1

Luận văn Hoạt động nhập khẩu nguyên liệu của
công ty cổ phẩn Kềm Nghĩa

2 Lời mở đầu

Gia nhập WTO đang mang đến cho Việt Nam một thời kì phát triển vượt trội hơn
rất nhiều so với những thời kì trước , khả năng tiếp cận với thế giới được mở rộng
và cơ hội đưa những sản phẩm chất lượng mang thương hiệu Việt Nam ra thế giới
đang gần kề.Trong sân chơi toàn cầu và trong thời đại hội nhập ngày nay, xuất nhập
khẩu đang đóng góp vai trò to lớn trong thang đo sự phát triển kinh tế đất nước và
là con đường đưa những thương hiệu Việt ngày càng vươn xa.
Trên con đường hội nhập, việc tạo ra những sản phẩm chất lượng mang đặc trưng
thương hiệu quốc gia đang là nỗi trăn trở lớn đối với những doanh nghiệp Việt.
Chiếm được lòng tin của thị trường nội địa từ đó tạo bước tiến mới vươn ra thị
trường nước ngoài trở thành xu hướng tất yếu mà các doanh nghiệp Việt Nam hiện
nay đang hướng tới. Công ty Kềm Nghĩa là một trong những doanh nghiệp đi đầu
đưa hình ảnh hàng Việt Nam chất lượng cao đến với người tiêu dùng.

Do những hạn chế về thời gian, trình độ và kiến thức, bài báo cáo không tránh khỏi
những thiếu sót. Rất mong nhận được sự góp ý tận tình của các thầy cô và hi vọng
bài báo cáo sẽ là một tổng hợp hữu ích giúp người đọc có cái nhìn khái quát hơn về
hoạt động nhập khẩu trong thực tế và những giải pháp khắc phục những vấn đề còn
tồn đọng.

4
Chương 1 : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN KỀM NGHĨA

I. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
1. Giới thiệu :
Tên doanh nghiệp : Công ty Cổ phần Kềm Nghĩa
Tên giao dịch: NGHIA NIPPERS CORPORATION
Tên viết tắt: NGHIANIPPERS CORP
Vốn điều lệ: 100.000.000.000 đồng
Giấy ĐKKD số: 4103009129 do Sở Kế hoạch Đầu tư TP Hồ Chí Minh cấp ngày
17/01/2008.
Mã số thuế: 0302099683

Châu Âu như Ý, Bồ Đào Nha, Nga…Chiếm 80% thị phần trong nước. Tỷ trọng
xuất khẩu bình quân đạt 30% trên tổng doanh số bán.
2006 thiết lập thành công mạng lưới phân phối sản phẩm tại thị trường Mỹ. Đồng
thời đăng ký bản quyền cho sản phẩm mang tên gọi Supper Nghĩa tại Mỹ.
Đầu năm 2008, Công ty đã tiến hành chuyển đổi từ TNHH lên Công ty cổ phần,
mở ra một giai đoạn phát triển mới và toàn diện về quy mô sản xuất cũng như đa
dạng hóa sản phẩm, tạo tiền đề cho sự phát triển bền vững và mạnh mẽ theo xu
hướng phát triển của nền kinh tế toàn cầu.
Trong quá trình tham gia thị trường, 7 năm liền Kềm Nghĩa được người tiêu
dùng bình chọn là Hàng Việt Nam Chất Lượng Cao, nhận được nhiều bằng khen,
giấy khen từ Trung ương đến địa phương trao tặng. Năm 2005, 2007 thương hiệu
Kềm Nghĩa được giải Sao Vàng Đất Việt, đứng trong Top 100 Thương Hiệu Mạnh
trên toàn quốc. Năm 2006 vinh dự là một trong 98 “Thương Hiệu Mạnh Việt Nam
2006”, cúp vàng Chất Lượng Hội Nhập Hàng Đầu Năm 2007 và là “100 Thương
Hiệu Dẫn Đầu Hàng Việt Nam Chất Lượng Cao 2007”…
Hiện nay, Kiềm Nghĩa đang hoạt động theo mô hình công ty cổ phần, với hơn 120
đại lý kinh doanh và phân phối, sản phẩm Kềm Nghĩa đã chiếm đến 80% thị phần
tại Việt Nam.
6

