Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ.
A.Lời mở đầu:
Kế toán là môn khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộ
hoạt động kinh tế tài chính ở đơn vị và thông qua đó kiểm tra kiểm soát đợc
toán bộ hoạt động kinh tế tài chính ở các đơn vị đó. Để thông tin kế toán đáp
ứng đợc nhu cầu của những ngời quan tâm thì ngay từ quá trình tổ chức, phân
loại, luân chuyển chứng từ phải đợc thông suốt, hợp lý, hợp pháp. Hay nói một
cách khác, công tác tổ chức chứng từ kế toán luôn đợc đặt lên hàng đầu.
Với hệ thống chứng từ ra đời năm 1964 mới chỉ mang tính chất hớng dẫn,
không bắt buộc. Nhng đến năm 1967 thì chế độ Chứng từ kế toán ra đời, tạo ra
cơ sở pháp lý và yêu cầu bắt buộc đối với mọi đơn vị. Qua đó, việc trao đổi
thông tin giữa bên trong nội bộ và với bên ngoài doanh nghiệp đợc dễ và minh
bạch. Trải qua nhiều năm cải cách và đổi mới chế độ chứng từ kế toán đã đạt
đợc những kết quả tốt góp phần làm cho nền kinh tế hoạt động hiệu quả.
Ngày nay, trong điều kiện của nền kinh tế thị trờng, đặc biệt là sự phát
triển của khoa học kỹ thuật thì vai trò của chứng từ kế toán càng trở nên có ý
nghĩa hơn: làm sao để các chứng từ kế toán phản ánh đúng, chính xác các
nghiệp vụ kinh tế thực sự đã phát sinh làm căn cứ ghi sổ kế toán để hạch toán
sau này, nên phân loại sắp xếp các chứng từ ra sao, quá trình vận động của
chứng từ qua các khâu nh thế nào là hợp lý v.v là những câu hỏi luôn đợc
đặt ra. Đòi hỏi chúng ta luôn phải tiến hành hoàn thiện tổ chức chứng từ để
đáp ứng các yêu cầu đòi hỏi cấp thiết trong các đơn vị hoạch toán. Chính vì
những lẽ trên mà em đã quyết định nghiên cứuđề tài : Hoàn thiện tổ chức hệ
thống chứng từ kế toán. Do hạn chế về thời gian cũng nh sự hiểu biết, trong
bài viết của em chắc chắn còn nhiều thiếu sót. Và qua đây em cũng xin chân
thành cám ơn PGS . TS. Nguyễn Minh Phơng đã giúp em hoàn thành để án
này.
B.Nội dung
Cao Thị Thanh Huyền 1
Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ.
Phần I: Cơ sở lý luận về hệ thống chứng từ kế toán

Hiện nay, danh mục chứng từ kế toán của nớc ta nh sau:
Danh mục chứng từ kế toán
Số Phạm vi áp
Cao Thị Thanh Huyền 2
Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ.
TT
TÊN CHứNGTừ
Số hiệu
chứngtừ
dụng
DNNN Khác
I
01
02
03
04
05
06
07
08
09
II
10
11
12
13
14
15
16
17

Phiếu xuất kho kiêm phiếu vạn chuyển nội
bộ
Phiếu xuất vật từ theo hạn mức
Biên bản kiểm nghiệm
Thẻ kho
Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ
Biển bản kiểm kê vật t, sản phẩm hàng hoá
Phiếu xuất kho gửi bán đại lý
Bán hàng
Hoá đơn GTGT
Hoá đơn GTGT
Hoá đơn bán hàng
Hoá đơn bán hàng
Hoá đơn thu phí bảo hiểm
Bảng kê thu mua hàng nông sản, lâm sản,
thuỷ sản của ngời trực tiếp sản xuất
Bản thanh toán hàng đại lý, ký gửi
Thẻ quầy hàng
Tiền tệ
Phiếu thu
Phiếu chi
Giấy đề nghị tạm ứng
Giấy thanh toán tiền tạm ứng
Biên lai thu tiền
01-LĐTL
02-LĐTL
03-LĐTL
04-LĐTL
05-LĐTL
06-LĐTL

