Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế hoạch và phát triển
CAM ĐOAN
Tôi tên là : Khương Thị Tú Anh . Tôi xin cam đoan tất cả những nội dung
viết trong chuyên đề “ Hoàn thiện công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế
hoạch SXKD của Công ty cổ phần Đại La” đều mang tính xác thực, đều do sự
nghiên cứu tìm tòi, học hỏi của bản thân trong thời gian thực tập và tất cả các
nhận định, giải pháp đều là quan điểm của cá nhân tôi trên cơ sở nhận thức về
lý luận, thực trạng doanh nghiệp, sự đóng góp ý kiến của thầy giáo hướng dẫn
và đơn vị thực tập.
Người viết.
Kí tên
Khương Thị Tú Anh
SV Thực hiện: Khương Thị Tú Anh KH46B
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế hoạch và phát triển
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU
Bảng 2-1: Hệ thống máy móc thiết bị của công ty Cổ phần Đại La
năm 2007...............................................................................................31
Bảng 2-2: Nguồn nhân lực của Công ty cổ phần Đại La năm 2007.. .32
Bảng 2-3: Kết quả sản xuất kinh doanh qua các năm........................38
Bảng 2-4: Một số chỉ tiêu của Công ty Đại La năm 2007....................53
Bảng 2-5: Phân chia công việc nhằm đạt mục tiêu chất lượng năm
2007.......................................................................................................54
Bảng 2-6: Tổng hợp sản phẩm ra lò tháng 1 năm 2007......................58
Bảng 3-1: Qui định cơ chế báo cáo tại công ty Cổ phần Đại La.........74
Bảng 3-2: Khung theo dõi, đánh giá về mặt nội dung.........................81
Bảng 3-3: Phân chia công việc theo tiến độ về thời gian.....................86
Bảng 3-4: Phân bổ ngân sách hoạt động.............................................87
Bảng 3.5: Báo cáo của xí nghiệp I về tình hình sản xuất kinh doanh
tháng n năm 2007..................................................................................96
SV Thực hiện: Khương Thị Tú Anh KH46B
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế hoạch và phát triển
TD-ĐG : Theo dõi, đánh giá.
XN1 : Xí nghiệp 1.
XN2 : Xí nghiệp 2.
SV Thực hiện: Khương Thị Tú Anh KH46B
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế hoạch và phát triển
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU ......................................................................................... 1
NỘI DUNG ............................................................................................. 3
Chương 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THEO DÕI, THỰC
HIỆN KẾ HOẠCH ................................................................................. 3
I. Kế hoạch hóa doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. .................. 3
1. Khái niệm và vai trò của kế hoạch hóa. .................................................. 3
1.1. Khái niệm. ..................................................................................... 3
1.2. Vai trò của kế hoạch hóa trong doanh nghiệp. ............................. 4
2. Qui trình kế hoạch hóa trong doanh nghiệp. .......................................... 5
2.1. Lập kế hoạch. ................................................................................ 6
2.2. Tổ chức thực hiện. ......................................................................... 7
2.3. Theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch. ......................................... 7
2.4. Điều chỉnh. .................................................................................... 7
3. Vai trò của theo dõi, đánh giá trong qui trình kế hoạch hóa. ................. 8
II. Cơ sở lý luận về theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch. ..................... 9
1. Các khái niệm ......................................................................................... 9
1.1. Theo dõi (giám sát): ..................................................................... 9
1.2. Đánh giá : ................................................................................... 10
1.3. Sự bổ trợ lẫn nhau của theo dõi và đánh giá. ............................. 11
1.4. Phân loại theo dõi, đánh giá. ...................................................... 11
1.5. Khái niệm chỉ số, chỉ tiêu. ........................................................... 13
2. Nội dung, phương pháp theo dõi, đánh giá. ......................................... 15
2.1. Nội dung. ..................................................................................... 15
2.2. Phương pháp theo dõi, đánh giá có sự tham gia. ........................ 18
1.3. Theo dõi, điều độ kế hoạch sản xuất kinh doanh. ........................ 41
SV Thực hiện: Khương Thị Tú Anh KH46B
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế hoạch và phát triển
1.4. Lưu trữ. ....................................................................................... 42
2. Nội dung của bản kế hoạch. .................................................................. 43
3. Phương pháp lập kế hoạch sản xuất. ..................................................... 43
3.1. Căn cứ lập kế hoạch sản xuất. .................................................... 43
3.2. Phương pháp xác định chỉ tiêu kế hoạch. ................................... 44
4. Triển khai thực hiện kế hoạch. .............................................................. 47
5. Nhận xét về công tác kế hoạch hóa của công ty cổ phần Đại La. ....... 48
III. Thực trạng công tác theo dõi, đánh giá tại Công ty cổ phần Đại La
..................................................................................................................... 49
1. Đặc điểm của công tác theo dõi, đánh giá tại Công ty Cổ phần Đại La.
