LUẬN VĂN:

Nhận xét, kiến nghị về công tác văn
thư - quản trị văn phòng và công tác
lưu trữ của Học viện

Phần V: Phần phụ lục
dẫn luận

I- khái niệm và vai trò của tài liệu lưu trữ trong đời sống xã hội.
I- Khái niệm và tài liệu lưu trữ.
* Khái niệm
Trên thế giới, thuật ngữ "lưu trữ " có từ thời cổ đại, bắt nguồn từ tiếng Hy- lạp
"arch", dùng để chỉ nơi làm việc của chính quyền. Về sau được dùng làm ngôi nhà bảo
quản tài liệu. Do tài liệu thành văn ngày càng được sử dụng rộng rãi và trở thành một
phương tiện quan trọng trong hoạt động quản lý của nhà nước chiếm hữu nô lệ Hi-lạp cổ
đại, nên ngôi nhà bảo quản chúng trở thành tượng trưng cho sự tồn tại và hoạt động của bộ
máy nhà nước.
Thuật ngữ "lưu trữ" của nhiều nước châu Âu ngày nay vẫn còn mang dấu ấn đậm
nét của gốc tiếng Hy-lạp cổ xưa này, như archives (Pháp), archiv (Đức, Tiệp), archivum
(Ba Lan), apxub (Nga). Ngày nay ở một số nước nói trên, thuật ngữ này được định nghĩa là
cơ quan hay đơn vị tổ chức trong một cơ quan làm nhiệm vụ bổ sung, bảo quản tài liệu và
tổ chức sử dụng chúng vào các mục đích khoa học, kinh tế quốc dân, xã hội, văn hoá gọi
theo tiếng Việt đó là phòng, kho hoặc viện lưu trữ.
ở Việt Nam, "lưu trữ" có nghĩa rộng là lưu lại, giữ lại. Đối với công văn, tài liệu thì
"lưu trữ" có nghĩa là giữ lại các văn bản, giấy tờ của cơ quan đoàn thể hoặc cá nhân để làm
bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. Người ta thường nói: lưu trữ công văn, lưu trữ tài liệu,
lưu trữ hồ sơ. Lê Quý Đôn trong tác phẩm bằng chữ Hán "Kiến văn tiểu lục" khi viết về
chế độ công đường dinh thự các nha môn đời Hồng Đức (Lê Thánh Tông 1470 - 1497) đã
dùng "trữ" để chỉ việc lưu trữ các thuế vật và sổ sách

lý nhà nước, nghiên cứu kkhoa học và vào các mục đích khác. Người ta gọi chúng là
những tài liệu gốc, tư liệu gốc hoặc sử liệu gốc.
Ba là, tài liệu lưu trữ là sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của các cơ quan,
chứa đựng nhiều bí mật quốc gia; mặt khác vì chúng là những tài liệu gốc, nếu bị hư hỏng,
mất mát hoặc thất lạc thì không làm lại được và có thể gây nên những tổn thất lớn. Bởi
vậy, cần được bảo quản trong các phòng và các kho lưu trữ, việc nghiên cứu và sử dụng
chúng phải tuân theo những quy định chặt chẽ, chứ không thể đem ra trao đổi, mua bán tùy
tiện.
Các loại hình tư liệu:
- Ngày nay, do nhu cầu ngày càng cao của đời sống xã hội và sự phát triển của khoa
học kỹ thuật, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan và cá nhân ngày càng đa
dạng về thể loại, phong phú về nội dung và lớn về khối lượng. Có tể chia tài liệu lưu trữ ra
làm các loại tư liệu lớn: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu ảnh, phim
điện ảnh và tài liệu ghi âm.
Tài liệu hành chính là tài liệu có nội dung phản ánh những hoạt động về tổ chức và
quản lý của các cơ quan trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, quân sự, ngoại giao

