Giảng viên: Phạm Thị Thúy Hằng Học phần: KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Trong xu thế Công Nghiệp Hóa-Hiện Đại Hóa đất nước. Nền kinh tế Việt
Nam đang từng bước hòa mình vào nền kinh tế thế giới. Sự kiện Việt Nam chính
thức trở thành thành viên của tổ chức thương mại thế giới (WTO) đã đánh dấu
bước tiến mới của nền kinh tế nước ta. Sự kiện hội nhập WTO không chỉ mang lại
những cơ hội mà còn là những khó khăn, thách thức. Bởi vậy để tồn tại và phát
triển thì doanh nghiệp phải không ngừng hoàn thiện mình, nâng cao hiệu quả sản
xuất trong kinh doanh. Do đó việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu
trở thành vấn đề cấp thiết với tất cả các doanh nghiệp. Đặc biệt là hệ thống kiểm
soát nội bộ với chu trình Bán hàng- Thu tiền bởi nó là hoạt động quan trọng quyết
định sự sống còn của doanh nghiệp.là quá trình tạo ra thu nhập,lợi nhuận, tạo điều
kiện cho hoạt động tái sản xuất kinh doanh…. Nên việc xây dựng hệ thống kiểm
soát nội bộ chu trình Bán hàng - Thu tiền luôn là mối quan tâm hàng đầu của các
nhà lãnh đạo công ty.
Trên cơ sở nhận thức tầm quan trọng đó cùng lòng mong muốn nâng cao
hiểu biết của bản thân về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp. Qua tìm hiểu thực
tế nhóm chúng em đã hoàn thiện đề tài “ Phân tích hệ thống kiểm soát nội bộ chu
trình Bán hàng- Thu tiền tai một doanh nghiệp thuộc địa bàn tỉnh bình định “ . Qua
đó đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đói với chu
trình này tại công ty.
Tuy nhiên do thời gian và hiểu biết bản thân còn nhiều hạn chế nên bài làm
của nhóm cũng khó tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được sự đóng góp
của cô và các bạn.
1
Giảng viên: Phạm Thị Thúy Hằng Học phần: KIỂM SOÁT NỘI BỘ
!
"#$#%&'()%*+(,-"#("./
01&"23"4("%",("
Năm 1970, Tổ hợp tự quản Yến sào Vĩnh nguyên, Khánh Hòa được thành lập,
Nam Á.
Với những thành công trong việc bảo tồn tài nguyên gắn liền phát triển quần thể
chim yến tại Khánh Hòa và nhiều tỉnh duyên hải trên cả nước trong các điều kiện môi
trường sinh thái và khí hậu khác nhau, Công ty Yến sào Khánh Hòa thực hiện sứ
mệnh phát triển nghề nuôi chim yến đảo thiên nhiên trong cả nước đạt hiệu quả, góp
phần phát triển kinh tế địa phương và bảo vệ an ninh quốc phòng biển đảo.
"#$#%BC'()%*+(#-"#("./&"("#("
D4("E1("
Chi nhánh công ty có showroom đặt tại số 127 Nguyễn Huệ, TP Quy Nhơn, Tỉnh
Bình Định
Cơ cấu tổ chức của showroom:
Showroom gồm 1 cửa hàng trưởng ( quản lí toàn bộ việc ở showroom), 1 kế
toán, 1 thủ quỹ, 1 thủ kho và 2 người bán hàng.
DFGHDDIJ
K"(EL&9&"%74("M#(",()
0K"NO()%">&M#(",():
# %74("DPBQ()"A8B;%"%C(
Do sản phẩm tiêu thụ chủ yếu là từ các hợp đồng, khách hàng thường xuyên
nên công ty áp dụng những phương thức bán hàng sau:
- Trường hợp khách hàng thanh toán tiền
ngay hoặc thanh toán 1 phần tiền hàng. Căn cứ vào hóa đơn bán hàng về số tiền
phải thu khách hàng, kế toán tiền mặt tiến hành lập phiếu thu có đầy đủ chữ kí của
kế toán trưởng, giám đốc, người lập (kế toán tiền mặt). Công ty sử dụng mẫu phiếu
thu theo quy định của bộ tài chính có đánh số thứ tự sẵn để thuận tiện cho việc
kiểm soát trường hợp ngắt quãng phiếu thu. Sau khi phiếu thu được duyệt, thủ quỹ
thu tiền và xác nhận vào phiếu thu.
