LỜI MỞ ĐẦU
Thuật ngữ “tổ chức sự kiện” không còn xa lại với người dân Việt Nam trong
những năm gần đây, tuy nhiên không hẳn tất cả đều hiểu “tổ chức sự kiện” là thế
nào? Để làm gì? Quy trình của nó ra sao?
So với quảng cáo tổ chức sự kiện có quy mô và nhu cầu lớn hơn nhiều
không chỉ có các tổ chức xã hội, phi chính phủ mà còn bao gồm nhu cầu của các
gia đình, cá nhân. Kinh tế phát triển nhu cầu về tổ chức sự kiện ngày càng cao.
Về cung ứng hoạt động tổ chức sự kiện hiện nay chưa thành một dịch vụ độc
lập, số công ty chuyên nghiệp kinh doanh tổ chức sự kiện là rất ít. Thông thường
các doanh nghiệp như khách sạn, nhà hàng, trung tâm hội nghị hoặc những doanh
nghiệp quảng cáo lớn làm cho chi phí cao mà thiếu tính chuyên nghiệp. Cũng có
trường hợp chủ sở hữu tự tổ chức sự kiện cho mình. Song hiện trang này thường
diễn ra đối với các sự kiện nhỏ, không ảnh hưởng rộng trong công chúng. Kinh tế
ngày càng phát triển, sự phân công lao động xã hội ngày cáng sâu sắc, hiện tràng
trên sẽ không còn diễn ra.
Tuy nhiên, trong bối cảnh manh mún của thị trường truyền thông tiếp thị
Việt Nam giữa những tập đoàn quảng cáo quốc tế và rất nhiều công ty dịch vụ
tiếp thị địa phương, việc phát triển của các công ty quảng cáo/truyền thông tiếp
thị tại Viêt Nam là một thách thức lớn. Nhưng vẫn có những doanh nghiệp có
niềm đam mê tầm nhìn dài hạn và mong muốn góp phần nâng cao tính chuyên
nghiệp trong truyền thông tiếp thị.
Những công ty quảng cáo chuyên thực hiện dịch vụ tổ chức sự kiện mà
khách hàng là những cá nhân, tập thể có nhu cầu tổ chức sự kiện và là chủ sở hữu
sự kiện. Những người có nhu cầu tổ chức sự kiện phải “đặt hàng” về nhu cầu của
mình đến các công ty này để tố chức chuẩn bị và thực hiện hoạt động sự kiện.
Thiết kế trong lĩnh vực tổ chức sự kiện là một khâu quan trong không thể
thiếu trước khi tiến hành một sự kiện dù lớn hay nhỏ. Để tạo dấu ấn cho người
1
đến dự và đạt được mục đích của tổ chức, doanh nghiệp hay cá nhân là chủ của
buổi event( tổ chức sự kiện) đó.
• Phương pháp nghiên cứu

kế hoạch đã được chuẩn bị trước. Có những hoạt động trong quá trình này sử dụn
máy móc thiết bị, công cụ để tạo nên những sản phẩm hàng hoá cụ thẻ như phòng
ốc, sân khấu, bàn ghế, v.v… Những hoạt động khác nhằm tạo ra dịch vụ như thiết
kế thiếp mời, lên danh sách khách mời, âm thanh, ánh sáng, vận chuyển, khách
sạn, v.v… tất cả đều hướng tới phục vụ các hoạt động sự kiện, các hoạt động nối
tiếp nhau, đan xen nhau tạo thành dòng chảy theo thời gian định hướng tới sự
kiện. Có thể khái quát thành sơ đồ sau:
Sơ đồ 1. Dòng công việc trong tổ chức sự kiện
Lập kế
hoạch
Dự toán
ngân sách
Công việc
chuẩn bị
Công việc trong
sự kiện
Công việc
sau sự kiện
Khai
mạc
sự
kiện
Bế
mạc
sự
kiện
3
Các hoạt động “chuẩn bị” gồm nhiều nội dung công việc được bố trí theo
một trật tự nhất định với phương cách thực hiện cụ thể chi phối của hệ thống
quản trị: lựa chọn xá định địa điểm, xác định không gian và tổ chức sự kiện, lên

Ngày nay, việc tổ chức những sự kiện đặc biệt (event) đã trở thành một
trong những công cụ phổ biến nhất trong hoạt động tiếp thị. Cũng như những
công cụ tiếp thị khác, mục đích của việc tổ chức một sự kiện là gây sự chú ý cho
sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp, tạo sự quan tâm hơn nữa từ khách
hàng, từ đó giúp tăng doanh số bán của công ty. Để có thể xây dựng được một
sự kiện thành công đúng mục đích, đạt được kết quả như mong muốn thì
nhà tổ chức sự kiện cần hiểu và phân biệt rõ các loại hình của tổ chức sự
kiện.
