z

LUẬN VĂN:

Hoàn thiện kế toán tổng hợp hàng tồn
kho theo phương pháp kê khai thường
xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ
hạch toán kế toán. Đã có bốn chuẩn mực kế toán Việt Nam ra đời và nhiều văn bản,
quyết định, thông tư được ban hành quy định, hướng dẫn việc hạch toán kế toán tại các
doanh nghiệp .
Vì những lý do trên , khi thực hiện đề án môn học lần này, em quyết định chọn đề
tài "Hoàn thiện kế toán tổng hợp hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường
xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ" với mong muốn góp thêm ý kiến hoàn thiện
công tác kế toán hàng tồn kho và hạch toán kế toán nói chung .
Nội dung đề án gồm hai phần chính :
Phần I : LÝ LUẬN CHUNG VỀ HÀNG TỒN KHO VÀ PHƯƠNG PHÁP
KỀ TOÁN TỔNG HỢP HÀNG TỒN KHO

Phần II : PHƯƠNG HƯỚNG , GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN PHƯƠNG
PHÁP KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO
PHẦN I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HÀNG TỒN KHO VÀ PHƯƠNG PHÁP
KỀ TOÁN TỔNG HỢP HÀNG TỒN KHO

I / CÁC VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO
1. Hàng tồn kho và phân loại hàng tồn kho:
Hàng tồn kho là bộ phận tài sản lưu động dự trữ cho sản xuất, dự trữ cho lưu
thông hoặc đang trong quá trình chế tạo ở doanh nghiệp . Đây là bộ phận tài sản chiếm
tỉ trọng lớn và có vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
.
Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02-Hàng tồn kho ban hành ngày 31/12/2001quy
định hàng tồn kho là những tài sản :

- Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO);
- Phương pháp nhập sau, xuất trước(LIFO).
3. Phương pháp kế toán hàng tồn kho :
Hàng tồn kho rất phong phú và đa dạng , tùy theo đặc điểm của mỗi loại mà có
các phương pháp quản lý hàng tồn kho khác nhau . Có loại hàng tồn kho được theo dõi,
kê khai theo mỗi lần nhập, xuất . Có loại được theo dõi bằng cách kiểm kê một cách
định kỳ .Trên cơ sở hai phương pháp quản lý hàng tồn kho đã hình thành hai phương
pháp kế toán tổng hợp hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên và phương

pháp kiểm kê định kỳ . Việc hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp nào là tùy thuộc
vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, yêu cầu của công tác quản lý, trình độ của
cán bộ kế toán cũng như quy định của chế độ kế toán hiện hành . Chế độ kế toán Việt
Nam quy định mỗi doanh nghiệp được áp dụng một trong hai phương pháp hạch toán
trên.
a) Phương pháp kê khai thường xuyên:
Phương pháp kê khai thường xuyên (perpetual inventory method) là phương pháp
theo dõi một cách thường xuyên tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho
trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Điều này có nghĩa là tất cả các
nghiệp vụ mua, bán, nhập, xuất hàng tồn kho đều được ghi chép trực tiếp lên các tài
khoản hàng tồn kho ngay khi nghiệp vụ này phát sinh.
Khi khi phát sinh các nghiệp vụ làm tăng giá trị hàng tồn kho kế toán ghi Nợ các
tài khoản hàng tồn kho, đối ứng Có các tài khoản liên quan tương ứng.
Khi xuất kho để sử dụng hay tiêu thụ kế toán ghi Có các tài khoản hàng tồn kho,
đối ứng Nợ các tài khoản liên quan.
Số dư trên Nợ các tài khoản hàng tồn kho phản ánh giá trị hàng tồn kho tồn đầu kỳ
hoặc tồn cuối kỳ.
Ưu điểm của phương pháp này là có độ chính xác cao, theo dõi, phản ánh một