R Chỉ xảy ra đối với khách hàng thân quen của cửa hàng (hay còn
được gọi là bạn hàng): bên mua phải đảm bảo thanh toán trả chậm rõ ràng cho phía
công ty.
3
+Quy định cụ thể về những phương thức bán hàng
4
Giảng viên: Phạm Thị Thúy Hằng Học phần: KIỂM SOÁT NỘI BỘ
+Quy định về chính sách bán hàng: Tỉ lệ hoa hồng, mức chiết khấu, chi phí
vận chuyển…
Xét duyệt bán chịu:
+Xây dựng định mức dư nợ của showroom
+Phân quyền xét duyệt hạn mức bán chịu của showroom:
Người chịu trách nhiệm phê duyệt mức bán chịu cho khách hàng và chịu thu
hồi nợ là trường bộ phận kinh doanh của showroom.
Người đại diện của showroom chịu trách nhiệm đối với các hợp đồng có giá
trị lớn và khách hàng mới của showroom.
Chuyển giao hàng:
+Quy định trách nhiệm của thủ kho trong việc giao hàng: giao đúng số
lượng và chủng loại mà trong phiếu xuất kho đã quy định.
+Người nhận hàng sẽ kiểm tra chất lượng và số lượng có đảm bảo hay
không.
Lập hóa đơn bán hàng:
+Bộ phận kinh danh sẽ viết hóa đơn vận chuyển giao cho khách hàng.
+Bộ phận kinh doanh sẽ viết hóa đơn giá trị gia tăng cho khách hàng có ghi
đầy đủ: số lượng, đơn giá, thành tiền.
+Quy định hóa đơn GTGT được lập thành 2 liên:
Y"Z/O(
5
Giảng viên: Phạm Thị Thúy Hằng Học phần: KIỂM SOÁT NỘI BỘ
6
Giảng viên: Phạm Thị Thúy Hằng Học phần: KIỂM SOÁT NỘI BỘ
5">()%[M/(B,\](&"*9(&">()%[:
Các hợp đồng kinh tế được kí kết giữa showroom với khách hàng là chứng
từ ban đầu quan trọng trong chu trình bán hàng thu tiền. Căn cứ vào hợp đồng kinh
0'%7N()_92-#%
00#&("](%PM<(%7-()
a. Các quy định, quy chế về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công Ty
TNHH Nhà nước một thành viên Yến sào Khánh Hòa chi nhánh tại Quy Nhơn:
Công Ty đã ban hành các quy định, thủ tục nhằm kiểm soát chu trình Bán Hàng và
Thu Tiền như sau:
Phê Duyệt Hợp Đồng Kinh Tế:
- Công việc này được giao cho phòng kinh doanh thực hiện và chịu mọi trách
nhiệm trước Ban Giám Đốc về việc phê chuẩn bán chịu cũng như thu hồi nợ về
cho Công Ty.
- Đối với khách hàng mới hoặc hợp đồng kinh tế có giá trị lớn thì việc phê chuẩn
này sẽ do Giám Đốc chịu trách nhiệm.
Quy chế Đại Lí:
Các vấn đề chung về Đại Lí:
Mỗi pháp nhân và thể nhân đều được làm Đại Lí cho Công Ty TNHH Nhà nước
một thành viên Yến sào Khánh Hòa chi nhánh tại Quy Nhơn nếu có đủ các điều
kiện sau:
Có giấy phép đăng kí kinh doanh theo quy định của pháp luật.
Có năng lực và kinh nghiệm kinh doanh trong lĩnh vực nghành yến sào.
