lời mở đầu
Ngày nay trong nền kinh tế thị trờng các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm
đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình, tự quyết định từ khâu
sản xuất đến khâu tiêu thụ SP kể cả vấn đề hoàn thiện bộ máy quản lý doanh
nghiệp. Để cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển trong cơ chế thị trờng đầy biến
động và phức tạp nh hiện nay cần phải có bộ máy quản lý sao cho phù hợp. Tronh
bài báo về cuộc cách mạng của ta đã nhấn mạnh vai trò tổ chức, Lênin viết ng-
ời nào có tổ chức, kỹ thuật cao nhất và máy móc thiết bị tốt nhất ngời đó sẽ
thắng. Do vậy chúng ta không thể coi thờng vấn đè tổ chức bộ máy quản lý trong
doanh nghiệp
Bộ máy quản lý doanh nghiệp đợc coi là bộ phận đầu não đa ra những đờng
lối chủ trơng sách lợc quan trọng của doanh nghiệp cho nên dù muốn hay không
mỗi doanh nghiệp phải phân tích và xem xét vấn đề về công tác hoàn thiện bộ máy
quản lý doanh nghiệp. Đó là những vấn đề của xã hội trong nền kinh tế thị trờng
hiện nay của các doanh nghiệp.
Việc nghiên cứu bộ máy tổ chức quản lý là để hiểu bộ máy tổ chức quản lý
và tầm quan trọng của nó, từ đó tìm ra biện pháp thích hợp để ngày càng hoàn
thiện bộ máy tổ chức quản lý của doanh nghiệp, đa doanh nghiệp ngày càng phát
triển có sức cạnh tranh trên thị trờng đem lại sự phát triển cho doanh nghiệp nói
riêng và cho xã hội nói chung chính vì vậy mà em đã mạnh dạn nghiên cứu đề tài
Hoàn thiện bộ máy quản lý của công ty khoá Minh Khai
Nội dung trình bày gồm 3 phần :
Phần1:Nội dung và yêu cầu đối với tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp
Phần 2: Thực trạng tổ chức bộ máy quản lý của công ty khoá Minh Khai
Phần 3: một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý của
nhà máy khoá Minh Khai
1
Phần 1:
nội dung và yêu cầu đối với tổ chức bộ máy
quản lý của doanh nghiệp
1.2 Tổ chức bộ máy quản lý và ý nghĩa của tổ chức bộ máy quản lý của
tốt nhất trong điều kiện môi trờng biến động.
b. Quan niệm về tổ chức quản lý :
Trong xã hội hiện đại, hình thức tổ chức của con ngời đi từ những tập thể
không chính quy, những nhóm lâm thời đến những tổ chức tổ chức có cơ cấu tổ
chức bộ máy chặt chẽ. Ngày nay tổ chức có tất cả trong mọi ngành hoạt động
trong xã hội từ chính trị đến văn hoá và kinh tế ...Trong đó những tổ chức kinh
doanh và những tổ chức chinh quyền là nổi bật về sản lợng về sản lợng quy mô và
tác động trên đời sống con ngời. Chính nhờ có tổ chức mà con ngời hiện đại đạt đ-
ợc những thanh tựu thần kỳ mà không có một cá nhân riêng lẻ nào có thể đạt đợc,
tất cả chúng ta đều có thể chỉ ra 1 tổ chức trong xã hội. Nhng về mặt khoa học,
định nghĩa tổ chức là một việc phức tạp. Hầu nh mỗi nhà ngghiên cứu về quản trị
đều có những định nghĩa riêng của mình.
Những định nghĩa này đều hớng đến một khía cạnh nhất định của tổ chức.
