Lời mở đầu
Ngày nay với sự phát triển của công nghệ thông tin, nền kinh tế
thế giới đã có những thay đổi trong nhận thức và t duy. Trớc yêu
cầu của cơ chế thị trờng các tổ chức cũng nh các doanh nghiệp
phải tìm mọi cơ hội và biện pháp để tìm kiếm, xây dựng nguồn
thông tin cho chính mình Để tìm kiếm đ ợc nguồn thông tin thì
việc xây dựng một hệ thống thông tin tốt nhằm khai thác tốt mọi
luồng thông tin là công việc cần phải làm đối với mỗi doanh
nghiệp kinh doanh. Một hệ thống thông tin tốt sẽ trở thành sức
mạnh trợ giúp đắc lực cho cả hệ thống trong tất cả các quyết định
đề ra.
Một khi các hoạt động tác nghiệp, giao dịch, xuất nhập hàng
hoá đợc tin học hoá thì việc nâng cao hiệu quả hoạt động sản
xuất kinh doanh của đơn vị điều đơng nhiên. ứng dụng CNTT sẽ
mang lại những hiệu quả vô cùng to lớn trong mọi lĩnh vực, nhất
là trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh. Các doanh nghiệp hàng đầu
thế giới tại các nớc Âu Mỹ đạt đợc nhiều thành công một phần
cũng do không ngừng đầu t, cải tiến các giải pháp, các sản phẩm
phần cứng cũng nh phần mềm cho chính mình nhằm cho phép nâng
cao hiệu quả hoạt động sản xuất-kinh doanh.
Việc phát triển ứng dụng CNTT vào hoạt động kinh doanh của
Việt Nam chúng ta là một xu thế tất yếu. Có không ít doanh
nghiệp Việt Nam giờ đây đang có gắng ứng dụng các sản phẩm
phần mềm để tiến hành quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh
của chính mình. Hoà nhập cùng xu thế phát triển chung đó Công
1
ty thơng mại và phát triển công nghệ Bách Khoa 4 cũng đang
cố gắng từng bớc tin học hoá, xây dựng hệ thông thông tin chuẩn
cho chính các hoạt động tác nghiệp của mình .
Trong thời gian thực tập tốt nghiệp tại công ty, nhận biết đ ợc yêu
cầu đặt ra đối với công ty, đồng thời với sự đồng ý của thầy giáo

Giám đốc : Nguyễn văn Phớc
Tel: (04)9161100 (04)5584098 0912028282.
Fax: (04) 5584098
Email: BK4@fpt. vn
2. Lĩnh vực hoạt động chính BK4 đăng kí
3
- Kinh doanh thiết bị điện, điện tử, điện lạnh, tin học, điều
khiển tự động, máy văn phòng và các thiết bị đo lờng.
- Chuyển giao các thiết bị điện tử, tin học.
- Đại lý kinh doanh các thiết bị điện tử bu chính viễn thông.
- Dịch vụ sửa chữa, bảo dỡng, bảo hành các thiết bị điện tử,
tin học, thông tin, máy văn phòng.
- Đào tạo và dạy nghề: Kế toán, Maketing, ngoại ngữ, điện,
điện tử, điện lạnh, tin học, thiết bị văn phòng.
3. cơ cấu tổ chức của BK4
Mô hình quản lý của BK4 có dạng nh sau :
Các phòng ban của công ty nằm ngay tại trụ sở chính đồng thời có một bộ
phận nằm tại các chi nhánh cuả công ty. Nhân viên của các phòng ban một bộ
phận cố định nằm tại chi nhánh, bộ phận nhân viên còn lại thờng đợc điều
động qua lại giữa trụ sở và chi nhánh của công ty.
Thông qua sự điều động này nó tạo nên sự gắn kế chặt chẽ qua lại giữa các
phòng ban cũng nh giữa trụ sở với các chi nhánh của công ty.
4
Ban Giám
Đốc
Phòng
Maketing
Phòng
Hành
Chính

