Lời n ói đ ầ u
Lời n ói đ ầ u
Trong nền kinh tế tri thức, sự cạnh tranh của các ngành nghề để có đ
Trong nền kinh tế tri thức, sự cạnh tranh của các ngành nghề để có đ
ợc
ợc
một thế đứng vững chắc trở nên khốc liệt hơn bao giờ hết. Mỗi ngành nghề
một thế đứng vững chắc trở nên khốc liệt hơn bao giờ hết. Mỗi ngành nghề
đều có xu h
đều có xu h
ớng xây dựng cho mình những chiến l
ớng xây dựng cho mình những chiến l
ợc để phát triển thế mạnh so
ợc để phát triển thế mạnh so
với các đối thủ cạnh tranh.
với các đối thủ cạnh tranh.
Hòa nhịp cùng sự phát triển của nền kinh thế Thế giới, Việt Nam đã và
Hòa nhịp cùng sự phát triển của nền kinh thế Thế giới, Việt Nam đã và
đang tạo những b
đang tạo những b
ớc tiến v
ớc tiến v
ợt bậc để đ
ợt bậc để đ
a nền kinh tế đi sâu vào quỹ đạo phát
a nền kinh tế đi sâu vào quỹ đạo phát
triển. Thời đại Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa, thời đại của nền kinh tế tri
triển. Thời đại Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa, thời đại của nền kinh tế tri
thức nhu cầu công việc của con ng
thức nhu cầu công việc của con ng

a
a
đ
đ
ợc thực sự coi trọng và phát triển ng
ợc thực sự coi trọng và phát triển ng
ời ta có quan niệm và nhìn sai lệch về
ời ta có quan niệm và nhìn sai lệch về
nghề Th
nghề Th
ký, điều đó gây ảnh h
ký, điều đó gây ảnh h
ởng không nhỏ tới hiệu quả hoạt động của các
ởng không nhỏ tới hiệu quả hoạt động của các
cơ quan, công ty, xí nghiệp. Ngày nay với xu thế phát triển theo h
cơ quan, công ty, xí nghiệp. Ngày nay với xu thế phát triển theo h
ớng cổ phần
ớng cổ phần
hóa - t
hóa - t
nhân hóa, Doanh nghiệp phát triển và nghề Th
nhân hóa, Doanh nghiệp phát triển và nghề Th
ký đã đ
ký đã đ
ợc coi trọng,
ợc coi trọng,
u
u
tiên hơn và nó mang lại hiệu quả không nhỏ cho sự phát triển của xã hội.
tiên hơn và nó mang lại hiệu quả không nhỏ cho sự phát triển của xã hội.

quan mình đến thực tập và những nhận xét của cơ quan về quá trình thực tập,
quan mình đến thực tập và những nhận xét của cơ quan về quá trình thực tập,
tinh thần trách nhiệm và hiệu quả của thực tập sinh, trên cơ sở đó nhà tr
tinh thần trách nhiệm và hiệu quả của thực tập sinh, trên cơ sở đó nhà tr
ờng có
ờng có
thể nắm đ
thể nắm đ
ợc khả năng của học sinh sau đào tạo cũng nh
ợc khả năng của học sinh sau đào tạo cũng nh
bổ sung kiến thức,
bổ sung kiến thức,
đúc rút những kinh nghiệm quý báu để hoàn thiện hơn cho quy trình đào tạo
đúc rút những kinh nghiệm quý báu để hoàn thiện hơn cho quy trình đào tạo
các khoá học sau.
các khoá học sau.
Theo kế hoạch và nội dung thực tập của Nhà tr
Theo kế hoạch và nội dung thực tập của Nhà tr
ờng đề ra em đã trực tiếp
ờng đề ra em đã trực tiếp
liên hệ thực tập tại Công ty TNHH in Hoàng Minh
liên hệ thực tập tại Công ty TNHH in Hoàng Minh
Địa chỉ: 18/79 Ngõ Thổ Quan, Khâm Thiên, Đống Đa, Hà Nội
Địa chỉ: 18/79 Ngõ Thổ Quan, Khâm Thiên, Đống Đa, Hà Nội
Điện thoại: 04 5116410
Điện thoại: 04 5116410
Fax: 04 5116410
Fax: 04 5116410
1


ớng dẫn giúp đỡ trao đổi kinh nghiệm cho em, đồng thời giúp em thực
ớng dẫn giúp đỡ trao đổi kinh nghiệm cho em, đồng thời giúp em thực
hiện những ý t
hiện những ý t
ởng của mình đem lại những kiến thức đã học áp dụng vào thực
ởng của mình đem lại những kiến thức đã học áp dụng vào thực
tế, nâng cao trình độ hiểu biết của mình qua những công việc hàng ngày,
tế, nâng cao trình độ hiểu biết của mình qua những công việc hàng ngày,
những cuộc trao đổi kiến thức nghiệp vụ rất bổ ích và lý thú.
những cuộc trao đổi kiến thức nghiệp vụ rất bổ ích và lý thú.
"Hiệu quả công việc quyết định sự thành công của mỗi ng
"Hiệu quả công việc quyết định sự thành công của mỗi ng
ời" điều đó là
ời" điều đó là
tất yếu, và hơn bao giờ hết em mong muốn mình sẽ làm tốt đ
tất yếu, và hơn bao giờ hết em mong muốn mình sẽ làm tốt đ
ợc tất cả mọi
ợc tất cả mọi
công việc nh
công việc nh
ng để làm đ
ng để làm đ
ợc điều đó cần phải có một sự nổ lực rất lớn của bản
ợc điều đó cần phải có một sự nổ lực rất lớn của bản
thân cùng sự giúp đỡ của mọi ng
thân cùng sự giúp đỡ của mọi ng
ời. Bản "Báo cáo thu hoạch thực tập tốt
ời. Bản "Báo cáo thu hoạch thực tập tốt
nghiệp" là kết quả của một quá trình thực tập, mặc dù đã cố gắng rất nhiều
nghiệp" là kết quả của một quá trình thực tập, mặc dù đã cố gắng rất nhiều

Cuộc cách mạng Khoa học kỹ thuật đã mang lại tinh hoa cho xã hội,
Cuộc cách mạng Khoa học kỹ thuật đã mang lại tinh hoa cho xã hội,
cho cuộc sống của con ng
cho cuộc sống của con ng
ời. Cùng với sự thành công của cuộc cách mạng
ời. Cùng với sự thành công của cuộc cách mạng
Khoa học kỹ thuật, xã hội ngày càng phát triển, trí tuệ con ng
Khoa học kỹ thuật, xã hội ngày càng phát triển, trí tuệ con ng
ời ng
ời ng
ời ngày
ời ngày
càng cao, yêu cầu của con ng
càng cao, yêu cầu của con ng
ời ngày càng phong phú. D
ời ngày càng phong phú. D
ới sự tác động mạnh
ới sự tác động mạnh
mẽ của nền kinh tế Thế giới, Việt Nam đã và đang đi vào hiện đại hoá - công
mẽ của nền kinh tế Thế giới, Việt Nam đã và đang đi vào hiện đại hoá - công
nghiệp hoá và đang từng b
nghiệp hoá và đang từng b
ớc cổ phần hoá- t
ớc cổ phần hoá- t
nhân hoá dẫn tới nhiều ngành
nhân hoá dẫn tới nhiều ngành
nghề ra đời, ngành in đ
nghề ra đời, ngành in đ
ợc xem là một ngành đang có b
ợc xem là một ngành đang có b

Và một số thành viên khác, Công ty sẵn sàng phát huy nội lực để phát
triển kinh doanh.
Công ty TNHH in Hoàng Minh
Tên giao dịch bằng Tiếng Việt: Công ty TNHH in Hoàng Minh
Tên giao dịch bằng Tiếng Anh: Heart & Mind
Lô gô: Trái tim & Trí tuệ
3

