Câu 1: Nêu khái niệm chức năng của văn phòng?
a, Khái niệm:
Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức
năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo, là nơi thu thập và xử lý
thông tin hỗ trợ cho các hoạt động quản lý, đồng thời đảm bảo các điều kiện
về vật chất kĩ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan tổ chức đó.
b, Chức năng:
Giúp việc điều hành:
Xây dựng chương trình kế hoạch, lịch làm việc.
Theo dõi đôn đốc các đon vị thực hiện kế hoạch.
Tổ chức điều phối các hoạt động chung của cơ quan.
Tổ chức tham mưu tổng hợp:
Tổng hợp xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động
của cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xử lý.
Hậu cần, quản trị:
Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện điều kiện làm việc cho cơ quan.
Câu 2: Nêu khái niệm, chức năng của quản trị? Phân biệt công việc quản trị
và công việc hành chính văn phòng?
Quản trị:
a, khái niệm
Administration: sự quản trị, sự hợp tác của một số người trong một tổ chức
để thực hiện mục tiêu mà cá nhân theo đuổi bằng một phương cách có hiệu
quả nhất.
Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên, thông qua tiến trình, hoạch
định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt các mục tiêu đề ra.
b, chức năng
Hoạch định: Xây dựng chương trình mục tiêu chiến lược, kế hoạch hoạt
động cho từng giai đoạn, từng bộ phận và quy định lựa chọn các giải pháp
thích hợp để hình thành các mục tiêu đó.
Tổ chức: lựa chọn, bồi dưỡng và sắp xếp nhân sự theo một cơ cấu, bộ phận
phù hợp để đảm nhiệm các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu. Xác định

giao dịch điện thoại Do các nhân viên
HCVP thực hiện. Họ làm việc với giấy
tờ, máy móc, trang thiết bị văn phòng.
Công việc quản trị do nhà quản trị thực
hiện, đó chính là hoạch định, tổ chức,
lãnh đạo và kiểm tra. Họ làm việc với
con người và các ý tưởng.
Tổ chức tiếp khách, họp hội nghị đàm thoại điện thoại, chuẩn bị cho thủ
trưởng đi công tác.
Câu 4: Nêu phương pháp phân loại thông tin trong quản lý hành chính?
Để xử lý tốt các thông tin cần phải nắm vững kỹ thuật phân loại thông tin
một cách khoa học. Thông tin có thể phân loại theo các tiêu chí sau:
a, phân loại theo kênh tiếp nhận:
Thông tin có hệ thống: là những thông tin được cập nhật theo chuỗi chu kỳ
hệ thống đã định sẵn như: bản tin hàng tuần, báo cáo tháng, quý, năm
Thông tin không hệ thống: là những thông tin không định kỳ, được cập nhật
ngẫu nhiên, thường có liên quan đến những việc bất ngờ xảy ra không thể
lường trước được trong quá trình hoạt động, không đòi hỏi phải có sự can
thiệp giải quyết của người nhận tin.
b, phân loại theo tính chất, đặc điểm sử dụng thông tin
Thông tin tra cứu: những tài liệu thông tin có tính quy ước
VD: những thông tin pháp lý chứa đựng trong các văn bản quy phạm pháp
luật, thông tin về thành tựu khoa học - kĩ thuật.
Thông tin báo cáo: tình hình sự kiện, hoạt động, các nhà quản lý cần được
cung cấp các bản tin hằng ngày, tháng
c, phân loại theo phạm vi của lĩnh vực hoạt động
Thông tin kinh tế: những thông tin phản ánh quá trình hoạt động của mọi
lĩnh vực hoạt động kinh tế như: công nghiệp, nông nghiệp, thương mại, giao
thông vận tải, dịch vụ, đầu tư xây dựng, tài chính ngân hàng, thị trường
Thông tin Chính trị - văn hóa: những thông tin liên quan đến tình hình văn

