2
Luận văn
Một số ý kiến nhằm hoàn
thiện và củng cố bộ máy
quản lý của Công ty xây
dựng II Thanh Hoá

3

LỜI NÓI ĐẦU
Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý là một đòi hỏi khách quan đối với
nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là trong cơ chế thị trường như hiện nay. Đây là
một vấn đề khó khăn do lực lượng lao động làm công tác quản lý là lao động
có trình độ cao, mỗi hoạt động của họ đều gắn liền với quá trình sản xuất
kinh doanh và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Trong một Công ty, bộ
máy quản lý đóng vai trò quyết định đối với sự tồn tại và phát triển của Công
ty đó. Nếu một bộ máy được đảm bảo gọn nhẹ, linh hoạt, có trình độ thì chắc
chắn bộ máy đó sẽ làm cho Công ty phát triển nhanh chóng.
Xuất phát từ thực tế là bộ máy quản lý của công ty xây dựng II_Thanh
hoá mới được hình thành do sự sát nhập hai bộ máy của hai Công ty sau qúa
trình sát nhập giữa Công ty với Công ty Đường C, nên còn có nhiều vấn đề
tồn tại cần phải khắc phục trong thời gian tới. Vì vậy, hoàn thiện bộ máy quản
lý là một điều cần thiết. Có như vậy, bộ máy mới phát huy được vai trò của nó
trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, song để làm được công tác
nay hoàn toàn không phải là đơn giản bởi vì trong quá trình hoàn thiện tất yéu
khong tránh khỏi sự đụng chạm tới quyền lợi vị trí của nhiều cán bộ công
nhân viên trong Công ty.

5

CHƯƠNG I

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ BỘ MÁY QUẢN LÝ
TRONG MỘT CÔNG TY

I – NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN VÀ MỘT SỐ MÔ HÌNH TỔ CHỨC
QUẢN LÝ.
A. Những khái niệm cơ bản.

1. Khái niệm về tổ chức, quản lý tổ chức và vai trò của tổ chức quản lý.

Tổ chức: Để thực hiện một công việc, một mục tiêu xác định thì cần
phải có sự tổ chức các cá nhân trong tổ chức đó thành những thành viên có
chức năng nhiệm vụ nhất định để cùng thực hiện nhiệm vụ chung của tổ chức.
Việc tổ chức như vậy sẽ biểu thi công việc mà mỗi người làm có một mục
đích hoặc có một mục tiêu nhất định song lại phải tạo ra sự ăn khớp với cả
nhóm, những thành viên khác để cùng kết hợp nhằm hoàn thành nhiệm vụ
chính do đó mà nảy sinh tổ chức.
Vậy, tổ chức được hiểu là sự liên kết những cá nhân, những quá trình,

có bộ máy quản lý.
2. Cơ cấu tổ chức bộ máy của doanh nghiệp.
a. Cơ cấu tổ chức.
Đó chính là hình thức tồn tại của tổ chức, nó nói lên sự sắp đặt theo trật
tự nào đó của bộ phận của tổ chức cùng các mối quan hệ giữa chúng.
Trong nội bộ tổ chức tồn tại hai mối liên hệ chủ yếu giữa các yếu tố cấu
thành nên tổ chức, đó là:

7

- Mối liên hệ dọc của tổ chức cấp trên và cấp dưới.
- Mối liên hệ ngang của các yếu tố ngang cấp.
Cơ cấu tổ chức trực tiếp quyết định hệ thống chỉ huy và mạng lưới
thông suốt trong tổ chức. Do đó, cơ cấu tổ chức thích hợp là hết sức quan
trọng đối với việc thực hiện có hiệu quả những mục tiêu của tổ chức.
Tóm lại, cơ cấu tổ chức là một kết cấu phân tầng lớp từ trên xuống dưới
thể hiện hình thức lãnh đạo theo hình chóp, đứng đầu là người lãnh đạo cao
nhất sau đó đến các bộ phận lãnh đạo thấp hơn cho đến tầng cuối cùng.
Do có nhiều nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức nên việc tổ chức cơ
cấu của tổ chức phải hết sức hợp lý, xử lý xác đáng mối quan hệ giữa các cấp
của tổ chức và mức độ quản lý. Cần có sự phân định rõ ràng giữa quyền hạn
chức năng và nhiệm vụ của các cấp trong tổ chức nhằm phát huy hiệu suất
của các cá nhân từ đó làm lợi cho việc nâng cao hiệu quả công tác nói chung.
b. Cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp.
Tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc
lẫn nhau, được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất
định, được bố trí theo những cấp, từng khâu khác nhau nhằm đảm bảo thực
hiện các chức năng quản lý và thực hiện mục đích chung đã xác định của
doanh nghiệp được gọi là cơ cấu tổ chức bộ máy tổ chức của doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức quản lý là hình thức phân công lao động trong lĩnh vực quản

e. Tính bí mật.
Trong giai đoạn hiện nay, sự khốc liệt trong cạnh tranh của cơ chế thị
trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải kiểp soát chặt chẽ thông tin mang tính
chiến lược. Điều đó đòi hỏi giữ gìn được nội dung hoạt động của mỗi bộ phận
và của cả bộ máy, chống sự rò rỉ mất cắp thông tin do các đối thủ cạnh tranh