Có năng lực tài chính để có khả năng thực hiện nhiệm vụ của Đại Lí.
8
Giảng viên: Phạm Thị Thúy Hằng Học phần: KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Có kho hàng và phương tiện vận chuyển để đẩy mạnh vận chuyển và phát triển
sản phẩm.
Vận chuyển và hỗ trợ vận chuyển:
Nhằm phục vụ quý khách hàng tốt hơn, Công ty thông báo đến quý khách hàng
chính sách vận chuyển được áp dụng tại website bán hàng trực tuyến như sau:
0EO(",()#8d;() đơn hàng có giá trị từ WUUUUUE đến 5:UUUUUU
E
5EP%Ne()#8d;()Tất cả các khách hàng mua hàng trực tuyến tại website
Yến tổ đảo thiên nhiên 1.000.000 3 5 7 8 10
Yến nuôi trong nhà 1.000.000 5 10 20 30 40
Yến thiên nhiên tinh chế 1.000.000 10 20 30 40 50
Nước yến Sanest 1.000.000 20 30 40 50 70
Nhân điều Sanest Foods 1.000.000 20 30 40 50 70
Bánh yến Sanest Cake 1.000.000 40 50 70 80 100
Sữa chua 1.000.000 40 50 70 80 100
Nước giải khát Sanna 1.000.000 40 50 70 90 120
Vi cá 1.000.000 5 10 20 25 30
Nhân điều Casanco 1.000.000 20 30 40 50 70
E9%h&"\n* là điểm được qui đổi theo trị giá mua hàng và tính đến hàng đơn vị
của điểm tích lũy cho mặt hàng đó, phần doanh số dư lại chưa cấu thành đủ 01 đơn
vị điểm tích lũy xem như không được tính
#&1(">&&o8%"p_"#&"",()
Kể %[(),*U0qU0q5U0S, khách hàng mua sản phẩm tại hệ thống Cửa hàng Giới
thiệu sản phẩm Yến sào Khánh Hòa với trị giá mua tối thiểu là5UUUUUl() sẽ
được cấp 01 Thẻ Khách hàng – Customer Card (sau khi đã khai báo thông tin cá
nhân) với mã số theo dõi hợp lệ trên hệ thống:
định.
E1(">&)u"b()%"pB,1("_x^%"p
- Thẻ Khách hàng – Customer Card có giá trị sử dụng lâu dài (trường hợp
khách hàng mất thẻ hoặc cần đổi thẻ do cũ, nhàu nát…) cần liên hệ Trung tâm
Dịch vụ Khách hàng Yến sào Khánh Hòa cung cấp mã số thẻ để được đổi thẻ mới.
- Kể từ hạng thẻ Bạc trở đi, quý khách hàng được giữ hạng thẻ sau 12 tháng
theo qui định của chương trình khi điểm tích lũy trong 12 tháng kể từ ngày nâng
hạng phải bằng tối thiểu số điểm tích lũy của hạng mức đạt thẻ đó, số điểm tích lũy
trong kỳ hiện có sẽ vẫn được bảo lưu để tiếp tục tham gia chương trình.
11
Giảng viên: Phạm Thị Thúy Hằng Học phần: KIỂM SOÁT NỘI BỘ
- Trường hợp khách hàng không tích lũy đủ điểm số để giữ hạng thẻ, khách
hàng sẽ bị hạ xuống một bậc cấp độ thẻ, số điểm tích lũy trong kỳ hiện có sẽ vẫn
được bảo lưu để tiếp tục tham gia chương trình.
y#8d;()&"-&#&_"#&"",()&Z"b()%"pDb&=%"p,()=%"pl()=
%"pz/("_"/",()%bA%"P()&3/",()K%7a&%"c&&'()%*%7<(
%-,($P&2{Ne&&"+%_"o%7a&%+8%7<("Z/O(=&;%"9("N2/
b()%"pNy
&w/_"#&"",()
>&&"+%_"o
Áp dụng cho sản
phẩm Yến tổ đảo
các loại (không
bao gồm yến
huyết).
