Vũ Thị Thu Hiền - Lớp Kiểm toán 43A
lời mở đầu
Cơ chế thị trờng đã và đang mở ra một thời kỳ phát triển sôi động nhng
cũng đầy rủi ro cho nền kinh tế Việt Nam. Ta thấy rằng các thông tin tài chính
là mối quan tâm của nhiều ngời làm công tác quản lý trong nội bộ doanh nghiệp
cũng nh bên ngoài doanh nghiệp. Vì vậy sự chính xác của các thông tin kinh tế
tài chính là một đòi hỏi cần đợc đáp ứng kịp thời.
Kiểm toán là hoạt động đem lại niềm tin cho những ngời quan tâm đến
tình hình tài chính của doanh nghiệp. Trách nhiệm pháp lý cao đòi hỏi kiểm
toán viên và Công ty kiểm toán phải chú trọng đến chất lợng kiểm toán. Trong
một cuộc kiểm toán thì Hồ sơ kiểm toán đóng vai trò rất quan trọng. Nó
không chỉ là phơng tiện lu giữ những bằng chứng, thông tin quan trọng giúp
kiểm toán viên đa ra những kết luận mà còn là cơ sở pháp lý cho việc kiểm
soát và đánh giá chất lợng cuộc kiểm toán đã tiến hành.
Nhận thức đợc tầm quan trọng của việc lập hồ sơ kiểm toán, cùng với
những kiến thức thực tế có đợc qua thời gian thực tập tại Công ty Dịch vụ t vấn
tài chính, kế toán và kiểm toán ( AASC ) em đã chọn đề tài :
Tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính
tại Công ty Dịch vụ t vấn tài chính, kế toán và kiểm toán với mong muốn tìm
hiểu thực tế công tác tổ chức hồ sơ kiểm toán tại Công ty cũng nh nêu ra một số
ý kiến đóng góp vào việc vận dụng lý luận khoa học kiểm toán vào phân tích
thực tế của vấn đề.
Luận văn gồm có 3 chơng :
Chơng I : Những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống hồ sơ kiểm toán.
Chơng II : Thực tế tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán
báo cáo tài chính tại AASC.
Chơng III : Phơng hớng hoàn thiện tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán
tại AASC.
Vũ Thị Thu Hiền - Lớp Kiểm toán 43A
Do giới hạn về thời gian và điều kiện thực tế còn nhiều hạn chế việc tiếp
cận nghiên cứu đề tài mới chỉ dừng lại ở mức độ kết hợp giữa nghiên cứu lý
ợc những thông tin liên quan đến đối tợng trong hồ sơ đó. Trên góc độ pháp lý
hồ sơ cũng đợc sử dụng nh một công cụ bắt buộc của quản lý.
Trong lĩnh vực kiểm toán hồ sơ kiểm toán là một thuật ngữ thông
dụng và hồ sơ kiểm toán đợc coi là một công cụ hữu hiệu phục vụ cho yêu cầu
quản lý và chức năng xác minh của công việc kiểm toán.
Vũ Thị Thu Hiền - Lớp Kiểm toán 43A
Trớc hết, xét về mặt thực hiện chức năng chung của kiểm toán, kiểm toán
tài chính hớng tới việc xác minh, bày tỏ ý kiến trên cơ sở các bằng chứng kiểm
toán. Mà các bằng chứng kiểm toán đợc thu thập bằng nhiều phơng pháp và từ
nhiều nguồn khác nhau. Do đó, chúng cần đợc thể hiện thành các tài liệu theo
những dạng nhất định và sắp xếp theo những nguyên tắc nhất định giúp kiểm
toán viên lu trữ và dẫn chứng khi cần thiết để bảo vệ ý kiến của mình. Đồng
thời quá trình làm việc của kiểm toán viên với những kế hoạch, chơng trình
kiểm toán, các thủ tục kiểm toán đã áp dụng,... cũng cần đợc ghi chép dới dạng
tài liệu để phục vụ cho chính quá trình kiểm toán cũng nh làm cơ sở để chứng
minh việc kiểm toán đã đợc tiến hành theo đúng những Chuẩn mực thực hành.
