Hệ thống quản lý học viên Quân sự Học viện Kỹ thuật quân sự
Lời nói đầu

Hệ thống công nghệ thông tin là một thành phẩm của ngành tin học, với chức
năng chủ yếu là giúp việc người lãnh đạo trong công tác quản lý, phân phối.Vì thế hệ
thống thông tin ngày càng được các tổ chức, cơ quan, công ty,doanh nghiệp quan tâm
và đưa vào để hỗ trợ trong công việc của mình.
Tuy nhiên, điều quan trọng là hệ thống thông tin đó được xây dựng như thế nào?
Nếu hệ thống đó được xây dựng một cách khoa học thì thực sự nó sẽ trở thành cánh
tay phải của nhà lãnh đạo. tuy nhiên, ngược lại, nó sẽ gây ra những sự phiền toái và
hao tốn nhất định, nặng hơn là gây rắc rối và xáo trộn lớn trong tổ chức,công ty
đó,dẫn đến việc đổ vỡ cả hệ thống.
Nói như thế để thấy rằng, việc xây dựng một hệ thống thông tin có tầm quan trọng
lớn so với việc sử dụng hay việc giám sát hoạt động của hệ thống. bởi vì, một hệ
thống thông tin tốt có thể gần như hoạt động một cách tự động và hoàn toàn chính xác
mà không cần tới sự tác động của con người.
Trong quá trình học bộ môn:”Phân tích và quản lý hệ thống thông tin” tôi đã
quyết định chọn đề tài: “xây dựng hệ thống thông tin quản lý học viên cho học viên
học viện kỹ thuật quân sự”,và đặc biệt đi sâu vào việc quản lý về lĩnh vực quân sự
trong nhà trường.
Hệ thống trên giấy do tôi xây dựng không thể tránh khỏi có nhiều sai sót,vì
thế,mong người đọc và đặc biệt là cô giáo bộ môn hướng dẫn tận tình,chỉ ra sai sót để
đề tài được hoàn thiện hơn.
Ngày 20 tháng 02 năm 2008
Học viên
NguyễnHoàngMinh-LớpĐịatin40
Học viên:Nguyễn Hoàng Minh
1
Hệ thống quản lý học viên Quân sự Học viện Kỹ thuật quân sự
HỆ THỐNG
QUẢN LÝ HỌC VIÊN QUÂN SỰ HỌC VIỆN KỸ THUẬT QUÂN SỰ

trị nhà trường và không thuộc hệ thống thông tin mà chúng ta đang xây dựng. thế nên
chúng ta chỉ quan tâm đến mặt quân sự trong các hệ và các tiểu đoàn.
Các tiểu đoàn và hệ có nhiệm vụ sau:
+Thu thập và tổng hợp tình hình rèn luyện và học tập của học viên do các đại đội
đưa lên theo định kỳ hàng ngày và khi có nhiệm vụ đột xuất.
+Báo cáo tình hình học rèn luyện và học tập của học viên trong các hệ , tiểu đoàn
theo định kỳ hàng tuần và theo yêu cầu đột xuất của cấp trên.
+Nhận, xử lý thông báo,nhiệm vụ của cấp trên đưa xuống, sau đó chuyển xuống các
đại đội.Theo dõi quá trình thực hiện và nhận báo cáo từ các đại đội sau đó tổng hợp
chung và lại chuyển về văn phòng.
Trực thuộc tiểu đoàn là các đại đội. nhiệm vụ của đại đội cũng như nhiệm vụ của tiểu
đoàn tuy nhiên đại đội là đơn vị quản lý trực tiếp học viên và là đơn vị thấp nhất trong
hệ thống thông tin đang xây dựng.
Ngoài ra các bên trong các tiểu đoàn cũng có các trợ lý, nắm bắt tình hình của các đại
đội dưới góc nhìn khác.thông tin các trợ lý thu thập được cũng được gộp chung với
các thông tin mà tiểu đoàn nhận được từ các đại đội và chuyển về văn phòng theo định
kỳ hoặc có các nhiệm đột xuất như đã đề cập ở trên.
Mỗi tiểu đoàn được trang bị 2 máy tính,một máy tính làm việc trực tiếp với máy tính
chủ đặt ở văn phòng nhà trường, và máy tính này lại là máy tính chủ cho các đơn vị
đại đội trực thuộc. máy tính thứ hai là máy tính của ban trợ lý tiểu đoàn cũng có vai
trò tương đương máy của các đại đội.
Mỗi đại đội được trang bị một máy tính, nối mạng cục bộ với các đơn vị đại đội cùng
tiểu đoàn khác,và nối với máy tính tiểu đoàn.
Ban điều lệnh tác chiến:: Ban điều lệnh tác chiến là một ban riêng có nhiệm vụ
theo dõi sát sao các hoạt động của các tiểu đoàn và các đơn vị dưới theo một kênh
riêng. Thông tin thu nhận được cũng sẽ được chuyển về văn phòng nhà trường cùng
các thông tin đưa lên báo cáo của các hệ,tiểu đoàn.Ban điều lệnh tác chiến cũng được
trang bị một máy tính nối mạng với máy tính văn phòng.
3. Quy trình xử lý:
Như đã đề cập ở trên,việc thông tin hai chiều giữa các đơn vị cấp trên và cấp dưới

