1

PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ
PHÂN QUYỀN CỦA CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP VÂN TRUNG S
TÓM LƯỢC
Quản trị là hoạt động nhằm đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả, bằng sự phối
hợp các hoạt động của những người khác thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và
kiểm soát các nguồn lực trong tổ chức. (Management Angelo Kinicki, Williams, Mc
Graw Hill Irwin- New York 2006).
Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm các
công việc đó, định rõ chức trách nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân
cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc,
nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của
tổ chức.
Với luận văn “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty TNHH thiết bị
công nghiệp Vân Trung” em đã đưa vào 2 phần:
Phần lý luận: Liên quan đến cơ cấu tổ chức và phân quyền và phân tích thực trạng
tại Công ty, em đã nêu ra được vấn đề tồn tại của Công ty và đưa ra được những giải
pháp như: xác định rõ ràng chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban, bố trí và sử
dụng hợp lý lao động theo đúng chuyên môn, tăng cường phối hợp hoạt động giữa ban
lãnh đạo và các phòng ban trong công ty…
Phần thực tế: cụ thể hóa các tiêu chuẩn đánh giá thông qua các câu hỏi trong phiếu
điều tra, gắn kết số liệu với các vấn đề, sử dụng các phương pháp thống kê để hỗ trợ
cho việc xử lý thông tin thu thập được từ các phiếu điều tra trắc nghiệm có số lượng
tương đối lớn. Trên cơ sở đó, em sẽ đi sâu phân tích nhằm thấy rõ ảnh hưởng của các
nhân tố môi trường tới cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty. Từ đó đưa ra những
đề xuất, giải pháp thực sự hữu hiệu và khả thi nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân
quyền của Công ty.
3


Em xin chân thành c
ảm
ơn

Sinh viên
Nguyễn Thị Hoa

5

MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU 6
CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ
PHÂN QUYỀN 10
1.1 Các khái niệm có liên quan 10
1.1.1 Khái niệm về cơ cấu tổ chức 10
1.1.2 Khái niệm về phân quyền 10
1.1.3 Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền 10
1.2 Nội dung cơ cấu tổ chức và phân quyền của doanh nghiệp 11
1.2.1 Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp 11
1.2.1.1 Đặc điểm của cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp 11
1.2.1.2 Các nguyên tắc tổ chức của doanh nghiệp 11
1.2.1.3 Một số mô hình cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp 12
1.2.2 Phân quyền trong doanh nghiệp 17
1.2.2.1 Nguyên tắc khi phân quyền 18
1.2.2.2 Các yêu cầu khi phân quyền 18
1.2.2.3 Quá trình phân quyền 18

VÀ PHÂN QUYỀN CỦA CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP VÂN
TRUNG
40
3.1 Phương hướng hoạt động của công ty trong thời gian tới năm 2015 40
3.2 Quan điểm giải quyết thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty TNHH
Thiết bị công nghiệp Vân Trung 40
3.3 Các đề xuất, kiến nghị về cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty TNHH Thiết
bị
công nghiệp Vân Trung 41
3.3.1 Hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong công ty 41
3.3.2 Tái cơ cấu nhân viên trong công ty 43
3.3.3 Bồi dưỡng trình độ cán bộ công nhân viên 44
3.3.4 Hoàn thiện công tác phân quyền trong công ty 44
3.4 Một số kiến nghị khác 46
3.4.1 Ứng dụng công nghệ hiện đại vào quản lý 46
7

3.4.2 Sử dụng các biện pháp khích lệ, động viên nhân viên trong Công ty 47
3.4.3 Hoàn thiện công tác tổ chức nơi làm việc cho nhân viên 47

8

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1: Cơ cấu lao động trong Công ty theo trình độ 26
Bảng 2.2: Tổng hợp kết quả khảo sát về thưc trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại
Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung 29
Bảng 2.2: Cơ cấu lao động của Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp
Vân Trung qua một số năm từ 2010– 2012 34
Bảng 2.4: Cơ cấu lao động của công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung

1. Tính cấp thiết của đề tài
Một yêu cầu đặt ra là các doanh nghiệp muốn khẳng định vị trí của mình trên
thương trường thì luôn phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức sao cho phù hợp với điều kiện
thị trường. Như vậy mới có thể góp phần không ngừng tăng năng suất lao động, nâng
cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp là làm sao xây
dựng cho mình cơ cấu tổ chức và phân quyền hợp lý. Bởi lẽ khi có một cơ cấu tổ chức
quản lý hợp lý, phân quyền đúng đắn thì mới cho phép sử dụng tốt các nguồn lực,
giúp cho việc ra các quyết định chính xác và tổ chức thực hiện có hiệu quả các quyết
định đó, điều hoà phối hợp các hoạt động nhằm đạt được mục đích chung đề ra.
Sau hơn 6 năm xây dựng và trưởng thành, hiện nay công ty TNHH Thiết bị
công nghiệp Vân Trung đã cung cấp hơn 40 loại mặt hàng máy móc phục vụ cho sản
xuất kinh doanh của nhiều doanh nghiệp. Trong thời gian thực tập tại Công ty, em
nhận thấy Công ty mặc dù đã có các phòng ban khá đầy đủ song sự phối hợp giữa các
phòng ban còn lỏng lẻo, phân công nhiệm vụ chưa rõ ràng, hệ thống kiểm soát và
đánh giá công việc chưa hoàn thiện, phần mềm quản lý lạc hậu, việc đào tạo, nâng cao
trình độ chuyên môn của nhân viên chưa tốt…
Để đáp ứng được chiến lược kinh doanh, mục tiêu, nhiệm vụ hoạt động trong
thời gian tới và khắc phục được những tồn tại hiện có, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức
và phân quyền ở Công ty Thiết bị công nghiệp Vân Trung là tất yếu khách quan, là
nhu cầu cấp bách. Qua đó giúp Công ty nâng cao hiệu quả, sức cạnh tranh để phát
triển mạnh hơn trong nền kinh tế thị trường, đồng thời hoàn thiện được quá trình sản
xuất kinh doanh, tiết kiệm tối đa thời gian lao động và chi phí, sử dụng hiệu quả
những nguồn lực.
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu của đề tài
Đề tài hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại các công ty được rất nhiều
sinh viên lựa chọn làm đề tài để thực hiện khóa luận tốt nghiệp, luận văn tốt nghiệp. Sau
đây em xin đưa ra một số đề tài như vậy:
Sinh viên Lê Đức Sơn- Lớp 41A1- Trường Đại học Thương Mại với đề tài luận
văn “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH Thương mại và Sản
xuất da Đại Lợi”, năm 2009.

Về thời gian: Đề tài nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại
công ty Trách nhiệm hữu hạn thiết bị công nghiệp Vân Trung trong những năm gần
đây, tập trung vào 3 năm 2010, 2011, 2012. Dựa trên cơ sở đó, định hướng giải pháp
nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền ở công ty từ năm 2013 đến năm 2015.
Về không gian: Đề tài được nghiên cứu công ty TNHH Thiết bị công nghiệp
Vân Trung, địa chỉ: Số 1, ngõ 4A, Phú Diễn, Từ Liêm, Hà Nội.
11

5. Phương pháp nghiên cứu
5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
5.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
- Phương pháp quan sát trực tiếp: Ghi lại có kiểm soát các sự kiện hoặc các hành vi
ứng xử của các nhà quản trị, các nhân viên làm việc trong đơn vị thực tập.
- Phương pháp điều tra trắc nghiệm bằng bảng câu hỏi: Em đã xây dựng hai loại
phiếu điều tra trắc nghiệm: 5 phiếu cho đối tượng là nhà quản trị là giám đốc và các
trưởng phòng vì họ là những người đứng đầu mỗi bộ phận và nắm quyền trong tổ chức
và 7 phiếu cho nhân viên vì họ là những người trực tiếp tham gia vào cơ cấu tổ chức và
chịu sự phân quyền. Sau đó gửi phiếu điều tra tới các đối tượng này trong Công ty để
thu thập được những thông tin cần thiết.
- Phương pháp phỏng vấn: Có những vấn đề về cơ cấu tổ chức và phân quyền của
Công ty mà phiếu điều ta chưa thể làm rõ được, do vậy em đã tiến hành phỏng vấn
chuyên sâu với nhà quản trị của công ty. Để thực hiện công việc này em đã xây dựng
những câu hỏi dài và phức tạp hơn nhằm có được đầy đủ hơn các dữ liệu về khách thể
nghiên cứu. Đối tượng được lựa chọn là Giám đốc vì Giám đốc chính là người nắm
được tình hình cơ cấu tổ chức và phân quyền trong công ty một cách tổng quát nhất.
5.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
- Từ phía Công ty: báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, báo cáo tài chính,
tình hình cơ cấu lao động.
- Từ các công trình nghiên cứu trước: luận văn tốt nghiệp khóa 41, 42, 43 và 44
Khoa Quản trị doanh nghiệp- Đại học Thương mại.