.................................................................................................................... 49
2. Qui trình theo dõi, đánh giá. ................................................................ 51
3. Nội dung và phương pháp theo dõi, đánh giá. ..................................... 51
3.1. Nội dung theo dõi, đánh giá. ....................................................... 51
3.2. Phương pháp theo dõi, đánh giá. ................................................ 55
4. Tổ chức theo dõi, đánh giá. ................................................................... 55
4.1 Theo dõi thực hiện kế hoạch. ....................................................... 55
4.2 Đánh giá thực hiện kế hoạch. ...................................................... 57
5. Tổ chức thực hiện và báo cáo. .............................................................. 57
6. Nhận xét về công tác theo dõi, đánh giá. .............................................. 59
6.1. Qui trình theo dõi, đánh giá. ...................................................... 60
6.2. Nội dung theo dõi, đánh giá. ....................................................... 61
6.3. Phương pháp theo dõi, đánh giá. ................................................ 62
6.4. Tổ chức thực hiện theo dõi, đánh giá. ......................................... 62
Chương 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN
CÔNG TÁC THEO DÕI, ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH
SXKD CỦA CÔNG TY CP ĐẠI LA. .................................................. 65
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế hoạch và phát triển
III. Một số kiến nghị nhằm thực hiện tốt công tác theo dõi, đánh giá
thực hiện kế hoạch SXKD tại Công ty cổ phần Đại La. ....................... 100
1. Sử dụng hệ thống theo dõi, đánh giá như là một công cụ quản lý. . . 100
2. Tổ chức, sắp xếp lại nhân sự. .............................................................. 100
3. Đào tạo nâng cao năng lực cán bộ và năng lực thống kê. ............... 101
4. Lưu trữ thông tin như một nguồn dữ liệu quan trọng giúp ích cho việc
lập cũng như thực hiện kế hoạch SXKD. ............................................... 101
KẾT LUẬN ......................................................................................... 102
TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................. 103
PHỤ LỤC ............................................................................................ 104
SV Thực hiện: Khương Thị Tú Anh KH46B
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế hoạch và phát triển
LỜI MỞ ĐẦU
Trong nền kinh tế thị trường công cụ kế hoạch vẫn tiếp tục và phát huy
hơn nữa vai trò là công cụ quản lý hữu hiệu và hỗ trợ đắc lực cho các nhà
quản lý trong quá trình ra quyết định.“Cũng như cây cọ là công cụ giúp người
họa sĩ vẽ tranh, cây kim là công cụ giúp người thợ may may áo, kế hoạch là
công cụ giúp các nhà quản lý thực hiện tốt hơn vai trò quản lý sự phát triển
kinh tế - xã hội.”
1
Tuy nhiên nội dung và phương pháp thực hiện kế hoạch
không hoàn toàn giống nhau trong mọi nền kinh tế. Trong tình hình mới hiện
nay đặt ra những yêu cầu đổi mới trong công tác kế hoạch. Một trong những
nội dung đó là yêu cầu đổi mới công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế
hoạch. Công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch là khâu rất quan trọng
trong qui trình kế hoạch hóa, vừa có tác dụng điều phối, điều chỉnh kịp thời
việc thực hiện kế hoạch, vừa có tác dụng rút ra kinh nghiệm và làm cơ sở cho
việc lập và thực hiện kế hoạch cho giai đoạn sau.