Hiện Công ty Kềm Nghĩa đang hoạt động theo hệ thống quản lý tiêu chuẩn chất
lượng ISO 9001:2000, cùng với những trang thiết bị hiện đại, dây chuyển công
nghệ khép kín và luốn được tối ưu hoá. Đội ngũ lao động của Công ty Kềm Nghĩa
hiện nay gần 2000 người, trong đó đa phần là những người có nhiều kinh nghiệm
trong công việc, luôn phát huy tinh thần học hỏi, tư duy sáng tạo. Tổng mặt bằng
sản xuất của Kềm Nghĩa hiện nay gần 20.000 m2, được bố trí tại các điểm:
Trụ sở chính và là phân xưởng I: 10/20 Lạc Long Quân, P.9, Q. Tân Bình Tp
HCM
Phân xưởng sản xuất II: 59/5E Ấp Tiền Lân, Xã Bà Điểm, Huyện Hóc Môn, Tp
HCM
Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Kềm Nghĩa
Trong đó chức năng của từng bộ phận
- Giám đốc: Là người điều hành đại diện pháp nhân của công ty và chịu trách
nhiệm cao nhất về toàn bộ kết quả hoạt động kinh doanh trong Công ty. Giám đốc
điều hành Công ty theo chế độ thủ trưởng, có quyền quyết định cơ cấu bộ máy quản
lý của công ty theo nguyên tắc tinh giảm gọn nhẹ, có hiệu quả.
- Phó giám đốc: Là người giúp đỡ giám đốc chỉ đạo các công tác cụ thể như kỹ
thuật, công nghệ, công tác marketing, khai thác htị trường và giải quyết các công
việc thay giám đốc khi có uỷ quyền.
- Phòng kinh doanh có nhiệm vụ tìm kiếm thị trường tiêu thụ sản phẩm; thực
hiện các giao dịch kinh doanh tiêu thụ sản phẩm và dịch vụ tiếp nhận vận chuyển.
- Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ xây dựng và hoàn thiện bộ máy tổ chức
công ty phù hợp với yêu cầu tổ chức kinh doanh, xây dựng và tổ chức thực hịên các
kế hoạch về lao động tiền lương, giải quyết chính sách cho người lao động.
Giám đốc

Phó giám đốc
điều hành sản xuất
Phó giám đốc
nội chính
Phân
xưởng

chính
kế toánPhòng
Kế
Hoạch
và đầu
tư

Phòng
Đào tạo8

- Phòng kế toán tài vụ: có nhiệm vụ khai thác và tiếp cận các đơn đặt hàng và
hợp đồng kinh tế, theo dõi và đôn đốc kế hoạch thực hiện từ đó thiết lập và bóc tách
bản vẽ, triển khai xuống từng phân xưởng.
- Các phân xưởng sản xuất: Đứng đầu là các quản đốc có nhiệm vụ tôt chức
thực hiện kế hoạch sản xuất của công ty giao đảm bảo chát lượng và số lượng sản
phẩm làm ra. Sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị được giao.

2 Quản trị nhân sự
2.1 Số lượng và phân bố nhân sự trong công ty
Bảng 1.1: Tình hình lao động của công ty cổ phần Kềm Nghĩa năm 2008 – 2010
Đơn vị: Người

