TIỂU LUẬN:

Công tác tổ chức và hoạt động văn
phòng của công ty Thương mại và
sản xuất vật tư thiết bị GTVT Lời mở Đầu
Trong những năm gần đây Đất Nước ta đã có nhiều đổi mới trong những
lĩnh vực như : kinh tế, văn hoá, chính trị, xã hội, trong đó đặc biệt là kinh tế – một
lĩnh vực đóng vai trò quan trọng trong tiến trình hội nhập của Việt Nam vào khu
vực và Thế giới .
Năm 2001 được coi là năm đầu tiên bước vào thế kỷ 21- năm đầu tiên thực
hiện nghị quyết đại hội Đảng toàn quốc lần thứ IX .đại hội đã đề ra đến năm 2020
nước ta cơ bản trở thành một nước công nghiệp theo hướng hiện đại .
Trước tiên chúng ta đang hướng tới một nền kinh tế tri thức –một nền kinh tế được
xây dựng trên sản xuất, phân phối sử dụng tri thức và tin học làm động lực phát
triển. Điều ấy đã khẳng định vị trí và vai trò của con người trong nền kinh tế – con
người là nguồn lực của mọi nguồn lực, là yếu tố trung tâm của mọi thời đại. Do
vậy Đảng và Nhà nước ta đã xác định vấn đề giáo dục đã trở thành quốc sách, giáo
dục phải được ưu tiên một bước .
Trong xu thế phát triển chung của nghành giáo dục, nghành học Quản trị văn
phòng là một nghành học còn khá mới mẻ và là một trong bốn môn học chuyên Phần I
TổNG QUAN Về CôNG TY
THươNG MạI Và SảN XUấT VậT Tư THIếT Bị GTVT
Tổng công ty cơ khí GTVT

1)Tổ chức của công ty:
1.1 - Qúa trình hình thành và phát triển của công ty.
Công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT là một doanh nghiệp
Nhà nước trực thuộc liên hiệp xí nghiệp cơ khí GTVT-Bộ GTVT.Được thành lập
theo quyết định số 602/QĐ/TCCB-LĐ ngày 5/4/1993 của Bộ GTVT.
- Tên công ty: Công ty vật tư thiết bị cơ khí GTVT( mã số 25)
- Trụ sở giao dịch: Km 9, Đường Nguyễn Trãi, phường Thanh Xuân Bắc, Quận
Thanh Xuân –TP Hà Nội.
- Nay DNNN đổi tên thành:công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị
GTVT - trực thuộc Tổng công ty cơ khí GTVT kể từ ngày ký quyết định theo
số2195-1998/ QĐ - BGTVT
Nay chuyển đến 199B phố Minh Khai - Quận HBT - Hà Nội
- Tên giao dịch QuốcTế : TMT - Trade Manufacture Transportation. Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT- trực thuộc Liên hiệp xí
nghiệp cơ khí GTVT với quy mô ban đầu rất sơ khai với tổng số vốn kinh doanh
là:190 triệu đồng .Và được thành lập vào ngày 19/3/1993 có trụ sở đặt tại Km 9
Đường Nguyễn Trãi , phường Thanh Xuân Bắc, Quận Đống Đa-TP Hà Nội.
+ Thuận lợi:
- Được sự quan tâm của Tổng công ty cơ khí GTVT , Bộ GTVT, Quận uỷ quận

