1 Đề tài:
“Báo cáo quản lý cửa hàng điện thoại
di động bằng VBnet”
2
Lời nói đầu
Điện thoại di động trong khoảng thời gian gần đây đang được sử dụng rất rộng
rãi. Vì vậy, hàng loạt các Cửa hàng mua bán và trao đổi điện thoại di động đã mọc
ra và ngày càng tăng lên nhanh chóng.
Hiện nay, công việc quản lý cửa hàng của các cửa hàng này thường được thực
hiện bằng phương pháp thủ công dẫn đến những bất cập như:
- Quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng lớn bởi các yếu tố chủ quan do sự
tác động của môi trường bên ngoài.
- Lưu trữ thông tin khó, dễ bị lộ.
- Thông tin thường lưu trữ trên giấy gây lãng phí lớn.
- Tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đáp ứng được nhu cầu cần báo cáo
đột xuất của ban lãnh đạo.
- Không đồng bộ trong việc cập nhật dẫn tới việc sai sót.
- Khi mở rộng quy mô hoạt động thì hệ thống quản lý thủ công sẽ không đáp
ứng được.
Bài toán đặt ra là tìm cách tổ chức một hệ thống mới quản lý các hoạt động
liên quan tới quản lý cửa hàng trên cơ sở cách thức hoạt động và quy tác làm việc
của đơn vị. Hệ thống mới phải làm sao giải quyết được các vấn đề nêu trên, phù hợp
với điều kiện của đơn vị ứng dụng hệ thống.
Hiện nay, sử dụng các thành tựu của công nghệ thông tin trong quản lý ngày
càng rộng rãi và mang lại hiệu quả cao, khắc phục được những nhược điểm của hệ

1.1. Giới thiệu về cửa hàng Điện thoại di động Minh Lương
Cửa hàng Điện thoại di động Minh Lương chuyên cung cấp các sản phẩm điện
thoại di động.
Thị trường chủ yếu của cửa hàng là trong thành phố.
Các sản phẩm của cửa hàng được nhập từ nhà sản xuất nội địa và ở nước
ngoài.
Được thành lập từ năm 2005.
Tổng số nhân viên trong cửa hàng là 10 người.
Địa chỉ : Số nhà 23 tổ 17- Phương Đồng Quang- TP. Thái Nguyên
Điện thoại : 0280 3852 500
1.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận của
cửa hàng Điện thoại di động Minh Lương.
1.2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức. 1.2.2. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận
* Chủ cửa hàng:
+ Quản lý và phân phối hoạt động của cửa hàng.
+ Quản lý và điều hành hoạt động của nhân viên.
Chủ cửa hàng
Bộ phận
tài chính

Bộ phận
kho

Bộ phận

+ Lưu phiếu bảo hành cho hàng hoá.
* Bộ phận kỹ thuật:
6
Xem xét thông tin tính năng điện thoại của các đơn vị, cá nhân hay các hãng
nổi tiếng, và nắm rõ từng đặc tính cụ thể, những sai sót của từng loại linh kiện,
thiết bị.
Bảo hành, sửa chữa theo yêu cầu phiếu đăng ký sửa chữa theo từng thứ tự ưu
tiên. Trong trường hợp có thay thế linh kiện thì nhân viên có nhiệm vụ liên lạc với
khách hàng để báo giá nếu may đã hết hạn bảo hành hoặc máy không mua của cửa
hàng.
Ghi nhận thông tin các lần bảo hành.
Giao hành đúng thời hạn, thời gian yêu cầu.
Mỗi mặt hàng sửa chữa đều có mã số riêng và có kèm mã nhân viên kỹ thuật.
* Bộ phận kho:
Chức năng chính của bộ phận kho là nhập hàng, xuất hàng cho bộ phận bán
hàng, bộ phận kỹ thuật và theo dõi số lượng hàng tồn kho.
Nhân viên phải thường xuyên kiểm tra để biết được số lượng hàng hoá bị hư
hỏng, sắp hết sau đó đề xuất Chủ cửa hàng.
+ Quản lý hàng hoá:
Nguồn hàng được lấy từ các nhà phân phối,…
Các mặt hàng kinh doanh đều phải có một loại mã số riêng để phân biệt với
hàng hoá khác. Các mặt hàng đều phải đầy đủ thông tin như: tên hàng, các chi tiết
hàng, giá cả, thông tin nhà sản xuất,…
Các quy định về mã số hàng hoá của cửa hàng thường được lữu trữ nội bộ do
Chủ cửa hàng đặt ra.
+ Quá trình đặt hàng với nhà cung cấp:
Hàng ngày nhân viên kho sẽ kiểm tra hàng hoá trong kho và đề xuất lên Chủ
cửa hàng về những mặt hàng cần nhập. Trong quá trình đặt hàng thi Chủ cửa hàng sẽ
7
có trách nhiệm xem xét các đề xuất về những mặt hàng yêu cầu và quyết đinh loại

