Ru

Rút kinh nghiệm khi tổ chức sự kiện

Ru
Nhiều công ty thích lựa chọn những công ty tổ chức sự kiện tên tuổi và có nhiều
năm kinh nghiệm cho an toàn vì họ nghĩ một công ty tổ chức sự kiện đã từng thực
hiện nhiều sự kiện lớn cho khách hàng nổi tiếng thì không thể tầm thường. Nhiều
công ty do ngân sách có hạn, đành phải chọn những công ty tổ chức sự kiện kém
nổi tiếng những chi phí phải chẳng hơn thì ngồi hy vọng giá cả sẽ không đi đôi với
chất lượng.

Bất kì lựa chọn nào cũng có những rùi ro của nó mà ít người có thể bít được đích
xác. Một công ty tổ chức sự kiện có trên 10 năm kinh nghiệm hay có một tên tuổi
vững chắc trên thị trường chưa chắc đã mang lại cho công ty bạn một sự kiện hài
lòng. Một Marketting Director từng chia sẻ: " tôi đánh giá rất cao năng lực của họ (
công ty tổ chức sự kiện) và quyết định giao sự kiện của mình cho họ thực hiện
nhưng cuối cùng do họ tổ chức quá nhiều sự kiện trong thời gian làm cho tôi, họ đã
giao cho một nhân viên mới có vài tháng kinh nghiệm chịu trách nhiệm chính và
kết quả là sự kiện đó bị đổ bể rất nhiều do sự non trẻ của nhân viên đó".

Giống như việc bạn đi vào tiệm cắt tóc, bạn thường yêu cầu người thợ hợp gu nhất
cắt cho bạn để đảm bảo vừa ý với bạn. Một ekip làm sự kiện, nhất là công ty lớn,
có rất nhiều người phụ trách những dự án khác nhau mà đôi khi có người này làm
tốt sự kiện nào đó mà bạn biết những đến sự kiện của bạn lại do người khác tổ
Ru
chức cho nên mọi thứ hoàn toàn khác nhau, chưa kể nhiều công ty còn chia dự án
cho từng người phụ trách tùy theo mức độ ưu tiên dành cho khách hàng, khách

hỏi là sự kiện đó liệu đã thành công thực sự hay cũng có những lần hỏng show làm
khách hàng giận tím mặt, điều này thì chỉ những người có mặt tại sự kiện đó mới
rõ hơn cả. Thêm nữa, nhiều khách hàng có xu hướng chọn những công ty tổ chức
sự kiện có kinh nghiệm tương tự, chẳng hạn một nhãn hàng mỹ phẩm sẽ ưu tiên
cho các công ty tổ chức sự kiện cho ít nhất một nhãn hàng mỹ phẩm nào đó, một
công ty muốn tổ chức hội thảo liên tỉnh sẽ thấy an tâm hơn nếu giao loạt hội thảo
của mình cho họ tổ chức. Kinh nghiệm sẽ giúp công ty tổ chức sự kiện hiểu trước
đường đi nước bước và hạn chế những sai lầm do sự thiếu kinh nghiệm gây ra, đây
cũng là điều đáng tham khảo trong việc xem xét năng lực của công ty tổ chức sự
Ru
kiện đó, tuy nhiên cũng cần cân nhắc vì một lần mắc sai lầm trong thực hiện cũng
chưa chắc những lần sau sẽ làm tốt.

- Ý tưởng liệu có khả thi: thông thường các công ty thường muốn sự kiện của mình
có ít nhất vài điểm nhấn, vài ý tưởng đột phá, gây ấn tượng đối với khách hàng. Vì
vậy họ dành điểm cộng cho những công ty tổ chức sự kiện đem đến những ý tưởng
tổ chức độc đáo. Tuy vậy, hiện thực đã cho thấy nhiều ý tưởng hào nhoáng đã biến
thành nỗi thất vọng hơn mong đợi. Chẳng hạn như khi lên kế hoạch, công ty tổ
chức sự kiện dự định sẽ kéo dây cho quả cầu khổng lồ trên sân khấu bung ra làm
những trái bóng bay lên, tuy nhiên thực tế là dây kéo bị trục trặc làm cho quả cầu
không tung ra được, đó là khâu triển khai không tốt. Do đó, nên chọn những ý
tưởng an toàn hơn, dễ thực hiện hơn là chấp nhận những ý tưởng quá bay bổng, đôi
khi có chút phô trương quá đà.

- Tìm hiểu thêm về cách xử lý tình huống của công ty tổ chức sự kiện đó: người
làm sự kiện giỏi cần phải ứng phó tốt với mọi tình huống không mong đợi xảy đến.
Bạn hãy đề nghị người đến từ công ty tổ chức sự kiện chia sẻ thêm về một số tình
huống khó khăn mà họ đã gặp phải trong quá trình tổ chức sự kiện và cách họ đã
vượt qua nó. Một công ty tổ chức sự kiện nhiều kinh nghiệm và có khả năng xoay
sở tốt sẽ cung cấp cho bạn nhiều trải nghiệm thú vị.