Có một số loại sự kiện cơ bản sau đây:
• Họp, hội thảo
- Tập hợp một số thành viên trao đổi thông tin, quan điểm
- Cung cấp thông tin về sản phẩm mới, ý tưởng mới
- Trao đổi ý kiến
- Tìm sự đồng thuận
- Tìm các giải pháp cho vấn đề tồn đọng
• Sự kiện đoàn thể
- Tuyên dương (thành tích công trạng)
- Cảm ơn (khách hàng, nhà cung cấp)
- Gặp gỡ, giao lưu
- Giới thiệu sản phẩm
- Ghi nhận thương hiệu
5
- Kỷ niệm ( các dấu mốc thời gian, không gian…)
• Gây quỹ
- Gây quỹ (nghiên cứu, từ thiện, v.v…)
- Tạo ý thức trong công chúng
- Thu hút nhà tài trợ mới
- Thu hút người ủng hộ
- Tăng tình nguyện viên
• Khuyến khích

dụng tốt, phải làm cho sự kiện này mang một nét đặc trưng riêng, nói lên được
ngành nghề và chuyển tải được thông điệp muốn nhắn gửi đển khách hàng, đó
là: ”Chúng tôi đã có mặt. Chúng tôi khác với các đối thủ cạnh tranh, chúng tôi
tối hơn các đối thủ cạnh tranh và chúng tôi đang sẵn sàng phục vụ bạn”. Phải
làm cho khách hàng có ấn tượng mới lạ và tốt đẹp về buỗi lễ khai trương. Nên
tránh đi vào lối mòn như nhất thiết phải có chạy thử máy (đối với việc khai
trương nhà máy sản xuất), cắt băng khánh thành…Hãy nghĩ ra những cách làm
sáng tạo. Chẳng hạn, nếu khai trương một cửa hàng bán đồ điện tử, có thể
dùng một bộ điều khiển từ xa để mở cửa vào giờ khai trương. Hãy để cho buổi
lễ khai trương thêm phần ấn tượng, có thể thiết kế thiệp mời độc đáo, đăng tải
tin trên báo chí, tổ chức các chương trình giải trí, biểu diễn, tặng quà cho
những người đến dự. Ngoài ra, cũng có thể nghĩ ra những cách để ghi nhớ và
cảm ơn những khách hàng đầu tiên như gửi phiếu mua hàng miễn phí hoặc
giảm giá, ghi lại tên và ngày sinh khách hàng để gửi thiệp chúc mừng sinh
nhật.
7
1.2 Tiến trình cơ bản thực hiện một sự kiện
1.2.1 Dự toán ngân sách và lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Ngân sách là vấn đề quan trọng hàng đầu của tổ chức sự kiện. Ngân sách
quyết định việc tổ chức sự kiện có thực hiện hay không cũng như mục tiêu sự
kiện, quy mô tổ chức sự kiện.
Tầm quan trọng của ngân sách: dự liệu các hàng hoá dịch vụ và nhưng
phương pháp dự liệu để có được danh mục hàng hoá dự liệu cần thiết cho sự
kiện. Nhà tổ chức sự kiện phải dự kiến được hàng hoá dịch vụ cần thiết cho tổ
chức sự kiện về số lượng, chất lượng và chi phí.
