Lời mở đầu
Kế toán là môn khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộ
hoạt động kinh tế tài chính ở đơn vị và thông qua đó kiểm tra kiểm soát được
toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính ở các đơn vị đó. Để thông tin kế toán đáp
ứng được nhu cầu của những người quan tâm thì ngay từ quá trình tổ chức,
phân loại, luân chuyển chứng từ phải được thông suốt, hợp lý, hợp pháp. Hay
nói một cách khác, công tác tổ chức chứng từ kế toán luôn được đặt lên hàng
đầu.
Với hệ thống chứng từ ra đời năm 1964 mới chỉ mang tính chất hướng
dẫn, không bắt buộc. Nhưng đến năm 1967 thì chế độ Chứng từ kế toán ra
đời, tạo ra cơ sở pháp lý và yêu cầu bắt buộc đối với mọi đơn vị. Qua đó, việc
trao đổi thông tin giữa bên trong nội bộ và với bên ngoài doanh nghiệp được
dễ dàng và minh bạch. Trải qua nhiều năm cải cách và đổi mới chế độ chứng
từ kế toán đã đạt được những kết quả tốt góp phần làm cho nền kinh tế hoạt
động hiệu quả.
Ngày nay, trong điều kiện của nền kinh tế thị trường, đặc biệt là sự phát
triển của khoa học kỹ thuật thì vai trò của chứng từ kế toán càng trở nên có ý
nghĩa hơn: làm sao để các chứng từ kế toán phản ánh đúng, chính xác các
nghiệp vụ kinh tế thực sự đã phát sinh làm căn cứ ghi sổ kế toán để hạch toán
sau này, nên phân loại sắp xếp các chứng từ ra sao, quá trình vận động của
chứng từ qua các khâu như thế nào là hợp lý v.v… là những câu hỏi luôn
được đặt ra. Đòi hỏi chúng ta luôn phải tiến hành hoàn thiện tổ chức chứng từ
để đáp ứng các yêu cầu đòi hỏi cấp thiết trong các đơn vị hoạch toán. Chính
vì những lẽ trên mà em đã quyết định nghiên cứu đề tài: “Tổ chức hệ thống
chứng từ kế toán”.
* Mục đích nghiên cứu: nghiên cứu một cách có hệ thống lý luận về tổ
chức chứng từ kế toán; phân tích, đánh giá thực trạng của tổ chức chứng từ kế
1
toán đối với quá trình ghi nhận, xử lý và cung cấp thông tin đáp ứng yêu cầu
quản lý trong cơ chế thị trường. Trên cơ sở đó đưa ra những nội dung và giải
pháp hoàn thiện công tác tổ chức chứng từ kế toán trong điều kiện mới.

loại tổng hợp kế toán.
Còn tổ chức chứng từ kế toán là: việc tổ chức ban hành, ghi chép,
kiểm tra luân chuyển và lưu trữ tất cả những chứng từ kế toán sử dụng trong
đơn vị nhằm đảm bảo tính chính xác khách quan của các thông tin và phục vụ
kịp thời cho việc phân loại, ghi sổ và tổng hợp kế toán.
1. Vai trò của tổ chức chứng từ kế toán
Với khái niệm tổ chức chứng từ kế toán như đã nêu trên thì tổ chức
chứng từ kế toán có vai trò quan trọng trên nhiều phương diện khác nhau:
- Về phương diện quản lý: chứng từ cung cấp thông tin phục vụ
quản lý các đối tượng hoạch toán, thiết kế khối lượng công tác hoạch toán ban
đầu trên hệ thống các bản chứng từ sao cho hợp lý, hợp pháp theo một quy
trình luân chuyển chứng từ nhất định; tổ chức hệ thống thông tin ban đầu cho
quản lý vật tư, tiền vốn, hoạt động thu - chi và ra các quyết định kinh doanh.
- Về phương diện kế toán: tổ chức chứng từ kế toán là giai đoạn
đầu tiên để thực hiện việc ghi sổ kế toán, phân loại thông tin theo yêu cầu
quản trị trong và ngoài doanh nghiệp, kể cả chứng từ trong điều kiện số hoá
thông tin.