Tiếp đến, xét về mặt yêu cầu của quản lý ta thấy công việc kiểm toán đợc
tiến hành bởi nhiều ngời trong một thời gian nhất định do vậy việc phân công và
phối hợp kiểm toán cũng nh việc giám sát công việc của ban kiểm soát phải đợc
tiến hành một cách khoa học và chặt chẽ. Thông qua hồ sơ kiểm toán kiểm toán
viên chính có thể đánh giá đợc tiến độ và tiếp tục điều hành công việc. Đồng
thời, hồ sơ kiểm toán là hệ thống tài liệu căn bản để giúp cấp lãnh đạo công ty
kiểm toán kiểm tra tính đầy đủ của những bằng chứng thích hợp làm cơ sở cho
kết luận của kiểm toán viên. Chính vì thế, có thể kết luận rằng hồ sơ kiểm toán
là một phần không thể thiếu đợc trong mỗi cuộc kiểm toán thực hiện chức năng
chung của kiểm toán cũng nh đáp ứng đợc những yêu cầu về mặt quản lý đối
với công việc kiểm toán.
Hiện nay, có khá nhiều tài liệu đa ra khái niệm khác nhau về hồ sơ kiểm
toán:
Theo những chuẩn mực và nguyên tắc chỉ đạo kiểm toán quốc tế Hồ sơ
tính giá trị đợc sắp xếp hợp lý cùng với các giấy tờ làm việc của kiểm toán viên
mới tạo nên một hồ sơ kiểm toán khoa học và mang tính giá trị đầy đủ.
Nhng mặt khác các khái niệm này cũng chỉ ra rằng kiểm toán viên không
thể và không phải thu thập mọi tài liệu liên quan đến cuộc kiểm toán mà chỉ thu
thập và lu trữ những thông tin nào kiểm toán viên cho là cần thiết và có liên
quan trực tiếp đến kết luận của kiểm toán viên mà thôi. Ngoài ra hồ sơ kiểm
Vũ Thị Thu Hiền - Lớp Kiểm toán 43A
toán cũng lu trữ tất cả các ý kiến bằng văn bản mà kiểm toán viên đa ra sau khi
tiến hành cuộc kiểm toán.
1.2.1. Cách thức tổ chức tài liệu trong hồ sơ kiểm toán.
1.2.1.1 Các mô hình hồ sơ kiểm toán.
Cách thức tổ chức các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán đợc tiến hành tuỳ
thuộc vào quy định của mỗi công ty kiểm toán và quyết định của kiểm toán nh-
ng phải bảo đảm tính hệ thống của một hồ sơ : các tài liệu phải đợc sắp xếp
theo từng mục, từng vấn đề, từng vụ việc... thuận tiện cho việc lu trữ, bảo quản
cũng nh việc tra cứu tài liệu trong hồ sơ đó. Bởi cuộc kiểm toán không chỉ kết
thúc ở việc đa ra báo cáo kiểm toán hay th quản lý mà hồ sơ kiểm toán còn làm
cơ sở cho việc kiểm tra soát xét và khi cần có thể còn là cơ sở pháp lý mà công
ty kiểm toán đa ra để minh chứng cho công việc của mình. Tuy nhiên, chúng ta
biết rằng hồ sơ kiểm toán và phơng pháp kiểm toán là hai vấn đề có liên quan
chặt chẽ với nhau, cuộc kiểm toán đợc tiến hành bằng phơng pháp nào thì hồ sơ
kiểm toán đợc tổ chức theo phơng pháp đó. Hồ sơ kiểm toán chịu sự chi phối
trực tiếp của phơng pháp kiểm toán.