Trước hết, Nhà tổ chức sự kiện phải dự kiến được danh mục hàng hoá và
dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện về số lượng và chi phí. Cần cố gắng dự liệu
hàng hoá dịch vụ ban đầu chưa tính đến chi phí, sau đó dùng phương pháp loại
trừ, dữ lại danh mục hàng hoá bắt buộc phải có trong chương trình. Nếu ngân
sách dự toán cho phép có thể bổ sung cho danh mục những hàng hoá dịch vụ đã

o Vật liệu quảng cáo
o Thông tin liên lạc
o Dịch thuật
o Vận chuyển
o Hải quan
o Các chi phí khác
Mục đích của sự kiện không những chi phối dự toán ngân sách mà còn chi
phối cả hiệu quả ngân sách. Trước khi tổ chức bất kỳ một sự kiện nào, Nhà tỏ
chức cũng phải trả lời câu tổ chức sự kiện đó nhằm mục đích gì? Nói cách khác
cần làm rõ mục tiêu trước khi bắt tay tổ chức nó. Mục tiêu của sự kiện gắn liên
với quy mô thiết kế và tổ chức sự kiện, các yếu tố được nêu ra tác động vào
ngân sách và ngược lại chi phí cũng chi phối các yếu tố đó. Cần xác định được
mục tiêu chính, mục tiêu phụ để biết và tập trung vào thực hiện những mục tiêu
quan trọng trước gắn liền với quy mô và ngân sách của sự kiện
Trên thực tế các sự kiện có thể khác nhau về tính chất, quy mô…do đó
mà danh mục hàng hoá, dịch vụ cho từng sự kiện cụ thể là khác nhau. Tuỳ mỗi
sự kiện để cân đối và lựa chọn ra hạng mục thích hợp cho nó.
Yêu cầu của tiên lượng ngân sách:
• Nhà tổ chức sự kiện cần khẳng định được có ngân sách hay không
có.
• Thu xếp đủ ngân sách dù tổ chức sự kiện nhỏ hay lớn, không sử
dung ngân sách thiếu hụt để tổ chức sự kiện.
• Xác định rõ quy mô, vị trí, địa điểm tổ chức sự kiện chi phối ngân
sách.
9
• Lập ngân sách trong phạm vi cho phép.
Tóm lại, trong bước chuẩn bị tổ chức sự kiện, Nhà tổ chức cần giải quyết
nội dung sau:
• Có nên tổ chức sự kiện không?
• Có đủ ngân sách cho tổ chức sự kiện không?

đoạn chẩn bị phục vụ cho các hoạt động tổ chức sự kiện là rất nhiều, đòi hỏi
Ban tổ chức phải tính đến không bỏ sót, cần xác định các hoạt động quan trọng
để thiết kế các hoạt động tổ chức sự kiện cụ thể. Các thành viên trong Ban tổ
chức tiến hành hệ thống hoá các hoạt động chuẩn bị cho tổ chức sự kiện, các
hoạt động này có mối quan hệ mật thiết với nhau và với các hoạt động cơ bản
trong tổ chức. Hệ thống hoá các hoạt động tổ chức sự kiện quan trọng với tổ
chức sự kiện, ưu tiên thực hiện hoạt động quan trọng trước. Cần chú ý những
hoạt động chuẩn bị có tác động vào các hoạt động khác, đòi hỏi phải thực hiện
nó như một tiền đề.
Lập thời gian biểu cho công tác chuẩn bị: Sau khi khái quát các hoạt
động chuẩn bị tổ chức sự kiện và hệ thống hoá các hoạt động đó, Nhà tổ chức
sự kiện xâu chuỗi các hạng mục công việc, cố gắng khái quát và tránh sai sót từ
đó xác định hạng mục chủ yếu mà thiếu chúng là sự kiện không thể tổ chức
được, mỗi một hạng mục luôn có một hạng mục phụ trợ di theo nó có quan hệ
mật thiết với nhau.
