Bài tập lớn môn SQL server: Quản Lý Công Văn
Danh sách nhóm :
Phạm Long Biên
Nguyễn Xuân Bình
Hà Quân Đoàn
Vũ Minh Đức
Đỗ Khắc Tính
Nhóm: Phạm Long Biên, Nguyễn Xuân Bình, Hà Quân Đoàn, Vũ Minh Đức, Đỗ Khắc Tính
1
Bài tập lớn môn SQL server: Quản Lý Công Văn
LỜI NÓI ĐẦU
Trong thời đại ngày nay, Công nghệ thông tin đang được phát triển
mạnh mẽ, nhanh chóng và xâm nhập vào nhiều lĩnh vực khoa học, kỹ thuật
cũng như trong cuộc sống. Nó trở thành công cụ đắc lực trong nhiều ngành
nghề như xây dựng, giao thông, quân sự, y học và đặc biệt trong công tác
quản lý nói chung và Quản Lý Công Văn nói riêng.
Trước đây khi máy tính chưa được ứng dụng rộng rãi, các công việc
Quản Lý Công Văn đều được làm thủ công nên rất mất thời gian và tốn kém
về nhân lực cũng như tài chính. Ngày nay, với sự phát triển công nghệ thông
tin mà máy tính được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan, nhà máy, trường
học giúp cho công việc được tốt hơn. việc sử dụng máy tính vào công tác
Quản Lý Công Văn là một yêu cầu cấp thiết nhằm xoá bỏ những phương
pháp lạc hậu, lỗi thời gây tốn kém về nhiều mặt.
Qua quá trình tìm hiểu khảo sát thực tế, chúng em đã xây dựng đề tài
“QUẢN LÝ CÔNG VĂN” với mong muốn giúp cho việc quản lý được dễ
dàng, thuận tiện và tránh sai sót. Đề tài “QUẢN LÝ CÔNG VĂN” nhằm
thiết kế và cài đặt hệ thống quản lý công văn bằng máy tính.
Chúng em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của các thầy cô giáo khoa
Công nghệ thông tin, đặc biệt là cô giáo Nguyễn Phương Nga đã nhiệt tình
giúp đỡ trong suốt quá trình qua. Và chúng em cũng chân thành cảm ơn các
bạn bè đã giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho chúng tôi thực hiện tốt đề tài

II - Thiết Kế:
1) CSDL phản ánh thông tin đáp ứng nhu cầu quản lý trên.
2) Các Modul chương trình thực hiện các chức năng cần thiết: Ta nhập
CSDL, cập nhật CSDL. Kết xuất thông tin để đáp ứng nhu cầu quản
lý trên.
Nhóm: Phạm Long Biên, Nguyễn Xuân Bình, Hà Quân Đoàn, Vũ Minh Đức, Đỗ Khắc Tính
3
Bài tập lớn môn SQL server: Quản Lý Công Văn
Phần I: KHẢO SÁT HỆ THỐNG
I - SỰ HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG CŨ:
1) Tổ chức của hệ thống cũ:
Trong việc quản lý công văn được phân ra hai loại : Công văn đến,
công văn đi và công văn nội bộ.
- Cập nhật thông tin, phân loại, tìm kiếm tra cứu thống kê bằng
thủ công.
- Lưu trữ công văn trên giấy tờ sổ sách.
- Quản lý Công văn đến: Văn thư nhận Công văn và bóc xem
công văn (nếu Công văn gửi theo đính danh thì không được
bóc),Văn thư nhập các thông tin của Công văn đến (Mã Công
văn đến, Ngày nhận, Mã loại, Tên Công văn đến, Nội dung
công văn đến, Mã cơi quan gửi,Tên cơi quan gửi, Địa chỉ cơi
quan gửi, Điện thoại cơi quan gửi, Ngày hẹn trả lời) để lưu, sau
đó chia về cho cán bộ lãnh đạo hoặc các bộ chức năng trong cơ
quan để giải quyết.
- Quản lý công văn đi: Chuyên viên sạo thảo, gửi lãnh đạo
duyệt ký, chuyển văn thư lấy số theo thể loại và lấy thông tin
của Công văn đi ( Mã công văn đi, Ngày gửi, Người ký, Mã
loại, Tên công văn đi, Mã Cơi quan gửi, Yêu cầu trả lời, ngày
hẹn trả lời) đồng thời chuyển bộ phận phát hành chuyển đi và
theo dõi trả lời nếu có.