4.2. Phòng Kế hoạch
5
Tham mu cho Giám đốc trong việc xây dựng chiến lợc và kế hoạch
phát triển của toàn công ty, phân tích đề xuất chiến lợc phát triển kinh
doanh và chiến lợc quản lý trong từng giai đoạn.
Xây dựng kế hoạch nghiên cứu các dự án cải tiến kỹ thuật và nâng cao
hiệu quả của hoạt động quản lý kinh doanh.
Quản trị cơ sở dữ liệu, xuất nhập trang thiết bị, vật t, hàng hoá tại trụ sở
chính cuả công ty.
Phòng kế hoạch luôn là nơi khởi động, bắt đầu của các kế hoạch nghiên
cứu đào taọ, xây dựng các giải pháp kĩ thuật, thiết lập các chi nhánh
mới.
Tại phòng này các chiến lợc kinh doanh của BK4 trong ngắn hạn cũng nh
trong dài hạn đề đợc đề xuất và nghiên cứu. Những thành viên thuộc phòng
này có thể là nhân viên trực thuộc các bộ phận khác của công ty hoặc có thể
là nhân viên thuộc các tổ chức xã hội khác.
4.3. Phòng kinh doanh
Do đặc thù của mô hình kinh doanh của công ty nên số lợng nhân viên thuộc
phòng này là tơng đối lớn. Các nhân viên thuộc phòng này có thể làm việc tại
trụ sở công ty cũng nh có thể làm việc tại các chi nhánh. Phòng Maketing th-
ờng phải phụ trách các công việc nh sau :
Lập kế hoạch quảng cáo, giới thiệu sản phẩm trong mỗi lô hàng cho
các đại lý bán lẻ máy tính khác trong toàn bộ khu vực.
Trực tiếp bàn bạc, thiết lập các giao dịch đối với các đối tác trong và
ngoài khu vực.
Cố vấn, tham mu cùng ban giám đốc trong vấn đề kinh doanh và giới
thiệu sản phẩm.
Hỗ trợ, hợp tác cùng phòng kỹ thuật trong việc giao dịch, mua bán
hàng hoá.
6

móc của toàn công ty.
Thực hiện các chơng trình kiểm tra kỹ thuật, đào tạo cán bộ
cho các chi nhánh.
Lập kế hoạch công tác và báo cáo định kỳ kết quả thực hiện
cho Giám đốc, đề xuất những biện pháp cải tiến về quản lý và
kỹ thuật.
Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Giám đốc giao
4.6. Phòng Hành chính
Phòng hành chính luôn luôn thờng trực tại công ty, phòng hành
chính thờng đảm nhiệm các công việc sau :
Giúp đỡ khách hàng trong quá trình đến công ty giao dịch
buôn bán hàng hoá.
Cộng tác, hỗ trợ các phòng ban khác trong các công việc
hàng ngày.
Thiết lập lịch công tác thờng nhật cho các nhân viên.
Hỗ trợ, tham mu cùng giám đốc trong các vấn đề khác
5. Lĩnh vực hoạt động hiện nay của BK4
Từ những đặc thù trên của BK4 ta dễ dàng nhận ra lĩnh vực mà
công ty đang hoạt động cũng nh mục tiêu và phơng hớng trong t-
ơnglai của BK4.
Công ty đang cố gắng dần tạo ra một thị trờng trong các lĩnh
vực :
8
Cung cấp các thiết bị máy vi tính, máy in, máy fax, máy
photocopy, các thiết bị máy văn phòng với số lợng không
hạn chế.
Sửa chữa, bảo dỡng, nâng cấp các loại máy tính.
Cài đặt, cung cấp phần mềm máy vi tính, các giải pháp tổng
thể về mạng.
Lập trình ứng dụng trong quản lý, kế toán

