TIỂU LUẬN:
Xây dựng một quy trình tổ
chức sự kiện phù hợp với tình
hình của các doanh nghiệp Việt
Nam thời kì hậu WTO
PHẦN MỞ ĐẦU
1.Lí do chọn đề tài
Trong điều kiện kinh doanh ngày nay, khi sản phẩm ngày càng đa dạng và phong
phú, người tiêu dùng luôn đối diện với quá nhiều sự lựa chọn khác nhau. Họ đã gặp
khó khăn trong việc phân biệt và đánh giá sản phẩm. Các doanh nghiệp luôn tìm
cách tạo một hình ảnh, phong cách riêng cho sản phẩm của mình nhằm đem lại hình
ảnh đẹp dễ đi sâu vào tâm trí khách hàng, nói cách khác họ tìm cách đưa thương
hiệu vào nhận thức của khách hàng. Các doanh nghiệp định vị và quảng cáo thương
hiệu của mình bằng nhiều cách : thông qua quảng cáo, - Public Relation – PR hoặc
các hình thức truyền thông khác với mục tiêu chung là làm thế nào để đưa thương
hiệu vào tâm trí khách hàng.
Trong số những hình thức thường được sử dụng trong truyền thông hiện nay, quảng
kinh doanh nói chung.
- Những thách thức đặt ra đối với những người tổ chức sự kiện.
- Những đặc điểm của môi trường kinh doanh Việt Nam trong nền kinh tế thị
trường tạo điều kiện cho việc ứng dụng tổ chức sự kiện.
- Đưa ra một quy trình tổ chức sự kiện theo dạng quy chuẩn, phân tích tính
phù hợp của nó đối với các doanh nghiệp Việt Nam thời kì hậu WTO.
4. Đối tượng, phương pháp và phạm vi nghiên cứu :
Đối tượng nghiên cứu:
- Đề tài của chúng tôi tập trung nghiên cứu những đối tượng chính là: Lý
thuyết về tổ chức sự kiện, vai trò và vị trí của tổ chức sự kiện trong xây dựng
và quảng bá thương hiệu. Để minh họa cho lý thuyết này, những tài liệu, bài
báo và những doanh nghiệp đã và đang sử dụng công cụ này trong hoạt động
kinh doanh.
- Để có được những thông tin xác thực, chúng tôi cũng sẽ hướng nỗ lực của
mình tới những người làm công việc tổ chức sự kiện, các doanh nghịêp sử
dụng tổ chức sự kiện như một công cụ PR hiệu quả
Phương pháp nghiên cứu :
Nghiên cứu đề tài này chúng tôi sử dụng những phương pháp:
- Phương pháp nghiên cứu tại bàn:
- Phương pháp nghiên cứu tại hiện trường: bằng điều tra phỏng vấn, quan sát
và điều tra.
- Bên cạnh đó để tìm hiểu ý nghĩa của những tài liệu và thông tin thu thập
được, chúng tôi còn sử dụng một số phương pháp như:
Phương pháp phân tích tổng hợp: Mục đích để chứng minhcác luận
điểm mà đề tài đưa ra một cách thuyết phục hơn.
Phương pháp hệ thống tư duy: Trên cơ sở phân tích thông tin thống kê
số liệu, thông tin về doanh nghiệp, khách hàng người tiêu dùng, đặc
điểm của tổ chức sự kiện, chúng tôi xây dựng lên những luận điểm cơ
bản của nội dung đề tài.
PHẦN NỘI DUNG
1. Tổ chức sự kiện - Một công cụ PR trong truyền thông marketing
1.1. Truyền thông trong marketing
1.1.1. Bản chất của hoạt động truyền thông trong marketing
Hoạt động Marketing hiện đại rất quan tâm đến các chiến lược xúc tiến hỗn hợp.
Đây là một trong 4 nhóm công cụ chủ yếu của Marketing – mix mà doanh nghiệp có
thể sử dụng để tác động vào thị trường mục tiêu nhằm đạt mục tiêu kinh doanh của
doanh nghiệp. Bản chất của các hoạt động xúc tiến chính là truyền tin về sản phẩm
và doanh nghiệp tới khách hàng để thuyết phục họ mua. Vì vậy, có thể gọi đây là
các hoạt động truyền thông Marketing.