- Về phương diện pháp lý: do chứng từ kế toán gắn liền với trách
nhiệm vật chất của cá nhân và đơn vị có liên quan đến nghiệp vụ. Chứng từ
kế toán là căn cứ của nghiệp vụ kế toán, để kiểm tra kế toán, kiểm tra và
thanh tra hoạt động kinh doanh và là cơ sở để giải quyết các tranh chấp kinh
3
tế. Tổ chức chứng từ kế toán tốt sẽ nâng cao tính pháp lý và kiểm tra của
thông tin kế toán ngay từ giai đoạn đầu của công tác kế toán.
2. Nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán
Tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ vào quy mô sản xuất, trình độ
tổ chức quản lý để xác định số lượng, chủng loại chứng từ thích hợp.
Phải căn cứ vào yêu cầu quản lý về tài sản và các thông tin về tình
hình biến động tài sản để tổ chức sử dụng chứng từ hợp lý và luân chuyển
giữa các bộ phận có liên quan.

Các chứng từ kế toán phải thể hiện được các thông tin cần thiết cho
việc ghi sổ kế toán sau này.
Các chứng từ kế toán dựa trên các cơ sở biểu mẫu quy định do nhà
nước ban hành. Nếu đơn vị sử dụng chứng từ không theo quy định của nhà
nước thì không được coi là hợp lệ. Tuy nhiên, để đảm bảo sự thống nhất của
nhà nước về chứng từ, nếu đơn vị sử dụng chứng từ không có trong chế độ thì
phải có văn bản của nhà nước cấp hoặc cấp có thẩm quyền cho phép.
Việc lựa chọn chứng từ kế toán phải phù hợp với yêu cầu ghi chép
bằng tay hay bằng máy.
3.2. Tổ chức lập chứng từ
Lập chứng từ là một phương pháp kế toán được dùng để phản ánh
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành trên giấy tờ theo mẫu
quy định, theo thời gian và địa điểm phát sinh cụ thể, dùng làm cơ sở pháp lý
cho việc ghi sổ kế toán.
Lập chứng từ là khâu đầu tiên trong toàn bộ công tác kế toán của
đơn vị nên ảnh hưởng đầu tiên và trực tiếp đến chất lượng của công tác kế
toán. Chính vì vậy, khi lập chứng từ cần phải đảm bảo yêu cầu: đúng chủng
5
loại, ghi đủ chứng từ cần thiết, ghi đủ yếu tố cần thiết trên chứng từ; chứng từ
phải được lập bằng các loại ghi chép có chất lượng tốt, đảm bảo giá trị lưu trữ
theo thời gian quy định.Chứng từ cung cấp phải chính xác và kịp thời, đồng
thời về nội dung phải đảm bảo tính hợp pháp, không được phép tẩy xoá chứng
từ khi có sai sót, nếu có sai sót phải huỷ và lập lại. Đảm bảo các yêu cầu trên
sẽ giúp cho công tác kế toán phản ánh đầy đủ, chính xác và kịp thời mọi sự
biến động về tài sản và nguồn vốn trong đơn vị, cho phép giám đốc một cách
liên tục và chặt chẽ mọi nghiệp vụ kinh tế trong và sau khi phát sinh và đã
hoàn thành.
Ngoài việc đảm bảo tính pháp lý của số liệu khi ghi vào sổ kế toán,
lập chứng từ đúng theo yêu cầu đã nêu còn tác dụng: ngăn ngừa các hiện
tượng vi phạm, thoát ly các chính sách, chế độ, thể lệ về quản lý kinh tế tài

cách định khoản đó có đúng không; điều này là rất quan trọng bởi nó quyết
định đến việc nhập số liệu vào các sổ kế toán để ra các quyết định quan trọng
cũng như lập các báo cáo kế toán sau này. Nên cũng phải đối chiếu với chế độ
kế toán hiện hành để phát hiện sai sót.
