Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
LỜI GIỚI THIỆU

Nhiều người chúng ta dành phần lớn thời gian trong đời cho công việc, vì vậy mà
môi trường làm việc có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng cuộc sống của chúng ta, tác động
đến nhiều khía cạnh khác trong đời mỗi người. Bên cạnh năng lực và sự yêu thích công
việc là những yếu tố không thể thiếu thì việc bày trí không gian làm việc một cách hài hòa,
cân đối sẽ góp phần giúp bạn đạt được hiệu quả tốt nhất trong công việc phát triển năng lực
bản thân cũng như đạt được những kết quả thuận lợi cho công việc của mình.
Trong lĩnh vực quản trị thì bất cứ cấp quản trị nào có văn phòng làm việc đều phải
quản trị văn phòng của mình mà được viết gọn lại là “Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng”.
Hầu hết các cơ quan xí nghiệp của chúng ta hiện nay đều có phòng hành chánh quản trị.
Thậm chí có cơ quan chỉ có 20 người vẫn có phòng Hành Chánh Quản Trị. Một số công ty
ở nước ta đã quá khuôn mẫu nhất nhất thành lập ra các ban bệ phòng ban mà thật ra không
cần thiết phải làm như thế. Rõ ràng là Quản Trị Hành Chánh đã, đang, và sẽ là một lãnh
vực không thể thiếu được trong mọi cơ quan, mọi tổ chức kinh doanh.
Dù nơi làm việc của bạn chỉ là một chiếc bàn nhỏ hẹp hay là một văn phòng thông
thống, rộng rãi thì bạn vẫn có thể tạo cho mình một không gian lý tưởng và thích hợp với
công việc hiện tại của mình. Hình dạng và kích thước của bàn làm việc, sự tioện nghi của
chiếc ghế ngồi, màu sắc của những bức tường hay các vật trang trí và đặc biệt là bạn sẽ biết
được cách sắp xếp chỗ ngồi trong văn phòng cũng như ý nghĩa của nó…, tất cả đều có thể
mang đến cho chúng ta sự thoải mái hoặc gay ra nhiều khó chịu, ảnh hưởng trực tiếp đến
trạng thái tinh thần, tình cảm cũng như sức khỏe và hiệu quả công việc của chúng ta.
Jan Bendeich, một tác gia người Úc trong tác phẩm “Office Skills – Update” đã phát
biểu một câu chí lý sau nay :
“Nhiều nhà kinh doanh thành công, trong đó có một số người đứng đầu một số công
ty lớn trên thế giới, trước nay đã bắt đầu sự nghiệp của mình bằng nghề thư ký. Các kỹ
năng hay nghiệp vụ mà họ đã thủ đắc được khi làm thư ký hay nhân viên hành chánh văn
phòng đã giúp họ thành công trong nghề nghiệp của chính mình, và cuối cùng đã giúp họ
làm chủ một doanh nghiệp thành công cho chính mình.” (Newcastle, Australia Woodlands
Publications, INC., 1991),p. 1

rằng các cuộc họp đó phải ngắn gọn và mang tính xây dựng. Với tư cách là một thư ký
chuyên nghiệp hay cấp quản trị, chúng ta phải chịu trách nhiệm hoạch định, tổ chức, và lên
thời biểu cho các cuộc họp. Để có thể sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp và tránh việc lãng
phí thời gian và tiền bạc thì các bạn phải nắm vững kiến thức sau:
I . KHÁI NIỆM CUỘC HỌP
Một cuộc họp gồm những người họp lại để giải quyết vấn đề hay quyết định điều gì
đó. Một sự gặp gỡ tình cờ ở hành lang giữa các đồng nghiệp cũng có thể được xem như là
Mạc Tấn Tài 3
Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
một cuộc họp. Tuy nhiên, hầu hết các cuộc họp ở nơi làm việc thường nghiêm túc hơn, thời
gian và địa điểm họp được ấn định trước.
Ví dụ : Một cuộc họp phải có : mục đích, bản tóm tắt chương trình họp, liệt kê
những vấn đề sẽ được thảo luận và được gởi trước cho những người tham dự.
II . MỤC ĐÍCH CUỘC HỌP
Mục đích của cuộc họp là để bàn luận, thảo luận về việc giải quyết vấn đề quan
trọng, đưa ra những quyết định và hướng giải quyết những ý kiến đã đóng góp. Mục đích
của hầu hết các cuộc họp thường rơi vào một trong các loại sau:
• Phổ biến thông tin hay thông báo tin tức.
• Hướng dẫn thực hiện.
• Trình bày các phản ánh hay phân xử các vấn đề.
• Quyết định hay thực hiện quyết định.
• Phát huy sáng kiến.
• Trình bày đề xuất để thảo luận và thường là để đạt được sự thống nhất.
III . DỰ KIẾN CÁCH THỰC HIỆN
Đây là sơ đồ dự kiến các bước phải thực hiện khi bạn quyết định tổ chức một cuộc
họp. Các cuộc họp từ đơn giản đến phức tạp đều phải trải qua theo đúng trình tự như sau:
IV . Ý NGHĨA CỦA VIỆC SẮP XẾP CHỖ NGỒI TRONG CUỘC
HỌP
Việc sắp xếp chỗ ngồi cho những người tham gia cuộc họp có một ảnh hưởng quan
trọng đối với sự thành công của cuộc họp. Nó còn thể hiện trình độ quản lý của công ty