Hiện nay trên thế giới phổ biến hai mô hình hồ sơ kiểm toán là mô hình
hồ sơ kiểm toán Tây Âu và mô hình hồ sơ kiểm toán Bắc Mỹ
1.2.1.1.1. Mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu.
Mô hình này gắn liền với phơng pháp thủ công, đa ra phơng pháp tổ chức
giấy tờ làm việc và cách đánh tham chiếu theo chữ cái La Tinh nh sau:
Bảng hệ thống tham chiếu mô hình Hồ sơ kiểm toán Tây Âu
Mục lục Có Không
1. Báo cáo kiểm toán A
Vũ Thị Thu Hiền - Lớp Kiểm toán 43A
2. Th quản lý A1
3. Ghi chú soát xét A5
4. Tổng kết công việc kiểm toán của niên độ A12
5. Các vấn đề còn vớng mắc A16
6. Các ghi chú cho cuộc kiểm toán năm sau A20
7. Th giải trình của Ban giám đốc A22
8. Báo cáo tài chính trớc điều chỉnh A25
9. Bảng cân đối kế toán A 26
10. Báo cáo kết quả kinh doanh A 32
11. Bảng tổng hợp các bút toán điều chỉnh A 33
12. Các bút toán phân loại lại A34
13. Các bút toán điều chỉnh chi tiết A 35
14. Kiểm tra số d đầu kỳ và các sự kiện phát
sinh sau ngày lập Báo cáo kiểm toán năm trớc A42
15. Các nghĩa vụ đối với các bên có liên quan A40
16. Các sự kiện phát sinh sau ngày khóa sổ A45
17. Hợp đồng kiểm toán A46
18. Phân tích soát xét Báo cáo tài chính trớc
khi lập kế hoạch A48
19. ..
Ưu, nhợc điểm của mô hình Hồ sơ kiểm toán Tây Âu
Ưu điểm:
Trang thiết bị phục vụ cho kiểm toán không quá lớn, giảm đợc đợc chi
phí.
Kết cấu Hồ sơ cũng rất khoa học nên ngời sử dụng Hồ sơ có thể dễ
dàng đi từ giấy tờ làm việc chi tiết đến tổng hợp và ngợc lại.
Vũ Thị Thu Hiền - Lớp Kiểm toán 43A
Khả năng xét đoán và hoạt động độc lập của kiểm toán viên đợc phát
3000 Quản lý cuộc kiểm toán
4000 Hệ thống kiểm soát
5000 Kiểm tra chi tiết - tài sản
6000 Kiểm tra chi tiết - công nợ phải trả
7000 Kiểm tra chi tiết vốn chủ sở hữu
8000 Kiểm tra chi tiết báo cáo lãi lỗ
Hồ sơ đợc xây dựng bao gồm chỉ mục tổng hợp đợc đánh số từ 1000 đến
8000. Trong đó các chỉ mục từ 1000 đến 4000 chứa đựng những thông tin chủ
yếu trong phần Hồ sơ thờng trực và Hồ sơ tổng hợp ( của Hồ sơ năm ). Những
chỉ mục này bao gồm thông tin chung về khách hàng, về những phân tích sơ bộ
ban đầu, về kế hoạch kiểm toán, báo cáo kiểm toán. Từ chỉ mục 5000 đến 8000
thuộc phần Hồ sơ làm việc chứa đựng những thông tin về kiểm toán chi tiết các
khoản mục trên Báo cáo tài chính. Bao gồm các chỉ mục lớn nh: kiểm tra chi
tiết tài sản, công nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, báo cáo lãi lỗ.
Các giấy tờ làm việc cơ bản trong các chỉ mục của Hồ sơ kiểm toán AS/2
đều sử dụng mẫu quy định nh trong Hồ sơ chuẩn. Các giấy tờ làm việc này có
mẫu thống nhất trong phần mềm AS/2 đợc đánh số cụ thể theo từng chỉ mục.