đến.
Với thông tin khác bằng điện thoại: trường hợp cần xử lý thông tin liên quan
đến các bộ phận hoặc cá nhân khác, nhân viên văn thư ghi nhận vào sổ thông
tin theo biểu mẫu và chuyển thông tin đến cho người cần giải quyết. Việc
chuyển thông tin quan trọng phải yêu cầu người nhận ký vào sổ giải quyết và
xử lý thông tin theo mẫu.
Với thông tin từ trong công ty ra ngoài
Trường hợp văn thư gửi ra bên ngoài thì phải tuân thủ các yêu cầu sau:
Phải lưu bằng chứng quá trình chuyển giao thông tin ra bên ngoài như phiếu
giao cho đơn vị chuyển phát nhanh.
Toàn bộ các nội dung kiểm soát văn bản ra bên ngoài công ty phải ghi chép
theo biểu mẫu sổ giao văn bản đi.
Thông tin từ bộ phận này sang bộ phận khác
Thông tin của bộ phận bao gồm chuyển ra bên ngoài công ty, thông tin
chuyển qua văn thư, thông tin chuyển đến giám đốc, thông tin chuyển qua
các bộ phận và các nơi khác trong công ty.
Khi chuyển thông tin phải dưới dạng văn bản như: công văn, thông báo, fax,
hoặc các biểu mẫu thuộc các quy trình chuyên môn liên quan.
Thông tin do giám đốc triển khai
Đối với thông tin do ban giám đốc triển khai, quản lý các bộ phận có trách
nhiệm triển khai đầy đủ cho nhân viên.
Ngay sau khi triển khai, mọi người tham gia cuộc họp phải ký tên và quản lý
xác nhận vào cuối biên bản .
Câu 6: Nêu khái niệm và phân loại hoạch định công việc HCVP?
Khái niệm:
Hoạch định là chức năng của quản trị, bao gồm các hoạt động xác định ra
các mục tiêu cho tương lai và các phương tiện thích hợp để hoàn thành các
mục tiêu đó. Kết quả của hoạch định là xây dựng kế hoạch, chương trình
công tác.
Hoạch định HCVP bao gồm việc thu thập thông tin, xử lý thông tin, sử dụng

năng tồn tại của các kế hoạch chiến lược, do cấp quản trị cao cấp thực hiện.
Thời gian thực hiện: hàng quý, 6 tháng, hàng năm
Yếu tố môi trường phân thành 2 loại chính:
Môi trường vĩ mô: yếu tố chính trị, kinh tế, văn hóa, sự phát triển của KH-
KT, yếu tố tự nhiên Nhà quản trị hầu như không thay đổi được các yếu tố
vĩ mô.
Môi trường vi mô: khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp, nhà môi
giới, nhà quản trị có thể thay đổi được các yếu tố vi mô nhằm đem lại lợi ích
lâu dài và tối ưu cho tổ chức.
Kiểm tra chiến thuật
Đánh giá việc thực hiện các kế hoạch chiến thuật ở các bộ phận chuyên môn,
giám sát kết quả theo định kỳ và chấn chỉnh khi cần thiết. Do nhà quản trị
trung gian thực hiện hàng tuần và hàng tháng.
Kiểm tra tác vụ, tác nghiệp
Giám sát việc thực hiện các kế hoạch tác vụ, giám sát các kế hoạch hàng
ngày và tiến hành các hoạt động sửa sai yêu cầu. Do cấp quản trị tuyến cơ sở
thực hiện.
Câu 8: Nêu khái niệm, vai trò và ý nghĩa của công tác văn thư?
Khái niệm:
Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản,
quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của
các cơ quan tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
Mục đích chính của công tác văn thư là bảo đảm thông tin cho quản lý.
Những tài liệu, văn kiện được soạn thảo, quản lý và sử dụng là phương tiện
thiết yếu bảo đảm cho hoạt động cơ quan có hiệu quả.
Vai trò, ý nghĩa công tác văn thư:
Giúp cho việc giải quyết mọi công việc cơ quan nhanh chóng và chính xác,
có năng suất, chất lượng, đúng đường lối chính sách, nguyên tắc đồng thời
đảm bảo quản lý công việc cho cơ quan chặt chẽ, chính xác.
Đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho cơ quan đầy đủ,