BỘ CÔNG THƯƠNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THỰC PHẨM TP.HCM
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH VÀ DU LỊCH
- - - - - -

TIỂU LUẬN MÔN:
QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
ĐỀ TÀI:
HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ THÔNG TIN TRONG
PHÒNG TM &DV TẬP ĐOÀN INCOMEX SAIGON
GVHD:Đặng Trần Minh Hiếu
SVTH: Nhóm G2
Tp.HCM ngày 28/11/2012
Quản trị thông tin trong phòng TM&DV tập đoàn
INCOMEX SAIGON
MỤC LỤC
DANH SÁCH NHÓM G2
HỌ VÀ TÊN MSSV
Ngô Thị Trang Đài 2013100051
Đỗ Thị Phương Hiền 2013100193
Lê Thị Hiệu 2013100386
Phạm Diệu Hương 2013100086
Hà Vũ Uyên Linh 2013100223
Nguyễn Thị Liễu 2013100143
Phạm Thị Thu Ngọc 2013100103
Nguyễn Thị Thu Phú 2013100265
Nguyễn Thị Tâm 2013100281
Trương Thị Bích Trâm 2013100070
Bùi Võ Tú Trinh 2013100084
Hồ Khoa Xuân Thư 2013100038
2

phòng TM & DV Tập Đoàn INCOMEX SAIGON và một số khuyến nghị của
nhóm .
Trong quá trình làm bài nhóm em cũng không thể tránh khỏi những sai sót
mong cô đóng góp ý kiển để bài tiểu luận của nhóm em được hoàn thiện hơn.
Xin chân thành cám ơn cô!
Nhóm tác giả
Nhóm G2
I. GIỚI THIỆU VỀ TẬP ĐOÀN INCOMEX SAIGON
Tên đầy đủ : CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN ĐẦU TƯ
XUẤT NHẬP KHẨU TỔNG HỢP SÀI GÒN
Tên giao dịch : INCOMEX SAIGON GROUP
Trụ sở chính : 27 Cao Thắng, Phường 2, Quận 3, Tp. HCM
VPGD : Phòng 401, tòa nhà Hoàng Anh Safomec
7/1 Thành Thái, Phường 14, Quận 10, Tp. HCM
Điện thoại : +(84.8) 3824 9722
Fax : +(84.8) 3824 9723
Email : [email protected]
Website : www.incomexsaigon.com.vn
Mã số thuế : 0301458227
Thành lập theo quyết định số 351/QĐ/TWĐTN ngày 28/2/1989 của Ban Bí thư
Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh với tên gọi Công ty Xuất Nhập Khẩu
Tổng Hợp 1.
Thực hiện chủ trương của Đảng và Nhà nước về việc tổ chức sắp xếp lại cá
doanh nghiệp thuộc khối kinh tế Đảng, đoàn thể chính trị, ngày 08/5/1993
UBND TP. HCM đã ra quyết định số 03/QĐ-UB thành lập Công ty Xuất Nhập
Khẩu Tổng Hợp Sài Gòn là doanh nghiệp Nhà nước (doanh nghiệp Đoàn thể,
4
GVHD:ĐẶNG TRẦN MINH HIẾU – SVTH:NHÓM G2
Quản trị thông tin trong phòng TM&DV tập đoàn
INCOMEX SAIGON

