Trường Trung cấp Kinh tế - Công nghệ Đông Nam Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH DƯƠNG
TRƯỜNG TRUNG CẤP KINH TẾ - CÔNG NGHỆ ĐÔNG NAM
KHOA KINH TẾ
 ¯ 
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Đề tài:
THỰC TRẠNG
CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN
PHÒNG TẠI TRUNG TÂM
ỨNG DỤNG TIẾN BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG
NGHỆ BÌNH DƯƠNG
GVHD: Ths. Phan Thanh Bằng
HSTT: Ngô Văn Long
Lớp: Quản trị văn phòng
MSHS: Đ02VPCS008
BÌNH DƯƠNG - 2011
GVHD: Ths Phan Thanh Bằng Trang 1 HSTT: Ngô Văn Long
Trường Trung cấp Kinh tế - Công nghệ Đông Nam Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
GVHD: Ths Phan Thanh Bằng Trang 2 HSTT: Ngô Văn Long
Trường Trung cấp Kinh tế - Công nghệ Đông Nam Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
PHẦN I
TỔNG QUÁT VỀ TRUNG TÂM ỨNG DỤNG TIẾN
BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ BÌNH DƯƠNG
I. KHÁI QUÁT VỀ CƠ QUAN:
1. Sự hình thành và phát triển của cơ quan:
Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học và Công nghệ trực thuộc Sở Khoa
học và Công nghệ Bình Dương.
Địa chỉ: số 26, Huỳnh Văn Nghệ, phường Phú Lợi, thị xã Thủ Dầu Một,
tình Bình Dương

nghiệm thu có kết quả.
b) Nhiệm vụ của cơ quan:
Tổ chức thực hiện nghiên cứu ứng dụng các tiến bộ kỹ thuật vào sản xuất
và đời sống thông qua các hợp đồng khoa học, công nghệ với các đối tác có liên
quan theo định hướng của Sở chủ quản. Thực hiện và cộng tác thực hiện các
chương trình, dự án, đề tài do ngân sách Nhà nước cấp kinh phí.
Tiến hành chuyển giao công nghệ cho các đối tác có nhu cầu theo các
hướng dẫn thực hiện của Bộ và Sở chủ quản.
Cùng với các phòng chuyên môn của Sở Khoa học và Công nghệ, Trung
tâm được giao phối hợp thực hiện một số công việc có tính chất sự nghiệp theo
dự toán kinh phí được duyệt trong kế hoạch hàng năm của Sở và phải chịu trách
nhiệm về tính trung thực, chính xác các số liệu, tư liệu mà Trung tâm cung cấp
trở lại cho cơ quan quản lý Nhà nước.
Tranh thủ sự hợp tác, viện trợ của các tổ chức khoa học kỹ thuật, các viện,
các Trung tâm khoa học - công nghệ, các doanh nghiệp; quan hệ với các tổ chức
trong và ngoài nước để thu hút nguồn vốn ứng dụng có hiệu quả các thành tựu
khoa học - công nghệ, môi trường, tiết kiệm năng lượng vào sản xuất và đời
sống.
Quan hệ với các phòng kinh tế kỹ thuật của các huyện, thị để mở
rộng triển khai ứng dụng khoa học, công nghệ, môi trường trên địa bàn huyện,
thị.
GVHD: Ths Phan Thanh Bằng Trang 4 HSTT: Ngô Văn Long
Trường Trung cấp Kinh tế - Công nghệ Đông Nam Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
Tổ chức làm dịch vụ tư vấn các lĩnh vực về khoa học, công nghệ, môi
trường, tiết kiệm năng lượng để phục vụ và tạo thêm nguồn thu.
Tổ chức các hội thảo khoa học, hội nghị khoa học, mở các lớp đào tạo
nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ về khoa học công nghệ, tiết kiệm năng lượng,
quản lý KHCN ...
Quản lý cán bộ, viên chức, các trang thiết bị, tài sản, tài chính của Trung
tâm theo quy định của Nhà nước.