3
Dưới đây gọi tắt là "các cơ quan"

Tài liệu hành chính ở nước ta có lịch sử lâu đời nhất - từ thời trung cổ, dưới các
triều đại phong kiến Việt Nam, bao gồm các thể loại: chỉ, chiếu, tấu, sớ, sắc(
4
). Còn tài liệu
hành chính của nhà nước dân chủ nhân dân trước đây và Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ
nghiã Việt Nam ngày nay thì gồm các loại: hiến pháp, sắc lệnh, pháp lệnh, nghị định,
thông tư, chỉ thị, nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo, thông báo, thông cáo, hiệp

ghi âm là loại hình tài liệu phản ánh các sự kiện, hiện tượng bằng âm thanh. Đây là ba loại
tài liệu khác nhau, nhưng do chúng có những điểm giống nhau về phương pháp chế tác và
kết cấu của vật liệu nên được đưa vào thể loại.
Tài liệu lưu trữ phim điện ảnh, ảnh và ghi âm gồm có âm bản các bức ảnh, các
cuốn phim chụp và quay về các sự kiện, hiện tượng có ý nghĩa chính trị, văn hóa, khoa học
lịch sử và ý nghĩa khác những băng đĩa ghi âm ghi lại những bài nói, diễn văn của các vị
lãnh đạo Đảng và Nhà nước, các hoạt động xã hội và hoạt động khoa học nổi tiếng, những
lời ca, bản nhạc của các nhạc sĩ xuất sắc Các loại hình tài liệu này chủ yếu được hình
thành ở các cơ quan thông tấn, báo chí, các xưởng phim, đài vô tuyến truyền hình, đài phát
thanh trung ương và các địa phương.
Phim ảnh và ghi âm có tác dụng to lớn đối với đời sống xã hội, nên ngày càng được
sử dụng rộng rãi với kỹ thuật quay chụp và ghi âm không ngừng được cải tiến và chủng
loại ngày càng phong phú. Trong Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, tài liệu ảnh, phim
điện ảnh và tài liệu ghi âm chiếm tỉ lệ không lớn nhưng đang không ngừng được bổ sung.
Ngoài ba loại hình tài liệu chủ yếu trên đây, còn có tài liệu nghiên cứu, sáng tác về
khoa học xã hội, tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của những nhân vật
tiêu biểu. Các loại hình tài liệu này hiện chiếm tỷ lệ không đáng kể trong Phông lưu trữ
Quốc gia Việt Nam và chủ yếu là tài liệu thành văn.
2- ý nghĩa tác dụng của tài liệu lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng trong đời sống xã hội, do chúng chứa đựng
những thông tin có ý nghĩa về nhiều mặt.
Nếu xét một cách tổng quát thì tài liệu lưu trữ có ý nghĩa chính trị sâu sắc. Lịch sử
đã chứng minh, bất kỳ thời đại nào và ở bất cứ quốc gia nào, thì các giai cấp trong xã hội,
trước hết là giai cấp thống trị đều có ý thức sử dụng tài liệu lưu trữ như một thứ vũ khí sắc
bén để chống lại giai cấp đối địch, bảo vệ quyền lợi và củng cố địa vị của mình. Ngay từ
thời cổ đại, giới quý tộc chủ nô Hy Lạp và La Mã đã tổ chức nhiều kho lưu trữ tài liệu; coi
các kho lưu trữ đó là nơi bảo quản các phương tiện để áp bức nô lệ và duy trì địa vị thống
trị của chúng. Xi-xê-rô, một nhà triết học tiêu biểu cho tư tưởng bảo thủ và phản động của
quý tộc chủ nô La Mã (năm 106-43 trước công nguyên) đã ví các sắc lệnh của Viện
nguyên lão như là "thanh kiếm tra vào vỏ". Đối với văn kiện của các viên thống đốc thì

mình, ít nhiều đều cần đến tài liệu lưu trữ, hoặc dùng làm bằng cứ để giải quyết những
công việc cụ thể, hoặc tìm ở đấy những thông tin cần thiết và đáng tin cậy để phục vụ cho
việc nghiên cứu tình hình, tổng kết và đúc rút kinh nghiệm công tác, vạch chủ trương,
chính sách, đề ra các quyết định về quản lý, giáo dục truyền thống yêu nước, chủ nghĩa
anh hùng cách mạng Trong cuộc đấu tranh giai cấp chống kẻ thù trong và ngoài nước, tài

