Thiết bị lưu trữ

Sherelyn Ogden - Trưởng Bộ phận Bảo quản, Hiệp hội Lịch sử Minnesota
Việc lựa chọn đồ đạc để lưu trữ tài liệu trong thư viện và cơ quan lưu trữ đòi
hỏi phải có sự nghiên cứu kỹ lưỡng. Nhiều sự lựa chọn các đồ đạc sẵn có và
đang thịnh hành có chứa những chất liệu làm sản sinh những tác dụng phụ đã
góp phần làm hư hỏng tài liệu mà chúng đang lưu trữ. Ngoài ra, một số
những điểm đặc trưng của vật liệu xây dựng cũng đang phá hủy và góp phần
làm hư hỏng các bộ sưu tập . Những thông tin được trình bày dưới đây dự
định giới thiệu và cung cấp một sự chỉ dẫn cho đề tài nói trên trong việc lựa
chọn đồ đạc lưu trữ.
Đồ sứ có tráng men
Mãi đến gần đây, chỉ có loại đồ đạc có tráng men được người ta khuyên
dùng. Được cấu tạo từ lõi thép, bọc ngoài bằng lớp vỏ sứ có tráng men đã
được nung loại đồ đạc này được coi là loại vật liệu hóa học có tính bền vững.
Bởi là loại vật liệu đã sẵn có trên thị trường, giá cả mang tính cạnh tranh, lại
khỏe và bền loại vật liệu này đã trở thành sự lựa chọn đặc biệt hấp dẫn của
người tiêu dùng. Tuy nhiên, nhiều câu hỏi đã được đặt ra về khả năng lớp vỏ
tráng men bọc ngoài nếu không được nung một cách hợp thức (không đủ thời
gian và nhiệt độ cao như quy định) sẽ có thể toả ra chất fomanđêhyt và các
chất dễ bay hơi khác có hại cho bộ sưu tập tài liệu. Sự lo lắng này càng đặc
biệt cần được lưu tâm trong trường hợp bộ sưu tập tài liệu được lưu trữ trên
những giá sách được đặt ở một khu vực khép kín hoặc có sự lưu thông không
khí ít, hoặc tài liệu được lưu trữ trong những loại đồ đạc đóng kín như hộp
đựng bản đồ, các tủ có ngăn kéo đựng tài liệu và các hộp đựng sách có nắp
cứng.
Xuất phát từ mối quan tâm về sự không đạt tiêu chuẩn của vật liệu, loại đồ
đạc có tráng men trừ loại được nung một cách hợp thức, không còn được
người ta khuyên dùng rộng rãi nữa. Đối với chúng tôi để cầm chắc tính hợp lệ
của vật liệu được nung, đồ đạc đó phải được qua kiểm tra. Việc kiểm tra phải
tuân thủ tiêu chuẩn E-595 của ASTM (Hiệp hội Kiểm định vật liệu Mỹ).1