công văn đi, theo dõi trả lời nếu có.
Công văn nội bộ được chuyên viên soạn thảo, gửi lãnh đạo duyệt ký,
chuyển cho văn thư, văn thư đánh số công văn, phát đi và theo dõi trả lời
nếu có.
II - LỰA CHỌN HỆ QUẢN TRỊ CSDL VÀ PHƯƠNG PHÁP TIẾN
HÀNH
1) Lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu
Để xây dựng chương trình “Quản Lý Công Văn” ta có thể chọn các hệ
quản trị khác nhau.
Nhóm: Phạm Long Biên, Nguyễn Xuân Bình, Hà Quân Đoàn, Vũ Minh Đức, Đỗ Khắc Tính
5
Bài tập lớn môn SQL server: Quản Lý Công Văn
Trong bài tập này, chúng tôi chọn hệ quản trị CSDL SQL server vì hệ
này có nhiều ưu điểm :
Cho phép xây dựng ngân hàng dữ liệu thích ứng với mô hình thông tin
đa dạng và phong phú đáp ứng các nhu cầu đòi hỏi của thực tiện ứng dụng.
Có những công cụ khai thác ngân hàng dữ liệu được xây dựng một
cách linh hoạt hiệu quả và dễ sử dụng đối với những người không tin về
tin.
Nó là hệ quản trị CSDL đang được dùng phổ biến hiện nay.
2) Phương pháp tiến hành
Trên cơ sở phân tích sự hoạt động của hệ thống cũ, chúng tôi thấy rằng
việc xây dựng một chương trình Quản Lý Công Văn là hết sức cần
thiết. Việc tin học hoá Quản Lý Công Văn xuất phát từ những yếu tố
sau :
- Nhu cầu tin học hoá của văn thư thuộc văn phòng các cơi quan
yêu cầu.
- Trình độ về quản lý của các nhân viên văn phòng.
- Quy mô của việc quản lý
- Mực độ ổn định của hệ thống Quản Lý Công Văn.

- Thống kê công văn đến theo nơi nhận công văn.
- Thống kê công văn đến theo công việc mà công văn có liên
quan.
- Thống kê công văn đến theo có yêu cầu trả lời.
Nhóm: Phạm Long Biên, Nguyễn Xuân Bình, Hà Quân Đoàn, Vũ Minh Đức, Đỗ Khắc Tính
7
Bài tập lớn môn SQL server: Quản Lý Công Văn
Công Văn đi:
- Thống kê công văn đi theo thời gian
- Thống kê công văn đi theo bộ phận chức năng.
- Thống kê công văn đi theo nơi gửi công văn.
- Thống kê công văn đi theo nơi nhận công văn.
- Thống kê công văn đi theo công việc mà công văn có liên
quan.
- Thống kê công văn đi có yêu cầu trả lời.
Công Văn nội bộ:
- Thống kê công văn nội bộ theo thời gian
- Thống kê công văn nội bộ theo nơi gửi công văn.
- Thống kê công văn nội bộ theo nơi nhân công văn.
- Thống kê công văn nội bộ theo công việc mà công văn có liên
quan.
3) Tác nhân ngoài:
- Đơn vị có phụ trách có quản lý công văn.
- Đơn vị có quan hệ với đơn vị có phụ trách quản lý công văn.
- Người quản lý công văn.
4) Các nhiệm vụ của hệ thống:
- Cập nhật thông tin công văn đến, công văn đi,công văn nội bộ.
- Lưu trữ công văn.
- Tìm kiếm công văn.
- Thống kê công văn.