Qua các định nghĩa đó, chúng ta có định nghĩa một cách tóm tắt nh sau : Tổ chức
là một sự tập hợp nhiều ngời một cách có ý thức để nhằm hình thành các mục tiêu
chung. Tổ chức là một thực thể có mục tiêu phải hoàn thành có đời sống và nhứng
hoạt động riêng của nó, để có thể tồn tại và phát triển. Quản trị là sự hoạt động của
tổ chức nhằm bảo đảm sự tồn tại vận động của tổ chức đó hớng về muc tiêu. Dàn
nhạc là một tổ chức, nhng dàn nhạc không thể nào tồn tại và chơi một bản nhạc
nào nếu không có lao động của ngời chỉ huy dàn nhạc.
Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là một nội dung của công tác tổ chức
doanh nghiệp. Nếu hiểu ở mức độ khái quát nhất thì tổ chức doanh nghiệp là tổ
chức sự kết hợp các yếu tố sản xuất vì thế việc nghiên cứu tổ chức doanh nghiệp
nói riêng không thể không xuất phát từ quan điểm phân chia hoạt động lao động
của con ngời thành hai yếu tố sản xuất độc lập với nhau là lao động quản trị và lao
động thực hiện làm cơ sở cho công tác tổ chức doanh nghiệp nói chung và tổ chức
3
bộ máy quản lý doanh nghiệp nói riêng. Tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp
trực tiếp đề cập đến nhân tố chủ thể còn tổ chức lao động lại liên quan đến nhân tố
khách thể của quản lý doanh nghiệp.
quản lý doanh nghiệp theo hớng chuyên tinh giảm nhẹ và có hiệu lực không thể
không phân tích sự phù hợp giữa cơ cấu bộ máy quản lý với những chức năng
quản lý.
* Chức năng định hớng :
Chức năng quản lý là loại hoạt động riêng biệt của lao động quản lý, thể
hiện những phơng thức tác động của chủ thể qủan lý đến đối tợng quản lý. Việc
xác định đúng đắn chức năng quản lý là tiên đề cần thiết khách quan để có thể
quản lý doanh nghiệp theo hớng chuyên tinh giảm nhẹ và có hiệu lực không thể
không phân tích sự phù hợp giữa cơ cấu bộ máy quản lý với những chức năng
quản lý.
* Chức năng định hớng :
Là chức năng dự kiến trớc con đờng phát triển trong tơng lai của doanh
nghiệp mà chủ yếu đề cập đến mục tiêu của doanh nghiệp và con đờng để đạt mục
tiêu đó. Trong nền kinh tế thị trờng chức năng quyết định sự thành hay bại phát
triển hay diệt vong của doanh nghiệp theo quan niệm truyền thống chức năng định
hớng chính là công tác kế hoạch hoá dựa trên cơ sở thống kê kinh nghiệm để soạn
thảo các mục tiêu và phơng án hành động hớng mục tiêu
* Chức năng tổ chức :
Chức năng bao gồm hai bộ phận gắn bó cơ hữu với nhau là tổ chức xây
dựng và tổ chức quá trình tổ chức xây dựng, bao gồm mọi công việc liên quan đến
công tác xây dựng một doanh nghiệp nh xây dựng một cơ cấu sản xuất, công nghệ
ở phơng thức sản xuất bao nhiêu bộ máy chức năng.
Tổ chức quá trình hoạt động với nội dung cơ bản là tổ chức thực hiện các t
tởng chiến lợc kế hoạch.
* Chức năng phân phối :
Khi định hớng phát triển thì đòi hỏi trớc hết là việc phân phối nhiệm vụ phân
quyền điều hành đừơng vận động giữu các bộ phận. Đây là nhiệm vụ của công tác
5
tổ chức khi nhiệm vụ đã đợc phân ra và phân phối cho mọi cấp và đến mọi cá nhân
trong tổ chức tất yếu đòi hỏi phải hớng các nhiệm vụ đó theo mục tiêu đó chính là
Bộ máy quản lý của một tổ chức là một hệ thống các con ngời cùng với các
phơng tiện của tổ chức đợc liên kết theo một số nguyên tẵc và quy tắc nhất định
mà tổ chức thừa nhận để lãnh đạo quản lý toàn bộ các hoạt động của hệ thống
nhằm đạt đợc các mục tiêu đã định hay nói cách khác bộ máy quản lý chính là chủ
thể quản lý của hệ thống.