Giá thép mạ crôm, được làm từ dây thép mạ crôm (heavy-gauge, chrome-
plated steel wire) là một sự lựa chọn đồ đạc cho kho chứa phù hợp cho các tài
liệu được đóng hộp. Giá sách bền, khung dây nhẹ và tạo sự lưu thông không
khí tốt. Tuy nhiên, những sợi dây thép mạ crome này có thể để lại vết bẩn
vĩnh viễn trên những tài liệu không được bảo vệ, vì vậy các tài liệu cần được
đóng hộp hoặc các giá sách cần được bọc lót.
Gỗ
Đồ đạc lưu trữ, đặc biệt các giá sách làm bằng gỗ đã phổ biến và có truyền
thống sử dụng vì những lý do về tính thẩm mỹ, tính kinh tế và nhẹ trong lắp
đặt. Tuy nhiên, các axit có hại và những chất khác vẫn bốc hơi từ gỗ, hợp
chất gỗ và một số chất bịt kín và chất keo dán. Mặc dù mức độ bốc hơi ở thời
điểm sử dụng ban đầu cao nhất, trong hầu hết các trường hợp sự bay hơi thể
hiện tuổi thọ của vật liệu. Để tránh khả năng làm hỏng tài liệu, nên tránh làm
đồ đạc lưu trữ bằng gỗ hoặc các sản phẩm gỗ. Nếu không tránh được điều
này và vẫn phải sử dụng gỗ cần có biện pháp phòng ngừa. (Certain wood and
wood composite) Gỗ nguyên chất và hợp chất gỗ có nhiều khả năng gây hư
hỏng hơn các loại khác. Ví dụ, gỗ sồi, vốn được sử dụng rộng rãi cho việc lưu
trữ các tài liệu thư viện và lưu trữ, lại được xem là loại gỗ có độ bốc hơi axít
lớn nhất, vì vậy nó được khuyên không nên sử dụng. Cũng như vậy, nhiều
loại hợp chất gỗ được quảng cáo là không chứa fomanđêhyt cũng có thể chứa
các axit hoặc các anđehit có hại khác. Cần thu thập các thông tin cập nhật
trước khi lựa chọn loại đồ đạc mới làm bằng gỗ hoặc sản phẩm gỗ để có thể
lựa chọn loại gỗ ít gây hư hại nhất. Tất cả các loại gỗ và hợp chất gỗ nên
được kiểm nghiệm để xác định tính an toàn sử dụng.4
Vỏ bọc cho gỗ
Đối với các đồ đạc lưu trữ bằng gỗ thực sự để sử dụng cần có lớp bảo vệ. Các
loại gỗ đều cần được bọc kín. Dù đã làm vậy, bạn vẫn cần lưu ý đến chúng vì
không có lớp bọc hay chất bịt kín nào có thể ngăn hoàn toàn sự bay hơi các
axit và các chất dễ bay hơi có hại trong thời gian dài, nhưng chúng có thể
cũng hữu ích trong thời gian ngắn. Cũng như vậy, có một số chất bịt kín có

Ngoài phương pháp bịt kín gỗ, giá sách và các ngăn kéo cũng phải được bọc
bằng những vật liệu có khả năng tạo rào chắn hiệu quả. Các loại rào chắn
được khuyên sử dụng ở thời điểm hiện tại bao gồm kim loại dát mỏng trơ (ví
dụ: Marvelseal 360 và 470), PCTFE (polychlorotrifluoroethylene) các loại
phim tạo rào cản tốt (ví dụ: Alclar), nhôm tấm, thủy tinh, polymethyl
methacrylate sheeting, (ví dụ: Plexiglas), hoặc tổng hợp các chất này.7
Polymethyl methacrylate sheeting có thể hấp thu các chất gây ô nhiễm và lại
làm chúng bốc hơi, vì thế không nên tái sử dụng loại vật liệu này nếu nó đã
từng được sử dụng làm rào chắn. Lưu ý rằng mực in tìm thấy trên rào chắn
làm bằng một trong những vật liệu này có thể bị gặm mòn.8 Liên hệ với nhà
sản xuất để yêu cầu các thông tin về mực in, hoặc yêu cầu các sản phẩm
không chứa mực in. Nếu những rào chắn này không cung cấp một bề mặt
thích hợp để lưu trữ tài liệu, sẽ có thể phải sử dụng 100% bìa cũ để thay thế.
Tuy nhiên, không nên chỉ sử dụng bìa cũ bởi nó không cung cấp được một
rào chắn đầy đủ.
Các đặc điểm về thiết kế
Ngoài việc lưu ý lựa chọn vật liệu để thiết kế, các đồ đạc lưu trữ cần được
làm thật nhẵn và không gây sự trầy xước. Nếu đồ bằng thép được sơn hay
bọc ngoài cần có độ bền để không dễ bị nứt hoặc vỡ vỏ bọc vì vết rạn có thể
làm lớp thép bên trong lộ ra và do đó dễ bị gỉ. Các đồ đạc lưu trữ phải không
có cạnh sắc và những vật lồi ra. Các đai ốc hoặc chốt lộ ra đặc biệt gây nguy
hiểm. Đồ đạc lưu trữ phải đủ chắc để không bị uốn cong hoặc vênh khi chứa
đầy tài liệu. Các giá cần được chốt vào nhau và chốt với sàn đất và có thể cả
trần để không bị lung lay khi chất các tài liệu lên đó. Các giá sách cần được
thiết kế điều chỉnh được để có thể đựng tài liệu thuộc nhiều kích cỡ khác
nhau, đặc biệt những tài liệu có khổ rất lớn. Đồ đạc lưu trữ cần được thiết kế
cách sàn đất ít nhất từ bốn đến sáu inches để bảo vệ tài liệu không bị nước
làm hỏng trong trường hợp có lụt. Các tủ đựng tài liệu có cửa được ưa
chuộng hơn khi người ta đặc biệt quan tâm đến độ an toàn và việc bảo vệ tài
liệu khỏi bụi bẩn. Những loại này sẵn có, gồm nhiều tầng và ngăn kéo. Người

