Trờng đại học dân lập phơng đông
Khoa quản trị kinh doanh
đề án môn học
chuyên ngành quản trị văn phòng
đề tài :
Một số biện pháp nâng cao hiệu qủa tuyển dụng nguồn nhân
sự tại văn phòng cơ quan T ĐoànƯ
Giáo viên hớng dẫn : nguyễn lan phơng
Sinh viên : lê duy hoằng
Mã số : 846027
Hà nội - 2004
Đề án môn học Khoa QTKD
Lời mở đầu
Chúng ta đang sống trong một nền kinh tế tri thức, đó là nền kinh tế dựa trên
nền khoa học công nghệ tiên tiến, những xa lộ thông tin hiện đại, có năng suất,
chất lợng, hiệu quả, tốc độ tăng trởng cao, chuyển dịch cơ cấu nhanh và không
ngừng thay đổi. Do vậy vai trò của con ngời ngày càng đợc đặt lên vị trí cao hơn
nữa, vấn đề nhân tố con ngời nó là cơ sở quyết định sự thắng lợi của mỗi tổ chức.
Một tổ chức dù có nguồn lực tà chính phong phú, nguồn tài nguyên dồi dào với hệ
thống máy móc trang thiết bị hiện đại cũng trở lên vô vị nếu thiếu nhân tố con ng-
ời
Con ngời ở đây không phải là con ngời nói một cách chung chung, mà phải
quan tâm đến số lợng và chất lợng của nó, hay chính là nói đến năng lực và hiệu
suất làm việc của ngời lao động. Khi một ngời không đủ trình độ đợc tuyển dụng
một cách thiếu thận trọng vì lựa chọn kém, anh ta sẽ là gánh nặng cho tổ chức.
Chính vì vậy, chiến lợc tuyển dụng nhân sự trở thành chiến lợc then chốt trong
bất kỳ một tổ chức nào.
Nghị Quyết Đại Hội VIII của Đảng Cộng Sản Việt Nam khi bàn về nhân tố
con ngời cũng đã khẳng định: Chúng ta cần phải hiểu sâu sắc những giá trị lớn
lao và ý nghĩa quyết định của nhân tố con ngời, chủ thể của mọi sự sáng tạo, mọi
nguồn lực của cải vật chất, văn hoá của mọi quốc gia. Con ngời phát triển cao về

chính:
Phần I: Cơ sở lý luận về công tác tuyển dụng nhân sự.
Phần II: Thực trạng công tác tuyển dụng nguồn nhân sự và ảnh hởng của
nó đến hiệu quả hoạt động của văn phòng cơ quan TƯ Đoàn.
Phần III: Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác tuyển
dụng nhân sự tại văn phòng cơ quan TƯ Đoàn.
Lê Duy Hoằng
3
Đề án môn học Khoa QTKD
Phần I
Cơ sở lý luận về công tác tuyển dụng nhân sự
I. lý luận chung về công tác tuyển dụng nguồn nhân sự.
1. Khái niệm.
Tuyển dụng lao động : là một quá trình tìm kiếm, thu hút những ngời có khả
năng từ những nguồn khác nhau và lựa chọn ngời lao động có năng lực phù hợp cho vị
trí công việc còn trống của tổ chức.
Tuyển dụng bao gồm hai quá trình tuyển mộ và tuyển chọn nhân lực:
- Tuyển mộ là quá trình tìm đợc những ngời có đủ khả năng từ các nguồn khác
nhau và động viên họ tham gia vào dự tuyển cho vị trí công việc còn trống nhằm đáp
ứng sự thiếu hụt nhân lực của tổ chức.
- Tuyển chọn là quá trình lựa chọn để tìm đợc những ngời phù hợp với công việc
trong số những ngời tham gia dự tuyển.
Nh vậy, tuyển mộ là tập hợp các ứng viên lại còn tuyển chọn là quyết định xem
trong số các ứng viên đó ai là ngời hội đủ các tiêu chuẩn để làm việc cho công ty.
2. Yêu cầu của tuyển dụng.
Có nhiều phơng pháp cũng nh hình thức tuyển mộ, tuyển chọn khác nhau nhng
công tác tuyển dụng phải bảo đảm các yêu cầu sau:
- Tuyển chọn xuất phát từ mục tiêu sản xuất kinh doanh, phải gắn liền với các kế
hoạch về lao động.