Thời gian cho chuẩn bị tổ chức sự kiện: Lấy thời gian bắt đầu từ khi lập
kế hoạch tới khi bắt đầu tổ chức sự kiện là mức độ khống chế cho toàn bộ thời
gian các hạng mục công việc chuẩn bị. Nhà tổ chức sự kiện cần xác định thời
gian cho từng hạng mục cong việc, đặc biệt là những hạng mục công việc quan
11
trọng. Sau đó, xác định thêm thời gian dự phòng cho toàn bộ hệ thống công việc
tuỳ theo nguồn lực của doah nghiệp, theo yêu cầu thời gian. Có ba phương pháp
sau để người tổ chức có thể lên thời gian cho một sự kiện:
• Phương pháp cuốn chiếu: các hạng mục công việc thực hiện sâu
chuỗi teo dòng thời gian thống nhất, thực hiện hét hạng mục công việc này tới
hạng mục công việc khác được thực hiện nối tiếp nhau. Phương pháp này sử
dụng trong điều kiện có thời gian dài để chuẩn bị, nguồn lực doanh nghiệp yếu.
Đây là phương pháp mà Nhà tổ chức sự kiện có điều kiện để kiểm tra trực tiếp
hoạt động chuẩn bị.
• Phương pháp song song: các hạng mục của công việc được chia ra

• Xác định nội dug, yếu tố cần ưu tiên
• Tạo được ấn tượng cho các thành viên tham dự, hình ảnh của tổ chữ
sở hữu sự kiện trong công chúng
• Xác định tâm lý môi trường sự kiện và tạo bầu không khí trong thực
hiện sự kiện luôn mới lạ
• Chuỗi giá trị sự kiện mang lại phù hợp với nhu cầu của các thành
viên tham dự
Kế hoạch phân bổ ngân sách: Khâu này cần thực hiện sớm ngay từ khi
bắt đầu lên kế hoạch cho sự kiện. Lập bảng chi phí phân bổ ngân sách bằng việc
liệt kê các hạng mục công việc, nội dung hoạt động cùng với ngân sách dự kiến
kèm theo để tránh nhầm lẫn trồng chéo. Kiểm tra điều chỉnh tổng thể. Mỗi một
sự kiện sẽ bao gồm những nội dung hoạt động khác nhau nên không có công
thức có sẵn cho mỗi bảng chi phí, lên chi tiết các hạng mục cụ thể kể cả những
nội dung không quan trọng. Tổng chi phí có thể tăng lên rất nhiều nhất là liên
13
quan đến đồ ăn thức uống. Ngoài các khoản chi đó còn có các khoản phụ phí
(điện, tiền bản quyền cho nhạc sĩ khi sử dụng tác phẩm của họ). Vì vậy, cần liên
tục chỉnh sửa ngân sách khi thêm bớt đi các hạng mục nhưng cần có sự thống
nhất giữa khách hàng và nhà quản trị để tránh những bất ngờ từ hai phía, cần
phân tích tìm ra nguyên nhân chênh lệch chi phí và đưa ra giải pháp khắc phục.
Lịch thanh toán: trước ngày ký hợp đồng Nhà tổ chức cần chuẩn bị lịch
thanh toán với những cơ sở cung cấp dịch vụ như: khách sạn, nhà hàng, bệnh
viện thoả thuận cụ thể chi tiết dịch vự thanh toán, phương thức thanh toán.
Thường thì Nhà tổ chức sự kiện phải trả 30% đến 50% giá trị dịch vụ. Trong
nhiều trường hợp cũng có những khoản phát sinh ngoài dự kiến ban đầu, do vậy
lịch thanh toán cũng cần chỉnh sửa khi có hạng mục thay đổi.