Số lượng
Năm

9

Với định hướng mở rộng sản xuất để xuất khẩu các sản phẩm của Kềm Nghĩa ra
thị trường nước ngoài , đồng thời hợp tác với các công ty nước ngoài nhằm phân
phối và làm đa dạng hóa các sản phẩm chăm sóc sắc đẹp. Việc mở rộng thêm chi
nhánh và tăng số lượng nhân viên là hoàn toàn cần thiết.
Với số lượng nhân viên lao động phổ thông như hiện nay công ty cơ bản đã đáp
ứng được tình hình sản xuất để đáp ứng nhu cầu trong nước và mục tiêu tăng trưởng
xuất khẩu của công ty. Hơn thế nữa công ty đang có chiến lược tăng năng suất
thông qua ứng dụng máy móc kĩ thuật hiện đại nên nhu cầu về lao động phổ thông
theo tình hình hiện nay là tương đối phù hợp.
Nhân viên văn phòng hiện nay chiếm khoảng 6% tổng số lao động của công ty .
Tuy đã đáp ứng được nhu cầu hiện tại của công ty nhưng để giữ vững tốc độ tăng
trưởng như hiện nay của công ty đồng thời đáp ứng nhu cầu mở rộng hợp tác quốc
tế vấn đề tăng cường nhân viên văn phòng để quản lí các phòng ban và đàm phán
với các đối tác là hoàn toàn cần thiết.

III Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2008-2010

Bảng 1.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2008 – 2010
Đơn vị : Tỉ VNĐ

Năm
2008
Năm
2009
Năm
2010
So sánh 2008/2009 So sánh 2009/2010
Tuyệt

 Năm 2010 :Năm 2010 đánh dấu mốc 5 năm liền công ty đoạt giải sao vàng đất
Việt, tiếp tục chiến lược tăng trưởng ổn định và đẩy mạnh tăng cường xuất khẩu sản
phẩm ra nước ngoài . Cùng với việc ứng dụng máy móc hiện đại, năng suất ngày
càng được cải thiện . Hiện nay công suất ở cả 3 nhà máy đã được khai thác tối đa ,
trung bình cho ra khoảng 500 nghìn sản phẩm/ tháng. 11 Chương 2 : HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU NGUYÊN LIỆU CỦA CÔNG TY

I Sơ đồ mô tả hoạt động nhập khẩu
II. Mô tả chi tiết hoạt động nhập khẩu
1. LẬP PHIẾU YÊU CẦU MUA
Căn cứ vào nhu cầu Sản Xuất – Kinh Doanh các bộ phận có yêu cầu mua hàng:
Viết Phiếu yêu cầu mua hàng về nội dung yêu cầu, đơn vị tính, số lượng, mục đích
sử dụng, thời gian cần, đặt tính kỹ thuật, viết thành 04 liên . Phiếu yêu cầu mua
hàng phải có chữ ký duyệt TP. Kế Hoạch và BGĐ ký duyệt nếu trị giá hàng mua
vượt quá phân quyền do Công ty qui định.
Với quy mô hơn 2000 nhân viên và hệ thống phân phối trên toàn quốc nên nhu
cầu mua hàng đáp ứng hoạt động sản xuát kinh doanh diễn ra liên tục với nhiều
nguồn cung cấp từ tất cả các nước trên thể giới nhưng chủ yếu vẫn là Trung Quốc,
Thái lan…
2. XEM XÉT PHÊ DUYỆT
Trưởng bộ phận/BGĐ xem xét đề nghị, nếu:
- Hợp lý: Phê duyệt.
- Chưa hợp lý: Yêu cầu giải thích/điều chỉnh/không duyệt.
3. LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP
- Chọn nhà cung cấp thích hợp trong danh sách các NCC đã được phê duyệt.
- Nếu chưa có nhà cung cấp thì chọn nhà ucng cấp theo bảng so sánh nhà
cung cấp và duyệt giá mua hàng.
- Công ty vẫn thường xuyên nhập hàng từ những nhà cung cấp quen thuộc để
đảm bảo chất lượng nguyên liệu nhập khẩu. Tuy nhiên công ty cũng có những hợp
đồng mua hàng với những nhà cung cấp mới để có thể tiếp cận với những với
những nguyên liệu có chất lượng tốt hơn và giá cả cạnh tranh hơn.
Kiểm tra nghiệm thu
Thanh toán
Hoàn tất
13