5
Mai-a-côp-xki: Các viện lưu trữ và công tác lưu tữ các nước ngoài. Tập I,
M.1959, tr.63 (tiếng Nga)
6
Công báo, năm 1982, trang 478
liệu lưu trữ có thể cung cấp những chứng cứ hùng hồn về âm mưu và tội ác của bọn đế
quốc xâm lược, những hành vi bán nước hại dân và lai lịch của những tên tay sai phản bội
Tổ quốc.
Trong công cuộc xây dựng và phát triển nền kinh tế quốc dân, sử dụng tài liệu lưu
trữ có thể mang lại hiệu quả kinh tế to lớn, tài liệu lưu trữ chứa nhiều thông tin về kinh tế,
kỹ thuật rất cần thiết đối với nhiều ngành kinh tế của đất nước. Đó là những thành phố
phản ánh tình hình kinh tế chung, tình hình phát triển kinh tế từng vùng, từng địa phương,
từng ngành cụ thể, các đồ án thiết kế các công trình công nghiệp, giao thông vận tải, tài
liệu điều tra về tài nguyên của đất nước, tài liệu khí tượng, thuỷ văn, các báo cáo và công
trình nghiên cứu khoa học - kỹ thuật v.v Các nguồn tài liệu này có thể giúp cho việc xây
dựng chiến lược được hoàn chỉnh, sát thực và có cơ sở khoa học giúp các nhà thiết kế và
chế tạo lựa chọn được những phương án tối ưu cho công trình của mình, chắp cánh cho
những sáng chế và phát minh mới có giá trị. Sử dụng tài liệu lưu trữ trong xây dựng kinh
tế còn tạo nên khả năng đẩy mạnh tiến độ khảo sát, thiết kế và thi công các công trình xây
dựng cơ bản, khôi phục, sửa chữa nhanh chóng và đảm bảo chất lượng các công trình bị hư
hỏng hoặc bị chiến tranh tàn phá. Do đó mà giảm được nhiều công sức của cán bộ, công

giầu tính dân tộc.
ý nghĩa tài liệu lưu trữ:
Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa khoa học rất rõ nét. Trong nghiên cứu khoa học tự nhiên
cũng như khoa học xã hội, nói chung đều cần sử dụng tài liệu lưu trữ, đặc biệt đối với việc
nghiên cứu lịch sử. Có thể khẳng định, bất cứ tài liệu lưu trữ nào, ít nhiều đểu mang những
thông tin chân thực về xã hội của thời lịch sử đã sản sinh ra nó. Nghiên cứu tài liệu lưu trữ,
của một thời kỳ hoặc của một giai đoạn lịch sử, (nếu lưu giữ được hoàn chỉnh) sẽ cho phép
các nhà sử học vẽ lại được bức tranh của xã hội thuộc thời kỳ hoặc giai đoạn lịch sử đó
một cách chính xác. Do vậy, tài liệu lưu trữ là cơ sở sử liệu quan trọng trong việc nghiên
cứu lịch sử dân tộc nói chung, lịch sử Đảng, lịch sử kinh tế, văn hoá, tư tưởng và lịch sử
của từng địa phương, từng ngành và từng cơ quan nói riêng. Nguồn sử liệu này nếu được
sử dụng một cách triệt để, sẽ tạo cho khoa học lịch sử của nước ta khả năng làm sáng tỏ
nhiều vấn đề của lịch sử dân tộc, đặc biệt là lịch sử của các thời kỳ cận đại và hiện đại Việt
Nam, do tài liệu của hai thời kỳ lịch sử này còn lưu giữ được khá nhiều. Chúng có thể giúp
các nhà sử học nhận thức lịch sử một cách đúng đắn và khách quan nhất, tránh được những
sai sót trong việc đánh giá các sự kiện, hiện tượng và con người trong lịch sử. Tuy nhiên,
khi sử dụng tài liệu lưu trữ để nghiên cứu lịch sử, chúng ta không thể tuỳ tiện, mà phải biết
chọn lọc, phân tích phê phán đối với chúng.
Quần chúng nhân dân có thể tìm thấy ở tài liệu lưu trữ nhiều điều bổ kích cho bản
thân. Đó là các bằng chứng về cuộc sống và hoạt động của họ, như các bản kê khai lý luận,

