Báo cáo thực tập GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai
SVTH: Huỳnh Thị Mai Ly – Lớp 35K15.2 Trang 1
LỜI MỞ ĐẦU
Kiểm soát nội bộ đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động
kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. Kiểm soát nội bộ giúp các nhà quản trị quản
lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của công ty mình như: con người,
tài sản, vốn .,góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất
kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một nền tảng quản lý vững
chắc phục vụ cho quá trình mở rộng, và phát triển đi lên của doanh nghiệp.
Chu trình mua hàng và thanh toán có một vai trò rất quan trọng trong bất kỳ
một công ty nào, vì vậy việc kiểm soát chu trình là một việc rất cần thiết và quan
trọng. Khâu mua hàng là rất quan trọng nó quyết định sự thành, bại của mỗi đợt sản
xuất của công ty, cho nên nó đòi hỏi công ty cần phải có sự quản lý chặt chẽ để đảm
bảo hàng mua đạt tiêu chuẩn chất lượng đề ra, đảm bảo giá cả hợp lý để công ty có thể
đem lại lợi ích tốt nhất cho công ty, thông qua đó tác động đến người tiêu dùng.
Từ những nhận thức đó, cùng với thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Cấp
thoát nước Quảng Nam, em nhận thấy vấn đề kiểm soát về chu trình mua hàng và
thanh toán tại công ty là cần thiết và cần được quan tâm, vì vậy, em đã chọn đề tài
KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN CẤP THOÁT NƯỚC QUẢNG NAM để làm báo cáo thực tập tốt
nghiệp của mình.
Trong quá trình thực tập tại đơn vị, vì thời gian có hạn cũng như kiến thức của
em còn hạn chế nên không tránh được những sai sót. Em mong có được nhiều ý kiến
đóng góp của thầy cô để báo cáo thực tập tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn cô giáo TS. Đoàn Thị Ngọc Trai, cùng các anh chị
trong Công ty cổ phần Cấp thoát nước Quảng Nam đã giúp đỡ em trong báo cáo thực
tập tốt nghiệp này.
Báo cáo thực tập GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai
Bộ máy tổ chức, nhân sự
Báo cáo thực tập GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai
SVTH: Huỳnh Thị Mai Ly – Lớp 35K15.2 Trang 3
Ban kiểm soát
Hội đồng quản trị
Tổng giám đốc
Phó Tổng
giám đốc 1
Phó Tổng
giám đốc 2
Phó Tổng
giám đốc 3
Phó Tổng
giám đốc 4
XN
CTN
Núi
Thành
XN
CTN
Phú
Ninh
C.ty
CTN
Tam
Kỳ
XN
CTN
Thăng
Bình
XN
CTN
Duy
nước
P. Hành
chính –
Quản trị
P. Kế toán
– Tài
chính
Phó Ban
quản lý
dự án
P. Nhân sự
- Tổng hợp
Báo cáo thực tập GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai
SVTH: Huỳnh Thị Mai Ly – Lớp 35K15.2 Trang 4
động điều hành sản xuất kinh doanh hàng ngày của Công ty, giúp việc cho Tổng giám
đốc là Phó Tổng giám đốc. Tổng giám đốc Công Ty sẽ căn cứ vào khả năng và nhu
cầu quản lý để thực hiện việc ủy quyền một số quyền hạn nhất định cho các thành viên
trong Ban Giám đốc về những công việc điều hành chuyên môn.
- Phòng Kế toán – Tài chính: Tổ chức hạch toán công tác kế toán tại công ty, ghi chép,
xử lý, lưu trữ và lập báo cáo tài chính vào cuối mỗi kỳ.
- Phòng Nhân sự - Tổng hợp: thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc cho Tổng
Giám đốc Công ty về các lĩnh vực: Tổ chức cán bộ; thi đua, khen thưởng, kỷ luật; nội
chính; các thủ tục liên quan đến hoạt động ở các Công ty liên doanh và các công ty cổ
phần có vốn góp của Công ty.
- Phòng Hành chính – Quản trị: thực hiện chức năng giúp việc cho Tổng Giám đốc
Công ty về các lĩnh vực: bảo đảm thông tin, phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của
Tổng Giám đốc Công ty và bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của
Tổng Giám đốc Công ty và các phòng chuyên môn, nghiệp vụ Công ty.
- Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật: thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc cho Tổng
Báo cáo thực tập GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai
SVTH: Huỳnh Thị Mai Ly – Lớp 35K15.2 Trang 5
Sơ đồ: Mô hình bộ máy kế toán Kế toán trưởng: Tổ chức thực hiện công tác kế toán trong đơn vị, giúp Tổng
Giám đốc giám sát tình hình tài chính và tham mưu các vấn đề về tình hình tài chính
tại đơn vị như xây dựng kế hoạch vay vốn, các phương án kinh doanh, , thực hiện các
quy định của pháp luật về kế toán, tài chính trong đơn vị. Kiểm tra giám sát công việc
của các kế toán phần hành, phê duyệt các chứng từ.