3.4. Tổ chức quá trình sử dụng chứng từ để ghi sổ
Như ta đã biết, có 6 cách phân loại chứng từ kế toán, nhưng tùy theo
từng loại nghiệp vụ cụ thể mà có cách phân loại phù hợp với việc quản lý tài
sản của đơn vị . Cách phân loại có hợp lý, rõ ràng thì việc ghi sổ kế toán sau
này sẽ đơn giản, chính xác và nhanh chóng thuận tiện hơn rất nhiều.
Việc ghi sổ kế toán có thể thực hiện bằng tay hoặc bằng máy, nhưng
vẫn phải đảm bảo các yêu cầu sau:
7
Các chứng từ kế toán phải ghi kịp thời chính xác các chứng từ kế
toán đúng với nội dung kinh tế của tài khoản tổng hợp, phân tích nhằm tổng
hợp và phân tích thông tin sau này một cách chính xác.
Trong quá trình ghi sổ phải kiểm tra sự phù hợp giữa chứng từ và sổ
kế toán về nội dung kinh tế và số liệu để loại trừ việc ghi sổ sai, nhằm tăng
tính chính xác, khách quan của các số liệu kế toán.
3.5. Tổ chức bảo quản lưu trữ chứng từ
Trong năm tài chính, các chứng từ do người sử dụng ghi sổ bảo
quản, đánh số thứ tự theo thời gian và người đó phải có trách nhiệm bảo quản
trong năm đó. Trong năm, nếu có sự thay đổi nhân sự phải có biên bản bàn
giao chứng từ đó.
Khi báo cáo quyết toán trong năm được duyệt, các chứng từ sổ sách
báo cáo quyết toán trong năm được chuyển vào lưu trữ theo chế độ lưu trữ
chứng từ, tài liệu kế toán nhà nước. Theo QĐ 03_TC/TDT ngày 30/3/1972:
quy định như sau: Các tài liệu kế toán mỗi năm chỉ được lưu giữ lại trong
phòng kế toán lâu nhất là 12 tháng sau khi hết năm. Sau thời hạn đó phải
chuyển cho bộ phận lưu trữ chung của cơ quan đó và lưu ở đó trong thời hạn:
o 10 năm đối với tài liệu kế toán tháng

bộ phận nào được phép lưu trữ chứng từ. Tóm lại, quá trình luân chuyển
chứng từ thường bao gồm các giai đoạn sau:
 Lập chứng từ theo các yếu tố của chứng từ (hoặc tiếp nhận chứng
từ từ bên ngoài). Tuỳ theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ mà sử dụng chứng
từ thích hợp. Tuỳ theo yêu cầu quản lý từng loại tài sản mà chứng từ có thể
được lập thành một liên hoặc nhiều liên. Nếu chứng từ được lập thành nhiều
9
liên thì đặt giấy than viết một lần, riêng chữ ký của người có liên quan phải
ký từng bản một không ký qua giấy than.
Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ số liệu theo quy định. Ghi chép
chứng từ phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ các yếu tố, gạch bỏ phần để trống.
Không được sửa chữa, tẩy xoá trên chứng từ. Trường hợp viết sai cần huỷ bỏ
không xé rời ra khỏi cuống.
 Kiểm tra chứng từ
Khi nhận được chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và
tính pháp lý của chứng từ như: Các yếu tố của chứng từ, chữ ký của người có
liên quan, tính chính xác của số liệu trên chứng từ. Chỉ sau khi chứng từ đã
được kiểm tra thì mới làm căn cứ để ghi sổ kế toán.
 Sử dụng chứng từ cho lãnh đạo nghiệp vụ và ghi sổ kế toán
Cung cấp nhanh những thông tin cần thiết cho lãnh đạo nghiệp
vụ. Phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ, theo tính chất của khoản chi
phí, theo từng địa điểm phát sinh phù hợp với yêu cầu ghi sổ sách kế toán.
Lập định khoản kế toán và vào các sổ kế toán.
 Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hoạch toán.