Bộ GTVT ngày 1/9/1998 của bộ GTVT công ty được đổi tên thành công ty
thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT và công ty được bổ sung thêm nhiệm
vụ đó là:
- Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị, phụ tùng, phương tiện vận
tải, nông sản và hàng tiêu dùng.
- Đại lý, kinh doanh vật tư, thiết bị, phụ tùng, vật liệu xây dựng và dịch
vụ vận tải hàng hóa.
- Gia công phục hồi, kinh doanh vật tư phụ tùng, phương tiện thiết bị cơ
khí GTVT. Sửa chữa, kinh doanh, ký gửi các loại xe gắn máy hai bánh,
kinh doanh hàng điện tử, hàng trang trí nội thất. Làm dịch vụ xuất nhập
khẩu thiết bị, phụ tùng, phương tiện GTVT.
1.3 - Tổ chức công ty:
Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT là một đơn vị hạch toán
độc lập. Bộ máy quản lý của công ty theo kiểu “ Trực tuyến chức năng” và chỉ đạo
thống nhất từ trên xuống dưới có nghĩa là các phòng ban tham mưu với giám đốc
theo chức năng và nhiệm vụ của mình giúp ban giám đốc điều hành và ra quyết
định có lợi cho công ty. *Ban giám đốc gồm có:
- Giám đốc công ty: Do bộ trưởng Bộ GTVT bổ nhiệm, có quyền tổ chức điều
hành mọi hoạt động của công ty theo chế độ thủ trưởng và chịu trách nhiệm toàn
diện trước cấp trên và tập thể CBCNV trong công ty.
- Phó giám đốc: Do giám đốc đề nghị, được Bộ trưởng Bộ GTVT bổ nhiệm có
nhiệm vụ giúp giám đốc về tổ chức kinh doanh, phụ trách theo từng chức năng.
Gồm có 02 phó giám đốc :
+ Phó giám đốc kỹ thuật.
+ Phó giám đốc nội chính.
* Các phòng chức năng gồm có:
- Phòng tổ chức hành chính.

- Lập kế hoạch lao động và tiền lương.
- Quản lý sử dụng lao động như: Tuyển dụng, bồi dưỡng, đào tạo, đề bạt, điều
động.
- Quản lý tham mưu giúp lãnh đạo phân phối quỹ tiền lương.
- Đề xuất các phương án thực hiệnvề công tác thanh tra, pháp chế quân sự, bảo
vệ phòng chống cháy nổ, phòng chống bão lụt. - Hướng dẫn và chỉ đạo công tác an toàn lao động, phòng chống dịch bệnh,
khám sức khoẻ điều dưỡng, điều trị, làm các thủ tục hưu trí, mất sức cho các
CBCNV.
- Quản lý công tác thống kê hành chính nhân sự của công ty.
- Trực tiếp quản lý xe ôtô, cấp phát xăng dầu, điều động xe phục vụ lãnh đạo và
công tác của công ty.
(2). Phòng tài chính kế toán:
Có chức năng và nhiệm vụ như sau:
- Tổ chức thực hiện đúng luật TCKT mà nhà nước ban hành.
- Phân tích hoạt động kinh tế phục vụ SXKD của công ty.
- Lập kế hoạch thu chi tài chính hàng tháng, hàng quý, năm.
- Quyết toán tài chính hàng quý từng hợp đồng và hàng năm.
- Tổ chức theo dõi các nguồn vốn của công ty, lập kế hoạc cân đối thu- chi theo
quy định của nhà nước về tài chính.
- Hàng tháng, quý, năm tổ chức kiểm tra nghiệp vụ kế toán trong văn phòng
công ty và các xí nghiệp trực thuộc công ty.
- Phối hợp với phòng kế hoạch kỹ thuật để làm nhiệm vụ tham mưu cho lãnh
đạo công ty về mặt theo dõi, quản lý, mua sắm vật tư, thiết bị phục vụ cho các
hoạt động sản xuất và kinh doanh.
(3).Phòng Kinh doanh – Xuất nhập khẩu:
Có chức năng và nhiệm vụ như sau:
- Làm công tác tiếp nhận các mặt hàng vật tư xuất nhập khẩu.