1.2.2 Tổ chức và tính toán thời gian
Hành trình tổ chức và nội dung công việc khái quát theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2: Hành trình tổ chức và nội dung công việc
Đường tời hạn trong tổ chức sự kiện là ranh giới cuối cùng mà nếu vượt

nhạc phải biết rõ vai trò của mình, biết mình làm gì, thời gian nào và ở đâu và
do ai phụ trách. Chọn ra một người chịu trách nhiệm cho toàn bộ sự kiện trong
ngày tổ chức sự kiện. Bảng nội dung công việc là để giúp cho công việc diễn ra
đúng trật tự, không bất ngờ. Bảng nội dung công việc là những thông tin cung
cấp biết chúng ta tổ chức sự kiện như thế nào. Bảng nội dung công việc cần ghi
ra chính xác những nội dung đã được ký hợp đồng, chi phí thảo thuận và toàn
bộ không gian hoạt động của sự kiện ( cách bài trí, sắp xếp, nơi sự kiện diễn ra,
nghỉ ngơi giải trí, v.v ) các nhà cung cấp cần biết trước các việc đó để chuẩn bị
chu đáo kịp thời. Nhà tổ chức sự kiện cần phân công người giám sát các nhà
15
cung cấp từng công việc, từng khu vực nhằm đảm bảo mọi thứ theo đúng kế
hoạch, những thay đổi phải biết trước và được chủ động ứng phó.
Xây dựng bảng nội dung công việc trình bày rõ từng bước thực hiện đối
với từng công việc và người được phân công với thời gian và không gian cụ thể.
Bản nội dung công việc được coi là một kịch bản của tổ chức sự kiện.
Kết quả phải đạt được của bảng nội dung công việc là hiệu quả và hình ảnh
tổng thể của sự kiện khách sẽ nhìn thấy và cảm nhận. Cần phải gửi bản nội
dung công việc tới các cán bộ chủ chốt trong các công ty có liên quan, giú cho
nhà cung cấp nhận thức được tổng thể sự kiện và vị trí mình cung cấp trong đó
nâng cao trách nhiệm đảm nhận của họ. Nhà tổ chức sự kiện cần bó trí một cuọc
họp trước khi diễn ra sự kiện để xemlại lần cuối bảng nội dung công việc thống
nhất nhận thức chi tiết về nội dung và sự kiện. Trong ngày diễn ra sự kiện, mọi
công việc sẽ do một cán bộ điều hành chịu trách nhiệm giám sát công việc thực
hiện theo đúng tiến độ bảng nội dung công việc sau đó báo cáo về người chỉ
huy chương trình, chịu trác nhiệm giải quyết mọi vấn đề. Bảng nội dung cần
phân công rõ từng công việc cho từng thành viên, số điện thaọi liên hệ của mỗi
thành viên, vị trí của họ khi diễn ra sự kiện để người chỉ huy có thể tiện liên lạc
khi cần. Mỗi một hành viên tham gia tổ chức cần có một bản nội dung công
việc luôn mang teo mình khi sự kiện diễn ra để họ tiện theo dõi và biết được
nhiệm vụ của mình tại thời gian, địa điểm nào và công việc của họ là gì. Ngoài

• Các sự kiện cụ thể diễn ra trùng thời điểm với thời gian dự kiến của
sự kiện
• Đối tượng khách mời cụ thể (tuổi, giới tính, nghề nghiệp, nơi cư
trú…)
• Quỹ thời gian sẵn có
1.2.3 Danh sách khách mời
Danh sách khách mời: Trước mỗi một sự kiện Nhà tổ chức cần đặt ra
câu hỏi: Ai là khách mời mục tiêu? Ai là người lên danh sách khách mời. Lên
danh sách khách mời chính và khách mời dự bị là những người có thể được
thay thế khi khách mời chính vắng mặt. Nếu muốn thu hút các phương tiện
thông tin đại chúng thì cần xét: có bao nhiêu nhà báo cần mời? Cơ quan chức
chính phủ nào được phỏng vấn không?
Xác định rõ đối tượng khách mời của sự kiện, số lượng khách mời và
những vấn đề liên quan đến khách mời bảo đảm phục vụ khách an toàn ổn định
trong suốt thời gian diễn ra sự kiện. Lên danh sách khách mời và hồ sơ thông
tin khách mời ( giới tính, tuổi tác, quốc tịch, ngôn ngữ, tôn giáo, trình độ văn
hoá, người đồng hành, phương tiện đi lại,…). Lên danh sách khách mời để biết
số lượng khách mời trong sự kiện hôm đó vì nó còn phụ thuộc vào loại địa
điểm, phòng sự kiện cần thuê, công tác hậu cần phục vụ khách mời và người
đồng hành, cách bài trí trưng bày, cơ sở vật chất trang bị cần thiết.
