CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG
Đinh Thị Thu Hà Lớp TH39A
1
Luận văn

Đề tài: Xây dựng Phần mềm Quản lý
bán hàng tại Công ty CP Thương Mại
Phú Xuyên bằng ngôn ngữ lập trình
Visual Basic

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG
Đinh Thị Thu Hà Lớp TH39A
2
MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU
CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI :XÂY DỰNG PHẦN MỀM
QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI PHÚ XUYÊN
I.Giới thiệu về Công ty Cổ Phần Thương Mại Phú Xuyên.
1.Giới thiệu chung về Công ty.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Cổ Phần Thương Mại Phú Xuyên
2.Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty
II. Đề tài
1. Giới thiệu phòng ban nơi thực tập

Đinh Thị Thu Hà Lớp TH39A
3
1.1.2 Accsess cung cấp những công cụ gì?
1.1.3 Quy tắc đặt tên trường, tên bảng
1.2. Mô hình liên kết thực thể
1.3.Các thực thể của hệ thống.
2 .Xây dựng các bảng Cơ sở dữ liệu.
3. hình quan hệ Relationships của hệ thống quản lý bán hàng
III. Thiết kế hệ thống về mặt dữ liệu.
3.1.Chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
3.2.Thiết kế giao diện của chương trình
3.3 Một số giao diện chính của chương trình.
CHƯƠNG III: CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH, HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
VÀ KẾT LUẬN.
3.1 Hướng dẫn cài đặt chương trình quản lý bán hàng.
3.2 Hướng dẫn sử dụng chương trình.
3.3. Kết luận


người. Nó giúp cho con người giải phóng sức lao động, thực hiện những công
việc mà trước kia con người phải làm rất khó khăn mất rất nhiều thời gian công
sức mà hiệu quả mang lại chưa cao.
Công ty Cổ Phần Thương Mại Phú Xuyên cũng như các tổ chức doanh
nghiệp khác trong cả nước đang từng bước tiếp cận, đưa tin học vào trong quá
trình sản xuất kinh doanh đặc biệt là trong mục tiêu quản lý kinh tế. Song song
với hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng mở rộng thì đòi hỏi một hệ thống
thông tin tốt là cần thiết hơn bao giờ hết đối với doanh nghiệp. Vì vậy, việc
nghiên cứu và phát triển hệ thống thông tin Quản lý bán hàng nói riêng và hệ
thống thông tin quản lý nói chung là việc làm phù hợp với yêu cầu nội tại của
Công ty.

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG
Đinh Thị Thu Hà Lớp TH39A
5
Xuất phát từ những lý do nêu trên, là một sinh viên khoa Hệ Thống Thông
Tin Kinh Tế của Trường Cao Đẳng Tài Chính_ Quản Trị Kinh Doanh được thực
tập tại Công Ty CP Thương Mại Phú Xuyên qua thời gian được tìm hiểu về thực
tế công tác quản lý bán hàng của doanh nghiệp, với những kiến thức đã được
học tập với sự chỉ bảo, hướng dẫn tận tình của Cô giáo Trần Thị Kim Oanh -
giảng viên hướng dẫn, Em đã quyết định chọn đề tài “Xây dựng Phần mềm
Quản lý bán hàng tại Công ty CP Thương Mại Phú Xuyên bằng ngôn ngữ
lập trình Visual Basic” từ đó có thể đi sâu, tìm hiểu thực tế về công tác quản
lý bán hàng của một doanh nghiệp sản xuất nhằm tìm hiểu và đưa ra một vài
đánh giá về những ưu nhược điểm trong công tác quản lý vật tư của công ty. Từ
đó đề xuất một số ý kiến, giải pháp với mong muốn hoàn thiện hơn nữa công tác
quản lý bán hàng của công ty để có thể góp một phần nhỏ bé vào sự phát triển,
thành công trong kinh doanh của Công ty.
Nội dung báo cáo của Em gồm 3 chương như sau:
Chương I: Tổng quan về đề tài: Xây dựng phần mềm Quản lý bán hàng tại