khách hàng cũng nh ngời quản lý. Việc sử dụng phần mềm quản
lý bán hàng sẽ tăng khả năng giao dịch của công ty với khách
hàng, đối tác, giúp công ty giảm bớt đợc nhiều thao tác thủ công,
dễ dàng trong quản lý nhập xuất, tìm kiếm thông tin, cập nhập
thông tin về lợng hàng nhập xuất, lợng hàng tồn kho, nhà cung cấp
và thời gian xử lý đơn đặt hàng góp phần nâng cao hiệu quả công
tác sản xuất kinh doanh. Công việc của ng ời quản lý là cập nhật
thông tin các thiết bị, linh kiện, quản lý các đơn đặt hàng, góp ý
của khách hàng quản lý hoạt động bán hàng một cách hiệu quả,
bao gồm quản lý bán hàng, quản lý khách hàng, quản lý nhà cung
cấp
Đồng thời, phần mềm cũng có thể in ra các báo cáo kết quả của
các hoạt động kinh doanh, các báo cáo về các thông tin cá nhân
qua đó hỗ trợ cho việc ra quyết định quản lý của lãnh đạo công
ty
Các chức năng chính cần phải có của phần mềm
1. Hoá đơn nhập xuất hàng hoá:
10
Phần môdule này hàng hoá nhập xuất của công ty sẽ đợc tiến
hành nhập số liệu. Công việc này có thể tiến hành ở phòng
Maketing tại trụ sở của công ty cũng nh tại các chi nhánh.
2. Tính tồn kho hàng hoá theo ngày nhập, theo tên hàng
hoá theo tháng quý, năm :
Thông qua các thông tin tìm kiếm đựơc nhập vào phần môdule
này sẽ tự động tra cứu trong cơ sở dữ liệu những thông tin phù hợp
nhất cung cấp cho ngời sử dụng.
3. Tìm kiếm hàng theo: mã hàng, tên hàng, lợng nhập
xuất
Các thông tin này sau khi đựơc nhập vào sẽ đợc máy tính tự động
tìm và phần dữ liệu phù hợp sẽ đợc đa ra.

phần cứng, phần mềm, dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập,
lu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc
đợc gọi là môi trờng.
Nó đợc thể hiện bởi những con ngời, các thủ tục, dữ liệu và
thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào(Inputs) của hệ
thống thông tin đợc lấy từ các nguồn(Sources) và đợc xử lý bởi
hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã đợc lu trữ từ trớc.
Kết quả xử lý (Outputs) đợc chuyển đến các đích (Destination)
hoặc cập nhập vào kho dữ liệu(Storage).
Mọi hệ thống thông tin đều có bốn bộ phận : bộ phận đ a dữ liệu
vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đa dữ liệu ra. Ta có
12
thể thấy rõ hơn đợc vấn đề trên thông qua hình vẽ minh hoạ sau
:
Ví dụ 1
Hệ thống trả lơng truyền thống thu thập dữ liệu về thời gian đã
làm việc, xử lý chúng cùng với các dữ liệu lâu bền đ ợc ghi trên
các hồ sơ, tạo ra các tờ séc trả l ơng hoặc thực hiện việc gửi tiền
tự động vào các tài khoản của nhân viên ăn lơng và chuyển các
thông tin về khoản tiền đó cho ngời đợc lĩnh. Vây đây là một hệ
thống thông tin.
Hệ thống trả lơng có thể đợc thực hiện một cách thủ công hoặc
bằng phơng tiện máy móc. Đó có thể là phơng tiện cha tự động
hoá hoặc tự động hoá hoàn toàn nh maý tính bỏ túi và máy chữ,
hoặc có thể là một máy tính điện tử gắng với một số đĩa từ và
máy in laser. Hệ thống thông tin này cũng chịu sự ràng buộc có
thể là những thoả thuận giữa chủ và nhân viên, các thoả thuận
về thời điểm trả lơng cho từng nhóm công nhân.
Ví dụ 2
Việc ghi chép của ông chủ tịch một công ty về ứng xử của