- Phải lựa chọn đợc những ngời phù hợp với yêu cầu của công việc: phù hợp về

thông qua tuyển dụng hình thành nên nguồn nhân lực của tổ chức. Điều đó khẳng định
tầm quan trọng của công tác tuyển dụng.
- Tuyển chọn tốt là điều kiện trung tâm cho thắng lợi của một tổ chức vì chính
tuyển dụng đã góp phần nâng cao chất lợng của nguồn nhân lực mà nguồn nhân lực lại
là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành công hay thất bại của bất kỳ
một tổ chức nào.
- Tuyển chọn tốt sẽ tránh đợc các thiệt hại, rủi ro trong quá trình tiến hành các
hoạt động sản xuất kinh doanh nh: năng suất lao động thấp, chất lợng sản phẩm kém, tai
Lê Duy Hoằng
5
Đề án môn học Khoa QTKD
nạn lao động, ngời công nhân không thực hiện đợc những chức năng nhiệm vụ của
mình. Tất cả đều ảnh hởng đến lợi nhuận, uy tín của công ty.
-Tuyển chọn tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp thực hiện đợc các hoạt động quản lý
nguồn nhân lực khác có hiệu quả và dễ dàng.
II. Các yếu tố ảnh hởng đến tuyển dụng.
Có rất nhiều yếu tố ảnh hởng đến tuyển dụng nhân lực, nó bao gồm cả yếu tố môi
trờng bên ngoài và bên trong tổ chức.
1. Các yếu tố môi trờng bên ngoài.
Môi trờng bên ngoài ảnh hởng lớn đến tuyển dụng nguồn nhân lực, các yếu tố
thuộc về môi trờng bên ngoài nh:
- Các điều kiện về thị trờng lao động: đó chính là mối quan hệ giữa cung và cầu
lao động trên thị trờng. Nếu trên thị trờng lao động d thừa loại lao động mà ta cần tức là
cung lớn hơn cầu thì có lợi cho công tác tuyển dụng. Ngợc lại, nếu cung nhỏ hơn cầu,
công ty không thể áp dụng kỹ thuật tuyển chọn thông thờng mà phải chớp lấy cơ hội
tuyển chọn lao động ngay, nếu không sẽ bị các đối thủ cạnh tranh mất. Rõ ràng, trong
trờng hợp này phải chi phí một khoản tài chính lớn hơn để tuyển đợc các ứng viên nh dự
định.
- Cạnh tranh: nhà quản trị luôn tìm ra các biện pháp để cạnh tranh thắng lợi
trên thị trờng. Sự xuất hiện hình thức tuyển dụng ngang mang lại bất lợi cho những

+ Tuyển dụng phải hớng vào các chính sách nhân sự của công ty. Giả sử,
công ty đề ra chính sách u tiên tuyển chọn con em trong ngành. Khi có chỗ làm
việc còn trống nhất định nhà quản trị phải tuyển con em trong ngành trớc, sau đó
mới tuyển đến các lao động từ những nguồn khác. Mặt khác, công ty có nhiều
chính sách có lợi hơn cho ngời lao động tạo động lực cho họ phát huy hết khả năng
làm việc của mình. Nh vậy, chính sách nhân sự của công ty đã ảnh hởng đến công
tác tuyển dụng nhân lực.
+ Hoạt động công đoàn cũng ảnh hởng nhất định đến công tác tuyển dụng
nhân lực. Nếu việc tuyển dụng không công bằng, bình đẳng sẽ bị phản ứng từ phía
công đoàn
- Quảng cáo và các nỗ lực xã hội của công ty:
+ Kết quả tuyển mộ phụ thuộc vào phơng pháp quảng cáo, hình thức quảng
cáo. Phải đa dạng hoá các loại hình quảng cáo và phải phù hợp với phong tục, tập
quán của ngời lao động.
Lê Duy Hoằng
7
Đề án môn học Khoa QTKD
+ Nỗ lực xã hội của công ty cũng mang lại những thuận lợi cho tuyển dụng.
