Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Đề tài : Xây dựng QLBH tại Cty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An Sinh viên thực hiện : Phạm Thị Huyên – THKT K7 –ĐHKTQD

1

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI: “xây dựng quản lí bán
hàng tại công ty cổ phần thiết bị
máy tính thiên an”
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Đề tài : Xây dựng QLBH tại Cty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An Sinh viên thực hiện : Phạm Thị Huyên – THKT K7 –ĐHKTQD


Sinh viên thực hiện : Phạm Thị Huyên – THKT K7 –ĐHKTQD

3
tham gia vào những công việc có liên quan mà không phải bất cứ người nào khi
được đào tạo đầy đủ cũng nắm vững công việc chuyên môn:
Trước đây khi khoa học công nghệ chưa phát triển người ta cũng đã nghiên
cứu, tìm cách tiếp cận dễ dàng hơn với công việc. Ngày nay khi khoa học công nghệ
đang phát triển tiên tiến chúng ta càng có điều kiện thuận lợi hơn trong việc xử lý
công việc.
Ta xét riêng việc quản lý bán hàng của công ty Cổ phần thiết bị máy tính
Thiên An. Khi tin học chưa ra đời thì việc bán hàng và những công việc khác được
thực hiện một cách rất khó khăn đòi hỏi phải nắm vững chuyên môn nghiệp vụ , tốn
nhân lực thời gian, chi phí cho việc thực hiện. Ngày nay tin học phát triển, nhu cầu
tin học hóa những công việc chuyên môn lặp đi lặp lại là yêu cầu cấp thiết. Tin học
hóa sẽ mang lại lợi ích to lớn về mọi mặt : nhân công, chi phí tài chính và thậm chí
cả trình độ chuyên môn của người thực hiện nó ( không đòi hỏi có chuyên môn
nghiệp vụ cao) bởi vì nó chỉ là những thao tác trên máy đơn giản. Tin học hóa bắt
buộc phải có trong thời đại ngày nay đối với từng công ty, những cửa hàng lớn hay
thậm chí chỉ là những cửa hàng vừa và nhỏ . Tuy nhiên đầu tư để xây dựng hệ thống
phục vụ công việc tính trong khoảng thời gian ngắn là tốn kém nhưng xét về lâu dài
thì lợi ích mang lại là rất to lớn ảnh hưởng đến cả vận mệnh của một công ty. Xét về
phía người xây dựng hệ thống thì đây là vấn đề không thể giải quyết một cách trọn
vẹn bằng một chương trình cho mọi hình thức, nó phục vụ vào chuyên môn nghiệp
vụ, yêu cầu thực tế đặt ra, và vì vậy rất khó nếu không muốn nói là không thể thực
hiện được một cách tổng quát vấn đề này. Tùy thuộc vào những yêu cầu đặt ra đối
với từng hoàn cảnh ta có cách giải quyết khác nhau tạm thời trong khoảng thời gian
nhất định đáp ứng được yêu cầu đề ra của hệ thống.
Xuất phát từ nhu cầu thực tế đó cùng với sự hướng dẫn của giáo viên hướng
dẫn em đã chọn đề tài có tên là: “Quản lý bán hàng ” làm báo cáo thực tập.

Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Đề tài : Xây dựng QLBH tại Cty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An Sinh viên thực hiện : Phạm Thị Huyên – THKT K7 –ĐHKTQD

5

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN
THIẾT BỊ MÁY TÍNH THIÊN AN

1.1 Giới thiệu về công ty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An
1.1.1 Giới thiệu chung về sự hình thành và phát triển của công ty.

Công ty Cổ phần thiết bị máy tính Thiên An được thành lập ngày 17 tháng 04 năm
2003 theo giấy phép số 3485GP/TLDN của UBND Thành phố Hà Nội. Tên chính
giao dịch trong nước “Công ty Cổ phần thiết bị máy tính Thiên An” và tên giao
dịch quốc tế “Thien An Company”. Trên con đuờng phát triển, công ty Thiên An
đã dần lớn mạnh về tài chính, nhân lực, năng lực quản lý Khởi đầu với 7 nhân viên
từ khi thành lập, cho tới nay Công ty Thiên An đã xây dựng được hệ thống làm việc
chuyên nghiệp với trên 30 nhân viên nhiệt tình, có năng lực, có tinh thần trách
nhiệm cao đáp ứng được yêu cầu phát triển mạnh mẽ cùng với sự phát triển của
Viêt nam trong quá trình hội nhập.

Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty
Nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban như sau:
Ban giám đốc
Phòng kế toán Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật
Kinh
doanh
phân
phối
Kho
Kinh
doanh
bán lẻ
Bảo
hành
Kỹ
thuật
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Đề tài : Xây dựng QLBH tại Cty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An Sinh viên thực hiện : Phạm Thị Huyên – THKT K7 –ĐHKTQD

7
* Giám đốc: là người đại diện cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Quản lý và
điều hành mọi hoạt động chung của công ty, ngoài ra giám đốc còn điều hành trực
tiếp đối với phòng kinh doanh tiếp thị, phòng nghiên cứu, phòng kế toán.
* Phòng kinh doanh: có trách nhiệm xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, kế

2008
+ Đạt mức tăng trưởng hàng năm trên 30%, phấn đấu năm 2010 đạt doanh số trên
100 tỷ.
+ Thu nhập người lao động tăng bình quân 20%/năm, đến năm 2010 đạt mức bình
quân 3 triệu/người/tháng.
1.1.6 Định hướng phát triển
+ Phát huy hết sức những mặt mạnh vốn có của công ty và công nghệ dịch vụ,
đồng thời tổ chức chặt chẽ và chi tiết bộ máy hoạt động, nâng cao khả năng của công ty
nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.
+ Giữ vững và tăng tốc độ phát triển trên mọi lĩnh vực.
+ Quan hệ, hợp tác với các hãng sản xuất trong và ngoài khu vực nhằm mở rộng
hơn nữa những mặt hàng cũng như hợp tác nghiên cứu và phát triển.
+ Đẩy mạnh xây dựng các văn phòng và đại lý trên toàn quốc, đảm bảo có mặt
và phục vụ khách hàng tại hầu hết các tỉnh thành của Việt Nam.
1.2 Khảo sát sơ bộ hiện trạng hệ thống quản lý của công ty.
Hiện nay ở công ty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An cũng đã và đang sử dụng
phần mềm để quản lý nhưng phần mềm chỉ đơn giản là hỗ trợ kế toán trong việc
quản lý và theo dõi công nợ còn với công tác bán hàng thì vẫn đang làm theo cách
thủ công, phiếu xuất và phiếu nhập kho được in theo mẫu trình bày sẵn trên file exel
rồi sử dụng chúng để ghi đơn hàng cho khách hàng. Sau công tác bán hàng của nhân
viên kinh doanh thì thêm vào đó là công việc của thủ kho và kế toán.Thủ kho sẽ căn
cứ vào phiếu xuất hàng từ bộ phận kinh doanh để xuất hàng ra khỏi kho và cuối
ngày thì phải nhập từng đơn hàng vào thẻ kho để quản lý số lượng hàng hóa trong
kho. Kế toán cũng sẽ lấy số liệu từ những phiếu xuất hàng đó để tổng hợp lại doanh
số bán hàng và quản lý số lượng tồn kho cũng như công nợ khách hàng. Công việc
tưởng chừng như đơn giản nhưng lại kéo theo cả một dãy những mắt xích những
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Đề tài : Xây dựng QLBH tại Cty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An Sinh viên thực hiện : Phạm Thị Huyên – THKT K7 –ĐHKTQD

Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Đề tài : Xây dựng QLBH tại Cty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An Sinh viên thực hiện : Phạm Thị Huyên – THKT K7 –ĐHKTQD

10
Hệ thống mới có khả năng thay thế hệ thệ thống hiện tại và giúp bộ phận bán
hàng của công ty làm việc hiệu quả hơn trong kinh doanh và giảm được chi phí và
thời gian.
Có khả năng tự động hiển thị thông tin của tất cả các loại hàng hoá, khả năng
hiển thị loại hàng, đơn giá và những chương trình khuyến mãi

kèm theo.
Khách hàng có thể lựa chọn cách thanh toán như trả bằng tiền mặt, chuyển
khoản hoặc công nợ trả sau
.
Vì vậy hệ thống mới phải cập nhật một cách tự động tất
cả những thông tin khách hàng, thông tin hàng, số tiền thanh toán sau khi khách
hàng mua hàng.
Hệ thống có khả năng xuất báo cáo về tổng doanh thu, danh sách khách mua
hàng trong tháng, báo cáo hàng tồn.
1.3.5. Yêu cầu chức năng hệ thống mới
1.3.5.1 Nhập:
 Thông tin khách hàng
 Thông tin hàng hoá
 Thông tin nhà cung cấp
 Thông tin về công ty
 Thông tin người quản trị, thông tin người dùng
1.3.5.2 Xuất:
 Hoá đơn bán hàng