Nhóm: Phạm Long Biên, Nguyễn Xuân Bình, Hà Quân Đoàn, Vũ Minh Đức, Đỗ Khắc Tính
10
QUẢN LÝ
CÔNG VĂN
Nhập
công văn
Thống kê
công văn
Xem công văn
Nhập công
văn đến
Nhập công
văn đi
Nhập công
văn nội bộ
Nhập TTHT
Nhập đơn vị
quan hệ
Nhập đơn vị
chủ

Thống kê theo
nơi nhận
Thống kê theo
loại công văn
Bài tập lớn môn SQL server: Quản Lý Công Văn
7) Biểu đồ luồng dữ liệu:
a) Sơ đồ luồng dữ liệu Mức ngữ cảnh:
Cách xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh:
- Xem toàn bộ hệ thống là một chức năng và đây là chức năng duy nhất.
- Xác định tác nhân ngoài.
- Xác định các luồng vào ra của tác nhân ngoài.
- Chưa cần kho dữ liệu.
Tác nhân ngoài: Đơn vị chủ, đơn vị quan hệ, người quản lý.
Nhóm: Phạm Long Biên, Nguyễn Xuân Bình, Hà Quân Đoàn, Vũ Minh Đức, Đỗ Khắc Tính
11
Loại
CV
Đ/Ư
thống kê
CV
Y/C thống
kê CV
Thông tin về đơn
vị quan hệ
Cv đến
Thông tin về đơn
vị chủ
Cv nội bộ đến
Cv nội bộ đi
Cv đến

- Luồng dữ liệu: Các luồng vào ra của tác nhân ngoài được bảo
toàn ở mức trên có thể thêm các luồng nội bộ.
Nhóm: Phạm Long Biên, Nguyễn Xuân Bình, Hà Quân Đoàn, Vũ Minh Đức, Đỗ Khắc Tính
13
yêu cầu
Đ/Ư yêu cầu
Đ/Ư yêu cầu
Đơn vị chủ Đ/v
quan hệ
Nhập CV
TT về đơn vị chủ
chủchủchủđơ
Cv nội bộ đi
CV đi
CV đến
đến
DS bộ phận
DS đơn vị
TT về đơn vị quan hệ
CV đến
CV đến
CV đi
CV nội bộ
Xem, huỷ
CV
Thốngkê
công văn
Người quản lý
yêu cầu
Bài tập lớn môn SQL server: Quản Lý Công Văn


đ
ế
n
CV đến
Đơn vị
quan hệ
Đơn vị
chủ
Nhập công
văn đến
Nhập công
văn nội bộ
Nhập công
văn đi
Nhập thông
tin hệ
thống
Người
quản lý
CV đi
Loại CV
Ds đơn vị
Ds bộ phận
CV nội bộ
Bài tập lớn môn SQL server: Quản Lý Công Văn
Chức năng xem, huỷ công văn:
Nhóm: Phạm Long Biên, Nguyễn Xuân Bình, Hà Quân Đoàn, Vũ Minh Đức, Đỗ Khắc Tính
15
Y/C XSH CV đi

Đ
á
p

ứ
n
g

y
/
ct
h
ố
n
g

k
êC
V
Y/C thống kê CV
Y/C thống kê CV
Đ
á
p

y
/
ct
h
ố
n
g

k
êC
V
Loại CV
Thống kê công
văn đến
Thống kê công
văn đi
Thống kê công
văn nội bộ
Người quản lý
CV đến
CV đi
Ds bộ phậnDs đơn vị
CV nội bộ
Bài tập lớn môn SQL server: Quản Lý Công Văn