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
VÀ PHÂN QUYỀN
1.1 Các khái niệm có liên quan
1.1.1 Khái niệm về cơ cấu tổ chức
Tổ chức
Tổ chức là việc xác định những công việc cần làm và những người làm các công
việc đó, xác định rõ trách nhiệm, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân
cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc
nhằm thiết lập môi trường thuận lợi cho mỗi các nhân, mỗi bộ phận nhằm đóng góp
vào việc hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức.
 Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong một tổ chức thành
một chỉnh thể thống nhất, với quan hệ về nhiệm vu và quyền hạn rõ ràng nhằm tạo nên
một môi trường thuận lợi cho sự làm việc của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận, hướng tới
mục tiêu chung của tổ chúc.
1.1.2 Khái niệm về phân quyền
Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho bộ phận hay cá
nhân trong tổ chức có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó.
1.1.3. Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp
Do những áp lực từ môi trường cạnh tranh đòi hỏi cần thiết phải có sự thay đổi
để hoàn thiện tổ chức, bộ máy quản trị của doanh nghiệp. Những áp lực cơ bản là:
- Tính đa dạng của sản phẩm, dịch vụ.
- Chất lượng sản phẩm và chu trình giap hàng phải ngắn hơn
- Sự tiến bộ của khoa học kĩ thuật và công nghệ
- Nhu cầu tiêu dùng của xã hội ngày càng cao
- Những thay đổi về chính trị, xã hội
- Khuynh hướng toàn cầu hóa kinh doanh
Ngày nay quá trình toàn cầu hóa đang diễn ra một cách hết sức nhanh chóng và
không một quốc gia nào có thể đứng ngoài xu hướng này được. Việc toàn cầu hóa này
là cơ hội cho các doanh nghiệp nhưng đồng thời cũng là thách thức đối với các doanh

 Tính tiêu chuẩn hóa
Đặc trưng này phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động, các hành vi của mỗi bộ phận
và cá nhân thông qua các chính sách và thủ tục, quy tắc hay các nội quy, quy chế. Nếu
mức độ ràng buộc cao và chặt chẽ thì tính tiêu chuẩn hóa cao sẽ tạo ra sức mạnh cho tổ
chức.
1.2.1.2 Các nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp
Để xây dựng một cơ cấu hợp lý, đáp ứng đầy đủ mọi yêu cầu của hoạt động sản xuất
kinh doanh cần phải tuân thủ một số nguyên tắn sau đây:
Nguyên tắc cơ bản: Cơ cấu tổ chức phải đi theo và đáp ứng được yêu cầu của
chiến lược sản xuất kinh doanh. Đây là nguyên tắc rất quan trọng và cơ bản trong việc
15

hình thành một mô hình bộ máy quản trị. Nếu vi phạm nguyên tắc này sẽ dẫn tới sự suy
giảm hoạt động của tổ chức, gây ra hiện tượng chồng chéo, trùng lặp hoặc bỏ trống các
chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận và cá nhân trong tổ chức.
Tính tối ưu: Phải đảm bảo giữa các khâu và các cấp đều được thiết lập các mối
quan hệ hợp lý, mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ cho mục đích đề ra
của doanh nghiệp.
Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị phải đảm bảo khả năng thích
ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong hệ thống cũng như ngoài hệ thống
Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị phải đảm bảo tính chính xác của
thông tin được sử dụng trong hệ thống nhờ đó đảm bảo được sự phối hợp nhịp nhàng
giữa các hoạt động trong doanh nghiệp.
Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức phải được tổ chức sao cho chi phí bỏ ra trong quá
trình xây dựng và sử dụng là thấp nhất nhưng phải đạt hiệu quả cao nhất.
1.2.1.3 Một số mô hình cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp
Tùy theo đặc điểm, ưu, nhược điểm và các điều kiện áp dụng, mỗi doanh nghiệp có thể
lựa chọn được mô hình tổ chức bộ máy quản trị thích hợp và đáp ứng được yêu cầu cho
hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
 Cơ cấu tổ chức trực tuyến