BB
HD
HD
HD
HD
BB
BB
BB
HD
HD
BB
HD
BB
BB
BB
BB
BB
BB
BB
BB
HD
HD
BB
BB
HD
BB
HD
HD
HD
BB

32
33
34
V
35
36
37
38
39
Bảng kê vàng bạc, đá quý
Bảng kiểm kê quỹ
Bản kiểm kê quỹ
Tài sản cố định
Biên bản giao nhận TSCĐ
Thẻ TSCĐ
Biên bản thanh lý TSCĐ
Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn
thành
Biên bản đánh giá lại TSCĐ
06-TT
07a-TT
07b-TT
01-TSCĐ
02-TSCĐ
03-TSCĐ
04-TSCĐ
05-TSCĐ
HD
BB
BB

Các yếu tố cơ bản của chứng từ thờng gồm:
Tên chứng từ: là sự khái quát hoá nội dung của nghiệp vụ. Chẳng
hạn: phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn bán hàng v.v
Tên và địa chỉ của đơn vị, cá nhân có liên quan đến nghiệp vụ.
Đây là yếu tố quan trọng để xác định trách nhiệm vật chất đối với nghiệp vụ
kinh tế, để chi tiết hoá hay phân loại nghiệp vụ theo dõi đối tợng có liên quan
Cao Thị Thanh Huyền 4
Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ.
đến nghiệp vụ. Đồng thời làm cơ sở để xác định đối chiếu và thanh tra các
nghiệp vụ kinh tế.
Ngày tháng và số thứ tự của chứng từ. đây là yếu tố vừa là cơ sở
chi tiết hoá nghiệp vụ theo thời gian, vừa là cơ sở thanh tra kinh tế tài chính.
Nội dung của nghiệp vụ kinh tế. Đây là một trong các yếu tố cơ
bản làm rõ ý nghĩa kinh tế của nghiệp vụ và của chứng từ. Nội dung nghiệp vụ
ghi trên chứng từ cần diễn đạt gọn và rõ ràng. Đồng thời cần sử dụng các tên,
các khái niệm và các danh mục song phảI đảm bảo tính thông dụng và dễ hiểu.
Quy mô của nghiệp vụ về số lợng, giá trị.Đây là yếu tố phân
định ranh giới giữa chứng từ kế toán với các chứng từ khác sử dụng trong
thanh tra, trong hành chính.
Chữ ký của những ngời chịu trách nhiệm về thực hiện các nghiệp
vụ. Thông thờng, mỗi nghiệp vụ kinh tế đều gắn liền với việc thay đổi trách
nhiệm vật chất từ ngời này sang ngời khác. Vì thế về nguyên tác, chứng từ kế
toán phải ít nhất hai chữ ký của hai ngời tham gia vào việc thực hiện nghiệp vụ
kinh tế, kèm theo chữ ký của ngời xét duyệt chứng từ nhất thiết phải có dấu
của đơn vị.
Ngoài các yếu tố cơ bản của chứng từ đã nêu ở trên các yếu tố bổ
sung gồm có:
o Quan hệ nghiệp vụ phản ánh trên chứng từ đến các loại tài sản
(loại sổ, loại tài khoản) phải phản ánh, Trờng hợp kế toán kép thì có thể định
khoản ở phần cuối hay phần đầu của chứng t.

a. Theo công dụng: có thể phân hệ thống bản chứng từ thành các
loại chứng từ mệnh lệnh, chứng từ chấp hành, chứng từ thủ tục kế toán và
chứng từ liên hợp.
b. Theo địa điểm lập chứng từ: hệ thống chứng từ bao gồm chứng từ
bên trong ( nội bộ) và chứng từ bên ngoài.
Phân chia chứng từ bên trong và chứng từ bên ngoài tạo điều kiện
thuận lợi cho việc đối chiếu, kiểm tra và xử lý các nghiệp vụ trong kế toán.
Tuy nhiên, việc phân chia này, trong một số trờng hợp chỉ có ý nghĩa tơng đối.
Có thể cùng loại chứng từ có thể lập từ bên trong hay bên ngoài đơn vị vì vậy
Cao Thị Thanh Huyền 6
STT Tên hàng hoá
dịch vụ
Đơn vị
tính
Số lợng Đơn giá Thành
tiền
A B C 1 2 3=1x2