ty như :
+ Công ty cơ khí ô tô 3/2 :3.774.369.000 đồng
+ Công ty cơ khí 120 :3.641.026.000 đồng
+ Công ty cơ khí Ngô Gia Tự :1.206.197.500 đồng
+ Công ty sản xuất và kinh doanh xe máy : 290.000.000 đồng
+ Công ty xây dựng và cơ khí số 1 : 355.000.000 đồng
- Chế độ BHXH, BHYT thực hiện đầy đủ theo qui định của nhà nước đối
với người lao động. Khen thưởng động viên kịp thời CBCNV có thành tích trong
SXKD, con em CBCNV có thành tích tốt trong học tập hàng năm. Thường xuyên
quan tâm đến công tác hiếu hỷ, ủng hộ giúp đỡ trẻ em, người tàn tật, giúp đỡ đồng
bào lũ lụt, giúp đỡ học sinh nghèo vượt khó…
- Tổ chức phong trào thi đua lao động giỏi, giáo dục xây dựng đội ngũ công
nhân, lao động nhằm hoàn thành toàn diện kế hoạch XSKD.
- Tổ chức đại hội công nhân viên chức, xây dựng và thực hiện qui chế dân
chủ, lắng nghe ý kiến, kiến nghị của người lao động về các vấn đề liên quan đến
hoạt động XSKD.
-Thường xuyên quan tâm đến phong trào văn hoá,văn nghệ, thể dục, thể
thao góp phần nâng cao đời sống tinh thần của người lao động.
2.2.3 Kết quả thực hiện công tác an ninh chính trị, trật tự , an toàn xã hội:
- Công ty có nhiều địa điểm SXKD và việc tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu
đều ở các cửa khẩu có rất nhiều phức tạp nhưng công ty chưa để xảy ra mất an
toàn về người và hàng hoá. Trật tự an toàn trong công ty luôn luôn được đảm bảo. - Công ty thường xuyên có chuyên gia, khách nước ngoài đến ở và làm
việc. Công ty luôn coi trọng việc kết hợp với các cơ quan chức năng địa
phương,có phương án phòng ngừa, bảo vệ, luôn chấp hành nghiêm chỉnh qui định
của nhà nước đối với người nước ngoài đến và làm việc tại Công ty, không để xảy
ra trường hợp nào đáng tiếc hoặc vi phạm chính sách của Nhà nước trong lĩnh vực
này.

nâng cao hiệu quả làm việc hơn nữa.
+ Công tác quản lý kỹ thuật, quản lý chất lượng, quản lý hàng hoá, phụ kiện
lắp ráp chưa chặt chẽ, chưa thúc đẩy sản xuất, phù hợp yêu cầu trong
SXKD.
+Công tác quản lý tài chính-kế toán, thanh toán công nợ, cần phải phân
định rõ trách nhiệm đối với CBCNV làm công tác tài vụ và tài chính.
+ Công tác tiếp thị, thông tin thị trường còn yếu. Khả năng khai thác mặt
hàng kinh doanh mới còn nhiều hạn chế.
Phần II
CHƯƠNG ii:
NGHIệP Vụ HàNH CHíNH VĂN PHòNG TạI
PHòNG HàNH CHíNH – TổNG HợP
công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT

1. Tổ chức bộ máy văn phòng:

rất quan trọng trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị. Nếu không đảm bảo
được các yếu tố đó, tiến độ công việc sẽ bị trì trệ, ngắt quãng và làm việc thực
hiện mục tiêu của cơ quan không được đảm bảo.
Tóm lại cả 3 chức năng trên đều quan trọng vì chúng đều nhằm duy trì và phát
triển hoạt động của cơ quan nói chung và nhiệm vụ văn phòng nói riêng. Trong
đó chức năng tổng hợp là quan trọng nhất vì bất cứ hoạt động nào của cơ quan đều
cần đến nhu cầu tối thiểu về thông tin do văn phòng tổng hợp trình sẽ là căn cứ
quan trọng dể người lãnh đạo ra quyết định. Để thực hiện chức năng của mình, văn
phòng phải thực hiện hàng loạt nhiệm vụ tương ứng với các chức năng đó.
( Nhiệm vụ của văn phòng :
Là những công việc cụ thể thực hiện những chức năng của văn phòng. Để
thực hiện chức năng tổng hợp, văn phòng phải thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận khai
thác thông tin dữ liệu đầu vào, phân tích đánh giá và xử lý thông tin để thủ trưởng
ra những quyết định quản lý. Tổ chức công tác văn thư soạn thảo ban hành quản lý văn bản trong cơ quan
và văn bản bên ngoài gửi đến, giúp thủ trưởng theo dõi giải quyết các văn bản theo
đúng chính sách, pháp luật của nhà nước, tổ chức công tác hồ sơ, tài liệu của cơ
quan đơn vị giúp thủ trưởng kiểm tra về mặt pháp chế các văn bản do cơ quan
soạn thảo ban hành.
Với nhiệm vụ này văn phòng phải thiết lập các trạm thu thông tin đầu vào
qua các kênh thu chính thức và phi chính thức.
Quản lý đầu ra một cách chặt chẽ, đây là những thông tin đã được xử lý và sử
dụng để tham mưu cho cấp trên ra các quyết định quản lý, điều hành.
Để thực hiện chức năng tham mưu : Văn phòng phải xây dựng chương trình
công tác hàng năm, 6 tháng, 3 tháng, hàng tháng và sắp xếp lịch làm việc hàng
tuần của cơ quan đơn vị. Hoạt động của cơ quan có tốt hay không là do chương
trình hoạt động của văn phòng lập ra. Văn phòng còn phải tham gia điều phối hoạt
động của toàn cơ quan. Thường xuyên theo dõi đôn đốc các đơn vị thực hiện