Trong thực hành kiểm toán, kiểm toán viên sử dụng những giấy tờ làm việc này
để hoàn thiện nên Hồ sơ kiểm toán. Do đặc thù khác nhau của từng khách hàng
mà kiểm toán viên có thể có những thay đổi nhỏ về giấy tờ làm việc cho phù
hợp.
Việc ghi chép giấy tờ làm việc của kiểm toán viên hầu hết đợc thực hiện
bằng máy vi tính với phần mềm AS/2 nên việc liên kết thông tin giữa các giấy
tờ làm việc trong Hồ sơ kiểm toán là rất chặt chẽ. Việc liên kết giữa các giấy tờ
Vũ Thị Thu Hiền - Lớp Kiểm toán 43A
làm việc không chỉ đợc thực hiện theo quan hệ dọc mà chúng còn đợc liên
kết chặt chẽ theo quan hệ ngang trong mỗi chỉ mục và giữa các chỉ mục với
nhau.
Ưu, nhợc điểm của mô hình Hồ sơ kiểm toán Bắc Mỹ
Mô hình này khắc phục đợc tất cả các nhợc điểm của mô hình kiểm
sắp xếp có hệ thống, có đề mục rõ ràng sẽ rất thuận tiện cho việc lu trữ bảo
quản cũng nh tra cứu tài liệu trong hồ sơ đó. Đồng thời cũng bảo đảm cho công
việc kiểm tra, soát xét có hiệu quả. Chính vì vậy khi thiết lập hệ thống hồ sơ
kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính các kiểm toán viên và công ty kiểm
toán cần phải tuân thủ một số yêu cầu chung về hồ sơ kiểm toán sau :
a. Hồ sơ kiểm toán phải có đề mục rõ ràng :
Để nhận dạng, phân biệt dễ dàng cho từng cuộc kiểm toán, từng khoản
mục, nội dung đợc kiểm toán. Đề mục thờng đợc đặt ở đầu hồ sơ kiểm toán, bao
gồm những nội dung sau :
- Tên đơn vị đợc kiểm toán.
- Đối tợng kiểm toán: phản ánh tên tài khoản hoặc chỉ tiêu trên các t liệu đó.
- Kì kiểm toán: ghi ngày kết thúc của niên độ kiểm toán.
- Số hiệu Hồ sơ kiểm toán: ghi số hiệu để tiện việc tra cứu.
- Ngày thực hiện.
b. Hồ sơ kiểm toán phải có đầy đủ chữ ký của kiểm toán viên :
Các kiểm toán viên thực hiện hồ sơ kiểm toán phải ký tên và ghi ngày
tháng hoàn thành trên hồ sơ đó. Trong trờng hợp hồ sơ đợc thực hiện bởi đơn vị
đợc kiểm toán, kiểm toán viên vẫn cần phải ký vào sau khi đọc lại và kiểm tra
các thông tin trong đó. Để phân biệt, trong kiểm toán độc lập ngời ta ghi chú
Đợc chuẩn bị bởi khách hàng trên các hồ sơ này.
Vũ Thị Thu Hiền - Lớp Kiểm toán 43A
Những ngời có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ kiểm toán nh kiểm toán viên
chính, ban kiểm soát... khi kiểm tra xong cũng phải ghi ngày tháng và ký tên
vào hồ sơ kiểm toán. Chữ ký của các kiểm toán viên trên hồ sơ kiểm toán xác
định trách nhiệm của họ đối với thông tin đợc ghi trên đó.
c. Hồ sơ kiểm toán cần đợc sắp xếp khoa học :
Số lợng các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán của một cuộc kiểm toán thờng
rất nhiều, vì thế chúng cần đợc đánh số một cách có hệ thống và khoa học bảo
đảm việc sử dụng và kiểm tra đợc dễ dàng
Thông thờng, ngời ta sắp xếp bắt đầu từ những Hồ sơ, t liệu với thông tin
ngời chịu trách nhiệm kiểm toán tài liệu ( nếu cần), cách hình thành số liệu của
đơn vị...Chú thích này là cơ sở để truy cập dữ liệu khi cần thiết.
