ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP QTHCVP
Câu1: Khái niệm và phân loại công việc HCVP
+) Công việc HC là việc soạn thảo tổ chức các hồ sơ, tài liệu nhằm mục đích cung cấp thông tin, hỗ trợ cho
các bộ phận khác trong tổ chức.
+) Phân loại: Theo tính chất và mức độ của công việc người ta chia thành 4 loại chính:
_ Soạn thảo văn bản( tài liệu)
_ Quản lý tài liệu
_ Thẩm định tài liệu, các hóa đơn tài chính….
_ Truyền đạt thông tin trong nội bộ tổ chức và giữa tổ chức với tổ chức khác. Đây là công việc rất quan trọng
admin cần trực tiếp thực hiện.
Câu2: Công việc của thư ký HC:
+ Thư ký là những người có trình độ chuyên môn caco, có khả năng gánh vác, đảm nhận một số công việc do
admin giao phó.
+ Chức vụ: Thư Ký
Trợ lý
Chuyên viên
+ Công việc:
_ Hỗ trợ, giúp đỡ admin hoàn thành một số công việc mà tổ chức giao phó.
_ Trích lọc tài liêu, thông tin, đóng góp ý kiến cho các dự án, báo cáo…
_ Sắp xếp lịch trình làm việc cho admin
_ Tổ chức các buổi gặp gỡ, tiếp khách
_ Tư vấn cho admin trong việc mua sắm, sử dụng các thiết bị VP
_ Đảm nhận công tác liên lạc cho admin
Câu3: Các tiêu chuẩn của Admin HCVP
+ Admin HCVP là những người có trình độ chuyên môn về Qtrị và HCvp.
+ Chức vụ: Director
Vice Director
Head of …. Department
+ Tiêu chuẩn của Admin:
_ Có trình độ chuyên môn về Qtrị và Hcvp
_ Có khả năng dám nghĩ, dám làm, giám chịu trách nhiệm

+ Các bước xây dựng cơ cấu tổ chức:
_ Xác định số lượng công việc công việc HCVP
_ Xác định mức độ các công việc: dựa vào số lượng và mức độ phức tạp của công việc
_ Phân loại, sắp xếp các công việc gần gũi vào từng nhóm
_ Bố trí nhân lực cho từng nhóm công việc
_ Theo dõi để có kế hoạch điều chỉnh khi càn thiết.
Câu6: Khái niệm, nội dung và công cụ kiểm tra công việc HC
+ Khái niệm: Kiểm tra công việc HC là việc so sánh, đo lường kết quả thực tế đạt được của các công cụ HC
với chỉ tiêu kế hoạch đã đề ra, từ đó có kế hoạch điều chỉnh cho phù hợp.
+ Nội dung kiểm tra:
_ Kiểm tra thông tin: update, chính xác, kịp thời, đầy đủ, hình thức trình bày…
_ Kiểm tra tài chính: Lượng tiền mặt và dự trữ ngân quỹ
_ Kiêm tra nhân viên: số ngày nghỉ, đi muộn, thái độ làm việc..
_ Kiểm tra công việc: số lượng công việc, mức độ dở dang, hoàn thành….
+ Công cụ kiểm tra:
_ Thông qua các biểu đồ, sơ đồ: GRATT, PERT..
_ Thông qua lịch làm việc
_ Bằng các công cụ kiểm tra khác…
Câu7: Tiết kiệm cử động:
Tiết kiệm cử động là phương thức rất hiệu quả giúp giảm nhẹ cơ cấu HC của tổ chức thông qua các quy tắc
sau:
+ Qtắc Cố gắng tối thiểu:
_ Đặt các vật dụng liên quan đến công việc theo hình vòng cung và trong phạm vi sải tay để tiện thao tác và
di chuyển
_ Sử dụng kết hợp chân khi hai tay bận
_ Chuyên môn hóa công việc theo từng giai đoạn: tức chia công việc phức tạp thành nhiều phần nhỏ, thực
hiện xong từng công đoạn với khối lượng lớn sau đó mới chuyển sang công đoạn tiếp theo
_ Không nên di chuyển nhiều và gián đoạn công việc: có thể sử dụng băng chuyền để chuyển tài liệu hoặc
bàn xoay…
_ Nên sử dụng các thiết bị máy móc hỗ trợ nếu có thể.

lại( trắng đen xanh…)
Màu sáng là màu giúp cho không gian rộng ra( trắng vàng xanh..), màu tối ngược lại( đen, xám…)
_ Quy tắc phối màu:
Với ánh sáng lạnh(nam, bắc), sơn màu nóng tường đối diện, ánh sáng nóng ngược lại
Với phòng họp, trần trắng, tường sáng nhạt dần từ dưới lên
Với phòng hẹp và dài, sáng 2 bức tường ngắn, tối 2 bức còn lại or sử dụng toàn bộ màu sáng
Với phòng cá nhân
Với phòng khách
Với hành lang: màu tương phản
Với nhà kho đồng màu tường, phản màu thiết bị dụng cụ
Câu9: Tiết kiệm thời gian:
+ Đọc nhanh:
_ Gián tiếp: nhờ cấp dưới đọc, tóm tắt, báo cáo. Ưu và nhược điểm
_ Trực tiếp: Đọc nhẩm, ko nên xoay đầu khi đọc, mở rộng thị trường mắt, đối với 1 dòng đặt thị trường mắt
vào chữ thứ 2 trở đi, ko nên quay lại…
+ Tiết kiệm thời gian tiếp khách:
_ Chủ động gặp đối tác: Chủ động hẹn gặp đối tác, ko gặp trong phòng làm việc, nhờ cấp dưới kiểm soát thời
gian
_ Đóng cửa phòng làm việc
+ Tiết kiệm khi gọi điện thoại:
_ Gọi đến, gọi đi và kết thúc cuộc gọi
Câu10: Xử lý công văn đến:
+ Công văn đến là toàn bộ tài liệu, hồ sơ gửi từ các bộ phận cá nhân trong hoặc ngoài tổ chức tới bộ phận
trung tâm.
+ Xử lý:
_ Tiếp nhận công văn, bóc phong bì
_ đóng dấu cvăn đến
_ Vào sổ công văn
_ Sắp xếp và phân loại công văn
_ Xử lý công văn

_ Địa điểm
_ Thời gian họp
_ Số ngày và số người đi, xen kẽ lịch
+ Lập hồ sơ chuyến đi:
_ Lịch trình công tác
_ Địa chỉ, sđt thoai, liên hệ đối tác
_ Đặc trưng, phong tục nơi đến
_ Tài liệu cần thiết
_ Đồ dùng mang theo
+ Đăng ký phương tiện đi lại, đặt phòng, gặp gỡ đối tác.
+ Lên kế hoạch đảm nhiệm trách nhiệm ở nhà:
_ Ủy quyền quản trị
_ Thông báo cho đối tác
_ Sửa đổi lịch nếu cần thiết
_ Chuẩn bị báo cáo toàn bộ tình hình thực hiện công việc khi admin đi vắng