tác giả của “Quản lý cho tương lai; thập kỷ 90 và xa hơn nữa” đã đề xuất tiêu
chuẩn về tính hiệu nghiệm (effectiveness)- tức là khả năng làm những việc
“đúng” (do “right” things ) và tính hiệu quả (efficiency) – tức là khả năng làm
đúng việc (do things “right”). Ông cho rằng tính hiệu nghiệm là quan trọng
hơn, bởi vẫn có thể đạt được tính hiệu quả khi chọn sai mục tiêu. Hai tiêu
chuẩn nói trên song hành cùng với hai khía cạnh của kế hoạch hóa: Xác định
các mục tiêu “đúng” và chọn lựa những biện pháp “đúng” để đạt được các
mục tiêu này. Cả hai khía cạnh đó đều có ý nghĩa sống còn đối với doanh
nghiệp.
2
1. Khái niệm và vai trò của kế hoạch hóa.
1.1. Khái niệm.
Kế hoạch là sự thể hiện ý đồ phát triển của chủ thể quản lý với đối tượng
quản lý thông qua các giải pháp . “Kế hoạch nằm trong những chức năng cơ
bản của qui trình quản lý, là thể hiện ý đồ của chủ thể về sự phát triển trong
tương lai của đối tượng quản lý và các giải pháp để thực hiện. Nó xác định
xem một quá trình phải làm gì? Làm như thế nào? Khi nào làm và ai sẽ
làm?”.
3
2
Nguồn: Đại cương lý luận quản lý
3
Nguồn: Giáo trình kế hoạch hóa phát triển kinh tế xã hội
SV Thực hiện: Khương Thị Tú Anh 3 KH46B
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế hoạch và phát triển
Như vậy kế hoạch là một văn bản định hướng phát triển gồm hai phần
chính là mục tiêu (ý đồ) và giải pháp. Theo đó thì làm kế hoạch là phải xác
định được các mục tiêu cần đạt tới và đưa ra những cách thức để có thể đạt
đựơc những mục tiêu đó.
Theo “Từ điển bách khoa Việt Nam 2” thì: Kế hoạch hóa là hoạt động
và đạt mục tiêu lợi nhuận. Và quá trình phối kết hợp đó để hiệu quả cần phải
có nhân tố quan trọng là quản lý. Quản lý là chức năng không thể thiếu trong
doanh nghiệp và lần đầu tiên đã được nhà kinh tế học H.Fayol nghiên cứu và
khẳng định với 14 nguyên tắc trong kinh doanh, trong đó có nguyên tắc kế
hoạch. F.W.Taylor – cha đẻ của thuyết quản lý khoa học đã nói: “Quản lý là
biết chính xác điều bạn muốn, người khác làm và sau đó là hoàn thành công
việc một cách tốt nhất và rẻ nhất.”. Gulich và Urwich cũng đã nói, công tác
quản trị có 6 chức năng chủ yếu đó là: Kế hoạch, tổ chức, nhân sự, phối hợp,
tài chính.
Tính chất của nền kinh tế thị trường là không có chỉ tiêu pháp lệnh,
không có sự phân bổ nguồn lực nhưng lại có qui luật thị trường: Qui luật cạnh
tranh và sự biến động không ngừng đòi hỏi các nhà quản lý phải có sự dự báo,
lường trước để phản ứng, xử lý kịp thời.
2. Qui trình kế hoạch hóa trong doanh nghiệp.
Qui trình kế hoạch hóa hay nói cách khác đó là các bước cho phép vạch
ra các mục tiêu, dự tính các phương tiện cần thiết, tổ chức triển khai thực hiện
nhằm đạt được các mục tiêu đã định. Trong nền kinh tế thị trường kế hoạch
được sử dụng linh hoạt hơn nhằm thích nghi với điều kiện thị trường biến
động không ngừng. Kế hoạch không chỉ là một văn bản duy nhất mà theo nó
SV Thực hiện: Khương Thị Tú Anh 5 KH46B
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế hoạch và phát triển
là cả một quá trình hoạt động khoa học của doanh nghiệp. Một trong những
qui trình được áp dụng rộng rãi là Qui trình PDCA. Trong đó các hoạt động
liên quan đến kế hoạch hóa doanh nghiệp chia làm một số giai đoạn cơ bản và
được thể hiện qua sơ đồ sau.
Sơ đồ 1-1: Qui trình kế hoạch hóa trong doanh nghiệp (PDCA).