b. Những yêu cầu của bộ máy quản lý doanh nghiệp:
Bộ máy quản lý của doanh nghiệp phải gọn nhẹ đây là yêu cầu đầu tiên của
bộ máy quản lý vì nếu bộ máy kồng kềnh thì mỗi lúc cần sự biểu quyết có nhiều ý
kiến điều này làm cho bộ máy quản lý doanh nghiệp có hiêu quả thấp và chậm.
Bộ máy quản lý DN hoạt động phải có hiệu lực. Nếu một bộ máy quản lý
của doanh nghiệp có đợc yêu cầu là gọn nhẹ nhng lại hoạt động không hiệu quả
thì bộ máy đó vẫn cha đạt yêu cầu. Mệnh lệnh chỉ thị của bộ máy đa ra phải đợc
chấp hành đầy đủ và đúng.
Bộ máy quản lý của doanh nghiệp còn phải hoạt động có hiệu quả mỗi hoạt
động của bộ máy sau khi thực hiện phải có một kết quả nhất định đồng thời phải
bảo đảm thực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm các nhân trên cơ sở đảm bảo và
phát huy quyền làm chủ của tập thể lao động trong doanh nghiệp, phải phù hợp với
quy mô sx thích ứng với những đặc điểm kinh tế và kt của doanh nghiệp ngoài ra
bộ máy quản lý trong tổ chức còn phải đảm bảo sự chuyên tinh gọn nhẹ và có hiẹu
quả tỷ lệ gia nhân viên quản lý so với tổng số công nhân viên chức là nhỏ nhất mà
vẫn hoàn thành đầy đủ các chức năng quản lý đồng thời mọi quyết định bộ máy đ-
ợc chẩn bị chu đáo khoa học sát với thực tế đợc mọi ngời tự giác chấp nhận. Nếu
đảm bảo thực hiện đợc các yêu cầu trên sẽ tạo lên quyền lực và uy quyền của bộ
máy quản lý.
c. Phân công bộ máy điều hành doanh nghiệp:
Trong sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nớc các doanh nghiệp
hiện đại đòi hỏi một sự chỉ huy sản xuất và kinh doanh theo một ý chí thống nhất
tuyệt đối đòi hỏi sự phục tùng kỷ luật hết sức nghiêm ngặt, sự điều khiển cả bộ
7
máy quản trị theo những nguyên tắc thống nhất từ trên xuống dới. Giám đốc
tòi và phát minh các sáng kiến mới, các quyết định và các phơng pháp để hoàn
thành công việc.
Nội dung mang tính chất thực hành đơn giản: đó là thực hiện các công
việcm đơn giản theo các quyết định, hớng dẫn sẵn có. Ngoài ra, còn có nội dung
mang tính chất hội họp và sự vụ khác nh: tham gia các cuộc họp về chuyên môn
hoặc giải quyết các công việc có tính chất thủ tục.
Các loại lao động quản lý đều bao gồm các nội dung trên, song có khác
nhau về tỉ trọng từng nội dung. Tỉ trọng nội dung khác nhau thì vị trí trách nhiệm
của mỗi loại khác nhau, khả năng thực hiện cũng khác nhau.
1.2.3. Cơ cấu bộ máy quản lý:
a. Khái niệm cơ cấu bộ máy quản lý:
Cơ cấu bộ máy quản lý là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và
quan hệ phụ thuộc lẫn nhau đợc chuyên môn hoá, đợc giao những trách nhiệm
nhất định và đợc bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện các chức năng quản lý trong
hệ thống. Cơ cấu bộ máy quản lý đợc hình thành bởi các bộ phận quản lý và các
cấp quản lý.
c. Các kiểu cơ cáu tổ chức bộ máy quản lý:
* Cơ cấu trực tuyến:
Sơ đồ: Kiểu cơ cấu quản lý trực tuyến
9
A1 A2 A3 B1 B2 B3
Lãnh đạo tuyến 1 Lãnh đạo tuyến 2
Lãnh đạo tổ chức
Trong đó A1, A2,..., An; B1, B2, ..., Bn là những ngời thực hiện trong các
bộ phận.