Phó phòng kế toán (kiểm kế toán tổng hợp và kế toán tiền mặt): Hướng dẫn chỉ
đạo các nhân viên kế toán theo nội quy và quy trình hạch toán của công ty từ việc lập,
luân chuyển chứng từ đến báo cáo kế toán, tham mưu, hỗ trợ cho kế toán trưởng trong
công tác tài chính và thực hiện công việc điều hành khi kế toán trưởng vắng mặt. Thực
hiện công việc tổng hợp số liệu từ các kế toán phần hành, cân đối số liệu, kiểm tra số
liệu thực hiện các bút toán tổng hợp, các bút toán cuối kỳ để lên các báo cáo tài chính,
xác định kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ. Theo dõi các nghiệp vụ thu, chi tiền
mặt
Kế toán vật tư, tạm ứng: Theo dõi quá tình nhập xuất vật tư tại kho của Tổng
công ty, tình hình sử dụng vật tư và các báo cáo có liên quan, cùng với kế toán nợ phải
trả người bán và kế toán ngân hàng kiểm tra đối chiếu các chứng từ phục vụ cho quá
ổ
ng h
ợ
p (kiêm phó phòng k
ế
toán
&
k
ế
toán ti
ề
n m
ặ
t)
K
ế
toán các đơn v
ị
ph
ụ
thu
ộ
c
SVTH: Huỳnh Thị Mai Ly – Lớp 35K15.2 Trang 7
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU
TRÌNH MUA HÀNG, THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CẤP THOÁT
NƯỚC QUẢNG NAM
2.1. Giới thiệu về hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty cổ phần Cấp thoát nước
Quảng Nam
2.1.1. Môi trường kiểm soát
2.1.1.1. Tính trung thực và các giá trị đạo đức
Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trước tiên phụ thuộc vào tính trung
thực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến quá trình
kiểm soát.
Tại Công ty cổ phần Cấp thoát nước Quảng Nam, các nhà quản trị cấp cao đã xây
dựng những chuẩn mực đạo đức thông qua nội quy công ty, như: đúng giờ, lịch sự, cởi
mở, hợp tác, được ban hành thành văn bản và phổ biến đến toàn thể nhân viên.
Theo khảo sát đánh giá của các nhân viên trong công ty, các nhà quản trị luôn
làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực đạo đức đó.
2.1.1.2. Cam kết về năng lực
Doanh nghiệp luôn quan tâm đến năng lực của các ứng viên khi tuyển dụng. Có
chính sách và các thủ tục liên quan để có thể tuyển dụng và phát triển đội ngũ nhân
viên có năng lực và trung thực để phục vụ hữu hiệu cho hoạt động của đơn vị.
2.1.1.3. Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán
a) Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị gồm có 5 thành viên, họ đều là những cán bộ lâu năm, có đầy
đủ kiến thức, kinh nghiệm chuyên môn để phục vụ hữu hiệu cho hoạt động của công
ty.
b) Ủy ban kiểm toán
Công ty cổ phần Cấp thoát nước Quảng Nam không tổ chức một ban kiểm soát
nội bộ độc lập. Tuy nhiên định kỳ vào tháng 6 hàng năm, có một đoàn kiểm soát nội
bộ do tổng công ty thành lập để xem xét tình hình hoạt động của các chi nhánh và tình
rõ trách nhiệm nộp báo cáo nội bộ và các thông tin liên quan giữa các bộ phận với
Tổng giám đốc và giữa các bộ phận với nhau để hoạt động sản xuất kinh doanh được
trôi chảy.
Việc phân chia trách nhiệm, quyền hạn cho từng bộ phận được căn cứ vào chức
năng và nhiệm vụ cụ thể được giao cho từng bộ phận. Mỗi thành viên của bộ phận
được giao nhiệm vụ dựa theo năng lực chuyên môn của mỗi người.
Với mô hình quản lý trên có rất nhiều ưu điểm, đó là bộ máy quản lý gọn gàng,
tương đối khoa học, phù hợp với yêu cầu quản lý và điều hành nhiệm vụ sản xuất kinh
doanh của Công ty, có sự phân công, phân cấp chặt chẽ, rạch ròi, phân định trách
nhiệm cụ thể giữa các thành viên của Ban giám đốc, các phòng trong Công ty và các
đơn vị thành viên tạo nhiều thuận lợi trong quá trình chỉ đạo thực hiện hoạt động sản
xuất kinh doanh và việc kiểm tra, kiểm soát trong Công ty.
2.1.1.6. Chính sách nhân sự và năng lực làm việc của nhân viên
Việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên do bộ phận nhân sự đảm nhận. Các nhân
viên đều được yêu cầu tham dự khóa đào tạo tuyển dụng và khi có sự thay đổi trong
công việc của công ty và được phân công nhiệm vụ theo đúng chuyên ngành của mình.