(Nguồn : Giáo trình kế hoạch kinh doanh)
2.1. Lập kế hoạch.
Quá trình soạn lập kế hoạch là giai đoạn đầu tiên trong qui trình kế
hoạch hóa mà nội dung chủ yếu là: Xác định mục tiêu và soạn lập giải pháp.
bảo các yêu cầu cả về tiến độ, hiệu quả sử dụng nguồn lực, qui mô, chất lượng
công việc…
2.3. Theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch.
Tổ chức công tác theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch. Đây là bước cần
thiết vì giữa mục tiêu đề ra (P) và thực hiện (D) tồn tại những sai lệch. Việc
thực hiện có thể bằng, có thể cao hơn hoặc thấp hơn kế hoạch doanh nghiệp
đã đặt ra. Những sai lệch đó có thể có hại hoặc vô hại, có thể phù hợp hoặc
không phù hợp với mục tiêu đề ra và thực trạng phát triển của doanh nghiệp.
Do đó doanh nghiệp cần phải tổ chức theo dõi nhằm phát hiện những phát
sinh bất lợi, cần phải kịp thời nắm bắt những sai lệch đó và quan trọng là phải
tìm ra những nguyên nhân để có những hành động kịp thời, phù hợp.
2.4. Điều chỉnh.
Cần phải điều chỉnh thực hiện các qui trình, thủ tục, hành động… nhằm
đạt được mục tiêu đã đề ra. Muốn điều chỉnh phải dựa vào bước theo dõi và
SV Thực hiện: Khương Thị Tú Anh 7 KH46B
Đánh giá thực
trạng
Xác định mục
tiêu, chỉ tiêu
Xác định các
phương án
Chuẩn bị
Lựa chọn phương
án
Xây dựng KH hành
đông
Xây dựng KH giám
sát, đánh giá
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế hoạch và phát triển
đánh giá ở trước đó. Sự điều chỉnh chỉ cần thiết khi: Có những chênh lệch
hoạch duy nhất mà đó là một quá trình hay còn gọi là qui trình kế hoạch hóa.
Nếu như không có bước theo dõi, đánh giá ta chỉ thấy được kết quả thực hiện
cuối cùng mà không thấy được con đường, biện pháp, qui trình để đạt được
mục tiêu đó. Như vậy không khác gì hành động không có kế hoạch vì bản
chất của kế hoạch là xác định mục tiêu và vạch ra con đường để đạt được mục
tiêu đó. Có thể nói nếu không có theo dõi, đánh giá đồng nghĩa với không có
kế hoạch và đã là qui trình kế hoạch hóa thì nhất thiết phải có theo dõi, đánh
giá thực hiện kế hoạch.
Theo dõi, đánh giá là cơ sở cho quá trình ra quyết định của nhà quản lý.
Nhà quản lý muốn có quyết định hợp lý cần phải dựa trên cơ sở thực trạng
SXKD của doanh nghiệp. Theo dõi để thu thập thông tin và đánh giá chính là
để xử lý thông tin. Khi đó thông tin đã trở thành dữ liệu, là cơ sở cho việc
nhận định tình hình và ra quyết định.
II. Cơ sở lý luận về theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch.
1. Các khái niệm
1.1. Theo dõi (giám sát):
Là một chức năng liên tục sử dụng việc thu thập, tổng hợp thông tin một
cách có hệ thống để cung cấp số liệu và tình hình hoạt động sản xuất kinh
doanh cho các nhà lãnh đạo, các nhà quản lý về một kế hoạch đang và đã
được triển khai .
SV Thực hiện: Khương Thị Tú Anh 9 KH46B
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế hoạch và phát triển
Trong khâu theo dõi (giám sát) thực hiện kế hoạch, có thể giúp trả lời
các câu hỏi như:
• Bản kế hoạch có được triển khai hay không?
• Tiến độ triển khai như thế nào?
• Tiến độ và việc đảm bảo cung cấp nguồn lực như thế nào ?
• Kết quả, hiệu quả thực hiện ?
1.2. Đánh giá :
Là quá trình thu thập thông tin, chứng cớ về đối tượng, đánh giá và đưa
giá giữa kỳ là: Thúc đẩy, phát triển hay điều chỉnh tổ chức, phương thức thực
hiện… thậm chí điều chỉnh mục tiêu.
