BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG…………

Luận văn

Xây dựng chương trình
quản lý nhận và trả hàng

Đồ án tốt nghiệp Xây dựng chương trình quản lý nhận và trả hàng
Sinh viên : Nguyễn Thị Hà - Lớp CT902

1
MỤC LỤC

CHƢƠNG I 3
3
3
1.1.1 Giới thiệu về công ty 3
1.1.2 Hoạt động sản xuất và kinh doanh của công ty 4
1.2 Mô hình tổ chức và quản lý 4
4
1.2.2 Hình thức và cơ chế nhận và trả hàng 6
CHƢƠNG II 7
MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ 7
2.1 Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống 7
2.1.1 Bảng phân tích dữ liệu 7
2.1.2 Tác nhân và sự tƣơng tác giữa chúng với hệ thống 8
2.1.3 Biểu đồ ngữ cảnh 9

THIẾT KẾ HỆ THỐNG 37
4.1 thiết kế cơ sở dữ liệu 37
4.1.1 chuyển mô hình E-R sang mô hình quan hệ 37
4.1.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý 40
4.2. Xác định các giao diện nhập liệu 44
4.2.1. Các giao diện ứng với các thực thể 44
4.2.2. Các giao diện ứng với các mối quan hệ 44
4.3. Xác định các luồng dữ liệu hệ thống 45
4.3.1. Luồng hệ thống của tiến trình “1.0 nhận hàng” 45
4.3.2. Luồng hệ thống của tiến trình “2.0 trả hàng” 46
4.3.3. Luồng hệ thống của tiến trình “3.0 giải quyết sự cố” 47
4.3.4. Luồng hệ thống của tiến trình “4.0 báo cáo” 48
4.4. Đặc tả các giao diện và thủ tục 49
4.4.1. Đặc tả các giao diện nhập liệu 49
CHƢƠNG V 55
CÀI ĐẶT HỆ THỐNG VÀ HƢỚNG DẪN SỬ DỤNG 55
5.1. Môi trƣờng cài đặt 55
5.1.1. Hệ QTCSDL SQL SERVER 55
5.1.2. Ngôn ngữ VISUAL BASIC 57
5.2 Các hệ con và chức năng 58
5.3. Giới thiệu hệ thống phần mềm 59
5.3.1. Hƣớng dẫn sử dụng một số chức năng chính qua thực đơn 59
5.3.2 Một số kết quả đƣa ra 59
KẾT LUẬN 63
Đồ án tốt nghiệp Xây dựng chương trình quản lý nhận và trả hàng
Sinh viên : Nguyễn Thị Hà - Lớp CT902

3
CHƢƠNG I


doanh. Các lĩnh vực hoạt động chính của công ty bao gồm:
 Vân tải và dịch vụ vận tải hàng hóa bằng đƣờng sắt,đƣờng thủy, đƣờng bộ.
 Kinh doanh kho bãi, nhận và trả hàng gửi.
 Kinh doanh khách sạn, nhà nghỉ, nhà hàng ăn uống.
1.2 Mô hình tổ chức và quản lý

Mô hình tổ chức công ty cho ở hình 1, bao gồm ban giám đốc, các phòng ban
và các cơ sở và đội sản xuất kinh doanh.  Ban giám đốc
Ban giám đốc có các chức năng nhiệm vụ:
– Nhận ký kêt các hợp đồng kinh tế.
– Điều hành chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất của công ty.
– Quyết định giá áp tải hàng.
ban giám đốc
Phòng vận chuyển
Phòng kế toán
Phòng kế hoạch vật
tƣ
Phòng nhân sự
Hình 1.1. Mô hình tổ chức công ty
Đồ án tốt nghiệp Xây dựng chương trình quản lý nhận và trả hàng
Sinh viên : Nguyễn Thị Hà - Lớp CT902

Đồ án tốt nghiệp Xây dựng chương trình quản lý nhận và trả hàng
Sinh viên : Nguyễn Thị Hà - Lớp CT902