tồn kho tồn
đầu kỳ
+
Tổng giá trị hàng
tồn kho tăng thêm
trong kỳ
-
Giá trị hàng tồn
kho tồn cuối kỳ
Phương pháp này có ưu điểm là giảm được khối lượng công việc ghi chép tuy
nhiên độ chính xác không cao . Độ chính xác của phương pháp phụ thuộc rất lớn vào
điều kiện kho bãi, bảo quản Đây là phương pháp thích hợp cho các doanh nghiệp có
nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng , xuất bán .
II / HẠCH TOÁN HÀNG TỒN KHO THEO PHƯƠNG PHÁP KÊ KHAI
THƯỜNG XUYÊN VÀ PHƯƠNG PHÁP KIỂM KÊ ĐỊNH KỲ
1. Tài khoản sử dụng :
Để hạch toán hàng tồn kho kế toán sử dụng các tài khoản :
- Tài khoản 151 _ Hàng mua đang đi đường
- Tài khoản 152 _ Nguyên, vật liệu
- Tài khoản 153 _ Công cụ, dụng cụ
- Tài khoản 154 _ Chi phí sản xuất,kinh doanh dở dang

- Tài khoản 155 _ Thành phẩm
- Tài khoản 156 _ Hàng hoá
 1561 _ Giá mua hàng hoá
 1562 _ Chi phí thu mua hàng hoá
- Tài khoản 157 _ Hàng gửi bán

 Phản ánh giá thực tế của hàng xuất dùng xuất bán …trong kỳ.
 Kết chuyển giá thực tế hàng tồn cuối kỳ .
Tài khoản 611 chi tiết thành hai tiểu khoản :
 Tài khoản 6111 " Mua nguyên, vật liệu ".
 Tài khoản 6112 " Mua hàng hoá ".
Tài khoản 611 cuối kỳ không có số dư .
- Tài khoản 631 " Giá thành sản xuất " : Dùng để tổng hợp chi phí sản xuất và tính
giá thành sản phẩm .
Bên Nợ :
 Phản ánh trị giá sản phẩm dở dang đầu kỳ .
 Các chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ liên quan tới chế tạo sản phẩm hay
thực hiện dịch vụ .
Bên Có :
 Các khoản ghi giảm chi phí sản xuất .
 Kết chuyển giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ .
 Tổng giá thành sản phẩm, dịch vụ hoàn thành .
Tài khoản 631 cuối kỳ không có số dư .
Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có
liên quan như 111, 112, 133, 331, 621, 632…
Lưu ý : Tài khoản 133(1331) "Thuế GTGT được khấu trừ" chỉ sử dụng với các
doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ . Đối với các doanh nghiệp

này giá thực tế hàng mua là giá không bao gồm thuế GTGT . Đối với các doanh nghiệp
tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì giá thực bao gồm cả thuế GTGT.
2. Hạch toán hàng tồn kho tại các doanh nghiệp sản xuất :
Tại các doanh nghiệp sản xuất, hàng tồn kho bao gồm : nguyên liệu,vật liệu, công
cụ, dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm . Dòng lưu chuyển chi phí tại doanh nghiệp


Giá vốn
hàng bán Có TK liên quan (111,112, 331…) : Tổng giá thanh toán
 Trường hợp được hưởng giảm giá hàng mua hay hàng mua trả lại kế toán ghi
giảm giá thực tế vật liệu dụng cụ tồn kho:
Nợ TK 111,112,331,1388…: Giá thanh toán
Có TK 152,153 : Số giảm giá, hàng mua trả lại
Có TK 133(1331): Thuế GTGT đầu vào tương ứng( nếu có)
 Khi xuất vật liệu, dụng cụ cho sản xuất kinh doanh, kế toán ghi :
Nợ TK 621, 627, 641, 642, 142…
Có TK 152, 153
Các trường hợp tăng, giảm hàng tồn kho khác được phản ánh theo sơ đồ hạch toán
sau :
Sơ đồ hạch toán tổng quát vật liệu, dụng cụ theo phương pháp kê khai thường
xuyên

Nhận cấp phát,tặng thư
ởng,
vốn góp liên doanh Thuê ngoài gia công, chế biến
Phát hi
ện thừa khi kiểm kê
Phát hi
ện thiếu khi kiểm kê

Nh
ận lại vốn góp liên doanh
Đánh giá giảm
Đánh giá tăng
TK 1331
DĐK: xxx
 Theo phương pháp kiểm kê định kỳ :
Quá trình hạch toán vật liệu dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ được tiến
hành theo trình tự sau :
 Đầu kỳ , kế toán kết chuyển giá trị hàng tồn từ các tài khoản 151, 152, 153
sang tài khoản 6111(chi tiết cho từng loại hàng tồn kho ):
Nợ TK 611(6111)
Có TK 151