Địa chỉ: 18/79, Ngõ Thổ Quan, Khâm Thiên, Đống Đa, Hà Nội.
Điện thoại : 04 5118000
Fax: 04 5116410
E- mail:
Công ty TNHH in Hoàng Minh là Công ty in ấn, thiết kế, quảng cáo
(biển bảng ngoài trời ), nội thất, ngoại thất. Với phơng châm hoạt động "Đơn
giản, sáng tạo, chuyên nghiệp, ấn tợng và hiệu quả".
Hoàng Minh là đơn vị chuyên phục vụ nhu cầu: Lịch, tờ rơi, sách, báo,
Hoàng Minh là đơn vị chuyên phục vụ nhu cầu: Lịch, tờ rơi, sách, báo,
tạp chí, phong bì, tiêu đề th
tạp chí, phong bì, tiêu đề th
, catalogues, bao bì sản phẩm cho các doanh
, catalogues, bao bì sản phẩm cho các doanh
nghiệp Nhà n
nghiệp Nhà n
ớc, Công ty cổ phần, Công ty TNHH, Công ty liên doanh, Công
ớc, Công ty cổ phần, Công ty TNHH, Công ty liên doanh, Công
ty 100% vốn n
ty 100% vốn n
ớc ngoài, Khách sạn, nhà hàng, Tổ chức hành chính Nhà n
ớc ngoài, Khách sạn, nhà hàng, Tổ chức hành chính Nhà n
ớc,


- Tổ chức Tầm nhìn Thế giới
- Tổ chức Tầm nhìn Thế giới
Để không ngừng làm mới mình Hoàng Minh đang từng b
Để không ngừng làm mới mình Hoàng Minh đang từng b
ớc mở rộng
ớc mở rộng
kinh doanh, tăng c
kinh doanh, tăng c
ờng nhân lực, hỗ trợ trang thiết bị để phục vụ khách hàng
ờng nhân lực, hỗ trợ trang thiết bị để phục vụ khách hàng
một cách tốt nhất.
một cách tốt nhất.
Với ph
Với ph
ơng châm "Cẩn thận, cẩn thận hơn, cẩn thận hơn nữa", Hoàng
ơng châm "Cẩn thận, cẩn thận hơn, cẩn thận hơn nữa", Hoàng
Minh tuyệt đối tôn trọng khách hàng. "Lớn hay nhỏ không quan trọng, đánh
Minh tuyệt đối tôn trọng khách hàng. "Lớn hay nhỏ không quan trọng, đánh
giá đúng khả năng của mình, hãy tiếp thị & dịch vụ cẩn thận với cả lớn và
giá đúng khả năng của mình, hãy tiếp thị & dịch vụ cẩn thận với cả lớn và
nhỏ"
nhỏ"
Nếu bạn là một nhà thiết kế hay một nhà kinh doanh giỏi hãy đến với
Nếu bạn là một nhà thiết kế hay một nhà kinh doanh giỏi hãy đến với
Hoàng Minh bạn sẽ thể hiện hết khả năng của mình.
Hoàng Minh bạn sẽ thể hiện hết khả năng của mình.
Nh
Nh
vậy có thể nói Công ty TNHH in Hoàng Minh tuy đ

Bảng doanh thu của Công ty trong 4 năm đầu:
Năm 2002 2003 2004 2005
Doanh thu 380 triệu 2tỷ4 3tỷ8 4tỷ7
Cơ cấu tổ chức lao động của Công ty:
Trình độ Số lao động Tỉ lệ %
Đại học, trên đại học
Cao đẳng
Trung cấp
PTTH
25
13
2
0
62.5%
32.5%
5%
0
Tổng cộng 40 100%
Cán bộ quản lý
Lao động trực tiếp
5
35
12.5%
87.5%5

6


viên
Nhân
viên
Nhân
viên
Tổ tr ởng Nhân
viên
Nhân
viên
Nhân
viên
Nhân
viên
TP Thiết
Kế
PP ý t ởng

2. Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính hoặc Văn
2. Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính hoặc Văn
phòng Công ty:
phòng Công ty:
*Chức năng nhiệm vụ của Công ty:
Từ khi đi vào hoạt động, với ý nghĩa là một công ty chuyên phục vụ,
Công ty đã thực hiện tốt hai chức năng là chức năng xã hội và chức năng kinh
tế của một doanh nghiệp.
- Với chức năng xã hội:
Công ty đã có nhiều đóng góp và là đơn vị nổi bật trong địa bàn Quận
Đống Đa. Công ty đã ủng hộ 10 triệu đồng xây dựng nhà tình nghĩa cho hai bà
mẹ Việt Nam anh hùng của Quận.
- Với chức năng kinh tế:

Công việc nhân viên kinh doanh phải làm: Chào hàng, báo giá, đặt
hàng, ký hợp đồng, giao hàng
- Phòng Thiết kế:
Chịu trách nhiệm về tiêu chuẩn của sản phẩm, có nhiệm vụ thiết kế, in
ấn, tạo hình ảnh, nắm bắt ý tởng thông tin về các mẫu thiết kế, tạo hình ảnh có
ý nghĩa và thẩm mỹ cao theo yêu cầu của khách hàng trên các chất liệu.
Phòng Thiết kế phải nắm bắt đợc rằng để có một sản phẩm in phải kết hợp các
yếu tố: ý tởng, chất liệu, màu sắc, bố cục, ngôn ngữ và công nghệ. Dự đoán
dòng sản phẩm của tơng lai để đẩy mạnh hoạt động kinh doanh của Công ty
dự trên kinh nghiệm của ngời dự đoán và sự đánh giá các thông tin về sản
phẩm, xu hớng, tập quán, văn hoá, địa bàn kinh doanh và thị trờng đang tiếp
cận. Đồng thời chịu trách nhiệm chế bản và in ấn.
- Phòng sản xuất:
- Phòng sản xuất:
Chịu trách nhiệm thực hiện các mẫu thiết kế đã đ
Chịu trách nhiệm thực hiện các mẫu thiết kế đã đ
ợc duyệt để cho ra
ợc duyệt để cho ra
thành sản phẩm. Tham vấn cho các cấp trên để xác định tiến độ cung cấp sản
thành sản phẩm. Tham vấn cho các cấp trên để xác định tiến độ cung cấp sản
phẩm, đảm bảo thời hạn để cung cấp sản phẩm đặt hàng cho khách hàng. Bảo
phẩm, đảm bảo thời hạn để cung cấp sản phẩm đặt hàng cho khách hàng. Bảo
đảm sản xuất tiết kiệm giúp Công ty tăng lợi nhuận. Đồng thời có trách nhiệm
đảm sản xuất tiết kiệm giúp Công ty tăng lợi nhuận. Đồng thời có trách nhiệm
tính giá, kiểm tra sản phẩm, lấy hàng.
tính giá, kiểm tra sản phẩm, lấy hàng.
- Phòng Kế toán:
- Phòng Kế toán:
Chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ công tác kế toán của Công ty
+ Quản lý hoạt động thu chi của Công ty. Lập báo cáo tài chính hàng