Kiểm toán viên cũng cần chú thích về các công việc kiểm toán viên đã
làm hoặc các kết quả đã đạt đợc, thí dụ đã đối chiếu với chứng từ gốc, đã đối
chiếu với sổ cái, đã kiểm tra cộng dồn.. Vì sự thuận tiện của nó nên các ký hiệu
đợc sử dụng rất rộng rãi bởi các kiểm toán viên. Để không gây hiểu lầm, kiểm
toán viên phải chú thích rõ về ý nghĩa của từng ký hiệu ở bên dới hồ sơ kiểm
toán.
Ngoài ra kiểm toán viên cũng cần chú thích tóm tắt về những vấn đề mà
ngời đọc có thể không rõ khi sử dụng hồ sơ kiểm toán.
e. Hồ sơ kiểm toán phải đầy đủ, chính xác và thích hợp :
Hồ sơ kiểm toán phải bảo đảm đầy đủ cơ sở để kiểm toán viên đa ra ý
kiến của mình. Một hồ sơ kiểm toán đợc coi là đầy đủ khi bao gồm các nội
dung sau :
- Mọi thông tin quan trọng có liên quan đến mục tiêu của hồ sơ kiểm
toán trong sổ sách của đơn vị và trong tài liệu của kiểm toán viên.
- Thủ tục kiểm toán chọn mẫu và thủ tục kiểm toán đợc áp dụng.
- Phạm vi áp dụng thủ tục đó.
- Sự phân biệt giữa những điều có thực và những điều mang tính chất
suy đoán.
Vũ Thị Thu Hiền - Lớp Kiểm toán 43A
Hồ sơ kiểm toán phải đầy đủ và chi tiết sao cho kiểm toán viên khác hoặc
ngời có trách nhiệm đọc sẽ hiểu đợc công việc kiểm toán và cơ sở ý kiến kiểm
toán.
Hồ sơ kiểm toán cần đợc chính xác, nghĩa là phải bảo đảm các kỹ thuật
tính toán : cộng ngang, cộng dọc, khớp đúng với các số liệu ở các hồ sơ kiểm
toán khác...
Nếu có những chênh lệch không trọng yếu, kiểm toán viên cần nêu rõ
trong hồ sơ kiểm toán là đã nhận thấy những chênh lệch đó và cho rằng chúng
không có ảnh hởng trọng yếu đến công việc kiểm toán.
+ Các tài liệu về nhân sự : Các thoả ớc lao động, các quy định riêng của
khách hàng về nhân sự ; Quy định về quản lý và sử dụng quỹ lơng ;...
+ Các tài liệu về kế toán :
Văn bản chấp thuận chế độ kế toán đợc áp dụng
Các nguyên tắc kế toán áp dụng : Phơng pháp xác định giá trị hàng tồn
kho, phơng pháp tính dự phòng,...
+ Các hợp đồng hoặc thoả thuận với bên thứ ba có hiệu lực trong thời
gian dài ( ít nhất là hai năm tài chính) : Hợp đồng kiểm toán, hợp đồng cho
thuê, hợp đồng bảo hiểm, thoả thuận vay..
+ Các tài liệu khác : Hồ sơ kiểm toán nói chung đợc cập nhật hàng năm
khi có sự thay đổi liên quan đến các tài liệu đề cập trên đây.