+Kênh thứ hai của văn phòng nhà trường là ban điều lệnh tác chiến.ban này hoạt động
tương tự như ban trợ lý tiểu đoàn,song báo cáo về văn phòng không được gửi hàng
ngày mà được gửi theo định kỳ hàng tuần.
+ Theo chiều ngược lại,biên bản đánh giá tình hình chung trong tuần qua của toàn
trường, kế hoạch hoạt động trong tuần tới và thông tin tổng hợp được của ban điều
Học viên:Nguyễn Hoàng Minh
4
Hệ thống quản lý học viên Quân sự Học viện Kỹ thuật quân sự
lệnh tác chiến được ban thư ký tại văn phòng nhà trường soạn thảo, và gửi xuống các
máy tính các hệ,tiểu đoàn, ban điều lệnh tác chiến.
+sau khi đã bổ sung thêm các nhiệm vụ riêng cấp hệ, tiểu đoàn,kế hoạch và đánh giá
và biên bản theo dõi lại được đưa xuống cấp thấp hơn là các đại đội trực thuộc. Các
chỉ huy cấp đại đội nhận được kế hoạch và triển khai quân nhân trong toàn đại đội
thực hiện theo kế hoạch đó.
+Bên cạnh đó,những khi có yêu cầu kiểm tra đột xuất của cấp trên thì các tiểu đoàn
rồi xuống đến các đại đội phải nhanh chóng nắm bắt tình hình hiện tại tại đơn vị mình
một cách ngắn gọn(gồm quân số,vắng những ai,có lí do không) rồi chuyển nhanh
chóng lên trên.
+Tương tự như thế,khi văn phòng nhận được công văn, thông báo từ chỉ huy nhà
trường, hay các phòng ban khác,ví dụ như thông báo về việc xuất hiện bệnh dịch mới
trong trường từ ban y tế, hay kết quả tổng kết học kỳ một của từng học viên,thì các
thông báo,công văn này sẽ được đưa trực tiếp xuống tiểu đoàn,từ đó, đưa xuống các
đại đội(tất nhiên,với kết quả học tập thì hệ,tiểu đoàn nào sẽ nhận kết quả học tập của
hệ,tiểu đoàn đó, các đại đội cũng vậy.)
4.Quy tắc quản lý:
Quy tắc quản lý của hệ thống thông tin quản lý học viên học viện kỹ thuật quân sự
trong lĩnh vực quân sự bao gồm:
+ Những thông tin báo cáo từ cấp dưới lên cấp trên phải được thực hiện theo từng
bước theo phạm vi và nhiệm vụ,có nghĩa là thông tin đó chỉ được cấp dưới báo cáo lên
cấp trên trực tiếp, chẳng hạn, đại đội chỉ được phép báo cáo lên tiểu đoàn hoặc các trợ

…………………………………….
Cán bộ thực hiện báo cáo: (Đại đội trưởng,đại đội phó quân sự)

-Mẫu biểu báo cáo của các trợ lý tiểu đoàn lên tiểu đoàn hàng ngày:
Học viên:Nguyễn Hoàng Minh
6
Hệ thống quản lý học viên Quân sự Học viện Kỹ thuật quân sự
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập tự do hạnh phúc

BÁO CÁO KIỂM TRA HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC ĐƠN VỊ
Tiểu đoàn:_______________________
Ngày:_________________________
Đại đội 1: (hoạt động tốt, có sai phạm)
Cá nhân sai phạm:_______________
Lỗi sai phạm:______________________
Đại đội 2:_______________________
Cá nhân sai phạm:_______________
Lỗi sai phạm:______________________

………………………………………….
-Mẫu biểu báo cáo của ban điều lệnh tác chiến lên văn phòng nhà trường hàng tuần:
Học viên:Nguyễn Hoàng Minh
7
Hệ thống quản lý học viên Quân sự Học viện Kỹ thuật quân sự
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập tự do hạnh phúc

BÁO CÁO KIỂM TRA HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC ĐƠN VỊ
BAN ĐIỀU LỆNH TÁC CHIẾN

Lý do:
Mức độ kỷ luật: (Khiển trách,cảnh cáo)

Học viên 2:
Lý do:
Mức độ kỷ luật: (Khiển trách,cảnh cáo)
…………………………………….