Lập bảng trình duyệt giá ( Đơn đặt hàng)
- Bộ phận mua hàng xem xét số lượng đặt hàng căn cứ vào số lượng yêu cầu, tình

vào form ngân hàng sau đó nhân viên phụ trách chuyển form mở LC cho nhà cung
cấp xác nhận và làm đề nghị thanh toán chuyển cho kế toán chính thức mở LC, sau
khi có điện LC thì fax điện LC cho khách hàng.
- Nhân viên phụ trách kiểm tra trước invoice, packing list trước khi NCC gửi bảng
chính. Yêu cầu nhà cung cấp gửi shipment Advice và các chứng từ ship hàng qua
fax sau 02 ngày gửi hàng cho hãng tàu.
8. MUA BẢO HIỂM VÀ BOOK TÀU (nếu có)
- Trường hợp mua giá Fob, Exw, FCA: Fax hợp đồng cho phía bên đơn vị bán
bảo hiểm và kèm theo đơn yêu cầu mua bảo hiểm, sau đó liên hệ hãng tàu để book
tàu.
- Trường hợp mua giá CIF, CFR, CPT, CIP thì không cần thiết mua bảo hiểm,
chuyển thẳng bước 08 lên làm thủ tục thanh toán nhà cung cấp.
9. THANH TOÁN TIỀN HÀNG CHO NHÀ CUNG CẤP
- Đối với trường hợp thanh toán TT còn lại, yêu cầu nhà cung cấp gửi bảng thông
báo hàng xong và đính kèm theo bảng fax invoice, packing list , Bill of lading (nếu
có)
- Đối với trường hợp thanh toán D/P at sight , D/A, L/c trả chậm , L/C at sight .kế
toán tự động sắp xếp lấy chứng từ nhập khẩu từ ngân hàng , được quyền trích lấy 01
bộ chứng từ gốc bao gồm B/L , invoice, packing list trước khi chuyển trả các chứng
từ nhập khẩu cho nhân viên phụ trách đơn hàng nhân viên phụ trách .
10. KHAI BÁO HẢI QUAN VÀ LÀM THỦ TỤC NHẬN HÀNG
Khi nhận được chứng từ gốc gửi hàng của nhà cung cấp hoặc chứng từ nhập
khẩu từ kế toán và giấy thông báo hàng đến của hãng tàu. Nhân viên phụ trách
chuyển cho dịch vụ logictis các giấy tờ liên quan để khai điện tử . Nhân viên phụ
15

trách phải kiểm tra chi tiết hàng hóa khai trong tờ khai và ký nháy trước khi trình
Trưởng bộ phận xem xét chuyển lên Ban Giám Đốc ký.
Sau khi kiểm tra bộ hồ sơ chứng từ và đảm bảo không có sai sót gì, phòng Xuất
nhập khẩu tiến hành khai báo hải quan lô hàng sắp nhập về.

phụ trách chuyển trả giấy thông báo nộp thuế kèm các chứng từ nhập khẩu bản gốc
gồm tờ khai , B/L invoice, packing list , giấy nộp tiền ( trường hợp thanh toán TT
trước hoặc sau ) cho phòng kế toán . Lưu ý không cần thiết làm giấy đề nghị thanh
toán nộp thuế , Phòng kế toán sẽ tự động theo dõi thời gian để nộp thuế cho nhà
nước
11. KIỂM TRA NGHIỆM THU
Khi hàng được mua về Thủ kho báo với đơn vị liên quan về nghiệm thu tiến
hành kiểm tra theo quy định:
- Tất cả những nguyên vật liệu khi nhập kho phải được kiểm tra nghiệm thu đầu
vào theo kế hoạch kiểm soát nguyên vật liệu.
- Trong thời gian chậm nhất 07 ngày, nhân viên nghiệm thu có trách nhiệm chuyển
hồ sơ nghiệm thu cho bộ phận mua hàng. Tuy nhiên, đối với những sản phẩm không
thể trả lại sau khi nhập kho thì đơn vị liên quan phải nghiệm thu trước khi nhập kho.
- Trường hợp thử nghiệm (bộ phận kỹ thuật/quy cách /sản xuất) dùng bảng so sánh
vật tư – Nguyên vật liệu
Trong quá trình kiểm tra phát hiện hàng kiểm thực tế không đúng với số lượng
trên bao bì nhân viên kho và quy cách ghi vào Phiếu Báo Cáo Và Xử Lý Không
Phù Hợp, số lượng thùng hàng bị thiếu trước và sau khi kiểm tra số kg và số lượng .
Bắt buộc lập thành 02 bản và gửi một bảnh chính cho nhân viên phụ trách mua hàng
để xử lý+ kèm theo hình ảnh ( nếu có )
Lập phiếu nhập kho trước, sau đó bộ phận nghiệm thu sẽ bổ sung phiếu kiểm tra
nghiệm thu cho Thủ Kho
12. NHẬN HÀNG
- Trước khi hàng về nhân viên phụ trách fax chứng từ liên quan đến lô hàng về
cho kho (Packing list) trước 01 ngày hoặc trước 04 tiếng ngày làm việc (đối với
17