giúp việc cho Lãnh đạo, mỗi phòng có một ngời đại diện giúp Thủ trởng giải
quyết các công việc liên quan đến phòng mình.
3.1. Quan niệm của Lãnh đạo về công tác văn phòng:
3.1. Quan niệm của Lãnh đạo về công tác văn phòng:
Cũng nh
Cũng nh
các nghề khác - Th
các nghề khác - Th
ký Văn phòng cũng đ
ký Văn phòng cũng đ
ợc coi là một nghề -
ợc coi là một nghề -
Nghề Th
Nghề Th
ký Văn phòng.
ký Văn phòng.
Thời thế đã thay đổi, không còn là thời kỳ bao cấp nữa mà là kinh tế thị
Thời thế đã thay đổi, không còn là thời kỳ bao cấp nữa mà là kinh tế thị
tr
tr
ờng, các hình mẫu Th
ờng, các hình mẫu Th
ký tr
ký tr
ớc đây đã không còn.
ớc đây đã không còn.
Th
Th
ký Văn phòng là ng
ký Văn phòng là ng

ký thì ngày nay chỉ còn khoảng 20%.
ký thì ngày nay chỉ còn khoảng 20%.
Công tác Th
Công tác Th
ký văn phòng ngày nay có vai trò cực kỳ quan trọng, là bộ
ký văn phòng ngày nay có vai trò cực kỳ quan trọng, là bộ
mặt không thể thiếu giữa ng
mặt không thể thiếu giữa ng
ời chủ doanh nghiệp và môi tr
ời chủ doanh nghiệp và môi tr
ờng hoạt động của
ờng hoạt động của
Công ty, trong các quan hệ với nhân viên, với những ng
Công ty, trong các quan hệ với nhân viên, với những ng
ời cùng cộng tác, với
ời cùng cộng tác, với
khách hàng. Nói nh
khách hàng. Nói nh
V.I. Lê Nin lao động của ng
V.I. Lê Nin lao động của ng
ời Th
ời Th
ký văn phòng là loại lao
ký văn phòng là loại lao
động để tất cả các vấn đề đ
động để tất cả các vấn đề đ
ợc chọn lọc và đánh giá sơ bộ nghĩa là công tác
ợc chọn lọc và đánh giá sơ bộ nghĩa là công tác
Th
Th

đạo. Bởi là ng
đạo. Bởi là ng
ời giúp việc trực tiếp cho Thủ tr
ời giúp việc trực tiếp cho Thủ tr
ởng, ng
ởng, ng
ời Th
ời Th
ký phải đ
ký phải đ
ợc Thủ tr
ợc Thủ tr
-
-
ởng tin cậy và phải xứng đáng với sự tin cậy đó, đồng thời ng
ởng tin cậy và phải xứng đáng với sự tin cậy đó, đồng thời ng
ời Th
ời Th
ký còn là
ký còn là
ng
ng
ời đại diện cho Lãnh đạo giải quyết công việc với các đơn vị, tập thể trong
ời đại diện cho Lãnh đạo giải quyết công việc với các đơn vị, tập thể trong
cơ quan, là mắt xích nối liền ng
cơ quan, là mắt xích nối liền ng
ời lãnh đạo với khách hàng, cộng sự và các
ời lãnh đạo với khách hàng, cộng sự và các
thành viên trong trong Công ty. Ng
thành viên trong trong Công ty. Ng

ời th
ời th
ờng quan niệm nghề Th
ờng quan niệm nghề Th
ký là nghề đơn giản, mang tính
ký là nghề đơn giản, mang tính
chất sự vụ, thậm chí còn cho rằng đó là nghề mà ai cũng có thể làm đ
chất sự vụ, thậm chí còn cho rằng đó là nghề mà ai cũng có thể làm đ
ợc không
ợc không
cần trình độ chuyên môn, song với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ
cần trình độ chuyên môn, song với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ
thuật những nhiệm vụ và công việc cụ thể mà các Th
thuật những nhiệm vụ và công việc cụ thể mà các Th
ký văn phòng phải đảm
ký văn phòng phải đảm
nhận, cũng nh
nhận, cũng nh
bản lĩnh làm việc, những đóng góp to lớn có ảnh h
bản lĩnh làm việc, những đóng góp to lớn có ảnh h
ởng và tác
ởng và tác
động đến hoạt động cũng nh
động đến hoạt động cũng nh
sự phát triển của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp,
sự phát triển của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp,
sự phấn đấu v
sự phấn đấu v
ơn lên không ngừng của mỗi Th
ơn lên không ngừng của mỗi Th


hình thức nào cũng phải thể hiện sự tôn trọng đối tợng giao tiếp, biết lắng
nghe, biết kết hợp hài hòa lợi ích của các bên.* Khi Thủ tr
* Khi Thủ tr
ởng làm việc tại Văn phòng:
ởng làm việc tại Văn phòng:
Trong việc tiếp khách của cơ quan, xí nghiệp, ngời Th ký có vai trò cực
kỳ quan trọng. Th ký là ngời đại diện đầu tiên của cơ quan, xí nghiệp thay mặt
lãnh đạo để bơc đầu giải quyết công việc cho khách. Đối với khách, ấn tợng
đầu tiên của khách do ngời Th ký tạo nên. Những ấn tợng tốt luôn luôn tạo ra
sự đánh giá tốt. Hiệu quả trong hoạt động tiếp khách của ngời Th ký sẽ có ảnh
hởng tới hiệu quả công việc của lãnh đạo và khả năng thực hiện mục đích giao
tiếp của khách. Vì vậy một trong những yêu cầu đối với ngời Th ký là phải tạo
ra những ấn tợng tốt ngay từ những phút đầu tiên tiếp xúc.
Khi khách đến điều đầu tiên và đựơc coi là lễ nghi giao tiếp không thể
thiểu đó là ngời Th ký phải chào hỏi khách một cách niềm nở, thân thiện, tin t-
ởng, bình tĩnh, không đợc hoảng sợ. Sau đó hỏi khách đến từ cơ quan nào, địa
chỉ và đến liên hệ công tác về việc gì trớc khi gặp Thủ trởng, là khách chào
hàng, khách bán hàng, khách mua hàng hiện có, hay khách mua hàng tơng lai.
Khi khách đã trình bày rõ ràng thì tùy theo mức độ quan trọng của công việc
mà ngời Th ký đa ra phơng án giải quyết.
Nếu là công việc có nội dung đơn giản, nằm trong khả năng có thể trực
Nếu là công việc có nội dung đơn giản, nằm trong khả năng có thể trực
tiếp giải quyết, thì ng
tiếp giải quyết, thì ng
ời Th
ời Th

đồng ý. Th
đồng ý. Th
ờng thì công việc quan trọng Thủ tr
ờng thì công việc quan trọng Thủ tr
ởng là ng
ởng là ng
ời giải quyết nh
ời giải quyết nh
ng phải
ng phải
có sự hỗ trợ đắc lực của ng
có sự hỗ trợ đắc lực của ng
ời Th
ời Th
ký.
ký.
* Khi Thủ tr
* Khi Thủ tr
ởng đi công tác vắng:
ởng đi công tác vắng:Đây là tr
Đây là tr
ờng hợp phức tạp hơn so với tr
ờng hợp phức tạp hơn so với tr
ờng hợp Thủ tr
ờng hợp Thủ tr
ởng có nhà. Th
ởng có nhà. Th

ởng không có nhà hoặc vì một lý do nào đó mà
ởng không có nhà hoặc vì một lý do nào đó mà
không thể tiếp khách đ
không thể tiếp khách đ
ợc thì ng
ợc thì ng
ời Th
ời Th
ký phải thanh minh một cách lịch sự, và
ký phải thanh minh một cách lịch sự, và
thể hiện sự tôn trọng đối với khách, tạo đ
thể hiện sự tôn trọng đối với khách, tạo đ
ợc thiện ý cho cuộc gặp sau
ợc thiện ý cho cuộc gặp sau
Trong sổ khách hoặc sổ công tác phải ghi tên ng
Trong sổ khách hoặc sổ công tác phải ghi tên ng
ời, từ đâu đến, cần bàn
ời, từ đâu đến, cần bàn
việc gì với Thủ tr
việc gì với Thủ tr
ởng. Trong tr
ởng. Trong tr
ờng hợp bản thân khách hoặc khách cử ng
ờng hợp bản thân khách hoặc khách cử ng
ời đến
ời đến
12

thoả thuận thời gian cho việc bàn bạc hoặc có thể về công việc của họ thì ng
thoả thuận thời gian cho việc bàn bạc hoặc có thể về công việc của họ thì ng