số : 0303000029 ngày 28/11/2001 của sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Hà Tây (Hà
Nội).
Tên giao dịch : CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI PHÚ XUYÊN
Trụ sở giao dịch : Thị trấn Phú Xuyên-huyện Phú Xuyên-TP Hà Nội
MST : 0500416768
Công ty CP Thương mại Phú Xuyên hoạt động trên phạm vi địa bàn huyện
Phú Xuyên với ngành nghề kinh doanh chính là: sản xuất và kinh doanh các loại
chế phẩm vi sinh sử dụng trong nông nghiệp, với một số sản phẩm chính như :
Bio_plant, Pro_plant, Vieteam 45WP loại 20 gam, Miretox 10 WP loại 10 gam,
Surio 3 WP loại 10 gam, Montar 20EC…
Từ những ngày đầu mới thành lập,công ty đã gặp phải không ít khó khăn.
Đó là sự gia tăng của các doanh nghiệp với các ngành nghề kinh doanh đa dạng
làm cho cuộc cạnh tranh thị trường ngày càng trở nên gay gắt. Thêm vào đó,
việc mở cửa nền kinh tế cũng tạo ra những thách thức đối với công ty khi phải
cạnh tranh với hàng hoá nước ngoài.Trong thời gian tới ,chiến lược kinh doanh
của công ty là : không ngừng bám sát thị trường để tạo ra thế chủ động, thích
nghi với thị trường, đẩy mạnh công tác tiếp thi, quảng cáo, giới thiệu sản phẩm,
từng bước tiến xa hơn nữa trên tiến trình hội nhập thị trường.
2.Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty CP Thương Mại Phú Xuyên.
Bộ máy quản lý của công ty CP thương mại Phú Xuyên được tổ chức gọn
nhẹ, khoa học phù hợp với đặc điểm kinh doanh và điều lệ hoạt động của công
ty bao gồm : Giám đốc, phó giám đốc các phòng chức năng. Mỗi phòng đều có
chức năng và quyền hạn riêng nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhautrong quá
trình hoạt động kinh doanh sao cho toàn bộ các quá trình hoạt động kinh doanh
đều diễn ra nhịp nhàng , ăn khớp nhằm thực hiện các mục tiêu của công ty.
Ban lãnh đạo của công ty gồm :
- Giám đốc : Ông Nguyễn Văn Long Là người chịu trách nhiệm quản lý và điều hành
về nhân sự cũng như điều hành về toàn bộ hoạt động sản xuất, kinh doanh; là chủ tài
khoản của công ty tại ngân hàng, là người chịu trách nhiêm trước pháp luật về các vấn
đề của công ty.

2. Đề tài
2.1.Tên đề tài:
Căn cứ vào những điêù trên nên em chon đề tài thưc tập của mình là:
“Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng” .tại công ty CP Thương Mại Phú
Xuyên.
2.2.Lý do chọn đề tài.

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG
Đinh Thị Thu Hà Lớp TH39A
8
Hiện nay, công tác quản lý điều hành và kinh doanh dịch vụ của Công ty
CPTM Phú Xuyên còn nhiều lĩnh vực chưa được tin học hoá cao, mới bước đầu
đưa ứng dụng của tin học vào công tác kế toán và kinh doanh nhưng mới ở cấp
độ lưu trữ và xử lý thông tin một cách đơn thuần. Đặc biệt là trong công tác
quản lý bán hàng đòi hỏi cập nhật thông tin một cách chi tiết, chính xác, thường
xuyên và nhanh chóng. Chính vì thế đối với các hoạt động này, giải pháp thích
hợp nhất là sử dụng phần mềm tin học, ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh
vực quản lý dữ liệu. Theo những yêu cầu này Em nhận thấy sự cần thiết của việc
đưa lý thuyết học vào phục vụ thực tế và từ thực tế công tác quản lý bán hàng
của Công ty CPTM Phú Xuyên.Với mục đích quản lý các nguồn thông tin đầu
vào của quá trình bán hàng, cho phép xem các báo cáo, các thông tin phục vụ
nhà quản lý, thực hiện bán hàng nhanh chóng cho khách hàng thông qua một số
chức năng quan trọng như sau:
+Kiểm tra công nợ hiện tại của khách hàng, kiểm tra số lượng mặt hàng
bất kì hiện tại…
+ Đưa ra các báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn kho theo yêu cầu của người
quản lý tại một thời điểm bất kỳ trong năm.
+Tự động hoá hệ thống tránh việc xử lý thông tin một cách thủ công
Hi vọng đề tài mang lại nhiều tiện ích trong công tác bán hàng của Công
ty, giúp Ban Lãnh Đạo Công ty có thể tham khảo ứng dụng vào việc quản lý