DĐK : xxx

b) Tổng hợp chi phí sản xuất :
 Theo pháp kê khai thường xuyên :
Cuối kỳ, kế toán kết chuyển hoặc phân bổ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí
TK 611

TK 111,112,331

TK 1331

TK 151,152,153
TK 151, 152, 153

TK 111,112,331

TK 621, 627, 641,
642, 142…

TK 411,222,338…

Giá trị vật liệu, dụng
cụ tồn đ

hết nhập kho…kế toán ghi giảm chi phí :
Nợ TK 152,138…
Có TK 154
Khi sản phẩm hoàn thành nhập kho hoặc gửi bán hay tiêu thụ trực tiếp , kế toán
phản ánh giá thành sản phẩm hoàn thành :
Nợ TK 155
Nợ TK 157
Nợ TK 632
Có TK 154
Sơ đồ hạch toán CPSX theo phương pháp kê khai thường xuyên
TK 621

TK 154

TK 622
TK 111, 152, 138

TK 155
Kết chuyển chi phí NVL
trực tiếp
TK 627

Nợ TK 631
Có TK 154
Cuối kỳ, các chi phí sản xuất được kết chuyển về tài khoản 631 :
Nợ TK 631
Có TK 621,622,627
Căn cứ kết quả kiểm kê và đánh giá sản phẩm dở dang , kết chuyển về tài khoản
154 :
Nợ TK 154
Có TK 631
Căn cứ vào bảng tính giá thành, phản ánh tổng giá thành sản phẩm lao vụ hoàn
thành trong kỳ :
Nợ TK 632
Có TK 631
Sơ đồ tổng hợp CPSX theo phương pháp kiểm kê định kỳ
TK 621

TK 631

TK 622
TK 154
TK 632
Kết chuyển chi phí NVL
trực tiếp
TK 627

Đồng thời ghi bút toán phản ánh doanh thu đối với hàng tiêu thụ :
Nợ TK 111,112,131…:Tổng giá thanh toán .
Có TK 511 : Doanh thu thuần.
Có TK 333(3331): Thuế GTGT đầu ra (nếu có).
Các trường hợp tăng, giảm khác hạch toán tương tự như đối với vật liệu, dụng cụ.
Sơ đồ hạch toán thành phẩm theo phương pháp kê khai thường xuyên

TK 154
TK 155

TK 632
Xuất trả lương, thưởng,
biếu tặng
Sản xuất hoặc thuê ngoài
gia công chế biến nhập kho

TK 157,632

TK 157

S
ản phẩm gửi bán, ký gửi, gửi
đại lý hay hàng bán bị trả lại
Xuất gửi bán, ký gửi, gửi đại lý

TK 642, 3381, 412…


Có TK 632
Đồng thời xác định và kết chuyển giá vốn hàng bán đã xác định là tiêu thụ trong
kỳ theo công thức :
Giá vốn hàng
tiêu thụ trong
=
Giá vốn hàng
chưa tiêu thụ
+
Tổng giá thành sản
phẩm, dịch vụ sản
-
Giá vốn hàng
chưa tiêu thụ

kỳ đầu kỳ xuất trong kỳ cuối kỳ
Nợ TK 911
Có TK 632
Sơ đồ hạch toán thành phẩm theo phương pháp kiểm kê định kỳ

 Khi mua hàng hoá nhập kho kế toán căn cứ hoá đơn mua hàng và các chứng từ
liên quan ghi :
Nợ TK 156(1561) : trị giá mua
Nợ TK 153(1532) : tri giá bao bì tính riêng (nếu có)
Nợ TK 133(1331) : Thuế GTGT được khấu trừ( nếu có).
Có Tl liên quan (111,112,331…) : tổng giá thanh toán
Các khoản chi phí thu mua thực tế phát sinh , ghi:
Nợ TK 156(1562) tập hợp chi phí thu mua.
Nợ TK 133(1331) : Thuế GTGT được khấu trừ ( nếu có)
Có TK liên quan (111,112,331…)
Các khoản giảm giá hàng mua hay hàng mua trả lại hạch toán tương tự như đối với
doanh nghiệp sản xuất .
 Khi tiêu thụ kế toán phản ánh giá vốn hàng tiêu thụ :
Nợ TK 632
Có TK 156(1561)
Đồng thời phản ánh doanh thu của hàng tiêu thụ :
Nợ TK 111,112,131…: Tổng giá thanh toán
Có TK 511 : Doanh thu bán hàng
Có TK 333(3331) : Thuế GTGT đầu ra(nếu có)
Sơ đồ hạch toán :