Trong kỳ hoạch toán, chứng từ sau khi ghi sổ kế toán phải được
bảo quản và có thể sử dụng lại để kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán
tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
 Chuyển chứng từ vào lưu trữ và huỷ.
Chứng từ đã ghi sổ là căn cứ pháp lý để ghi sổ, đồng thời là tài
liệu lịch sử của xí nghiệp. Vì vậy sau khi ghi sổ và kết thúc kỳ hoạch toán

chứng từ tuỳ theo nội dung kinh tế của nó mà phải trải qua các khâu, các giai
đoạn và qua các phần hành kế toán khác nhau. Chính điều đó tạo nên nét đặc
11
trưng trong luân chuyển của loại chứng từ này với loại chứng từ khác trong
doanh nghiệp. Từ đó làm cho việc ghi sổ được thuận tiện nhanh chóng.
Nội dung bắt buộc trong một kế hoạch luân chuyển chứng từ là phải
phản ánh được từng khâu (giai đoạn) vận động của chứng từ như: lập, kiểm
tra, sử dụng, lưu trữ. Trong nhiều trường hợp phải xác định rõ địa chỉ (đối
tượng hay tên người chịu trách nhiệm trong từng khâu). Trong điều kiện cho
phép cần xác định nội dung công việc ở từng khâu và cả thời gian cần thiết
cho từng khâu của quá trình vận động.
Hình thức của kế hoạch luân chuyển chứng từ thường dùng bảng
hoặc sơ đồ. Thông thường có 2 cách lập kế hoạch luân chuyển chứng từ: lập
riêng hoặc lập chung cho tất cả các loại chứng từ. Trong các đơn vị có quy mô
lớn, nhu cầu thông tin cho quản lý nhiều … Thường kết hợp sử dụng cả 2
phương pháp trên.
Kế hoạch luân chuyển riêng cho từng loại chứng từ còn gọi là các
chương trình luân chuyển cá biệt. Chương trình này thường được lập cho
những loại chứng từ có số lượng lớn, phản ánh các loại đối tượng hạch toán
có những biến động nhiều và cần quản lý chặt chẽ. Với loại chương trình này
có thể biểu hiện đầy đủ nội dung bắt buộc và mở rộng hình thức thường áp
dụng là hình thức biểu kết hợp sơ đồ. Còn kế hoạch luân chuyển chung cho
nhiều loại chứng từ có thể thực hiện dưới dạng bảng.
Dưới đây, chúng ta xem xét sơ đồ luân chuyển chứng từ của Phiếu
thu:
12
Trách nhiệm
luân chuyển
Công việc
Người

thống chứng từ kế toán . Tháng 10 năm 1961 Hội đồng Chính phủ ban hành
nghị định 175/CP về điều lệ tổ chức kế toán bao gồm những nguyên tắc
chung và những quy định về chứng từ.
Nghị định số 175 – CP ngày 28/10/1961 của Hội đồng chính phủ đã chỉ
rõ : “ Kế toán có tác dụng rất lớn đối với việc kế hoạch hoá và quản lý nền
kinh tế quốc dân; kế toán là công việc rất cần thiết để bảo đảm sự phát triển
không ngừng của nền kinh tế tài chính XHCN ”
Và chứng từ là cơ sở của kế toán… về thực chất việc ghi sổ sách bao
gồm việc xử lý chứng từ theo thời gian và theo hệ thống. Vì rằng cuối cùng
chúng là nguồn gốc lịch sử của kế toán.
2. Giai đoạn từ 1962 đến 1994
Đến 1/9/1967 Nhà nước mới ban hành chế độ ghi chép ban đầu theo
QĐ 583/ LB của Liên bộ Tổng cục thống kê - Bộ tài chính. Sau đó chế độ ghi
chép ban đầu này được sửa đổi nhiều lần nhằm phù hợp với yêu cầu quản lý
các cấp các ngành trong cơ chế kinh tế tập trung bao cấp, lần sửa đổi có tính
chất căn bản nhất là vào năm 1983 theo quyết định số 200 ngày 24/8/1983.