 Chuột , Bàn Phím.
 Thiết bị lưu dự phòng.
 Máy In Lasze
1.4.2 Phần mềm :
 Hệ điều hành Windows 2000 trở lên .
 Microsoft Access 2003
 Visual Basic 6.0
 Crystal Reports 9
 ComponentOne Studio

Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Đề tài : Xây dựng QLBH tại Cty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An Sinh viên thực hiện : Phạm Thị Huyên – THKT K7 –ĐHKTQD

12 CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÂN TÍCH VÀ
XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG
2.1 Giới thiệu chung về hệ thống quản lý

có chức năng tổng hợp, thông tin giúp lãnh đạo quản lý thống nhất trong toàn hệ
thống. Hệ thống quản lý được phân tích thành nhiều cấp bậc gồm cấp trung ương,
cấp đơn vị trực thuộc, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý từ trên
xuống dưới. Thông tin được tổng hợp từ dưới lên và truyền từ trên xuống.
2.2.2 Luồng thông tin vào.
Trong hệ thống thông tin quản lý có những thông tin đầu vào khác nhau gồm:
+ Những thông tin đầu vào là cố định và ít thay đổi thông tin này mang tính
chất thay đổi lâu dài.
+ Những thông tin mang tính chất thay đổi thường xuyên phải luôn cập nhật
+ Những thông tin mang tính chất thay đổi tổng hợp, được tổng hợp từ các
thông tin cấp dưới phải xử lý định kỳ theo thời gian.
2.2.3 Luồng thông tin ra.
+ Thông tin đầu ra được tổng hợp từ thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu
cầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Đề tài : Xây dựng QLBH tại Cty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An Sinh viên thực hiện : Phạm Thị Huyên – THKT K7 –ĐHKTQD

14
+ Bảng biểu và báo cáo là những thông tin đầu ra quan trọng được phục vụ
cho nhu cầu quản lý của hệ thống, nó phản ánh trực tiếp mục đích quản lý của hệ
thống các bảng biểu báo cáo phải đảm bảo chính xác và kịp thời.
2.2.4 Quy trình quản lý.
Trong quy trình quản lý thủ công, các thông tin thường xuyên được đưa vào
sổ sách. Từ sổ sách đó các thông tin được kết xuất để nhập các bảng biểu, báo cáo
cần thiết.Việc quản lý kiểu thủ công có nhiều công đoạn chồng chéo nhau. Do đó
sai sót có thể xảy ra ở nhiều công đoạn do việc dư thừa thông tin. Trong quá trình
quản lý do khối lượng công việc lớn nên nhiều khi chỉ chú trọng vào một số khác và
đối tượng quan trọng, vì thế có nhiều thông tin không được tổng hợp đầy đủ .

thường dựa trên một số nguyên tắc cơ bản sau.
2.4.1 Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất.
ý nghĩa của nguyên tắc này thể hiện ở chỗ thông tin được tích luỹ và thường
xuyên cập nhật. Đó là các thông tin cần thiết phục vụ cho việc giải quyết nhiều bài
toán quản lý vì vậy thông tin trùng lặp cần được loại bỏ. Do vậy, người ta tổ chức
thành các mảng thông tin cơ bản mà trong đó các trường hợp trùng lặp hoặc không
nhất quán về thông tin đã được loại trừ. Chính mảng thông tin cơ bản này sẽ tạo
thành mô hình thông tin của đối tượng điều khiển.
2.4.2 Nguyên tắc linh hoạt của thông tin.
Thực chất của nguyên tắc này là ngoài các mảng thông tin cơ bản cần phải có
công cụ đặc biệt tạo ra các mảng làm việc cố định hoặc tạm thời dựa trên cơ sở các
mảng thông tin cơ bản đã có và chỉ trích từ mảng cơ bản các thông tin cần thiết tạo
ra mảng làm việc để sử dụng trực tiếp trong các bài toán cụ thể.
Việc tuân theo nguyên tắc thống nhất và linh hoạt đối với cơ sở thông tin sẽ
làm giảm nhiều cho nhiệm vụ hoàn thiện và phát triển sau này.
2.4.3 Nguyên tắc làm cực tiểu thông tin vào và thông tin ra.
Nguyên tắc còn được vận dụng cả khi đưa thông tin mới vào hệ thống việc
này không những giảm nhẹ công sức cho việc vào số liệu mà còn tăng độ tin cậy
thông tin đầu vào.
2.5 Các bước xây dựng hệ thống quản lý
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Đề tài : Xây dựng QLBH tại Cty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An Sinh viên thực hiện : Phạm Thị Huyên – THKT K7 –ĐHKTQD