Tuy nhiên, để cho công việc không bị ngưng trệ lâu nên các khóa đào tạo có sự tham
gia của những nhân viên trực tiếp làm việc. Cụ thể công ty có tổ chức các khóa học về
an toàn sản xuất hóa chất, nhưng chỉ có sự tham gia của bộ phận xử lý nước,
Trong các năm qua Ban giám đốc của công ty luôn quan tâm và đánh giá cao vai
trò của người lao động trong hoạt động SXKD của Công ty. Với mục tiêu là phải xây
dựng một đội ngũ CBCNV mạnh cả về số lượng và chất lượng, công ty đã ban hành
quy chế tuyển dụng lao động nằm xây dựng một đội ngũ công nhân viên có đủ trình độ
năng lực về chuyên môn, ngoại ngữ, vi tính, có sức khỏe và phẩm chất đạo đức tốt,
từng bước đưa việc quản lý lao động và tuyển dụng lao động đi vào nề nếp, đảm bảo
đúng tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ, góp phần xây dựng công ty ngày càng phát
triển. Công ty đã thực thi có hiệu quả một chính sách nhân sự hợp lý, đặc biệt trong
việc xây dựng ban hành quy chế phân phối tiền lương một cách công khai dân chủ.
Điều đó đã khiến người lao động trong công ty yên tâm, mang hết khả năng trí tuệ của
mình làm việc, tích cực sáng tạo, nâng cao tay nghề và khả năng chuyên môn, gắn bó
phản ánh lên trên hoặc thông tin giữa các bộ phận phòng ban có phần không được chú
ý nhiều.
Thông tin về đối thủ cạnh tranh đều được công ty cập nhật thông qua nghiên
cứu thị trường, có các hộp thư góp ý đế có thế có được thông tin một cách nhanh
nhất.
Công ty cũng đưa ra các hình thức đường dây nóng, email để thông báo
những sai phạm phát hiện liên quan đến việc mua hàng, tồn trữ và trả tiền. Đồng thời,
công ty cũng lấy ý kiến phản hồi về giá cả, chất lượng hàng mua từ các phòng ban
khác.
Thông tin về mua hàng, thanh toán được truyền thông kịp thời đến bộ phận kế
toán và kho, đảm bảo quá trình sản xuất được diễn ra đúng tiến độ.
2.1.4. Giám sát
- Định kỳ đối chiếu sổ tổng hợp công nợ phải trả với số liệu chi tiết của từng nhà
cung cấp. Định kỳ đối chiếu chi tiết nợ phải trả với bảng kê hóa đơn đầu vào.Định kỳ
đối chiếu giá trị vật tư mua vào trong kỳ với chi tiết công nợ phát sinh trong kỳ.
- Hàng tuần, kiểm quỹ tiền mặt và đối chiếu với số liệu trên hệ thống kế toán.
- Trưởng phòng QLCTN thường xuyên theo dõi tiến độ thực hiện mua hàng. Đồng
thời công ty cũng có chính sách đánh giá năng lực, đạo đức và kinh nghiệp của nhân
viên trong bộ phận mua hàng.
2.1.5. Hoạt động kiểm soát đối với chu trình mua hàng và thanh toán
Các ký hiệu dùng để vẽ lưu đồ:
Kiểm tra, xét duyệt
Xử lý thủ công
Chứng từ
Xử lý nghiệp vụ bằng máy
Lưu trữ chứng từ
Chấp nhận
ĐĐH
L
ưu
Báo giá
Phiếu đề nghị
cấp vật tư
Cân đ
ố
i NPL
Lập phiếu đề
nghị báo giá
Phiếu đề
nghị báo giá
Phiếu đề
nghị báo
giá
Lập báo
giá
Báo giá
Báo giá được
duyệt
L
ng
HĐ đã kýĐĐH3
HĐ đã ký
L
ưu
Báo giá được
duyệt
ĐĐH2
Báo giá được
duy
ệ
t
Xét
duyệt
Báo cáo thực tập GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai
SVTH: Huỳnh Thị Mai Ly – Lớp 35K15.2 Trang 11
Điểm khởi đầu của chu trình là công ty nhận được phiếu đề nghị cấp vật tư của
đơn vị. Sau khi xem xét các đề xuất, kế hoạch sản xuất, số dư tồn kho. Phòng quản lý
cấp thoát nước tiến hành cân đối nguyên phụ liệu, vật tư và tiến hành lựa chọn nhà
cung cấp để đặt hàng. Kết thúc quá trình đặt hàng thành công thì một hợp đồng mua
NGHĨA VI
Ệ
T NAM
PHÒNG QUẢN LÝ CẤP THOÁT NƯỚC Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
o0o
Số : 09/BC-QLCTN
BÁO CÁO CÔNG TÁC SẢN XUẤT KINH DOANH
Tháng: 7/2013
TT Đơn vị
Sử dụng trong tháng Lũy kế đầu năm đến nay
Đồng hồ
(Cái)
Clo (kg) Đồng hồ Clo (kg)1 XN CTN Điện
Bàn
450 300
3.500 Tam Kỳ, ngày 30 tháng 7 năm 2013
NGƯỜI LẬP TP.QLCTN
Báo cáo thực tập GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai
SVTH: Huỳnh Thị Mai Ly – Lớp 35K15.2 Trang 12
- Nhận phiếu đề nghị cấp vật tư.