1 . Vai Trò Của Người Thư Ký Trong Việc Sắp Xếp Chỗ Ngồi Trong
Cuộc Họp
Vai trò của người thư ký trong việc sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp có một ảnh
hưởng quan trọng đối với sự thành công của cuộc họp như việc :
• Cân nhắc trước việc sắp xếp chỗ ngồi
• Quyết định theo cuộc họp sắp tới thì nên chọn theo nguyên tắc sắp xếp nào là
phù hợp nhất
• Vẽ sơ đồ vị trí chỗ ngồi để cuộc họp có thể đạt được mục tiêu đề ra
• Lựa chọn cho, loại bàn phù hợp với cuộc họp (chính thức hay không chính
thức)
• Dựa theo ý của chủ tọa thì nên xếp theo kiểu đối kháng, thể hiện cấp bậc,
thảo luận tự do,… để sắp xếp chỗ ngồi cho những người tham gia
• Phải luôn chú ý đến việc là tất cả những người tham gia có thể thấy được
nhau
• Khoản cách giữa mọi người cách nhau bao nhiêu là hợp lý
Mạc Tấn Tài 5
Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
• Thời gian họp là lúc nào cũng rất quan trọng đối với việc sắp xếp chỗ ngồi
(ví dụ : vào thời điểm đó trong cuộc họp nắng sẽ tạt vào phòng họp, gây sự
khó chịu đến những người tham gia, ảnh hưởng đến hiệu quả cuộc họp.).
Giải quyết : gắn rèm để có thể giải quyết vấn đề này
• Xem xét kích thước phòng họp cùng với số lượng người tham dự (Một số
người ngồi trong một căn phòng rộng có thể gây cho nhóm người đó cảm
thấy laic lõng và bất tiện. Nhiều người ngồi trong một căn phòng nhỏ sẽ gây
ngột ngạt, cảm giác khổ sở. Một phòng chứa đầy người thì rất ồn ào.)
• Nên xếp chủ tọa ở đâu là phù hợp (Bảng đen, khung đen, màn chiếu luôn đặt
đằng sau ghế chủ tọa, cửa chính được xếp đối diện với người chủ tọa)
• Những người tham gia có thể thấy màn hình trình bày thông tin không
2 . Vai Trò Của Ngươi Thư Ký Trong Việc Chuẩn Bị Tổ Chức Các
Cuộc Họp

• Biên bản cuộc họp phải ghi cẩn thận
• Hãy ghi lại những điểm quan trọng trong lúc họp
• Hướng dẫn mọi người tích cực tham gia thảo luận và trình bày ngắn gọn
• Nhắc nhở mọi người tập trung, tuân thủ theo chương trình khi họ đi xa vấn
đề
• Hãy giúp mọi người không ngần ngại khi trình bày ý kiến của mình
• Phát biểu với tất cả mọi ngưòi
• Không nói xấu nhau trong cuộc họp
• Sau cuộc họp, nên gặp mọi người trò chuyện thân mật
VIII . PHÂN BIỆT NHỮNG TÍN HIỆU TIÊU CỰC VÀ TÍCH CỰC
TRONG CUỘC HỌP
Có những tín hiệu không thể hiện bằng lời nói nhưng lại cho thấy người đó hài lòng
hoặc không hài lòng với những trao đổi đang diễn ra. Chìa khóa của việc điều khiển cuộc
họp hiệu quả nằm ở việc dự báo các vấn đề trước khi nó phát sinh. Nếu bạn biết cách diễn
giải ngôn ngữ cơ thể của những người tham gia, bạn có thể khuyến khích những hành vi
tích cực, tránh được các vấn đề phát sinh không cần thiết.
1 . Những Tín Hiệu Tiêu Cực
_ Thường xuyên xem đồng hồ
_ Nhìn ra ngồi cửa sổ
_ Ngáp liên tục
_ Tư thế bảo thủ
_ Vai còng xuống
Mạc Tấn Tài 7
Biểu hiện của sự thiếu hứng thú
Biểu hiện của thái độ không hợp tác, hoặc
là cảm giác thiếu tự tin
Trường ĐH Công Nghệ Sài Gòn
_ Tránh nhìn vào mắt người khác
_ Bàn tay nắm chặt lại
_ Đầu cúi xuống

bậc trong văn phòng riêng
_ Lợi thế “sân nhà”
_ Người ngồi có thể làm
gián đoạn cuộc họp
_ Phải đăng ký phòng
Mạc Tấn Tài 8
Biểu hiện của sự giận dữ, không hài
lòng
Biểu hiện sự nhiệt tình
Biểu hiện sự quan tâm