CHƯƠNG
CHƯƠNG
2
2
HO
HO
Ạ
Ạ
CH Đ
CH Đ
Ị
Ị
NH & T
NH & T
Ổ
Ổ
CH
CH
Ứ
Ứ
C CÔNG
C CÔNG
VI
VI
Ệ
Ệ
C H
C H
À
À
NH CH

Ổ
CH
CH
Ứ
Ứ
C CÔNG VI
C CÔNG VI
Ệ
Ệ
C H
C H
À
À
NH CH
NH CH
Í
Í
NH
NH
III.T
III.T
Ổ
Ổ
CH
CH
Ứ
Ứ
C KHÔNG GIAN L
C KHÔNG GIAN L
À

Í
NH VĂN PHÒNG
NH VĂN PHÒNG
• I.1 Khái niệm
• Hoạch định : là quá trình xác định mục tiêu,
chọn lựa giải pháp, công cụ, hình thành kế hoạch
và chương trình hành động để thực hiện có hiệu
quả những mục tiêu đã đề ra.
• Hoạch định là chức năng đầu tiên của quá trình
quản trị, ảnh hưởng đến các chức năng khác.
• Hoạch định có 3 đặc trưng cơ bản
• Hoạch định gắn liền với dự báo, do đó phải chấp
nhận một độ sai lệch nhất định.
• Hoạch định luôn hướng tới tương lai trên cơ sở
đánh giá quá khứ và hiện tại.
• Tùy theo độ dài của mục tiêu mà chúng ta có
hoạch định dài hạn hay hoạch định ngắn hạn.
• Hoạch định công việc hành chính : là quá
trình xác định mục tiêu nhiệm vụ và xây dựng kế
hoạch hành chính nhằm bảo đảm cho hệ thống
hành chính doanh nghiệp thực hiện đúng chức
năng và nhiệm vụ của mình.
• Kế hoạch hành chính : là kết quả của quá trình
hoạch định hành chính, nó là cơ sở để phối hợp
hoạt động của bộ máy quản lý của DN
• Những đặc điểm của kế hoạch hành chính :
• Thường rơi vào tầm ngắn hạn (tuần, tháng, qúi)
• Chi tiết và cụ thể (con người, đia điểm, thời
gian, công việc )
• Xuất phát từ nhà quản trị cấp giữa.

kế hoạch
Năng lực đáp
ứng
Áp lực môi
trường
Phản hồi Phản hồi
• Xác định thời điểm của chuyển giao nhu cầu
(giới hạn thời gian )
• Xác định thẩm quyền chuyển giao nhu cầu
(ai có quyển gì ? )
• Xác định và thống nhất hình thức biểu mẫu
sử dụng
• Xác định hệ thống thông tin ghi nhận và
phản hồi thông tin
• Bước 2 : XÂy dựng bảng mục tiêu
• Xác định thứ tự ưu tiên của những mục tiêu
và nhiệm vụ, lập danh sách những công việc cần
giải quyết cho kế hoạch tới.
• tiêu chuẩn đánh giá
• Tầm quan trọng của mục tiêu
• Thẩm quyền nhu cầu
• Thời điểm chuyển giao nhu cầu
• Bước 3 : cân đối khả năng và nhiệm vụ
• Đánh giá khả năng đáp ứng, lên phương án
giải quyết.
• Cân nhắc với áp lực từ môi trường để chọn
giải pháp tối ưu
• Phản hồi thông tin với các bộ phận để thống
nhất biện pháp hành động, hay thỏa thuận cách
giải quyết.

Ệ
Ệ
C
C
H
H
À
À
NH CH
NH CH
Í
Í
NH
NH
• II.1 Các phương thức tổ chức công việc HC
• a/ Tổ chức công việc hành chính tập trung theo
địa bàn : toàn bộ công việc hành chính sẽ được
tập trung tại một địa điểm nhất định và do một bộ
phận chuyên môn đảm nhận (phòng hành chính)
• Được sử dụng cho các doanh nghiệp lớn, đòi hỏi
tính chuyên môn hoá cao
• Ưu điểm
• Kiểm soát chặt chẽ công việc, nguyên tắc và
qui trình hành chính
• Xử lý & cung cấp thông tin nhanh
• Sử dụng hiệu quả trang thiết bị và chi phí
• Khuyết điểm
• Quá tải công việc
• Tạo tính quyền lực gia tăng của bộ phận hành
chính doanh nghiệp

Ổ
Ổ
CH
CH
Ứ
Ứ
C KHÔNG
C KHÔNG
GIAN L
GIAN L
À
À
M VI
M VI
Ệ
Ệ
C
C
• III.1 Thiết kế văn phòng
• Có 2 loại văn phòng : văn phòng đóng và
văn phòng mở. Mỗi loại văn phòng có công
dụng sử dụng khác nhau
• a/ Văn phòng đóng (cổ điển) : là hình thức
văn phòng mà các bộ phận làm việc được bố
trí trong những phòng riêng biệt và khép kín.
• b/ Văn phòng mở : là hình thức văn phòng mà các
bộ phận làm việc được đặt trong không gian
chung và xếp theo qui trình công việc. vd như
ngân hàng
• Văn phòng mở có 2 loại : có vách ngăn (cố định