|Thực hiện - Nguyễn Sơn Hải - Bùi Việt Hà - Phạm Văn Hiển- Phạm Thị
Hương Giang- Nguyễn Thị Thanh Hằng- Vũ Thu Hà- Phạm Thị Nga –
Nguyễn Thị Thanh Thủy- Ngô Minh Thu- Nguyễn Thu Hương
BÀI TẬP:
GIẢM THIỂU LÃNG PHÍ THỜI GIAN Ở BỘ PHẬN
PHÒNG BAN TẠI CÔNG TY TNHH HƯƠNG MỘC
LAN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ ĐHQG HÀ NỘI
QUẢN TRỊ KINH DOANH K20
HÀ NỘI, 2012
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU 3
“Thời gian quý hơn vàng” đó là chân lý đã được chứng minh, đặc biệt là trong thế giới kinh doanh. Vì
vậy, Biết cách quản lý thời gian một cách hiệu quả đồng nghĩa với việc bạn đang có trong tay cả một
gia tài lớn! 3
1.1. Giới thiệu về công ty 4
1.2. Các hoạt động chính gây lãng phí thời gian tại công ty 4
1.3. Nguyên nhân của sự lãng phí thời gian 4
1.4. Mục đích hướng tới 5
1.5. Giải pháp giảm thiểu thời gian lãng phí 5
1.6. Hạn chế việc nhân viên làm nhiều việc cùng một lúc 5
1.7. Hướng dẫn nhân viên về phân bố thời gian thực hiện kiểm tra hòm thư 5
1.8. Tạo những khu vực riêng để nhân viên có thể thư giãn và lấy lại sự tập trung 5
1.9. Loại bỏ những cuộc họp không cần thiết 6
1.10. Hạn chế việc sử dụng mạng xã hội của nhân viên 6
1.11. Hướng dẫn nhân viên nên có các thói quen đúng 6
1.12. Tạo động lực cho nhân viên 6
1.13. Đưa ra các cơ chế giám sát và xử phạt 6
1.14. Duy trì số lượng nhân sự phù hợp với chiến lược phát triển và khối lượng công việc của công ty.
7
2

Tổng thời gian lãng phí: 3h/ngày/nhân viên
1.3. Nguyên nhân của sự lãng phí thời gian
- Không thoải mái trong công việc : Gia đình, áp lực trong công việc, môi trường
làm việc gây căng thẳng.
- Không có động lực làm việc
- Không được giao việc nhất là đối với nhân viên mới
- Không tập trung vào công việc vì bị đồng nghiệp làm phiền, thiếu tổ chức trong
công việc khi thực hiện làm nhiều việc cùng một lúc
4
- Thực hiện các hoạt động không cần thiết quá nhiều trong công việc: liên tục check
các email không cần thiết, đọc thông tin và vào mạng xã hội liên tục trong khi mức
độ công việc không cần đến mức đó…
1.4. Mục đích hướng tới
- Thời gian 3 tháng đầu giảm thiểu lãng phí thời gian 2h/ngày/nhân viên
1.5. Giải pháp giảm thiểu thời gian lãng phí
1.6. Hạn chế việc nhân viên làm nhiều việc cùng một lúc
- Hướng dẫn nhân viên thay vì vừa đọc tài liệu, vừa nói chuyện với khách hàng, hãy
tập trung hoàn thành từng việc một. Nhiều người lầm tưởng rằng làm nhiều việc
cùng lúc sẽ tiết kiệm thời gian nhưng thực tế lại ngược lại bởi sự thiếu tập trung sẽ
khiến chất lượng công việc giảm sút.
1.7. Hướng dẫn nhân viên về phân bố thời gian thực hiện kiểm tra hòm thư
- Trong môi trường làm việc hiện nay việc giao dịch email là phổ biến và việc
check mail là một công việc không thể thiếu đối với nhân viên văn phòng. Tuy
nhiên không nên kiểm tra email liên tục, trừ trường hợp công việc yêu cầu phải
tương tác liên tục qua email. Chúng ta đưa ra một phép tính, mỗi lần báo thư đến,
thời gian kiểm tra và trả lời cả những thư không cần thiết, một người nhân viên sẽ
lãng phí khoảng 5 phút. Với vài lần như vậy trong ngày, thời gian lãng phí có thể
lên tới cả một giờ làm việc. Bởi vậy nên hướng dẫn nhân viên hãy dành một
khoảng thời gian nhất định trong ngày để kiểm tra và trả lời thư.
1.8. Tạo những khu vực riêng để nhân viên có thể thư giãn và lấy lại sự tập trung

nhân viên và đánh giá cao sự chủ động của họ trong công việc sẽ kích thích họ
thực hiện các công việc có lợi cho hoạt động của công ty và sẽ góp phần hạn chế
việc lãng phí thời gian.
1.13. Đưa ra các cơ chế giám sát và xử phạt
- Thực hiện nhắc nhở, cảnh cáo, phạt tiền đối với các hành vi buôn điện thoại, làm
việc riêng trong thời gian làm việc của cơ quan. Thường xuyên kiểm tra đôn đốc
6
và hàng tuần hàng tháng tiến hành công bố danh sách của những nhân viên không
thực hiện đúng các quy định.
1.14. Duy trì số lượng nhân sự phù hợp với chiến lược phát triển và khối
lượng công việc của công ty.
- Việc duy trì một số lượng nhân sự nhất định phù hợp với khối lượng công việc
của công ty theo kế hoạch xác định trước sẽ góp phần đảm bảo người lao động sẽ
phải thực hiện đầy đủ các định mức công việc trong thời gian làm việc 8 tiếng của
họ tại cơ quan và sẽ góp phần giảm thời gian bị lãng phí.
7