Đây là cơ cấu đơn giản nhất, một cấp dới có 1 thủ trởng cấp trên mà thi
hành mệnh lệnh của ngời đó mà thôi. Ngời lãnh đạo trực tuyến phải thực hiện tất
cả các chức năng về quản lý. Mối liên hệ đợc thực hiện theo chiều dọc. Kiểu cơ
cáu này có u điểm là quy trách nhiệm rõ ràng, duy trì tính kỷ luật và kiểm tra. Ng-
ời lãnh đạo các tuyến phải chịu hoàn toàn trách nhiệm với các hoạt động của cấp
thực tế đợc mọi ngời tự giác chấp nhận. Nếu đảm bảo thực hiện các yêu cầu trên
sẽ tạo nên nguồn lực và uy quyền của bộ máy quản lý.
c. Phân công bộ máy điều hành doanh nghiệp:
Trong sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nớc các doanh nghiệp
hiện đại đòi hỏi một sự chỉ huy sản xuất và kinh doanh theo một ý chí thống nhất
tuyệt đối, đòi hỏi sự phục tùng kỷ luật hết sức nghiêm ngặt. Sự điều khiển cả bộ
máy quản trị theo những quy tắc thống nhất từ trên xuống dới. Giám đốc doanh
nghiệp là ngời đợc giao trách nhiệm quản trị doanh nghiệp, là ngời chỉ huy cao
nhất trong doanh nghiệp, có nhiệm vụ quản lý toàn diện, chịu trách nhiệm toàn
diện về mọi mặt sản xuất, kỷ luật kinh doanh và đời sống của doanh nghiệp. Để có
thời gian tập trung vào những vấn đề lớn có tính chiến lợc, giám đốc nên phân
công quản lý sản xuất và kỷ luật cho phó giám đốc. Ngời này có trách nhiệm tổ
chức và chỉ huy quá trình sản xuất hàng ngày từ khâu chuẩn bị sản xuất đến bố trí,
điều hành lao động, tổ chức cấp phát vật t. Tuỳ theo mô hình doanh nghiệp mà
môi xdn có thể bầu 1 hoặc 2 phó giám đốc trở lên. Mỗi phó giám đốc này phụ
11
trách một phần trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp: phó giám đốc kỹ thuật,
phó giám đốc sản xuất...
Từ đó, các phó giám đốc phân công công việc đến từng phòng ban, phân x-
ởng, tổ đội là cơ sở sản xuất. Toàn bộ hoạt động tài chính, kế toán theo quy định
hiện nay đợc giao cho kế toán trởng có vị trí nh phó giám đốc.
Sơ đồ: Kiểu cơ cấu quản lý trực tuýen - chức năng.
Trong đó: A1, A2,..., An; B1, B2,..., Bn là những ngời thực hiện trong các
bộ phận.
Kiểu cơ cấu này là sự phối hợp giữa 2 loại cơ cấu trực tuyến và chức năng.
ở đây lao động và tổ chức đợc sự giúp đỡ của các phòng ban chức năng trong việc
ra quyết định để hớng dẫn, điều khiển, kiểm tra, truyền mệnh lệnh theo tuyến đã
đợc quy định. Ngời lãnh đạo các phòng ban chức năng không có quyền ra quyết
định cho ngời thừa hành ở các tuyến, các cơ cấu trực tuyến - chức năng có u điểm:
tận dụng đợc u điểm của 2 loại cơ cấy: cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng đó
của chung, tất cả các thành viên mới có đợc sự đồng lòng hợp tác, nếu có những
khác biệt cơ bản và nghiêm trọng giữa mục đích cá nhân và tập thể thì sẽ có sự ly
tán nhân tâm.
