Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa
MỤC LỤC
PHẦN I: TỔNG QUAN
I. Trích yếu:
 Tóm tắt:
Nhóm 5
3
Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa
• Tác giả: Nhóm IV
• Đề án: Tổ chức công tác tại công ty TNHH Trường Sa
• Ngành học của đề án: Hệ thống thông tin kế toán
• Chuyên ngành: Kế toán
• Đơn vị đào tạo: Trường Đại Học Văn Hiến
 Nội dung bản trích yếu:
• Mục đích và đối tượng nghiên cứu của đề án:
Đề án nghiên cứu về vấn đề “Tổ chức công tác kế toán ứng dụng
công nghệ thông tin tại doanh nghiệp”. Đây là hình thức tổ chức công tác kế
toán thong dụng hiện nay phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế thế giới.
Nội dung đề án tập trung vào nghiên cứu cách tổ chức bộ máy kế toán và phần
hành kế toán tại đơn vị,hình thức và chế độ kế toán,hệ thống báo cáo tại đơn vị
nghiên cứu. Thông qua đề án cho ta thấy được công tác kế toán tại đơn vị đáp
ứng được yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán tại doanh
nghiệp hiện nay.
• Các phương pháp nghiên cứu sử dụng trong đề án:
Đề án nghiên cứu dựa trên tài liệu hiện có tại công ty, những
thống kê đã được công bố , thông tin trên mạng internet, kết hợp với suy luận
và áp dụng những kiến thức đã học từ bộ môn : Hệ Thống Thông Tin Kế
Toán,cùng với hướng dẫn của giáo viên bộ môn tạo nên phương pháp nghiên
cứu của đề án.
II. Tầm nhìn:
Ngày nay, trong thời đại phát triển mạnh mẽ của Internet,bên cạnh

Nhóm 5
5
Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa
Nhóm Họ và tên MSSV Nhiệm vụ
1 La Thị Ngọc Hương 07KT081
Phần 1 (II, III)
Phần 2 (I: 1,3)
Trương Quốc Khánh 07KT155
2
Lê Thị Chuyền 07KT033
Phần 2 (I: 2)
Đào Xuân Anh 07KT006
3
Hoàng Minh Lộc 07KT175
Phần 2 (I: 4)
Phần 1 (I)
Huỳnh Thị Kiều Hân

07KT079
4
Nguyễn Hồ Thanh Duyên 07KT054
Phần 2 (I: 5,6)
Phần 2 (II, III)
Lê Thị Ty 07KT461
II. SƠ LƯỢC VỀ ĐỀ ÁN:
Trong thời kỳ hội nhập đất nước theo hướng công nghiệp hóa,
hiện đại hóa thì vấn đề tin học hóa đóng vai trò rất quan trọng trong sự
phát triển của nền kinh tế nước ta hiện nay. Đặc biệt, với sự phát triển
nhanh chóng của ngành công nghệ thông tin đã giúp con người xử lý khối
lượng nghiệp vụ khổng lồ trong nền kinh tế. Hay nói cách khác tin học

chữa ôtô, thiết bị bảo dưỡng ôtô,… Để làm được điều đó thì tổ chức bộ
máy quản lý của công ty đóng vai trò rất quan trọng. Chính vì vậy, công
ty Trường Sa rất chú trọng đến công tác tổ chức kế toán từ những bộ phân
nhỏ như: bộ phận vận chuyển hàng hoá, dich vụ khách hàng đến những
bộ phận lớn như: phòng nhân sự, phòng kế toán tài chính, ban giám đốc…

Nhóm 5
7
Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa
CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP TRƯỜNG SA
Địa chỉ: Số 264 Phan Văn Trị - Phường 10 - Q.Gò Vấp -TP.HCM
(Cạnh Ngã Tư Nguyễn Oanh – Phan Văn Trị)
Điện thoại: (08)-3989 7233 / 3989 7235
Fax: (08) 3989 7235
Email: [email protected]
Http: www.truongsa.com.vn
Công ty được thành lập vào năm 2007 và đến nay vốn điều lệ
của công ty là 4,5 tỉ VNĐ.
PHẦN III: ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP
I. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC:
1. Loại hình kinh doanh:
Nhóm 5
8
Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa
• Đại lý mua bán, ký gửi hàng hóa. Mua bán, sửa chữa, bảo trì, lắp ráp
dụng cụ, thiết bị - dây chuyền – thiết bị kiểm định ngành sửa chữa lắp ráp ô tô
– xe máy, xe ô tô, xe máy, xe chuyên dùng, thiết bị xây dựng, máy gia công cơ
khí, thiết bị áp lực, máy nén khí, máy phát điện, thiết bị ngành công nông ngư
nghiệp.
• Sản xuất, lắp ráp các sản phẩm cơ khí, thiết bị công nghiệp, thiết bị