16
Một cách tổng quát việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý tự động
hoá thường qua các giai đoạn sau.
2.5.1 Nghiên cứu sơ bộ và xác lập dự án.
Ở bước này người ta tiến hành tìm hiểu và khảo sát hệ thống, phát hiện

17
+ Môi trường bên trong tổ chức: Mục tiêu tổ chức, cơ cấu tổ chức, năng lực tài
chính, cách thức quản lý, văn hoá công ty, thiên hướng lãnh đạo, địa bàn,…
Nghiên cứu hệ thống thông tin hiện có đòi hỏi phải có chuyên môn cao và tỉ mỉ. Nội
dụng tìm hiểu bao gồm:
• Chức năng chung của hệ thống: Hệ thống làm gì và để làm gì? Phục vụ những
mục tiêu nào?
• Các thông tin đầu vào: Tên, khối lượng, vật mang, chi phí, nguồn, tần suất.
• Các thông tin đầu ra: Tên, khối lượng, vật mang, chi phí tần suất, đích đến.
• Xử lý: Phương tiện xử lý, logic xử lý, yêu cầu dữ liệu vào, yêu cầu kết quả ra,
thời lượng cho xử lý, cho phí cho xử lý.
• Kho dữ liệu: Tên dữ liệu lưu trữ, cấu trúc dữ liệu lưu trữ, thời gian lưu trữ, vật
mang, các xử lý truy nhập, tần xuất truy nhập, khối lượng dữ liệu.
• Vấn đề cụ thể: Khó khăn, sai sót hoặc ước muốn cải tiến của người thực hiện
chức năng. Tiến hành tổng hợp các kết quả nghiên cứu. Mô hình hoá hệ thống
thông tin. Xây dựng hệ thống các phích vấn đề (Vấn đề, nguồn cung cấp,
nguyên nhân và cách giải quyết).
2.5.2.3 Tìm nguyên nhân, đặt mục tiêu và đưa ra giải pháp
Từ sự hiểu biết sâu sắc và chi tiết về hệ thống thông tin hiện có kết hợp với yêu cầu
đặt ra cho hệ thống thông tin mới, đội ngũ phát triển hệ thống thông tin cần phải xác
định rõ nguyên nhân chính của vấn đề hay ước muốn chưa đạt được. Xây dựng các
mục tiêu cho hệ thống thông tin mới. Mục tiêu phải đo được và mức độ đạt được
hợp lý. Sau đó tìm giải pháp cho từng vấn đề và kết hợp lại thành giải pháp cho toàn
bộ hệ thống thông tin.
2.5.2.4 Đánh giá lại tính khả thi
Đánh giá lại tính khả thi của các giải pháp đề xuất. Khả thi tài chính, thời gian, tổ
chức, kỹ thuật và cả đạo đức kinh doanh.
2.5.2.5 Sửa chữa dự án đề xuất ban đầu.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Đề tài : Xây dựng QLBH tại Cty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An


2.5.3.3 Phân cấp sơ đồ chức năng kinh doanh BFD
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Đề tài : Xây dựng QLBH tại Cty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An Sinh viên thực hiện : Phạm Thị Huyên – THKT K7 –ĐHKTQD