cơ sở để phân loại.
2. 1 phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin
đầu ra :
14
Mặc dù rằng các hệ thống thờng sử dụng các công nghệ
khác nhau nhng chúng phân biệt nhau trớc hết bởi loại hoạt
động mà nó trợ giúp. Theo cách này có năm loại :
Hệ thống thông tin xử lý giao dịch.
Hệ thống thông tin quản lý.
Hệ thống trợ giúp và ra quyết định.
Hệ chuyên gia .
Hệ thống tăng cờng khả năng cạnh tranh.
a. Hệ thống xử lý giao dịch TPS(Transaction
Processing System)
Hệ thống này xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tỏ
chức thực hiện với khách hàng, với nhà cung cấp, những ng ời
cho vay hoặc những nhân viên của nó. Các giao dịch sản sinh
ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện các giao dịch đó . Các
hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp các dữ liệu cho
phép theo dõi các hoạt đông của tổ chức . Chúng trợ giúp các
hoạt động của tổ chức ở mức tác nghiệp. Có thể kể đến các
hệ thống thuộc loại này nh :Hệ thống trả lơng, lập đơn đặt
hàng, làm hoá đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung
cấp, đăng kí môn học của sinh viên, cho m ợn sách và tài liệu
trong một th viện, cập nhập tài khoản ngân hàng và tính thuế
phải trả của những ngời nộp thuế.
b. hệ thống thông tin quản lý MIS(Managerment
information System)
Là hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các
hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển

Hệ thống thông tin tăng cơng khả năng cạnh tranh đợc thiết kế
cho những ngời sử dụng là những ngời ngoài tổ chức, có thể là
một khách hàng, một nhà cung cấp, cũng có thể là tổ chức khác
của ngành công nghiệp Nêú nh những hệ thống đợc xác định
trớc đây có mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động quản lý
của tổ chức thì hệ thống tăng cờng sức cạnh tranh là những
công cụ thực hiện các ý đồ chiến lợc(vì vậy có thể gọi là Hệ
Thống Thông Tin chiến lợc). Chúng cho phép tổ chúc thành
công trong việc đối đầu với các lực l ợng cạnh tranh thể hiện
qua khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp cạnh tranh
mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong
cùng một ngành công nghiệp.
2. 2. Phân loại Hệ Thống Thông Tin tại công ty BK4
Các thông tin trong công ty BK4 đợc phân chia theo cấp quản
lý, đồng thời chúng lại đợc chia theo nghiệp vụ mà chúng phục
vụ. Để hiểu rõ thêm về cách phân chia này ta đi xem xét bảng
phân loại các hệ thống thông tin ứng với doanh nghiệp BK4.
Bảng phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra
quyết định tại công ty BK4:
Tài
Chính
chiến
lợc
Marke
ting
chiến
lợc
Kinh
doanh
chiến

p
Kinh
doanh
tác
nghiệ
p
3. Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin
Cùng một hệ thống thông tin có thể đợc mô tả khác nhau tuỳ
theo quan điểm của ngời mô tả. Có ba mô hình đã đợc đề cập tới
để mô tả cùng một hệ thống thông tin, đó là: mô hình logic, mô
hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong.
3.1 Mô hình logic
Mô hình logic mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập,
xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ
liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản
sinh ra. Mô hình này trả lời cầu hỏi Cái gì? và Để làm gì?.
Nó không quan tâm tới phơng tiện đợc sử dụng cũng nh địa điểm
hoặc thời điểm mà dữ liệu đợc xử lý.
3.2 Mô hình vật lý ngoài
Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy đ -
ợc của hệ thống nh là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả
cũng nh hình thức của đầu vào và của đầu ra, phơng tiện để thao
18
tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con ngời và vị trí
công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng nh
những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình
hoặc bàn phím đợc sử dụng. Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời
gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động
xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra. Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? ở
đâu? và Khi nào?