Ủ
NGHĨA VI
Ệ
T NAM
PHÒNG QUẢN LÝ CẤP THOÁT NƯỚC Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BẢNG CÂN ĐỐI NGUYÊN PHỤ LIỆU
Tháng 7/2013
ST
T
Tên ĐVT Định mức
Số lượng
cần
Tồn Đặt Ghi chú
1 Đồng hồ
Actaris
Cái 1/đấu nối 200 200 Đảm bảo tồn
kho tối thiếu
200 đồng hồ
2 Rắc co
đồng hồ 15
Bộ 1/đấu nối 700 300 600 Đảm bảo tồn
kho tối thiểu
là 200
Người lập TP.QLCTN
loại vật tư, vật liệu phục vụ sản xuất và hoạt động thi công cấp thoát nước.
Số lượng và chủng loại như sau :
TT
Tên vật
tư
ĐVT
Số lượng theo
kế hoạch
trong năm
Số lượng lũy kế
từ đầu năm đến
nay
Số lượng
yêu cầu
Ghi chú
1 Đồng hồ
Actaris
15
Cái
200 Kính đề nghị Tổng Giám đốc xét duyệt cấp số chủng loại vật tư trên để kịp tiến
độ công việc yêu cầu .
Điện Bàn, ngày 30 tháng 7 năm 2013
NGƯỜI LẬP TRƯỞNG ĐƠN VỊ
Đơn đặt hàng sau khi được chấp thuận thì sao chép thành 4 liên
+ Liên 1: NCC: để thông báo về việc đặt hàng
+ Liên 2: Kế toán: để căn cứ để đối chiếu, chứng minh việc đặt hàng.
+ Liên 3: Bộ phận nhận hàng: làm căn cứ để đối chiếu khi nhận hàng
+ Liên 4: Phòng quản lý cấp thoát nước lưu: theo dõi tiến độ thực hiện và được
sắp xếp theo thứ tự ngày đặt hàng.
+ Soạn thảo hợp đồng
Căn cứ vào đơn đặt hàng đã được chấp thuận thì một hợp đồng kinh tế giữa 2 bên
sẽ được lập và ký kết. Một số nhà cung cấp sẽ soạn thảo hợp đồng theo mẫu của họ và
gửi cho công ty xác nhận.Các trường hợp còn lại thì công ty sẽ soạn hợp đồng rồi gửi
nhà cung cấp xác nhận.
CT CP C
Ấ
P THOÁT NƯ
Ớ
C QU
Ả
NG NAM C
Ộ
- Thanh toán bằng chuyển khoản sau khi nhận hàng. (Khi giao hàng kèm Hóa đơn
giá trị gia tăng)
Người lập TP.QLCTN
Báo cáo thực tập GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai
SVTH: Huỳnh Thị Mai Ly – Lớp 35K15.2 Trang 14
Giám đốc: là người xét duyệt các bảng báo giá khi được trưởng phòng quản lý cấp
thoát nước chuyển lên, là người đại diện công ty ký kết hợp đồng kinh tế giữa 2 bên
mua bán.
Bộ phận nhận hàng: tiếp nhận đơn đặt hàng từ trưởng phòng quản lý cấp thoát nước
như là thông báo kế hoạch nhận hàng, làm căn cứ đối chiếu khi nhận hàng.
Phòng kế toán: tiếp nhận báo giá, đơn đặt hàng và hợp đồng. Lưu các chứng từ này
với nhau, làm căn cứ đối chiếu khi nhận nghiệp vụ và thanh toán tiền cho nhà cung
cấp.
2.5.1.2. Nhận hàng:
Đảm bảo đơn vị nhận được toàn bộ hàng hóa đã đặt và kiểm tra chúng đều đạt tiêu
chuẩn rồi mới tiến hành nhập kho.
Lưu đồ 2: Lưu đồ quá trình nhận hàng
P. QLCTN Bộ phận nhận hàng Kho P. Kế toán
- Bộ phận nhận hàng gồm có: người giao hàng, kế toán vật tư (do chức năng kế
toán là bảo vệ tài sản), thủ kho (chịu trách nhiệm vật chất chuyển từ người giao hàng
sang), Trưởng phòng quản lý CTN.
- Biên bản giao nhận hàng: được lập thành 2 liên, 1 liên lưu tại phòng kế toán và
liên thứ 2 được lưu tại phòng QLCTN, biên bản giao nhận hàng được Trưởng phòng
QLCTN kiểm tra phê duyệt nhằm đảm bảo thủ tục nhận hàng không có gì sai sót.