Áp dụng cho các
dòng sản phẩm
Sanest, Yến tinh
chế, Yến nuôi
d"h("2#&"("](2a
Việc tuyển dụng lao động và trả lương thực hiện theo chế độ hợp đồng lao động
giữa Giám đốc (hoặc người được Giám đốc ủy quyền) và người lao động phù hợp
với quy định của pháp luật. Trong những năm qua, Công Ty đã có những kế hoạch
đào tạo, tổ chức lại cán bộ một cách hợp lý hơn, đảm bảo cho công tác quản lý và
kiểm soát trong đơn vị. Nhiều các bộ tham gia học tập để nâng cao trình độ,
chuyên môn nghiệp vụ. Công Ty có kế hoạch chính sách tuyển dụng, thu hút cán
bộ kỹ thuật, cán bộ quản lý, nhân viên kỹ thuật có tay nghề cao, tạo nguồn lao
động đủ đáp ứng nhiệm vụ sản xuất cho đơn vị trong hiện tại và tương lai.
}f8_+"-b&"B,da%-#(
Công tác lập kế hoạch và dự toán được quan tâm, chú trọng. Thực hiện một cách
nghiêm túc, khoa học. Các kế hoạch được lập gồm: Kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, kế
hoạch chi phí, tính giá thành sản phẩm, kế hoạch sản xuất… Việc lập kế hoạch
được giao cho phòng kinh doanh thực hiện dựa trên: những đơn đặt hàng chưa thực
hiện, dự đoán số đơn đặt hàng sẽ nhận, tổng hợp ý kiến từ đại diện bán hàng, phân
tích nhu cầu thị trường, cạnh tranh sản phẩm…
05#&("](%PM<(()-,
Ngoài những yếu tố nêu trên, công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ của Công Ty
còn chịu ảnh hưởng của các yếu tố khác từ bên ngoài như: luật pháp, các chế độ,
chính sách của Nhà Nước. Cụ thể Công Ty thường xuyên chịu sự kiểm tra của các
lực lượng bên ngoài như : kiểm tra của Cục thuế, thanh tra về lao động (kiểm tra
13
Giảng viên: Phạm Thị Thúy Hằng Học phần: KIỂM SOÁT NỘI BỘ
tình hình sử dụng lao động, thu nhập, quyền lợi của người lao động v.v ), thanh tra
của Bộ công nghiệp: Kiểm tra chất lượng sản phẩm, an toàn lao động, vệ sinh môi
trường v.v Do có ảnh hưởng của một lực lượng kiểm tra từ bên ngoài, nên những
sai phạm về chế độ, chính sách của Nhà nước thường được phát hiện và chấn chỉnh
kịp thời.
14
Giảng viên: Phạm Thị Thúy Hằng Học phần: KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Có chính sách bán hàng rõ ràng: Chính sách giá, chính sách chiết khấu và chính
sách bán chịu cụ thể đối với khách hàng.
Thủ quỹ được phân công làm việc độc lập với bộ phận kế toán.
Hóa đơn được lập và kiểm tra trước khi giao hàng.
15
Giảng viên: Phạm Thị Thúy Hằng Học phần: KIỂM SOÁT NỘI BỘ
)**( Công nghệ thông tin đã được ứng dụng, phần mềm dành
cho bộ phận kế toán, quản lý bán hàng và được kết nối trực tuyến với các đơn vị
trực thuộc do đó đáp ứng được công tác kiểm soát giữa công ty với các đơn vị trực
thuộc.
5"u()"b(&"+%7-()&'()%#&_92-#%(cMc&"%74("M#(",()B,%"
%C(
/'%7N()_92-#%
- 12: HTKSNB hiện nay là do TGĐ công ty tổ chức và điều hành;
các nhân viên trong công ty là người thực hiện kiểm soát chứ chưa có một bộ phận
độc lập chuyên trách kiểm tra, kiểm soát như một Ban kiểm soát.