6. Nhà ăn : 05 người.
3.2 Chức danh, nhiệm vụ của CBCNV văn phòng:
( Trưởng phòng hành chính tổng hợp:
Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về việc điều hành quản lý phân
công giao nhiệm vụ hàng ngày cho các bộ phận trong văn phòng. Tổng hợp các tình hình chung của công ty để báo cáo lãnh đạo, tham gia các
cuộc họp mà công ty tổ chức để ghi chép biên bản các cuộc hội nghị, ra các thông
báo mời họp, hội nghị và ra các quyết định của cuộc họp chịu trách nhiệm tổ chức
các cuộc hội nghị, sơ tổng kết, tổ chức các cuộc triển lãm.
Xây dựng các kế hoạch trung và dài hạn, các văn bản về chế độ chính sách, về
chế độ quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc lĩnh vực chuyên môn mà
mình phụ trách trên cơ sở chủ trương chính sách của nhà nước và của ngành.
Xây dựng lịch làm việc cho lãnh đạo. Tham mưu cho lãnh đạo công ty xây dựng
cơ chế quản lý sản xuất kinh doanh theo nghiệp vụ lĩnh vực được giao, giúp giám
đốc phối hợp hoạt động với Đảng uỷ, công đoàn, đoàn thanh niên. Tổ chức soạn
thảo văn bản tài liệu hướng dẫn, chuyên môn nghiệp vụ của nghành.
+ Trực tiếp phụ trách các phần sau:
Làm công tác đối nội, đối ngoại quan hệ khách mời, dự các cuộc họp hội nghị
của công ty, tổ chức khai thác thông tin phục vụ cho chỉ đạo điều hành sản xuất
kinh doanh của công ty. Thống nhất quản lý khai thác sử dụng mạng lưới thông
tin, công tác văn thư lưu trữ, đánh máy tính, tổ xe, ký các văn bản, giấy tờ mời
họp, giấy giới thiệu, giấy đi đường cho CBCNV của công ty.
* Cán bộ văn thư lưu trữ:
Có trách nhiệm xây dựng kế hoạch để triển khai công việc được giao. Tiếp nhận
giấy tờ của cơ quan hữu quan và các đơn vị trực thuộc gửi đến để vào sổ công văn
đến trình duyệt lãnh đạo và chuyển công văn đến các phòng có trách nhiệm giải
quyết.
Vào sổ và quản lý tốt công văn. Tiếp nhận công văn hồ sơ lưu trữ toàn công ty,
4.Tình hình hoạt động của văn phòng công ty:
Từ thực tiễn cho thấy văn phòng của công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết
bị GTVT đã và đang hoạt động theo đúng chức năng, nhiệm vụ được quy định.
Văn phòng của công ty là toàn bộ các yếu tố vật chất và phi vật chất phù hợp với
hoạt động thông tin nhằm thực hiện mục tiêu của công ty. Văn phòng chính là nơi
giúp ban giám đốc công ty đưa ra được quyết định để ứng xử với mọi tình huống
xảy ra. Đồng thời, văn phòng cũng chính là nơi kiểm tra, giám sát các hoạt động
và đôn đốc các đơn vị trong công ty thực hiện các quyết định của giám đốc.
Để tạo cho công ty có điều kiện ổn định như vị trí, mục tiêu, cấu trúc… thì hoạt
động hậu cần và tham mưu của văn phòng công ty cũng tương đối khoa học trong
việc lựa chọn các yếu tố cấu thành nên thực thể của công ty.
Vì văn phòng chính là đầu mối của công ty do vậy để tạo diều kiện, tiền đề phát
triển cho công ty thì hoạt động của văn phòng cũng đã hướng tới việc bố trí địa
điểm, xác định mục tiêu thu và xử lý thông tin tạo điều kiện cho việc thu và xử lý
thông tin, cho sự giao lưu hợp tác giữa công ty và môi trường bên ngoài.
Tóm lại, hiện nay trong xu thế phát triển của một tổ chức thì văn phòng đã trở
thành yếu tố trung tâm nhất không thể thiếu được trong bất cứ cơ quan đơn vị nào. Phần III
một số nhận xét và đánh giá hoạt động của
công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT

1. Một số nhận xét chung về hoạt động của công ty:
1.1. Những ưu điểm:
- Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT đang phát triển chú
trọng đầu tư, phát triển sản xuất và lắp ráp xe gắn máy tạo ra những mặt hàng có
chất lượng phục vụ nhu cầu trong nước cũng như quốc tế với nhãn mác thương

lãnh đạo công ty đã tạo ra cho mình một thế đứng vững chắc trên thương
trường tạo ra nhiều công ăn việc làm cho CBCNV, tạo thu nhập ổn định.
Thu nhập bình quân cho CBCNV đạt trên 1.000.000đ/người/tháng vào năm
2002, hướng phấn đấu cho năm 2003 và những năm tới sẽ còn cao hơn.
Bên cạnh những ưu điểm kể trên thì công ty không tránh khỏi những
nhược điểm tồn tại của mình:
1.2. Những nhược điểm:
- Do sự cạnh tranh gay gắt của thị trường những năm gần đây nên công ty cũng
phải chịu nhiều sức ép của thị trường, công ty luôn phải thay đổi chất lượng,
mẫu mã sản phẩm, điều đó đã làm ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả kinh doanh
của công ty cho nên kết quả chưa thực sự cao lắm.
- Việc mở rộng thị trường chưa thực sự được xúc tiến mạnh vì phạm vi thị
trường hẹp, cần xúc tiến mở rộng thị trường ra bên ngoài lãnh thổ đảm bảo cho
việc nâng cao kim ngạch xuất khẩu. - Công nghệ cần hiện đại hoá và có quy mô hơn nữa phù hợp cho việc tăng chất
lượng sản phẩm.
- Cần xây dựng và hoàn thiện dần các quy chế, chế độ được Nhà nước hướng
dẫn và ban hành tại công ty đảm bảo sự đoàn kết – bình dẳng dân chủ thực sự.
- Phải phát huy trí tuệ tập thể, xây dựng và thực hiện tốt nguyên tắc tập trung
dân chủ, sửa chữa những yếu kém trong sản xuất kinh doanh.
- Một số cán bộ còn chưa thực sự chuyên sâu nghiệp vụ công tác, không sát thực
tế cần phải sửa chữa, khắc phục.

2. Nhận xét về hoạt động văn phòng công ty:
Qua học tập lý thuyết về chức năng nhiệm vụ của một văn phòng và nghiên cứu
sự hoạt động của văn phòng công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT ,
em nhận thấy rằng cũng như một văn phòng nói chung, văn phòng của công ty
thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT đang thực hiện 3 chức năng sau:

chịu trách nhiệm là chính.
Qua báo cáo thực tập này, em xin đưa ra ý kiến đóng góp của mình là công ty
cần phải tăng cường chức năng tổng hợp và đặc biệt phải tăng cường chức năng
tham mưu của văn phòng vì chỉ có văn phòng - đơn vị trung tâm của toàn cơ quan,
nơi nắm giữ nhiều thông tin đầu vào, đầu ra và thông tin nội bộ mới có khả năng
tổng hợp và tham mưu cho cấp lãnh đạo các ý kiến chính xác và kịp thời có hiệu
quả cao nhất. Để ngày càng khẳng định tầm quan trọng vị trí của mình thì văn
phòng phải không ngừng phát huy trong công tác tham mưu.