Theo QĐ 03_TC/TDT ngày 30/3/1972: quy định như sau: Các tài
liệu kế toán mỗi năm chỉ được lưu giữ lại trong phòng kế toán lâu nhất là 12
tháng sau khi hết năm. Sau thời hạn đó phải chuyển cho bộ phận lưu trữ
chung của cơ quan đó và lưu ở đó trong thời hạn:
o 10 năm đối với tài liệu kế toán tháng
14
o 20 năm đối với tài liệu kế toán quý.
o 30 năm đối với tài liệu kế toán năm.
o Riêng đối với sổ kế toán và báo cáo quyết toán năm phải lưu
vĩnh viễn.
Nhưng từ 1986 khi nền kinh tế theo cơ chế tập trung bao cấp được
chuyển đổi sang nền kinh tế theo cơ chế thị trường thì chế độ chứng từ cũ
không còn phù hợp nữa. Bộ tài chính đã ban hành một số văn bản sửa đổi một
số chứng từ như Hoá đơn…nhằm tạm thời đáp ứng yêu cầu quản lý mới.

của chứng từ.
4. Giai đoạn từ 2002 đến nay
Sự xuất hiện của loại chứng từ mới: Chứng từ điện tử.
Ngày nay, công nghệ thông tin phát triển như vũ bão thì việc thông tin
liên lạc, trao đổi hàng hoá … từ khắp nơi trên thế giới không còn quá xa lạ và
mới mẻ đối với chúng ta nữa. Sự mở rộng buôn bán trao đổi kéo theo một nhu
cầu bức xúc hiện nay là: loại chứng từ nào sẽ ghi nhận và chứng thực các
nghiệp vụ kinh tế thực sự được diễn ra thông qua máy vi tính được nối mạng?
Để đáp ứng được những yêu cầu như trên, Quyết định của Thủ tướng chính
phủ số 44/2002/QĐ-TTg ngày 21/3/2002 về việc sử dụng chứng từ điện tử
làm chứng từ kế toán để hoạch toán và thanh toán vốn của các Tổ chức cung
ứng dịch vụ thanh toán đã được ban hành.Và nêu rõ khái niệm về chứng từ
điện tử.
Chứng từ điện tử là chứng từ kế toán mà các yếu tố của nó được thể
hiện dưới dạng dữ liệu điện tử đã được mã hoá mà không có sự thay đổi trong
16
quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng đĩa, dĩa
từ, các loại thẻ thanh toán.
Trong điều kiện hiện nay, nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển,
quy mô hoạt động của các đơn vị ngày càng lớn, các mối quan hệ kinh tế càng
rộng, tính chất hoạt động ngày càng phức tạp, yêu cầu hội nhập, hợp tác quốc
tế càng cao thì việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán ngày càng
khó khăn và phức tạp, không chỉ các nhà quản lý doanh nghiệp quan tâm và
sử dụng thông tin kế toán, mà còn có rất nhiều các đối tượng khác cũng quan
tâm và sử dụng thông tin kế toán. Kế toán của doanh nghiệp phải tổ chức
cung cấp thông tin kế toán, đáp ứng yêu cầu sử dụng thông tin của các đối
tượng khác nhau đó, vì vậy việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống
thông tin là tất yếu. Và quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán,
nhằm biến đổi những dữ liệu kế toán thành những thông tin tài chính cần cho
quá trình ra các quyết định quản trị gọi là kế toán máy.

người thực hiện nên rất dễ phụ
thuộc vào trạng thái của con
người, nên số liệu giữa sổ và báo
cáo không khớp nhau.
có sai lệch số liệu giữa báo
cáo và sổ.
Tốc độ
cung cấp
thông tin
Vì việc lấy thông tin ra để cung
cấp tin đều được tiến hành thủ
công, thực hiện bằng tay, mà
thường cuối kỳ mới có được
thông tin trên các sổ và các báo
cáo kế toán và không phải lúc
nào cũng đúng hạn
Máy tính có chương trình
chạy rất chính xác và khoa
học cho phép người sử
dụng có thể lấy thông tin
trên các sổ và các báo cáo
kế toán bất kỳ lúc nào
miễn là các thông tin trên
chứng từ gốc đã nhập đầy
đủ.