Mục đích tổ chức và động cơ cá nhân: mỗi ngời tham gia vào bất kỳ tổ chức
nào đều có t cách - t cách tổ chức và t cách cá nhân. Cần phải phân biệt rõ ràng
giữa mục đích tổ chức và động cơ cá nhân, vì cả 2 tất yếu không phải là đồng nhất,
chúng chỉ đồng nhất khi đạt đợc mục đích và tổ chức tự nó trở thành nguồn gốc
của sự thoả mãn cá nhân. Động cơ cá nhân là cái nội tại, là chủ quan; còn mục
đích chung là cái bên ngoài, không thuộc cá nhân và là cái khách quan.
Do đó, ngời chỉ huy phải làm cho các thành viên thâm nhuần mục đích chung
của tổ chức. Mặc dù vậy, nghiên cứu mục đích của tổ chức và động cơ cá nhân vẫn rất
khác biệt. Mọi ngời tham gia vào việc thực hiện mục đích chung vì họ cảm thấy những
thoả mãn cá nhân của họ sẽ có đợc từ việc đạt mục đích tổ chức.
b. Bộ máy tổ chức phải gắn với mục tiêu và phục vụ triệt để cho thực hiện
mục tiêu:
Nguyên tắc này khẳng định, bao giờ bộ máy tổ chức cũng phải phù hợp với
mục tiêu, từ mục tiêu mà đặt ra cấu trúc bộ máy
13
- Cấu trúc các thành phần bộ máy.
- Cấu trúc cách vận hành.
- Cấu trúc con ngời chỉ huy, phối hợp, xác định động lực thúc đẩy.
c. Hiệu quả:
Bộ máy tổ chức phải đợc xây dựng trên nguyên tắc chuyên tinh, gọn nhẹ và
giảm thiểu mọi chi phí.
d. Cân đối:
- Cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm.
- Cân đối giữa chức vụ và quyền hành trong bộ máy.
- Cân đối về công việc giữa các bộ phận với nhau.
- Cân đối nhằm tạo ra sự ổn định, vững chắc trong tổ chức.
e. Linh hoạt và hiệu lực:
thiết bịmáymóc, thiết bị công nghệ sản xuất do Ba Lan giúp. Quá trình xây dựng
và phát triển của công ty trải qua các giai đoạn sau:
* Giai đoạn từ 1975-1980: Công ty hoạt động theo đúng chức năng, nhiệm
vụ, mục tiêu, ngành nghề theo quy định. Ban đầu về sản xuất sản phẩm còn có các
loại khoá, bản lề, ke cửa, chốt, acmôn, móc gió. Thời gian đầu sản xuất sản phẩm
theo thiết kế của Việt Nam. Những năm sau, Công ty thay đổi dần dần mẫu mã
sản phẩm cho thích ứng với nhu cầu ngời tiêu dùng.
* Giai đoạn từ 1981-1988:
Công ty sản xuất theo kế hoạch Bộ giao, ngoài những spp cũ nh trên còn có
giàn giáo thép, xe hoàn thiện, bi đan, nghiền và mắt sàng si măng, đồng thời sản
xuất thêm các mặt hàng kim khí phục vụ xây dựng nh cửa xếp, cửa chớp lật, cửa
hoa. Trong giai đoạn này, công ty đã tiến hành 2 vấn đề lớn:
- Nâng cao chất lợng của sản phẩm và đã xuất khẩu các loại khoá, ke, bản lề,
crêmôn cho các nớc Hunggari, Cuba, Lào và xuất khẩu tại chỗ cho Tây Đức.
- Công ty đã nghiên cứu về chế tạo bi nghiền cho công nghiệp xi măng và
các phụ tùng khác. Ngoài ra, còn là công ty đầu tiên nghiên cứu công nghệ sản
xuất giàn giáo thép.