kho thì số tiền thuê hàng tháng gần 8 triệu đồng (đã bao gồm VAT).
b) Cách thức mua, bán:
• Mua bán thông qua các đại lý và bán lẻ, có đại lý trải đều tất cả các
khu vực, không có khách hàng là nhà phân phối.
• Hàng hóa bán giao cho khách hàng được giao trực tiếp tại kho tại
trụ sở chính. Nếu cần thiết, Công ty sẽ điều chuyển hàng từ kho này sang kho
khác.
• Khách hàng của công ty:
• Xưởng bảo dưỡng và đại tu ô tô;
• Nhà máy lắp ráp ô tô, xe máy;
• Nhà máy sản xuất ngành gỗ, bê tông;
• Nhà máy sửa chữa tàu hoả, tàu thuỷ…
c) Hạch toán người mua – bán:
• Mỗi khách hàng đều có hạn mức tín dụng và Công ty sẽ không bán
hàng nếu dư nợ phải thu lớn hơn hạn mức tín dụng của khách hàng đó.
Nhóm 5
10
Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa
• Các giao dịch mua, bán hàng hóa phải thanh toán tiền ngay đối với
bán lẻ và được thanh toán chậm so với thời hạn thanh toán 2 tháng kể từ ngày
nhận hóa đơn.
• Chiết khấu thanh toán 1,8% tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn
nếu thanh toán trong vòng 10 ngày kể từ ngày lập hóa đơn.
• Nhưng nếu quá thời hạn thanh toán thì bộ phận kinh doanh phải
chịu trách nhiệm và trừ lương nhân viên 2%.
• Phương thức thanh toán bằng tiền mặt và chuyển khoản qua ngân
hàng.
d) Vận chuyển hàng hóa:
• Công ty tại Tp.HCM sẽ nhập hàng từ phòng giao
dịch tại Hà Nội chuyển vào.

• Thiết bị rửa xe, máy bơm rửa xe cao áp, máy tạo bọt, máy
dọn nội thất.
• Dụng cụ thuỷ lực: Kích thủy lực, kích hơi, máy ép vòng bi,
cẩu mini, giá đỡ hộ số bộ kéo nén thủy lực.
• Thiết bị bảo dưỡng ô tô.
• Dụng cụ cầm tay cho ngành sửa chữa lắp ráp ô tô.
• Miếng vá săm lốp ô tô
• Sau đây là một số mặt hàng thiết yếu và đặc điểm của các mặt hàng:
• Súng xiết bulông Firebird :
Nhóm 5
12
Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa
Nhóm 5
Tên hàng Súng xiết bulông 1
Model FB-6000L
Nhãn hiệu Firebird
Xuất xứ TAIWAN
Cỡ đầu lắp
khẩu tuýp
1" (25.4mm)
Kiểu búa Liền chốt
Khả năng xiết
bulông Max
55mm
Lực xiết Max 3100 N.m
13
Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa
Đặc điểm:
⇒ Kích thước búa rất lớn.
⇒ Hoạt động mạnh mẽ và ổn định.