Đặc điểm: Cơ cấu này chia tổ chức thành các tuyến chức năng, mỗi tuyến là một bộ
phận đảm nhận thực hiện một hay một số chức năng, nhiệm vụ nào đó của tổ chức.
Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức này thúc đẩy chuyên môn hóa kỹ năng, tạo điều kiện
cho mỗi cá nhân phát huy đầy đủ năng lực, sở trường của mình đồng thời tích lũy được
kiến thức và kinh nghiệm cho bản thân. Giảm bớt gánh nặng quản lý cho người lãnh
đạo chung những công việc quản lý được chuyên môn hóa một cách sâu sắc và thành
thạo hơn, thu hút được chuyên gia vào công tác lãnh đạo. Cơ cấu này còn giảm đi sự
trùng lặp về nguồn lực và vấn đề phối hợp nội bộ trong lĩnh vực chuyên môn.
Nhược điểm: Đối tượng quản lý phải chịu sự lãnh đạo của nhiều lãnh đạo khác
nhau, kiểu cơ cấu này làm suy yếu chế độ một thủ trưởng vì vậy dễ sinh ra tình trạng
thiếu trách nhiệm rõ rang, thiếu kỉ luật chặt chẽ. Mỗi cấp dưới sẽ chịu sự chỉ đạo của
nhiều cấp trên, xảy ra mâu thuẫn giữa các cấp lãnh đạo. Sự phối hợp hoạt động của
người lãnh đạo chung với người lãnh đạo chức năng ngày càng khó khăn hơn khi khối
lượng các vấn đề chuyên môn tăng lên. Mô hình này phù hợp với tổ chức doanh nghiệp
có quy mô lớn, việc tổ chức phức tạp theo chức năng. Lãnh đạo doanh nghiệp
Lãnh đạo chức năng 1
Lãnh đạo chức năng 2
17

 Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp theo ngành hàng kinh doanh


Đặc điểm: Cơ cấu tổ chức theo khu vực là một cơ chế phối hợp hữu hiệu để tập
chung các đơn vị khác nhau của công ty có sản phẩm và dịch vụ quan hệ với nhau. Cơ
Lãnh đạo doanh nghiệp
Phụ trách ngành
hàng A
Phụ trách ngành
hàng B
Phụ trách ngành
hàng C
Tổng giám đốc
Giám đốc khu vực 1
Giám đốc khu vực 2
Giám đốc khu vực

3
18

cấu này phân chia doanh nghiệp thành các chi nhánh mà mỗi chi nhánh thực hiện hoạt
động kinh doanh của doanh nghiệp theo từng khu vực địa lý. Đứng đầu mỗi chi nhánh
là giám đốc khu vực.
Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức theo khu vực làm giảm bớt phạm vi công việc cần phải
tiến hành trực tiếp của cấp quản trị, giúp cho họ có thêm điều kiện để đầu tư hoạt động
chiến lược, tiết kiệm được chi phí đi lại cho nhân viên bán hàng, tạo dựng được các
điều kiện thuận lợi do môi trường địa lý tự nhiên tạo ra nhất là các yếu tố đầu vào với
chi phí thấp và ít rủi ro.
Nhược điểm: Do mỗi khu vực có một giám đốc nên sẽ cần nhiều nhà quản trị
tổng hợp. Công việc cũng có thể bị trùng lặp ở các khu vực khác nhau, phân tán nguồn
lực và khó khăc ho việc kiểm soát hơn.
 Cơ cấu tổ chức theo định hướng khách hàng

loại 3

19  Cơ cấu tổ chức ma trận
Sơ đồ 1.6: Cơ cấu tổ chức theo ma trận

Đặc điểm: Nó có thể thỏa mãn được đồng thời 2 yêu cầu của môi trường kinh
doanh là đáp ứng các đòi hỏi về kỹ thuật và công nghệ cao, thỏa mãn được nhu cầu của
khách hàng. Đáp ứng được yêu cầu về trao đổi thông tin giữa các cá nhân, các nhóm,
các khu vực mà từng cơ cấu tổ chức không đáp ứng được. Cơ cấu ma trận có hai hệ