Những doanh nghiệp kinh doanh hiện đại thường tổ chức điều hành một hệ thống
xúc tiến hỗn hợp phức tạp. Một số dạng chủ yếu thường được các công ty sử dụng
trong các chiến lược xúc tiến hỗn hợp là:
- Quảng cáo: bao gồm mọi hình thức giới thiệu một cách gián tiếp và đề cao
về những ý tưởng, hàng hóa hoặc dịch vụ được thực hiện theo yêu cầu của chủ thể
quảng cáo và chủ thể phải thanh toán các chi phí.
- Xúc tiến bán (khuyến mại): là những biện pháp tác động tức thời ngắn hạn
để khuyến khích việc mua sản phẩm hay dịch vụ.
- Tuyên truyền (quan hệ công chúng): là việc kích thích một cách gián tiếp
làm tăng nhu cầu về hàng hóa, dịch vụ hay tăng uy tín của một đơn vị kinh doanh
bằng cách đưa ra những tin tức có ý nghĩa thương mại về chúng trên các phương
tiện thông tin đại chúng, các ấn phẩm và miễn phí.
Trên thực tế doanh nghiệp có nhiều phương thức đa dạng trong việc truyền thông
với khách hàng, nhưng vẫn có thể phân biệt thành hai loại chính:
1. Truyền thông phi cá thể, chẳng hạn quảng cáo, vật dụng trưng bày tại điểm
bán hàng, thúc đẩy bán hàng truyền thông điện tử và quan hệ cộng đồng.
2. Truyền thông cá thể (trực tiếp mặt đối mặt), cụ thể là hoạt động gặp mặt trực
tiếp giữa nhân viên bán hàng và khách hàng như bán trực tiếp hoặc trung
tâm dịch vụ điện thoại.
Cho nên có thể nói có khá nhiều hình thức truyền thông để doanh nghiệp lựa chọn.
Họ có thể sử dụng đơn độc một loại hoặc sử dụng một tập hợp nhiều kỹ thuật cùng
một lúc, nếu cần thiết để đạt được hiệu quả tối đa trong ngân sách hạn hẹp.
Quảng cáo là một phương thức phổ biến về truyền thông phi cá thể, sử dụng những
phương tiện truyền thông như báo chí, truyền hình, truyền thanh, bảng quảng cáo,
tờ poster… Tuy nhiên vẫn có nhiều vấn đề cần phải xem xét cẩn thận trước khi đưa
ra quyết định chi tiêu cho quảng cáo. Chẳng hạn có nhiều người cho rằng quảng cáo
là lãng phí, chi phí tiêu dùng vào phương tiện truyền thông có thể mang lại hiệu quả
hơn nếu dùng vào việc bán hàng tiếp xúc cá nhân.
Do vậy vấn đề là làm thế nào để xây dựng được một chiến lược truyền thông hỗn
hợp thích hợp. Mục tiêu truyền thông marketing bao gồm các mục tiêu sau :
- Mục tiêu xây dựng sự nhận biết biết (awareness building): Làm cho khách
hàng tiềm năng biết được sự có mặt của bạn và sản phẩm mà bạn cung cấp, mục
đích nhằm khi có nhu cầu về sản phẩm, dịch vụ mà bạn cung cấp, ngay lập tức
khách hàng nhớ đến sản phẩm thương hiệu của bạn.
- Mục tiêu đưa tin (informational): Báo cho thị trường, khách hàng biết về
sản phẩm mới, giới thiệu một sản phẩm mới vào thị trường; thông báo về việc thay
đổi giá; giới thiệu mô tả về các dịch vụ sãn sàng phục vụ; uốn nắn những nhận thức
sai lệch; xây dựng một hình ảnh đặc biệt.
- Mục tiêu thuyết phục (persuasive): Thay đổi nhận thức về tính chất của sản
phẩm; điều chỉnh thái độ, hành vi của khách hàng; kích thích nhu cầu (thuyết phục
khách hàng mua ngay); thuyết phục khách hàng tiềm năng tiếp nhận thêm thông tin;
hàng này với một nhóm khách hàng khác. Sự khác nhau có thể được phân định bởi
nhu cầu, tuổi tác, địa lý, thu nhập, tâm lý hoặc lối sống.