động sản, Tập đoàn Incomex Saigon còn đầu tư vào các dự án hỗ trợ phát triển
như dự án nhà máy giấy và bột giấy Quảng Nam, dự án này khai thác các lợi
thế cạnh tranh và là động lực thúc đẩy kinh tế tỉnh Quảng Nam phát triển; đầu
tư vào lĩnh vực hạ tầng cứng như làm đường, xây dựng nhà máy nước, các dự
án tiêu biểu như: dự án đường vành đai phía Đông thị xã Gò Công, dự án nhà
máy nước Bình Đại tỉnh Bến Tre, dự án nhà máy xử lý nước lợ Cần Giờ,…
Tiền thân là doanh nghiệp thuộc Trung Ương Đoàn, Incomex Saigon Group
còn đầu tư vào các lĩnh vực y tế và giáo dục với các dự án như: dự án sản xuất
thiết bị y tế Amvi-Biotech, dự án đào tạo Anh ngữ tại tỉnh Tiền Giang (hợp tác
với công ty Diên Hồng).
Thông điệp
5
GVHD:ĐẶNG TRẦN MINH HIẾU – SVTH:NHÓM G2
Quản trị thông tin trong phòng TM&DV tập đoàn
INCOMEX SAIGON
Với phương châm “đồng hành phát triển” Incomex Saigon Group đang hoàn
thiện các giá trị cốt lõi của mình; tạo ra tăng trưởng cao bằng cách tạo nên
sự khác biệt trên cơ sở hiểu biết nhu cầu khách hàng, đưa ra thị trường các
sản phẩm đa dạng, và cạnh tranh về giá cả: tạo giá trị cho cổ đông bằng cách
tối ưu hoá việc sử dụng vốn cổ đông, góp phần đưa Incomex Saigon Group
trở thành một tập đoàn vững mạnh, đủ sức đối phó với những thách thức của
môi trường kinh doanh mới; dịch vụ khách hàng tuyệt hảo được tạo ra dựa
trên sự nắm bắt rõ nhu cầu của khách hàng, hướng tới khách hàng, phục vụ
khách hàng với một ý thức nhiệt tình, một quy trình chuẩn và sự chuyên
nghiệp của nhân viên; công bằng và đạo đức được thực hiện bằng cách đảm
bảo sự công bằng giữa mọi khách hàng, giữa mọi nhân viên, tạo giá trị cho
cộng đồng bằng các đóng góp từ thiện…
Với những giá trị cốt lõi trên; cùng với sự hợp tác của các đối tác chiến lược
như: công ty cổ phần phát triển nhà Hoàng Anh (thuộc tập đoàn Hoàng Anh
Gia Lai), công ty quản lý quỹ Bảo Việt (thuộc tập đoàn Bảo Việt), công ty

chuyển lên ban quản trị của tập đoàn.
3. Hoạt động quản trị thông tin trong văn phòng.
3.1. Phân loại thông tin
Tại phòng TM & DV chủ yếu có hai loại thông tin chính đó là:
Thông tin đầu vào :
• Chỉ thị của Hội đồng quản trị.
• Thông tin của các dự án từ văn phòng kinh doanh.
• Thông tin thị trường từ văn phòng R&D.
• Thông tin về khách hàng (các nhà cung cấp nguyên vật liệu, nhà
thầu xây dựng ).
• Thông tin đầu ra:
• Báo cáo gửi đến ban quản trị tập đoàn.
• Thông tin cung cấp cho khách hàng (các nhà cung cấp nguyên vật
liệu, nhà thầu xây dựng ) về các dự án.
• Thông tin cung cấp cho giới truyền thông.
3.2. Truyền đạt thông tin.
3.2.1. Thông tin đầu vào :
• Chỉ thị từ Hội đồng quản trị :
7
GVHD:ĐẶNG TRẦN MINH HIẾU – SVTH:NHÓM G2
THÔNG TIN ĐẦU RA
Khách hàng, cơ quan truyền
thông ,ban Quản trị tập đoàn,…
THÔNG TIN ĐẦU VÀO
Hội đồng quản trị tập đoàn,phòng
kinh doanh,phòng R&D,khách
hàng…
Quản trị thông tin trong phòng TM&DV tập đoàn
INCOMEX SAIGON
Các chỉ thị từ Hội đồng quản trị được chuyển đến Trưởng phòng thông qua