* Giai đoạn 1989-1991:
15
Thời kỳ chuỷen mạnh từ cơ chế bao cấp sang cơ chế thị trờng, bớc đầu có
nhiều khó khăn, nhất là đối với ngành cơ khí. Nhng nhà máy đã đa ra mục tiêu:
giữ vững sản xuất tiêu thụ, không để công nhân nghỉ vì thiếu việc làm,hàng hoá
sản xuất phải đợc tiêu thụ hết và đảm bảo đời sống công nhân viên. Một phần lớn
lao động dôi d không có trình độ tay nghề, sức khoẻ chuyển sang công tác khác
cho phù hợp hơn. Đồng thời gửi cán bộ, công nhân đi lao động, học tập ở nớc
ngoài. Một phần cho nghỉ hu về mất sức.
* Từ 1992 đến nay:
ở giai đoạn này, Công ty đã chuyển hoá mạnh vào nền kinh tế thị trờng.
Công ty đã tiến hành sắp xếp lại sản xuất theo Nghị định số 388/HĐBT. Công ty
đã chú trọng nhiều vào việc sản xuất, đa dạng hoá các loại sản phẩm, phục vụ đáp
Quá trình phát triển của công ty có thể đợc xem xét qua một số chỉ tiêu chủ
yếu (xem bảng biểu trang sau)
17
Biểu số 1: Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty một số năm qua
TT Các chỉ tiêu
Đơn vị
tính
Năm 1996 Năm 1997 Năm 1998 Năm 1999 Năm 2000
KH T.hiện KH T.hiện KH T.hiện KH T.hiện KH T.hiện
1 Giá trị tổng sản lợng 1.630 2.140 7.223 8.000 12.411 12.372 12.585 11.662 12.415 12.500
2 Doanh thu 7.854 7.194 8.498 9.407 15.121 14.596 15.026 14.007 15.500 15.613
3 Nộp ngân sách 413 404 334 322 443 443 561 489 500 500
- Lợi nhuận 111 14 60 50 63
- Thuế doanh thu 91 160 240 230 255
- Thuế sử dụng vốn 52 95 80 80 84
- Khấu hao cơ bản 126 27 30 29 25
4 Mức thu nhập bình quân 427 496 526 635 700
5 Sản phẩm chủ yếu
- Khoá các loại 227.000 200.359 243.000 260.725 313.865 435.000 374.500 372.669 392.500 400.000
- Bản lề các loại 85.000 8.529 9.700 10.000 11.300 11.200 12.000 12.120 13.500 13.750
- Ke các loại 39.500 39.000 42.500 42.000 47.000 46.950 50.000 50.245 50.700 51.000
- Cremon 1.500 1.550 2.000 2.100 2.400 2.200 2.500 2.500 3.700 3.850
- Chốt các loại 9.700 10.000 11.250 10.455 1.300 13.500 1.500 1.600 1.650 1.600
- Giàn giáo 22 22,5 25 23,5 20 24,7 10 10,3 13 14
- Cốp pha tôn 700 760 2.000 2.325 17.500 18.054 200 195
- Mặt hàng kết cấu thép 150 134,5 100 91.224 110 105,8
18
* Đặc điểm về chất lợng sản phẩm:
Chất lợng luôn là một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định khả
năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp luôn coi trọng việc nâng cao
qua từng năm, tăng tỉ lệ khoá chính phẩm. Điều đó chứng tỏ chất lợng của các loại
khoá đợc chú trọng nâng cao qua từng năm. Tuy nhiên, tỉ lệ khoá thứ phẩm vẫn
còn tơng đối cao, mặc dù tỷ lệ đã giảm qua các năm, công ty cần chú trọng hơn
nữa để giảm tỷ lệ khoá thứ phẩm xuống thấp hơn.
19
Copyright: Tài liệu đại học ©