Thiết kế thực hiện in ấn thiếp mời: thời gian gửi thiếp phải có thời gian
đủ sớm để khách kịp có thời gian phản hồi dự hay không dự sự kiện. Lập anh
sách khách mời, viết nội dung giấy mời, chuyển nội dung đến nhà thiết kế giấy
mời, đặt đơn vị chuyển phát, kiểm tra thiết kế giấy mời, in ấn thiết và phong bì,
gửi thiếp, thẻ VIP nếu có. Danh sách khách mời thì có khách VIP và khách phổ
thông, đại diện báo chí.
18
Danh sách khách mời có đầy đủ họ và tên; giới tính; tên và địa chỉ cơ
quan công tác của khách mời; số điện thoại di động, cố định, fax, email của
khách mời hoặc trợ lý (nếu có); các thông tin khác nếu có.

tháng… nhất là với các nhà công cộng, du thuyền, công viên bởi chúng không
phải luôn có sẵn. Việc thuê khách sạn trong mùa cao điểm là rất khó khăn.
Bản tham chiếu gồm những danh sách các tiêu chí cần được đáp ứng với
địa điểm: số lượng, quy cách phòng chức năng, khẳng năng cung cấp dịch vụ ăn
uống, nhu yếu phẩm các vật dụng khác, phương trân kinh doanh, tình hình tài
chính, nhân sự, tình hình sở hữu địa điểm. Địa điểm phải phù hợp vời từng loại
hình sự kiện cụ thể. Không giới hạn địa điểm ở một số loại như ở khách sạn,
trung tâm Hội nghị mà cần huy động các laọi hình địa điểm khác nhau cho sự
kiện. Nếu địa điểm ở ngoài hội trường sẽ có nhiều ưu việt và tạo điều kiện phát
huy tính sáng tạo của nhà tổ chức. Mỗi một địa điểm lại có những ưu thế và
thích hợp với những loại sự kiện nhất định. Khi quyết định loại hình địa điểm
cần kiểm tra xem xét và phải thực hiện nhiều quyết định khác kèm theo như
ngân sách, bàn ghế, vật dụng trang trí, thời gian sử dụng, âm thanh ánh sáng v.v
…. Đánh giá điều kiện vật chất địa điểm, vị trí địa điểm, kinh nghiệm trong quá
khứ, điều kiện vật chất dịch vụ, lưu trú, nhân sự, đánh giá các địa danh lân cận,
tình hình trị an, và lập báo cáo về địa điểm.
Khi đã có địa điểm sẵn sàng đón khách chưa phải là đã giải quyết xong
vấn đề địa điiểm, mà còn phải giải quyết vấn đề về sức chứa phòng tổ chức, vệ
Loại sự
kiện và
quy cách
thiết kế
Bản tham
chiếu cho
việc đánh
giá địa
điểm
Xác định
loại hình
địa điểm

mà Nhà tổ chức cần phải lên kế hoạch đưa đón khách sao cho mọi người đều
được thoải mái, hài lòng. Những xe đó được xếp hạng theo đẳng cấp giá trị
khách nhau, bố trí từng laọi xe thích hộ cho từng loại khách.
• Xe hạng sang: dành cho chính khách, giới thượng lưu. Xác điịnh
đối tượng khách mời, cấp bậc của khách mời sử dụng xe hạng sang, số khách
cần được bố trí xe, sức chứa của bãi đỗ xe, trang bị kèm theo của xe hạng sang,
tính năng sử dụng và sự tiên nghi, khả năng thay thế khi có sự cố sảy ra, lịch
21
trình sử dung xe trước và sau sự kiện, bảo hiểm thiệt hại vật chất về người và
xe, ngân sách, không nhất thiết phải sử dụng xe hạng sang cho khách tới sự kiện
kể cả khách VIP. Ví dụ: Limousine chuyên dành cho nguyên thủ quốc gia,
chính khách và những người thành đạt; Mercedes gắn với người thành dạt và
nổi tiếng v.v …
• Xe khách: cũng có xe giành riêng cho nguyên thủ được thiết kế nội
thất đặc biệt sang trọng, xe hạng trung, xe hạng thường chuyên chở cán bộ công
nhân, học sinh.