8
GVHD:ĐẶNG TRẦN MINH HIẾU – SVTH:NHÓM G2
Quản trị thông tin trong phòng TM&DV tập đoàn
INCOMEX SAIGON
Sự tồn tại và phát triển của công ty phụ thuộc không ít vào giới truyền thông.
Vì vậy phòng TM&DV cũng có nhiệm vụ truyền thông tin cho giới truyền
thông. Không phải bất cứ thông tin nào phòng cũng sẽ cung cấp. Nhân viên
trong văn phòng này sẽ phân loại thông tin thành hai loại: thông tin bảo mật và
thông tin công khai. Những thông tin công khai sẽ được truyền ra ngoài.Và
những thông tin bảo mật chỉ lưu truyền trong nội bộ.
3.3. Bảo quản - lưu trữ thông tin.
Hầu hết các loại thông tin trong văn phòng này đều được bảo quản và lưu trữ
dưới dạng văn bản, các phần mềm quản lí dữ liệu.
III. MỘT SỐ ƯU ĐIỂM VÀ KHUYẾT ĐIỂM TRONG HOẠT ĐỘNG
QUẢN TRỊ THÔNG TIN TRONG PHÒNG TM&DV TẬP ĐOÀN
INCOMEX SAIGON VÀ MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ CỦA NHÓM
1. Ưu điểm.
• Hầu hết hoạt động truyền thông tin từ hội đồng quản trị xuống các giám
đốc và phó giám đốc trong các phòng đều thông qua văn bản, chính vì
vậy mà thông tin đảm bảo được truyền đạt một cách chính xác, không
gây hiểu nhầm, hiểu sai. Và các văn bản được lưu trữ làm cơ sở đối
chiếu.
• Văn phòng áp dụng tốt công nghệ thông tin vào việc quản lí và lưu trữ
thông tin, điều này giúp văn phòng quản lí thông tin một cách hiệu quả
hơn, tiết kiệm được thời gian tìm kiếm thông tin đã lưu trữ, bên cạnh đó
còn tiết kiệm được diện tích văn phòng vì không cần phải tốn nhiều diện
tích để chứa đựng quá nhiều hồ sơ.
• Những thông tin hằng ngày được truyền đạt bằng miệng và bảng thông
báo vì thế nguồn thông tin luôn được tiếp nhận và xử lý kịp thời.
• Đội ngũ nhân viên có trình độ và nhiều kinh nghiệm, năng động, có tinh

hiệu quả hoạt động của văn phòng.
• Việc lưu trữ thông tin bằng những phần mềm máy tính sẽ dễ dàng bị xâm
nhập bởi vi-rút nếu người dùng không cẩn thận, và việc bảo mật thông tin
chưa cao.
3. Một số khuyến nghị.
• Vì hầu hết các thông tin được truyền đi dưới dạng văn bản, vì thế văn
phòng nên sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu tránh sử dụng những từ
đồng âm nhiều nghĩa để người nhận văn bản không hiểu sai lệch về thông
tin. Cần trình bài văn bản theo một chuẩn qui tắc cụ thể, chuẩn này có thể
là chuẩn chung hay chuẩn do văn phòng đặc ra giúp thuận tiện trong
truyền đạt thông tin hơn.
• Đầu tư xây dựng cơ sở vật chất cho hoạt động thông tin như: cài đặt mới
các phần mềm quản trị thông tin, nâng cấp hệ thống máy tính,
• Tăng cường thông tin phản hồi để các nhà quản trị biết hiệu quả của việc
truyền thông tin.
• Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ nhân viên để họ có khả năng quản lý, vận
hành các phương tiện kỹ thuật. Đồng thời tổ chức các hoạt động tập thể
để tăng thêm tính đoàn kết của các nhân viên trong văn phòng.
10
GVHD:ĐẶNG TRẦN MINH HIẾU – SVTH:NHÓM G2
Quản trị thông tin trong phòng TM&DV tập đoàn
INCOMEX SAIGON
KẾT LUẬN
Qua bộ môn quản trị văn phòng, chúng em đã được trang bị kiến thức lý
thuyết về quản trị thông tin trong văn phòng. Đồng thời qua quá trình tìm
hiểu về hoạt động quản trị thông tin trong văn phòng TM& DV tập đoàn
INCOMEX SAIGON nhóm chúng em đã hiểu hơn về hoạt động quản trị
thông tin cũng như vai trò của hoạt động quản trị thông tin đối với doanh
nghiệp và rút ra được nhiều kinh nghiệm.
Trong quá trình làm bài nhóm chúng em cũng không tránh khỏi những sai