9

luôn có sự kình địch và thường xuyên theo dõi bám sát nhau trên thương
trường.
4. Những nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Mục đích của việc phân tích các yếu tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy
quản lý doanh nghiệp là nhằm tìm ra một mô hình tổ chức quản lý góp phần
nâng cao hiệu quả của doanh nghiệp. Không một yếu tố riêng lẻ nào có thể
quyết định mô hình tổ chức bộ máy quản lý của công ty, mà tổ chức bộ máy
quản lý của công ty chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố và các yếu tố này lại
thay đổi tùy theo từng trường hợp.
a. Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Hiện nay, một điều được chấp nhận chung là nhiệm vụ sản xuất kinh
doanh và tổ chức bộ máy quản lý là hai mặt không thể tách rời nhau trong
công tác quản lý doanh nghiệp.
Chendler đã tiến hành nghiên cứu nhiều doanh nghiệp lớn ở Hoa Kỳ
như: Dupond, Scars, Standart Oil, đã đi đến kết luận là khi có sự thay đổi
nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cấp công ty thì bộ máy quản lý cũng phải thay
đổi theo. Lý do chính khiến các công ty phải thay đổi bộ máy quản lý là vì bộ
máy quản lý cũ gây ra sự kém hiệu quả trong việc phấn đấu đạt được những
nhiệm vụ của công ty khi có sự thay đổi trong sản xuất kinh doanh . Tuy
nhiên, không phải bao giờ cũng có sự thay đổi về nhiệm vụ sản xuất kinh
doanh cũng có sự thay đổi bắt buộc của bộ máy quản lý. Song, các kết quả
nghiên cứu đều ủng hộ ý tưởng bộ máy quản lý cần đi kèm theo nhiệm vụ sản

e. Mức độ phức tạp của môi trường kinh doanh.
Mức độ phức tạp của môi trường kinh doanh cũng có ảnh hưởng tới bộ
máy tổ chức quản lý. Trong điều kiện môi trường kinh doanh ổn định thì các
doanh nghiệp cũng có một bộ máy quản lý ổn định, trong đó việc đưa ra các
quyết định thường mang tính tập trung với những chỉ thị, nguyên tắc cứng
rắn, đều có thể quản lý tốt. Ngược lại, những doanh nghiệp có được thành
công trong môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng thường phải tổ chức

11

bộ máy quản lý có mối liên hệ gắn bó hữu cơ, trong đó việc ra quyết định
có tính chất phân tán với các thể lệ mềm mỏng linh hoạt, các phòng ban có sự
liên kết chặt chẽ với nhau và với các tổ đội đa chức năng.
f. Cơ sở kỹ thuật của hoạt động quản lý và trình độ của cán bộ quản lý.
Nhân tố này ảnh hưởng rất lớn tới tổ chức bộ máy quản lý. Khi cơ sở
kỹ thuật của hoạt động quản lý (máy vi tính, điện thọai…) đầy đủ hiện đại,
trình độ của cán bộ quản lý cao có thể đảm nhiệm được nhiều công việc thì
nó sẽ góp phần giảm được cán bộ quản lý trong bộ máy quản lý. Các cán bộ
quản lý theo phương cách truyền thống thường thích sử dụng những cơ cấu tổ
chức bộ máy quản lý theo kiểu truyền thống như tổ chức bộ máy, quản lý theo
bộ phận chức năng và ít khi vận dụng các hình thức tổ chức mới khác như tổ
chức bộ máy quản lý theo mô hình ma trận. Các cán bộ quản lý theo phong
cách truyền thống cũng thích sự kiểm soát tập trung, do đó họ thường không
thích những mô hình tổ chức bộ máy quản lý mang tính phân tán, càng nhiều
nhân viên hơn.
g. Thái độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên.
Thái độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên cũng ảnh hưởng đến tổ
chức bộ máy quản lý doanh nghiệp. Công nhân viên có trình độ học vấn cao
và đã qua đào tạo thường rất có ý thức với công việc được giao và họ có thể
hoàn thành tốt khối lượng công việc của mình. Như vậy, sẽ không cần nhiều

- Có hiệu quả khi giải quyết các mâu thuẫn.
+ Nhược điểm:
- Không có sự phân công hợp lý, không có sự điều hành theo chiều
ngang.
- Dễ đi đến độc đoán do cá nhân ra quyết định.