ởng đang bận không thể gặp đ
ởng đang bận không thể gặp đ
ợc, ông A vẫn yêu cầu đ
ợc, ông A vẫn yêu cầu đ
ợc gặp
ợc gặp
thủ tr
thủ tr
ởng.
ởng.
Trong tr
Trong tr
ờng hợp này Th
ờng hợp này Th
ký phải mời ông A vào và hỏi ông A từ đơn vị
ký phải mời ông A vào và hỏi ông A từ đơn vị
nào đến gặp thủ tr
nào đến gặp thủ tr
ởng về vấn đề gì, sau khi nghe xong Th
ởng về vấn đề gì, sau khi nghe xong Th
ký xem xét vấn đề
ký xem xét vấn đề
mà ông A vừa trình bày nếu có khả năng giải quyết đ
mà ông A vừa trình bày nếu có khả năng giải quyết đ
ợc thì giúp thủ tr
ợc thì giúp thủ tr
ởng giải
ởng giải
quyết công việc với ông A. Còn nếu không giải quyết đ
quyết công việc với ông A. Còn nếu không giải quyết đ

mới, các cuộc họp, hội thảo, thăm dò quan điểm lãnh đạo Những cuộc tiếp
mới, các cuộc họp, hội thảo, thăm dò quan điểm lãnh đạo Những cuộc tiếp
xúc xã hội luôn hỗ trợ đắc lực cho công tác của cán bộ lãnh đạo. Vì vậy,
xúc xã hội luôn hỗ trợ đắc lực cho công tác của cán bộ lãnh đạo. Vì vậy,
những cán bộ lãnh đạo phải quy định những cuộc tiếp xúc với những thành
những cán bộ lãnh đạo phải quy định những cuộc tiếp xúc với những thành
viên trong xã hội mà tr
viên trong xã hội mà tr
ớc hết là sự tiếp xúc giữa các cá nhân với nhau cố gắng
ớc hết là sự tiếp xúc giữa các cá nhân với nhau cố gắng
tận dụng nhiều nhất những gì có thể tận dụng đ
tận dụng nhiều nhất những gì có thể tận dụng đ
ợc trong những cuộc tiếp xúc
ợc trong những cuộc tiếp xúc
đó. Những hình thức của các cuộc tiếp xúc xã hội đ
đó. Những hình thức của các cuộc tiếp xúc xã hội đ
ợc sử dụng là nhằm đạt
ợc sử dụng là nhằm đạt
đến mục đích với mức độ cao nhất. Một trong những hình thức nói trên là việc
đến mục đích với mức độ cao nhất. Một trong những hình thức nói trên là việc
13

đãi khách. Tuỳ thuộc vào mục đích của các cuộc tiếp xúc mà ng
đãi khách. Tuỳ thuộc vào mục đích của các cuộc tiếp xúc mà ng
ời ta sử dụng
ời ta sử dụng
các hình thức đãi khách khác nhau.
các hình thức đãi khách khác nhau.
Trong công tác Văn phòng, hiệu quả đạt đ
Trong công tác Văn phòng, hiệu quả đạt đ

công sở, bữa ăn không thể coi là lúc h
công sở, bữa ăn không thể coi là lúc h
ởng
ởng
thụ bên bàn tiệc, sau bữa ăn ng
thụ bên bàn tiệc, sau bữa ăn ng
ời với ng
ời với ng
ời đối xử với nhau chân thành hơn, sẽ
ời đối xử với nhau chân thành hơn, sẽ
dễ dàng nói chuyện với một ng
dễ dàng nói chuyện với một ng
ời khác qua bữa ăn vui vẻ, thân thiện hơn là tại
ời khác qua bữa ăn vui vẻ, thân thiện hơn là tại
một chiếc bàn giấy lạnh lẽo và "những mớ chính trị khô khan".
một chiếc bàn giấy lạnh lẽo và "những mớ chính trị khô khan".
Tổ chức đãi khách có nhiều hình thức, tuỳ theo mức độ h
Tổ chức đãi khách có nhiều hình thức, tuỳ theo mức độ h
ởng ứng của
ởng ứng của
khách và điều kiện cụ thể cho phép, ng
khách và điều kiện cụ thể cho phép, ng
ời Th
ời Th
ký có thể bố trí một trong những
ký có thể bố trí một trong những
loại hình đãi khách nh
loại hình đãi khách nh
: Tiếp đãi khách n
: Tiếp đãi khách n

Chuyến đi công tác của Lãnh đạo bao giờ cũng gắn liền với chức năng,
Chuyến đi công tác của Lãnh đạo bao giờ cũng gắn liền với chức năng,
nhiệm vụ của cơ cho dù mục đích của chuyến đi là để giải quyết một công
nhiệm vụ của cơ cho dù mục đích của chuyến đi là để giải quyết một công
việc cụ thể hay thiết lập một mối quan hệ, tìm kiếm cơ hội hợp tác, nắm bắt
việc cụ thể hay thiết lập một mối quan hệ, tìm kiếm cơ hội hợp tác, nắm bắt
tình hình thực tế. Với các Công ty, xí nghiệp, đơn vị kinh tế
tình hình thực tế. Với các Công ty, xí nghiệp, đơn vị kinh tế
Phạm vi đi công tác ngoài cơ quan của Thủ tr
Phạm vi đi công tác ngoài cơ quan của Thủ tr
ởng phụ thuộc vào chức năng
ởng phụ thuộc vào chức năng
quản lý Nhà n
quản lý Nhà n
ớc, quản lý sản xuất của cơ quan, mối quan hệ công tác của Thủ
ớc, quản lý sản xuất của cơ quan, mối quan hệ công tác của Thủ
tr
tr
ởng, cũng nh
ởng, cũng nh
tiềm lực của cơ quan.
tiềm lực của cơ quan.
Công ty TNHH in Hoàng Minh là một Công ty hoạt động chuyên
Công ty TNHH in Hoàng Minh là một Công ty hoạt động chuyên
nghiệp trong lĩnh vực in ấn - quảng cáo nên có quy mô t
nghiệp trong lĩnh vực in ấn - quảng cáo nên có quy mô t
ơng đối lớn. Do đó có
ơng đối lớn. Do đó có
rất nhiều mối quan hệ làm ăn, chính vì thế Giám đốc Công ty th
rất nhiều mối quan hệ làm ăn, chính vì thế Giám đốc Công ty th

ợc:
ợc:
- Hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và vị trí của Thủ tr
- Hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và vị trí của Thủ tr
ởng.
ởng.
- Nắm vững mục đích của chuyến đi công tác, vì mỗi chuyến đi đều gắn
- Nắm vững mục đích của chuyến đi công tác, vì mỗi chuyến đi đều gắn
liền với một mục đích riêng.
liền với một mục đích riêng.
- Th
- Th
ký phải có sự phân biệt giữa chuyến đi công tác của lãnh đạo với
ký phải có sự phân biệt giữa chuyến đi công tác của lãnh đạo với
các chuyến đi công tác của cơ quan.
các chuyến đi công tác của cơ quan.
- Đồng thời phải hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của bản thân trong công
- Đồng thời phải hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của bản thân trong công
việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo.
việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo.
Th
Th
ký lập kế hoạch cho chuyến đi công tác của lãnh đạo:
ký lập kế hoạch cho chuyến đi công tác của lãnh đạo:
- Mục đích chuyến đi công tác
- Mục đích chuyến đi công tác
- Nội dung chuyến đi công tác
- Nội dung chuyến đi công tác
- Thành phần chuyến đi công tác
- Thành phần chuyến đi công tác

