Nghề thư ký văn phòng
Thật vậy, phạm vi chuyên môn nghiệp vụ thư ký bao quát rộng hơn, ngoài các
nghiệp vụ thông thường, người thư ký còn phải đảm nhiệm các chức năng dịch vụ
bao gồm cả kế toán, tài chính, nhân sự, tổng hợp và quản trị. Các chức năng này
được thể hiện bằng các nhiệm vụ cụ thể. Trong đó, các nhiệm vụ quan trọng nhất
là xử lý thư tín, giao địch điện thoại, chuẩn bị các văn thư, văn bản và các báo cáo
chuẩn bị các cuộc họp, các chuyến đi.

Không những thế, họ còn là người làm việc với các công ty y tài chính, ngân hàng,
bảo hiểm, dịch vụ nhà đất. Đôi khi họ cũng phải gặp gỡ các luật sư làm việc với
tòa án để giải quyết những vụ việc thay cho các nhà quản lý cấp cao.

Các kỹ năng cơ bản

Đánh máy đạt tốc độ 60 - 70 chữ một phút (tiếng Anh đạt 50 từ/phút).

Tốc ký đạt tốc độ 100 - 120 chữ một phút (tiếng Anh đạt 80 từ/phút).

Tin học văn phòng: Xử lý văn bản, xử lý dữ liệu.

Trình bày bản đánh máy, bản viết bản in từ máy tính đúng chuẩn, hấp dẫn, đẹp.

Sử dụng thành thạo điện thoại, Fax, Internet.

Soạn thảo văn bản các loại đạt chất lượng.

Kỹ năng lập hồ sơ lưu và tra cứu nhanh.

Biết và sử dụng được ngoại ngữ.

Phẩm chất cá nhân


Thư ký giỏi thường cũng là đối tượng mà cấp quản lý nhắm vào để đề bạt khi cần
đến. Do vậy, để sẵn sàng cho những nấc thang cao hơn trong tổ chức, người thư ký
cần không ngừng rèn luyện để có được kiến thức sâu và đủ rộng về kinh tế, thương
mại, kế toán, tài chính, luật kinh tế. Ngoài ra, người thư ký cũng cần nhanh chóng
nắm bắt được và hiểu biết sâu sắc về tổ chức và hoạt động kinh tế của doanh
nghiệp.