Chẳng hạn, việc lu giữ hồ sơ và thông báo cho các ứng viên bị loại sẽ giữ đợc uy tín và
hình ảnh đẹp về công ty. Khi cần tuyển đến công ty dễ dàng tập trung họ lại, giảm bớt
chi phí cho tuyển chọn vì biết đợc phần nào năng lực và trình độ của họ. Hay việc quan
tâm đến tài trợ cho thể thao và từ thiện sẽ nâng cao uy tín của công ty do đó hấp dẫn ng-
ời lao động tham gia vào công tác tuyển mộ nguồn nhân lực.
+ Chi phí cho tuyển dụng: nhiều công ty do vấn đề tài về chính không cho phép
mà quyết định tuyển dụng qua loa, không kỹ hoặc theo cảm tính, đôi khi bỏ qua một số
bớc mặc dù rất quan trọng. Thông thờng, chi phí bỏ ra tỷ lệ thuận với chất lợng tuyển
dụng.
- Thái độ của nhà quản trị: thái độ của nhà quản trị là yếu tố quan trọng quyết
định thắng lợi của tuyển dụng. Để đạt đợc hiệu quả cao trong công tác tuyển dụng
nguồn nhân lực, trớc hết nhà quản trị phải thấy đợc vai trò của công tác tuyển dụng

- Dự đoán cung nhân lực từ bên trong tức là dự đoán khả năng đáp ứng nhu cầu
về nhân lực dựa trên phân tích lực lợng lao động hiện có của tổ chức nhằm trả lời các
câu hỏi:
Bao nhiêu ngời đang thực hiện công việc gì?
Số lợng lao động trong từng loại công việc?
Tốc độ và kỹ năng của ngời lao động?
- Dự đoán cung nhân lực từ bên ngoài : bằng cách phân tích môi trờng bên ngoài
để thấy đợc trên thị trờng có cung cấp đợc số lợng nhân lực mà ta cần hay không.
Từ hai bớc trên ta tính toán đợc cả cung và cầu nhân lực cho kế hoạch sản xuất
kinh doanh của công ty.
Bớc 3: Cân đối cung cầu và đa ra giải pháp.
So sánh giữa cung và cầu nhân lực để thấy đợc sự chênh lệch từ đó xây dựng các
giải pháp, các chơng trình để khắc phục.
1.2. Phân tích công việc.
Phân tích công việc là quá trình thu thập các t liệu và đánh giá một cách có hệ
thống các thông tin quan trọng liên quan đến bản chất của một công việc cụ thể.
Mục đích của phân tích công việc là đa ra ba bảng: mô tả công việc, yêu cầu thực
hiện công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc.
- Bảng mô tả công việc: là một văn bản viết giải thích về các nhiệm vụ, trách
nhiệm, các điều kiện làm việc và các vấn đề khác có liên quan đến công việc.
- Bảng xác định yêu cầu của công việc:
Lê Duy Hoằng
9
Đề án môn học Khoa QTKD
Đó là một văn bản liệt kê về các đòi hỏi của công việc với ngời thực hiện, bao
gồm: các yêu cầu về các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm , trình độ giáo dục, các đặc tr-
ng về tinh thần và thể lực cần có cho công việc và các điều kiện khác có liên quan đến
năng suất lao động.
- Bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc:
Là một bảng thống nhất các chỉ tiêu để phản ánh các yêu cầu cả số lợng và chất

Khi mà cầu nhân lực vẫn cha đợc đáp ứng đủ thì công ty tiến hành tuyển
dụng theo kế hoạch. Các biện pháp tuyển mộ đợc áp dụng nh:
- Tuyển mộ nội bộ: Đây là biện pháp tuyển mộ đợc công ty u tiên hơn so
với biện pháp tuyển mộ từ nguồn bên ngoài.
Nhà quản trị sẽ xem xét để dịch chuyển lại lao động bằng cách rà soát xem
ở mức công việc thấp hơn trong cùng nghề để đa họ nên đảm nhiệm công việc ở
mức cao hơn. Thông thờng, công ty áp dụng biện pháp giới thiệu công nhân viên
trong công ty. Khi công tác tuyển mộ đợc tiến hành thì phòng tổ chức sẽ thông báo
xuống cơ sở sản xuất (đối với công nhân) và thông báo tới các phòng ban (đối với
lao động quản lý), từng bộ phận sẽ xem xét thấy ai có khả năng đảm nhiệm đợc
công việc thì thông báo lại phòng tổ chức, những ngời này sẽ đợc xem xét và ghi
vào danh sách ứng viên của công ty.