Nợ TK 611(6112)
Có TK 156 , 157, 151.
 Trong kỳ kinh doanh , phản ánh trị giá hàng tăng thêm :
Nợ TK 611(6112): Giá thưc tế hàng mua ( trị giá mua và chi phí thu mua).
Nợ TK 133(1331) : Thuế GTGT được khấu trừ( nếu có).
Có TK111,112,331…
 Cuối kỳ, căn cứ kết quả kiểm kê , xác định hàng đã tiêu thụ hay chưa tiêu thụ
cuối kỳ :
- Kết chuyển trị giá hàng chưa tiêu thụ :
Nợ TK 151,156,157.
Có TK 611(6112).
- Kết chuyển giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ :
Nợ TK 632.
Có TK 611(6112).
Các bút toán phản ánh doanh thu tương tự như đối với doanh nghiệp áp dụng
phương pháp kê khai thường xuyên.
Sơ đồ hạch toán hàng hoá theo phương pháp kiểm kê định kỳ: TK 151,156,157

TK 6112

TK 632

TK 111, 112, 331

TK 151,156,157

Kết chuyển trị giá hàng

2. Kế toán Pháp :
Theo chế độ kế toán của Pháp thì các doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê
định kỳ để hạch toán hàng tồn kho .
Theo phương pháp kiểm kê định kỳ số tiền khi mua mua vật tư , hàng hoá kế toán
ghi ngay vào chi phí trong kỳ ( TK 601 "Mua nguyên, vật liệu", TK 602 "Mua các loại
dự trữ sản xuất khác", TK 607 "Mua hàng hoá " ) . Do đó , cuối kỳ cần kiểm kê nguyên

vật liệu tồn kho để xác định số chênh lệch giữa tồn đầu kỳ và tồn cuối kỳ . Trên cơ sở
đó diều chỉnh số tiền mua vật tư , hàng hoá trong kỳ về trị giá vật tư hàng hoá xuất
dùng .
Trị giá hàng
xuất trong năm
=

Trị giá vật tư ,
hàng hoá mua vào
Trị giá hàng
tồn đầu năm
-Trị giá hàng
tồn cuối năm
Chi phí thực tế Đã ghi vào chi phí Chênh lệch tồn kho

TK "Chênh l
ệch tồn
kho"(603)
Kết chuyển giá trị tồn
kho đ
ầu n
ăm

Điều chỉnh t
ăng chi phí
Điều chỉnh giảm chi phí

Kết chuyển giá trị tồn kho cuối năm

DĐK:
*** (đầu kỳ và cuối kỳ), kết chuyển thu nhập, điều chỉnh chênh lệch vẫn được thực hiện như
phương pháp kiểm kê định kỳ. Nhưng khi mỗi lần nhập, xuất hàng kế toán ghi như sau
:
Khi nhập hàng vào kho, ghi
Nợ TK "Hàng tồn kho"
Có TK "Chênh lệch tồn kho"
Khi xuât kho để sử dụng hay bán, ghi
Nợ TK "Chênh lệch tồn kho"
Có TK " Hàng tồn kho"

Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm nói trên , quy định phương pháp kế toán hàng
tồn kho hiện nay vẫn tồn tại những điểm chưa hợp lý , dẫn đến việc áp dụng trong thực
tế gặp một số khó khăn lúng túng . Cụ thể là :
a) Thiếu nhất quán về nội dung hạch toán giữa hai phương pháp :
Đối với các doanh nghiệp thương mại, cần hạch toán riêng khối lượng hàng hoá
mua vào và chi phí thu mua để từ đó xác định được chỉ tiêu khối lượng hàng hoá luân
chuyển và chi phí lưu thông của hàng luân chuyển ( bao gồm chi phí thu mua, bảo quản
và tiêu thụ ). Tuy nghiên, việc hạch toán riêng chi phí thu mua và tính phân bổ chi phí
mua hàng cho hàng hoá đã tiêu thụ và hàng hoá còn lại cuối kỳ mới chỉ quy định cho
các doanh nghiệp thương mại áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên . Theo
phương pháp này, tài khoản 156 "Hàng hoá " được chi tiết thành tiểu khoản :
- 1561 " Giá mua hàng hoá "
- 1562 " Chi phí thu mua hàng hoá ".
Còn đối với doanh nghiệp thương mại kế toán hàng tồn kho theo phương pháp
kiểm kê định kỳ , giá trị hàng mua và chi phí thu mua cùng được phản ánh vào tài khoản
611(6112) " Mua hàng hoá " .
Như vậy, là đã có sự không thống nhất về quy định kế toán chi phí thu mua hàng
hoá và phản ánh trị giá thực tế của hàng hoá mua vào trên các tài khoản kế toán tổng
hợp.
b) Hệ thống tài khoản và quy trình hạch toán còn rườm rà phức tạp :
Một trong nhưng yêu cầu của việc xây dựng hệ thống tài khoản là đáp ứng nhu cầu
thông tin cho quản lý, tiện lợi cho việc hạch toán hàng ngày cũng như quyết toán định
kỳ, sao cho số lượng tài khoản ít nhất có thể cung cấp nhiều thông tin thiết thực và bổ
ích cho quản lý kinh doanh . Tuy nhiên, việc quy định hệ thống tài khoản , phương pháp
hạch toán phân biệt giữa hai phương kế toán hàng tồn kho như hiện nay làm cho hệ

thống tài khoản thêm cồng kềnh , phức tạp .


hàng tồn kho cần được theo dõi một cách thường xuyên, cập nhật tình hình biến động ,
bên cạnh đó có những loại chỉ cần quản lý , theo dõi trên cơ sở kiểm kê định kỳ.
Như vậy, doanh nghiệp sẽ chọn phương pháp nào để hạch toán hàng tồn kho ?
Nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên sẽ có được thông tin kịp
thời ,chính xác về hàng tồn kho nhưng là tốn nhiều công sức không cần thiết đối với
những loại hàng chỉ cần theo dõi, kiểm kê một cách định kỳ. Nếu doanh nghiệp chọn
phương pháp kiểm kê định kỳ thì sẽ giảm bớt khối lượng công việc ghi chép, nhưng với
một số loại hàng tồn kho cần theo dõi thường xuyên thì doanh nghiệp lại phải phản ánh
trên những sổ sách riêng ngoài tài khoản . Trong trường hợp này, phải chăng hệ thống
tài khoản đã chưa đáp ứng nhu cầu thông tin phục vụ cho quản lý .
Để khắc phục vấn đề này, trong kế toán Mỹ , các doanh nghiệp còn sử dụng
phương pháp kê khai thường xuyên có sửa đổi ( Modified perpetual inventory system)
để kế toán hàng tồn kho . Đó là , kế toán ghi chép số lượng hàng tồn kho tăng, giảm
trong kỳ theo số lượng trên sổ chi tiết cho từng loại hàng tồn kho . Nhờ vậy doanh
nghiệp có thể giảm công việc ghi chép mà vẫn có thể theo dõi tình hình biến động của
hàng tồn kho một cách liên tục.
Hoặc trong kế toán của Pháp , bên cạnh quy định các doanh nghiệp kế toán hàng
tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì cũng cho phép nếu doanh nghiệp có yêu
cầu theo dõi thường xuyên tình hình biến động hàng tồn kho trên sổ kế toán vẫn có thể
sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên . Điều này có thể thực hiện được là do kế
toán Pháp quy định việc hạch toán thống nhất trên một hệ thống tài khoản cho cả
phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ .
Vấn đề đặt ra là liệu có nên coi phương pháp kê khai thường xuyên và phương
pháp kiểm kê định kỳ là các phương pháp kế toán hàng tồn kho hay chỉ là các phương
pháp để quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp .
2. Nguyên tắc hoàn thiện phương pháp kế toán hàng tồn kho :
Thông tin kịp thời và chính xác vể hàng tồn kho là một yêu cầu quan trọng đối với
quản lý . Vì thế đặt ra yêu cầu hoàn thiện hệ thống phương pháp hạch toán, nâng cao