13

- Đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng
hợp đồng thời không tận dụng được sự giúp đỡ của các chuyên gia có trình
độ cao về từng mặt quản trị và khi cần thiết liên hệ giữa hai thành viên của
các tuyến thì thông tin phải đi đường vòng.
Cơ cấu tổ chức trực tuyến
2. Cơ cấu chức năng.
Cơ cấu chức năng đầu tiên được áp dụng với thủ lĩnh các mảng công
việc của các đảng phái chính trị và chế độ đốc công của các doanh nghiệp, sau
đó được ứng dụng rộng rãi và phù hợp với khối lượng công tác quản lý ngày
càng lớn. Những vụ quản lý được phân công cho các đơn vị riêng biệt theo
các chức năng quản lý và hình thành nên những người đứng đầu các phân hệ
được chuyên môn hoá chỉ đảm bảo chức năng nhất định. Mối liên hệ giữa các
nhân viên trong hệ thống rất phức tạp. những người thừa hành nhiệm vụ ở cấp
dưới nhận mệnh lệnh chẳng những từ người lãnh đạo cao nhất của hệ thống
mà còn cả từ những người lãnh đạo ở các chức năng khác nhau. (nguyên tắc
này do Taylor đề xuất và áp dụng trong tổ chức lao động khoa học ở các xí
nghiệp của mình)
+ Ưu điểm:
-Thu hút được các chuyên gia vào công tác lãnh đạo, giải quyết các vấn
đề chuyên môn một cách thành thạo hơn.
-Giảm bớt gánh nặng trách nhiệm quản lý cho người lãnh đạo cao nhất
của hệ thống.

phận tham mưu giúp việc. Đây là một hình thức quản lý kết hợp giữa sự chỉ
huy trực tiếp của các cấp lãnh đạo hành chính trong xí nghiệp và sự chỉ đạo
nghiệp vụ của các nhân viên chức năng các cấp.
+ Ưu điểm:
Cơ cấu này vẫn dễ dàng thực hiện chế độ một thủ trưởng nhưng bước
đầu đã biết khai thác kiến thức của các chuyên gia giúp việc.
+ Nhược điểm:
Lãnh đạo

doanh
Ch
ứ
c n
ă
ng
Ch
ứ
c n
ă
ng
Ch
ứ
c
Cấp
d
ư
ớ
i

Cấp

thời vẫn đảm bảo quyền chỉ huy của hệ thống trực tiếp.
+ Nhược điểm:

Lãnh
đ
ạ
o

Tham
m
ư
u

Cấp
d
ư
ớ
i16

Do có quá nhiều bộ phận chức năng nên lãnh đạo phải tổ chức họp
hành nhiều, gây căng thẳng và lãng phí thời gian. Thêm vào đó là sự mâu
thuẫn trong nội bộ có thể xảy ra do không thống nhất quyền hạn và quan
điểm.
Cơ cấu trực tuyến chức năng:

Ngoài những cơ cấu đã trình bày ở trên, hiện nay còn tồn tại một số
mô hình tổ chức quản lý khác như cơ cấu ma trận, cơ cấu chính thức và cơ

ă
ng

Lãnh
đạo
tuyế
n 2

Cấp
d
ư
ớ
Cấp
d
ư
ớ
Cấp
d
ư
ớ
Cấp
d
ư
ớ
Cấp
d
ư
ớ
Cấp
d

xuất.