19
Đối với những tổ chức lớn cần phải phân cấp sơ đồ chức năng. Sơ đồ khởi đầu, sau
đó phân rã chức năng lớn thành các chức năng chi tiết hơn. Cấp cuối cùng là cấp
người đọc có thể hiểu rõ nội dung các việc cụ thể cần phải làm trong chức năng đó.
2.5.3.4 Sơ đồ luồng dữ liệu
Sơ đồ luống dữ liệu – công cụ mô tả hệ thống thông tin:
Hệ thống thông tin vô cùng phức tạp được gắn liền vào cả hệ thống quản lý cũng
như hệ thống tác nghiệp. Để hiểu rõ chúng, cần phải sử dụng nhiều công cụ biểu
diễn bằng mô hình và ngôn ngữ diễn giải bằng lời. Phần trên đã xét công cụ sơ đồ
BFD, dưới đây sẽ trình bày công cụ hữu dụng – Sơ đồ luống dữ liệu. Đây là công cụ
rất hữu ích trong việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin.
Sơ đồ luồng dữ liệu là sự biểu diễn bằng sơ đồ với các ký pháp đơn giản, dễ hiểu
thể hiện các luồng dữ liệu, các nguồn, các đích, các xử lý và các kho dữ liệu dưới
góc độ trừu tượng các yếu tố vật lý của hệ thống thông tin.
Ký pháp của DFD: Các ký pháp dùng mô tả DFD rất đơn giản và quy chuẩn trên
toàn thế giới. Chúng bao gồm:
o Đầu mối thông tin: Hình chữ nhật có tên đầu nguồn bên trong.
o Đích thông tin: Hình chữ nhật có tên đích bên trong

Phân rã DFD: Hệ thống thông tin phức tạp không thể biểu diễn chỉ bằng một DFD,
khi đó cần phải phân rã thành từng cấp.
Cấp ngữ cảnh: Là cấp cao nhất, vẽ trên một trang sao cho khái quát được toàn bộ hệ
thống, sơ đồ này cho phép lược bỏ các kho dữ liệu.
Cấp 1: Được phân rã từ xử lý cấp ngữ cảnh
Cấp 2: Được phân rã từ xử lý cấp 1
Các cấp khác cứ tiếp tục như vậy
2.5.4 Thiết kế tổng thể.
Nhằm xác định vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới. Phân định rõ
phần việc nào sẽ được xử lý bằng máy tính, việc nào xử lý thủ công.
Thiết kế hệ thống thông tin là mô tả chi tiết các yếu tố của hệ thống mới với
yêu cầu tối thiểu chi phí đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu đã đề ra của hệ thống
thông tin mới. Thiết kế hệ thống thông tin bao gồm các công việc thiết kế sau đây:
+ Thiết kế logic
+ Thiết kế vật lý ngoài
+ Thiết kế vật lý trong
Hồ sơ khách hàng
Hoá đơn bán hàng
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Đề tài : Xây dựng QLBH tại Cty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An Sinh viên thực hiện : Phạm Thị Huyên – THKT K7 –ĐHKTQD

21
* Thiết kế logic: là mô tả hệ thống thông tin trừu tượng trả lời rõ câu hỏi hệ thống
thông tin làm gì và để làm gì?
Thiết kế logic bao gồm thiết kế sau:
+ Thiết kế cơ sở dữ liệu: Thiết kế các tệp, cấu trúc từng tệp và mối quan hệ giữa các
tệp đảm bảo tối ưu lưu giữ và đủ cung cấp yêu cầu thông tin của hệ thống thông tin.
+ Thiết kế xử lý logic: Chủ yếu là thiết kế các xử lý tra cứu thông tin từ kho dữ liệu,