Cần lưu ý là số lượng người mà bạn cố truyền thông đến càng lớn thì thông điệp của
bạn càng thiếu cụ thể thiếu thuyết phục.
- Thông điệp định vị: Bằng cách định vị bạn chọn cho mình một vị trí trong
trí óc khách hàng. Hiện nay khách hàng như bị quá tải do họ là đích ngắm của nhiều
thông điệp khác nhau. Giữa một rừng thông điệp truyền thông như vậy, một định vị
tốt giúp bạn tìm được một con đường đi vào nhận thức suy nghĩ của khách hàng và
lưu lại đó lâu dài.
- Mục tiêu truyền thông: Mục tiêu truyền thông là cái mà bạn muốn đạt được
qua một chương trình truyền thông. Mục tiêu truyền thông có thể là xây dựng một
hình ảnh một giá trị thương hiệu; gia tăng nhận biết của khách hàng về một loại sản
phẩm, một dịch vụ; thông báo về một chương trình khuyến mại; giới thiệu một sản
phẩm mới cùng những lợi ích mà nó mang lại cho khách hàng; uốn nắn những nhận
thức lệch lạc về một thương hiệu một công ty… Xác định mục tiêu truyền thông cụ
thể, giúp bạn có cơ sở để đo lường hiệu quả của một chương trình truyền thông.
- Chiến lược tiếp cận và thông điệp cần truyền đi: Chỉ bằng sự hiểu biết của
mình về khách hàng và thị trường bạn mới có thể xây dựng cho mình một chiến
lược tiếp cận khách hàng hiệu quả. Bạn cũng cần xác đinh thông điệp của mình
muốn truyền đến khách hàng là gì, thông điệp đó phản ánh nỗ lực của bạn trong
việc chiếm lấy một vị trí trong tâm trí khách hàng mà bạn đã định vị. Thông điệp đó
có thể truyền đến khách hàng bằng một phương tiện truyền thông đơn lẻ hoặc một
tập hợp của nhiều phương tiện truyền thông khác nhau tuỳ vào từng đặc điểm khách
hàng, thị trường và tuỳ vào khả năng của bạn.
- Truyền thông và hiệu quả kinh doanh: Muốn hay không truyền thông phải
mang lại hiệu quả kinh doanh và do vậy cần phải được đo lường. Người ta đo lường
hiệu quả truyền thông bằng cách so sánh hiệu quả đạt được với mục tiêu truyền
thông ngay từ đầu. Ngoài ra người ta còn so sánh chi phí bỏ ra giữa những phương
tiện truyền thông khác nhau để đạt được một đơn vị đo lường cụ thể.
Hoạt động PR truyền tải một lượng thông tin nhiều hơn so với các phương tiện
tuyên truyền và quảng bá khác. Người tiêu dùng có cơ hội nhận được một lượng
thông tin nhiều và kỹ hơn về những hoạt động của doanh nghiệp cũng như sản
phẩm của doanh nghiệp. Qua đó người tiêu dùng có thể hình dung về hướng phát
triển cũng như quan điểm của doanh nghiệp trong việc quan tâm tới lợi ích của
người tiêu dùng, về những ưu thế của sản phẩm mà doanh nghiệp cung cấp.
Hoạt động PR thương mang đến những lợi ích cụ thể cho đối tượng. Các doanh
nghiệp mang lại cho người tiêu dùng những lợi ích đích thực (như các chương trình
biểu diễn nghệ thuật, các khoản đóng góp từ thiện) qua đó nó rất gắn bó với người
tiêu dùng và tạo cho người tiêu dùng một sự gần gũi và thân thiện đối với doanh
nghiệp và sản phẩm của doanh nghiệp. Chẳng hạn chương trình “P/S bảo vệ nụ
cười” của kem đánh răng P/S đã khám và chữa răng miễn phí cho rất nhiều người ở
các vùng khác nhau. Vì thế mà thương hiệu này được người tiêu dùng yêu mến, tin
tưởng lựa chọn.
PR thường có chi phí thấp hơn so với quảng cáo trên các phương tiện truyền thông,
trong khi hiệu quả của thông tin lại không thấp hơn do tính chất tập trung của đối
tượng và nhờ tác dụng rộng rãi của truyền miệng.
Tuy nhiên hoạt động PR cũng có những hạn chế nhất định: Thông tin không đến
được với một số lượng lớn các đối tượng trong một thời gian ngắn do hoạt động PR
chỉ tập chung được ở một nhóm đối tượng trong một khu vực định trước. Thông
điệp đưa ra thường không gây được ấn tượng mạnh và khó ghi nhớ hơn so với
quảng cáo. Trong một số trường hợp sẽ khó kiểm soát nội dung thông điệp do phải
truyền tải qua bên thứ ba.
Hoạt động PR luôn gắn liền với một nhóm đối tượng cụ thể và gắn liền với hoạt
động tuyên truyền, quảng cáo. Xuất phát từ đó, để tiến hành hoạt động PR nhằm
quảng bá cho thương hiệu, doanh nghiệp cần phải xây dựng một chiến lược cụ thể
cho hoạt động này. Chiến lược PR không thể tách rời khỏi chiến lược kinh doanh
chung của doanh nghiệp. Nó cần phải nhắm tới nhóm đối tượng khách hàng cụ thể
và cần tập trung vào một chủ thể nhất định. Chủ đề được hướng tới có thể là một
những nhân viên trong doanh nghiệp. Tham gia các sự kiện, doanh nghiệp cần
chuẩn bị tốt những chương trình quảng cáo, tuyên truyền. Cũng cần lưu ý rằng sự
tham gia tràn lan các sự kiện thường khiến cho doanh nghiệp phải chi phí rất nhiều,
trong khi ấn tượng về thương hiệu của doanh nghiệp có thể bị xem nhẹ. Nên chọn
lọc các sự kiện có liên quan và gắn bó với thương hiệu, cần tuyên truyền và có sự
đầu tư thích đáng khi tham gia nhằm tạo sự chú ý của công chúng.
- Đối phó với rủi ro và khắc phục các sự cố: Đối phó tốt với các sự cố có thể
là giải quyết tốt các khiếu nại, hoặc sự cố của khách hàng, thậm chí có thể là cảnh
báo về nguy cơ hàng giả và tuyên truyền chống hàng giả, bồi thường cho khách
hàng…Chính điều này đã tạo được lòng tin của khách hàng đối với các hoạt động
và sản phẩm của doanh nghiệp. Tuy nhiên cần hết sức tỉnh táo với các hoạt động
này vì rất có thể thương hiệu của doanh nghiệp có thể bị tẩy chay và doanh nghiệp
sẽ phải trả giá vì sự dễ dãi trong sử lý các sự cố.
- Các hoạt động tài trợ cộng đồng: Các hoạt động tài trợ và từ thiện cần
trước hết xuất phát từ mục đích mang lại lợi ích cho cộng đồng, bên cạnh đó quảng
bá thương hiệu. Các chương trình cho hoạt động này cần thiết thực và phù hợp với
hoàn cảnh thực tế và không quá lạm dụng quảng cáo vì rất có thể tạo ra tác dụng
ngược, gây khó chịu cho đối tượng được tuyên truyền. Hoạt động tài trợ và từ thiện
thường được sử dụng trong quá trình quảng bá thương hiệu, doanh nghiệp, bởi trong
trường hợp này hình ảnh về một doanh nghiệp dễ được chấp nhận hơn là hình ảnh
về một hàng hóa cụ thể. Việc quảng bá thương hiệu trong hoạt động từ thiện dễ làm
cho đối tượng được tài trợ và tuyên truyền có cái nhìn sai lệch về ý đồ cũng như
thiện chí của doanh nghiệp.
- Các hoạt động thương mại trực tiếp với khách hàng: Hội nghị khách hàng,
chương trình huấn luyện về sử dụng và vận hành sản phẩm, chương trình sử dụng
thử hàng hóa và lấy ý kiến người tiêu dùng, tổ chức triển lãm…là nhóm các hoạt
động có chi phí đôi khi không quá cao nhưng hiệu quả thì rất lớn. Đây là cơ hội tốt
nhất để người tiêu dùng tiếp xúc trực tiếp với sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp
và được hướng dẫn, tư vấn đầy đủ từ doanh nghiệp. Làm tốt các hoạt động này,
thương mại ở đây. Người ta hướng đến các sự kiện này nhằm mục đích tìm kiếm sự
thoải mái về tinh thần, hay để thể hiện một nét văn hóa của dân tộc, quê hương.
Thường thì những sự kiện như thế này được công chúng rất ủng hộ và tham gia
nhiệt tình. Ta có thể kể đến ở đây những sự kiện như các chương trình chào mừng
ngày lễ lớn của đất nước như: ngày Quốc khánh 2/9; Kỉ niệm ngày 30/4 – 1/5…Các
chương trình mang tính chất từ thiện như chương trình hưởng ứng toàn quốc ngày
vì người nghèo, ủng hộ các nạn nhân chất độc màu da cam, ủng hộ các vùng bị
thiên tai tàn phá…Một sự kiện có thể có nhiều doanh nghiệp cùng tham gia và
mang tính xã hội là nhiều.
Sự kiện thương mại là những sự kiện do một doanh nghiệp tự đứng ra tổ chức hoặc
thuê công ty khác ở bên ngoài lo cho toàn bộ chương trình nhằm mục đích quảng bá
hình ảnh sản phẩm, hình ảnh của doanh nghiệp cũng như những hoạt động của
doanh nghiệp tới công chúng mục tiêu. Những sự kiện như thê này được các doanh
nghiệp thường xuyên tổ chức như những buổi họp báo, lễ kỉ niệm, giới thiệu sản
phẩm mới, khai trương…Thông điệp từ những chương trình này gửi đến những đối
tượng khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp. Đây là một hình thức truyền thông
hiệu quả mà các doanh nghiệp hiện nay đã nhận thức đúng đắn và đầu tư đúng mức.
Người xem đóng vai trò là khách hàng tiềm năng, họ là những người tiêu dùng trực
tiếp hoặc là những người có ảnh hưởng mạnh mẽ tới các quyết định tiêu dùng.
Không giống như các hoạt động truyền thông khác, ví dụ như quảng cáo phải tốn rất
nhiều chi phí, và thời gian để có thể tạo được chỗ đứng cho doanh nghiệp trong tâm
trí khách hàng, các sự kiện chỉ tập trung trong một thời gian, chi phí cũng ít hơn của
quảng cáo, nhưng lại mang lại hiệu quả to lớn nếu như được sử dụng hợp lí. Vấn đề
của các doanh nghiệp hiện nay là làm thế nào để có được một sự kiện thành công.
Có những doanh nghiệp dựa vào những nguồn lực sẵn có của mình để tự tổ chức sự
kiện, nhưng có những doanh nghiệp lại đi thuê các công ty PR/tổ chức sự kiện làm
cho mình với lý do là các công ty này chuyên nghiệp hơn. Chính điều này đã làm
cho tổ chức sự kiện được xem như là một lĩnh vực khá hấp dẫn, một nghề thời
thượng.
- Khai Trương: Là một trong những lý do tốt nhất để tổ chức một sự kiện.
Để có tác dụng tốt bạn phải làm cho sự kiện này mang một nét đặc trưng riêng, nói
lên được ngành nghề và chuyển tải được thông điệp mà bạn muốn nhắn đến khách
hàng, đó là “chúng tôi đã có mặt. Chúng tôi khác với đối thủ cạnh tranh, chúng tôi
tốt hơn đối thủ cạnh tranh và chúng tôi đã sẵn sàng phục vụ bạn”. Bạn phải làm cho
khách hàng có ấn tượng mới lạ và tốt đẹp về buổi lễ khai trương. Nên tránh đi vào
lối mòn như nhất thiết phải có chạy thử máy (đối với việc khai trương các nhà máy
sản xuất), cắt băng khánh thành…Hãy nghĩ ra cách làm sáng tạo.