Công ty Trường Sa được tổ chức bao gồm các phòng ban-bộ
phận sau:
a) Ban Giám Đốc:
•
Bao gồm: Giám đốc và 3 Phó Giám đốc
•
Giám đốc phụ trách chung, 1 PGĐ phụ trách kinh doanh, 2 PGĐ
phụ trách nhân sự.
b) Phòng Nhân sự - Hành chính:
Phòng ban này chịu trách nhiệm về việc tuyển dụng, bố trí nhân sự
theo yêu cầu, thực hiện các công tác hành chính.
Nhóm 5
P.Giám đốc HCSN P.Giám đốc KD
Hội đồng quản trị
Giám đốc
P.Kế toán P.Nhân sự P.Kinh Doanh P.Kỹ thuật
16
Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa
c) Phòng Kế toán Tài chính:
Phòng ban này chịu trách nhiệm toàn bộ công tác Kế toán, Tài
chính tại công ty, đứng đầu là Kế toán trưởng kiêm PGĐ nhân sự. Bao gồm: 1
KTT, 1 KT kho, 1 thủ quỹ.
d) Phòng Kinh doanh:
Công việc mua bán do nhân viên kinh doanh đảm nhiệm. Phòng kinh
doanh chịu trách nhiệm:
• Xây dựng và thực hiện các hoạt động khuyến mãi, quảng cáo cho
công ty.
• Mua hàng từ các nhà sản xuất, tìm kiếm nguồn hàng và nhập khẩu
hàng từ nguồn nước ngoài, mua hàng theo yêu cầu của công ty.
• Quản lý toàn bộ mạng lưới phân phối, bán hàng, kinh doanh dịch

Hình thức sổ kế toán: theo hình thức sổ nhật ký chung
• Sổ thể kế toán chi tiết .
• Sổ tổng hợp  sổ nhật ký chung và sổ cái.
2. Kỳ kế toán:
Công ty theo dõi kì kế toán theo hàng quý, mỗi quý báo cáo 1 lần.
III. NHẬN XÉT:
Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh nhìn chung tương đối tốt tuy
nhiên vẫn còn một số hạn chế.
Nhóm 5
18
Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa
- Ban giám đốc nên có 2 PGĐ phụ trách kinh doanh và 1 PGĐ phụ
trách nhân sự.
- Phòng kế toán nên có thêm kế toán tổng hợp và không nên kiêm
nhiệm kế toán trưởng và PGĐ nhân sự. Nếu có sự kiêm nhiệm thì nên kiêm kế
toán trưởng và PGĐ kinh doanh.
- Chưa chú trọng đến marketing. Cần thiết kế phòng marketing trong
tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh.
- Bộ phận điều phối kho vận nên để nhân viên của công ty như thủ
kho trông coi không nên thuê ngoài vì kém an toàn.
- Ban kiểm soát không nên để thủ kho và kế toán trưởng đảm nhiệm vì
sẽ dễ ra tình trạng thông đồng gian lận.
Chứng từ kế toán được thực hiện trên máy tính lưu trữ được số lượng
lớn không thất thoát hay hư hỏng trong thời gian dài (5 năm) như làm trên sổ
sách kế toán thủ công. Hơn nữa còn tiết kiệm thời gian, giảm khối lượng công
việc cho nhân viên.
Các chứng từ phải có đầy đủ các chữ ký của người có trách nhiệm liên
quan là một điều cần thiết tuy nhiên trong quá trình luân chuyển chứng từ dễ bị
mất mát và làm mất tính kịp thời của chứng từ dễ bị chồng chéo.
PHẦN IV: CHÍNH SÁCH KẾ TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP

20
Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa
• Thông tin về chi phí;
• Thông tin về lợi nhuận;
• Thông tin về tình hình công nợ;
• Thông tin về quỹ tiền mặt;
• Thông tin về tiền gửi ngân hàng;
• Thông tin về lượng hàng nhập kho;
• Thông tin về lượng hàng xuất kho;
• Thông tin về lượng hàng tồn kho;
• Thông tin về tiền lương;
• Thông tin về thuế thu nhập cá nhân;
Giải thích: đây là những thông tin rất quan trọng để cấp quản trị
công ty theo dõi tình hình hoạt động của doanh nghiệp.
b) Ý nghĩa của thông tin:
• Thông tin về doanh thu: phản ánh tình hình doanh số bán hàng hóa của
công ty (quá, tháng, năm).
• Thông tin về chi phí: bao gồm chi phí bán hàng, chi phí mua hàng, chi
phí vận chuyển, chi phí quản lý doanh nghiệp…
• Thông tin về lợi nhuận : phản ánh kết quả họat động kinh doanh của
công ty.
• Thông tin về công nợ: phản ánh số nợ phải thu khách hàng.
• Thông tin quỷ tiền mặt : phản ánh số tiền mặt hiện có của công ty.
• Thông tin về tiền giửi ngân hàng: phản ánh số tiền hiện có của công ty
trong ngân hàng.
Nhóm 5
21
Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa
• Thông tin về lượng hàng nhập kho: phản ánh số hàng nhập kho hàng
hàng quý.

