BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ TP. HCM
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
----------
ĐỀ TÀI:NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA
HÀNG NỘI ĐỊA TẠI CÔNG TY TNHH
TM – DV IN ẤN BAO BÌ TÍN THÀNH GVHD : TH.S Lê Thị Ngọc Hằng
SVTH : Vương Ngọc Hoa
MSSV : 09B4010009
Lớp : 09HQT1 TP.Hồ Chí Minh, 2011
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ TP. HCM
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
không sao chép bất kỳ nguồn nào khác. Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà
trường về sự cam đoan này. TP. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2011
Tác giả GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp
DANH SÁCH CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT ............................................. iv
DANH SÁCH CÁC BẢNG ....................................................................................v
DANH SÁCH CÁC SƠ ĐỒ .................................................................................. vi
LỜI MỞ ĐẦU ........................................................................................................1
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN
........................................................
3
1.1 Hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp sản xuất ..............................3
1.1.1 Tầm quan trọng của hoạt động và quản trị mua hàng ......................3
1.1.2 Các phương pháp và quy tắc mua hàng .............................................3
1.1.2.1 Các phương pháp mua hàng trong doanh nghiệp ...........................3
1.1.2.2 Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả ................................6
1.2 Vai trò và nội dung của quản trị mua hàng ............................................7
1.2.1 Mục tiêu và vai trò của hoạt động mua hàng .....................................7
1.2.1.1 . Khái niệm về quản trị mua hàng ............................................. 7
1.2.1.2 Mục tiêu của qu
ản trị mua hàng ............................................. 7
1.2.2
Nội dung của quản trị mua hàng ................................................. 9
1.2.2.1 Xác định nhu cầu mua hàng ................................................... 9
1.2.2.2 Tìm và lựa chọn nhà cung cấp .............................................. 11
1.2.2.3 Thương lượng và đặt hàng ................................................... 13
1.2.2.4 Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng .................................. 14
1.2.2.5 Đánh giá kết quả thu mua .................................................. 14
1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản trị mua hàng ................... 15
1.3.1 Các nhân tố bên trong ảnh hưởng .................................................. 15
1.3.2 Các nhân tố bên ngoài ảnh hưởng .................................................. 16
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG .. 18
3.1.2 Phương hướng phát triển của Công ty ............................................ 44
3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác .......................... 46
3.2.1 Hoàn thiện quy trình mua hàng ..................................................... 46
3.2.1.1 Công tác xác nhận nhu cầu ....................................................
46
3.2.1.2 Cũng cố hoàn thiện hệ thống nhà cung cấp ............................ 47
GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp
SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1
iii
3.2.1.3 Nâng cao chất lượng công tác thương lượng ......................... 48
3.2.1.4 Công tác kiểm tra và theo dõi giao nhận hàng ....................... 49
3.2.2 Tổ chức nhân sự thực hiện quá trình mua hàng ............................ 49
3.3 Các kiến nghị ............................................................................................ 51
3.2.1 Cơ sở vật chất kỹ thuật .................................................................... 51
3.3.2 Cơ quan nhà nước ............................................................................. 51
KẾT LUẬN ......................................................................................................... 52
TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................. 53
GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp
SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1
v
DANH SÁCH CÁC BẢNG SỬ DỤNG Bảng 2.1. Tổng số nhân sự của Công ty Tín Thành ................................... Trang 20
Bảng 2.2. Tóm tắt kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Tín Thành .......... 24
Bảng 2.3. Tóm tắt doanh số mua hàng nguyên vật liệu của Công ty Tín Thành .. 26
Bảng 2.4. Danh sách một số nhà cung cấp được chọn mua của Công ty Tín Thành
trong thời gian qua ............................................................................... 30
Bảng 2.5. Nhân sự Bộ phận cung ứng mua hàng của Công ty Tín Thành ........... 31 GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp
SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1
1
LỜI MỞ ĐẦU
Trong nền kinh tế thị trường với những quy luật riêng của nó thì đòi hỏi
những nhà kinh doanh, các doanh nghiệp phải nắm bắt vận dụng một cách đa dạng
và linh hoạt các triết lý, phương pháp, nghệ thuật quản trị kinh doanh thì mới có thể
đứng vững tồn tại và phát triển trên thương trường. Một trong những triết lý quản
trị, phương pháp, nghệ thuật quản trị kinh doanh đó là quản tr
ị nguồn đầu vào của
doanh nghiệp. Việc quản trị mua hàng là phần quan trọng tất yếu cơ bản trong hoạt
động của doanh nghiệp và là điều kiện cần đủ để góp phần doanh nghiệp tồn tại và
phát triển.