1.2.2.2. Hồ sơ kiểm toán hiện hành (hồ sơ kiểm toán năm) :
Là hồ sơ kiểm toán chứa đựng những thông tin về khách hàng chỉ liên
quan trực tiếp đến cuộc kiểm toán một năm tài chính. Hồ sơ kiểm toán hiện
hành bao gồm tất cả những t liệu mà kiểm toán viên sử dụng cho cuộc kiểm
toán đang tiến hành. Các thông tin trong hồ sơ hiện hành gồm các loại thông tin
chủ yếu sau
Vũ Thị Thu Hiền - Lớp Kiểm toán 43A
Hồ sơ kiểm toán năm thờng gồm :
+ Các thông tin về ngời lập, ngời kiểm tra (soát xét) hồ sơ kiểm toán :
Họ tên kiểm toán viên, trợ lý kiểm toán viên thực hiện kiểm toán và
lập hồ sơ kiểm toán ;
Họ tên ngời kiểm tra (soát xét), ngày tháng kiểm tra ;
Họ tên ngời xét duyệt, ngày tháng xét duyệt.
+ Các văn bản về tài chính, kế toán, thuế,... của cơ quan Nhà nớc và cấp
trên liên quan đến năm tài chính.
+ Báo cáo kiểm toán, th quản lý, báo cáo tài chính và các báo cáo khác,..(
bản dự thảo và bản chính thức).
+ Hợp đồng kiểm toán, th hẹn kiểm toán, phụ lục hợp đồng ( nếu có) và
bản thanh lý hợp đồng.
kiểm toán viên đã thực hiện đề giải quyết các vấn đề đó.
1.2.2.3. ứng dụng của hồ sơ kiểm toán trong các giai đoạn của quy trình kiểm
toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính.
Hồ sơ kiểm toán đợc lập và sử dụng từ trớc khi cuộc kiểm toán bắt đầu
và đợc bổ xung hoàn thiện dần từ quá trình lập kế hoạch, thực hiện kiểm toán
cho đến kết thúc kiểm toán.
* Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán
Nội dung chủ yếu của các giấy tờ làm việc đợc lập và sử dụng trong giai
đoạn này gồm: những thông tin thu thập đợc về khách hàng, những đánh giá,
kết luận của kiểm toán viên về những vấn đề cần xác định và kế hoạch kiểm
toán của kiểm toán viên. Đây là những thông tin cơ bản rất quan trọng quyết
định sự thành công hay thất bại của một cuộc kiểm toán.
Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, khi cân nhắc xem nên tiếp tục
một khách hàng cũ hay tiếp nhận một khách hàng mới thì kiểm toán viên phải
Vũ Thị Thu Hiền - Lớp Kiểm toán 43A
thực hiện một công việc là liên lạc với kiểm toán viên tiền nhiệm hay xem xét
Hồ sơ kiểm toán của kiểm toán viên tiền nhiệm. Xem xét Hồ sơ kiểm toán của
các kiểm toán viên trớc để có đợc những thông tin nh: tính liêm chính của Ban
giám đốc Công ty khách hàng, những bất đồng của Ban giám đốc với kiểm toán
viên tiền nhiệm về các nguyên tắc kế toán, thủ tục kiểm toán hoặc các vấn đề
quan trọng khác.
Các Hồ sơ kiểm toán năm trớc thờng chứa đựng rất nhiều thông tin về
khách hàng: về công việc kinh doanh, cơ cấu tổ chức và các đặc điểm hoạt động
khác. Vì vậy qua việc kiểm tra Hồ sơ kiểm toán thờng xuyên của khách
hàng( bao gồm sơ đồ bộ máy, điều lệ Công ty, chính sách tài chính, kế toán )
kiểm toán viên sẽ tìm thấy những thông tin hữu ích về hoạt động kinh doanh
của khách hàng. Đó là việc xác định xem các quyết định của nhà quản lý có
hợp lý hay không, việc hiểu đợc bản chất và sự biến động của các số liệu trên
Báo cáo tài chính đã đợc kiểm toán.
Kế hoạch chi tiết cho từng lĩnh vực, chơng trình kiểm toán đợc lập và lu
bảo cho Hồ sơ kiểm toán đợc lập một cách đầy đủ, hợp lý và hợp lệ.