 Sổ kho
 Biên bản giao nhận hàng
 Phiếu xuất kho
 Hóa đơn bán hàng
 Sổ nợ phải thu
 Báo cáo tổng hợp, chi tiết xuất – nhập – tồn
 Thống kê các mặt hàng bán trong tháng, quý, năm
 Báo cáo công nợ khách hàng
 Báo cáo tổng hợp thu
2.Một số mẫu biểu:
* Mẫu số 1: Phiếu nhập kho
Đơn vị:……
Địa chỉ:……
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày… tháng… năm
Số:…
Nợ:….
Có:….
Mẫu số:01- VT
QĐ số:15/2006/QĐ- BTC
Ngày 20 tháng 3 năm 2006
của Bộ trưởng BTC

Họ tên người giao hàng:
Nhập tại kho:
STT Tên sản phẩm

Mã số

Đơn
*Mẫu số 2: Thẻ kho

Đơn vị:……………….
Địa chỉ:………………
THẺ KHO
Ngày lập thẻ:…………
Tờ số:…………
Mẫu số S12 – DN
(Ban hành theo QĐ số
15/2002/QĐ- BTC ngày
20 tháng 3 năm 2006 của
Bộ trưởng BTC)

Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư:
Đơn vị tính: Mã số:
S

T

T

Ngày
tháng

Số hiệu
chứng từ
Diễn giải
Ngày

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG
Đinh Thị Thu Hà Lớp TH39A
11
*Mẫu số 3: Sổ kho

Tên vật liệu: Trang:…………
Quy cách phẩm chất:……………………… Đơn v
ị tính: …

CHỨNG TỪ
Diễn giải
SỐ LƯỢNG
Ghi
chú
Ngày
tháng
Số phiếu
Nhập Xuất Tồn

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG
Đinh Thị Thu Hà Lớp TH39A
12

* Mẫu số 4: Đơn đặt hàng ĐƠN ĐẶT HÀNG
Số:

*Mẫu số 5: Hợp đồng kinh tế
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
HỢP ĐỒNG KINH TẾ
Số:
- Căn cứ vào pháp lệnh ký kết hợp đồng kinh tế của Hội đồng Nhà nước,
nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ban hành ngày 25 tháng 09
năm 1989.
- Căn cứ Nghị định số 17/HĐ – BT ban hành ngày 16 tháng 01 năm 1990
của Hội đồng Bộ trưởng quy định chi tiết thi hành pháp lệnh Hợp đồng
kinh tế.
- Căn cứ vào nhu cầu và khả năng của hai bên.
Hôm nay, ngày… tháng…năm… các bên gồm các thành phần như sau:
BÊN A:
Địa chỉ:
Điện thoại:
Tài khoản:
Mã số thuế:
Đại diện: Chức vụ:
BÊN B:
Địa chỉ:
Điện thoại:
Tài khoản:
Mã số thuế:
Đại diện: Chức vụ:
Sau khi bàn bạc và thỏa thuận hai bên đồng ý ký kết hợp đồng mua bán với
các điều khoản sau:
Điều 1: Tên hàng, giá cả:
STT Tên hàng ĐVT Khối lượng Đơn giá Thành tiền