4
(Nguồn: Mười bước tiến tới hệ thống giám sát và đánh giá dựa trên kết quả)
SV Thực hiện: Khương Thị Tú Anh 11 KH46B
Theo dõi.
Làm rõ mục tiêu.
Gắn hoạt động với nguồn lực nhằm
đạt mục tiêu.
Với sự kết hợp hoạt động này và
nguồn lực tạo ra mục tiêu gì? Có đảm
bảo đạt mục tiêu hay chưa?
Lượng hóa mục tiêu thành các chỉ
tiêu, chỉ số.
Thu thập số liệu , so sánh với chỉ tiêu.
Đánh giá.
Phân tích vì sao các kết quả mong
muốn đạt được hay không.
Sự đóng góp của các hoạt động vào
thực hiện kết quả,
Khảo sát quá trình thực hiện
Phát hiện các kết quả không lường
trước
Cung cấp bài học kinh nghiệm, nhấn
mạnh các thành tựu đã đạt được,đưa
ra các đề xuất cải tiến.
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế hoạch và phát triển
• Theo dõi, đánh giá cuối kỳ (kết thúc): Đánh giá ngay sau khi thời gian
thực hiện kế hoạch kết thúc, khi đó tất cả các hoạt động được triển khai để đạt
chỉ tiêu kế hoạch đã hoàn toàn chấm dứt. Mục đích nhằm đánh giá: Thực hiện
- R : Relevant (Phù hợp): Phù hợp với đối tượng đang xét.
- E : Economic (Kinh tế): Chi phí phải chăng.
- A : Adequate (Thỏa đáng): Có đủ căn cứ để đánh giá kết quả hoạt
động.
- M: Monitorable (Giám sát được): Thuận tiện cho việc kiểm chứng hoạt
động.
5
(Nguồn: Mười bước tiến tới hệ thống giám sát và đánh giá dựa vào kết quả)
SV Thực hiện: Khương Thị Tú Anh 13 KH46B
Mục tiêu PT
Mục tiêu TG
Đầu ra
Hoạt động
Sau khi đã tao
ra được đầu ra
thì sẽ đạt được
mục tiêu trước
mắt và có tác
động phát triển
như thế nào ?
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế hoạch và phát triển
1.5.2. Chỉ tiêu:
Khái niệm: Chỉ tiêu là phần lượng hóa bằng con số của các mục tiêu. Nói
cách khác chỉ tiêu chính là cái đích cần đạt tới được lượng hóa bằng con số.
Các chỉ tiêu đưa ra cần phải đặt trên cơ sở hiểu rõ thực trạng và có tính khả
thi để có thể đạt được khi kết thúc kế hoạch.
Một chỉ tiêu cần ít nhất 5 nội dung sau:
- Nội dung định tính của chỉ tiêu.
- Nội dung định lượng của chỉ tiêu.
- Thời gian và địa điểm đo lường.
2.1.1. Xác định mục tiêu, đầu ra, hoạt động cần phải theo dõi, đánh giá.
Trong nền kinh tế thị trường những cơ hội cũng như thách thức trong
kinh doanh luôn xuất hiện và mất đi nhanh chóng, doanh nghiệp với giới hạn
về nguồn lực luôn phải chọn cho mình mục tiêu ưu tiên phát triển. Bên cạnh
mục tiêu ưu tiên có thể còn một số mục tiêu khác, nhưng nguồn lực cũng như
các điều kiện khác đều phải tập trung vào thực hiện mục tiêu ưu tiên. Điều đó
cũng đồng nghĩa với việc theo dõi, giám sát chặt chẽ việc thực hện mục tiêu
ưu tiên đó. Với mỗi mục tiêu ưu tiên cần phải có những điều kiện cụ thể để có
thể đạt được mục tiêu đó, đó có thể là những điều kiện về nguồn lực, phải có
những hoạt động, đầu ra như thế nào…Tất cả điều đó doanh nghiệp đều phải
dự tính từ trước thông qua việc xác định các cấp mục tiêu.
SV Thực hiện: Khương Thị Tú Anh 15 KH46B
Copyright: Tài liệu đại học ©