* Giai đoạn kết thúc kiểm toán
Các tài liệu trong Hồ sơ kiểm toán chính là căn cứ để các kiểm toán viên
đa ra các kết luận của mình. Giai đoạn này bổ sung nốt những tài liệu cuối cùng
trong Hồ sơ, đó là Báo cáo kiểm toán và th quản lý (nếu có).
Ngời soát xét lại cuộc kiểm toán tiến hành đánh giá chất lợng cuộc kiểm
toán hoàn thành thông qua việc xem xét Hồ sơ kiểm toán.
Hồ sơ kiểm toán đợc lu giữ theo những quy định nghiêm ngặt. Đây sẽ là
những tài liệu dùng cho các cuộc kiểm toán sau và là bằng chứng pháp lý để
giải quyết các sự kiện phát sinh sau ngày kiểm toán.
Vũ Thị Thu Hiền - Lớp Kiểm toán 43A
1.3. Các chức năng của hồ sơ kiểm toán.
Hồ sơ kiểm toán là một tài liệu đặc biệt quan trọng đối với hoạt động
kiểm toán nói chung và kiểm toán độc lập nói riêng. Trong quy trình kiểm toán,
hồ sơ kiểm toán là một phần rất quan trọng đảm nhận nhiều chức năng khác
nhau. Xuất hiện từ khâu lập kế hoạch cho đến khâu kết thúc kiểm toán hồ sơ
kiểm toán là một tài liệu lu trữ bắt buộc, sử dụng nhiều năm sau ngày kết thúc
kiểm toán. Có thể khái quát các chức năng của hồ sơ kiểm toán theo sơ đồ nh
sau :
Sơ đồ số 1: Các chức năng cơ bản của hồ sơ kiểm toán
Cụ thể nội dung các chức năng của hồ sơ kiểm toán nh sau :
a. Phục vụ cho việc phân công và phối hợp kiểm toán :
Công việc kiểm toán thờng đợc tiến hành bởi nhiều ngời trong một thời
gian nhất định, do đó việc phân công và phối hợp làm việc là một yêu cầu cần
thiết. Hồ sơ kiểm toán là một công cụ hữu hiệu cho mục đích này, biểu hiện nh
sau:
Các chức năng của
hồ sơ kiểm toán
Phục
vụ
kiểm
toán
Làm
tài
liệu
phục
vụ
cho
đào
tạo
Làm cơ
sở cho
việc
giám sát
kiểm tra
công
việc của
các trợ lý
kiểm
toán
Vũ Thị Thu Hiền - Lớp Kiểm toán 43A
- Các kiểm toán viên chính sẽ căn cứ vào chơng trình kiểm toán để lập
ra các hồ sơ kiểm toán cho mỗi công việc chi tiết, và giao cho các trợ lý kiểm
toán thực hiện. Những công việc do các trợ lý kiểm toán tiến hành, và các kết
quả thu đợc sẽ phản ánh trên hồ sơ kiểm toán. Nh vậy, thông qua cách này, một
kiểm toán viên chính sẽ giao việc và giám sát công việc của nhiều trợ lý kiểm
toán.
- Hồ sơ kiểm toán cung cấp thông tin giữa các kiểm toán viên để phối
hợp hoạt động. Kết quả công việc của kiểm toán viên này có thể đợc sử dụng
bởi các kiểm toán viên khác để tiếp tục công việc đó, hay thực hiện các công
tế. Nh vậy để giảm bớt công việc thu thập các tài liệu và nâng cao hiệu quả của
công việc lập kế hoạch kiểm toán, kiểm toán viên sẽ sử dụng hồ sơ kiểm toán
kỳ trớc nh là nguồn thông tin phong phú cho việc lập kế hoạch và cuộc kiểm
toán kỳ sau, cụ thể là :
- Cho biết thời gian cần thiết để tiến hành công việc kiểm toán dựa vào
thời gian thực tế của kỳ trớc.