PNK 2 đã ký
L
ưu
Nhận hàng vào kho,
lập phiếu nhập kho
Cập nhật chi tiết
HTK vào hệ thống
PNK
1
đã ký nh
ậ
nPNK 2 đã ký nh
ậ
n
PNK 3 đã ký nh
ậ
n
L
ưu
Biên b
ả
n giao nh
ậ
n hàng
- Sau khi phê duyệt thì hàng mới được nhập kho và thủ kho tiến hành lập phiếu
nhập kho gồm 3 liên. Liên thứ nhất giao cho phòng QLCTN, liên thứ 2 giao cho kế
toán và liên thứ 3 được lưu tại kho. Mẫu Phiếu nhập kho
Thuế giá trị gia tăng
(10%)
292.000.000
0
29.200.000 Tổng cộng tiền thanh toán 321.200.000Bằng chữ: Ba trăm hai mốt triệu, hai trăm nghin đồng.
Người lập Người giao hàng Thủ kho P.QLCTN
Nhân viên C
CT CP C
Ấ
P THOÁT NƯ
Ớ
C QU
Ả
NG NAM
86-88 Phan Bội Châu- Tam Kỳ - QNam
BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG
Ngày 5/8/2013 Số: 13/8
Người giao hàng:
Kế toán vật tư: khi nhận được bộ chứng từ gồm bảng báo giá, đơn đặt hàng,
hợp đồng, hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho….sẽ tiến hành đối chiếu kiểm tra. Cụ thể:
- Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ chẳng hạn hóa đơn, phiếu nhập kho đã có đủ
chữ ký của các bên liên quan,
- Đối chiếu các thông tin trên phiếu nhập kho với đơn đặt hàng, hợp đồng, hóa
đơn….có trùng khớp và đẩy đủ chưa, đó là sự trùng khớp số hóa đơn, số hợp đồng, số
lượng, đơn giá,….
- Kiểm tra các hóa đơn, các chứng từ làm căn cứ để lập phiếu tính giá thành vật
tư thực tế
- Tiến hành nhập liệu vào máy tính
- Các chứng từ sau khi đã được nhập liệu vào máy tính sẽ được kế toán vật tư
đánh dấu để tránh cho trường hợp nhập lại chứng từ một lần nữa và lưu ở nơi tách
bạch với chứng từ chưa nhập liệu.
- Toàn bộ các chứng từ liên quan đến số hàng nhập kho này sẽ được đóng tập và
lưu trong tập hồ sơ 152, tương ứng theo số thứ tự phiếu nhập kho. Hàng tháng kế toán
vật tư sẽ lập các báo cáo sổ chi tiết vật tư, sổ tổng hợp nhập xuất tồn và sổ cái TK 152.
Kế toán nợ phải trả người bán
Các chi phí khác không được phép tính vào giá trị hàng mua như chi phí điện,
nước, tư vấn, hoặc các chứng từ khác khi mua đồ dùng văn phòng sẽ được chuyển
cho kế toán nợ phải theo dõi.
Sau khi kế toán vật tư nhập liệu chứng từ, phần mềm sẽ tự động cập nhật dữ
liệu liên quan đến TK331 và kế toán nợ phải trả người bán có thể theo dõi nợ phải trả
người bán trên TK331 mà không cần nhập liệu, thuận tiên cho công tác kiểm tra, giám
sát công việc lẫn nhau và cũng tránh được sự trùng lặp. Khi đó, kế toán vật tư sau khi
nhập liệu nghiệp vụ kinh tế phát sinh cũng sẽ chuyển bộ chứng từ liên quan (gồm hóa
đơn gốc, sang cho kế toán nợ phải trả người bán để kiểm tra đối chiếu, tính toán lại
một lần nữa xem phần nhập liệu của kế toán vật tư đã đúng chưa. Nếu có sai sót thì kế
toán nợ phải trả người bán yêu cầu kế toán vật tư điều chỉnh và sửa lại cho cính xác.
Kế toán nợ phải trả không được quyền sửa, chỉ có quyền theo dõi và kiểm tra.
Hàng tháng, kế toán nợ phải trả người bán sẽ lập báo cáo sổ tổng hợp phải trả
Lưu đồ 3: Lưu đồ kiểm soát quá trình thanh toán P. QLCTN KT Nợ
phải trả
Kế toán
trưởng
Tổng giám đốc KT Ngân hàng Ngân hàng
Ủ
y nhi
ệ
m chi 1
Ủ
y nhi
ệ
m chi 2
ệ
m chi 2
UNC 1 đã ký
UNC 2 đã ký
Lưu
Giấy đề
nghị thanh
toán
Bản sao
hđơn
Lập đề nghị
thanh toán
Giấy đề nghị
thanh toán
Kiểm
tra
đối
chiếu
Giấy đề
nghị thanh
toán
UNC 1
đã ký
Báo cáo thực tập GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai
thanh toán được gửi đến kế toán tiền gửi ngân hàng.