- +3'4': chưa có những tiêu chuẩn về đạo đức và năng lực đối
với nhân viên bán hàng –thu tiền nói riêng và nhân viên cả công ty nói chung. Định
kỳ công ty có hoạt động kiểm tra, đánh giá thành tích cũng như những sai phạm
của nhân viên trong các bộ phận bán hàng – thu tiền nhưng trên thực tế hoạt động
này diễn ra không được liên tục. Nhân viên trong công ty còn kiêm nghiệm nhiều
việc.
- 5,: Chưa thực hiện đánh giá rủi ro và xác định rủi ro định kì dó
đó khó có thể đánh giá hết mức độ ảnh hưởng của rủi ro đến KSNB chu trình bán
hàng và thu tiền.
M"w%;&_92-#%&"%74("M#(",()B,%"%C(
Quy trình bán hàng tại các đơn vị trực thuộc vẫn còn nhiều bất cập, vấn đề ghi
nhận doanh thu bán hàng không đảm bảo nguyên tắc tính kịp thời. Vì vậy muốn
doanh thu bán hàng được ghi nhận chính xác thì việc ghi chép của kế toán phải
được lập ngay khi viết phiếu tính tiền.
chọn lọc cán vộ trực tiếp bán hàng và thu tiền.
Cần đổi mới chính sách, chế độ trả lương cho người lao động, cần xây dựng
chính sách cụ thể về khen thưởng kịp thời cho cán bộ làm việc có hiệu quả, tham
mưu đề xuất sáng kiến và cải tiến trong việc quản lý và kiểm soát có hiệu quả.
Đồng thời cần xây dựng quy chế xử phạt khi nhân viện vi phạm quy định
Tăng cường bố trí nhân sự cho các đơn vị trực thuộc để đảm bảo sự độc lập giữa
bán hàng, thu tiền và ghi sổ kế toán và không vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
6)!=$!
17
Giảng viên: Phạm Thị Thúy Hằng Học phần: KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Các kế hoạch thường không đề cập đến dòng tiền thu về và chỉ ra trong quá trình
thực hiện kế hoạch. Khi lập kế hoạch Công ty nên quy định về việc dự tính dòng
tiền lưu chuyển thu về và chi ra để chủ động được nguồn vốn và công tác lập kế
hoạch phải dựa trên thực tế đánh giá kết hợp với tài chính hiện có và có thể có
trong quá trình thực hiện kế hoạch
Công ty nên đánh giá công tác lập và thực hiện kế hoạch hằng tháng, hàng quý để
từ đó tìm ra nguyên nhân, giải pháp xử lý phù hợp đối với những kế hoạch không
thực hiện được và xem xét lại công tác lập kế hoạch không thực hiền được và xem
xét lại công tác lập kế hoạch để điều chỉnh cho lần tiếp theo nhằm đạt được mục
tiêu đề ra.
5-,(%"A("A%"P()%"'()%(_+%-#(8";&B;&"-_92-#%(c(c&"
%74("M#(",()B,%"%C(
6))*$;
Hiện tại, các cửa hàng được mở tài khoản như một khách hàng 131 “Phải thu
khách hàng”. Vì vậy, Cộng ty nên mở tài khoản 157 “hàng gửi bán” và chi tiết cho
hàng bán tại các chi nhánh, cửa hàng để thuận tiện cho việc quản lý cũng như theo
dõi.
/6))*>?
Để hạn chế đến mức tối đa những rủi ro ảnh hưởng đến chu trình bán hàng và thu
tiền, khi lập hóa đơn giá trị gia tăng các cửa hàng cần phải có 3 liên: liên 1 gửi cho
thoát số lượng tiền hàng bán ra.
Hằng tuần, có sự đối chiếu giữa kế toán ghi nhận doanh thu với bộ phận bán hàng
trên sổ bán hàng để kiểm tra sự sai sót, gian lận có thể xảy ra
Hóa đơn nên được lập sau khi đã hoành thành xong nhiệm vụ giao hàng, khách
hàng đã thực nhận được hàng.
