn chế là không đợc
giảm giá do mua ít, doanh nghiệp khó trở thành bạn hàng truyền thống, tính
ổn định về giá cả và chất lợng không cao... các nhà quản trị cần có sự lựa
chọn hợp lý. Ngoài ra các nhà quản trị cần chú ý đến vấn đề sau:
+ Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang sẵn có nhà cung ứng (tức là

phải xem xét đến khả năng thay đổi, tốc độ phản ứng trớc yêu cầu thay đổi..
Sau đó doanh nghiệp tiến hành cho điểm từng tiêu thức có gắn với hệ số
quan trọng, từ đó xác định đợc tổng số điểm của mỗi nhà cung cấp. Dựa vào
tổng số điểm để lựa chọn nhà cung cấp cho doanh nghiệp.
c) Thơng lợng và đặt hàng.
Sau khi đã có trong tay danh sách các nhà cung cấp đã lựa chọn doanh
nghiệp tiến hành thơng lợng và đặt hàng để đi đến kí kết hợp đồng mua bán
với họ.
Thơng lợng giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp thực chất là việc giải
bài toán mua hàng với hàm mục tiêu là các mục tiêu đã xác định và các ràng
buộc bằng các ràng buộc chặt và ràng buộc lỏng. Những ràng này liên quan
đến số lợng hàng hoá, chủng loại hàng hoá, chất lợng hàng hoá,giá cả, các
điều kiện liên quan đến việc mua hàng, các biện pháp xử lí nếu nh vi phạm
hợp đồng và để có thể đi đợc đến thoả thuận chung thì hai bên cần phải phân
chia các ràng buộc chặt và ràng buộc lỏng.
Trong quá trình thơng lợng và đặt hàng thì thơng luợng giữ một vị
trí quan trọng ảnh hởng tới quyết định mua hàng. Các vấn đề cầnthơng l-
ợng bao gồm:
- Các tiêu chuẩn kĩ thuật của hàng hoá cần mua về mẫu mã, chất lợng,
phơng tiện và phơng pháp kiểm tra.
- Giá cả và sự giao động về gía cả khi giá cả trên thị trờng lúc giao hàng có
biến động
Luận văn tốt nghiệp

Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
20
- Phơng thức thanh toán ngay, chuyển khoản, tín dụng chứng từ và xác
định thời hạn thanh toán.
- Thời gian và địa điểm giao hàng : địa điểm giao hàng liên quan đến chi

Lớp K36A4
21
d) Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng:
Việc giao nhận hàng đợc thực hiện trên cơ sở hợp đồng tuy nhiên cần
đôn đốc, thúc giục các nhà cung cấp nhanh chóng chuyển hàng để tránh tình
trạng hàng đến chậm làm ảnh hởng tới hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp, làm gián đoạn quá trình lu thông. Cần giám sát, theo dõi toàn bộ quá
trình giao hàng xem bên cung cấp có thực hiện đúng các điều kiện ghi trong
hợp đồng không. Cụ thể:
+ Hàng hoá nhập kho phải nghiệm thu cẩn thận: làm tốt khâu này hay không
sẽ ảnh hởng đến kinh doanh sau này của doanh nghiệp, ngăn ngừa thất thoát
tài sản, ngăn chặn các hàng hoá kém phẩm chất vào tay ngời tiêu dùng nhằm
nâng cao uy tín của công ty.
+ Kiểm tra số lợng: căn cứ vào hợp đồng thu mua, đối chiếu chứng từ, kiểm
tra kiện hàng, kiểm kê số lợng. Nếu không có gì sai sót kí vào biên bản nhận
hàng.
+ Kiểm tra chất lợng: căn cứ vào hợp đồng mua hàng và đơn hàng kiểm tra
tên hàng hoá, mẫu mã, chất lợng. Nếu phát hiện hàng hoá và đơn hàng không
phù hợp nh hàng bị hỏng, bao bì bị thủng, từ chối nhận hàng đồng thời lập
biên bản và báo ngay cho ngời cung cấp.
Sau khi làm thủ tục nhập hàng hoá xong ngời quản lí kho hàng kí vào
biên bản nhập hàng, kho giữ một bản, kế toán giữ một bản, gửi một bản cho
ngời cung cấp, đến đây quá trình thu mua kết thúc.
e) Đánh giá kết quả thu mua:
Sau mỗi lần kết thúc hợp đồng mua hàng, doanh nghiệp cần tổ chức
đánh giá kết quả và hiệu quả mua hàng. Cơ sở của việc đánh giá là những mục
tiêu mua hàng đợc xác định ngay từ đầu cũng nh mức độ phù hợp của hoạt
động mua hàng với mục tiêu bán hàng và mục tiêu tài chính của doanh
nghiệp. Có thể xảy ra hai trờng hợp:
+ Trờng hợp 1: Nếu thoả mãn nhu cầu nghĩa là ngời cung cấp đáp ứng đợc