- Kế toán tiền gửi ngân hàng: Giấy đề nghị thanh toán sẽ được chuyển sang cho
kế toán tiền tiền gửi ngân hàng xem xét, kiểm tra thông tin lại 1 lần nữa, căn cứ vào
giấy đề nghị thanh toán kế toán tiền gửi ngân hàng sẽ tiến hành lập Ủy nhiệm chi/Lệnh
chi. CT CP C
Ấ
P THOÁT NƯ
Ớ
C QU
Ả
NG NAM
C
Ộ
NG HÒA XÃ H
Ộ
I CH
Ủ
NGHĨA VI
Ệ
T NAM
PHÒNG QUẢN LÝ CẤP THOÁT NƯỚC Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
Kính gửi: Phòng Kế toán – Tài chính Công ty
Tiếp theo, sau khi Ủy nhiệm chi/ Lệnh chi được sư kiểm tra, ký duyệt của kế toán
trưởng và Tổng giám đốc. Kế toán ngân hàng sẽ yêu cầu ngân hàng có liên quan
chuyển tiền cho nhà cung cấp. Định kỳ, Kế toán tiền gửi ngân hàng sẽ đem các Ủy
nhiệm chi/Lệnh chi đến ngân hàng và yêu cầu kiểm tra lại, nếu ngân hàng đã thanh
toán Ủy nhiệm chi/Lệnh chi sẽ đóng dấu xác nhận của ngân hàng. Các Ủy nhiệm
chi/Lệnh chi có dấu xác nhận sẽ là căn cứ quan trọng để chứng minh khoản phải trả đã
được thanh toán cho người bán, định khoản các nghiệp vụ liên quan và lập các báo
cáo.
Kế toán tiền gửi ngân hàng mở tài khoản chi tiết theo dõi cho từng ngân hàng,
các Ủy nhiệm chi/Lệnh chi được đánh số thứ tự và lưu theo trình tự này, theo từng
ngân hàng liên quan. Các Ủy nhiệm chi/ Lệnh chi phải tham chiếu được đến hóa đơn
mua hàng tương ứng, các hóa đơn giá trị gia tăng sau khi đã thanh toán được đóng dấu
“đã thanh toán”.
Hàng kỳ, kế toán tiền gửi ngân hàng sẽ đối chiếu với sổ phụ của ngân hàng để
theo dõi các khoản đã thanh toán, kiểm tra đối chiếu số dư đầu kì, số phát sinh trong
kỳ, số dư cuối kì với sổ phụ ngân hàng. Cuối kì, lập báo cáo sổ chi tiết TK 112, sổ
tổng hợp TK 112, sổ cái tài khoản TK 112.
2.1.5.5. Thủ tục kiểm soát đối với hoạt động mua hàng và thanh toán
Trong chu trình mua hàng và thanh toán, công ty có các thủ tục kiểm soát sau:
a) Kiểm soát quá trình mua hàng:
VIETCOMBANK ỦY NHIỆM CHI Liên(slip):
Ngày (date): 21/9/2013
Báo cáo thực tập GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai
SVTH: Huỳnh Thị Mai Ly – Lớp 35K15.2 Trang 20
Mục tiêu
kiểm soát
Nội dung Thủ tục kiểm soát
Tính có thật
Các nghiệp vụ
mua hàng là có
thật, phù hợp với
lợi ích của đơn vị
- Đơn đặt hàng được lập dựa trên phiếu đề nghị
cấp vật tư được phê duyệt bởi trưởng đơn vị.
- Thủ kho khi nhận hàng đối chiếu số lượng,
quy cách, của hàng thực nhận với đơn đặt hàng.
- Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ
và đối chiếu các thông tin trên hóa đơn mua hàng
với đơn đặt hàng và biên bản giao nhận hàng trước
khi ghi sổ.
- Cân đối nguyên phụ liệu căn cứ vào tình hình
tồn kho thực tế để tính ra số lượng cần mua, đồng
thời tính toán thời gian hàng đến là phù hợp
Sự phê
chuẩn
Các nghiệp vụ
mua hàng được
- Khi nhập liệu xong, kế toán vật tư sẽ in ra
phiếu nhập kho có định khoản, đính kèm với hóa
đơn như là bằng chứng nghiệp vụ đã được ghi
nhận.
- Kế toán nợ phải trả sẽ kiểm tra lại các định
khoản trên phiếu nhập kho này cùng với các hóa
đơn và chứng từ tương ứng.
- Mở tài khoản chi tiết theo dõi từng loại vật tư.
Đúng hạn Các nghiệp vụ
mua hàng được
ghi sổ đúng lúc
- Có quy định thời gian luân chuyển chứng từ
mua hàng đến bộ phận kế toán để ghi sổ kịp thời.
- Quy định định kỳ ghi sổ kế toán.