các nhà quản trị kỹ năng tổng hợp.
Nhược điểm: Cấu trúc tổ chức trở nên phức tạp hơn, quyền lực và trách nhiệm
của các nhà quản trị có thể bị trùng lặp nhau, tạo ra sự xung đột và khó kiểm soát.
1.2.2 Phân quyền trong doanh nghiệp
1.2.2.1 Nguyên tắc phân quyền
- Chức trách và quyền hạn rõ ràng: nhà quản trị khi giao chức trách quyền hạn cho
người dưới quyền mình, phải có quy định rõ ràng và được công bố công khai.
- Không giao quyền vượt cấp: nhà quản trị khi trao quyền, chỉ có thể trao cho từng
cấp, không thể vượt cấp
- Đảm bảo khống chế có kết quả: nhà quản trị thông qua việc định ra các tiêu chuẩn
công tác, chế độ sát hạch, chế độ báo cáo và biện pháp giám sát, đôn đốc rõ ràng để
nắm được kết quả công việc của người dưới quyền.
PCT sản xuất
PCT kỹ thuật PCT marketing PCT tài chính
Tổng giám đốc sản phẩm A Tổng giám đốc sản phẩm B
Giám đốc khu
vực 1
Giám đốc khu
vực 2
Giám đốc khu
vực 1
Giám đốc khu
vực 2
Lãnh đạo doanh nghiệp
21

- Ứng biến quyền hành: nhà quản trị khi giao quyền cho cấp dưới cần phải phù hợp
với tính chất, quy mô, phương pháp kiểm soát của tổ chức cũng như khả năng của họ.
1.2.2.2 Yêu cầu khi phân quyền
- Rộng rãi với cấp dưới, sẵn sàng cho họ cơ hội để tự khẳng định mình. Tuy nhiên


- Tăng tính linh hoạt và thích ứng với các điều kiện địa phương của cơ cấu tổ chức.
Phân quyền sẽ nâng cao trách nhiệm của nhà quản trị cấp thấp hơn, nhà quản trị khu
vực, cho họ được quyền quyết định một cách tức thời, nhanh chóng.
- Giảm chi phí quản lý. Khi các nhà quản trị cấp thấp hơn được giao quyền ra các
quyết định quan trọng sẽ có ít nhà quản trị giám sát họ và nói với họ phải làm gì. Ít nhà
quản trị hơn kéo theo giảm chi phí quản lý.
Như vậy phân quyền giúp nhà quản trị giảm nhẹ được công việc phải làm để tập
trung vào những khâu then chốt, vừa kích thích tính tự chủ, sáng tạo và tinh thần trách
nhiệm cấp dưới qua đó hoàn thành công việc trong phạm vi chức trách tốt hơn.
* Bước 2: Tiến hành giao nhiệm vụ
Nhà quản trị tiến hành phân quyền chính là trao quyền cho người khác để họ
thay mình thực hiện (giải quyết) các nhiệm vụ. Do vậy khi giao quyền phải gắn với
trách nhiệm và nghĩa vụ tương ứng.
* Bước 3: Tiến hành giao quyền hạn cho người được giao nhiệm vụ
Mỗi nhà quản trị trong hệ thống tổ chức đều có quyền, trách nhiệm theo quy
định và chỉ được sử dụng quyền hạn trong phạm vi chức trách của mình. Sử dụng
quyền lực phải tránh xu hướng lạm dụng hay né tránh quyền lực đều có thể hậu quả
xấu.
* Bước 4: Tiến hành kiểm tra theo dõi việc thưc hiện nhiệm vụ
Khi phân quyền cần tránh hai xu hướng: thứ nhất là tập trung quá nhiều vào cấp
trên, dẫn đến mệt mỏi, công việc không chạy, hiệu quả thấp, và thứ hai là thiếu sự kiểm
soát. Nhà quản trị sẽ phải giám sát việc thực hiện nhiệm vụ của người được giao quyền
để đánh giá các hoạt động xem nó có được thực hiện một cách hiệu lực và hiệu quả hay
không. Nhờ đó thực hiện hành động sửa chữa để cải tiến sự thực hiện nếu nó không
thực sự hữu hiệu.
nghệ sẽ làm giảm thời gian thực hiện một nhiệm vụ cụ thể.
1.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp
 Nhân tố chủ quan thuộc doanh nghiệp
- Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp: Chiến lược của doanh nghiệp có thực hiện