- Giá bán = giá thị trường.
- Lãi lỗ = giá bán – giá vốn.
- Số lượng tồn kho cuối kỳ = tồn kho đầu ky + số lượng nhập – số lượng xuất.
* Bộ phận tài chính:
+ Theo dõi công nợ đối với khách hàng. Là bộ phận trực tiếp nhập số tiền theo
hóa đơn bán hàng bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
+ Lập bảng thanh toán thu – chi hàng tháng cho công ty.
+ Báo cáo tình hình tài chính lên Chủ cửa hàng.
1.2.3. Mục tiêu - yêu cầu cho hệ thống mới.
* Đánh giá về hệ thống hiện hành.
Cửa hàng đã đưa ra bộ máy tổ chức rất gọn, vừa đủ cho hoạt động của 1
doanh nghiệp nhỏ:
+ Chủ cửa hàng
+ Bộ phận kỹ thuật.
+ Bộ phận bán hàng.
+ Bộ phận kho.
+ Bộ phận tài chính.
9
Điểm bất cập ở đây chính là ở chỗ, các phòng ban này hoạt động và làm việc
không thật sự hợp lý. Các công đoạn trong khâu bán hàng, nhận hàng còn trồng chéo
lên nhau. Nhiệm vụ của các phòng ban không đúng với lý thuyết, cơ cấu của một hệ
thống bán hàng chuyên nghiệp. Ví dụ về cái bất hợp lý trong hoạt động:
+ Bộ phận kho ở đây kiêm luôn cả giao dịch với nhà cung cấp, lập đơn đặt
hàng rồi nhập hàng. Điều đó làm giảm đi tính chuyên nghiệp trong khâu nhập hàng,
gây ra khó khăn cho việc kiểm tra hàng về từ đó ảnh hưởng đến chất lượng bán ra
cho khách.
+ Bộ phận bán hàng chỉ có chức năng duy nhất là bán hàng, giao dịch, tư vấn
cho khách hàng về các sản phẩm mà công ty mình đang có. Phòng bán hàng không
thể trực tiếp quyết định việc nhập một sản phẩm mới vào công ty. Việc này cần phải
có một bộ phận khác, thu thập tin tức thị thường để đưa ra quyết định chính xác

Hệ thống phải có giao diện thân thiện, quen thuộc, dễ dàng cho người sử
dụng.
Hệ thống phải có chế độ sao lưu và phục hồi nhằm đảm bảo an toàn về mặt dữ
liệu cho cửa hàng.
Hệ thống phải có chế độ bảo mật tốt, chỉ làm việc đối với người có quyền sử
dụng hệ thống.
Hệ thống phải được cài đặt trên các máy hiện tại của công ty.
* Xây dựng chương trình quản lý cửa hàng, áp dụng công nghệ thông tin vào
quá trình quản lý:
11
Phần cơ sở dữ liệu: xây dựng bằng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL
Sever.
Phần lập trình: sử dụng công cụ Microsoft Visual Studio.
Hệ thống được cài đặt và phát triển dựa trên nền hệ điều hành Windows XP.
Hệ thống xây dựng xong có thể đi vào vận hành tại tất cả các máy tính trong
cửa hàng. Tất cả các máy tính trong hệ thống phải nối mạng LAN với nhau để trao
đổi dữ liệu một cách tốt nhất. Hệ thống với giao diện thân thiện sẽ giúp các nhân
viên sử dụng được nhanh chóng mang lại hiệu quả công việc tốt nhất.
Có thể nói rằng, việc xây dựng, phân tích và thiết kế hệ thống hoàn toàn đáp
ứng được các yêu cầu chức năng, công tác nghiệp vụ của công ty, là cơ sở để xây
dựng các ứng dụng sau này.