Chuyển sổ
và tổng hợp
Các nghiệp vụ
mua hàng được
ghi sổ đúng đắn
trên sổ phụ các
khoản phải trả và
sổ kho, chúng
được tổng hợp
đúng đắn
- Kế toán vật tư hàng kỳ lập bảng kê phiếu nhập
và đối chiếu với các nghiệp vụ ghi nhận trong kỳ,
cũng như đối chiếu giữa số liệu chi tiết và tổng
hợp.
được ghi sổ là
được phê chuẩn
đúng đắn
- Giấy đề nghị thanh toán được sự xét duyệt của
kế toán trưởng, tổng giám đốc.
- Lệnh chi/ Ủy nhiệm chi có sự xét duyệt, kiểm
tra của kế toán trưởng.
Tính đầy đủ
Tất cả các khoản
chi tiền mua hàng
được ghi sổ đầy đủ
- Các chứng từ chi được đánh số trước, và được
ghi sổ theo số thứ tự từ nhỏ đến lớn. Nghiệp vụ chi
tiền được phản ánh theo số thứ tự này.
- Cuối kỳ, đối chiếu các khoản chi tiền gửi ngân
hàng trên sổ chi tiết của ngân hàng với các khoản
chi trên sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng của công ty.
Sự đánh giá Các nghiệp vụ chi
tiền được đánh giá
đúng đắn
- Tính toán đúng đắn các khoản chiết khấu
thanh toán.
- So sánh đối chiếu số tiền của khoản chi với sổ
phụ ở ngân hàng.
Sự phân
loại
Các nghiệp vụ chi
tiền được phân
2.1.6. Lưu chuyển chứng từ
Đơn đặt hàng được lập thành 4 liên, sau khi được xét duyệt, liên 1 gởi nhà cung
cấp, liên 2 gởi bộ phận kế toán, liên 3 lưu tại bộ phận mua hàng, liên 4 lưu tại phòng
quản lý cấp thoát nước.
Bộ phận nhận hàng nhận hóa đơn từ người bán, sau khi đối chiếu với đơn đặt
hàng lập phiếu nhập kho được đánh số trước có ký nhận của bên bán và chuyển sang
thủ kho. Hóa đơn thì được chuyển lên bộ phận kế toán.
Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, sau khi được thủ kho ký nhận liên 1 gởi
đến phòng QLCTN, liên 2 gởi đến bộ phận kế toán, liên 3 lưu tại kho.
Phiếu chi hoặc lệnh chuyển tiền được lập thành 2 liên, 1 liên gửi cho người
nhận tiền hoặc ngân hàng, liên còn lại lưu kèm với phiếu nhập kho và hóa đơn được
đánh dấu “Đã thanh toán”. Phiếu nhập kho và hóa đơn chưa thanh toán được lưu thành
1 tập hồ sơ riêng.
2.2. Đánh giá chung về hệ thống kiểm soát nội bộ
Công ty cổ phần Cấp thoát nước Quảng Nam là công ty mới được chuyển đổi từ
hình thức sở hữu Nhà nước sang công ty cổ phần. Do đó, đòi hỏi nhu cầu thông tin về
tình hình sản xuất kinh doanh của công ty cần cung cấp nhiều hơn, chính xác hơn và
đối tượng được cung cấp thông tin cũng đa dạng hơn. Trong những năm qua, công ty
cổ phần Cấp thoát nước Quảng Nam cũng đã trải qua nhiều giai đoạn thuận lợi và khó
khăn, biến động thị trường. Tuy nhiên công ty cũng đã gặt hái được nhiều thành công
lớn. Đặc biệt là trong lĩnh vực kinh doanh. Doanh thu tăng đều qua các năm.
Có những thành tích trên công ty đã không ngừng mở rộng thị trường tiêu thụ,
khai thác triệt để các vùng thị trường tiềm năng Ngoài ra để đạt được những kết quả
như trên phải có sự đóng góp không nhỏ của Ban giám đốc đặc biệt là Ban kiểm soát.
Bên cạnh đó, cũng còn tồn tại một số thiếu sót trong hoạt động kiểm soát. Cụ thể là đối
với hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán.
2.2.1. Những ưu điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, thanh
toán tại công ty
2.2.1.1. Môi trường kiểm soát
Ban Giám đốc là một tập thể thống nhất, có thái độ tích cực trong công tác xây
qua đó nhận dạng và phân tích được những rủi ro liên quan.
2.2.1.3. Thông tin và truyền thông
Nhìn chung kênh thông tin của công ty khá đảm bảo cho việc mọi chính sách của
công ty được truyền đạt đến nhân viên và bộ phận có nhu cầu. Có kênh thu thập thông
tin bên trong và bên ngoài rõ ràng hỗ trợ cho chiến lược kinh doanh của công ty.
2.2.1.4. Giám sát
Hoạt động giám sát của công ty được quan tâm đối với số liệu kế toán và tình
hình thực tế. Nhằm đảm bảo số liệu kế toán là chính xác, đồng thời kiểm soát được
tình hình thực tế của công ty.