................
Cộng tiền bán hàng hoá dịch vụ:.
Số tiền viết bằng chữ:
Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ.
đối chiếu kiểm tra cần đợc đa và yếu tố ngày và số thứ tự chứng từ để xác
định và phân loại.
c. Theo trình độ khái quát của tài liệu trong chứng từ có thể chia
thành chứng từ ban đầu và chứng từ tổng hợp.
Phân loại chứng từ theo trình độ khái quát giúp ích cho việc lựa
chọn từng loại chứng từ trong công tác hoạch toán, thanh tra và quản lý kinh
tế.
d. Theo số lần ghi các nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ có thể phân

trình luân chuyển chứng nhất định; tổ chức hệ thống thông tin ban đầu cho
quản lý vật t, tiền vốn, hoạt động thu- chi và ra các quyết định kinh doanh.
- Về phơng diện kế toán: tổ chức chứng từ kế toán là giai đoạn đầu
tiên để thực hiện việc ghi sổ kế toán, phân loại thông tin theo yêu cầu quản trị
trong và ngoài doanh nghiệp, kể cả chứng từ trong điều kiện số hoá thông tin.
- Về phơng diện pháp lý: do chứng từ kế toán gắn liền với trách
nhiệm vật chất của cá nhân và đơn vị có liên quan đến nghiệp vụ. Chứng từ kế
toán là căn cứ của nghiệp vụ kế toán, để kiểm tra kế toán, kiểm tra và thanh tra
hoạt động kinh doanh và là cơ sở để giải quyết các tranh chấp kinh tế. Tổ chức
chứng từ kế toán tốt sẽ nâng cao tính pháp lý và kiểm tra của thông tin kế toán
ngay từ giai đoạn đầu của công tác kế toán.
2. Nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán
Tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ vào quy mô sản xuất, trình độ
tổ chức quản lý để xác định số lợng, chủng loại chứng từ thích hợp.
Phải căn cứ vào yêu cầu quản lý về tài sản và các thông tin về tình
hình biến động tài sản để tổ chức sử dụng chứng từ hợp lý và luân chuyển giữa
các bộ phận có liên quan.
Căn cứ vào nội dung, đặc điểm luân chuyển chứng từ của từng loại
cũng nh một số yêu cầu về quản lý khác để xây dựng chơng trình chứng từ cho
từng loại cho hợp lý.
Căn cứ vào các chế độ do nhà nớc ban hành đợc áp dụng thống nhất
(nh điều luật kế toán nhà nớc.) để tăng cờng tình pháp lý của chứng từ đảm
bảo cho các chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi sổ.
3. Nội dung tổ chức chứng từ kế toán:
3.1. Lựa chọn số lợng và chủng loại chứng từ
Tuỳ theo từng doanh nghiệp, mà số lợng và chủng loại có sự lựa
chọn khác nhau. Nhng về cơ bản phải đảm bảo đợc các yêu cầu sau:
Các chứng từ sử dụng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải
đầy đủ các yếu tố cơ bản cần thiết của các chứng từ và các yếu tố bổ sung đối
với các chứng từ đặc thù.