/6),-$%&'E;$
Công ty đã có quy định về việc kiểm soát nợ nhưng hiện nay báo cáo công nợ
vẫn không còn phù hợp. Công ty nên hạn chế nợ phải thu khách hàng kéo dài để
19
Giảng viên: Phạm Thị Thúy Hằng Học phần: KIỂM SOÁT NỘI BỘ
tránh rủi ro và xây dựng lại mẫu báo cáo công nợ phù hợp nhằm cung cấp đầy đủ
thông tin về khách hàng, giúp Công ty kiểm soát tốt hơn nữa về nợ phải thu. Hạn
chế nợ quá hạn kéo dài.
Để theo dõi chặt chẽ việc thu tiền, cần phải liệt kê các khoản nợ phải thu theo
từng nhóm để theo dõi và phân công đòi nợ.
Ngoài ra, nên thường xuyên thực hiện thủ tục gởi thông báo nợ cho khách hàng.
Tăng cường kiểm soát công tác xử lý nợ khó đòi.
Bộ phận kế toán tăng cường kiểm soát công tác nợ khó đòi bằng cách phối hợp
với bộ phận kinh doanh phân tích số dư nợ đối với khách hàng.
Công ty căn cứ cơ sở phân tích nợ theo các đối tượng trên và vẫn thu nợ thì tiến
hành thực hiện việc theo dõi và xử lý nợ khó đòi theo đúng quy định của Công ty
và Bộ tài chính.
Đối với trường hợp bán nợ vượt mức tín dụng cho phép, công ty cần có viện pháp
xử lý nghiêm minh như: Kiểm điểm và yêu cầu trường Phòng bán hàng cam kết
thời hạn thu tiền.
&-,(%"A(%"w%;&_92-#%"-b%c()%"%C(.
5*0@$%&'&F
Kiểm soát tốt tình hình thu tiền bán hàng là mục tiêu lớn của hệ thống KSNB.
Hơn nữa những sai sót về khoản mục tiền tệ thường là những sai sót trọng yếu và
thường do nhân tố chủ quan gây nên.
D<(DkD<(/",()m:
- Địa chỉ :
- Điện thoại :
Bên B có mua một số lượng hàng hóa như sau:
……………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
/M<(&‰()("/%"P()("o%2P\Ne()",()"-#M<(y/2{_"'()%7`\b
EHj‚DŠD EHj‚DŠ
22
Giảng viên: Phạm Thị Thúy Hằng Học phần: KIỂM SOÁT NỘI BỘ
K……
Công ty Yến Sào Khánh Hòa
248 Thống Nhất, Tp Nha Trang, Khánh Hòa
Mẫu số: 01 - TT
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ
BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU THU
Ngày: / /2012
Số: PT
Ghi nợ:
Ghi có:
Người nộp tiền:
Địa chỉ: Quy Nhơn
Lý do:
Số tiền: VNĐ
Số tiền bằng chữ:
Kèm theo chứng từ gốc: Ngày tháng
năm 2012
Giám đốc Kế toán cửa hàng Người nộp tiền Người lập phiếu
Người nhận tiên
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
Phạm Thị Kiều Trinh Phạm Thị Kiều Trinh
Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ):
Hai trăm mười bốn ngàn đồng chẵn
24
Giảng viên: Phạm Thị Thúy Hằng Học phần: KIỂM SOÁT NỘI BỘ
K……
Công ty Yến Sào Khánh Hòa
248 Thống Nhất, Tp Nha Trang, Khánh Hòa Mẫu số: 02 -
TT
(Ban hành theo QĐ số:
15/2006/QĐ
BTC ngày 20/3/2006 của Bộ
trưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày: 13 / 9 /2012
PXK Số:
Nợ:
Có:
Họ và tên người nhận hàng: Hồng Tú
Địa chỉ: TP Quy nhơn
Lý do xuất: Bánh trung thu
Xuất tại kho:Showroom 127- Nguyễn Huệ
STT
Mã
hàng
Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT
Mã
Copyright: Tài liệu đại học ©