chuyển như vậy tuy nhiên cũng có thể gây hư hỏng tài liệu do những rung
động chúng gây ra cho tài liệu khi di chuyển. Kết quả là các tài liệu có thể bị
xô rơi khỏi giá gây những hư hỏng lớn hơn. Nếu bắt buộc phải sử dụng hệ
thống kho nén cần phải lựa chọn kiểu thiết kế sao để hạn chế những rủi ro
này. Một vấn đề cốt yếu đối với việc sử dụng hệ thống kho nén là các tài liệu
đựng trên các giá không được để vượt ra ngoài cạnh của các giá để tránh tài
liệu ở các giá đối diện không bị va chạm vào nhau khi các hàng giá được nén
lại. Khi lắp đặt hệ thống kho nén cần tính toán để tổng diện tích kho đảm bảo
đủ khoảng trống ở các lối đi khi mở các hàng giá ra để di dời tài liệu khỏi giá
và các ngăn kéo một cách an toàn, đặc biệt với các tài liệu khổ lớn. Sức nặng
lên sàn nhà cũng là một vấn đề quan trọng và cần được tính đến nếu có quá
nhiều vật nặng được lưu trữ trong một không gian hạn chế. Điều này đặc biệt
quan trọng đối với các giá sách nén. Việc tính toán sức nặng cần được đưa
vào quá trình xử lý sàn kho, (funiture tracks and fitting) và sức tải
của giá sách và ngăn kéo cũng như đồ đạc. Cần tư vấn một kỹ sư về kết cấu
về vấn đề này. Việc phát hiện và chống cháy cũng là một vấn đề cần quan
tâm khác. Cần phải để chừa ra một khoảng trống khoảng vài inches giữa các
hàng giá để có thể phát hiện và chặn lửa cháy ở giữa các giá. Việc để chừa ra
một khoảng trống nhỏ cũng sẽ tăng cường sự lưu thông không khí, tránh sự
tích tụ các túi không khí, sự ẩm ướt hoặc tù đọng không khí. Một vấn đề cần
quan tâm khác là cách xử trí giá nén trong các trường hợp lũ lụt, hỏa hoạn
hoặc động đất và cách tiếp cận tài liệu khi không mở được giá sách vì lý do
trọng lượng tăng, rãnh trượt bị méo mó hoặc do hỏng hóc về điện. Liên hệ
với nhà sản xuất về những vấn đề này.
Ghi nhớ
Việc lựa chọn đồ đạc lưu trữ phù hợp và xác định các đặc điểm kỹ thuật của
đồ đạc lưu trữ bằng gỗ là những nhiệm vụ phức tạp. Kho lưu trữ kém chất
lượng góp phần làm tăng nhanh sự phá hủy tài liệu. Quan niệm về tiêu chuẩn
đối với đồ đạc lưu trữ đang có sự thay đổi nhanh chóng. Cần tư vấn một
chuyên gia bảo quản để nắm bắt được những thông tin cập nhật nhất trước