Muốn có sản phẩm đem bán trên thị trờng thì phải có hàng hoá đầu vào. Tuy
nhiên không phải lúc nào doanh nghiệp cũng có đủ hàng để bán. Trong nhiều
trờng hợp doanh nghiệp có thể không mua đợc hàng để bán.
- Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng góp phần nâng hiệu quả
hoạt động kinh doanh, nâng cao khả năng cạnh tranh và uy tín của doanh
nghiệp trên thị thị trờng. Việc lập kế hoạch mua hàng chính xác giúp cho
Luận văn tốt nghiệp

Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
23
doanh nghiệp có thể tăng nhanh vòng chu chuyển vốn, đem lại hiệu quả sử
dụng vốn. Sở dĩ nh vậy vì việc lập kế hoạch mua hàng đợc căn cứ trên mức
tiêu thụ sản phẩm, do đó sản phẩm mua hàng sẽ đợc cung ứng hết không còn
tình trạng ứ đọng hàng hoá, đồng vốn lu động đợc lu chuyển nhanh. Mặt
khác khi doanh nghiệp có mối quan hệ tốt với nhà cung ứng, doanh nghiệp có
thể mua hàng với giá rẻ hơn, nh vậy giá thành sẽ thấp và doanh nghiệp có
khả năng cạnh tranh so với các đối thủ cạnh tranh qua giá thành. Hơn nữa
quản trị tốt mua hàng còn giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu chi phí phát sinh
do hàng hoá kém phẩm chất, chi phí bảo quản, chi phí kho bãi, chi phí hao hụt
ngoài định mức khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp còn thể hiện ở uy tín
của doanh nghiệp trong việc kịp thời cung ứng ra thị trờng khi có nhu cầu,
mà muốn làm đợc điều đó thì bắt buộc các doanh nghiệp phải quản lí tốt hoạt
động mua hàng.
- Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng còn giúp cho doanh
nghiệp đảm bảo tính thờng xuyên, đều đặn của hoạt động kinh doanh. Ngay
từ khâu đầu tiên của hoạt động mua hàng nếu doanh nghiệp không quản lí tốt
hoạt động mua hàng sẽ bị chậm trễ. Chẳng hạn khi mua hàng doanh nghiệp
không thúc giục bên bán chuẩn bị giao hàng đúng hẹn, có thể hàng hoá sẽ bị
giao chậm so với dự kiến. Hoặc doanh nghiệp không tổ chức kiểm tra kĩ lỡng

- Kế hoạch và tình hình tiêu thụ hàng hoá:
+ Chiến lợc kinh doanh:
Chiến lợc kinh doanh có vai trò quan trọng đối với sự tồn tại và phát
triển của doanh nghiệp. Doanh nghiệp đặc biệt coi trọng quản lí hoạt động
kinh doanh của mình theo chiến lợc. Bởi vì chiến lợc kinh doanh giúp
doanh nghiệp thấy rõ mục đích, hớng đi của mình. Chiến lợc kinh doanh
giúp doanh nghiệp nắm bắt đợc cơ hội trên thị trờng và tạo đợc lợi thế
cạnh tranh trên thơng trờng bằng các nguồn lực có hạn cho doanh nghiệp
với kết quả cao nhằm đạt đợc mục tiêu đề ra. Do đó chiến lợc kinh doanh có
ảnh hởng rất lớn đến quá trình mua hàng do đó quản trị mua hàng cũng phải
phụ thuộc vào chiến lợc, tuỳ theo chiến lợc trong từng giai đoạn mà các nhà
quản trị mua hàng đa ra kế hoạch mua hàng hợp lí.
+ Kế hoạch chi tiết:
Sau khi xác định nhu cầu trong công tác hoạch định mua hàng nhà quản trị
phải đa ra đợc một kế hoạch mua hàng chi tiết, phải lựa chọn đợc mặt
hàng cung ứng. Kế hoạch mua hàng chi tiết hợp lí phải đảm bảo làm sao có đủ
Luận văn tốt nghiệp

Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị Hơng
Lớp K36A4
25
lợng hàng dự trữ nhất định phù hợp với nhu cầu bán ra. Nếu kế hoạch không
hợp lí sẽ dẫn đến tình trạng thừa hoặc thiếu hàng dự trữ gây ứ đọng về vốn.
Trong hoạt động kinh doanh các doanh nghiệp thờng kinh doanh nhiều mặt
hàng. Mỗi mặt hàng lại chiếm vai trò, vị trí nhất định. Có những mặt hàng giữ
vị trí chủ đạo và cũng có những mặt hàng giữ vị trí thứ yếu. Những mặt hàng
chủ đạo là những mặt hàng đem lại doanh thu và lợi nhuận lớn mặc dù thậm
chí số lợng của chúng chiếm tỷ trọng nhỏ trong mặt hàng kinh doanh, nếu
thiếu những mặt hàng này sẽ ảnh hởng lớn đến kết quả hoạt động kinh doanh
của doanh nghiệp. Vì vậy doanh nghiệp cần phải có chính sách mặt hàng có