Tham gia xây dựng kế hoạch công tác hợp tác Quốc tế về khoa học và
công nghệ bao gồm tìm đối tác thực hiện các dự án khoa học công nghệ.
Tham gia xây dựng kế hoạch hoạt động và phát triển thị trường cho các
phòng trực thuộc Trung tâm. Chủ động tiếp thị và mở rộng thị trường.
Tham mưu cho Lãnh đạo Trung tâm về công tác cán bộ, tuyển dụng lao
động và đề bạt cán bộ thực hiện các thủ tục về chế độ.
Quản lý tài sản, vật tư toàn Trung tâm kể cả tài sản, vật tư các đề án, dự
án.
b) Nhiệm vụ của phòng Kế hoạch - Tài chính:
Xây dựng kế hoạch của Trung tâm về thực hiện khoa học công nghệ và
xây dựng chỉ tiêu kế hoạch hoạt động kinh doanh cho từng phòng làm dịch vụ.
Phối hợp các phòng phân bổ nhiệm vụ, xây dựng tiến độ triển khai kế
hoạch, theo dõi, đôn đốc và lập báo cáo phân tích đánh giá tình hình thực hiện
chỉ tiêu kế hoạch hàng quý, 6 tháng, cả năm và đột xuất của Trung tâm.
Tổng hợp và báo cáo định kỳ tình hình hoạt động sản xuất, kinh doanh
cho cơ quan thuế theo định kỳ.
Tiếp nhận, phân loại, chuyển giao văn bản sau khi có phê duyệt của Lãnh
đạo Trung tâm; tổ chức lưu trữ văn bản theo quy định.
Tổ chức công khai thông tin về các chủ trương, chính sách của Nhà nước,
công khai về dự toán và quyết toán, thu chi ngân sách và dịch vụ của Trung tâm.
Được quyền đề nghị các phòng thực thuộc Trung tâm cung cấp thông tin,
tài liệu, số liệu cho công tác tổng hợp, kế hoạch và phân tích, đánh giá tình hình
hoạt động.
Thực hiện các công tác liên quan đến hành chính, lưu trữ văn thư, lập báo
cáo định kỳ của Trung tâm.
\\
GVHD: Ths Phan Thanh Bằng Trang 6 HSTT: Ngô Văn Long
Trường Trung cấp Kinh tế - Công nghệ Đông Nam Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
c) Cơ cấu tổ chức của phòng Kế hoạch - Tài chính:


HỌ TÊN NĂM SINH
GIỚI
TÍNH
CHỨC
VỤ
TRÌN
H ĐỘ
VÀO
NGÀNH
CHỨC
NĂNG,
NHIỆM
VỤ
1
Trần
Hữu
Quốc lân
10/10/1981 Nam
Phó
trưởng
phòng
Đại
học
Kế
toán
kiểm
toán
04/2009
Tham
mưu

Thủ
quỹ
Cao
đẳng
Cử
nhân
kế
toán
tài
chính
09/2009
Thực
hiện
thống kê
báo cáo,
tài chính
liên
quan
thu –
chi dịch
vụ cơ
quan.
•Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ:
GVHD: Ths Phan Thanh Bằng Trang 8 HSTT: Ngô Văn Long
Trường Trung cấp Kinh tế - Công nghệ Đông Nam Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
Ở Trung tâm thường xuyên cử các cán bộ, chuyên viên trong Trung tâm đi
học các lớp bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ của mình để phục vụ cho nhu
cầu công việc được giao.
Sau đây là qua trình cử cán bộ tham gia các lớp đào tạo, hội nghị tập
huấn năm 2010