8
Báo cáo chính trị của Ban Chấp hành Trung ương Đảng tại đại hội đại biểu toàn
quốc lần thứ 4 - NXB Sự thật, Hà Nội, 1977, tr. 115.
giấy khai sinh, các quyết định cấp văn bằng, tuyển dụng, điều động, đề bạt, nâng lương,
khen thưởng
II. Nhiệm vụ, nguyên tắc liên quan công tác lưu trữ

này được thể hiện ở hai mặt sau đây:
Thứ nhất là, toàn bộ tài liệu lưu trữ được lập thành Phông lưu trữ Quốc gia Việt
Nam và được đưa vào bảo quản trong mạng lưới các phòng kho lưu trữ từ trung ương đến
cơ sở do Nhà nước thống nhất quản lý.
Thứ hai là, một hệ thống các cơ quan lưu trữ, bao gồm các cơ quan quản lý, các kho
lưu trữ được thành lập để quản lý và chỉ đạo thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ, pháp chế lưu
trữ và về tổ chức.
Dưới chế độ xã hội chủ nghĩa, việc quản lý công tác lưu trữ theo nguyên tắc tập
trung thống nhất là một tất yếu khách quan, do bản chất của chủ nghĩa xã hội quy định.
Đây là biện pháp tốt nhất để giữ gìn toàn vẹn tài liệu lưu trữ và phát huy tác dụng to lớn
của chúng đối với sự nghiệp xây dựng chủ nghĩa xã hội. Nguyên tắc này mang tính chất
đặc thù của lưu trữ xã hội chủ nghĩa, nó thể hiện tính ưu việt của chế độ xã hội chủ nghĩa
so với chế độ tư bản chủ nghĩa. ở đây, tư liệu sản xuất chủ yếu của xã hội thuộc sở hữu
toàn dân, toàn bộ nền sản xuất của đất nước do nhà nước của giai cấp công nhân và nhân
dân lao động điều đó mới có khả năng và điều kiện tập trung thống nhất quản lý toàn bộ
tài liệu lưu trữ của quốc gia. Còn ở các nước tư bản chủ nghĩa, do bị chi phối bởi chế độ
chiếm hữu tư nhân về tư liệu sản xuất, một bộ phận rất lớn tài liệu lưu trữ là tài sản riêng
của các công ty, các tập đoàn tự nhiên, Nhà nước của giai cấp tư sản chỉ có thể tập trung
quản lý được bộ phận tài liệu hình thành từ hoạt động của các cơ quan nhà nước, nhưng
ngay cả bộ phận tài liệu này thường cũng không quản lý được một cách đầy đủ. Bởi vậy,
tập trung công tác lưu trữ ở các nước tư bản chủ nghĩa mang tính chất nửa vời, không triệt
để. Hơn nữa mục đích tập trung của nó là nhằm phục vụ cho lợi ích của giai cấp tư sản
cầm quyền.
Nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất công tác lưu trữ được thể hiện trong nhiều
văn bản về công tác lưu trữ của Đảng và Nhà nước và từng bước được thực hiện trong thực
tiễn công tác lưu trữ ở nước ta.
III. Nghiên cứu lý luận thực tiễn công tác lưu trữ
1. Công tác nghiên cứu
môn khoa học này.
2. Cơ sở phương pháp luận của lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ
Lưu trữ học nói chung, lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ nói riêng là bộ môn
khoa học thuộc phạm trù của khoa học xã hội. Nó đòi hỏi phải được xây dựng dựa trên cơ
sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin, nghĩa là phải biết vận dụng đúng đắn các
nguyên tắc của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử trong nghiên
cứu lý luận cũng như khi giải quyết các vấn đề thực tiễn của công tác lưu trữ Việt Nam.
Các nguyên tắc phương pháp luận của lưu trữ học bao gồm nguyên tắc tính đảng, nguyên
tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp, Những nguyên tắc này là kim chỉ nam, chỉ rõ
phương hướng nhận thức khoa học trong quá trình nghiên cứu, giải quyết các vấn đề về lý
luận và thực tiễn công tác lưu trữ của nước ta.
Tính đảng, cách mạng
Các nhà kinh điển của chủ nghĩa Mác - Lênin đã từng nhấn mạnh: toàn bộ lịch sử
của xã hội loài người là lịch sử của đấu tranh giai cấp (trừ xã hội cộng sản nguyên thuỷ),
đấu tranh giai cấp chính là động lực thúc đẩy xã hội phát triển. Quy luật này chi phối mọi
hoạt động của khoa học, đặc biệt là hoạt động của các ngành khoa học xã hội, trong đó có
lưu trữ học.
Vận nguyên tắc tính Đảng trong lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, trước hết đòi
hỏi các nhà lưu trữ học phải đứng vững trên lập trường giai cấp vô sản, vì lợi ích trước mắt
và lâu dài của sự nghiệp cách mạng do Đảng Cộng sản Việt Nam lãnh đạo để nghiên cứu,
xây dựng lý luận và tiến hành các công tác thực tiễn về lưu trữ. Mặt khác phải tuân theo
thế giới quan của giai cấp vô sản, là thế giới quan duy nhất khoa học.
Nguyên tắc tính đảng còn thể hiện ở sự thống nhất giữa lý luận và thực tiễn. Lý luận
luôn luôn phải là người chỉ đường cho các hoạt động thực tiễn, là chìa khoá để giải quyết
các vấn đề mà thực tiễn công tác lưu trữ nước ta đặt ra. Nhưng để làm được vai trò dẫn
đường, thì đòi hỏi lý luận đó phải được xây dựng trên cơ sở nhận thức sâu sắc thực tiễn
Việt Nam và phải thông qua việc vận dụng vào thực tiễn để bổ sung và hoàn thiện. Thực