thờng dùng nhất để phân tích và thiết kế hệ thống thông tin.
Chúng thể hiện hai mức mô hình và hai góc nhìn động và tĩnh về
hệ thống. Sau đây là các ký pháp của hai loại sơ đồ này.
Sơ đồ luồng thông tin (IFD)
Sơ đồ luồng thông tin đợc dùng để mô tả hệ thống thông tin
theo cách thức động, tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc
xử lý, việc lu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ.
Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin:
- Xử lý:
- Kho lu trữ dữ liệu
20
Thủ công Giao tác ng.ời - máy Tin học hoá hoàn toàn
Thủ công
Tin học hóa
- Dòng thông tin
- Điều khiển
L

u ý:
- Dòng thông tin vào ra với kho dữ liệu không cần phải có
mũi tên chỉ hớng.
- Có thể dùng thêm một số ký tự khác nh màn hình, đĩa từ.
Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)
Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống
thông tin nh sơ đồ luồng thông tin nhng ở trên góc độ trừu tợng.
Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lu trữ
dữ liệu, nguồn và đích nhng không hề quan tâm tới nơi chốn hay
thời điểm và đối tợng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu
chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì.
Sau đây là các ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu

3. Xử lý luôn phải đợc đánh mã số.
4. Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau.
5. Tên kho xử lý phải là một động từ.
22
6. Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu. Luồng vào
phải khác với luồng ra từ một xử lý.
7. Đối với việc phân rã DFD, thông thờng, một xử lý mà
logic xử lý của nó đợc trình bày bằng ngôn ngữ có cấu trúc
chỉ chiếm một trang giấy thì không phân rã tiếp.
8. Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD.
9. Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức
phân rã.
10. Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một
DFD con mức thấp nào đó. Luồng ra tới đích của một DFD
con phải là luồng ra tới đích của một DFD mức lớn hon nào
đó. Đây còn gọi là nguyên tắc cân đối (Balancing) của
DFD.
Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là hai công cụ
đợc phần lớn các phân tích viên sử dụng với mức độ khác nhau,
cho bất kỳ qui mô dự án cũng nh kích cỡ của tổ chức nào. Ngày
nay, một số công cụ đợc tin học hóa, vì vậy có nhiều phần mềm
cho phép xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu của một hệ thống. Một số
phần mềm tinh tế hơn cho khả năng tạo ra đồng thời cả sơ đồ
luồng dữ liệu và từ điển hệ thống. Tuy nhiên, các công cụ chỉ giúp
các nhà phân tích tạo nhanh hơn các sơ đồ hoặc mối liên quan
giữa sơ đồ và các yếu tố trong từ điển, chứ nó không thực hiện
thay công việc của nhà phân tích và việc phát hiện ra lỗi trên sơ
đồ vẫn thuộc trách nhiệm của nhà phân tích.
Động Tĩnh
23

24
Các công cụ phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết
2.1. Lập kế hoạch phân tích chi tiết
2.2. Nghiên cứu môi trờng của hệ thống thực tại
2.3. Nghiên cứu hệ thống thực tại
2.4. Chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp
2.5. Đánh giá lại tính khả thi
2.6. Sửa đổi đề xuất của dự án
2.7. Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi
tiết
Giai đoạn 3: Thiết kế logic
3. 1. Thiết kế cơ sở dữ liệu
3.2. Thiết kế xử lý
3.3. Thiết kế các dòng vào
3.4. Hoàn chỉnh tài liệu logic
3.5. Hợp thức hoá mô hình logic
Giai đoạn 4: Đề xuất các phơng án của giải
pháp
4.1. Xác định các ràng buộc của tổ chức và tin
học
4.2. Xây dựng các phơng án của giải pháp
4.3. Đánh giá các phơng án của giải pháp
4.4. Chuẩn bị và trình bày báo cáo về các phơng
án của giải pháp
Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài
5.1. Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài
5.2. Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra
5.3. Thiết kế phơng thức giao tác với phần tin
học hoá