18

Theo cách phân loại này lao động quản lý được phân chia thành
nhân viên quản lý kỹ thuật, nhân viên quản lý kinh tế và nhân viên quản lý
hành chính.
-Nhân viên quản lý kỹ thuật: là người được đào tạo tại các trường kỹ
thuật hoặc đã qua thực tế có trình độ kỹ thuật tương đương, được cấp trên có
thẩm quyền thừa nhận bằng văn bản đồng thời là người trực tiếp chỉ đạo hoặc
trực tiếp làm công tác kỹ thuật. Đó là giám độc, phó giám đốc, quản đốc phụ
trách kỹ thuật, kỹ sư, kỹ thuật viên, nhân viên ở các phòng ban.
-Nhân viên quản lý kinh tế: Là những người làm công tác lãnh đạo, tổ
chức, quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh như giám đốc, phó giám đốc
phụ trách kinh doanh, kế toán trưởng, cán bộ công nhân viên công tác tại
các phòng ban kế hoạch, tài chính, kế toán, cung tiêu…
-Nhân viên quản lý hành chính: Là những người làm công tác tổ chức
nhân sự, thi đua khen thưởng, quản trị kinh doanh, văn thư lưu trữ, bảo vệ
+ Theo vai trò đối với việc thực hiện chức năng quản lý. Lao động quản
lý được chia thành:
- Cán bộ lãnh đạo: Là những người lao động quản lý trực tiếp thực hiện
các chức năng lãnh đạo bao gồm: Giám đốc, phó giám đốc, các trưởng phó
phòng ban trong bộ máy quản lý. Đây là những người chịu trách nhiệm trực
tiếp đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Các chuyên gia: là những người lao động quản lý trực tiếp thực hiện
những công việc chuyên môn bao gồm các cán bộ kinh tế, kỹ thuật viên,
những nhà khoa học Đây là lực lượng tham mưu cho lãnh đạo trong việc
điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Nhân viên thực hành kỹ thuật: đây là các cán bộ quản lý thực hiện các
công việc giản đơn bao gồm các nhân viên làm công tác hạch toán kiểm tra

- Yếu tố hội họp và sự vụ: thể hiện ở sự tham giavề các cuộc họp về
chuyên môn hoặc ra quyết định giải quyết công việc mang tính thủ tục.

20

Những yếu tố trên đều có mặt trong nôi dung của các lao động
quản lý song tỷ trọng khác nhauvà làm cho nội dung lao động của họ cũng
khác nhau.
3. Đặc điểm của lao động quản lý.
a. Hoạt động lao động quản lý là hoạt động lao động trí óc mang nhiều
đặc tính sáng tạo.
Lao động trí óc là lao động cơ bản nhất trong hoạt động lao động quản
lý nói chung. Đặc trưng này tạo ra tính phức tạp trong công tác xây dựng định
mức lao động trong lĩnh vực quản lývà nó đặt ra những nhu cầu cần được lưu
ý trong quá trình tổ chức lao động quản lý các loại.
Lao động trí óc được định nghĩa:đó là sự tiêu hao sức lao động dưới tác
động chủ yếu về khả năng trí tuệ và thần kinh tâm lý đối với con người trong
quá trình lao động. Do đó hoạt động quản lý mang tính sáng tạo nhiều hơn so
với hoạt động chân tay. Nó thể hiện:
- Sáng tạo độc lập:tạo ra những kiến thức, tri thức mới.
- Sáng tạo trong phạm vi nhiệm vụ đã được quy định trước,sáng tạo về
cách thức thực hiện công việc.
b. Hoạt động lao động quản lý là hoạt động mang tính tâm lý xã hội
cao.
Do là loại lao động trí óc nên hoạt động lao động quản lý đặt ra các yêu
cầu cao về yếu tố tinh thần và tâm lý đối với người lao động. Đó là khả năng
nhận biết khả năng thu nhận thông tin và các phẩm chất tâm lý cần thiết khác.
Đồng thời trong quá trình giải quyết nhiệm vụ lao động quản lý các cán bộ
công nhân viên phải thực hiện nhiều mối quan hệ giao tiếp qua lại với nhau.
Do đó yếu tố tâm lý xã hội đóng vai trò quan trọng trong hoạt động lao động

dưỡng cán bộ công nhân viên, lưu ý khi định mức lao động và yêu cầu xác
định rõ trách nhiệm, quyền hạn trong phân công lao động.

22

4. Yêu cầu đối với lao động quản lý.
Do đặc trưng của hoạt động quản lýlà lao động trí óc mang tính
chất phức tạp, đa dạng cho nên lao động quản lý cần có những phẩm chất
tương ứng. Đó là:
- Lao động quản lý là loại lao động có trình độ cao, kiến thức chuyên
môn vững vàng. Có như vậy mới giúp cho lao động quản lý thực hiện công
việc một cách tốt được, đáp ứng được các yêu cầu công việc.
- Lao động quản lý là những người có đầu óc quan sát và nắm được cả
cái tổng quát và các chi tiết để tổ chức cho hệ thống mà mình hoạt động. Cần
phải xác định được mình phải làm gì và làm như thế nào.
- Đối với năng lực tổ chức cần phải biết tiếp cận với con người, chan
hoà, cởi mở, chân thành và trung thực. Đồng thời cần phải tháo vát, có sáng
kiến và không chịu bó tay trước mọi khó khăn.
- Dám chịu trách nhiệm đối với công việc mình làm.
- Có ý trí và quyết tâm trong quá trình công tác, lường trước được các
tình huống có thể xảy ra và tìm ra giải pháp giải quyết vấn đề một cách đungs
đắn, tận dụng tốt thời cơ.
- Có phương pháp tư duy khoa học để quan sát, phân tích và giải quyết
vấn đề:
+ Nhạy cảm với cái mới
+ Có tư duy hệ thống.
+ Biết dùng đúng người đúng việc
+ Cần phải dũng cảm nhận sai lầm, rút kinh nghiệm trong công tác khi
mắc phải.
+ Có cách làm việc khoa học, hợp lý và hiệu quả trong quá trình làm