6
1.2.2 Hình thức và cơ chế nhận và trả hàng
Hàng ngày, Ban Giam Đốc sẽ tiếp nhân tất cả các yêu cầu muốn gửi hàng của
khách hàng. Khách hàng muốn gửi hàng phải điền đầy đủ tất cả các thông tin cần
thiết vào Giấy Gửi Hàng. Nhân viên sẽ kiểm tra hàng gửi xem có đúng với thông tin
trong hóa giấy gửi hàng không. Nếu thông tin không đúng thi không nhận gửi,
ngƣợc lại hai bên sẽ ký kết hợp đồng ủy thác vận chuyển. Sau đó giấy gửi hàng sẽ
đƣợc chuyển tới Phòng Kế Toán, phòng kế toán sẽ chép từ giấy gửi hàng vào hóa
đơn gửi hàng , viết phiếu thanh toán và thu tiền của khách và kế toán ghi sổ nhận
hàng. Hóa đơn gửi hàng gồm 3 liên (liên 1 gốc) kế toán lƣu lại để đối chiếu khi xảy
ra sự cố. Liên 3 sẽ giao cho khách hàng khi khách hàng đến nhận hàng. Liên 2 đƣợc
chuyển tới phòng vận chuyển. Khi Phòng Vận Chuyển nhận đƣợc hóa đơn gửi hàng
phòng sẽ căn cứ vào đó để triển khai kế hoạch gửi hàng.
Khi hàng đến ga nhân viên kế toán viết và gửi Giấy báo tin hàng đến cho
khách hàng đến nhận. Khách đến nhận hàng phải mang giấy báo tin hàng đến và
hóa đơn gửi hàng để nhân viên kế toán kiểm tra hóa đơn thật hay giả, đối chiếu hóa
đơn với hàng. Nếu không đúng thì không cho khách nhận hàng. Ngƣợc lại khách
phải điền đầy đủ thông tin vào giấy Đăng Ký Xin Xe, đồng thời kế toán ghi các
thông tin cần thiết vào sổ hàng trả. Nếu khách hàng còn nợ tiền hàng hay thanh toán
chƣa hết thì phải viết và gửi Giấy Báo Nợ để khách hàng thanh toán nốt tiền hàng.
Khi khách đến báo có sự cố thì kiểm tra hàng trong sổ gửi hàng và sổ trả hàng
để xác minh hàng có gửi không và đã lấy hàng chƣa. Nếu không đúng nhƣ vậy thì
không giải quyết. trong trƣờng hợp ngƣợc lại tiến hàng kiểm tra hàng ở hiện trƣờng.
nếu đúng nhƣ việc kiểm tra thì tiến hàng lập biên bản giải quyết và trong trƣơng
hợp cần thiết thì viết phiếu chi bồi thƣờng cho khách.
Cứ sau mỗi ngày, tuần nhân viên kế toán sẽ lập Báo Cáo hàng đến và hàng đi
theo ngày, tuần .

Kiểm tra sổ nhận và sổ trả hàng
Kiểm tra hàng ở hiện trường
Lập biên bản
Viết phiếu chi
Lập báo cáo
Ban giám đốc
Khách hàng
Hàng
Giấy gửi hàng
Hợp đồng ủy thác VC
Phòng kế toán
Hóa đơn gửi hàng
Phiếu thanh toán
Sổ nhận hàng
Phòng vận chuyển
Toa xe
Nhân viên
Giấy báo hàng đến
Chủ hàng – khách hàng
Giấy đăng ký xin xe
Sổ trả hàng
Giấy báo nợ
Biên bản phổ thông
Biên bản sự cố
Phiếu chi
Báo cáo hàng đến
Báo cáo hàng đi
Tác nhân
Tác nhân


Nhận hợp đồng ủy thác từ HT
Nhận phiếu thanh toán từ HT
Nhận thông báo hàng đến từ HT
Gửi hóa đơn gửi hàng vào HT
Gửi giấy xin xe vào HT
Nhận giấy báo nợ từ HT
Thông báo sự cố với HT
Nhận biên bản từ HT
Nhận phiếu chi từ HT
Ban giám đốc
Gửi Yêu cầu báo cáo đến HT
Nhận báo cáo từ HT

Đồ án tốt nghiệp Xây dựng chương trình quản lý nhận và trả hàng
Sinh viên : Nguyễn Thị Hà - Lớp CT902

9
2.1.3 Biểu đồ ngữ cảnh
KHÁCH HÀNG
Giấy gửi hàng
Thông báo hàng đến
Phiếu thanh toán
Hóa đơn gửi hàng
tt sự cố
biên bản sự cố

