Bài luận
Đề tài:
Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
công ty xây dựng phát triển hạ tầng cơ sở Tân Thành
1
Lời mở đầu
Bất kỳ một lĩnh vực hoạt động nào của xã hội cũng cần phải có sự
tham gia của hoạt động quản lý. Trong thời gian qua nhiều doanh nghiệp của
Việt Nam đã và đang thực hiện các thay đổi hệ thống quản lý. Với thời cơ
và thách thức mới trong hoạt động kinh doanh, việc thay đổi hệ thống quản
lý cho phù hợp với điều kiện cạnh tranh, với sức ép quốc tế hoá ngày càng
tăng, là một yêu cầu có tầm quan trọng chiến lược đối với quá trình phát
triển lâu dài của các doanh nghiệp Việt Nam. Hiệu quả hệ thống quản lý tổ
chức được thể hiện cụ thể qua hiệu quả, tính hợp lý của cơ cấu tổ chức, các
hệ thống nhân sự, tuyển dụng, đánh giá thực hiện công việc, đào tạo…Hệ
thống quản lý tiên tiến đòi hỏi cũng phải tương xứng với bộ máy quản lý của
doanh nghiệp.
Xuất phát từ điều đó bộ máy quản lý trong một tổ chức ngày cũng trở
nên quan trọng trong vai trò quản lý của mình. Nhưng bộ máy quản lý muốn
hoạt động tốt thì trước hết cần phải có một cơ cấu tổ chức bộ máy phù hợp,
đó là một cơ cấu chuyên tinh, gọn nhẹ, hợp lý không có sự chồng chéo. Bộ
máy quản lý hoạt động tốt đòi hỏi chất lượng đội ngũ quản lý cũng phải
ngày càng được năng cao. Do vậy, việc tuyển dụng, bố trí, đào tạo và sử
dụng cán bộ phải phù hợp với năng lực thực sự và yêu cầu của chính vị trí
quản lý ấy. Việc tổ chức bộ máy quản lý sao cho có thể đáp ứng mục tiêu
của tổ chức là một vấn đề làm đau đầu các nhà lãnh đạo. Ngày nay xu hướng
chuyển giao quản lý trực tiếp trong các doanh nghiệp FDI (doanh nghiệp có
vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài) tạo ra ảnh hưởng lan toả, tích cực góp phần
nâng cao năng lực cán bộ và chất lượng hệ thống quản lý trong các doanh
nghiệp Việt Nam.
Thấy được vai trò quan trọng của cơ cấu tổ chức quản lý trong hoạt

• Sản xuất kinh doanh thiết bị, phụ tùng vật tư vật liệu xây dựng.
3
• Vận tải hàng hoá đường bộ
4
2.2. Đặc điểm hoạt động Công ty
Công ty là một doanh nghiệp trong lĩnh vực xây dựng. Tuy nhiên
công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng hạ tầng kỹ thuật. Công ty có 3
mảng hoạt động chính đó là: thi công các công trình hạ tầng, thi công các
công trình cấp thoát nước, kinh doanh vật tư thiết bị và vận tải hàng hoá
đường bộ. Đối với các công trình hạ tầng thì công ty thường được đảm nhận
công việc san nền, làm đường nội bộ, đó là những khâu đầu tiên của một
công trình xây dựng, vì vậy một yêu cầu đặt ra là những công trình mà công
ty đảm nhận phải đảm bảo đúng tiến độ. Nếu không đúng tiến độ thì sẽ ảnh
hưởng tới các khâu sau này của công trình.
2.3. Kết quả kinh doanh của Công ty trong thời gian vừa qua.
2.3.1 Về giá trị tổng sản lượng
Bảng 1: Giá trị tổng sản lượng
Đơn vị: triệu đồng
2002 2003 2004
TH % TH % TH %
Giá trị tổng sản lượng
28.300 100

31.124 100

33.676 100

Xây lắp
18.400 65,02 22.120 71,07 26.257 77,97
Kinh doanh vật tư,

1. Tổ chức bộ máy quản lý hiện nay của công ty
1.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Tại công ty các phòng ban được bố trí tách biệt và trưởng phòng của
mỗi phòng cũng đều có phòng riêng. Tuy nhiên do công ty được bố trí tại
nơi có vị trí chật hẹp lại chung một khu nhà với một công ty khác cho nên
việc tu sửa nâng cấp là rất khó khăn. Công ty có các phòng sau:
1) Phòng Tổ chức Hành chính
2) Phòng Tài chính kế toán
3) Phòng Kinh tế kế hoạch
4) Phòng Thiết bị
5) Phòng Thi công
Cách bố trí mỗi phòng ban riêng biệt có ưu điểm là tạo nên tính độc
lập giữa các phòng ban hạn chế những sự tác động gây cản trở công việc do
mỗi phòng đều có chức năng, nhiệm vụ riêng biệt công việc của từng người
độc lập với nhau.
7
1.2. Cơ cấu nhân sự bộ máy quản lý của công ty
Hầu hết các cán bộ nhân viên của công ty đều được đào tạo và được
bố trí công việc đúng chuyên môn, nghiệp vụ của họ.
• Trình độ nhân viên
Bảng 4: Trình độ củanhân viên
Bộ phận Tổng Đại học Cao đẳng
Trung
cấp
Phòng Tổ chức Hành chính 14 3 3 4
Phòng Tài chính Kế toán 6 4 0 2
Phòng Kinh tế kế hoạch 8 5 3 0
Phòng Thiết bị 7 3 4 0
Phòng Thi công 13 5 4 4
Tổng cộng 48 20 14 10