điểm khác nhau. Có thể nói, mỗi tài liệu đều mang dấu ấn của lịch sử. Cho nên, chỉ có thái
độ nghiên cứu, phân tích tài liệu theo quan điểm lịch sử của chủ nghĩa Mác - Lênin thì mới
có thể giải quyết đúng đắn các vấn đề về tổ chức khoa học và tổ chức sử dụng tài liệu.
Trong phân loại tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia, nguyên tắc lịch sử được vận dụng
để tổ chức màng lưới các kho lưu trữ, phân chia tài liệu trong các kho lưu trữ theo phông

9
C. Mác - Ph. Ăngghen. Tuyển tập, tập 2, Nxb Sự thật, Hà Nội 1981, tr. 651 và
652
lưu trữ và phân loại tài liệu trong các phông lưu trữ, nhằm đảm bảo mối liên hệ lịch sử của
tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho việc nghiên cứu và sử dụng.
Đối với việc xác định giá trị tài liệu, vận dụng nguyên tắc này, đòi hỏi phải đặt tài
liệu vào hoàn cảnh lịch sử đã hình thành ra chúng để xem xét giá trị về các mặt của chúng.
Nguyên tắc lịch sử cũng là cơ sở của việc xây dựng các công cụ tra cứu khoa học ở
các phòng, kho lưu trữ. Vận dụng nguyên tắc này, khi xây dựng các công cụ tra cứu khoa
học, phải chú ý đến mối liên hệ về nội dung của tài liệu để giới thiệu các thông tin chứa
đựng trong tài liệu một cách có hệ thống, mặt khác phải phản ảnh trung thực nội dung,
thành phần và các đặc điểm của tài liệu, không được hiện đại hoá tài liệu.
Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp
Phép biện chứng duy vật chỉ rõ, khi nghiên cứu bất cứ sự vật và hiện tượng nào
trong đời sống xã hội và tự nhiên, cũng đều phải xem xét kỹ tất cả các mặt, các yếu tố có
liên quan và ảnh hưởng đến nó, chứ không được nhìn nhận một cách phiến diện, tách rời
và cô lập nó với các sự vật, hiện tượng khác; về mặt phương pháp, vừa phải đi sâu phân
tích từng mặt, từng yếu tố, nhưng đồng thời lại phải biết xem xét một cách tổng hợp các
mặt, các yếu tố đó. Lênin dạy rằng: "Muốn thực sự hiểu được sự vật cần phải nhìn bao
quát và nghiên cứu tất cả các mặt, các mối quan hệ và "quan hệ gián tiếp" của sự vật đó.
Chúng ta không thể làm được điều đó một cách hoàn toàn đầy đủ, nhưng sự cần thiết phải