 Đơn đặt hàng/ Hợp đồng kinh tế số:
 Lệnh xuất kho số:
Hôm nay, Ngày… tháng… năm …, tại Công ty CP thương Mại Phú Xuyên
chúng tôi gồm:
I/ Bên giao: Công ty CP thương Mại Phú Xuyên
Ông ( Bà ):…………………………… Chức vụ: Thủ kho
1. Ông ( Bà ):…………………………… Chức vụ: Nhân viên bán hàng
2. Ông ( Bà ):…………………………… Chức vụ: Nhân viên kế toán
II/ Bên nhận:
1. Ông ( Bà ):…………………………… Chức vụ: Làm đại diện
Đã cùng nhau ký kết biên bản giao nhận hàng với nội dung sau:
STT

Mã kho Tên sản phẩm Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền

Cộng tiền hàng Số tiền viết bằng chữ:
Biên bản này được lập thành 04 bản có giá trị pháp lý như nhau, bên giao giữ 03
bản, bên nhận giữ 01 bản.
Đại diện bên nhận Đại diện bên giao
Thủ kho Nhân viên bán hàng Nhân viên kế toán


Mã số

Đơn
vị
tính
Số lượng

Đơn giá Thành tiền
Yêu
cầu
Thực
xuất

Cộng Cộng thành tiền ( bằng chữ):
Xuất, ngày…tháng…năm…

Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng


Đơn vị
tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền

A B C 1 2 3=1*2

Cộng tiền hàng Số tiền viết bằng chữ:

Người mua hàng
(Ký, ghi rõ họ tên)
Người bán hàng
(Ký, ghi rõ họ tên)
Thủ trưởng đơn vị
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
*Mẫu số 9: Phiếu thu
Đơn vị:……
Địa chỉ:……
PHIẾU THU
Ngày… tháng… năm
Số:…
Nợ:….


ChươngII: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN
HÀNG TẠI CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI PHÚ XUYÊN

I.Phân tích hệ thống Quản lý bán hàng tại Công ty CP Thương Mại Phú
Xuyên
1.Quy trình bán hàng tại công ty CP Thương Mại Phú Xuyên
1.1.Nhập kho thành phẩm
Sau khi quá trình sản xuất tại bộ phận sản xuất được hoàn thành, thành
phẩm được tiến hành nhập kho. Bộ phận bán hàng (BPBH) nhận Phiếu nhập
kho ( Mẫu số 1) từ kho thành phẩm của Công ty. Trước khi tiến hành nhập kho,
Bộ phận bán hàng tiến hành kiểm tra chất lượng, số lượng sản phẩm nhập kho,
sản phẩm đạt yêu cầu chất lượng thì BPBH thực hiện cập nhật phiếu nhập kho
và lưu vào sổ chứng từ nhập. Căn cứ vào phiếu nhập kho thành phẩm, cuối mỗi
ngày tiến hành cập nhật vào Thẻ kho ( Mẫu số 2) và cập nhật vào Sổ kho ( Mẫu
số 3 ) theo từng sản phẩm cuối mỗi tháng.
1.2. Bán hàng.
Khi có yêu cầu mua hàng khách hàng gửi Đơn đặt hàng ( Mẫu số 4 ) đến
Công ty bằng văn bản, điện thoại, fax hoặc gặp gỡ trực tiếp, kí kết hợp đồng với
lãnh đạo Công ty hoặc những người có chức trách trong Công ty. Bộ phận bán
hàng có trách nhiệm tiếp nhận Đơn đặt hàng của khách hàng gửi đến hoặc Hợp
đồng kinh tế ( Mẫu số 5) giữa Công ty và khách hàng sau khi đã xem xét thỏa
thuận về việc mua hàng đối chiếu với giấy tờ sổ sách liên quan đến hàng còn
trong kho( Thẻ kho, Số kho). Bộ phận bán hàng sẽ kiểm tra lại hàng hoá trong kho
xem có đủ và đảm bảo chất lượng mà khách hàng yêu cầu hay không.
- Nếu trường hợp hàng trong kho không đủ số lượng hoặc không đảm bảo
chất lượng mà Khách hàng yêu cầu.
+ Đối với trường hợp hàng thiếu: Bộ phận bán hàng sẽ thông báo cho
Khách hàng để xin thêm thời gian để hoàn thành sản phẩm và hẹn ngày giờ cụ
thể cho khách biết.