Tìm và
sửa
Trong việc tìm ra sai sót để sửa
chữa là rất khó khăn mà khả
năng sai sót lại rất cao. Do: Sai

tay.
Truyền qua mạng hoặc gửi
lên bằng đĩa từ, đĩa quang
nhanh chóng, thuận lợi.
Qua bảng so sánh trên cho thấy việc vào ra, phân tích thông tin trên
chứng từ được nhập vào máy vi tính rất thuận lợi không những cho tổ chức
chứng từ kế toán mà còn thuận lợi cho các công tác kế toán tiếp sau này.
5. Thực trạng ở Việt Nam hiện nay
Hiện nay còn tồn tại nhiều vấn đề trong công tác tổ chức chứng từ kế toán
tại doanh nghiệp, thể hiện ở một số điểm như:
Việc lập và luân chuyển chứng từ chưa khoa học và hợp lý. Một số doanh
nghiệp vẫn vi phạm các chứng từ kế toán thống nhất của nhà nước ban hành,
vẫn sử dụng chứng từ cũ. Một số doanh nghiệp áp dụng chứng từ từ máy vi
tính in ra giống chứng từ mẫu nhưng cần có sự chỉ đạo của cơ quan nhà nước
có thẩm quyền.Việc lập chứng từ chưa đáp ứng yêu cầu quản lý, chưa ghi đầy
đủ nội dung chi tiết của từng yếu tố (một số yếu tố bổ sung chưa thực hiện
đầy đủ), lập chứng từ chưa kịp thời, thậm chí còn vi phạm nguyên tắc lập
chứng từ như: tẩy xoá chứng từ, lập chứng từ kế toán không đầy đủ, thiếu
chứng từ gốc, … gây khó khăn cho việc ghi sổ kế toán (nhất là ghi sổ kế toán
chi tiết).
Trong việc kiểm soát chứng từ chưa được thoả đáng, vì chứng từ trải qua
hai khâu kiểm soát: lần đầu và kiểm soát lại. Kiểm soát lần đầu do kế toán
viên tiến hành và kiểm tra điều kiện thực hiện nghiệp vụ kinh tế tài chính phát
sinh trên chứng từ. Kiểm soát lại do kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị, người
19
được uỷ quyền nhằm đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ đồng thời
kế toán sự kiểm soát thực hiện nghiệp vụ của kế toán viên. Nhưng quá trình
kiểm tra lại chưa được thực hiện thường xuyên, đầy đủ có nề nếp.
Tổ chức lưu trữ bảo quản chứng từ chưa khoa học, nhiều tài liệu kế toán
đã hết thời gian lưu trữ vẫn còn chưa được xử lý, gây tốn chi phí cho bảo

biệt, là những chứng từ trong khâu mua bán vật tư và cung ứng dịch vụ; hiện
tượng nâng giá hàng mua, hạ giá hàng bán thanh toán tiền ngoài hoá đơn xảy
ra khá nhiều ở các doanh nghiệp làm ăn thiếu trung thực, nhằm mục đích trốn
21
thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp. Từ đó, dẫn đến mọi số
liệu, thông tin ghi chép trên các tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kế toán
không trung thực do chứng từ kế toán không hợp pháp hợp lý; thông tin kế
toán cung cấp sai sự thật gây nên hậu quả trực tiếp cho doanh nghiệp, các nhà
đầu tư và ảnh hưởng đến việc hoạch định chính sách quản lý Nhà nước.
 Về phía nhà nước.
Chưa ban hành đầy đủ hệ thống chứng từ phù hợp. Thực tế cho
thấy, trong hoạt động sản xuất kinh doanh có rất nhiều các khoản phải chi
trong khi không có chứng từ hoặc nếu không có thì không được coi là chi phí
hợp lý, hợp lệ khi xác định thu nhập tính thuế.