Bến đỗ xe và đưa đón khách tạo nên ấn tượng độc đáo bằng bảng
hướng dẫn chi tiết để khách có thể hiểu được, hỗ trợ cho công tác quản lý là ấn
tượng đầu tiên và cũng là ấn tượng cuối cùng. Không nên để khách loay hoay
với việc đi tìm kiếm và không đủ nơi đỗ xe, hạn chế việc tổ chức sự kiện ở
nhiều điạ điểm khác nhau, luôn có giấy phép dừng đỗ, công suất bãi đố xe phải
đủ lớn, an ninh tịa bãi đỗ, chỉ dẫn và hướng dẫn tại bãi đỗ, bãi đỗ giành riêng
cho khách VIP, khách thường.
1.2.6 Không gian tổ chức sự kiện
Sân khấu, ánh sáng, âm thanh, trang trí xung quanh sân khấu phải hài hoà
và mang mục tiêu truyền thông. Giải quyết các vấn đề sân khấu nằm trong việc
giải quyết khôn gian sự kiện. Sân khấu đảm bảo đủ điều kiện về trang bị kỹ
thuật, chiều cao, chiều rộng, trang trí sân khấu và khu vược xung quanh sân
khấu. Âm thanh ánh sáng không thế thiếu trong sự kiện, việc lắp đặt thiết bị âm
thanh phải chú ý đứng mức. Chú ý trong cả việc ánh sáng trong sự kiện, trong

1.3 Hoạt động thiết kế trong lĩnh vực tổ chức sự kiện
Dù là Nhà kinh doanh tổ chức sự kiện hay chủ sự kiện thì cũng cần hiểu
rõ mục đích, yêu cầu của buổi sự kiện là gì? để dựa vào đó thiết kế, xây dựng
23
những yếu tố có liên quan tạo nên thành công cho chương trình sự kiện đó. Về
phần thiết kế thì không có một lý thuyết thuần tuý vì đây là những ý tưởng sáng
tạo, mà sáng tạo thì không có một quy tắc cụ thể nào, chỉ có một điều, cần có
những ý tưởng sáng tạo phù hợp với mục đích, quy mô, ngân sách của khách
hàng, phù hợp với văn hoá của vùng miền nơi diến ra sự kiện, và phải có khả
năng thực hiện được trên thực tế. Mỗi một khâu trong tổ chức sự kiện đều cần
đến thiết kế hay xây dựng ý tưởng để tạo ra sự khác biệt trong mỗi một sự kiện.
1.3.1 Thiết kế chương trình
Sau khi được phía chủ doanh nghiêp cho biết lý do, mục tiêu (WHY),
việc lập “kịch bản” để tổ chức sự kiện được xuất phát từ một trong 4 hướng sau
đây:
Một là, từ "quá trình" hoạt động (mục tiêu, nhiệm vụ, nội dung, phương
pháp, phương tiện, con người, kết quả, );
Hai là, từ các "chức năng" quản lý (hoạch định -> tổ chức -> chỉ đạo ->
tổng kết);
Ba là, từ quy tắc (4 W+ H) hay [(what, when, where, who) + how)]
Bốn là, phối hợp các hướng trên.
Ví dụ: (theo hướng “phối hợp”), nhóm tổ chức sự kiện sẽ hỏi đáp 12 câu sau
đây trước khi dưng kịch bản:
• Các mục tiêu của sự kiện này là gì?
• Sự kiện sẽ tổ chức ở đâu? Chỗ đó ra sao?
• Sự kiện sẽ tổ chức từ bao giờ?
• Thời tiết lúc ấy thế nào?
• Hoạt động của sự kiện gồm lần lượt những gì?
24
• Nhóm tổ chức sự kiện gồm những ai? Quan hệ giữa họ ra sao (Phối