Đánh giá chung các đại đội:
Đại đội1: (Tốt, khá,trung bình, yếu , kém)
Đại đội 2:_________________________
………………………………………

-Mẫu biểu báo cáo tình hình chung của đại đội lên tiểu đoàn khi có yêu cầu đột xuất:
Học viên:Nguyễn Hoàng Minh
9
Hệ thống quản lý học viên Quân sự Học viện Kỹ thuật quân sự
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập tự do hạnh phúc
BÁO CÁO TÌNH HÌNH ĐỘT XUẤT
Đại đội:_______________________
Thời điểm:_______________________
Ngày:_________________________
Quân số: __________________
Vắng: __________________
Quân nhân vắng 1:___________
Lý do: (không lý do, đi viện, ốm tại trại,tranh thủ,công việc đột xuất)
Quân nhân vắng 2:____________
Lý do:_______________________
………………………….
Kế hoạch cụ thể của các đơn vị:
Tiểu đoàn 1:
Ngày___:___________________________
Ngày___:___________________________
Hệ Quốc tế:
Ngày___:___________________________
Ngày___:___________________________-Mẫu biểu kế hoạch hàng tuần được tiểu đoàn đưa xuống các đại đội trực thuộc:
Học viên:Nguyễn Hoàng Minh
11
Hệ thống quản lý học viên Quân sự Học viện Kỹ thuật quân sự
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập-tự do-hạnh phúc
KẾ HOẠCH NHIỆM VỤ TRONG TUẦN
TIỂU ĐOÀN 1
Tuần thứ:________

Kế hoạch chung của các đơn vị:
Ngày___: __________________________
Ngày___:___________________________
Ngày___:___________________________ Kế hoạch cụ thể của các đơn vị:
Đại đội 1:
Ngày___:___________________________

lên tiểu đoàn vào thời điểm này trong ngày.
+ Hàng tuần, vào lúc 13h30, thứ 6, thông tin về tình hình hoạt động trong tuần của các
tiểu đoàn cũng được chuyển về văn phòng nhà trường. thông tin này kết hợp với thông
tin từ ban điều lệnh tác chiến,sẽ được chỉ huy văn phòng nhà trường đánh giá và hệ
thống sẽ gửi lại cho các hệ,tiểu đoàn,ban điều lệnh tác chiến một cách tự động cùng
với kế hoạch thực hiện nhiệm vụ trong tuần tới lúc 16h ngày hôm đó.
+Thông tin về nhận xét đánh gía của văn phòng được giữ lại ở tiểu đoàn, để chỉ huy
tiểu đoàn duyệt qua và lên danh sách các kế hoạch thực hiện riêng của tiểu đoàn xen
kẽ với kế hoạch hoạt động chung do văn phòng nhà trường đưa ra, sau đó hệ thống sẽ
tự động gửi bản kế hoạch,đánh giá này về cho mỗi đại đội vào lúc 17h thứ 6.
Ngoài những thông tin được cập nhật một cách tự động ở trên,hệ thống còn phải yêu
cầu chuyển tải được những thông tin và mệnh lệnh đột xuất.Nếu có yêu cầu đột xuất
cần phải nắm bắt tình hình đơn vị của cấp trên, máy tính tại văn phòng sẽ gửi lệnh
trực tiếp xuống các hệ ,tiểu đoàn ban điều lệnh tác chiến,lệnh sẽ được gửi tiếp xuống
Học viên:Nguyễn Hoàng Minh
14
Hệ thống quản lý học viên Quân sự Học viện Kỹ thuật quân sự
các đại đội trực thuộc để các cán bộ đại đội kiểm tra tình hình trực tiếp,nhập vào máy
và gửi lên tuyến trên. Tương tự như thế,khi có công văn, thông báo của các phòng ban
khác,chỉ thị mệnh lệnh của chỉ huy nhà trường gửi xuống văn phòng nhà trường, máy
tính sẽ thực hiện một cách tự động chuyển các thông báo, công văn chỉ thị mệnh lệnh
Dự án
Tiểu dự án: Quản lý học
viên HVKTQS
Trang:
Loại: Phân tích hiện trạng Mô tả công việc
STT:
Ngày:
Công việc:Quản lý tình hình hoạt động của học viên định kỳ
Điều kiện bắt đầu:

Bảng:Học viên
* Mô tả về HỒ SƠ HỌC VIÊN
Dự án: Quản lý học viên
Loại : Phân tích hiện trạng
Tiểu dự án: Lý lịch trích ngang
Mô tả dữ liệu
STT
Ngày
+ Định nghĩa: là sổ sách lưu
thông tin về cá nhân cũng như
gia đình học viên
+ Cấu trúc và khuôn dạng:
+ Loại:
+ Số lượng:
+ Ví dụ:
+ ràng buộc:
Tên dữ liệu: Mã học viên
Kiểu ký tự, chiều dài 6, kí tự đầu viết hoa
Sơ cấp
2000 mã
HV1200
Not null
+ Cấu trúc và khuôn dạng:
+ Loại:
+ Số lượng:
+ Ví dụ:
Tên dữ liệu: Tên học viên
Định nghĩa: là tên khai sinh của học viên để tiểu
đoàn quản lý
+Kiểu kí tự, chiều dài 30, chữ cái đầu viết hoa.

+ Ràng buộc:
Tên dữ liệu: Quê quán
Định nghĩa: là nơi mà học viên sinh ra
+ Kiểu kí tự, độ dài 40
+ Sơ cấp
+ Cổ Đô, Ba Vì, Hà Tây.
+ Not null
+Cấu trúc và khuôn dạng:
+ Loại :
+ Ví dụ:
Tên dữ liệu: Quân hàm
Định nghĩa: là cấp bậc của học viên
+ Kiểu kí tự, chiều dài 10
+ Sơ cấp
+ Thượng sỹ
3.Tổng hợp các xử lý:
STT Mô tả công việc Vị trí làm
việc
Tần xuất Hồ sơ vào Hồ sơ
ra
T1 Quản lý tình hình
hoạt động của học
viên trong ngày
Đại đội Hàng
ngày
D1 D2
T2 Quản lý tình hình
hoạt động của học
viên trong tuần
Tiểu đoàn Hàng tuần D1,D2 D3

• Đánh giá hoạt động của đơn vị
• Báo cáo lên văn phòng nhà trường
• Báo cáo về văn phòng
• Gửi theo định kỳ hàng tuần
• Đánh giá tình hình chung trong tuần qua của toàn trường
• Lập kế hoạch hoạt động trong tuần tới
• Soạn thảo và gửi xuống các máy tính,các hệ,tiểu đoàn,ban điều lệnh tác
chiến
• Bổ sung thêm các nhiệm vụ riêng cấp hệ,tiểu đoàn.
Học viên:Nguyễn Hoàng Minh
18
Hệ thống quản lý học viên Quân sự Học viện Kỹ thuật quân sự
• Đưa xuống các đại đội trực thuộc
• Kiểm tra đột xuất của cấp trên
• Nắm bắt tình hình hiện tại tại đơn vị
• Chuyển nhanh chóng lên trên.
• Nhận được công văn thông báo
• Đưa trực tiếp xuống tiểu đoàn
• Đưa xuống các đại đội
b. Bước 2: Loại bỏ các chức năng trùng lặp:Sau khi loại bỏ các chức năng trùng lặp
ta thu được những chức năng còn lại như sau:
• Giám sát,theo dõi, kiểm tra tình hình hoạt động .
• Tổng hợp tình hình
• Gửi về ban chỉ huy tiểu đoàn hàng ngày
• Đánh giá hoạt động của các đơn vị đại đội
• Báo cáo lên văn phòng nhà trường
• Gửi theo định kỳ hàng tuần
• Đánh giá tình hình chung trong tuần qua của toàn trường
• Lập kế hoạch hoạt động trong tuần tới
• Soạn thảo và gửi xuống các máy tính,các hệ,tiểu đoàn,ban điều lệnh tác

• Kiểm tra tình hình hoạt động
• Chuyển kế hoạch hoạt động trong tuần
2.Gom nhóm chức năng:
Căn cứ vào cơ cấu tổ chức của hệ thống, ta gom nhóm các chức năng như sau:
Học viên:Nguyễn Hoàng Minh
20
Hệ thống quản lý học viên Quân sự Học viện Kỹ thuật quân sự
Nhận công văn,thông báo
Chuyển công văn,thông báo xuống cấp
dưới
Quản lý văn kiện
Quản lý học viên
quân sự
Kiểm tra tình hình hoạt động
Tổng hợp tình hình hoạt động
Đánh giá tình hình hoạt động
Báo cáo tình hình hoạt động lên cấp trên
Quản lý tình hình
hoạt động học viên
Lập kế hoạch hoạt động trong tuần
Đưa kế hoạch xuống cấp dưới
Lập kế hoạch hoạt
động
4. Sơ đồ phân rã chức năng:
Học viên:Nguyễn Hoàng Minh
21
Hệ thống quản lý học viên Quân sự Học viện Kỹ thuật quân sự
B.SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU:
2.1 Định nghĩa các ký hiệu sử dụng trong sơ đồ
• Tiến trình (chức năng):