Ngày nay với xu thế phát triển theo h
Ngày nay với xu thế phát triển theo h
ớng cổ phần hoá, t
ớng cổ phần hoá, t
nhân hoá các
nhân hoá các
công ty cổ phần, t
công ty cổ phần, t
nhân hoạt động rất nhiều và rất mạnh, những chuyến đi
nhân hoạt động rất nhiều và rất mạnh, những chuyến đi
công tác lãnh đạo có những nét khác biệt so với các công ty Nhà n
công tác lãnh đạo có những nét khác biệt so với các công ty Nhà n
ớc. Ngoài
ớc. Ngoài
những công việc chuẩn bị tuỳ theo mục đích, phạm vi chuyến đi và yêu cầu hỗ
những công việc chuẩn bị tuỳ theo mục đích, phạm vi chuyến đi và yêu cầu hỗ
trợ giúp lãnh đạo, Th
trợ giúp lãnh đạo, Th
ký có thể phải tiến hành một số công việc sau:
ký có thể phải tiến hành một số công việc sau:
- Chuẩn bị quà tặng
- Chuẩn bị quà tặng
- Xây dựng nhật ký hành trình
- Xây dựng nhật ký hành trình
- Chuẩn bị các nhãn mác hàng hoá
- Chuẩn bị các nhãn mác hàng hoá
- Danh thiếp
- Danh thiếp
Nếu thời gian công tác kéo dài 2 đến 3 ngày Th
Nếu thời gian công tác kéo dài 2 đến 3 ngày Th

thách thức. Là cơ may nếu Th
thách thức. Là cơ may nếu Th
ký thể hiện đ
ký thể hiện đ
ợc mặt mạnh của mình, là thách
ợc mặt mạnh của mình, là thách
thức bởi vì Th
thức bởi vì Th
ký ứng xử kém trong chuyến đi công tác cùng Thủ tr
ký ứng xử kém trong chuyến đi công tác cùng Thủ tr
ởng thì coi
ởng thì coi
nh
nh
tự đánh tr
tự đánh tr
ợt mình trong kỳ thi thăng tiến.
ợt mình trong kỳ thi thăng tiến.
Sau chuyến đi công tác Th
Sau chuyến đi công tác Th
ký giúp Thủ tr
ký giúp Thủ tr
ởng giải quyết các công việc,
ởng giải quyết các công việc,
vấn đề liên quan đến thủ tục tổ chức chuyến đi công tác. Thu thập giấy tờ, tài
vấn đề liên quan đến thủ tục tổ chức chuyến đi công tác. Thu thập giấy tờ, tài
liệu, tổ chức các cuộc họp mở rộng hay nội bộ để thông báo kết quả chuyến đi
liệu, tổ chức các cuộc họp mở rộng hay nội bộ để thông báo kết quả chuyến đi
công tác, trình nhật ký công tác và các văn bản giấy tờ thuộc quền Thủ tr
công tác, trình nhật ký công tác và các văn bản giấy tờ thuộc quền Thủ tr

ký không đi cùng Thủ tr
ký không đi cùng Thủ tr
ởng thì ngoài những công việc chuẩn bị
ởng thì ngoài những công việc chuẩn bị
cho chuyến đi Th
cho chuyến đi Th
ký phải giải quyết tất cả công việc diễn ra ở văn phòng
ký phải giải quyết tất cả công việc diễn ra ở văn phòng
thuộc phạm vi công việc của mình và của Thủ tr
thuộc phạm vi công việc của mình và của Thủ tr
ởng mà có khả năng.
ởng mà có khả năng.
Tr
Tr
ớc lúc lãnh đạo đi công tác cần xin ý kiến của lãnh đạo để định h
ớc lúc lãnh đạo đi công tác cần xin ý kiến của lãnh đạo để định h
ớng
ớng
giải quyết, tổ chức họp bàn giao công việc giữa Thủ tr
giải quyết, tổ chức họp bàn giao công việc giữa Thủ tr
ởng và các cá nhân có
ởng và các cá nhân có
liên quan để xác định phạm vi thẩm quyền, phạm vi đ
liên quan để xác định phạm vi thẩm quyền, phạm vi đ
ợc ủy nhiệm giữa Thủ tr
ợc ủy nhiệm giữa Thủ tr
-
-
ởng và các cá nhân, phòng ban có liên quan. Giải quyết các công việc đ
ởng và các cá nhân, phòng ban có liên quan. Giải quyết các công việc đ

ởng đôn đốc, giám sát các phòng ban chức năng thực
ởng đôn đốc, giám sát các phòng ban chức năng thực
hiện đúng ch
hiện đúng ch
ơng trình, kế hoạch mà thủ tr
ơng trình, kế hoạch mà thủ tr
ởng đã giao và phải giữ liên lạc với
ởng đã giao và phải giữ liên lạc với
thủ tr
thủ tr
ởng trong thời gian đi công tác.
ởng trong thời gian đi công tác.
Sau khi Thủ tr
Sau khi Thủ tr
ởng đi công tác về, Th
ởng đi công tác về, Th
ký phải chủ động báo cáo về
ký phải chủ động báo cáo về
những vấn đề xảy ra trong thời gian qua, đồng thời xin ý kiến giải quyết các
những vấn đề xảy ra trong thời gian qua, đồng thời xin ý kiến giải quyết các
công việc còn tồn đọng và trình văn bản tài liệu liên quan đến cá nhân lãnh
công việc còn tồn đọng và trình văn bản tài liệu liên quan đến cá nhân lãnh
đạo.
đạo.
1.4. Tổ chức Hội nghị:
1.4. Tổ chức Hội nghị:
16

Hội nghị là công cụ ph
Hội nghị là công cụ ph

xuất.
xuất.
D
D
ới sự tác động của nền kinh tế thị tr
ới sự tác động của nền kinh tế thị tr
ờng cùng sự lớn mạnh của hệ
ờng cùng sự lớn mạnh của hệ
thống kinh doanh Hoàng Minh luôn muốn làm mới mình d
thống kinh doanh Hoàng Minh luôn muốn làm mới mình d
ới con mắt của
ới con mắt của
khách hàng đặc biệt là các tổ chức n
khách hàng đặc biệt là các tổ chức n
ớc ngoài, Công ty TNHH in Hoàng Minh
ớc ngoài, Công ty TNHH in Hoàng Minh
đã tổ chức Hội nghị khách hàng để tổng kết những kết quả đạt đ
đã tổ chức Hội nghị khách hàng để tổng kết những kết quả đạt đ
ợc, giới thiệu,
ợc, giới thiệu,
quảng bá các sản phẩm, dây chuyền sản xuất hiện đại khép kín của công ty.
quảng bá các sản phẩm, dây chuyền sản xuất hiện đại khép kín của công ty.
Đồng thời để động viên khích lệ tinh thần làm việc và tinh thần đoàn kết trong
Đồng thời để động viên khích lệ tinh thần làm việc và tinh thần đoàn kết trong
toàn Công ty, hàng năm Hoàng Minh th
toàn Công ty, hàng năm Hoàng Minh th
ờng tổ chức 2 lần dã ngoại cho toàn
ờng tổ chức 2 lần dã ngoại cho toàn
Công ty và đều đ
Công ty và đều đ