động tại văn phòng công ty; nhóm tuổi từ 30-50 có 14 người chiếm 29,17%
và độ tuổi trên 50 có 9 người chiếm 18,75%. Nhìn chung độ tuổi của nhân
viên công ty còn trẻ do công ty mới thành lập được hơn 6 năm. Chính vì tuổi
đời và tuổi nghề của nhân viên còn trẻ nên kinh nghiệm làm việc còn hạn
chế do đó ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Những cán bộ trên 50 được bố
trí vào một số vị trí chủ chốt.
Về giới tính hiện tại có 32 nam chiếm 66,67% tổng lao động của văn
phòng công ty và 16 lao động nữ chiếm 33,33% số lao động tại văn phòng
công ty. Như vậy, số lao động nam chiếm tỷ lệ tương đối cao so với nữ phản
ánh đặc thù của ngành xây dựng.
9
1.3. Trang thiết bị văn phòng tại công ty
Do địa điểm đặt văn phòng của công ty có diện tích chật hẹp nên đã
ảnh hưởng tới việc tu sửa nâng cấp trang bị cơ sở vật chất cho văn phòng.
Nhân viên phải làm việc trong điều kiện chật hẹp, bên cạnh đó các thiết bị
làm việc lại lạc hậu, điều đó ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả công việc của
văn phòng.
Hiện nay trang thiết bị văn phòng của công ty gồm:
- Máy vi tính: 12 chiếc
- Máy in: 7 chiếc
- Máy photocopy: 2 chiếc
- Máy điều hoà: 10 chiếc
- Máy điện thoại: 10 chiếc
- Máy fax: 1 chiếc
Tất cả các máy tính của công ty đều hoạt động độc lập chưa được nối
mạng nội bộ dẫn đến việc trao đổi thông tin liên kết công việc giữa các
phòng ban bị hạn chế. Do số lượng máy in ít hơn máy tính cho nên có khi 2
máy tính phải dùng chung 1 máy in điều này cũng làm giảm tốc độ xử lý
công việc.
Nhìn chung trang thiết bị văn phòng công ty Tân Thành chưa đáp ứng

Các cuộc họp phải được chuẩn bị kỹ và tiến hành một cách khoa học
để đảm bảo nội dung đưa ra được trao đổi, thảo luận một các nguyên tắc có
hiệu quả.
11
Nội dung các cuộc họp phòng đều được ghi lại trong sổ nhật ký biên
bản họp phòng.
Quan hệ công tác
- Đối với các phòng khác:
Quan hệ giữa phòng với các phòng khác tại công ty thực hiện trên cơ
sở hợp tác tôn trọng và bình đẳng để hoàn thành tót nhiệm vụ được giao và
mang lại hiệu quả tốt cho công ty.
Trao đổi nghiệp vụ, chế độ, thể lệ.
Phối hợp hỗ trợ nhau trong việc nghiên cứu chính sách, chế độ thể lệ
của Nhà nước để đề xuất, áp dụng và thực hiện các nghiệp vụ trong hoạt
động của công ty.
- Đối với tổ chức và cá nhân khác
Đặt các quan hệ với các tổ chức, cá nhân trên cơ sở hợp tác phát triển,
vì lợi ích của công ty sau khi đã được Giám đốc thông qua nội dung.
Cung cấp các thông tin về hoạt động của công ty trong phạm vi theo
quy định và phải được sự chấp thuận của Giám đốc hoặc Phó giám đốc.
1.4.2 Phòng tổ chức hành chính
Chức năng:
Phòng tổ chức hành chính: là phòng chuyên môn, tham mưu cho giám
đốc về công tác: tổ chức sản xuất, quản lý và sử dụng lực lượng cán bộ công
nhân viên, thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động, công tác
định mức trả lương sản phẩm. Công tác lễ tân tiếp khách. Đảm bảo các công
việc về hành chính quản trị, bảo vệ và y tế cơ quan.
Nhiệm vụ:
Thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến các chức năng của phòng
12