Nhận hoá đơn
Quản lý thu- chi
Lập báo cáo
tài chính

Lập đơn
đ
ặt h
àng

Lập phiếu
nh
ập kho

Lập phiếu
xu
ất kho

Lập báo cáo
thống kê
Lập phiếu

xu
ất h
àng

Bảo hành
Nhận phiếu
b

quản lý công nợ đối với khách hàng. Đây là phần quan trọng nhất quyết định đến sự
vận hàng của cả cửa hàng.
- Nhận hóa đơn thanh toán: sau khi hàng được chuyển đến tay khách hàng.
Khách hàng sẽ thanh toán hóa đơn bán hàng hoặc nợ lại theo các điều khoản đã ghi
trong hợp đồng. Bộ phận bán hàng sẽ gửi trả lại và báo cáo với bộ phận tài chính về
14
hóa đơn thanh toán của khách hàng. Từ đó bộ phận tài chính sẽ quản lý công nợ đối
với khách hàng thông qua hóa đơn thanh toán.
- Quản lý thu – chi: là nhiệm vụ đặc trưng của bộ phận tài chính. Nó có chức
năng quan trọng để đảm bảo hoạt động của công ty.
- Lập báo cáo tài chính : Cuối tháng bộ phận tài chính sẽ phải lập những báo
cáo về tình hình thu – chi của cửa hàng gửi cho Chủ cửa hàng.
Quản lý kho hàng: do bộ phận kho hàng đảm nhiệm. Với chức năng lưu trữ
hàng hóa, theo dõi nhập – xuất – tồn, lưu chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp đến
người tiêu dùng thông qua quy trình bán hàng.
- Lập đơn đặt hàng: Sau khi có các thông tin đầy đủ từ nhà cung cấp sản
phẩm. Bộ phận nhập hàng sẽ tiến hàng lập đơn đặt hàng để mua sản phẩm.
- Lập phiếu nhập kho: sau khi bộ phận bán hàng đã thương lượng và thống
nhất với khách hàng. Bộ phận bán hàng sẽ lập phiếu xuất hàng gửi tới kho hàng, yêu
cầu xuất hàng cho khách đúng chủng loại, số lượng Sau đó kho hàng sẽ xuất hàng
và lập phiếu xuất kho.
- Lập phiếu xuất kho: khi có hàng mới về, bộ phận nhập hàng sẽ chuyển hàng
đến kho hàng của cửa hàng. Sau khi tiếp nhận đủ về số lượng hàng, chủng loại hàng,
bộ phận kho hàng sẽ lập phiếu nhập kho để chứng nhận rằng đã nhận đủ lượng hàng
vào kho.
- Cập nhật thông tin nhà cung cấp: lấy thông tin khách hàng, lưu vào kho dữ
liệu, chuyển giao thông tin khách hàng cho bộ phận tài chính.
- Lập báo cáo thống kê: là việc không thể thiếu, để báo cáo tình hình hàng
trong kho đến Chủ cửa hàng. Qua đó thông tin cho bộ phận bán hàng về lượng hàng
có trong kho để trao đổi buôn bán với khách hàng. Cuối tháng bộ phận kho sẽ phải

ầu

caàuĐặt mua hàng
Lưu
trữ
Hoá đơn
bán hàng

Xuất hàng
theo yêu cầu
Phiếu bảo
hành
Kiểm tra
thông tin hàng
hoá

Lập hoá đơn bán
hàng

Đúng
Sai
Thu tiền
Hết


2.1.2.2. Phõn h mua hng.
ỳng
Sai

ba

ỳng
Sai

Ghi nhn yờu cu
t mua qua
in thoi,
email

Lu

tr


Phiu
ng ký
Lp phiu giao
hng

H
t

a

b

Giao hoỏ
n cho
khỏch
Lp phiu bo hnh

Nhn h
ng
v tr tinKho nhaọn
laùi haứng
17
Bộ phận kho Chủ cửa hàng Nhà cung cấp Bộ phận kế toán


ợng

L
ập đ
ơn
đ
ặt h
àng

Đơn đặt
hàng
Lưu
tr
ữ

Tiếp nhận và xử lý
Hoá đơn
Giao hàng theo
đơn đ
ặt h
àng

Tiếp nhận và
kiểm tra hàng
Nhập kho và
lưu thông tin
hàng hoá
Lưu
trữ
L

2.1.3. Biểu đồ luồng dữ liệu DFD.
Khách hàng Bộ phận kế toán Bộ phận kỹ thuật Bộ phận kho



Ý kiến
khách

Đúng

Lưu thông
tin khách
hàng m
ới

Lưu
trữ
Tiếp nhận
hàng
Nhận
hàng
Phiếu báo giá
tam thời
Lập phiếu hen ngày trả và tiến
hành sửa chữa

19
2.1.3.1. Biểu đồ DFD mức khung cảnh.