hàng phải cho về đột xuất) để kho chuẩn bị mặt bằng sắp xếp bố trí nhân sự nhận
hàng
13. THANH TOÁN

mua hàng.

Thủ tục nhập khẩu lô hàng Hạt cát pha lê dùng phun kềm No10
Sau khi bộ phận sản xuất lập phiếu yêu cầu mua Hạt cát pha lê dùng phun kềm
và được ban giám đốc phê duyệt
Bộ phận thu mua sau khi so sánh giá cả và chất lượng sản phẩm của các nhà
cung cấp và chọn công ty KEPLER INTERNATIONAL CO.,LTD của Thái Lan là
nhà cung cấp lô hàng Hạt cát pha lê và lập bảng trình duyệt giá báo cáo cho ban
lãnh đạo .
Do công ty KEPLER INTERNATIONAL CO.,LTD là nhà cung cấp thường
xuyên và tình hình giá cả cũng không biến động nên sử dụng bản duyệt giá cũ đã
duyệt. Tất cả những giấy tờ liên quan như bảng bào giá của bên nhà cung cấp và
bản duyệt giá được bộ phận thu mua tổng hợp để tiến hành soạn thảo hợp đồng,
trưởng phòng Kế hoạch duyệt và được gửi qua bằng fax cho nhà cung cấp. Nhân
viên thu mua chịu trách nhiệm đôn đốc nhà cung cấp gửi các giấy tờ hợp lệ rồi tiến
hành chuyển tiền trả trước cho nhà cung cấp theo phương thức T/T( 30% giá trị hơp
đồng).
Bộ phận thu mua tiến hành mua bảo hiểm và book tàu ( vì lô hàng này được
nhập theo điều kiện FOB)
Bộ phận thu mua yêu cầu NCC gửi bảng thông báo hàng xong và đính kèm theo
bảng fax invoice, packing list , Bill of lading rồi chuyển giao cho phòng kế toán để
tiến hành hoàn trả tiền hang còn lại cho nhà cung cấp .
Khi nhận được chứng từ gốc gửi hàng của NCC hoặc chứng từ nhập khẩu từ kế
toán và giấy thông báo hàng đến của hãng tàu. Nhân viên phụ trách chuyển cho dịch
19

vụ logictis các giấy tờ liên quan để khai điện tử . Nhân viên phụ trách phải kiểm tra
chi tiết hàng hóa khai trong tờ khai và ký nháy trước khi trình Trưởng bộ phận xem
xét chuyển lên Ban Giám Đốc ký.
,Nhân viên phụ trách chuyển tờ khai điện từ bản cứng hoặc bản mền kèm theo