STT
Người sử
Nội dung thông tin Mục tiêu Phạm vi
Trong
DN
Ngoài
DN
1
Ban giám
đốc
Thông tin về doanh
thu, Chi phí, lợi
nhuận thuần
Đánh giá kết quả
hoạt động của công
ty
X
2
Giám đốc
Nhân sự
Thông tin về
Tiền lương,
Hợp đồng lao động,
Thuế TNCN
Quản lý nhân sự,
Nộp thuế TNCN
Cho nhà nước
X
3
Kế toán

Nhóm 5
23
Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa
1. Danh mục đối tượng kế toán:
STT
Nhóm
đối tượng
Tên đối tượng
Đối tượng
quản lý
Chi tiết
01 Doanh thu
Doanh thu bán buôn Hàng hóa
Doanh thu bán qua đại lý Hàng hóa
Doanh thu dịch vụ Hợp đồng
Doanh thu bán hàng khác Hàng hóa
Doanh thu nội bộ
02
Các khoản
chiết khấu
Chiết khấu thương mại cho khách
hàng
Hàng hóa
Chiết khấu thanh toán cho khách
hàng
Thời gian
thanh toán
Chiết khấu bán hàng cho
nhân viên
Hàng hóa

Tên đối
tượng
Nội dung mô
tả
Nội dung quản lý
Phương pháp mã
hóa
01
Tài
khoản
ngân
hàng
Số hiệu tài
khoản,
Tên ngân
hàng, loại tài
khoản
Quản lý chi tiết theo
Từng tài khoản, từng
đơn vị tiền tệ, theo dõi
chi tiết số dư, số phát
sinh hàng ngày, định
kỳ đối chiếu
Mã ngân hàng-số
tài khoản
Ví dụ:
VCB-0985836050
Tài khoản số
0985836050 ở ngân
hàng Vietcombank

cấp,
Địa chỉ, số
Chi tiết theo từng
chứng từ, theo dõi
nguyên gốc ngọai tệ,
theo dõi các khoản
thanh toán
Mã quốc gia-mã
khu vực-mã khách
hàng
Ví dụ:
NCC-JP-09-HD
Nhóm 5
25
Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa
điện thọai……
Nhà cung cấp
HonDa ở Nhật,
thành phố Tokyo
04
Nhân
viên
bán
hàng
Mã số nhân
viên,
Tên nhân viên,
Địa chỉ….
Quản lý chi tiết theo
Từng nhân viên,

STT Tên chứng từ Người lập Người duyệt
Mục đích
sử dụng
01
Đề nghị
xuất hàng
Người nhận hàng
Giám đốc,
Kế toán
Đề nghị công
ty xuất hàng
02
Biên bản
kiểm kê
tài sản cố định
Kế toán
Giám đốc,
Kế toán trưởng
Đánh giá lại
TSCĐ
03 Biên bản bàn Thủ kho Đại diện bên mua Xác nhận việc
Nhóm 5
26
Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Trường Sa
giao hàng hoá và bên bán
giao và nhận
đủ, đúng.
04
Biên bản
vận chuyển

Kiểm tra việc
giao nhận hàng
và
điều kiện
thanh toán
khác.
b) Mô tả và thiết lập một chứng từ “Biên bản bàn giao nhận hàng
kiêm giấy nhận nợ”:
• Mục đích lập:
Nhằm kiểm tra việc giao nhận hàng giữa bên mua và bên bán và
các điều kiện và thoả thuận khác giữa hai bên.
• Phương pháp lập:
Nhân viên kế toán sẽ lập “Biên bản bàn giao nhận hàng kiêm giấy
nhận nợ”
 Nội dung biên bản gồm các phần sau:
• Bên giao hàng: tên công ty, địa chỉ, điện thoại, fax, tên
người đại diện, chức vụ.
• Bên nhận hàng: tên công ty, địa chỉ, điện thoại, fax, tên
người đại diện, chức vụ, số CMND…
• Sau đó hai bên sẽ tiến hành giao và nhận hàng theo chi tiết.
• Những điều kiện thoả thuận khác giữa hai bên: điều kiện và
phương thức giao hàng, điều kiện thanh toán, …
Nhóm 5
27