Hoạt động mua hàng và quản trị mua nguyên vật liệu có tầm quan trọng đặc
biệt đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nên việc mua hàng
* Đối tượng nghiên cứu:
Bộ phận vật tư – mua hàng và các Bộ phận phòng ban liên quan đến việc
mua hàng.
* Phương pháp nghiên cứu:
Nhìn nhận tổng quát, tổng hợp, đánh giá và so sánh.
* Phạ
m vi nghiên cứu:
Nghiên cứu giới hạn trong phạm vi quản trị mua hàng nội địa và số liệu
nghiên cứu được lấy từ năm 2008 đến 2010.
* Kết cấu đề tài bao gồm những nội dung sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng của công tác quản trị mua hàng tại Công ty TNHH TM-DV
In Ấn Bao Bì Tín Thành.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị
mua hàng tại Công
ty TNHH TM-DV In Ấn Bao Bì Tín Thành.
Do kiến thức về đề tài này còn hạn chế và bản thân em chưa có nhiều kinh
nghiệm, nên chắc chắn không thể tránh khỏi các sai sót khi em cố gắng hoàn thành
tốt đề tài này. Em rất mong nhận được sự góp ý của Thầy Cô và Công ty Tín Thành
để bài đề tài này hoàn thiện hơn. GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp
SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1
3
CHƯƠNG 1:
có thể hoạch định chính xác lượ
ng vật liệu cần cung ứng.
GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp
SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1
4
Lượng hàng thích hợp một lần mua = Lượng hàng theo nhu cầu + Tồn
kho tối thiểu – (Tồn đầu kỳ + Tồn cuối kỳ).
Phương pháp này có ưu điểm sau:
Cơ sở để xác định nhu cầu mua hàng đơn giản. Nhu cầu mua hàng được
xác định xuất phát từ kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp hay của các bộ phận
phòng ban trong doanh nghiệp, lượng tồn kho được giảm thiểu ở
mức thấp nhất. Vì
vậy, sẽ tránh được tình trạng ứ đọng vốn, tiết kiệm đựơc chi phí bảo quản, lưu giữ
hàng hoá và các chi phí khác.
Quá trình mua hàng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi nên giúp cho doanh
nghiệp tránh đựơc những rủi ro do biến động về giá, tình hình cung cầu vật tư,....,
thì sẽ giảm thiểu những thiệt hại khách quan gây ra.
Bên cạnh đó mua hàng theo nhu cầu còn có nhược điểm sau: Vì mua hàng
theo nhu cầu nên hoạt động mua hàng sẽ
chịu áp lực rất lớn từ sản xuất, thời gian
cung ứng, chủng loại hàng,..., và chi phí mua hàng thừơng cao, doanh nghiệp không
đựơc hưởng các ưu đãi, chiết khấu khi mua hàng.
Mua hàng theo lô lớn: Mua hàng theo lô lớn là lượng hàng mua một lần
nhiều hơn nhu cầu cần thực tế của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Bởi
vậy, biết rằng tổng chi phí cho việc nhập hàng sẽ nhỏ nhất khi chi phí lư
u trữ hàng
hoá bằng với chi phí mua hàng.
Nếu gọi các thông số:
Q : Sản lượng hàng/01đơn hàng
t định đó là:
Phải sử dụng một lượng vốn hàng hoá lớn điều này gây ra những khó khăn
tài chính cho doanh nghiệp, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp
Chi phí bảo quản, bảo hiểm, rủi ro khác liên quan đến hàng hoá lớn.
b. Căn cứ vào hình thức mua
Tập trung thu mua: Những doanh nghiệp có quy mô lớn thường có những
bộ phận chuyên trách thu mua theo nhóm hàng, mặt hàng.