60-90 ngày kể từ ngày đặt hàng đến khi hàng được nhập về kho.
 Thủ tục hành chính ở nước ta còn quá rườm ra nên mất thời gian cho việc
hoàn thành thủ tục hải quan. Vấn đề về thủ tục hải quan cũng là vấn đề chính yếu
gây ra không ít khó khắn cho hoạt động nhập khẩu nguyên liệu của Kềm Nghĩa.
 Khối lượng hợp đồng trên 1 tháng tương đối nhiều ( 15-20 hợp đồng ) nên
nhân sự chỉ đảm bảo tương đối .
 Nhà cung ứng của công ty từ khắp các nước trên thế giới nên hoạt động nhập
khẩu cũng gặp những khó khăn nhất định do khác biệt về tập quán mua bán quốc
tế.Chính điều này đã làm cho công ty gặp những rắc rối về tranh chấp thương mại .
IV. So sánh lí thuyết với thực tiễn :
Về phương thức thanh toán:
Trên lí thuyết thì mỗi hợp đồng nhập khẩu khác nhau thì các điều kiện bảo hiểm và
phương thức thanh toán sẽ được soạn thảo riêng . Nhưng trên thực tế , tất cả các
đơn hàng nhập thông thường đều có form mẫu và nhân viên bộ phận nhập khẩu chỉ
điền những thông số như tên mặt hàng, quy cách , số lượng, giá thành với những
điều kiện khá giống với những hợp đồng trước đó.
Về tranh chấp thương mại:
Trong thực tế , khi có sai sót xảy ra trong quá trình giao nhận hàng hóa, công ty
thường tránh những tranh chấp thương mại bằng cách thương lượng về giá cả( giảm
giá hoặc chiết khấu cao hơn cho lô hàng bị lỗi ) hơn là sử dụng tòa án trọng tài.
Về điều kiện nhập khẩu:
Các hình thức nhập FOB thường không phải lúc nào cũng được sử dụng vì có
những lô hàng mang tính đặc thù mà các điều khoán mà công ty bảo hiểm đối tác
(Bảo hiểm Bảo Việt ) không thể đáp ứng . Vì vậy phải nhập theo hình thức CIF và
chấp nhận mua lô hàng với giá cao.
21

Chương 3:GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC MỘT SỐ VẤN ĐỀ CÒN TỒN ĐỌNG
TRONG HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY


+ Độ nhận biết sản phẩm:
Quản lí chặt chẽ hình ảnh chuỗi hệ thống cửa hàng , tạo ra tính thống nhất và
chuẩn mực chung cho hệ thống phân phối sản phẩm của kềm Nghĩa.
o Chuẩn bị các chương trình PR cho quảng cáo: Mang đến trải nghiệm của
người tiêu dùng đối với chất lượng sản phẩm
o Tính đồng nhất của những thông điệp quảng cáo: đồng nhất về tạp chí, tài trợ,
PR
+ Tăng thị phần:
o Áp dụng các chương trình marketing để mang khách hàng đến cửa hàng
o Tổ chức lại cơ sở dữ liệu thị trường (kích cỡ thị trường, thông tin đối thủ cạnh
tranh)
o Quảng cáo tại những nơi chưa có sự hiện diện của nhãn hàng, mở rộng hệ
thống cửa hàng ra các tỉnh lẻ , để sản gây dựng hình ảnh thương hiệu không chỉ ở
các thành phố lớn mà còn mở rộng ra các tỉnh lân cận như Bình Dương, Đồng
Nai…
o Tiếp tục duy trì chiến lược quảng cáo qua các phương tiện truyền thông đại
chúng. Duy trì nhận diện thương hiệu bằng các chính sách tài trợ cho các chương
trình truyền hình và các cuộc thi tay nghề về chăm sóc sắc đẹp.

II Giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu
Hơn hai thập kỷ hình thành, xây dựng và phát triển, cho đến nay Kềm Nghĩa đã
là một trong những Doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam, khẳng định vị trí thương
hiệu không chỉ trong nước mà còn vươn xa ra thế giới.
Các sản phẩm của Kềm Nghĩa đã chiếm được niềm tin yêu của thị trường trong
nước . Đây là một lợi thế rất lớn để Kềm Nghĩa đứng vững trước các đối thủ mới
23

gia nhập ngành. Tuy nhiên trước thềm hội nhập mở của , công ty ngày càng phải
hoàn thiện hơn chất lượng sản phẩm để đủ sức cạnh tranh khi các đối thủ nước
ngoài bắt đầu thâm nhập thị trường Việt Nam.

lại có nhiều khâu cần phải thực hiện nên công việc phòng ban này cần phải được
phân chia công việc hợp lý để đảm bảo chất lượng công việc, đáp ứng nhu cầu hàng
hóa cho công ty đúng số lượng, chất lượng, đúng thời điểm.

25