CHƯƠNG
CHƯƠNG
4
4
NÂNG CAO HI
NÂNG CAO HI
Ệ
Ệ
U QU
U QU
Ả
Ả
CÔNG VI
CÔNG VI
Ệ
Ệ
C H
C H
À
À
NH
NH
CH
CH
Í
Í
NH VĂN PHÒNG
NH VĂN PHÒNG
I.C
I.C
Ả

Ứ
NG D
NG D
Ụ
Ụ
NG CÔNG NGH
NG CÔNG NGH
Ệ
Ệ
THÔNG TIN TRONG
THÔNG TIN TRONG
H
H
À
À
NH CH
NH CH
Í
Í
NH DOANH NGHI
NH DOANH NGHI
Ệ
Ệ
P
P
III.
III.
Á
Á
P D

I TI
Ế
Ế
N TH
N TH
Ủ
Ủ
T
T
Ụ
Ụ
C H
C H
À
À
NH
NH
CH
CH
Í
Í
NH DOANH NGHI
NH DOANH NGHI
Ệ
Ệ
P
P
• I.1 Khái niệm
• Thủ tục hành chính là những tiến trình hợp lý và
phù hợp để giải quyết các công việc liên quan mà

Vận hành
thử và điều
chỉnh các thủ
tục
Vận hành
thử và điều
chỉnh các thủ
tục
Cơng bố áp
dụng những
thủ tục mới
Cơng bố áp
dụng những
thủ tục mới
1.2 Cải tiến thủ tục trong doanh nghiệp
• Các yêu cầu cơ bản khi cải tiến thủ tục hành
chính :
• Bảo đảm tính hệ thống cho các thủ tục
• Bảo đảm tính hợp lý và phù hợp
• Bảo đảm tính khoa học
• Bảo đảm tính đơn giản, dễ hiểu
• Bảo đảm tính ổn định và bền vững
• Bảo đảm tính chính thức, thẩm quyền
II.
II.
Ứ
Ứ
NG D
NG D
Ụ

• Hệ thông tin quản lý
• (MIS : Management Information System)
• Hệ trợ giúp quyết định
• (DSS : Decision Support System )
• Hệ tự động hoá văn phòng
• (OAS : Office Automation System)
• Hệ xử lý tác nghiệp
• (TPS :Transactions Processing System)
• II.2 Ưng dụng của công nghệ thông tin trong
hành chánh văn phòng
• Sự xuất hiện của mạng Internet và các mạng máy
tính đã tạo ra một cuộc cách mạng trong hoạt động
văn phòng
• Biên tập và soạn thảo văn bản hành chánh là một
việc thường xuyên và đòi hỏi công sức của nhân
viên thư ký, sử dụng những phần mềm soạn thảo
văn bản sẽ tăng hiệu năng soạn thảo và giảm tối
đa thời gian sửa chữa, biên tập văn bản
• Hệ quản trị cơ sở dữ liệu cho phép lưu trữ và
sử dụng những dữ liệu và thông tin cho các
hoạt động nghiệp vụ văn phòng, tin học hoá
và tự động hoá các công việc lưu trữ hồ sơ
tài liệu
• Thư tín điện tử là một phương tiện liên lạc
nhanh chóng và rẻ tiền có thể liên lạc nhanh
chóng với thế giới bên ngoài, tăng khả năng
tiếp cận và giải quyết công việc văn phòng
hàng ngày
• II.3. Các yêu cầu khi ứng dụng công nghệ
thông tin trong hành chánh văn phòng

NH DOANH NGHI
NH DOANH NGHI
Ệ
Ệ
P
P
• III.1 Khái niệm về TQM và ISO
• TQM - Total Quality Management :là một
phương pháp quản lý định hướng vào chất lượng,
dựa trên sự tham gia của mọi thành viên và nhằm
đem lại sự thành công dài hạn thông qua việc thỏa
mãn khách hàng và lợi ích của mọi thành viên của
tổ chức và của xã hội.
• Quan điểm chính “làm đúng ngay từ đầu”
• ISO International Standards Organisation
• Chất lượng sản phẩm do hệ thống chất lượng
quản trị quyết định
• Làm đúng ngay từ đầu, với phương châm không
có lỗi
• Phòng ngừa là chính
• Đề cao quản trị quá trình (MBP)
• III.2. Khả năng áp dụng TQM và ISO trong
hành chính
• Vấn đề :
• Có áp dụng được TQM & ISO trong hành chính
văn phòng không ?
• Nếu được thì có nên áp dụng hay không?
• Các cơ sở áp dụng TQM & ISO trong hành chính
văn phòng doanh nghiệp là gì?
• Lợi ích của TQM và ISO trong hành chính

hiện hệ thống chất lượng hiện nay trong các hoạt
động hành chánh
• Giai đoạn 2 : Viết tài liệu của hệ thống chất
lượng
• Văn bản hoá những trình tự, những thủ tục cần
thiết (sổ tay chất lượng; những thủ tục chung;
Các chỉ dẫn công việc)
• Phổ biến và đào tạo các nội dung chất lượng đã
được văn bản hoá cho tất cả các nhân viên và
các bộ phận, bảo đảm cho họ hiểu và áp dụng
đúng những điều đã chỉ dẫn
• Giai đoạn 3 : Triển khai áp dụng
• Những văn bản chất lượng cần phải được lãnh
đạo phê duyệt và công bố áp dụng chính thức
• Tiến hành đánh giá chất lượng nội bộ để xác
định sự phù hợp và tính hiệu lực của hệ thống
chất lượng đã xây dựng
• Đánh giá nội bộ được lập lại nhiều lần và điều
chỉnh nhằm hoàn thiện hệ thống chất lượng