+ Thiết kế các thủ tục thủ công nhằm xử lý thông tin trước khi đưa vào máy
tính.
+ Thiết kế các phương pháp cập nhật và xử lý thông tin cho máy tính.
+ Thiết kế chương trình, các giao diện người sử dụng, các tệp dữ liệu.
+ Chạy thử chương trình.
+ Dịch sang đuôi .exe và đóng gói chương trình.
2.5.5.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin.
Thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin là một trong những thiết kế quan
trọng nhất của thiết kế hệ thống thông tin. Thiết kế cơ sở dữ liệu có thể sử dụng
nhiều phương pháp khác nhau, nhưng có 4 phương pháp cơ bản thường dùng sau:
+ Từ yêu cầu thông tin của các nhà quản lý và những người sử dụng. Khi biết các
yêu cầu thì sẽ xây dựng được kho dữ liệu đủ đáp ứng các yêu cầu đó.
+ Phương pháp nguyên mẫu: sử dụng những cơ sở dữ liệu đã có, cải tiến cho phù
hợp với hệ thống thông tin đang thiết kế.
+ Phương pháp suy diễn từ các thông tin đầu ra: Giống như việc phân tích sản
phẩm để biết được các nguyên liệu đầu vào để rồi xây dựng kho nguyên vật liệu
cho nhà máy.
+ Phương pháp sử dụng mô hình quan hệ thực thể: Dựa vào chính chức năng và
cấu trúc của tổ chức để thiết kế ra sơ đồ cấu trúc dữ liệu phù hợp với hệ thống
thông tin mới của tổ chức.
* Mã hoá dữ liệu
Thiết kế cơ sở dữ liệu nhất thiết phải biết cách mã hóa dữ liệu. Mã hoá được
xem là việc xây dựng một tập hợp những mã hiệu- một biểu diễn theo quy ước,
thông thường là ngắn gọn về mặt thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thực
thể.
Mã hoá là một công việc của người thiết kế cơ sở dữ liệu. Có thể coi đây là
việc thay thế thông tin ở dạng “tự nhiên” thành một dãy ký hiệu thích ứng với mục
thiêu của người sử dụng. Lợi ích lớn của việc mã hoá là: Nhận diện nhanh chóng,
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Đề tài : Xây dựng QLBH tại Cty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An


định nhu cầu thông tin là một việc rất khó thực hiện và không tồn tại một phương
pháp nào thích hợp cho mọi hoàn cảnh. Mức độ khó khăn này phụ thuộc vào quy
mô và sự phức tạp của hệ thống thông tin.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Đề tài : Xây dựng QLBH tại Cty cổ phần thiết bị máy tính Thiên An Sinh viên thực hiện : Phạm Thị Huyên – THKT K7 –ĐHKTQD

24
* Phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin ra:
Xác định các tệp cơ sở dữ liệu trên cơ sở các thông tin đầu ra của hệ thống là
phương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế cơ sở dữ liệu. Các bước chi tiết
khi thiết kế cơ sở dữ liệu dữ liệu đi từ các thông tin ra:
Bước 1: Liệt kê toàn bộ các thông đầu ra.
Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra.
Bước này có thể chia làm các bước nhỏ hơn sau:
+ Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra: Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm các
phần tử thông tin như số hoá đơn, tên hàng, đơn vị tính,… được gọi là các thuộc
tính. Cần liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách. Đánh dấu các thuộc
tính lặp – là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu. Chẳng hạn như mục
tên hàng trên một hoá đơn bán hàng có thể ghi nhiều tên hàng là một thuộc tính
lặp.
- Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – là những thuộc tính được tính toán ra hoặc suy
ra từ các thuộc tính khác. Những thuộc tính không phải là thứ sinh thì được gọi là
các thuộc tính cơ sở.
- Gạch chân các thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra.
- Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở,
xem xét loại bỏ những thuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý.
+ Chuẩn hoá mức 1: Chuẩn hoá bước một nhằm đảm bảo rằng trong mỗi danh sách
không được phép chứa những thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải

Bước 4: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu.
Xác định mối liên hệ giữa các tệp. Biểu diễn chúng bằng các mũi tên hai chiều, nếu
có quan hệ một - nhiều thì vẽ hai mũi tên về hướng đó.
* Phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu từ mô hình quan hệ thực thể.
Nếu thiết kế các tệp cơ sở dữ liệu chỉ đơn thuần từ các đầu ra như trên sẽ có
thể dẫn tới tình trạng cơ sở dữ liệu chỉ phục vụ những đầu ra đã được xác định. Khi
có những yêu cầu mới về thông tin quản lý thì hệ thống thông tin mới có thể không
có đủ dữ liệu để tạo những đầu ra mới. Để giải quyết vấn đề này khi cần phải xem
xét hệ thống thông tin với khía cạnh là hệ thống phục vụ quản lý do đó xem xét sự
hoạt động quản lý của tổ chức mà xác định cơ sở dữ liệu cho nó.
Cách thức thiết kế này bao gồm các bước như sau: