Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa công nghệ thông tin Đề tài: “TỔNG QUANVỀ MICROSOF TACCESS”

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa công nghệ thông tin
LỜI NÓI ĐẦU

Nghành công nghệ thông tin phát triển một cách nhanh chóng Việt Nam
là một nước đang phát triển đã tiếp nhân nhanh chóng nghành tin hoc đãđi đến
mỗi học sinh sinh viên trong trong những trường chuyên nghiệp cao đẳng đại
học hay các trường phổ thông đều có môn tin hoc

Với trước đây nghành công nghệ thông tin chưa phát triển chúng ta chủ
yếu dùng cách thủ công tính toán số liệu viết văn bản sao chép, tinh toán, tra
cứu… mất rất nhiều công sức và thời gian, còn giờđây chúng ta đãáp dụng công
nghệ tiên tiến mới nhất của tin học tiết kiệm thời gian, độ chính xác tuyệt đối.

defind type, như kiểu bản ghi hay Pascal hay cấu trúc C).
b. Biến mảng theo dạng chuẩn hay dạng tự do.
c. Cấu trúc vào ra trên bàn phím, màn hình .
d. Các toán tửđiều khiển, rẽ nhánh và lặp (chu trình).
e. Các hàm thủ tục kể cả chức năng để quy các hàm thủ tục.
f. Tạo tệp, ghi tệp, đọc tệp (nhị phân và text).
Access chủ yếu được sử dụng để xử lý các đối tượng của Access như bảng
dữ liệu, truy vấn, mẫu biểu, macro. Trong Access lập trình chủ yếu theo phương
thức đối tượng, phương thức thuộc tính (sử dụng các đối tượng hướng đối tư-
ợng) chứ bản thân nó không phải là ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng, bởi vì
nó không cho phép tạo ra các lớp mới .
3. Về tổ chức: Access gồm các thủ tục,hàm độc lập nằm rải rác trong các đơn
thể của mẫu biểu đơn thể, đơn thể của mẫu biểu, đơn thể chung của hệ cơ sở dữ
liệu chúng không thể tổ chức tahnhf một đơn thể thống nhất như C và Pacal
 Về hoạt đông chương trình, Access hoạt động theo hướng sự kiện.
Mỗi khi sự kiện xảy ra (bấm chuột tại một nút lệnh) thì một thủ tục
đợc kích hoạt, nó bắt đầu thực hiện và có thể gọi thêm một chuỗi
các thủ tục và các hàm.
I) CƠSỞDỮLIỆU (DATABASE)
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa công nghệ thông tin
Cơ sở dữ liệu là một hệ thống các dữ liệu có cấu trúc về một phạm vi quản
lý nào đóđược lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ dữ liệu thứ cấp (như băng từ,
đĩa, ) để thoả mãn yêu cầu khai thác thông tin nhanh chóng, chính xác, hiệu
quả.
Mô hình cơ sơ dữ liệu quan hệđược giới thiệu bởi E.F.Codd vào thập niên
1970, nó có nhiều ưu việt hơn các mô hình trước đó như mạng, phân câp do đó,
nóđã nhanh chóng được người dùng chấp nhận vàáp dụng rộng rãi.
Cơ sở dữ liệu quan hệ có thuật ngữ tếng anh là RD (Relational Database). Phần
mềm tạo lập và quản lý cơ sở dữ liệu quan hệđươc gọi là quản trị cơ sở dữ liệu

(hoặc một danh sách) có số cột bằng với số cột của một bảng, số
dòng là tổng số dòng của hai bảng.
d. Phép giao(Intersection): Chọn ra những dòng dữ liệu chung của hai
bảng.
e. Phép trừ ((Minus): Chọn ra những dòng dữ liệu của bảng thứ nhất
sau khi loại bỏ những dòng có mặt trong bảng thứ hai .
3) Microsoft Access là gì ?
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS Access là một chương trình nằm trong bộ
Office của Microsoft. Access có kháđầyđủ các tính năng của một hệ quản trị cơ
sở dữ liệu.Ngoài ra, chương trình này còn có một số tính năng khác như Form,
Macro, Report, Module, cho phép xây dựng thành một phần mềm quản lý cơ sở
dữ liệu.

II. CÁCTHÀNHPHẦNTRONGCƠSỞDỮLIỆU ACCES
1) Bảng (Table)
Bảng là thành phần cơ bản của cơ sở dữ liệu quan hệ và cũng là nơi Accessl-
lưu trữ dữ liệu. Trong một bảng, dữ liệu được lưu thành nhiều cột và nhiều
dòng.
2) Truy vấn (Query)
Dùng để tính toán và xử lý dữ liệu trong table. Hơn nữa, truy vấn còn là
công cụ cần thiết để chỉnh sửa số liệu(Update Query), để tạo ra Table mới
(Make Table Query), để thêm dữ liệu vào Table (Append Query), để xoá số
liệu(Delete Query), tổng hợp số liệu(Crosstab Query), và nhiều công dụng khác.
3) Biểu mẫu (Form)
Được thiết kếđể biểu hiện, soạn thảo hoặc nhâp liệu. Biểu mẫu có mục đích làm
thân thiện hoá những thao tác trên giúp người dùng có cảm giác đang điền thông
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa công nghệ thông tin
tin vào những phiếu rất đời thường. Trong biểu mẫu còn có thể chứa những biểu
mẫu con, gọi là SubForm, cho phép nhập liệu vào nhiều bảng khác nhau .


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa công nghệ thông tin
PHẦN II
XÂYDỰNGHỆTHỐNGCƠSỞDỮLIỆU
I. TABLE- BẢNGDỮLIỆU
1. Khái niệm về bảng.
Table làđối tượng đầu tiên cần phải tạo trớc khi tạo ra những đối tượng
khác, là thành phần cơ bản nhất trong cơ sơ dữ liệu, là nơI lưu giữ dữ liệu khi đã
phân tích bài toán, các thực thể và quan hệ trong cơ sở dữ liệu.
A: Cột hoặc trường (Column, file)
1. Trong cùng một cột của bảng, chỉ cho phép chứa duy nhất một kiểu dữ
liệu, ví dụ như kiểu số kiểu kí tự, kiểu ngày vv
2. Cột có các đặc trưng cơ bản sau:
3. Tên cột (field name) dùng để khai báo tên của trường.
4. Kiểu dữ liệu mà cột sẽ lưu trữ (data tipe).
5. Giá trị mặc định ban đầu của cột.
6. Định dạng hiển thị dữ liệu.
7. Yêu cầu quy tắc đầu vào với dữ liệu
8. Dữ liệu của cột cho phép rỗng hay không
B: Dòng hoặc bản ghi
Là một thể hiện dữ liệu của các cột trong 1 bảng
C: Khoá chính
Là tập hợp 1 hoặch nhiều cột trong bảng mà dữ liệu trên đó là duy nhất
không được trùng lặp và không được phép rỗng.
D: Khoá ngoại
Là một hoặc nhiều cột trong bảng, mà các cột này lại là khoá chính ở bảng
khác. Do vậy, khi thêm, xoá, sửa dữ liệu vào cột là khoá ngoại thì phải tuân
theo các ràng buộc về khoá ngoại.
2. Tạo bảng:

 Discription: Để giải thích rõ hơn một trường nào đó các thuộc tính
ở Eral.
 Độ rộng cột (field size): có giá trị tối đa 255.
 Định dạng Format: Thể hiện dữ liệu của cột
 Số chữ số thập phân (Dicemal tlacef) số chữ số thập phân trong
kiểu dữ liệu là số thực có thể chọn Auto hoặc chọn từ 1 đến 15.
 Tiêu đề cột caption: thể hiện khi mở bảng ở chếđộ cập nhật ở dữ
liệu, nếu bỏ qua thuộc tính này Access lấy tiêu đề cột làm tiêu đề.
 Giá trị cột mặc định(defaultvalue) giá trị dữ liệu mặc định của cột
khi thêm dữ liệu vào tabl mà bỏ qua dữ liệu tại cột đó.
 Quy tắc hợp lệ(valitationrule): là biểu thức kiểm tra dữ liệu để khi
nhập dữ liệu Access sã kiểm tra quy tắc đó.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa công nghệ thông tin
 Thông báo lỗi (validationText): Chuỗi thông báo lỗi sẽ xuất hiện
nhập dữ liệu sai so với quy tắc đãđịnh nghĩa ở validationrule.
 Yêu cầu(Requed) có 2 giá trị yes tương ứng với việc bắt buộc nhập
dữ liệu, No tương ứng với việc không bắt buộc nhập dữ liệu.
 Cho phép chiều dài chuỗi rỗng hay không (Allowzero lenght): áp
dụng với kiểu text, memo và Hyperlink.
 Xắp sếp chỉ mục(Index): Làm tăng tốc độ tìm kiếm và sắp xếp như
làm chậm sự cập nhật dữ liệu. Thuộc tính này có 3 dữ liệu, No: không tạo chỉ
mục, Yes(Duplicates ok): tạo Index cho phép trùng, Yes(No Duplicates ): tạo
Index không cho phép trùng.
 Mặt nạ nhập liệu( Input mask): Mặt nạđịnh dạng dữ liệu dùng để
bắt buộc người sử dụng khi nhập dữ liệu vào bảng phải tuân theo đúng định
dạng đó.
 Thuộc tính ở tab Lookup:
 Display Control:Thuộc tính này có ba giá trị là Text, combo box,
list box ta chỉđược phép chọn một trong ba giá trị này.

hoặc truy vấn vào cửa sổ quan hệ. Sau khi Add các bảng cần tạo quan hệ vào
cửa sổ quan hệ, chúng ta tạo quan hệ giữa các bảng bằng thao tác kéo thả: kéo
chuột cần tạo quan hệ của bảng thứ nhất sang cột quan hệ của bảng thứ hai.
Chọn vào ô kiểm tra hiệu lực của ràng buộc toàn vẹn (Enforce Referential
Integrity), sau đó xác định sẽ chọn hai quy tắc kiểm tra dữ liệu.
ã Trong màn hình tạo ràng buộc có các quy tắc như sau:
Cascade Apdate Related Fields: Tựđộng cập nhật dây truyền nghĩa là khi
chọn vào ô kiểm tra này thì khi người dùng thay đổi dữ liệu ở bảng cha thì
Access thựđộng cập nhật sự thay đổi đóở bảng con, nếu bảng con có dữ lệu tham
chiếu đến bảng cha. Còn nếu ta không chọn vào ô kiểm tra thì Access sẽ không
cho phép người dùng thay đổi dữ liệu ở bảng cha nếu dữ liệu đó bảng con đã
tham chiếu đến.
Cascade delete Related Records: Xoá dây truyền, nghĩa là khi đã chọn vào
ô kiểm tra này thì khi ngời dùng xoá dữ liệu ở bảng cha thì Access sã tựđộng
xoá dữ liệu ở bảng con nếu bảng con có dữ liệu tham chiếu đến bảng cha. Ngược
lại không chọn vào ô kiểm tra thì Access không phép xoá dữ liệu ở bảng cha,
nếu dữ liệu đó co tồn tại ở bảng con.
ã Lưu lại mối quan hệ vào cửa sổ quan hệ.
II QUERY - TRUYVẤN
1) Khái niệm về truy vấn.
Truy vấn là công cụ kháđặc trưng của Microsoft Access giúp người sử
dụng khai thác cơ sở dữ liệu như xem, xoá, sửa hay tổng hợp số liệu dới nhiều
hình thức. Để thực hiện truy vấn , bắt buộc phải có cơ sở dữ liệu và bên trong
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa công nghệ thông tin
phải có bảng. Số liệu thì lưu trữ trên bảng, còn truy vấn là công cụđể tìm và nhìn
số liệu dưới nhiều góc độ khác nhau. Điểm quan trọng cần chúýđối với truy vấn
trong Access là cách thay đổi về dữ liệu trong câu query sẽ phản ánh lên các
bảng tương ứng, ngoài ra chúng ta còn có thể tạo dữ liệu mới cho bảng thông
qua truy vấn.

Khoa công nghệ thông tin
- Descending:Sắp xếp giảm dần.
Show: Nếu đánh dấu kiểm thì trường đóđược xuất hiện khi chạy truy vấn,
còn không trường đó làm biểu thức điều kiện.
Criteria: Nhập điều kiện cho các bản ghi khi xuất hiện .
Or: Nhập điều kiện hoặc.
Điều kiện trên cùng dòng làđiều kiện End và khác dòng làđiều kiện Or.
Lưu vàđặt tên cho truy vấn , vào Fiel/save.
Chạy truy vấn: Query/Run.
3) Các hàm sử dụng trong truy vấn.
- IIF (Đk,Giá trin khi ĐK = True, Giá trị khi Đk = False.
- SUM: Tính tổng các giá trị trong trường
- AVG: Tính trung bình cộng các giá trị trong trường .
- MAX: Tính giá trị lớn nhất trong trường.
- MIN: Tính giá trị nhỏ nhất trong trường.
- COUNT: Đếm các bản ghi của bảng trên trường dữ liệu.
- STDEV: Tính độ lệch chuẩn các giá trị trong trường.
- FIRST: Tính giá trị của bản ghi đầu trong bảng.
- LAST: Tính giá trị của bản ghi cuối trong bảng.
III. BIỂUMẪUFORM
1) Khái niệm.
Biểu mẫu form là một cửa sổ, nhằm thiết kế giao diện giữa người dùng
và chương trình ứng dụng một cách trực quan và mềm dẻo. Bằng các công
cụđiều khiển được nhà phát triển phần mềm lập trình sẵn.
Trong chương trình này ta chỉ sử dụng form để thể hiện dữ liệu từ các
bảng hoặc truy vấn trong cơ sở dữ liệu.
Tại cửa sổ form cho phép ta có thể hiển thị, chỉnh sửa ,thêm và xoá các
bản ghi. Đặc biệt với những trường dữ liệu có kiểu Memo, OLE Objects (Chứa
hình ảnh đồ hoạ) chỉ có form mới có thể hiển thị dữ liệu còn cách mở thông th-
ường của bảng và truy vấn ta không thể hiển thịđược.

Vào thực đơn Insert/Form, chọn Form Wizard, sau đó chọn một bảng hay
truy một truy vấn để làm Record Source cho Form và nhấn nút OK.
Chọn các cột của bảng / truy vấn sử dụng trong Form bằng các nút
>,>>,<,<<.
Chọn dạng của Form là dạng cột, hay hàng,
Các loại Form cóý nghĩa như sau:
ã Form dạng cột (Column): Dữ liệu được thể hiện trên Form trên từng cột
và tại một thời điểm chỉ là một dòng dữ liệu trong bảng/ truy vấn.
ã Form dạng danh sách (Tabular): Dữ liệu được thể hiện trên Form tại một
thời điểm là nhiều dòng dữ liệu trong bảng/ truy vấn.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa công nghệ thông tin
ã Form dạng dữ liệu(Datasheet): Dữ liệu đợc thể hiện trên Form tại một
thời điểm là nhiều dòng dữ liệu trong bảng/ truy vấn. Tuy nhiên khác với Form
dạng danh sách, Form dạng này không cho phép hiển thị các thành phần trong
phần Form Header và Form Footer. Do đó, dạng Form này thờng đợc sử dụng
làm Form con(Sub Form) trong các form có phân cấp.
ã Form dạng hàng (Justified):dữ liệu đợc thể hiện trên Form trên nhiều cột,
tại một thời điểm trên Form chỉ hiển thị một dòng dữ liệu trong bảng/truy vấn.
ã Chọn hình nền cho Form.
ãĐặt tiêu đề cho Form và nhấn nút Finish để hoàn thành việc tạo Form
IV BÁOBIỂU REPORT
1) Khái niệm:
Trong Access, báo biểu là một kiểu biểu mẫu đặc biêt được thiết kế cho
mục đích in ấn dữ liệu từ các bảng và truy vấn. Hơn thế Report trong Access còn
cho phép thống kê, nhóm dữ liệu một cách tiện lợi.
2) Các thành phần của report.
 Report Header: chứa các dòng chữ hay hình ảnh xuất hiện ởđầu của
mỗi Report ví dụ nh : tiêu ngữ, tiêu đề của report
 Page Header: Chứa các thông tin nằm ởđầu của mỗi trang.

 Tạo mới một Macro.
 Từ của sổ Database chọn Tal macro , chon New, xuất hiên cửa sổ.
- Macro Name: Đặt tên cho các macro con.
- Action: Để ta chọ các hành động cho các Macro
- Comment: Ghi chú thích cho các macro.
- Action Argument: Để ta chọn tham số cho hành động.
2.Các hành động trong Macro.
a. Hành động Open Table
 Dùng để mở một bảng trong cơ sở dữ liệu
+ các tham số :
Table name:Tên bảng
View : Qua định dạng hiển thị của bảng
Datamode: Quy địng chếđộ về dữ liệu.
Add: Cho thêm mới dữ liệu.
Edit: Xem, Sửa và nhập dữ liệu.
Read Only: Xem dữ liệ
u.
b. Open Query.
Dùng để mở một truy vấn
Các hành động.
Query Name: Tên của query.
View: Chếđộ hiển thị.
Datamode: Chếđộ dữ liệu.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa công nghệ thông tin
c. Open Form.
- Dùng để mở một form.
+ Các hành động.
Form Name: Dùng để quy định form đợc mở
View: Dạng trình bày của form.