2.2. Biểu đồ phân rã chức năng
2.2.1 Nhóm các chức năng chi tiết

Các chức năng chi tiết (lá)
Nhóm lần 1
Nhóm lần 2
1. Kiểm tra hàng theo giấy gửi
2. Lập hợp đồng ủy thác vận chuyển
3. Chép thông tin hàng vào hóa đơn
4. Viết phiếu thanh toán
5. Ghi sổ nhận hàng
Nhận hàng gửi

Quản lý
Nhận và trả
Hàng gửi
5. Viết và gửi giấy báo tin hàng đến
6. Kiểm tra hóa đơn và hàng

trả hàng
1.Nhận
hàng gửi
2.Trả hàng
gửi
3.Giải
quyết sự
cố
4.Báo cáo
định kỳ
1.1. Kiểm tra
hàng theo
giấy gửi
1.2. Lâp hợp
đồng ủy thác
vận chuyển
1.3. Lập hóa
đơn gửi hàng
1.4. Viết
phiếu thanh
toán
1.5. Ghi sổ
nhận hàng
2.1. Viết và
gửi giấy báo
tin hàng đến
2.2. Kiểm tra
hóa đơn và
hàng
2.3. Ghi sổ

2.3.1 Chức năng nhận hàng gửi
 Kiểm tra hàng theo giấy gửi
Khách hàng muốn gửi hàng thì phải điền đầy đủ thông tin cần thiết vào giấy
gửi hàng sau đó nhân viên kế toán sẽ kiểm tra xem hàng ở giấy gửi xen có đúng với
yêu cầu không.
 Lập hợp đồng ủy thác vận chuyển
Để tạo sự tin cậy giữa 2 bên và giải quyết khi xảy ra sự cố thì 2 bên sẽ lập
hợp đồng ủy thác vận chuyển.
 Lập hóa đơn gửi hàng
Kế toán sẽ chép tất cả các thông tin mà khách hàng cung cấp vào hóa đơn và
ghi thêm thông tin nhƣ:loại và số hiệu toa xe,số trục,trong tải,và tính tiền gửi để
khách hàng thanh toán.
 Viết phiếu thanh toán
Khách hàng phải thanh toán tiền hàng gửi khi gửi hàng, nhân viên kế toán sẽ
lập phiếu thanh toán.
 Ghi sổ gửi hàng
Sau khi làm xong các thủ tục thì nhân viên kế toán sẽ chép các thông tin cần
thiết và sổ gửi hàng.
2.3.2. Chức năng trả hàng gửi

Viết và gửi giấy báo hàng đến
Khi hàng đến ga thi kế toán căn cứ váo hóa đơn gửi hàng để tạo tao ra giấy
báo tin hàng đến bao gồm các thông tin:thời gian,ga gửi, ga đến, chủ gửi,chủ nhận,
địa chỉ, tên hàng, trọng lƣợng,loại và số toa xe,trả tiến ở ga gửi.
 Kiểm tra hóa đơn và hàng
Khi khách đến nhận hàng thi khách hàng cầm theo hóa đơn để nhân viên đối
chiếu và làm giấy chủ hàng đăng ký xin xe bao gồm các thông tin:ngày giờ,tên hàng,số
lƣợng toa xe.tên hàng,ga đến.địa điểm xếp dỡ,thời gian xếp dỡ ,chủ hàng ký tên.
Đồ án tốt nghiệp Xây dựng chương trình quản lý nhận và trả hàng
Sinh viên : Nguyễn Thị Hà - Lớp CT902
Đồ án tốt nghiệp Xây dựng chương trình quản lý nhận và trả hàng
Sinh viên : Nguyễn Thị Hà - Lớp CT902

14
2.4 Danh sách hồ sơ dữ liệu đƣợc sử dụng a. Giấy gửi hàng
b. Hợp đồng ủy thác vận chuyển
c. Hóa đơn gửi hàng (3 liên)
d. Phiếu thanh toán
e. Sổ nhận hàng
f. Giấy báo hàng đến