Bộ máy quản lý là lực lượng duy nhất có thể tiến hành nhiệm vụ quản
lý được. Nó chỉ phát huy được sức mạnh khi nó phù hợp với yêu cầu của thực
tiễn, còn không thì nó lại trở thành lực lượng kìm hãm. hoàn thiện bộ máy

24

quản lý làm cho bộ máy quản lý có hiệu lực hơn, hoàn thành nhiệm vụ
quản lý, phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh, thích ứng với mọi đặc
điểm kinh tế - kỹ thuật của doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động
của doanh nghiệp. Ngày nay, trong nền kinh tế thị trường một doanh nghiệp
có thể tồn tại và phát triển thì cần có bộ máy quản lý của nó phải có hiệu quả
trong hoạt động.
Mặt khác, hoàn thiện bộ máy quản lý sẽ làm cho bộ máy quản lý tinh
giảm, gọn nhẹ mà vẫn có hiệu lực cao.
Như vậy, sẽ làm cho chi phí quản lý được giảm bớt, giảm giá thành
tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Đây là điểm rõ nét nhất của việc nâng cao
hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
2. Hoàn thiện sự phân công, phân cấp trong bộ máy điều hành của hệ
thống.
a. Phân công trong bộ máy quản trị điều hành doanh nghiệp
Doanh nghiệp hiện đại đòi hỏi một sự chỉ huy sản xuất và quá trình
kinh doanh theo một ý trí thống nhất tuyệt đối, đòi hỏi sự phục tùng kỷ luật
hết sức nghiêm ngặt, sự điều khiển cả bộ máy quản trị theo những nguyên tắc
thống nhất từ trên xuống dưới:
Giám đốc là người được giao trách nhiệm quản trị doanh nghiệp, là
người chỉ huy cao nhất, có nhiệm vụ quản lý toàn diện, chịu trách nhiệm về
mọi mặt, hoạt động sản xuất, kỹ thuật kinh doanh và đời sống của doanh
nghiệp. Để có thời gian tập trung vào vấn đề lớn giám đốc nên giao quyền chỉ
huy sản xuất và kỹ thuật cho một phó giám đốc. Người này có trách nhiệm tổ
chức và chỉ huy quá trình sản xuất hàng ngày từ khâu chuẩn bị sản xuất kinh

2
n

P = n 

+ (n-1)

226

Trách nhiệm chung của các phòng chức năng là vừa phải hoàn
thành nhiệm vụ được giao vừa phải phôí hợp chặt chẽ với các phòng khác
nhằm bảo đảm cho tất cả các lĩnh vực công tác của doanh nghiệp được tiến
hành ăn khớp, đồng bộ, nhịp nhàng.
Các phòng chức năng không có quyền trực tiếp chỉ huy các phân
xưởng, các bộ phạn sản xuất.
Trong tình hình hiện nay khi mà quyền tự chủ sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp đã được mở rộng, cơ chế quản lý nói chung, cơ chế quản trị
doanh nghiệp nói riêng đã đổi mới doanh nghiệp có toàn quyền quyết định
việc tổ chức các phòng ban chức năng theo hướng chuyên tinh gọn nhẹ. Đồng
thời phải hết sức coi trọng những bộ phận có quan hệ trực tiếp đến hoạt động
sản xuất kinh doanh, đến công tác nghiên cứu cải tiến kỹ thuật công nghệ,
nghiên cứu thị trường…
Việc tổ chức các phòng ban chức năng cần tiến hành theo các bước sau:
Một là, phân tích sự phù hợp giữa các chức năng và bộ phận quản trị.
Trường hợp tốt nhất là mỗi chức năng quản trị nên do một phòng phụ
trách trọn vẹn. Song, do số lượng các phòng chức năng phụ thuộc vào quy
mô, đặc điểm kinh tế, kỹ thuật của từng doanh nghiệp nên có trường hợp phải