+ Thành phần Hội nghị
+ Thành phần Hội nghị+ Nội dung Hội nghị
+ Nội dung Hội nghị+ Phân công nhiệm vụ
+ Phân công nhiệm vụ+ Kinh phí.
+ Kinh phí.
Đối với những cuộc họp đột xuất và bất th
Đối với những cuộc họp đột xuất và bất th
ờng Th
ờng Th
ký không cần lâp Kế
ký không cần lâp Kế
hoạch.
hoạch.
17

Lập Kế hoạch xong Th
Lập Kế hoạch xong Th
ký để ở dạng dự thảo để trình Thủ tr
ký để ở dạng dự thảo để trình Thủ tr
ởng và tiến
ởng và tiến

- Sự trang trọng
- Sự trang trọng
- Các thông tin: + Tên cơ quan đơn vị mời
- Các thông tin: + Tên cơ quan đơn vị mời+ Tên Hội nghị
+ Tên Hội nghị+ Họ tên, chức vụ ng
+ Họ tên, chức vụ ng
ời đ
ời đ
ợc mời
ợc mời+ Thời gian, địa điểm
+ Thời gian, địa điểm+ Các yêu cầu đề xuất đại biểu.
+ Các yêu cầu đề xuất đại biểu.
Th
Th
ký ghi Biên bản Hội nghị, Công ty TNHH in Hoàng Minh ghi Biên
ký ghi Biên bản Hội nghị, Công ty TNHH in Hoàng Minh ghi Biên
bản đối với tất cả các cuộc họp diễn ra trong công ty, vì thế Th
bản đối với tất cả các cuộc họp diễn ra trong công ty, vì thế Th

Sau khi Hội nghị kết thúc Th
Sau khi Hội nghị kết thúc Th
ký giúp Thủ tr
ký giúp Thủ tr
ởng thông báo triển khai kết
ởng thông báo triển khai kết
luận của Hội nghị, họp rút kinh nghiệm, soạn thảo Th
luận của Hội nghị, họp rút kinh nghiệm, soạn thảo Th
cảm ơn gửi tới khách
cảm ơn gửi tới khách
hàng và đại biểu.
hàng và đại biểu.
2. Những nhiệm vụ liên quan đến văn bản:
2. Những nhiệm vụ liên quan đến văn bản:
Công ty TNHH in Hoàng Minh là một Công ty t
Công ty TNHH in Hoàng Minh là một Công ty t
nhân với đặc thù của
nhân với đặc thù của
ngành có nhiều nét riêng, đối t
ngành có nhiều nét riêng, đối t
ợng giao dịch lớn và phong phú với nhiều
ợng giao dịch lớn và phong phú với nhiều
18

khách hàng trong và ngoài n
khách hàng trong và ngoài n
ớc. Vì vậy hàng năm Công ty phải ban hành và
ớc. Vì vậy hàng năm Công ty phải ban hành và
nhận một khối l
nhận một khối l

ký phải có những hiểu biết về công tác văn th
ký phải có những hiểu biết về công tác văn th
và có trình độ
và có trình độ
chuyên môn nghiệp vụ nhất định về công tác này.
chuyên môn nghiệp vụ nhất định về công tác này.
2.1. Kiểm tra thể thức và những việc liên quan đến việc Thủ tr
2.1. Kiểm tra thể thức và những việc liên quan đến việc Thủ tr
ởng
ởng
ký văn bản đi.
ký văn bản đi.
Do yêu cầu công việc diễn ra trong Công ty và ph
Do yêu cầu công việc diễn ra trong Công ty và ph
ơng diện giao dịch với
ơng diện giao dịch với
khách hàng chủ yếu thông qua văn bản, giấy tờ, Công ty TNHH in Hoàng
khách hàng chủ yếu thông qua văn bản, giấy tờ, Công ty TNHH in Hoàng
Minh ban hành một l
Minh ban hành một l
ợng văn bản khá lớn nh
ợng văn bản khá lớn nh
: Hợp đồng kinh tế, Hợp đồng
: Hợp đồng kinh tế, Hợp đồng
nguyên tắc, Đơn đặt hàng, Th
nguyên tắc, Đơn đặt hàng, Th
chào hàng, Báo giá
chào hàng, Báo giá



ởng bằng những câu hỏi.
ởng bằng những câu hỏi.
Lãnh đạo của Công ty TNHH in Hoàng Minh th
Lãnh đạo của Công ty TNHH in Hoàng Minh th
ờng soạn thảo văn bản trên
ờng soạn thảo văn bản trên
máy tính vì thế Th
máy tính vì thế Th
ký cũng tiến hành kiểm tra thể thức trên máy tính. Yêu cầu
ký cũng tiến hành kiểm tra thể thức trên máy tính. Yêu cầu
Th
Th
ký nắm đ
ký nắm đ
ợc thể thức của các loại văn bản, thẩm quyền ban hành văn bản
ợc thể thức của các loại văn bản, thẩm quyền ban hành văn bản
của cơ quan.
của cơ quan.
Lao động của ng
Lao động của ng
ời lãnh đạo là loại lao động phức tạp, th
ời lãnh đạo là loại lao động phức tạp, th
ờng xuyên tiếp
ờng xuyên tiếp
xúc với nhiều công việc, đầu óc luôn căng thẳng nên không tránh khỏi những
xúc với nhiều công việc, đầu óc luôn căng thẳng nên không tránh khỏi những
sai sót trong việc ban hành các văn bản, Th
sai sót trong việc ban hành các văn bản, Th
ký phải giúp Thủ tr
ký phải giúp Thủ tr

ời lãnh đạo phải tự
ời lãnh đạo phải tự
mình thảo những văn bản quan trọng.
mình thảo những văn bản quan trọng.
19

Ngày nay với sự phát triển tiến tiến của Khoa học kỹ thuật, con ng
Ngày nay với sự phát triển tiến tiến của Khoa học kỹ thuật, con ng
ời
ời
làm việc với máy tính, các phần mềm quản lý. Công ty TNHH in Hoàng Minh
làm việc với máy tính, các phần mềm quản lý. Công ty TNHH in Hoàng Minh
hoạt động trong lĩnh vực in ấn, quảng cáo, thiết kế nên ph
hoạt động trong lĩnh vực in ấn, quảng cáo, thiết kế nên ph
ơng tiện phục vụ cho
ơng tiện phục vụ cho
công việc của nhân viên chủ yếu là máy tính. Hoạt động của ng
công việc của nhân viên chủ yếu là máy tính. Hoạt động của ng
ời Th
ời Th
ký th
ký th
ờng
ờng
xuyên tiếp xúc với máy tính. Trong quá trình thảo văn bản, ng
xuyên tiếp xúc với máy tính. Trong quá trình thảo văn bản, ng
ời Th
ời Th
ký phải
ký phải

thời gian diễn biến) nên Th
thời gian diễn biến) nên Th
ký chủ yếu là hợp lý hóa nâng cao năng suất lao
ký chủ yếu là hợp lý hóa nâng cao năng suất lao
động trong công việc tự thảo văn bản của mình bằng các ph
động trong công việc tự thảo văn bản của mình bằng các ph
ơng pháp:
ơng pháp:
- Sử dụng các fom văn bản:
- Sử dụng các fom văn bản:
+ Văn bản đ
+ Văn bản đ
ợc lập theo một khuôn mẫu nhất định, nh
ợc lập theo một khuôn mẫu nhất định, nh
các tập Quyết
các tập Quyết
định, các tập Hợp đồng.
định, các tập Hợp đồng.+ Văn bản đ
+ Văn bản đ
ợc tiêu biểu điển hình cho toàn Công ty.
ợc tiêu biểu điển hình cho toàn Công ty.+ Văn bản đ
+ Văn bản đ
ợc lập theo cùng một mục đích nh
ợc lập theo cùng một mục đích nh