- Giới thiệu sản phẩm mới: Những buổi giới thiệu sản phẩm mới thường
được đi kèm với các chương trình giải trí, biểu diễn. Tuy nhiên, bạn không nên để
các chương trình này kéo dài quá mức và làm cho khách sao lãng với mục đích
chính của bạn là giới thiệu sản phẩm, dịch vụ. Nói cách khác những chương trình
giải trí và biểu diễn chỉ là những chất xúc tác còn sản phẩm dịch vụ của công ty bạn
mới là phần “cốt lõi”. Ngoài ra bạn cũng nên chú ý đến yếu tố không gian và thời
gian khi tổ chức các buổi giới thiệu sản phẩm mới.
- Các kỳ nghỉ, các ngày lễ tết: Những dịp lễ Giáng Sinh, năm mới hoặc khi
hè về, thu sang, đông đến…đều là những dịp rất tốt để bạn tổ chức các sự kiện đặc
biệt. Tuy nhiên, điều quan trọng là bạn phải xây dựng được những chương trình độc
đáo nhưng không đi quá xa thông điệp mà bạn muốn gửi đến khách hàng.
- Sự xuất hiện của những người nổi tiếng: Làm việc với những người nổi
tiếng tuy khá phức tạp nhưng lại có tác dụng rất tốt đối với chương trình tiếp thị của
bạn. Trước khi tiếp cận với các nhân vật nổi tiếng, điều quan trọng là phải nghiên
cứu kỹ lịch làm việc và cá tính của họ xem có thích hợp với mục tiêu tiếp thị và
hình ảnh của công ty bạn hay không. Nên đối xử với những người nổi tiếng theo
một tác phong “chuyên nghiệp” nên cảnh báo cho họ biết trước chương trình chi
tiết. Khi mời những nhân vật nổi tiếng hợp tác, bạn cũng phải xác định xem đối
tượng khách hàng mà bạn muốn thu hút là ai, bạn muốn đưa tin về sự kiện xuất hiện
của các nhân vật nổi tiếng này trên các phương tiện truyền thông nào và bạn muốn
tạo ra ấn tượng lâu dài nào đối với khách hàng.
đầu tư đó mang lại.
Trên thực tế, việc kết hợp giữa một kế hoạch chu đáo, sự đánh giá các khoản đầu tư
với mục tiêu chiến lược chính là giá trị lớn nhất mà khoản đầu tư này mang lại cho
doanh nghiệp. Trước hết, bạn cần phải xem xét những nguyên tắc cơ bản có ảnh
hưởng quyết định đến sự thành công của hoạt động tổ chức sự kiện, được trình bày
một cách cô đọng trong 10 nguyên tắc như sau :
- Tổ chức sự kiện là kết hợp giữa bán hàng và hoạt động tiếp thị: Tổ chức sự
kiện là sự phối hợp ăn ý giữa các yếu tố: hoạt động bán hàng, quản lý thông tin
khách hàng, quan hệ công chúng, nghiên cứu thị trường, xây dựng nhãn hiệu và
thâm nhập thị trường. Trên thự tế, trong lĩnh vực tiếp thị, tổ chức sự kiện rất gần với
hoạt động bán hàng của công ty. Có thể nói, nó gần như việc bán hàng kèm theo
một mẩu quảng cáo hay một chiến dịch PR. Nếu hiểu hoạt động tổ chức sự kiện chỉ
đơn giản là “bán hàng” hoặc “tiếp thị” thì chúng ta đã bỏ sót những yếu tố quan
trọng khác của nó.
- Tổ chức sự kiện phải là một thành phần không thể thiếu trong chiến lược
tiếp thị hỗn hợp: Hãy xem việc tổ chức sự kiện như một phần của chiến lược đưa
sản phẩm ra thị trường, bởi vì nếu chỉ được xem như một hoạt động phụ bổ sung
vào chiến lược tiếp thị của công ty và mỗi năm chỉ “làm cho có”, nó sẽ nhanh chóng
trở thành một khoản chi thay vì là vốn đầu tư. Do vậy, doanh nghiệp phải xem xét
chiến lược tiếp thị hỗn hợp mà công ty thực hiện hàng năm để điều chỉnh hoạt động
tổ chức sự kiện này sao cho có thể mang lại hiệu quả cao nhất. Nhưng bạn cũng
đừng quên một điều: tổ chức sự kiện không phải lúc nào cũng là một lực đẩy cần
thiết và phù hợp với mục tiêu kinh doanh của công ty.
- Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu: Mức độ thành công của một sự
kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị những khách hàng mà sự kiện đó
thu hút được, kể cả những khách hàng tiềm năng. Đối với một cuộc triển lãm
thương mại, cho dù quy mô của nó có “tầm cỡ” tới đâu, bất kể bạn ra sức tạo ấn
tượng như thế nào, nó cũng sẽ trở thành vô nghĩa nếu xác định sai đối tượng khách
hàng mục tiêu. Do đó, khi chuẩn bị tổ chức một sự kiện, bạn cần lên kế hoạch chi
tiềm năng. Quá trình quảng bá trước khi tổ chức sự kiện có thể nói là việc cần thiết
và quan trọng nhất của hoạt động tiếp thị hiện đại, nhờ đó doanh nghiệp có thể xác
định được đối tượng khách hàng mục tiêu và thu hút họ tham gia. Đối với những sự
kiện thương mại có sự góp mặt của nhiều công ty khác nhau, bạn cần phải tổ chức
hoạt động xúc tiến và quảng bá rộng rãi nhằm tranh thủ sự ưu tiên quan tâm của
những khách hàng tham dự.
- Thiết lập và theo sát những mối liên hệ: Nếu triển lãm thương mại đang
diễn ra, bạn hãy dồn hết sự tập trung vào “chất lượng”, thay vì số lượng các lần gặp
gỡ khách hàng. Sau khi kết thúc một sự kiện thương mại như thế, bạn phải theo sát
các mối liên hệ đã tạo dựng được để có thể tạo ra lợi nhuận thực sự của công ty.
Việc này là cả một quá trình đòi hỏi sự tập trung và kiên nhẫn. Đừng tiếp tục, nếu
công ty của bạn chưa chuẩn bị kế hoạch quản lý những mối liên hệ đó. Hãy làm
việc này trước khi quyết định bỏ vốn để đầu tư vào việc tổ chức sự kiện khác.
- Nhân lực là yếu tố quan trọng: Nếu như các sự kiện thương mại là phương
tiện quảng bá trực tiếp, thì yếu tố để đạt được mục tiêu quảng bá chính là chủ thể
tham gia ở cả hai phía: người được truyền tải và thực hiện việc truyền tải thông tin.
Thành công sẽ nằm ở việc xác định đúng đối tượng khách hàng và thuyết phục họ
hưởng ứng bạn trong sự kiện thương mại đó. Đồng thời, việc tuyển chọn, huấn
luyện và tạo động lực tốt cho đội ngũ nhân viên để có thể giao tiếp với đối tượng
khách hàng mục tiêu này cũng không kém phần quan trọng.
- Sự kiện thương mại phải phục vụ cho mục tiêu kinh doanh: Đừng quá chú
trọng vào các tiểu tiết mà bỏ quên mục tiêu chính. Tổ chức sự kiện thương mại là
hoạt động cực kì phức tạp: nó phải vừa là một cuộc triển lãm hàng hoá hấp dẫn, thu
hút, vừa phải tạo được tinh thần hiếu khách, đồng thời bảo đảm các yếu tố hậu cần
cũng như vô số những công việc lặt vặt khác. Tuy nhiên, đó cũng chỉ là một yếu tố,
một thành phần trong toàn bộ chiến lược tiếp thị, là phương tiện để hướng đến mục
đích cuối cùng và chịu sự chi phối của toàn bộ chiến lược.