Tên đơn vị quan hệ
Địa chỉ Đv quan hệ
ĐT đơn vị quan hệ
Mã công văn đến
Mã đơn vị chủ
Mã công văn đi
Tên đơn vị chủ
Đ/c đơn vị chủ
ĐT đơn vị chủ
Mã công văn đến
Ngày nhận
Tên công văn đến
N/d công văn đến
Yêu cầu trả lời
Ngày hẹn trả lời
Mã loại công văn
Tên loại công văn
Mã ĐV quan hệ
Tên ĐV quan hệ
Địa chỉ Đv quan hệ
ĐT đơn vị quan hệ
Mã công văn đến
Mã công văn đi
Mã đơn vị chủ
Mã đơn vị chủ
Tên đơn vị chủ
Đ/c đơn vị chủ
ĐT đơn vị chủ
Mã công văn đến
Mã loại công văn

Địa chỉ ĐV quan hệ
* Đơn vị chủ: Mã đơn vị chủ, Tên đơn vị chủ, Điện thoại đơn vị chủ, Đ/c
đơn vị chủ.
b. Công văn đi:
Nhóm: Phạm Long Biên, Nguyễn Xuân Bình, Hà Quân Đoàn, Vũ Minh Đức, Đỗ Khắc Tính
18
Bài tập lớn môn SQL server: Quản Lý Công Văn
Tài liệu / kiểu thực thể Công văn đi
Chưa chuẩn hoá 1NF 2NF 3NF
Mã công văn đi
Ngày gửi
Mã loại công văn
Tên loại công văn
N/d công văn đi
Mã đơn vị chủ
Tên đơn vị chủ
Đ/c đơn vị chủ
ĐT đơn vị chủ
Mã công văn đến
Yêu cầu trả lời
Mã Đv quan hệ
Tên Đv quan hệ
Địa chỉ Đv quan hệ
ĐT đơn vị quan hệ
Mã công văn đi
Ngày gửi
Mã loại công văn
Tên loại công văn
N/d công văn đi
Mã đơn vị chủ

Mã loại công văn
Tên công văn đi
N/d công văn đi
Mã Đv chủ
Yêu cầu trả lời
Mã công văn đi
Mã loại công văn
Tên loại công văn
Mã đơn vị chủ
Tên đơn vị chủ
Đ/c đơn vị chủ
ĐT đơn vị chủ
Mã công văn đến
Mã công văn đi
Mã Đv quan hệ
Mã Đv quan hệ
Tên Đv quan hệ
địa chỉ Đv quan hệ
ĐT đơn vị quan hệ
Thực thể sau khi được chuẩn hoá:
* Công văn đi: Mã công văn đi, Mã công văn đến, Mã ĐV quan hệ.
* Loại công văn: Mã loại công văn đi, Tên loai công văn.
Nhóm: Phạm Long Biên, Nguyễn Xuân Bình, Hà Quân Đoàn, Vũ Minh Đức, Đỗ Khắc Tính
19
Bài tập lớn môn SQL server: Quản Lý Công Văn
* Dòng công văn đi: Mã công văn đi, Ngày nhận, Mã loại công văn, Tên
công văn đi, Nội dung công văn đi, Mã đơn vị chủ, Yêu cầu trả lời, Ngày
hẹn trả lời, Mã công văn đi.
* Đơn vị chủ: Mã đơn vị chủ, Tên đơn vị chủ, ĐT đơn vị chủ, Đ/c đơn vị
chủ.

ĐT bộ phận gửi
Mã công văn nội bộ
Mã bộ phận nhận
Mã bộ phận nhận
Đ/c bộ phận nhận
ĐT bộ phận nhận
Mã công văn nội bộ
Ngày gửi
Người kí
Mã loại công văn
Tên loại công văn
Tên công văn nội bộ
N/d công văn nội bộ
Mã bộ phận gửi
Tên bộ phận gửi
Đ/c bộ phận gửi
ĐT bộ phận gửi
Mã công văn nội bộ
Mã bộ phận nhận
Mã bộ phận nhận
Đ/c bộ phận nhận
ĐT bộ phận nhận
Mã công văn nội bộ
Ngày gửi
Người kí
Mã loại công văn
Tên C/v nội bộ
N/d côngvăn nbộ
Mã bộ phận gửi
Mã loại công văn