4. Môi trờng cửa sổ viết lệnh: Là nơi soạn thảo các dòng lệnh VBA, mỗi
cửa sổ sẽ chứa toàn bộ mã lệnh cho một đối tợng Form, Report, Module trong
cửa sổ có thể có nhiều phần đợc viết lệnh. Mỗi phần có thể là nội dung của một
khai báo, một chơng trình con hay một thủ tục đáp ứng điều kiện.
5. Cửa sổ Intermediate: Là nơi giúp thi hành trực tiếp một câu lệnh rất
hữu dụng trong việc gỡ rối phần mềm.
6. Cấu trúc lệnh VBA
Cũng giống nh bất cứ cấu trúc lệnh ngôn ngữ nào đều thoả mãn yếu tố
sau:
7. Cấu trúc lệnh VBA
Cũng giống như bất cứ cấu trúc lệnh ngôn ngữ nào đều thoả mãn yếu tố
sau:
8. Có cấu trúc.
- Có từ khoá bắt đầu và từ khoá kết thúc.
- Thực hiện tuần tự, có thể lồng vào nhau.
9 Cấu trúc If…….Endif
If <điều kiện> Then
<thủ tục 1>
[Else <thủ tục 2>]
End If
Nếu thoả mãn điều kiện thì thực hiện thủ tục 1 còn ngợc lại sẽ thực hiện
thủ tục 2. Phần nằm trong dấu ngoặc vuông có thể có hoặc có thể không trong
cấu trúc lệnh
10. Cấu trúc For…Next
- Cú pháp:
For biến chạy = <gía trị 1> to <giá trị 2> [step (n)]
(Thủ tục1)
[Exit For]
Next.
Biến chạy là kiểu dữ liệu vô hớng:

Tính giá trị biểu thức
Kiểm tra biểu thức bằng giá trị thứ i nếu đúng thì thực hiện thủ tục i và
thoát ra khỏi cấu trúc bằng từ khoá End select còn ngợc lai sẽ kiểm tra biểu thức
với giá trị i +1.Nếu đúng sẽ thủ tục i +1 ngợc lại sẽ thực hiện thủ tục i +2 trong
phần Else Case. Sau đó sẽ thoát ra khỏi từ khoá End select
13 Lệnh Docmd (dùng để thay đổi đối tượng)
- Cú pháp:
+ Docmd.close<Object type>, <Object Name>, <Save option>
+ AcForm: dùng đểđóng Form
+ Acreport: dùng đểđòng Report
+ Object type: Là loại đối tượng sẽđóng
+ Acquery: Dùng đểđóng bảng truy vấn (Query)
+ Actable: Dùng đẻđóng bảng cơ sở dữ liệu (Table)
+ Object Name: Là tên đối tọng sẽđợc đóng
+ Save option: Là chỉđịnh các tuỳ chon để ghi lại cấu trúc
+ Save No: Đóng đối tượng mà không ghi lại cấu trúc
+ Save Yes: Đóng đối tượng mà ghi lại cấu trúc
+ Save Pront: Hiển thị hộp thoại nhắc nhở có ghi lại cấu trúc haykhông
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa công nghệ thông tin
PHẦN III
XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH

I. MỤCĐÍCHCHƯƠNGTRÌNHVỀTÀI
Chương trình “quản lý thư viện ”là một chương trình nhằm giúp cho con
người quản lý các danh sách, giấy tờ,thư viện là nơi cung cấp mọi thông tin cho
người dọc cũng như người dung, trong bất kỳ một trường học hay công ty nào
cũng đòi hỏi có thư viện nơi lưu trũ mọi thông tin cũng như mọi kiến thức ta cần
đến. Chương trình quản lý thư viện trên lĩnh vực công nghệ thông tin giúp cho
con người rất nhiều vềđộ chính xác cao, nó ra đời làđểđáp ứng nhu cầu của con

quan hệ giữa các bảng bị thai đổi dẫn đến nhiều thay đổi khác trong ứng dụng
điều đó sẽ dẫn đến thay đổi trong các ứng dụng đIều đó sẽ làm cho công việc trở
nên phức tạp.
1. Màn hình thiết kế và tạo bảng như sau: Hình 1

 Trong màn hình tạo bảng của cơ sở dữ liệu ta chọn Desig view để
thiết kê từng bảng như sau:
Các bảng ở chếđộ thiết kế và mở

* Bảng sách
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa công nghệ thông tin * Bảng tác giả
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa công nghệ thông tin