Mua theo ủy thác: Doanh nghiệp ủy thác cho một t
ổ chức kinh tế khác thực
thiện hoạt động mua nguyên vật liệu.
Liên kết thu mua phân tán tiêu thụ: Các doanh nghiệp cùng liên kết với nhau
cùng thu mua chung một loại nguyên vật liệu vật tư, sau đó phân phối lại theo nhu
cầu mà các bên đã thỏa thuận.
c. Căn cứ vào thời hạn tín dụng
Mua thanh toán ngay: Theo phương thức này thì khi bên bán giao hàng đã
nghiệm thu đạt thì doanh nghiệp phải làm thủ tục thanh toán cho bên bán.
Mua hàng thanh toán có thời hạn: Sau khi bên bán giao hàng đã nghi
ệm thu
đạt thì hạn thanh toán sẽ được tính kể từ ngày nhận hàng đạt tương ứng với thời
gian thỏa thuận thanh toán của hai bên.
H
DS
Q
2
*
=
GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp
SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1
6
doanh nghiệp công nghiệp phải tìm và lựa chọn người bán (nhà cung cấp) thích ứng
cho doanh nghiệp.
GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp
SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1
7
Quy tắc mua hàng của nhiều nhà cung cấp: Doanh nghiệp nên lựa chọn cho
mình một số lượng nhà cung cấp nhất định. Điều đó sẽ giúp cho doanh nghiệp phân
tán được rủi ro từ phía nhà cung cấp. Nếu như doanh nghiệp chỉ mua hàng của một
nhà cung cấp duy nhất hoặc một số ít thì rủi ro xảy ra doanh nghiệp rất cao và rất
khó khắc phục do nguyên nhân khách quan của nhà cung cấp: Thiếu nguyên vật
liệu, công nhân đình công,…Tuy nhiên, khi th
ực hiện nguyên tắc này các doanh
nghiệp cần lưu ý là trong số các nhà cung cấp của mình nên chọn ra một nhà cung
cấp chính để xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài, bền vững và hỗ trợ lẫn nhau.
Ngược lại, doanh nghiệp cũng cần phải giúp đỡ nhà cung cấp khi họ gặp khó khăn.
Quy tắc luôn giữ thế chủ động trước các nhà cung cấp: Người mua sẽ chủ
động thương lượng với ngườ
i bán hàng với những điều kiện có lợi nhất khi mua
hàng.
1.2 Vai trò và nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp sản
xuất kinh doanh
1.2.1 Mục tiêu và vai trò của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp sản
xuất kinh doanh
1.2.1.1 Khái niệm về quản trị mua hàng
Theo cách tiếp cận quá trình: Quản trị mua hàng là quá trình hoạch định, tổ
chức, lãnh đạo và kiểm soát hoạt động mua hàng của doanh nghiệp sản xuất nhằm
đáp ứ
ng nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp.
đến lưu thông hàng hoá. Nếu lượng mua quá nhiều so với nhu cầu sử dụng thì sẽ
gây ứ đọng vốn và còn làm cho chi phí sản xuất của doanh nghiệp tăng lên, do phải
bỏ thêm chi phí phục vụ cho việc bảo quản các nguyên vật liệu, cho kho bãi của
doanh nghiệp. Tất cả những điều này dẫn đến làm giảm hiệu quả kinh doanh c
ủa
doanh nghiệp.
Đảm bảo hàng mua phải đúng chủng loại mong muốn và đảm bảo sự đồng
bộ tất cả các loại nguyên vật liệu vật tư cần mua. Đúng chủng loại các yếu tố cấn
mua là yêu cầu có tính bắt buộc.
Đảm bảo chất lượng hàng mua vào phải phù hợp với quá trình kinh doanh
sản xuất của doanh nghiệp.
Đảm bảo hàng mua phải kịp thời, kịp lúc theo tiế
n độ sản xuất kinh doanh
cho doanh nghiệp.
Đảm bảo mua hàng với chi phí mua thấp nhất nhằm tạo những điều kiện
thuận lợi góp phần làm giảm giá thành sàn phẩm, để doanh nghiệp có thể cạnh tranh
chiếm vị trí trên thị trường .
GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp
SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1
9
Vì vậy, khi xác định mục tiêu mua hàng cần đặt chúng trong các mục tiêu
của doanh nghiệp và tuỳ từng điều kiện sắp thứ tự ưu tiên giữa các mục tiêu mua
hàng đảm bảo cho hoạt động mua hàng đóng góp việc hoàn thành các mục tiêu
chung của doanh nghiệp. 1.2.2 Nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp sản xuất kinh
doanh
Để đảm bảo vật tư được cung ứng kịp thời cho nhu cầu sản xuất kinh doanh
SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1
10
Thời điểm cần nguyên vật liệu
Dự tính chi phí và khả năng bào đảm tài chính để thực hiện mua nguyên vật liệu.
Để xác định cụ thể từng loại hàng mua thì lựa chọn nhà cung cấp, phương
thức mua nhằm đảm bảo đủ số lượng, đúng chủng loại hàng mua, thời gian mua đáp
ứng kịp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Cần phân biệt rõ l
ượng nguyên vật liệu cần dùng và lượng nguyên vật liệu
cần mua. Lượng hàng hóa nguyên vật liệu cần dùng bao gồm lượng cần dùng để
hoàn thành nhiệm vụ sản xuất khối lượng sản phảm theo yêu cấu thị trường và
lượng cần dự trữ cuối kỳ.
Lượng hàng hóa nguyên vật liệu vật tư cần mua được xác định theo công
thức sau:
V
cm
= V
cd
+ (V
d2
– V
d1
)
Trong đó:
V
cm
: Lượng hàng hoá vật tư thực mua vào trong toàn bộ kỳ sản xuất
kinh doanh.
V
Thỏa mãn được 05 yêu cầu đặt ra cho quá trình mua hàng: Đúng đủ v
ề
loại hàng, số lượng, chất lượng, kịp thời và chi phí mua thấp.
An toàn cho sản xuất, nghĩa là bảo đảm sản xuất tiến hành liên tục, không
bị gián đoạn do những trục trặc xảy ra từ phía nhà cung cấp.
Tìm nhà cung cấp: Có rất nhiều cách mà doanh nghiệp có thể tìm kiếm các
nhà cung cấp thông qua các hình thức: Chương trình quảng cáo, giới thiệu chào
hàng qua hội chợ, triển lãm, qua hội nghị khách hàng, Internet,…
Trên thị trường độc quy
ền, chỉ có một người bán nguyên vật liệu, nhưng có
rất nhiều người mua loại nguyên vật liệu ấy. Do vậy, người bán tự quyết định giá
cả, lượng hàng hóa bán, người mua không có quyền lựa chọn. Ngược lại, trên thị
trường cạnh tranh có rất nhiều người bán mà bán cùng một loại nguyên vật liệu, nên
việc lựa chọn các nhà cung cấp cần vận dụng một cách sáng tạo nguyên tắc “Không
nên chỉ
có một nhà cung cấp”. Có 04 loại chính sách lựa chọn nhà cung cấp:
Mua hay tự chế tạo
Loại chính sách này chỉ giới hạn cho một số loại vật tư nhất định như bán
thành phẩm, dụng cụ, bộ phận chi tiết sản phẩm. Tiêu chuẩn cơ bản chi phối sự lựa
chọn trong loại chính sách này là khả năng đảm bảo hiệu quả kinh tế. Nếu việc tự
ch
ế tạo có khả năng bảo đảm được chất lượng, kỳ hạn và chi phí thấp hơn tìm mua
trên thị trường, thì sự lựa chọn sẽ giành cho việc tực chế tạo và ngược lại.
Có 03 sự lựa chọn trong chính sách này là: Tìm mua trên thị trường; Tự chế
tạo bằng thiết bị và lao động của doanh nghiệp; Giao cho doanh nghiệp khác gia
công.
GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp
SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1
12
toàn, phòng ngừa sự trục
trặc từ nhà cung cấp gây
gián đoạn trong cung ứng.
- Mở rộng các quan hệ kinh
tế – xã hội.
Bất lợi
- Khó bảo đảm an toàn
- Có thể xảy ra tình trạng phụ thuộc
- Khó theo dõi tiến độ.