- Cung cấp một cái nhìn thấu đáo về hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn
vị.
- Cho biết các vấn đề nổi cộm cần đặc biệt quan tâm.
- Một số tài liệu, thông tin chỉ cần cập nhật, bổ sung là có thể sử dụng đ-
ợc cho kỳ sau.
- Làm mẫu cho các kiểm toán viên phụ thực hiện công việc dựa vào hồ
sơ kiểm toán kỳ trớc. Nhờ đó, kiểm toán chính sẽ đỡ tốn thời gian hớng dẫn cụ
thể và chi tiết.
Tuy nhiên việc sử dụng hồ sơ kiểm toán của kỳ trớc đòi hỏi phải chú ý
các vấn đề nh sự thay đổi về các mặt hoạt động và hệ thống kiểm soát nội bộ
của đơn vị, khả năng nâng cao hiệu quả của công việc kiểm toán.
e. Hồ sơ kiểm toán là cơ sở pháp lý cho công việc kiểm toán.
Vũ Thị Thu Hiền - Lớp Kiểm toán 43A
Kiểm toán viên, nhất là kiểm toán viên độc lập phải chứng minh đợc rằng
công việc kiểm toán đã đợc tiến hành trên cơ sở tuân thủ các Chuẩn mực Kiểm
toán hiện hành thông qua các hồ sơ kiểm toán. Muốn vậy, hồ sơ kiểm toán phải
đầy đủ, rõ ràng và có tính thuyết phục, không đợc chứa đựng những vấn đề
không thể giải thích đợc, các lập luận thiếu vững chắc, các thay đổi không giải
thích đợc..
f. Làm tài liệu cho đào tạo.
Với những ngời mới bắt đầu bớc vào nghề kiểm toán thì hồ sơ kiểm toán
những năm trớc đợc coi là tài liệu đào tạo rất quan trọng kết hợp với sự hớng
dẫn của những kiểm toán viên có kinh nghiệm. Hồ sơ kiểm toán là những tài
liệu thực tế nhất mà ngời cộng sự mới bớc vào nghề cần phải tiếp cận để làm
bảo quản lu trữ hồ sơ, tài liệu do Nhà nớc quy định riêng cho tổ chức nghề
nghiệp và từng công ty kiểm toán.
Việc tổ chức lu tr và sắp xếp nh thế nào là do các công ty kiểm toán tự bố
trí theo quy định riêng của công ty nhng phải bảo đảm rằng hồ sơ kiểm toán đợc
sắp xếp lu trữ một cách thuận lợi, khoa học theo một trật tự dễ lấy dễ tra cứu và
đợc lu giữ quản lý tập trung tại nơi lu giữ hồ sơ của công ty. Trờng hợp công ty
kiểm toán có các chi nhánh, hồ sơ kiểm toán đợc lu tại nơi đóng dấu báo cáo
kiểm toán.
* Việc lu trữ hồ sơ kiểm toán đợc thực hiện dựa trên những nguyên tắc chủ
yếu sau:
- Nắm vững những thao tác nghiệp vụ lu trữ đã đợc qui định để tổ chức
phân loại. Hồ sơ kiểm toán, sắp xếp Hồ sơ kiểm toán theo đơn vị thực hiện kiểm
toán, theo trật tự thời gian, theo tính chất. Xây dựng công cụ tra cứu, tủ sắt bảo
quản Hồ sơ kiểm toán, tổ chức giới thiệu và hớng dẫn việc sử dụng Hồ sơ kiểm
toán, công bố Hồ sơ kiểm toán đang lu trữ theo qui định của pháp luật.
- Xuất phát từ hoạt động hực tiễn, hàng năm tiến hành đánh giá, rút kinh
nghiệm xây dựng cơ sở lý luận khoa học về công tác lu trữ Hồ sơ kiểm toán.
Copyright: Tài liệu đại học ©