tác chiến lược của công ty đòi hỏi nhà quản trị cấp cao lúc này phải tăng cường ủy
nhiệm, ủy quyền cho nhà quản trị cấp dưới. Việc làm này vừa có thể giảm áp lực cho
nhà quản trị cấp cao lại vừa phát huy được tinh thần trách nhiệm của nhà quản trị cấp
thấp hơn.
- Con người và trang thiết bị: Với đội ngũ quản trị viên có trình độ, kinh nghiệm và
kiến thức thì trong cơ cấu tổ chức có thể giảm bớt đầu mối, giảm bớt các mối liên hệ,
các bộ phận quản trị với nhau.
Với lực lượng lao động, nhân viên thừa hành có năng lực, có trình độ chuyên
môn, ý thức kỷ luật cao…làm tăng khả năng làm việc độc lập, giảm việc hướng dẫn và
kiểm soát. Từ đó làm tăng tầm hạn quản trị của nhà quản trị, làm cho tổ chức ít có tầng
nấc trung gian.
24

Với trang thiết bị quản trị hiện đại, đầy đủ sẽ đáp ứng tốt hơn các yêu cầu công
việc, vì thế mà cấu trúc tổ chức quản lý sẽ đơn giản hơn. Tuy nhiên việc đầu tư vào
trang thiết bị, đổi mới và nâng cấp hệ thống cơ sở vật chất lại phụ thuộc vào khả năng
tài chính của doanh nghiệp. Do dó, khi đưa ra các quyết định này nhà quản trị phải tính
đến việc cân đối giữa chi phí quản lý bỏ ra và hiệu quả thu được.
 Nhân tố khách quan bên ngoài doanh nghiệp
* Môi trường chung
- Môi trường kinh tế: Tính không chắc chắn ẩn chứa trong các mối quan hệ nhân quả
trên trị trường, môi trường cạnh tranh năng động và nền kinh tế toàn cầu thay đổi
nhanh chóng là nguyên nhân chủ yếu gây ra các khó khăn cho sự tương thích của cơ
cấu tổ chức với mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp. Điều này buộc doanh nghiệp
không ngừng hoàn thiện cơ cấu tổ chức của mình đồng thời tạo cho nó tính linh hoạt để
thích nghi với hoàn cảnh.
- Môi trường pháp luật: Sự hoàn thiện hệ thống văn bản pháp luật sẽ tạo ra môi
trường pháp lý bình đẳng cho các doanh nghiệp hoạt động, đảm bảo cho sự bình đẳng
trước pháp luật cho mọi loại hình doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp phát triển, ổn định
cơ cấu tổ chức. Ngược lại, nếu hệ thống pháp luật thiếu hoàn thiện, thường xuyên thay

định quản trị bao gồm cả về cơ cấu tổ chức và phân quyền.
- Đối thủ cạnh tranh: là những doanh nghiệp thỏa mãn cùng một loại nhu cầu của
khách hàng, đó có thể là đối thủ trực tiếp hay gián tiếp, thực tế hay tiềm năng.
Áp lực cạnh tranh ngày càng gia tăng, đòi hỏi các doanh nghiệp phải tập trung
mọi cô gắng để đáp ứng một cách ngày càng đầy đủ và chính xác đòi hỏi của khách
hàng. Điều này dẫn đến các doanh nghiệp phải hình thành cho mình một cơ cấu tổ chức
cho phép khai thác lợi thế cạnh tranh hiện tại trong khi lại cho phép nó phát triển các
lợi thế mới.
- Chính sách quản lý của Nhà nước về ngành, lĩnh vực kinh doanh của doanh
nghiệp: Tùy theo mục tiêu phát triển từng thời kỳ, Nhà nước sẽ có những chính sách
tương ứng cho từng ngành nghề để vừa phát triển nền kinh tế một cách mạnh mẽ, bền
vững lại vừa hình thành cơ cấu kinh tế hợp lý, hài hòa. Các chính quản lý của Nhà
nước có thể tác động tới doanh nghiệp như một sự hỗ trợ tích cực, tạo ra động lực cho
sự phát triển sản xuất kinh doanh từ đó ảnh hưởng tới chiến lược hay nhu cầu mở rộng
quy mô hoạt động làm thay đổi cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Và ngược lại.
Vậy, tóm lại các doanh nghiệp khi xây dựng cơ cấu tổ chức cho mình bên cạnh
việc chịu ảnh hưởng của môi trường chính trị chung, thì còn phải quan tâm đến các
chính sách quản lý riêng của Nhà nước về ngành nghề kinh doanh và lĩnh vực mình
đang, sẽ tham gia hoạt động.