trình phát sinh, phát triển của các sự kiện, hiện tượng lịch sử, về mốc thời gian phân chia
các thời kỳ, các giai đoạn lịch sử Nhờ đó mà xác định màng lưới các kho lưu trữ và phân
loại tài liệu theo phông lưu trữ được hợp lý, lựa chọn chính xác tài liệu cần đưa vào nhà
nước bảo quản, xác định được các nguồn tài liệu cần tiếp tục sưu tầm và bổ sung để làm
phong phú thêm tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam
Mặt khác, các phương pháp nghiên cứu được sử dụng phổ biến trong khoa học lịch
sử như phương pháp lịch sử, phương pháp lôgich cũng là những phương pháp mà lý luận
và thực tiễn công tác lưu trữ cần vận dụng.
Lịch sử và tổ chức cơ quan nhà nước nghiên cứu quá trình hình thành, phát triển, cơ
cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ máy nhà nước ở Việt Nam trong
các thời kỳ lịch sử. Bộ môn khoa học này có quan hệ chặt chẽ với lý luận và thực tiễn công
tác lưu trữ. Điều đó bắt nguồn từ chỗ phần lớn tài liệu lưu trữ được sản sinh trong quá trình
hoạt động của các cơ quan, chúng phản ánh chức năng, nhiệm vụ tổ chức và hoạt động của
bộ máy nhà nước. Mặt khác, ở mỗi giai đoạn hoặc thời kỳ lịch sử nhất định, thẩm quyền
ban hành các loại văn bản của mỗi cơ quan đều phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan đó và được quy định bởi các văn bản pháp quy của nhà nước. Do vậy, lịch sử và tổ
chức cơ quan nhà nước có vai trò rất quan trọng đối với việc tổ chức khoa học và tổ chức
sử dụng tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia. Những hiểu biết sâu sắc về mặt này sẽ giúp các
cán bộ lưu trữ xác định được đúng đắn tài liệu của từng cơ quan, đảm bảo phân loại tài liệu
và thông tin tài liệu được khoa học. Những tri thức về lịch sử và tổ chức cơ quan nhà nước
cũng rất cần thiết đối với công tác xác định giá trị và bổ sung tài liệu, đặc biệt là khi vận
dụng các phương pháp hiện đại về xác định giá trị của tài liệu như phương pháp hệ thống,
phương pháp phân tích chức năng
Sử liệu học là bộ môn khoa học bổ trợ của khoa học lịch sử, có nhiệm vụ nghiên
cứu, khởi thảo lý luận và các phương pháp về sưu tầm, phân tích tính chân thực của sử
liệu, phân loại và sử dụng các nguồn tài liệu. Tài liệu lưu trữ là cơ sở sử liệu quan trọng
của khoa học lịch sử, cho nên nó là đối tượng chủ yếu mà sử liệu học cần đi sâu nghiên

tài liệu chứa đựng thông tin cấp một, đảm bảo cung cấp nguồn thông tin này cho mọi nhu
cầu của xã hội là nhiệm vụ hàng đầu của công tác lưu trữ. Bởi vậy, nếu từ góc độ thông tin
để xét, thì công tác lưu trữ thuộc phạm trù công tác thông tin. Lý luận và phương pháp của
thông tin học có thể giúp cho lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ giải quyết có hiệu quả
nhiều vấn đề mà thực tiễn công tác lưu trữ nước ta đặt ra, như về phương pháp phân tích
và phân loại thông tin tài liệu, về lựa chọn tài liệu có thông tin trùng lặp, biên mục hồ sơ
và xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu ở các phòng, kho lưu trữ, đặc biệt là đối với
việc xây dựng hệ thống tìm tin hiện đại cơ giới hoá và tự động hoá. Ngày nay, khi lượng
thông tin chứa trong tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia ngày càng lớn và nhu cầu nghiên cứu
sử dụng chúng của xã hội cũng ngày một tăng, thì việc ứng dụng những thành tựu của
khoa học thông tin vào công tác lưu trữ là một yêu cầu cấp thiết nhằm nâng cao hiệu quả
sử dụng đối với tài liệu lưu trữ và trình độ hiện đại của công tác lưu trữ.
Các khoa học tự nhiên như hoá học, sinh học, vậtlý, toán học, điều khiển học
ngày nay đã trở nên cần thiết đối với công tác lưu trữ, đặc biệt trong khi nghiên cứu và giải
quyết các vấn đề thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu.
Ngoài ra lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ còn có quan hệ với nhiều bộ môn
khoa học khác như: cổ tự học, bia ký học, ấn tin học, gia hệ học, huy chương học, địa lý
lịch sử Các bộ môn khoa học này nghiên cứu những vấn đề có liên quan đến tài liệu lưu
trữ. Dựa vào những kết quả nghiên cứu của các bộ môn khoa học đó, cán bộ các phòng,
kho lưu trữ có thể hiểu được đầy đủ và chính xác hơn về tài liệu lưu thông như niên đại,
tác giả, địa điểm hình thành tài liệu, tính chân thực, giá trị của tài liệu đặc biệt đối với tài
liệu lưu trữ thuộc các thời kỳ xa xưa thì khi sưu tầm, lựa chọn để đưa vào bảo quản ở các
phòng, kho lưu trữ thường phải có sự hỗ trợ của chúng.
V. Quá trình phát triển của lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ ở Việt Nam
ở Việt Nam, lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ mới hình thành ở thế kỷ 20 này,
nhưng công tác lưu trữ đã có từ thời kỳ phong kiến. Theo một số thư tịch thì dưới các triều
đại phong kiến Việt Nam, việc lưu trữ sổ sách, tài liệu đã được thực hiện ở một số cơ quan