2.1.3.2. Biểu đồ DFD mức đỉnh.
Hệ thống
quản lý cửa
hàng ĐTDĐ
Khách hàng
Chủ cửa hàng
Nhà cung cấp
Hàng + phiếu giao hàng
Giao dịch + đơn đặt hàng
Thông tin trả lời
Thông tin khách hàng
Nhu cầu mua hàng
Đơn đặt hàng
Hàng, hoá đơn bán hàng,
phi
ếu bảo h
ành

Yêu
cầu
báo
cáo
Bản
báo
cáo
20


Bản
báo
cáo

Nhập – xuất – tồn

Mã
hàng,
số tiền

Yêu
cầu
báo
cáo
Bản
báo
cáo
Yêu cầu báo cáo
Bản báo cáo
Yêu cầu mua hàng
Chấp nhận mua hàng
Nhà cung cấp
Thương
lượng
Thông tin
nhà cung
cấp,
thông tin
về hàng,
báo giá,


Hoàn thành giao lại hàng
Phiếu xuất linh kiện
Linh kiện bảo hành
Hoá đơn mua hàng

Bảo hành
21
+ Chức năng quản lý bán hàng: + Chức năng quản lý tài chính:
Khách hàng
Hoá đơn bán hàng
1.1.
Nhận đơn
đặt hàng
1.2.
Lập hoá
đơn bán
1.3.
Lập phiếu
xuất hàng
1.5.
Cập nhật
thông tin
khách hàng
1.6.
Lập báo cáo
bán hàng

tài chính
Chủ cửa hàng
Quản lý bán hàng
Quản lý kho
Khách hàng
Nhà cung cấp
Hoá đơn thanh toán
Hoá
đơn
thu
Hoá
đơn
chi
Hoá đơn bán
Hoá đơn mua
Yêu
cầu
báo
cáo
Bản
báo
cáo
Mã hàng, số tiền
Khách hàng

Nhà cung c
ấp

Mã khách hàng
Mã nhà cung cấp

Nhập – xuất - tồn
Số lượng hàng
Nhu cầu mua hàng
Số
lượng
hàng
theo
đơn đặt
Phiếu xuất linh kiện
Linh
kiện
bảo
hành
Phiếu xuất hàng
Xuất hàng
cho khách
Yêu cầu báo cáo
Bản báo cáo
Sô lượng hàng

trong kho

thông tin nhà cung cấp
Loại hàng, số lượng đã nhập
Loại
hàng, số
lượng
đã xuất
thông
tin nhà

Yêu cầu
báo cáo
Bản
báo
cáo
Linh
kiện
bảo
hành
Mã khách
hàng,
mã hàng
25
2.2.1. Kiểu thực thể và các thuộc tính của nó.
+ Danh mục nhân viên (Mã nhân viên, Tên nhân viên, ngày sinh, giới tính, bộ
phận, địa chỉ, điện thoại).
+ Danh mục khách hàng (Mã khách hàng, Tên khách hàng, địa chỉ, điện
thoại).
+ Danh mục nhà cung cấp (Mã nhà cung cấp, Tên nhà cung cấp, địa chỉ, điện
thoại, Email).
+ Danh mục hàng (Mã hàng, Mã nhà cung cấp, tên hàng, hãng sản xuất, đơn
vị tính, số lượng, đơn giá).
+ Phiếu xuất (Mã phiếu xuất, mã khách hàng, tên khách hàng, Mã nhân viên,
tên nhân viên, ngày xuất, Mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, số lượng, giá bán, thành
tiền, tổng tiền).
+ Phiếu nhập (Mã phiếu nhập, Mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, Mã nhân
viên, tên nhân viên, ngày nhập, Mã hàng, tên hàng, hãng sản xuất, đơn vị tính, số
lượng, giá nhập, thành tiền, tổng tiền).
+ Hoá đơn bán hàng (Số hoá đơn, ngày bán, Mã khách hàng, tên khách hàng,
Mã nhân viên, tên nhân viên, chiết khấu, Mã hàng, tên hàng, số lượng, giá bán,