1.2.4. Những yếu tố ảnh hưởng tới sự thành công của một sự kiện
Sự kiện là thành quả của một quá trình từ việc lập kế hoạch, chuẩn bị cho sự kiện
công nghiệp xe hơi thế giới, từ chiếc xe chạy bằng hơi nước thập niên 30 đến những
chiếc điệu đàng ở thập niên 60 và cao trào là sự xuất hiện cực kỳ ấn tượng của chiếc
Ford “Bản lĩnh tiên phong”. Chương trình đó đã tạo cho những người đến xem một
cảm giác khác lạ và thích thú, và tin chắc rằng ai đã tham dự chương trình đó thì
không thể quên được. Ý tưởng đóng vai trò rất quan trọng. Khi có ý định tổ chức
một sự kiện, thì những người làm tổ chức sẽ họp nhau lại để thu thập những ý tưởng
cho sự kiện. Những ý tưởng hay, độc đáo sẽ góp phần tạo nên một sự kiện thành
công cả về nội dung lẫn hình thức.
Một sự kiện không thể diễn ra suôn sẻ nếu không có một bản kế hoạch chi tiết, và
bảng phân công công việc cho từng bộ phận, trong đó là toàn bộ những công việc
cần chuẩn bị cho sự kiện sắp diễn ra. Đó là bảng phân công nhiệm vụ, những đầu
việc cần phải làm trước khi sự kiện được diễn ra như: địa điểm tổ chức ở đâu là hợp
lý, âm thanh ánh sáng như thế nào, khách mời là những ai, ai là người chịu trách
nhiệm cho những đầu việc đó…Bản kế hoạch được người chịu trách nhiệm chính
đối lập ra và theo dõi thường xuyên để nắm bắt được tiến độ công việc như thế nào,
nếu có những sự việc phát sinh thì nhanh chóng tìm cách giải quyết. Bản kế hoạch
cần phải được lập một cách rõ ràng và chi tiết để cho dễ hiểu và thực hiện. Công
việc cần phải được phân công cụ thể cho từng bộ phận, tránh chồng chéo công việc
giữa những bộ phận với nhau, và phải tạo ra được một sự gắn kết giữa những bộ
phận đó.
Sự phối hợp giữa các bộ phận cũng là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới sự thành
công của sự kiện. Người mẫu không thể diễn khi mà sân khấu cứ được thiết kế theo
kiểu…đủng đỉnh. Ca sĩ sẽ không thể thể hiện tốt nếu như người phụ trách âm thanh
không có sự chuẩn bị tốt trước giờ diễn. Ánh sáng sân khấu cũng vậy, phải thật
hoàn hảo ngay từ buổi diễn tập để dạo diễn sắp xếp đội hình người mẫu: cô mặc
trang phục màu đậm thì đứng ở nơi có ánh sáng nhiều; trang phục sáng thì đứng ở
nơi tối hơn…Trong khi sự kiện diễn ra thì cần phải có một người chịu trách nhiệm
chính cho toàn bộ chương trình. Theo dõi và chỉ huy các bộ phận, tạo nên sự gắn
kết giữa các bộ phận với nhau. Một sự kiện thành công là một sự kiện diễn ra liên
thuê một công ty khác lo toàn bộ cho sự kiện của mình. Xuất hiện ở Việt Nam
khoảng năm 1995 chỉ với một vài công ty nước ngoài, đến nay số công ty làm nghề
tổ chức sự kiện đã khá nhiều. Chiếm số đông hiện nay là khoảng hơn 20 công ty
nhỏ và vừa chuyên về PR/event của Việt Nam hiện nay như Max, Coon, Galaxy,
Venus…(nhân viên ở các công ty thường là từ 2 – 4 cho đến vài chục người). Còn
số lượng các công ty quảng cáo và các công ty khác có kèm event thì vô số.
Theo kết quả nghiên cứu độc lập gần đây của công ty FTA, dựa trên phỏng vấn trực
tiếp 70 “đại gia” (như Unilever, Pepsi, Tiger, Heniken, Thiên Long, Kinh Đô,…)
ngành PR/event ở Việt Nam đang tăng trưởng nhanh ước tính 30%/năm với hơn 20
công ty chuyên về PR/event và hàng trăm công ty quảng cáo làm kèm thêm event;
66% các công ty tự làm và 77% các công ty thuê làm các hoạt động PR/event.
Khách hàng được phỏng vấn cho biết họ hài lòng với kết quả mang lại. Những yếu
tố mà họ mong đợi là có quan hệ tốt (với báo chí và các cơ quan chức năng), nhiệt
Copyright: Tài liệu đại học ©