11
Đại Việt sử ký toàn thư, tập II, nhà xuất bản Khoa học xã hội, Hà Nội 1985,
trang 294 và 410.
12
Đại Việt sử ký toàn thư, tập II, nhà xuất bản Khoa học xã hội, Hà Nội 1985,
trang 294 và 410.
13
Lê Quý Đôn. Kiến văn tiểu lục, Nhà xuất bản Sử học, Hà Nội, 1962, tr. 189.
liên quan khác. Trong lúc đó, công tác công văn giấy tờ, một phương tiện thiết yếu trong
công tác quản lý nhà nước đã được các chính quyền phong kiến quan tâm và được pháp
chế hoá bằng nhiều văn bản, nhất là dưới các triều đại Lê, Nguyễn.
Trong thời kỳ thực dân Pháp thống trị, suốt mấy thập kỷ đầu, công tác lưu trữ ở
Việt Nam nói riêng, Đông Dương thuộc Pháp nói chung vẫn trong tình trạng phân tán.
Mặc dù ở Trung Kỳ và Nam Kỳ, chúng đều lần lượt lập ra các cơ quan lưu trữ nhưng
không có một cơ quan quản lý công tác lưu trữ chung của cả nước, tài liệu của các cơ
quan, công sở lâm vào tình trạng không được tổ chức khoa học và bảo quản chu đáo.
Trước tình hình đó, năm 1917 theo đề nghị của Ru-mơ (Roume), nguyên toàn
quyền Đông Dương, viện Hàn lâm văn hoá Pháp đã cử Pôn Bu-đê (Paul Bordet), chuyên
viên về lưu trữ và cổ tự học sang Đông Dương điều tra tình hình về công tác lưu trữ. Sau
khi nghiên cứu tình hình lưu trữ ở một số địa phương và công sở, ông đã đệ trình lên Phủ
Toàn quyền và Phủ Thống sứ văn bản đề nghị gấp rút thiết lập cơ quan quản lý và tổ chức
công tác lưu trữ chung cho toàn cõi Đông Dương. Đề nghị được chấp thuận. Ngày 29-11-
1917 toàn quyền Đông Dương An be Xa-rô (Albert Saraut) đã ra Nghị định thành lập Nhà
lưu trữ - Thư viện Đông Dương trực thuộc Phủ toàn quyền với chức năng nhiệm vụ chính
là quản lý công tác lưu trữ trong toàn Đông Dương. Một năm sau, ngày 26-12-1918, lại
ban hành Nghị định thành lập ở Đông Dương 5 khoa lưu trữ (kho lưu trữ Hà Nội, kho lưu

nét quan điểm tư sản trong lĩnh vực công tác lưu trữ và lưu trữ học, đặc biệt là về phân loại
tài liệu và thông tin tài liệu. Cuốn sách đã có tác dụng hướng dẫn thực hiện thống nhất về
nghiệp vụ lưu trữ theo một phương pháp có thể gọi là tiên tiến thời bấy giờ.
Sau cách mạng tháng Tám 1945, ngay từ những ngày đầu, trước tình trạng nhiều cơ
quan trung ương và địa phương tuỳ tiện đem bán và huỷ tài liệu lưu trữ, ngày 3 tháng 1
năm 1946, nhân danh Chủ tịch Chính phủ lâm thời, Hồ Chủ tịch đã ký Thông đạt số
1C/VP nghiêm cấm nhân viên các công sở không được đốt huỷ hồ sơ, tài liệu một cách tuỳ
tiện, vì đó là "những tài liệu có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia". Thông
đạt cũng đã chỉ rõ: "Những hồ sơ hoặc công văn không cần dùng sau này sẽ phải gửi về
những Sở lưu trữ công văn thuộc Bộ Quốc gia giáo dục để tàng trữ"
(14)
.
Văn bản này trong chừng mực nhất định đã thể hiện được nguyên tắc quản lý tập
trung thống nhất công tác lưu trữ và đã đặt cơ sở pháp lý đầu tiên cho công tác lưu trữ của