Hoàng Minh là đơn vị phục vụ, có nhiều loại khách hàng nên th
Hoàng Minh là đơn vị phục vụ, có nhiều loại khách hàng nên th
ờng xuyên
ờng xuyên
diễn ra những tình huống mà khách hàng mang lại không trong dự tính và Th
diễn ra những tình huống mà khách hàng mang lại không trong dự tính và Th
ký là ng
ký là ng
ời luôn sẵn sàng, nhạy bén, bình tĩnh để giải quyết những tình huống
ời luôn sẵn sàng, nhạy bén, bình tĩnh để giải quyết những tình huống
đó một cách tốt nhất giúp Thủ tr
đó một cách tốt nhất giúp Thủ tr
ởng bớt những gánh nặng.
ởng bớt những gánh nặng.
Ngoài ra Th
Ngoài ra Th
ký còn phải giúp lãnh đạo hoàn thành một số công việc nh
ký còn phải giúp lãnh đạo hoàn thành một số công việc nh
chúc mừng nhân ngày lễ, ngày kỷ niệm và những tr
chúc mừng nhân ngày lễ, ngày kỷ niệm và những tr
ờng hợp khác mà ng
ờng hợp khác mà ng
ời lãnh
ời lãnh
đạo là ng
đạo là ng
ời đại diện của cơ quan trong những tr
ời đại diện của cơ quan trong những tr
ờng hợp đó. Th
ờng hợp đó. Th

ờng b
ờng b
u điện. Khi gửi văn bản qua đ
u điện. Khi gửi văn bản qua đ
ờng b
ờng b
u điện thì
u điện thì
Th
Th
ký phải làm thủ tục gửi đi nh
ký phải làm thủ tục gửi đi nh
ghi số, ghi ngày tháng, xin chữ ký, đóng dấu,
ghi số, ghi ngày tháng, xin chữ ký, đóng dấu,
đắng ký, làm bì, vào sổ và chuyển đi b
đắng ký, làm bì, vào sổ và chuyển đi b
u điện.
u điện.
Tuy nhiên do khối l
Tuy nhiên do khối l
ợng công việc của ng
ợng công việc của ng
ời làm công tác th
ời làm công tác th
ký rất lớn và
ký rất lớn và
do thực tế công việc nên trong quá trình ban hành văn bản của Công ty TNHH
do thực tế công việc nên trong quá trình ban hành văn bản của Công ty TNHH
in Hoàng Minh một số văn bản vẫn còn sai thể thức và nội dung ch
in Hoàng Minh một số văn bản vẫn còn sai thể thức và nội dung ch

3.1. Lập lịch công tác ngày, tuần, tháng, của Thủ tr
3.1. Lập lịch công tác ngày, tuần, tháng, của Thủ tr
ởng.
ởng.
Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH in Hoàng Minh do môi tr
Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH in Hoàng Minh do môi tr
-
-
ờng làm việc cũng nh
ờng làm việc cũng nh
thời gian thực tập nên việc lập lịch công tác ngày, tuần,
thời gian thực tập nên việc lập lịch công tác ngày, tuần,
tháng cho Thủ tr
tháng cho Thủ tr
ởng cũng nh
ởng cũng nh
toàn Công ty em đ
toàn Công ty em đ
ợc cùng anh Nguyễn Anh
ợc cùng anh Nguyễn Anh
Tuấn lập và thấy việc lập lịch công tác ngày, tuần, tháng cho Thủ tr
Tuấn lập và thấy việc lập lịch công tác ngày, tuần, tháng cho Thủ tr
ởng và cho
ởng và cho
toàn Công ty rất quan trọng nó quyết định hiệu quả công việc của Thủ tr
toàn Công ty rất quan trọng nó quyết định hiệu quả công việc của Thủ tr
ởng
ởng
nói riêng và của toàn Công ty nói chung. Hoạt động quản lý của Thủ tr
nói riêng và của toàn Công ty nói chung. Hoạt động quản lý của Thủ tr

ời Th
ời Th
ký phải
ký phải
tuân thủ một số yêu cầu:
tuân thủ một số yêu cầu:
+ Tuân thủ các quy định trong kỹ thuật xây dựng,
+ Tuân thủ các quy định trong kỹ thuật xây dựng,
21

+ Thống nhất về ngôn ngữ,
+ Thống nhất về ngôn ngữ,
+ Thống nhất về mục tiêu,
+ Thống nhất về mục tiêu,
Đồng thời nội dung phải bám sát và thể hiện đúng định h
Đồng thời nội dung phải bám sát và thể hiện đúng định h
ớng của Công
ớng của Công
ty trong thời điểm xây dựng ch
ty trong thời điểm xây dựng ch
ơng trình công tác.
ơng trình công tác.
Các công việc khi đ
Các công việc khi đ
a vào ch
a vào ch
ơng trình phải đ
ơng trình phải đ
ợc chọn lọc, sắp xếp lôgíc
ợc chọn lọc, sắp xếp lôgíc

vị và thời gian hoàn thành.
vị và thời gian hoàn thành.
- Đối với ch
- Đối với ch
ơng trình công tác tháng của Thủ tr
ơng trình công tác tháng của Thủ tr
ởng Th
ởng Th
ký phải xây dựng
ký phải xây dựng
công phu hơn, chia thành hai phần:
công phu hơn, chia thành hai phần:
Thứ nhất phải nêu rõ mục tiêu trọng tâm và những nhiệm vụ chính.
Thứ nhất phải nêu rõ mục tiêu trọng tâm và những nhiệm vụ chính.
Thứ hai là vạch ra kế hoạch để thực hiện những đòi hỏi chi tiết và cụ thể
Thứ hai là vạch ra kế hoạch để thực hiện những đòi hỏi chi tiết và cụ thể
hơn.
hơn.
Khi đ
Khi đ
a ra kế hoạch Th
a ra kế hoạch Th
ký chỉ đ
ký chỉ đ
a ra những nhiệm vụ lớn.
a ra những nhiệm vụ lớn.
Th
Th
ký giúp Thủ tr
ký giúp Thủ tr

ơng trình công
ơng trình công
tác.
tác.
+ Đối với lịch công tác hàng tuần: Trong tr
+ Đối với lịch công tác hàng tuần: Trong tr
ờng hợp lịch đã ban hành mà
ờng hợp lịch đã ban hành mà
không phù hợp thực tiễn hoặc trong tr
không phù hợp thực tiễn hoặc trong tr
ờng hợp các công việc ghi trong lịch ng
ờng hợp các công việc ghi trong lịch ng
-
-
ời chủ trì đi vắng hoặc bận thì có thể bỏ lịch củ thay lịch mới.
ời chủ trì đi vắng hoặc bận thì có thể bỏ lịch củ thay lịch mới.
Th
Th
ký cần chú ý chỉ có thể thay thế lịch công tác tuần chứ không đ
ký cần chú ý chỉ có thể thay thế lịch công tác tuần chứ không đ
ợc
ợc
thay thế lịch công tác tháng trở lên, lịch công tác tháng chỉ đ
thay thế lịch công tác tháng trở lên, lịch công tác tháng chỉ đ
ợc bổ sung.
ợc bổ sung.
Th
Th
ký giúp Thủ tr
ký giúp Thủ tr

đ
đ
ợc việc đã làm xong và việc ch
ợc việc đã làm xong và việc ch
a làm xong.
a làm xong.
Lịch đ
Lịch đ
ợc kẻ thành biểu bảng, tên lịch, thời gian lập lịch, bên trái có cơ
ợc kẻ thành biểu bảng, tên lịch, thời gian lập lịch, bên trái có cơ
quan ban hành.
quan ban hành.
Với kết cấu 3 cột: Nội dung trong lịch th
Với kết cấu 3 cột: Nội dung trong lịch th
ờng đ
ờng đ
a vào những việc lớn,
a vào những việc lớn,
quan trọng nh
quan trọng nh
các cuộc họp, chuyến đi công tác, ở mỗi việc phải nêu tên việc,
các cuộc họp, chuyến đi công tác, ở mỗi việc phải nêu tên việc,
thành phần dự
thành phần dự
Ví dụ: Ch
Ví dụ: Ch
ơng trình công tác tuần của Giám đốc Công ty TNHH in
ơng trình công tác tuần của Giám đốc Công ty TNHH in
Hoàng Minh.
Hoàng Minh.