10. Thiết kế cơ sở dữ liệu:
Nhóm: Phạm Long Biên, Nguyễn Xuân Bình, Hà Quân Đoàn, Vũ Minh Đức, Đỗ Khắc Tính
21
Công văn đến C/v nội bộ Công văn đi
-Mã công văn đến
-Mã đơn vị quan hệ
-Mã công văn đi
-Mã C/v nội bộ
-Mã bộ phận
-Mã công văn đi
-Mã đơn vị chủ
-Mã công văn đến
Đ/vị quan hệ Loại
công văn
Đơn vị chủ
-Mã đơn vị q/h
- Tên đơn vị
- Địa chỉ
- Điện thoại
-Mã loại công văn
-Tên loại công văn
- Mã đơn vị Chủ
- Tên đơn vị
- Địa chỉ

Chức năng: Lưu trữ các thông tin về đơn vị nhận công văn.
TT Fild name Type Withd Dec Mô tả
1 MCVDEN Char 3 Mã công văn đến
2 MPB Char 2 Mã phòng ban đơn vị chủ
3 MCVDI Char 3 Mã công văn đi
b. File DCVDEN.DBF:
Chức năng: Lưu trữ các thông tin về công văn đến.
TT Fild name Type Withd Dec Mô tả
1 MCVDEN char 3 Mã công văn đến
2 NGNHAN Date 8 Ngày nhận
3 MLOAI char 2 Mã loại công văn
4 TENCVDEN varchar 40 Tên công văn đến
5 NDCVDEN varchar 200 Nội dung công văn đến
6 MCVDI char 3 Mã công văn đi
7 MDV char 2 Mã đơn vị quan hệ
8 YEUCAU Char 5 Yêu cầu trả lời
9 NGHEN Date 8 Ngày hẹn trả lời
c. File CVDI.DBF:
Chức năng: Lưu trữ các thông tin về đơn vị gửi công văn.
TT Fild name Type Withd Dec Mô tả
Nhóm: Phạm Long Biên, Nguyễn Xuân Bình, Hà Quân Đoàn, Vũ Minh Đức, Đỗ Khắc Tính
22
Bài tập lớn môn SQL server: Quản Lý Công Văn
1 MCVDI
char
3 Mã công văn đi
2 MDV char 2 Mã đơn vị quan hệ
3 MCVDEN char 3 Mã công văn đến
d. File DCVNB.DBF:
Chức năng: Lưu trữ các thông tin về công văn nội bộ.

TT Fild name Type Withd Dec Mô tả
1 MLOAI Char 2 Mã loại công văn
2 TENLOAI varchar 30 Tên loại công văn
h. File DVIQHE.DBF:
Chức năng: Lưu trữ các thông tin về đơn vị có quan hệ với đơn vị chủ
TT Fild name Type Withd Dec Mô tả
1 MDV Char 2 Mã đơn vị quan hệ
2 TENDV Varchar 30 Tên đơn vị quan hệ
3 DIACHI varchar 50 Địa chỉ
4 ĐT varchar 20 Điện thoại
i. File DVICHU.DBF:
Chức năng: Lưu trữ các thông tin về các bộ phận chức năng trong đơn vị
chủ
TT Fild name Type Withd Dec Mô tả
1 MPB Char 2 Mã đơn vị chủ
2 TENPB Varchar 30 Tên đơn vị chủ
3 DIACHI Varchar 50 Đỉa chỉ
4 ĐT varchar 20 Điện thoại
* File database và một số câu lệnh truy vấn và thủ tục được ghi trong các
file SQL đi kèm.
Nhóm: Phạm Long Biên, Nguyễn Xuân Bình, Hà Quân Đoàn, Vũ Minh Đức, Đỗ Khắc Tính
24
Bài tập lớn môn SQL server: Quản Lý Công Văn
11. Thiết kế giao diện
a. Nhập công văn
Nhóm: Phạm Long Biên, Nguyễn Xuân Bình, Hà Quân Đoàn, Vũ Minh Đức, Đỗ Khắc Tính
25