2.2.1.5. Hoạt động kiểm soát
Trong hoạt động kiểm soát, doanh nghiệp cũng đã xây dựng cho mình quy trình
xử lý nghiệp vụ rõ ràng. Kèm theo đó là những luồng lưu chuyển chứng từ và các thủ
tục nhằm hạn chế và phát hiện một sai sót.
Có sự phê chuẩn các chứng từ đầy đủ theo quyền hạn của mình. Có sự phân
công nhiệm vụ rõ ràng. Cụ thể, có sự phê duyệt kế hoạch mua hàng: gồm phê duyệt
những mặt hàng, vật tư cần mua, số lượng hàng cần thiết, phê duyệt nhà cung cấp
được chọn.
Có sự tách biệt giữa các chức năng, đề nghị mua hàng, xét duyệt mua hàng, đặt
hàng, nhận hàng,
Đơn đặt hàng được in sẵn và đánh số thứ tự đảm bảo kiểm soát việc đặt hàng,
hạn chế rủi ro do mất đơn hàng, và ngụy tạo đơn đặt hàng không có thật.
Chứng từ được xếp đúng số thứ tự, không bỏ sót nghiệp vụ.
Các số liệu được đối chiếu cẩn thận, hạn chế sai sót.
Sơ đồ tài khoản đầy đủ. Các nghiệp vụ mua hàng, thanh toán được ghi đúng tài
khoản.
Lệnh chi/ Ủy nhiệm chi tham chiếu đến hóa đơn. Các hóa đơn mua hàng đã
được thanh toán được đóng dấu đã thanh toán. Nên đảm bảo thanh toán đúng nhà cung
cấp, đúng số tiền. Lệnh chi/Ủy nhiệm chi có sự xét duyệt, kiểm tra của kế toán trưởng.
Đảm bảo các khoản thanh toán được kiểm tra, phê chuẩn và tránh được việc sử dụng
lại phiếu chi để yêu cầu được thanh toán.
- Việc giao nhận chứng từ giữa các phòng ban không có thủ tục ký nhận nên việc
thất lạc chứng từ không biết qui trách nhiệm cho ai, ảnh hưởng đến công tác kế toán.
Hơn nữa, công ty không quy định thời hạn luận chuyển chứng từ dẫn đến chậm trễ
trong việc nhập liệu.
- Công ty chưa có chính sách đánh giá lại việc giao hàng của nhà cung cấp để
phục vụ cho việc lựa chọn sau đó, nên mỗi lần mua hàng việc đánh giá để lựa chọn
nhà cung cấp làm tốn kém thời gian.
- Bộ phận nhận hàng nhận có được thông tin về số lượng hàng đặt mua và hóa
đơn của người bán, có thể thông đồng với người giao hàng và chỉ lập phiếu nhập kho
theo chứng từ nếu có trường hợp hàng thừa thì có thể chiếm giữ số hàng này.
- Chưa có chính sách theo dõi những lô hàng đã quá hạn giao hàng nhưng hàng
vẫn chưa nhận được, nên chưa chủ động được trong những trường hợp đáp ứng nhu
cầu cấp bách của đơn vị có yêu cầu.
- Công ty chưa có chính sách theo dõi các khoản thanh toán người bán để đảm
bảo việc thanh toán của công ty là lợi nhất cho công ty để được hưởng các khoản chiết
khấu thanh toán
- Việc đối chiếu, kiểm tra chứng từ, sổ sách thường do các nhân viên phụ trách
phần hành đó tự kiểm tra với nhau chứ chưa có một nhân viên độc lập để làm nhiệm
vụ đó.
Báo cáo thực tập GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai
SVTH: Huỳnh Thị Mai Ly – Lớp 35K15.2 Trang 25
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ Ý KIẾN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU
TRÌNH MUA HÀNG, THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CẤP THOÁT
NƯỚC QUẢNG NAM
3.1. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng
thanh toán tại Công ty cổ phần Cấp thoát nước Quảng Nam
3.1.1. Nâng cao vai trò của ban kiểm soát
Với các chức năng được quy định trong Luật Doanh nghiệp và điều lệ của Tổng
Kiểm toán viên sẽ kiểm tra, kiểm toán và điều tra các vấn đề liên quan đến hoạt
động của toàn công ty, đặc biệt các thông tin liên quan đến kế toán. Kiểm toán viên
phải được cung cấp thẻ xác nhận để họ có thể tiếp cận tự do với tất cả sổ sách của tổ
chức.
Hoạt động Ban kiểm toán nội bộ tổng quát như sau:
- Kiểm tra đánh tính phù hợp, hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kế toán và hệ
thống kiểm soát nội bộ. Ban giám đốc phải có trác nhiệm thiết lập và thường xuyên
xem xét sự phù hợp, tính hiệu lực và hiệu quả của các hệ thống này. Kiểm toán nội bộ
Trưởng Ban kiểm toán nội bộ
Kiểm toán viên
Kiểm toán viên Kiểm toán viên
Copyright: Tài liệu đại học ©