CHƯƠNG 7
TỔ CHỨC HỘI NGHỊ,
CUỘC HỌP, CHUYẾN
CÔNG TÁC
TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
TỔ CHỨC CUỘC HỌP
TỔ CHỨC CHUYẾN CÔNG TÁC
I. TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
 I.1 khái niệm
 Hội nghị, hội thảo ở các doanh nghiệp là những
cuộc tiếp xúc trên diện rộng với nhiều thành phần tham
dự trong khoảng thời gian tương đối dài nhằm tổng kết
đánh giá kết quả hoạt động hay trình bày và thảo luận
những vấn đề sản xuất kinh doanh.
 Hội nghị công nhân viên chức
 Hội nghị cổ đông
 Hội nghị khách hàng
 Hội thảo về sản phẩm
 Hội thảo khoa học kỹ thuật công nghệ
I. TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
I. TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
 2. Các bước tổ chức và điều hành hội nghị hội
thảo
 2.1 Lập kế hoạch hội nghị hội thảo
 Tên và mục đích của hội nghị, hội thảo.
 Thời điểm và thời gian tiến hành hội nghị, hội
thảo.
 Thành phần tham dự hội nghị, hội thảo.
 Địa điểm tổ chức chính và các địa điểm sinh hoạt
của hội nghị, hội thảo.
 Nội dung cơ bản của hội nghị, hội thảo.

 1. Khái niệm
 Cuộc họp là sự gặp gỡ trực tiếp giữa những người
có trách nhiệm nhằm thực hiện việc trao đổi và truyền
đạt những thông tin và mệnh lệnh cần thiết để điều
hành hoạt động của doanh nghiệp
 Cuộc họp là phương tiện của các nhà quản trị nhằm
thực hiện chức năng quản trị của mình
II. TỔ CHỨC CUỘC HỌP
 2. Các bước tổ chức và điều hành cuộc họp
 2.1 Chuẩn bị cho cuộc họp
 Mục đích và yêu cầu cuộc họp là gì ?
 Thành phần tham dự cuộc họp là ai ?
 Thời gian và địa điểm thích hợp cho cuộc họp ?
 Cần gửi thông tin và chương trình cho các thành viên không?
 Các phương tiện cần sử dụng trong cuộc họp là gì ?
 Các nội dung bố trí ra sao ?
 Có cần thảo luận nội dung trước hay không ?
 Cần thư ký cuộc họp hay không ?
 Cần các thức uống hay đồ ăn gì ?
 Các phương tiện phục vụ cuộc họp ?
II. TỔ CHỨC CUỘC HỌP
 2.2 Điều hành cuộc họp
 Hãy chăm chú lắng nghe.
 Giữ cho cuộc họp đi đúng hướng.
 Nêu những vấn đề quan trọng cần giải quyết.
 Tóm tắt những việc đã thảo luận và đạt sự nhất trí.
 Luôn có những số liệu chính xác và rõ ràng.
 Giữ cho cuộc họp liên tục không bị ngắt quãng.
 Bình tĩnh và chủ động, biết kiềm chế cảm xúc.
 Giảm tối đa việc trao đổi riêng trong cuộc họp.

 Danh sách các cán bộ đi cùng với lãnh đạo và số lượng người trong đoàn công tác.
 Phương tiện di chuyển
 Các tài liệu, giấy tờ, thủ tục cần thiết.
 Kinh phí cho chuyến công tác.
III- TỔ CHỨC CHUYẾN
CÔNG TÁC
 2.2 Chuẩn bị các chuyến công tác
 Liên hệ nơi công tác
 Thực hiện các giấy tờ thủ tục hành chính cho đoàn
công tác
 Chuẩn bị nội dung công việc cho đoàn công tác
 Chuẩn bị tài liệu, hồ sơ, thông tin chuyên môn cần
thiết
 Chuẩn bị các phương tiện di chuyển
 Chuẩn bị kinh phí và điều kiện hoạt động khác
III- TỔ CHỨC CHUYẾN
CÔNG TÁC
 2.3 Các công việc khi lãnh đạo đi công tác
 Những công việc cần làm trước khi lãnh đạo dời
khỏi cơ quan
 Những công việc khi lãnh đạo đi vắng
 Những công việc sau khi lãnh đạo về