- Phức tạp về thanh toán.
- Có thề làm tăng chi phí.Tuy nhiên, với lượng mua nhỏ thì doanh nghiệp chỉ nên tập trung mua của
một nhà cung cấp.
Mua trực tiếp hoặc mua qua trung gian
Việc mua hàng trực tiếp các loại nguyên liệu từ chính nơi nó sản xuất ra thì
doanh nghiệp có lợi thế khi mua hàng: giá ưu đãi hơn, giảm thiểu chi phí mua,....
GVHD: Thạc sỹ Lê Thị Ngọc Hằng Khóa Luận Tốt Nghiệp
SVTH: Vương Ngọc Hoa Lớp 09HQT1
13
Việc mua hàng qua trung gian, như các đại lý phân phối, các hãng kinh
doanh vật tư...., tuy có làm tăng chi phí mua hàng, nhưng lại cần thiết khi doanh
nghiệp mua hàng với số lượng ít, nguyên vật liệu vật tư nhập khẩu, hoặc vị trí nhà
cung cấp quá xa nơi sản xuất của doanh nghiệp,.....
Mua bán tương hỗ
Loại chính sách này được áp dụng một số doanh nghiệp cùng tương hỗ qua
lại với nhau trong mua bán hàng hoá vật tư.
Các tiêu chí để lựa chọn nhà cung c
hay đơn đặt hàng này là bằng chứng để đưa ra pháp lý. Hợp đồng hay đơn hàng
phải được lập thành tối thiểu nhất là hai bản. Hình thức chứng từ đặt hàng gồm:
Hợp đồng mua bán. Nội dung của hợp đồng gồm:
Tên, địa chỉ của các bên mua / bán hoặc người đại diện cho các bên.
Tên, số l
ượng, quy cách, phẩm chất của hàng hoá.
Đơn giá và chính sách chiết khấu (nếu có).
Phương pháp và điều kiện giao nhận vận chuyển hàng.
Phương thức và điều kiện thanh toán (hạn thanh toán, hình thức và
phương thức thanh toán, các điều kiện ưu đãi trong thanh toán (nếu có).
Đơn đặt hàng, nội dung gồm: Các thông tin bên mua, thông tin hàng hóa,
các thông tin liên quan khác, …
Hoá đơn bán hàng thì nội dung tương tự đơn đặt hàng.
1.2.2.4 Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng
Việc giao nhận hàng được thực hi
ện trên cơ sở hợp đồng hay đơn đặt hàng.
Tuy nhiên, Doanh nghiệp cần đôn đốc, hối thúc các nhà cung cấp nhanh chóng giao
hàng để tránh tình trạng hàng đến chậm làm ảnh hưởng gián đoạn tới hoạt động sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Cần giám sát, theo dõi toàn bộ quá trình giao hàng của nhà cung cấp thực
hiện đúng các điều kiện ghi trong hợp đồng hay đơn đặt hàng, như: Hàng hoá nhập
kho phải nghiệm thu đạt yêu c
ầu về số lượng, chất lượng hàng và nhận đủ
các
chứng từ giao hàng thì tiến hành các thủ tục ký chứng từ nhập kho. Nếu phát hiện
hàng giao không phù hợp như hàng bị hỏng, bao bì bị bể thì từ chối nhận hàng,
đồng thời lập biên bản và báo ngay cho nhà cung cấp trả hoặc giao đổi lại hàng.
1.2.2.5 Đánh giá kết quả mua hàng
Kết thúc quá trình mua nguyên vật liệu, doanh nghiệp cần phải tiến hành
cầu sản xuất kinh doanh.
Kết quả kinh doanh:
Kết quả kinh doanh có ảnh hưởng lớn đến công tác quản trị mua hàng vì để
xây dựng nên một kế hoạch mua hàng hợp lý phải dựa trên kết quả kinh doanh.
Các nguồn lực của doanh nghiệp, gồm:
Vốn: Là điều kiện ti
ền đề vật chất cho mọi hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp đặc biệt là trong mua hàng.Đây là nhân tố quan trọng ảnh hởng
đến công tác mua hàng của doanh nghiệp.
Copyright: Tài liệu đại học ©