- Học lớp bồi dưỡng kiến thức Quản lý nhà nước ngạch chuyên viên khóa
35/2010.
- Học lớp tập huấn, bồi dưỡng về tự chủ quản lý biên chế, quản lý tài
chính tại các đơn vị sự nghiệp công lập tại TP HCM.
2. Tình hình công tác văn phòng của cơ quan:
a) Lập kế hoạch, chương trình công tác:
Công tác xây dựng kế hoạch của Trung tâm:
Ở Trung tâm thường xây dựng rất nhiều loại kế hoạch như: Lập kế hoạch
công tác gồm kế hoạch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng, kế hoạch công
tác quý, kế hoạch công tác năm , kế hoạch tổ chức hội nghi, kế hoạch tổ chức
chuyến đi công tác, kế hoạch tuyển dụng căn cứ vào quy chế đơn vị xây dựng
chương trình kế hoạch năm, quý.
Quy trình khi xây dựng và ban hành kế hoạch công tác:
Quy trình làm việc có 3 bước cơ bản sau đây:
Bước 1: Thu thập thông tin, xin ý kiến công tác từ các phòng.
Bước 2: Soạn lịch công tác.
Bước 3: Trình lãnh đạo, duyệt, triển khai công tác.
Quy định của cơ quan về xây dựng chương trình, kế hoạch:
Căn cứ vào Nghị quyết của Ủy ban Nhân dân tỉnh Bình Dương năm 2010.
Căn cứ Thông báo chỉ đạo của lãnh đạo Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh
Bình Dương về một số công việc cần giải quyết trong năm 2010.
Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học và Công nghệ xây dựng chương
trình công tác của Trung tâm năm 2010.
GVHD: Ths Phan Thanh Bằng Trang 10 HSTT: Ngô Văn Long
Trường Trung cấp Kinh tế - Công nghệ Đông Nam Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
Căn cứ vào quy chế của Trung tâm xây dựng chương trình kế hoạch
tháng, quý, năm, Qua đó hàng tuần do diễn biến của công việc của Trung tâm
phân công lịch công tác tuần, tháng để đảm bảo bố trí lịch công tác các phòng
trực thuộc Trung tâm lịch phân công cụ thể. Báo cáo về bộ phận hành chính tiến
hành xây dựng sắp xếp chương trình kế hoạch.

Khi đã cập nhật thông tin hành chính có trách nhiệm xử lý thông tin cho
phù hợp với hoạt động của cơ quan.Thông tin cần dược xử lý nhanh, chính xác.
Lập báo cáo: Hàng tháng các Trưởng phòng nộp báo cáo hạn chót là ngày
8 mỗi tháng. Chuyên viên Hành chính chịu trách nhiệm tiếp nhận và tổng hợp
báo cáo của toàn Trung tâm trình Lãnh đạo ngày 10, sau đó chỉnh sữa lại theo
góp ý của Lãnh đạo. và nộp báo cáo về văn phòng Sở ngày 12 mỗi tháng.
Lập kế hoạch: Chiều thứ 5 hàng tuần các phòng có trách nhiệm nộp lịch
làm việc tuần tới của phòng, để hành chính lên lịch làm việc, nếu phòng nào
không có lịch làm việc mà buổi làm việc đó không có mặt sẻ chấm công nghỉ
không có phép. Nếu có lịch phát sinh mới, các Trưởng, phó phòng phải báo cho
lãnh đạo.
Chuyên viên hành chính ghi chép quản lý hồ sơ, tài liêu, văn bản các cuộc
họp của Trung tâm. Tiếp nhân nghiên cứu các kiến nghị đề xuất của các phòng.
Xử lý thông tin báo cáo Lãnh đạo kịp thời và chính xác.
c) Tổ chức hội họp:
Khi tổ chức cuộc họp hội nghị phải xác định mục tiêu tính chất, nội dung
để tham luận hội nghị và sắp xếp những vấn đề quan trọng, phần lớn những
người tham gia chuơng trình hôi nghị, cuộc họp, đều phải bàn bạc để đi đến
thống nhất ý kiến, kể cả hội nghị thuờng kỳ, kế hoạch thời gian phải đuợc bố trí
đầy đủ để thực hiện chuơng trình hội nghị.
Ở cơ quan Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ Khoa học và Công nghệ thuờng
tổ chức các cuộc họp như: họp giao ban, họp định kỳ, họp thông qua nghị quyết
mới, họp tổng kết, đánh giá tình hình hoạt động của năm qua, và đề ra phuơng
hứơng năm tới.
Ngoài các cuộc họp định kỳ, họp giao ban thông thuờng thì cơ quan còn tổ
chức cuộc họp đột xuất khi có một công việc đột xuất xảy ra, họp chi bô…….
GVHD: Ths Phan Thanh Bằng Trang 12 HSTT: Ngô Văn Long
Trường Trung cấp Kinh tế - Công nghệ Đông Nam Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp
Khi đã tìm hiểu mục đích của cuộc họp, chuyên viên hành chính phải thấy
được tầm quan trọng cũng như vị trí của từng cuộc họp, để từ đó có kế hoạch và