Phơng pháp này có nhiều lợi điểm cho công ty. Ưu điểm lớn nhất là tiết
kiệm đợc chi phí vì: Giảm bớt chi phí cho việc chọn lọc do có ít ngời tham gia.
Ngoài ra, tuyển mộ nội bộ còn giúp thuận lợi trong việc đánh giá năng lực
và phẩm chất của những lao động vì hàng ngày họ cùng làm việc và chịu sự chỉ đạo
của cán bộ và bạn bè trong cùng bộ phận. Họ cũng dễ dàng hoà nhập với môi trờng
làm việc của công ty. Đồng thời, còn tạo động lực cho ngời lao động do công việc
mới mang lại.
- Tuyển mộ từ bên ngoài.
Sau khi sử dụng các biện pháp tuyển mộ nội bộ mà số ứng viên vẫn cha đủ
thì công ty tiến hành tuyển mộ bên ngoài.
Thông qua tuyển mộ cho ta danh sách các ứng viên để tiến hành tuyển
chọn.
Lê Duy Hoằng
11
Đề án môn học Khoa QTKD
2.2. Tuyển chọn.
Tuỳ theo đối tợng cần tuyển mà quá trình tuyển chọn phân làm hai loại.
-Đối với công nhân tiến trình tuyển chọn rất đơn giản chỉ gồm 3 bớc, theo sơ

b1. Nghiên cứu hồ sơ xin việc.
Tất cả các hồ sơ xin việc gửi đến công ty đều đợc ghi vào sổ xin việc, có
phân loại chi tiết cho tiện việc sử dụng sau này. Cán bộ tuyển dụng sẽ lập hồ sơ cá
nhân cho từng ứng viên. Mỗi hồ sơ gồm có:
-Đơn xin việc: Do công ty thảo ra, ứng viên tự điền vào. Đây là một trong
những căn cứ quan trọng để lựa chọn các ứng viên nên mẫu đơn đợc thiết kế khá
chi tiết. Nó cung cấp các thông tin về trình độ học vấn, các thành tích đã đạt đợc tr-
ớc đây, những điểm mạnh và yếu của từng ứng viên.
Nghiên cứu hồ sơ xin việc đối với nhân viên sẽ phân ra thành hai loại:
những lao động có kinh nghiệm và những ngời đã có kinh nghiệm đợc đánh giá là
phù hợp với vị trí công việc đang cần tuyển ngời thông qua các thông tin trong hồ
sơ xin việc. Những ngời này đợc u tiên hơn mhững ngời có kinh nghiệm vì có thể
làm đợc việc ngay không cần qua đào tạo.
Các ứng viên thi tuyển qua bớc này đợc chuyển sang phòng khám sức
khoẻ , nếu tuyển lao động quản lý thì chuyển sang bớc b2.
b2: Phỏng vấn tổng hợp.
Do hội đồng phỏng vấn gồm: giám đốc, cố vấn về tổ chức (trởng phòng tổ
chức) và một nhân viên hành chính làm nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ tiến hành phỏng
vấn. Giám đốc trực tiếp chịu trách nhiệm phỏng vấn về tất cả các mặt của ứng viên.
Qua đây đánh giá đợc gần nh chính xác năng lực thực tế của ngời lao động.
Nội dung phỏng vấn đợc xây dựng thành một văn bản bao gồm hàng loạt
các câu hỏi nh:
- Những yếu tố liên quan đến nghề nghiệp trớc đây.
Lê Duy Hoằng
13
Đề án môn học Khoa QTKD
+ Chức vụ trớc đây (công việc trớc đây)?
+ Bằng cách nào ứng viên xin việc đợc ở đó?
+ Nhận xét của ứng viên về cán bộ lãnh đạo và đồng nghiệp ở đó?
+ Tại sao ứng viên lại không làm việc ở đó nữa?

hiện tại và có nhiều lý do làm mất thông tin về sức khoẻ của ứng viên dẫn đến
không đánh giá đợc chính xác và đầy đủ mà đối với một số công việc của công ty
lại đòi hỏi ngời lao động phải có sức khoẻ tốt để thích hợp với môi trờng làm việc.
Các ứng viên có đủ tiêu chuẩn về sức khoẻ đợc chuyển sang bớc cuối cùng.
b4. Ra quyết định tuyển dụng.