nhà nớc ban hành, phát hiện và ngăn chặn kịp thời các hành vi tham ô, lãng
phí tài sản của nhà nớc, của tập thể, cung cấp những số liệu phục vụ cho thông
tin kinh tế, truyền đạt và kiểm tra việc thực hiện các mệnh lệnh, chỉ thị công
tác trong đơn vị.
3.3. Tổ chức quá trình kiểm tra chứng từ
Cao Thị Thanh Huyền 9
Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ.
Kiểm tra lập chứng từ theo các yếu tố cơ bản của chứng từ và việc
tuân thủ quy định do nhà nớc ban hành, đặc biệt chú ý đến các yếu tố nội dung
kinh tế của các nghiệp vụ, chữ ký, con dấu nghiệp vụ, các số liệu tính toán
bằng chữ, bằng con số. Nếu là chứng từ tổng hợp thì phải kiểm tra chứng từ
đính kèm, kiểm tra trách nhiệm vật chất của những ngời có liên quan.
Đây là công việc rất quan trọng trong tổ chức chứng từ kế toán, nó
khẳng định các chứng từ có hợp lý, hợp pháp hay không, muốn vậy phải đối
chiếu với chế độ kế toán, điều lệ hiện hành. Bên cạnh đó, có những chứng từ
có yếu tố bổ sung là các định khoản đợc ghi trên chứng từ, cần phải xác định
cách định khoản đó có đúng không; điều này là rất quan trọng bởi nó quyết
định đến việc nhập số liệu vào các sổ kế toán để ra các quyết định quan trọng
cũng nh lập các báo cáo kế toán sau này. Nên cũng phải đối chiếu với chế độ
kế toán hiện hành để phát hiện sai sót.
3.4. Tổ chức quá trình sử dụng chứng từ để ghi sổ
Nh ta đã biết, có 6 cách phân loại chứng từ kế toán, nhng tùy theo
từng loại nghiệp vụ cụ thể mà có cách phân loại phù hợp với việc quản lý tài
sản của đơn vị . Cách phân loại có hợp lý, rõ ràng thì việc ghi sổ kế toán sau
này sẽ đơn giản, chính xác và nhanh chóng thuận tiện hơn rất nhiều.
Việc ghi sổ kế toán có thể thực hiện bằng tay hoặc bằng máy, nhng
vẫn phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Các chứng từ kế toán phải ghi kịp thời chính xác các chứng từ kế
toán đúng với nội dung kinh tế của tài khoản tổng hợp, phân tích nhằm tổng
hợp và phân tích thông tin sau này một cách chính xác.

4. Luân chuyển chứng từ:
4.1. Khái niệm
Chứng từ kế toán thờng xuyên vận động. Sự vận động liên tục kế tiếp
nhau từ giai đoạn này sang giai đoạn khác của chứng từ gọi là luân chuyển
chứng từ. Luân chuyển chứng từ thờng đợc xác định từ khâu lập (hoặc tiếp
nhận chứng từ từ bên ngoài) đến khâu lu trữ hoặc rộng hơn đến khâu huỷ
chứng từ.
Chứng từ kế toán đợc lập ở rất nhiều bộ phận khác nhau trong đơn
vị, song cuối cùng các chứng từ kế toán phảI đợc tập trung về bộ phận kế toán
để phản ánh vào sổ sách kế toán. Do vậy, để đảm bảo việc ghi sổ kế toán đợc
nhanh chóng và chính xác cần phải tổ chức luân chuyển chứng từ một cách
khoa học.
4.2. Các giai đoạn
Tổ chức luân chuyển chứng từ là việc xác định đờng đi cụ thể của
từng loại chứng từ: Chứng từ phải đi qua các bộ phận nào, bộ phận nào có
nhiệm vụ kiểm tra , xử lý và ghi sổ kế toán, thời gian hoàn thành nhiệm vụ đó,
Cao Thị Thanh Huyền 11
Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ.
bộ phận nào đợc phép lu trữ chứng từ. Tóm lại, quá trình luân chuyển chứng từ
thờng bao gồm các giai đoạn sau:
Lập chứng từ theo các yếu tố của chứng từ (hoặc tiếp nhận chứng
từ từ bên ngoài). Tuỳ theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ mà sử dụng chứng
từ thích hợp. Tuỳ theo yêu cầu quản lý từng loại tài sản mà chứng từ có thể đ-
ợc lập thành một liên hoặc nhiều liên. Nếu chứng từ đợc lập thành nhiều liên
thì đặt giấy than viết một lần, riêng chữ ký của ngời có liên quan phải ký từng
bản một không ký qua giấy than.
Kiểm tra chứng từ
Khi nhận đợc chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và
tính pháp lý của chứng từ nh: Các yếu tố của chứng từ, chữ ký của ngời có liên
quan, tính chính xác của số liệu trên chứng từ. Chỉ sau khi chứng từ đã đợc