14
Những văn kiện chủ yếu của Đảng và Nhà nước về công tác công văn giấy tờ và
công tác lưu trữ - Cục Lưu trữ xuất bản, Hà Nội, 1982, tr. 8.
chế độ mới, đồng thời đó cũng là cơ sở quan trọng đối với việc xây dựng lý luận và thực
tiễn công tác lưu trữ ở Việt Nam.
Cuộc kháng chiến lâu dài chống thực dân Pháp xâm lược (1946 - 1954) đã gây trở
ngại lớn cho việc xây dựng và phát triển công tác lưu trữ ở nước ta. Sau hiệp định Giơ-
mới-vơ năm 1954, trải qua một quá trình chuẩn bị về các mặt, ngày 4 tháng 9 năm 1962,
Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng được thành lập để giúp Bộ trưởng Phủ Thủ tướng chỉ
đạo và quản lý công tác lưu trữ của cả nước. Một năm sau, ngày 28 tháng 9 năm 1963, Hội
đồng Chính phủ đã ban hành Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ. Bản
điều lệ đã quy định được tương đối cụ thể và hoàn chỉnh về tổ chức lưu trữ và các vấn đề

dùng cho các lớp huấn luyện ngắn hạn của Cục Lưu trữ Nhà nước.
Những năm gần đây, công tác nghiên cứu khoa học đã bước đầu được quan tâm và
đi vào tổ chức, nhiều vấn đề lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ nước ta đề ra đã được đặt
thành những đề tài nghiên cứu cấp ngành, cấp nhà nước do Cục Lưu trữ Nhà nước chủ trì.
Hướng nghiên cứu thu hút sự chú ý nhiều nhất của giới lưu trữ học Việt Nam thời gian qua
cũng như hiện nay là các vấn đề về phương pháp luận của lưu trữ học, lý luận và phương
pháp tổ chức khoa học, tổ chức sử dụng và bảo quản tài liệu.
Sự nghiệp xây dựng chủ nghĩa xã hội và bảo vệ Tổ quốc trong giai đoạn hiện nay
đòi hỏi phải đẩy mạnh hơn nữa công tác lưu trữ. Thời gian qua Đảng và Nhà nước đã ban
hành nhiều văn bản quan trọng nhằm đảm bảo giữ gìn an toàn tài liệu lưu trữ và sử dụng
chúng được toàn diện và có hiệu quả, như Quyết định số 168-HĐBT ngày 26 tháng 12
năm 1981 của Hội đồng Bộ trưởng về việc thành lập Phông lưu trữ Quốc gia của nước
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam, Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia của Hội
đồng Nhà nước (ban hành ngày 30-11-1982), Nghị định số 34-HĐBT ngày 1 tháng 3 năm
1984 của Hội đồng Bộ trưởng quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của
Cục Lưu trữ nhà nước Các văn bản này đã nhấn mạnh tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ
và công tác lưu trữ đối với các lĩnh vực của đời sống xã hội, đề ra nhiều quy định về tổ
chức và quản lý, tạo cơ sở pháp lý vững chắc để xây dựng và phát triển công tác lưu trữ.
Báo cáo chính trị của Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam tại Đại hội VI
đã chỉ ra nhiệm vụ phải: "Tổ chức tốt công tác lưu trữ, bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu
quả tài liệu lưu trữ quốc gia"
(15)
. Điều đó, đặt ra cho các cơ quan lưu trữ và những người
làm công tác lưu trữ trách nhiệm nặng nề là phải phấn đấu thực hiện tốt các mặt của công

15
Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VI, Nhà xuất bản Sự thật, Hà
Nội, 1987, tr. 80.

16
Những văn kiện chủ yếu của Đảng và Nhà nước về công tác công văn giấy tờ và
công tác lưu trữ. Sách đã dẫn tr. 114, 115.