Họp bàn giao
Họp bàn giao
14h-17h
14h-17h
Đánh giá tiến độ công
Đánh giá tiến độ công
việc của tuần qua
việc của tuần qua
Ba/8
Ba/8
8h-9h30'
8h-9h30'
9h30'-11h
9h30'-11h
Họp bàn vấn đề
Họp bàn vấn đề
nâng cao chất l
nâng cao chất l
ợng
ợng
sản phẩm in
sản phẩm in
14h-17h
14h-17h
Gặp khách hàng
Gặp khách hàng
T
T
/9
/9

14h-17h
14h-17h
Bảy/12
Bảy/12
8h-11h
8h-11h
Chiêu linh
Chiêu linh
14h-17h
14h-17h
Chiêu linh
Chiêu linh
Tóm lại việc lập lịch công tác ngày, tuần, tháng giúp Thủ tr
Tóm lại việc lập lịch công tác ngày, tuần, tháng giúp Thủ tr
ởng tổ chức
ởng tổ chức
công việc hiệu qủa hơn.
công việc hiệu qủa hơn.
23

3.2.
3.2.Thống kê, kiểm tra việc thực hiện các nhiệm vụ, chỉ thị của
Thống kê, kiểm tra việc thực hiện các nhiệm vụ, chỉ thị của
Thủ tr
Thủ tr
ởng.
ởng.

là ng
là ng
ời tiếp nhận, xử lý và truyền đạt thông tin, là ng
ời tiếp nhận, xử lý và truyền đạt thông tin, là ng
ời phát ngôn của tổ chức
ời phát ngôn của tổ chức
và có thẩm quyền cao nhất quyết định mọi việc của tổ chức.
và có thẩm quyền cao nhất quyết định mọi việc của tổ chức.
Đối với doanh nghiệp thì Thủ tr
Đối với doanh nghiệp thì Thủ tr
ởng là ng
ởng là ng
ời có chức năng tổ chức kinh
ời có chức năng tổ chức kinh
doanh và điều hành Công ty hoạt động.
doanh và điều hành Công ty hoạt động.
Công ty TNHH in Hoàng Minh là tổ chức kinh tế có chức năng kinh
Công ty TNHH in Hoàng Minh là tổ chức kinh tế có chức năng kinh
doanh nên những quyết định quản lý của lãnh đạo sẽ ảnh h
doanh nên những quyết định quản lý của lãnh đạo sẽ ảnh h
ởng trực tiếp đến
ởng trực tiếp đến
hoạt động nội bộ của Công ty, các cá nhân có liên quan. Sự thừa nhận của của
hoạt động nội bộ của Công ty, các cá nhân có liên quan. Sự thừa nhận của của
nhân viên đối với giá trị của quyết định quản lý chính là sự thừa nhận đối với
nhân viên đối với giá trị của quyết định quản lý chính là sự thừa nhận đối với
năng lực của nhà quản lý.
năng lực của nhà quản lý.
Ng
Ng

ời
ời
lãnh đạo cần có những thông tin cần thiết để đ
lãnh đạo cần có những thông tin cần thiết để đ
a ra các quyết định chính xác.
a ra các quyết định chính xác.
Nhân viên cần thông tin để hiểu yêu cầu của cấp trên khi thực hiện nhiệm vụ.
Nhân viên cần thông tin để hiểu yêu cầu của cấp trên khi thực hiện nhiệm vụ.
Tính tự nguyện phục tùng và tự giác thực hiện các nhiệm vụ, chỉ thị của đội
Tính tự nguyện phục tùng và tự giác thực hiện các nhiệm vụ, chỉ thị của đội
ngũ nhân viên phụ thuộc vầo khả năng cung cấp, giải thích thông tin của ng
ngũ nhân viên phụ thuộc vầo khả năng cung cấp, giải thích thông tin của ng
ời
ời
Th
Th
ký.
ký.
Khi nhà lãnh đạo đ
Khi nhà lãnh đạo đ
a ra các nhiệm vụ và chỉ thị để bắt buộc các nhân
a ra các nhiệm vụ và chỉ thị để bắt buộc các nhân
viên thực hiện lãnh đạo th
viên thực hiện lãnh đạo th
ờng bị những yếu tố sau gây ảnh h
ờng bị những yếu tố sau gây ảnh h
ởng:
ởng:
- Mâu thuẫn giữa lời nói và việc làm đ
- Mâu thuẫn giữa lời nói và việc làm đ

ởng Th
ởng Th
ký có trách nhiệm loại bỏ 4 nguy cơ
ký có trách nhiệm loại bỏ 4 nguy cơ
này, nh
này, nh
thế ng
thế ng
ời lãnh đạo mới có khả năng tạo lập và phát huy vai trò uy tín,
ời lãnh đạo mới có khả năng tạo lập và phát huy vai trò uy tín,
nâng cao hiệu quả đối với những nhiệm vụ và chỉ thị đ
nâng cao hiệu quả đối với những nhiệm vụ và chỉ thị đ
a ra trong hoạt động
a ra trong hoạt động
quản lý của mình.
quản lý của mình.
Tại Công ty TNHH in Hoàng Minh hàng tháng Tr
Tại Công ty TNHH in Hoàng Minh hàng tháng Tr
ởng phòng đ
ởng phòng đ
a ra các
a ra các
nhiệm vụ cho mỗi phòng và khuyến khích sự phát triển.
nhiệm vụ cho mỗi phòng và khuyến khích sự phát triển.
Ví dụ: Trong buổi họp đầu tháng Thủ tr
Ví dụ: Trong buổi họp đầu tháng Thủ tr
ởng giao nhiệm vụ cho Phòng
ởng giao nhiệm vụ cho Phòng
Kinh doanh là phải phát triển đ
Kinh doanh là phải phát triển đ

Đối với Phòng Sản xuất hay Phòng Thiết kế cũng vậy vào đầu tháng
Đối với Phòng Sản xuất hay Phòng Thiết kế cũng vậy vào đầu tháng
Thủ tr
Thủ tr
ởng giao nhiệm vụ phải hoàn thành đúng tiến độ công việc theo yêu cầu
ởng giao nhiệm vụ phải hoàn thành đúng tiến độ công việc theo yêu cầu
của khách hàng.
của khách hàng.
Th
Th
ký là ng
ký là ng
ời giúp Thủ tr
ời giúp Thủ tr
ởng thống kê, kiểm tra việc thực hiện nhiệm
ởng thống kê, kiểm tra việc thực hiện nhiệm
vụ và chỉ thị của Thủ tr
vụ và chỉ thị của Thủ tr
ởng giao cho các Phòng để báo cáo với Thủ tr
ởng giao cho các Phòng để báo cáo với Thủ tr
ởng tiến
ởng tiến
độ công việc đ
độ công việc đ
ợc tiến hành nhanh hay chậm. Th
ợc tiến hành nhanh hay chậm. Th
ký phải th
ký phải th
ờng xuyên theo dõi
ờng xuyên theo dõi

25