của phòng
Lưu trữ và quản lý hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động của phòng
Thực hiện các nghĩa vụ khác được ban lãnh đạo công ty giao.
1.4.4 Phòng Kinh tế kế hoạch
Chức năng
Phòng Kinh tế kế hoạch: là phòng chuyên môn nghiệp vụ, có chức
năng tham mưu giúp giám đốc công ty tổ chức, triển khai, chỉ đạo và trịu
trách nhiệm về công tác kế hoạch, vật tư, thiết bị, đấu thầu.
Phân tích tư vấn đầu tư và phân tích các hoạt động đầu tư của công ty
Nhiệm vụ
Xây dựng các quy trình và sổ tay nghiệp vụ theo chức năng, nghiệp vụ
được giao
Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch
Phối hợp với các phòng chức năng trong công ty thực hiện các công
việc trong phạm vi chức trách của phòng
Tổ chức đánh giá, lập báo cáo kết quả triển khai kế hoạch của phòng
định kỳ, tham mưu cho Ban giám đốc các vấn đề liên quan đến hoạt động
của phòng
Thực hiện nhiệm vụ thường trực hoạt động đầu tư để giúp Ban lãnh
đạo công ty quyết định các phương án đầu tư trong toàn công ty.
Lưu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động của phòng
Thực hiện các nhiệm vụ khác được ban lãnh đạo công ty giao phó.
1.4.5 Phòng kỹ thuật thi công
14
Là phòng kỹ thuật, quản lý thiết kế, thi công có chức năng giúp giám
đốc công ty tổ chức triển khai các công việc về công tác nghiệp vụ kỹ thuật
trong thi công xây lắp, khảo sát thiết kế, quản lý công trình. Thực hiện công
tác an toàn, bảo hộ lao động.
1.4.6 Phòng quản lý thiết bị
Có chức năng quản lý, hướng dẫn thực hiện việc khai thác có hiệu

đạt được trong mấy năm qua chứng tỏ sự nổ lực cố gắng của toàn thể Công
ty đặc biệt là đội ngũ cán bộ quản lý. Tuy nhiên vẫn tồn tại một số vấn đề
cần phải xem xét.
2.1. Ưu điểm
Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình cơ cấu trực
tuyến, mô hình này hoàn toàn phù hợp với Công ty có quy mô nhỏ, cơ cấu
không phức tạp. Bộ máy quản lý muốn hoạt động tốt thì trước hết phải đảm
bảo tính hiệu quả và hợp lý của cơ cấu tổ chức. Ưu điểm của cơ cáu này gọn
nhẹ linh hoạt cho phép giải quyết công việc một cách nhanh chóng, chức
năng nhiệm vụ được quy định rõ ràng, người lãnh đạo chịu trách nhiệm về
các kết quả hoạt động của người dưới quyền do vậy đòi hỏi người lãnh đạo
cũng như các cán bộ quản lý phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp.
Độ tuổi trung bình của các nhân viên công ty còn trẻ, các cán bộ trẻ
luôn giàu lòng nhiệt tình, hăng hái đối với công việc, họ là người trực tiếp
thực hiện cấc công việc, nhát là các công việc đòi hỏi phải sử dụng máy
tính, ngoại ngữ, trong khi đó cán bộ có thâm niên công tác cao thường bị
16
hạn chế bởi những kỹ năng này. Đây chính là thế mạnh của bộ máy quản lý
trong Công ty.
Ngoài những nhân tố bên trong thì những tác động của môi trường
xung quanh cũng góp phần làm cho bộ máy quản lý của Công ty hoạt động
tốt. Đó chính là điều kiện lao động. Hầu hết trong các doanh nghiệp Việt
Nam trình độ lao động quản lý của chúng ta cao nhưng do môi trường làm
việc không tốt cho nên đại đa số những người quản lý không thể phát huy
mọi năng lực kỹ năng của mình. Khắc phục nhược điểm này Công ty Tân
Thành đã cố gắng tạo một môi trường làm việc tốt cho toàn Công ty nói
chung và bộ máy quản lý nói riêng. Mỗi cán bộ quản lý đều được trang bị
một bộ bàn ghế riêng, 1 máy vi tính cá nhân đều được kết nối mạng Internet
cùng 1 máy điện thoại. Với những trang bị này tạo điều kiện cho các cán bộ
làm tốt công việc cuả mình, họ cảm thấy được sự quan tâm của Công ty, do

lý của Công ty xây dựng phát triển Hạ tầng Tân Thành” cho luận văn của
em. Việc lựa chọn đề tài này của em cố gắng đưa ra một bức tranh toàn cảnh
về tổ chức bộ máy quản lý của Công ty và mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị
để có thể khắc phục các mặt còn hạn chế đó, hy vọng trong thời gian tới
công ty sẽ làm ăn khởi sắc.
20