Căn cứ vào lượng thành phẩm nhập và xuất trong ngày bộ phận quản lý
bán hàng tiến hành cộng chốt sổ theo dõi hàng hóa. Khi cần thiết nhà quản lý
yêu cầu bộ phận quản lý bán hàng phải thống kê xem đã nhập kho thành phẩm
của phân xưởng sản xuất nào, tìm kiếm ra danh sách hàng hóa sản phẩm đã xuất

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP QUẢN LÝ BÁN HÀNG
Đinh Thị Thu Hà Lớp TH39A
19

bán cho khách hàng. Đồng thời có thể in ra danh sách phiếu xuất, phiếu nhập,
các hóa đơn chứng từ có liên quan cho nhà quản lý kiểm tra.
1.5. Báo cáo
Ngoài công việc phải thực hiện hàng ngày khi có một nghiệp vụ kinh tế
phát sinh như: Nhập kho thành phẩm, bán hàng cho khách hàng
Cuối kì, Bộ phận bán hàng còn phải thực hiện một số công việc như sau:
Tổng hợp:
+ Báo cáo nhập – xuất - tồn (Mẫu số 12)
+ Báo cáo tổng hợp thu và công nợ khách hàng
Đưa ra một báo cáo về tổng lượng hàng hoá đã nhập - xuất và còn tồn
trong kho tại một thời điểm bất kỳ trong năm theo yêu cầu của nhà quản lý.
Từ báo cáo đó nhà quản lý có thể thống kê hàng hoá có trong kho, còn tồn
trong kho phân loại tổng hợp hàng hóa thích hợp cho việc quản lý số lượng hàng
hóa thực tế có trong kho so với lượng vật tư trên các chứng từ và sổ sách quản
lý. Bộ phận quản lý bán hàng cộng số lượng sản phẩm xuất bán và nhập trong
ngày, cuối tháng cuối quý phải lưu vào thẻ kho để có thể kiểm duyệt hàng hóa
vật tư cho chính xác .
2.Phân tích hệ thống về xử lý

2.1. Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống
Sơ đồ phân cấp chức năng được sử dụng để đưa ra các chức năng và quá

2.2.Biểu luồng dữ liệu của hệ thống Quản lý bán hàng tại Công ty CP
Thương Mại Phú Xuyên.
2.2.1/ BLD mức khung cảnh:
Sơ đồ cho ta thấy mối quan hệ sau:
Khi có đơn dặt hàng của khách hàng thì bộ phận quản lý bán hàng sẽ cập
nhật ,kiểm tra tư kho hàng rồi báo cáo về công nợ cũng như nhập ,xuất
hàng cho khách theo yêu cầu của ban giám đốc, sau thông báo tới khách
hàng để giao nhận hàng và kí vào các phiếu hd bán hàng ,phiếu xuất
Nhập kho
1

Bán hàng
2
Thanh toán
3
Tìm kiếm
4

Nhận & cập
nhật PNK
1.1

2.1
TK sản phẩm
4.2
TK phiếu
xuất
4.3
Lập phiếu
xuất kho
2.3
Đối chiếu thẻ
kho
2.2
Viết BBgiao
nhận hàng
2.4
Lập hoá
đơn bán
hàng
2.5
TK phiếu
nhập
4.4
TK Đơn đặt
hàng
4.5
Báo cáo công
nợ kh
5.4