Quyết định đợc thông báo cho cả đối tợng trúng tuyển và cả không trúng
tuyển.
Giám đốc công ty trực tiếp ra quyết định tuyển dụng hoặc ký hợp đồng lao
động trong đó ghi rõ về chức vụ, lơng bỏng, thời gian thử việc, khế ớc...
Đối với nhân viên cha có kinh nghiệm đợc phân vào các lớp đào tạo ngắn
ngày theo các hình thức khác nhau tuỳ thuộc từng công việc mà họ sẽ đảm nhận.
Đối với lao động quản lý và công nhân đã có nghề tiến hành thời gian thử việc.
Trong thời gian thử việc đợc hởng lơng bằng 70% mức lơng cấp bậc của công việc
đó, các chính sách khác đợc hởng nh các thành viên khác của công ty. Kết thúc thời
gian thử việc nếu đạt sẽ đợc chính thức nhận vào làm việc.
IV. Quá trình tuyển dụng nhân lực
1. Quá trình tuyển mộ
Lê Duy Hoằng
15
Đề án môn học Khoa QTKD
Tuyển mộ nhân lực là bớc khởi đầu hết sức quan trọng trong tiến trình tuyển
dụng. Nó cung cấp nguồn để tuyển chọn. Đây là một quá trình khó khăn và phức tạp đợc
diễn ra theo sơ đồ:
Sơ đồ 3: Sơ đồ tiến trình tuyển mộ
Nguồn: Giáo trình quản trị nhân lực- Nguyễn văn Lê.
Lê Duy Hoằng
16
Hoạch định nhu cầu tài
nguyên nhân sự
Các giải pháp khác

mới. Công tác đào tạo và định hớng đơn giản hơn là đào tạo những ngời bên ngoài.
Vì họ đã từng là thành viên của tổ chức nên dễ hoà nhập vào môi trờng cũng nh vị
trí làm việc mới hơn. Đồng thời còn giúp tổ chức khai thác và tận dụng đợc nguồn
lực hiện có, cũng nh tiết kiệm đợc kinh phí cho tuyển mộ, không những thế mà
còn có tác dụng tạo động lực cho ngời lao động đang làm việc trong tổ chức.
Lê Duy Hoằng
17
Đề án môn học Khoa QTKD
Việc tuyển mộ nội bộ cũng có những hạn chế là: không thích hợp với các tổ
chức nhỏ và nếu chỉ nhấn mạnh tuyển mộ nội bộ có thể dẫn đến tình trạng trì trệ
hoặc không đổi mới đợc năng lực lao động, phong cách làm việc, không tiếp xúc đ-
ợc với thị trờng lao động và sự cạch tranh bên ngoài.
1.2 Tuyển mộ bên ngoài.
Từ những hạn chế của tuyển mộ nội bộ cùng với chiến lợc đa dạng hoá
nguồn tuyển mộ nên các tổ chức còn tuyển dụng nguồn nhân lực từ nguồn bên
ngoài của tổ chức. Nguồn này rất phong phú nên đã thu hút đợc sự quan tâm của
nhiều tổ chức.
- Nguồn bên ngoài bao gồm: bạn bè của nhân viên, nhân viên cũ, ứng viên
tự nộp đơn xin việc, nhân viên của hãng khác, các trờng đại học và cao đẳng, ngời
thất nghiệp và công nhân làm nghề tự do.
- Phơng pháp tuyển mộ từ bên ngoài.
Quảng cáo:
Quảng cáo là một hình thức thu hút ứng viên rất hữu hiệu. Để nâng cao chất lợng
quảng cáo cần chú ý một số vấn đề sau:
Một là, Mức quảng cáo: Số lần xuất hiện, khi nào xuất hiện quảng cáo và quảng
cáo theo hình thức nào. Phải căn cứ vào số lợng ứng viên cần tuyển, chức vụ và loại
công việc yêu cầu cần tuyển thêm nhân viên.
Hai là, Nội dung quảng cáo: Nội dung quảng cáo cần nhấn mạnh vào các vấn đề,
nội dung then chốt của công việc và tiêu chuẩn nghề nghiệp, phát triển tính hứng thú
của công việc và khả năng có thể thoả mãn các yêu cầu của ứng viên nh cấp học bổng