tinh nhỏ đặt vào bình để nó không tiếp xúc trực tiếp với các miếng kim loại
và chất bịt kín đã được bọc để giảm bớt sự bay hơi. Bọc bình bằng hai tấm
nhôm lá và buộc chặt lá nhôm bằng dây đồng hoặc dây kim loại khác. Chuẩn
bị một chiếc bình thứ hai với các công đoạn hệt như chiếc bình thứ nhất
nhưng không để chất bịt kín hay các mẫu kim loại vào. Chiếc bình này sẽ
đóng vai trò để thử. Đặt cả hai chiếc bình vào lò ở nhiệt độ 60oC trong ba
tuần hoặc để ở ngưỡng cửa sổ càng lâu càng tốt. Theo dõi sự thay đổi ở bề
ngoài của kim loại. Quan sát qua kính phóng đại sẽ hiệu quả hơn. Những thay
đổi có thể sẽ xảy ra ở cả hai mẫu được kiểm tra và mẫu thử. Nếu những thay
đổi ở mẫu kiểm tra khác mẫu thử, những chất không được chấp nhận sẽ xuất
hiện. Đối với việc kiểm tra hợp chất gỗ, sẽ không thể xác định được là phản
ứng xảy ra bởi gỗ hay keo dán trong hợp chất. Nếu quan sát thấy phản ứng
dương tính, vật liệu sẽ không thích hợp để sử dụng. Hatchfield. Personal
communication.
5 Hatchfield
6 Hatchfield
7 Hatchfield, "Lựa chọn vật liệu lưu trữ cho Bảo tàng," trong Lưu trữ các bộ
sưu tập về lịch sử tự nhiên: Những khái niệm cơ bản (Storage of Natural
History Collections: Basic Concepts) , Carolyn L. Rose và Catharine A.
Hawks, eds. (Pittsburgh, PA:Society for the Preservation of Natural History
Collections, 1994), p.7.
8 Hatchfield, pp.5-6
9 Margaret Holben Ellis, Giữ gìn các tài liệu in và các bản vẽ (The Care of
Prints and Drawings) (Walnut Creek, CA: Altamira Press, 1995), 148.
10 Ellis., 148-9
Những tài liệu gợi ý tham khảo thêm
Hatchfield, Pamela. "Lựa chọn vật liệu lưu trữ cho Bảo tàng," trong Lưu trữ
các bộ sưu tập về lịch sử tự nhiên: Những khái niệm cơ bản (Storage of
Natural History Collections: Basic Concepts) , Carolyn L. Rose và Catharine
A. Hawks, eds. (Pittsburgh, PA:Society for the Preservation of Natural

Morristown, NJ 07962
Toll Free: (800) 934-5679
Alclar transparent vapor barrier
B.F. Goodrich
300 Whitney Street
Leominster, MA 01453
Telephone: (978) 537-4748
Fax: (978) 537-8245
available from:
Dexter Brothers
59 Amory Road
Roxbury, MA 02119
Telephone: (617) 445-7755
Sancure 878 moisture-borne polyurethane
Conservation Resources
8000-H Forbes Place
Springfield, VA 22151
Telephone: (703) 321-7730
Fax: (703) 321-0629
Carbon based paint in acrylic binder
Fisher Scientific
52 Fadem Road
Springfield, NJ 07081
Toll Free: (800) 766-7000
Fax: (201) 379-7638
Glass beakers and vials and other testing supplies
International Paint Co.
2270 Morris Avenue
Union, NJ 07083
Toll Free: 800-INTRLUX

loại sản phẩm đang sẵn có.
NECC có sẵn 1 bản danh sách đầy đủ/hoàn thiện hơn về các nhà cung cấp.
Tham khảo thêm phần tài liệu kỹ thuật trên website của NEDCC tại địa chỉ
www.nedcc.org hay liên hệ với NEDCC để có tài liệu cập nhật nhất.

Crystallization Systems, Inc.
640C Broadway Avenue
Holbrook, NY 11741
Telephone: (631) 567-0888
Fax: (631) 567-4007
Contact: Pat Ellenwood
Email:
URL: www.csistorage.com
Anodized Aluminum
Delta Designs Ltd.
P.O. Box 1733
Topeka, KS 66601
Telephone: (785) 234-2244
Fax: (785) 233-1021
Powder Coatings
Light Impressions
P.O. Box 787
Brea, CA 92822-0787
Toll Free: (800) 828-6216
Fax: (800) 828-5539

Open Chrome Shelving
Plan Hold Corp.
17421 Von Karman Avenue
Irvine, CA 92714