Lãnh đạo, nhân viên Trung tâm giải quyết công việc căn cứ vào các văn
bản quy phạm pháp luật và phải có chương trình, kế hoạch, lịch làm việc. Không
tùy tiện thay đổi chương trình, kế hoạch, lịch làm việc trừ trường hợp đặc biệt.
Lãnh đạo, nhân viên Trung tâm phải đảm bảo sự thống nhất trong công tác
chỉ đạo, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý; thực hiện chủ trưởng cải cách hành
chánh không gây phiền hà đối với tổ chức, cá nhân có quan hệ công tác.
Các phòng có chức năng tham mưu, sản phẩm của công tác tham mưu là
dự thảo các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, kiến nghị, đề xuất về giải pháp quản lý
trình Lãnh đạo Trung tâm.
Trưởng phòng có trách nhiệm tổ chức, điều hành phòng thực hiện chức
năng, nhiệm vụ được giao; chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Trung tâm về mọi
công việc của phòng và những công việc được ủy quyền giải quyết.
e) Tổ chức, sắp xếp trang thiết bị máy móc, phương tiện làm việc trong
phòng Kế hoạch – Tài chính:
Phòng Kế hoạch – Tài chính được trang bị đầy đủ các loại máy móc
phương tiện làm việc gồm: Máy vi tính, máy fax, máy in, máy photocoppy, máy
điện thoại…. Tạo sự thuận lợi cho việc trao đổi giao tiếp và cập nhật thông tin
hàng ngày, để hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và gọn nhẹ.
Quy định khai thác, sử dụng các thiết bị không được dùng cho việc
riêng tư như: dùng máy vi tính để đánh game, online….dùng điện thoại để trò
chuyện tán ngẫu với bạ bè… mà chỉ được sử dụng để truy cập thông tin liên
quan đến công việc, soạn thảo, in ấn giấy tờ, công văn và chỉ dùng điện thoại
cho công việc chung của cơ quan.
Bố trí sắp xếp: Theo trình tự đặt kế bàn làm việc của Phó trưởng phòng
một máy vi tính, một máy điên thoại và một máy in. bàn làm việc của phụ trách
kế toán một máy vi tính và một máy in. bàn làm việc của kế toán tài chính – thủ
quỹ một vi tính. bên cạnh bàn làm việc của bộ phận hành chính là máy vi tính,
máy điện thoại - máy fax, máy photo coppy, để tiện lợi cho việc nghe điện thoại,
in ấn giấy tờ, đánh máy trong cơ quan được nhanh chóng, tạo điều kiện thuận lợi
cho mọi công việc trong phòng.

Kế toán Kế toán
Cửa
Máy
photo
Máy
fax
-Điện
thoại
Máy
vi
tính
Văn
thư
Điện
thoại
Máy
vi
tính
Máy
in
Máy
vi tính
Phó
Trưởng
Tủ
hồ
sơ
T
ủ
hồ