Các thực thể dữ liệu
a. Giấy gửi hàng

b. Hợp đồng ủy thác vận chuyển c. Hóa đơn hàng gửi (3 liên)
d. Phiếu thanh toán

e. Sổ nhận hàng f. Giấy báo tin hàng đến
g. Giấy đăng ký xin xe


k. Phiếu chi l. Báo cáo hàng đến


1. Nhận hàng gửi
C
C
C
C
U 2. Trả hàng gửi

R
R R
C
U
C

3. Giải quyết sự cố


2.6 Biểu đồ hoạt động các tiến trình
2.6.1 Biểu đồ hoạt động tiến trình nhận hàng gửi
Khách hàng
Ban giám đốc
Kế toán
Phòng vận
chuyển
Khách đăng ký gửi
hàng

Khai báo
hàng gửi
Kiểm tra


Kế toán
Khách hàng
hàng về đến ga
không
có
Khai báo
thông tin lại
về hàng gửi
nợ tiền
Thanh toán
nợ tồn
Viết và gửi
giấy báo tin
hàng đến
Viết va Gửi
giấy báo nợ
Giấy báo
nợ
Chủ hàng
đăng ký
xin xe Kiểm tra
không có

Đồ án tốt nghiệp Xây dựng chương trình quản lý nhận và trả hàng
Sinh viên : Nguyễn Thị Hà - Lớp CT902

19
2.6.4 Biểu đồ hoạt động tiến trình báo cáo Ban giám đốc
Kế toán

CHƢƠNG III
XÁC ĐỊNH YÊU CẦU CỦA HỆ THỐNG
3.1 Các mô hình xử lý nghiệp vụ
3.1.1 Biểu đồ luồng dữ liệu vật lý mức 0

Hình 3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu vật lý mức 0
(nét đậm là phần thay thế hay thêm vào)

Khách hàng

1.0

Nhận hàng
2.0

Trả hàng
3.0

Giải quyết
sự cố
4.0

Báo cáo
Khách hàng Giấy gửi hàng


Phiếu chi
“không.gq”
“từ chối”
Ban giám
đốc
Gửi báo cáo
Yêu cầu
báo cáo
a
Giấy gửi hàng
b
Hợp đồng ủy thác
vận chuyển
c

Báo cáo hàng đi
đến,đi
l
f
Giấy báo tin
hàng đến

Đồ án tốt nghiệp Xây dựng chương trình quản lý nhận và trả hàng
Sinh viên : Nguyễn Thị Hà - Lớp CT902

21
3.1.2 Biểu đồ luồng dữ liệu vật lý mức 1
3.1.2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu vật lý của tiến trình ”1.0 Nhận hàng”
Hình 3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu vật lý mức 1.0
(nét đậm là phần thay thế hay thêm vào) Khách hàng

1.1

Kiểm tra hàng
theo giấy gửi 1.2


hàng
Đã thanh
toán
a
Giấy gửi hàng
c
Hóa đơn gửi hàng
b
Hợp đồng ủy thác
vận chuyển
1.5

Ghi sổ nhận
hàng

e
Sổ nhận hàng
d
Phiếu thanh toán
Khách hàng
Hóa đơn
gửi hàng
liên 3



2.2

Kiểm tra giấy tờ,
hàng
2.5

Viết và gửi
giấy báo nợ
2.6

Lập phiếu
thanh toán
Giấy báo tin hàng đến
Chủ hàng
đăng
ký xin xe
Hóa đơn sai

Phiếu
thanh toán
Phiếu
thanh
toán
c
Hóa đơn gửi hàng
Sổ trả hàng
b
Hợp đồng ủy thác
vận chuyển
g
Chủ hàng đăng ký
xin xe
Giấy báo nợ
Đồ án tốt nghiệp Xây dựng chương trình quản lý nhận và trả hàng
Sinh viên : Nguyễn Thị Hà - Lớp CT902

23
3.1.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu vật lý của tiến trình ”3.0 Giải quyết sự cố”



e
Sổ nhận hàng
k
Phiếu chi
j
Biên bản phổ thông
t.t.sự cố
Hàng
không
gửi
t.t.sự
cố
đúng
Biên bản

Hình 3.4 Biểu đồ luồng dữ liệu vật lý mức 4.0 Ban lãnh
đạo
4.1

Báo cáo
Yêu cầu báo
cáo
Báo cáo
l
Báo cáo hàng đến
e
Sổ nhận hàng