Nhà nước chưa xử lý nghiêm đối với những trường hợp vi phạm về
chế độ quản lý và sử dụng hoá đơn chứng từ. Đối với những cán bộ quản lý
nhà nước vẫn còn một bộ phận không nhỏ vì lợi ích cá nhân hoặc do trình độ
còn hạn chế tiếp tay cho các doanh nghiệp tiếp tục vi phạm.
Nhà nước chưa thực sự xây dựng được một hệ thống kiểm tra, đối
chiếu, phát hiện các gian lận về hoá đơn chứng từ một cách có hiệu quả.
Ngày 20/02/2002, bộ trưởng Tài chính có Thông tư 18/2002/TT-
BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 26/2001/NĐ-CP ngày 13/05/2001 của
Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật thuế thu nhập doanh nghiệp đã phần
nào tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc vận dụng xác định
chi phí hợp lý, hợp lệ. Tuy nhiên, để hoàn thiện tổ chức chứng từ kế toán, cần
một loạt các giải pháp đồng bộ, từ sự nỗ lực của các cơ quan chức năng Nhà
nước trong việc đề ra các chế độ phù hợp, thực hiện công tác kiểm tra giám
sát hiệu quả, đến sự nhận thức và tính tự giác thực hiện của bản thân doanh
nghiệp, để chứng từ kế toán đáp ứng được vai trò quan trọng của nó, đặc biệt
là vai trò pháp lý.

Xây dựng phương pháp phân loại, tổng hợp chứng từ và cung cấp số liệu
giữa các bộ phận một cách hợp lý, tạo điều kiện dễ dàng cho ghi sổ kế toán và
cung cấp thông tin.
Trang bị phương tiện kỹ thuật hiện đại cho việc ghi chép chứng từ, sổ kế
toán, giảm chi phí xử lý thông tin và hạch toán ban đầu.
 Thứ ba: tăng cường kiểm tra việc tuân thủ chế độ ghi chép ban đầu
ở tất cả các đơn vị, làm rõ trách nhiệm cá nhân trong từng khâu luân chuyển.
Chứng từ là sự minh chứng các nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh và
thực sự hoàn thành một cách hợp pháp, hợp lý, do đó, cần phải tôn trọng các
thủ tục lập chứng từ, lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn
thành tại một thời gian, địa điểm cụ thể. Sau khi lập, chứng từ được luân
chuyển theo trình tự nhất định để thực hiện chức năng thông tin và kiểm tra.
Các chứng từ kế toán sau khi được kiểm tra phải được hoàn chỉnh như:
ghi giá tiền, phân loại chứng từ theo nội dung các nghiệp vụ kinh tế cùng loại,
cùng địa điểm phát sinh, trên cơ sở đó tổng hợp và định khoản kế toán.
Chứng từ kế toán đã được kiểm tra và hoàn thiện cần phải được chuyển
qua các bộ phận kế toán có liên quan để tạo điều kiện thu nhận kịp thời các
thông tin kinh tế.
Tổ chức luân chuyển trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo cung cấp thông
tin kịp thời, nhanh chóng, tránh chồng chéo là rất cần thiết. Các doanh nghiệp
phải dựa vào đặc điểm, quy mô hoạt động, tổ chức bộ máy kế toán để xây
dựng chương trình luân chuyển chứng từ phù hợp. Trong kế hoạch luân
chuyển chứng từ phải quy định rõ ràng các khâu vận động của chứng từ.
24
 Thứ tư: Chính phủ đã ban hành các quy định về việc sử dụng chứng
từ điện tử, các yếu tố của chứng từ cần được mã hoá và trong điều kiện vi tính
hoá thì việc lập chứng từ kế toán trên máy vi tính cũng cần nghiên cứu để vận
dụng có hiệu quả, giảm bớt công việc cho kế toán. Cần nghiên cứu xây dựng
các mẫu chứng từ có sẵn trong máy cho từng loại nghiệp vụ theo các chỉ tiêu
bắt buộc cho công tác quản lý và cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán. Căn cứ vào